NORMAS PARA LA FORMACION, PARTICIPACION, RENDICION, EXAMEN Y

CALIFICACION DE LAS CUENTAS DE LOS ORGANOS DEL PODER PÚBLICO

NACIONAL, ESTADAL, DISTRITAL, MUNICIPAL Y SUS ENTES DESCENTRALIZADOS.

-Publicada en la GORBV N° 40.492 de fecha 08-09-2014

-contiene 40 artículos, estructurados en V capítulos, 1 disposición derogatoria, 4

disposiciones finales

-¿Que es el examen de la cuenta?

El examen de la cuenta consiste en comprobar la legalidad, sinceridad, veracidad y
exactitud numérica de las operaciones realizadas por los cuentadantes de los órganos y
entes que se encuentren dentro de los ámbitos de competencia de los órganos de control
fiscal, mediante la revisión y análisis de los documentos correspondientes a la cuenta.

-¿Cuál es el objeto del examen de la cuenta?

El objeto del examen de la cuenta comprende:
1. Comprobar la exactitud, sinceridad y corrección de las operaciones en la
administración, manejo o custodia, así como la existencia del soporte documental.
2. Determinar si se han cumplido las disposiciones constitucionales, legales y
sublegales, incluido el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y
procedimientos de control interno.
3. Determinar si se han cumplido las metas y objetivos vinculados a la cuenta
4. Determinar los errores u omisiones que pudieran existir en dichas cuentas.
5. Calificar la cuenta y declarar o no su fenecimiento
6. Determinar si los estados financieros, contables y presupuestarios presentan la
información de conformidad con las normas y principios de general aceptación aplicables,
según corresponda.

- ¿Cual es el alcance del examen de la cuenta (EC)?

El órgano de control fiscal correspondiente verificará, analizará y evaluará los actos de
administración efectuados durante un determinado ejercicio económico financiero. Este
examen de la cuenta debe ser incluido en el Plan Operativo Anual del órgano de control
fiscal correspondiente. Al momento de efectuar la planificación anual se deberá considerar
como mínimo, la naturaleza de las operaciones que las conforman, el monto de los
recursos manejados, la ubicación geográfica de las dependencias objeto de examen y las
observaciones contenidas en informes anteriores, a los fines de estimar los recursos
humanos, financieros y tiempo requerido para el examen
En este mismo orden de ideas, el examen de la cuenta es selectivo, en este particular,
establece que el examen de los comprobantes se hará con base en una muestra
representativa de la cuenta rendida, la cual se seleccionará conforme a métodos y
técnicas estadísticas aplicables a tales fines y deberá considerar el número de
operaciones de la cuenta, el monto o valor de esas operaciones, relevancia de las
operaciones para la gestión del cuentadante, solicitudes de investigación o denuncias
durante el periodo a evaluar y antecedentes sobre el funcionamiento de la dependencia
según informes anteriores.

-¿Quien examinara la cuenta?

El examen de la cuenta le corresponde a los órganos de control fiscal (OCF) dentro del
ámbito de su competencia: CGR, Contralorías de Estado, de los Distritos, Distrito
Metropolitano y de los Municipios, Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional y
las Unidades de Auditoria Interna.
Es de indicar, que la CGR, puede asumir en cualquier momento el EC de los órganos y
entes sujetos a las normas. Esta decisión se notificara al cuentadante y al OCF
competente.
Las unidades de Auditoria interna y la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional
efectuaran el Examen de la cuenta de los Órganos y Entes del PPN, del Banco Central
de Venezuela, Universidades Publicas, cada una dentro de su ámbito de competencia.
Las Contralorías de Estado, de los Distritos, Distrito Metropolitano y de los Municipios
realizaran el examen de la cuenta a los órganos y entes del PPE, PPD, PPM, cada una
dentro de su ámbito de competencia. Se podrá transferir el examen de la cuenta a las
Unidades de Auditoria Interna, previa evaluación de la CGR y tomando en consideración
la opinión del OCF externo correspondiente.
En caso que las UAI manifiesten deficiencias para asumir eficaz y eficientemente el
examen de la cuenta, previa evaluación de la CGR y tomando en consideración la opinión
del OCF externo correspondiente, se podrá autorizar a las UAI de los órganos de
adscripción o tutela para que realicen el examen de la cuenta.

- ¿Que es la cuenta?
Es el conjunto de libros, registros, comprobantes, estados financieros y demás
documentos que demuestren formal y materialmente los actos de administración, manejo
y custodia de los recursos en un ejercicio económico financiero o período determinado,
así como la información sobre la programación de las metas y objetivos a alcanzar y los
resultados de su ejecución.

- ¿Quien es el cuentadante?
Es el responsable de administrar, manejar o custodiar los recursos de los órganos y entes
que integran la Administración Pública.

-¿Que es la formación de la cuenta?

Consiste en organizar los soportes correspondientes a la cuenta, a los fines de su
examen. En este sentido, los cuentadantes mantendrán organizados, enumerados y
clasificados, los libros, registros, comprobantes, estados financieros y demás documentos
que demuestren las transacciones realizadas, de acuerdo con las instrucciones
contenidas en los sistemas de contabilidad vigentes.
Por otra parte, en el supuesto que el cuentadante cese en sus funciones antes de la
oportunidad fijada para la formación y rendición de cuenta, previo a la separación del
cargo, deberá entregar al nuevo cuentadante un corte de los movimientos de la cuenta
hasta la fecha de cese, el cual se anexará al acta de entrega.
Adicionalmente, cuando por cualquier causa el obligado a formar la cuenta no lo hiciere, el
titular del órgano de control fiscal correspondiente, ordenará la formación de la misma a
los funcionarios y empleados de la respectiva dependencia administrativa.

-¿Que es la participación de la cuenta?

Es el acto mediante el cual, el cuentadante notifica al OCF correspondiente, que la cuenta
se encuentra formada y lista para su examen.
Dentro de este contexto, el cuentadante participará al órgano de control fiscal
correspondiente, que la cuenta se encuentra formada y lista para su examen, dentro de
los noventa (90) días continuos al cierre del ejercicio económico financiero.

-¿En qué consiste la rendición de la cuenta?

Es la obligación que tiene el cuentadante de demostrar formal y materialmente, a través
de libros, registros, comprobantes, estados financieros y demás documentos, la
corrección de la administración, manejo o custodia de los recursos, así como la
presentación de los resultados de la planificación, programación y ejecución vinculados
con la cuenta.
Sobre este particular, se establece lo siguiente:
1. El cuentadante participará al órgano de control fiscal correspondiente, que las
cuentas se encuentra formada y lista para su examen, dentro de los noventa (90)
días continuos al cierre del ejercicio económico financiero.
2. El órgano de control fiscal correspondiente, dentro de los sesenta (60) días hábiles
siguientes a la participación antes descrita, procederá a realizar la revisión preliminar
de la cuenta para verificar su correcta formación, en cuyo caso (de no presentar
deficiencias) emitirá constancia de su recepción, con lo cual se considerará rendida.
3. En caso de detectarse deficiencias en la formación de la cuenta, se levantara un acta
para dejar constancia de dichas circunstancias y se fijara un lapso que no excederá
de veinte (20) días hábiles contados a partir de la suscripción de la misma, para que
estas sean subsanadas.
4. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de emisión de la constancia de
recepción, el OCF correspondiente deberá iniciar el EC.
5. Las cuentas deberán ser examinadas por el órgano de control fiscal en un plazo no
mayor de cinco (5) años contados a partir de la fecha de su rendición.

-¿Que se verifica en la revisión preliminar de la cuenta?

1. El cumplimiento de las instrucciones contenidas en los sistemas de contabilidad
vigentes en materia de formación de la cuenta.
2. Estado físico de los documentos que conforman la cuenta.
3. Los cambios de los cuentadantes durante el ejercicio económico financiero o periodo
de la cuenta, si fuera el caso.
4. Cualquier otro aspecto, vinculado con la formación de la cuenta, necesario

- ¿Cómo se comunican los resultados del EC?

1. Cuando del resultado de la cuenta se determinen elementos que pudieran lugar a
la objeción de la misma, el titular del OCF correspondiente remitirá un informe
preliminar a la dependencia objeto de examen, a los fines que el cuentadante
formule los alegatos correspondientes, dentro de un lapso de diez (10) días hábiles,
contados a partir de la recepción del informe.
2. Cuando el resultado del EC resultare conforme, se hayan valorado los alegatos o
transcurrido el lapso para la presentación de los mismos sin la remisión
correspondiente por parte de la dependencia auditada, los titulares de los OCF
correspondientes elaboraran un informe definitivo. Este informe se comunicara al
cuentadante y a la máxima autoridad jerárquica del órgano.

-¿Que es la calificación de una cuenta?

Es la declaración, mediante la cual el órgano de control fiscal que realizo el examen
de la cuenta, la califica conforme u objetada.
El resultado del examen se reflejará en el Informe Definitivo emitido por el órgano de
control fiscal que examinó la cuenta, expresando la calificación de conforme cuando
cumpla los extremos de legalidad, sinceridad, exactitud numérica y con las metas y
objetivos vinculada a la cuenta, u objetada en caso de incumplimiento de los
extremos.
Toda cuenta calificada conforme será declarada fenecida y se ordenara su archivo.

-¿Que es el Fenecimiento de la cuenta?

Es el pronunciamiento efectuado por el órgano de control fiscal correspondiente, con
motivo de la calificación conforme de las operaciones y de los resultados de la
planificación, programación y ejecución, vinculados con la cuenta.
En este sentido, es de indicar, que el fenecimiento de la cuenta opera en tres (03)
oportunidades:
1. Calificada la cuenta por el órgano de control fiscal correspondiente, y si el
resultado de la misma es conforme, este organismo de control otorgara el
fenecimiento.
2. Cuando sean desestimadas de manera definitivamente firme las acciones
sancionatorias o resarcitorias ejercidas, o cuando se evidencie el pago del monto de
los daños que se hubieran ocasionado.
3. Vencido el lapso de cinco (05) años a partir de la fecha de rendición de la cuenta,
sin que el órgano de control fiscal correspondiente efectué el examen de la cuenta,
el fenecimiento de la cuenta operará de pleno derecho