CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

SENA

TECNICO: LILIANA AMAYA

GESTION EMPRESARIAL

MARIA TERESA RUIZ GUATAQUIRA

FICHA 2103977

2020

GUÍA DE APRENDIZAJE N.º 11.

GESTIÓN DE INVENTARIOS, OPERACIONES Y PRODUCCIÓN
3.1. Actividades de Reflexión inicial.

3.1.1 Aprendiz: ¡Bienvenido a su proceso de formación!!!

Para iniciar el desarrollo de esta guía, es importante reconocer que tanto
conocemos sobre el inventario, lo invito a recordar algún momento de su vida en el
que haya tenido cercanía con esta actividad: De forma individual responda para su
carpeta de evidencias:
 ¿En su hogar algunas veces ha clasificado los productos de la canasta
familiar?
Si, se separa de la siguiente manera, verduras de un lado, frutas de otro lado,
cárnicos en la nevera y los demás vivieres que vendrían siendo “mecato y de más
estarían ubicados en otro lugar
 ¿Si tuviera que organizar los productos de la canasta familiar, como lo
haría?
Separar todos los productos dependiendo su tipo de composición es decir lo que
deben permanecer en un lugar congelado y de otro lado las verduras, frutas,
mecatos y especias en un lugar en el cual perdure su duración y al ambiente
correspondiente de cada producto
 ¿En algún momento se le ha agotado un producto como el arroz?, si su
respuesta es sí indíquenos qué estrategia ha implementado para que esto
no le vuelva a suceder.
No, la idea siempre es un tiempo determinado de compra en la cual ya se ha
hecho un análisis de la cantidad para determinar su tiempo de duración y así
lograr no quedarnos sin este producto básico de la canasta familiar
Socialice estos cuestionamientos mediante un debate con sus compañeros e
instructor de formación.

3.2.1 Inicie el desarrollo de la guía reflexionando sobre el siguiente video Modelo y

gestión de inventario, que encontrara disponible en el siguiente enlace
https://www.youtube.com/watch?v=32NiDhOnm8Y o en su material de apoyo:
Luego de observar el video, de forma individual haga en su carpeta de evidencias,
una lista de 10 factores importantes dentro del manejo de inventarios y socialice
en el ambiente de formación.
 Control que se debe hacer en una organización
 Optimizar costos de mantenimiento.
 Reducir costos de manejo de materiales
 Recuperar inversión.
 Descuentos que hacen por realizar compras masivas
  Controlar los inventarios
 Mantener la existencia de los productos.
 Reducir costos de reposición
 Mantener un registro de los productos que ingresan y salen.
 Tener el control para así identificar el momento de solicitar más material.

SEMANA 1
3.3.1 Después de la explicación hecha por su instructor sobre el concepto y tipos
de inventarios, elabore un cuadro comparativo de los tipos de inventarios y de un
ejemplo de cada uno de ellos; si lo requiere podrá hacer uso del material de apoyo
disponible en su plataforma.

MATERIAS PRODUCCIÓN EN PRODUCTOS OTROS

PRIMAS PROCESO TERMINADOS INVENTARIOS
 Las materias El proceso de Artículos que Esta la relación
primas son la producción pasaron por la detallada de
materia que fábrica de todos los
extrae de la Es la actividad de transformación bienes,
naturaleza y transformar todos los y que se servicios y
para así recursos o factores pueden dar a derechos de
transfórmala en productivos en bienes o uso las empresas
materiales para servicio Ejemplo:
en fin Ejemplo:
convertirlas en Tecnológicos,
Sillas, zapatos, seguridad y
bienes de Ejemplo: productos
consumo. aseo.
JEANS; estos tienen disponibles para
Ejemplo: que pasar por varias la venta
etapas como el corte de inmediata.
Para producir la tela, coser cada parte,
arepas (masa, añadirle las cremalleras,
sal aceite, la colocación de los
queso, agua… taches botones y
etc.) decoraciones.

3.3.2 Observe el video los inventarios de la empresa disponible en el siguiente

enlace: https://www.youtube.com/watch?v=BFLlLjFrfHA o en su carpeta de
material de apoyo, identifique los objetivos e importancia del manejo de inventarios
para ser socializados en el ambiente de formación en plenaria dirigida por su
instructor.
El control del inventario es un elemento muy importante para el desarrollo, tanto
en grandes empresas como en pequeñas y medianas; una mala administración,
puede ser el culpable de generar clientes descontentos por el no cumplimiento de
la demanda, además de ocasionar problemas financieros que pueden llevar a la
compañía a la quiebra

Es muy importante que las empresas tengan su inventario atentamente

controlado, vigilado y ordenado, dado a que de éste depende el proveer y distribuir
adecuadamente lo que se tiene, colocándolo a disposición en el momento
indicado. Sin duda alguna, para cualquier tipo de empresa se hacen necesarios
los inventarios dado a que la base de todas las organizaciones consiste en la
compra y venta de bienes y servicios, haciéndose necesaria la existencia de los
inventarios, los cuales le van a permitir tener control de la mercancía y a su vez
generar reportes de la situación económica de la empresa
Debemos tener precaución a la hora de poseer inventarios altamente exagerados,
puesto que podemos descuidar la existencia de algún artículo, lo cual puede
provocar el paro de la producción de nuestra empresa, en tal caso si esta es
prestadora de servicios y/o fabricante, o por el otro lado, al no tener en inventario
lo que se necesita, podemos ocasionar el paro de la producción de la empresa a la
cual le proveemos dicho artículo.
Algunas ventajas de usar los inventarios adecuadamente son;
 Facilidad a la hora de informar a nuestra producción o cliente lo que se
tiene, de esta forma permite más rápidamente despachar las órdenes
urgentes, de esta forma garantizamos a nuestros clientes un buen servicio y
credibilidad a la hora de las negociaciones.
 Facilidad al cumplir con los plazos de entrega del servicio que se presta,
insumos o artículos a suministrar
 Tener claridad de la materia prima disponible

3.3.3 Consulte y elabore una lista de las cuentas contables, relacionadas con el
inventario y preséntelo a su instructor para la respectiva retroalimentación.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas
de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del
negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances
generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas,
son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
 PRINCIPALES CUENTAS DE INVENTARIOS
Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercancías en tránsito
Mercancías en consignación
o Inventario (final)
 EL SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO:
En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo
para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario
disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los
estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. EL negocio puede
determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas
directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario.
La materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de
fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.
 LA MATERIA PRIMA Y SU EFECTO EN LOS COSTOS DE
PRODUCCIÓN
El producto final es el resultado de aplicarle una serie de procesos a unas
materias primas, por lo que en el valor o costo final del producto está incluido el
costo individual de cada materia prima y el valor del proceso o procesos aplicados.
 COMPRA DE MATERIA PRIMA
Este costo se forma por el precio de adquisición facturado por los proveedores,
más todos aquellos costos inherentes al traslado de la materia prima hasta la
propia empresa, tales como: fletes, gastos aduanales, impuestos de importación,
seguros, etcétera. Esta función termina al momento en que la materia prima llega
al almacén y está en condiciones de utilizarse en el proceso de producción.
 COMPRA:
El volumen ideal de compra estará determinado por el lote óptimo que será el
punto donde se igualan los costos de pedido con los de tenencia. Este punto
puede encontrarse a través de diversos métodos, pero el más utilizado es el que
analiza la cantidad de pedidos mensuales y el costo de pedidos de emisión.
 PRODUCCIÓN TERMINADA
-INVENTARIO INICIAL DE M.P. + COMPRAS NETAS - INVENTARIO FINAL DE
MP = COSTO DE LAS MATERIAS PRIMAS UTILIZADAS EN LA PRODUCCIÓN

-INV. INICIAL DE PRODUCCIÓN EN PROCESO + SUMA DE LOS ELEMENTOS

DEL COSTO - INVENTARIO FINAL DE PRODUCCION EN PROCESO = COSTO
DE PRODUCCIÓN
-INVENTARIO INICIAL DE ARTÍCULOS TERMINADOS + COSTO DE
PRODUCCIÓN - INVENTARIO FINAL DE ARTÍCULOS TERM. = COSTO DE LO
VENDIDO (COSTO DE VENTAS)
Dependiendo de la complejidad de la empresa y de su proceso productivo este
Estado puede ser preparado de diferentes versiones, dependiendo si la empresa
cuenta o no con inventarios iniciales y finales de materia prima, producción en
proceso y artículos terminados, continuación se presenta la estructura completa de
dicho estado
 COSTO DE PRODUCCIÓN VENDIDA
Cuentas que se emplean en el procedimiento de inventarios perpetuos. Las
cuentas que se emplean en este procedimiento para registrar las operaciones de
mercancías son las siguientes:
1.- Almacén. - Esta cuenta es del activo circulante, se maneja exclusivamente a
precio de costo; su saldo es deudor y expresa, en cualquier momento, la
existencia de mercancías, es decir el inventario final.
2.- Costo de ventas. Es una cuenta de mercancías, se maneja a precio de costo;
su saldo es deudor y expresa el costo de lo vendido. Se carga del valor de las
ventas (a precio de costo) y se abona del valor de las devoluciones sobre ventas
(a precio de costo).

3.- Ventas. Es cuenta de mercancías, se maneja a precio de venta; su saldo es

acreedor y expresa las ventas netas, sin embargo, al terminar el ejercicio, cuando
recibe el traspaso del costo de lo vendido, se convierte en cuenta de resultados,
pues su saldo expresa la utilidad bruta si es acreedor o la pérdida bruta si es
deudor. Se carga del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de venta) y
del valor de las rebajas sobre ventas; y se abona del valor de las ventas (a precio
de venta).

3.3.4 Realice lectura del articulo Unidad 7 administración de inventarios y elabore

un ensayo de una página donde evidencia la necesidad de aplicación a la unidad
productiva objeto de estudio.
ADMINISTRACION DE INVENTARIOS
La administración de inventarios es una de las funciones de vital importancia
dentro de una compañía y/u organización, pues son estos los que nos van a
mostrar el número de productos terminados, materia prima que tenemos
almacenados y poder así mismo reducir costos de una u otra manera.
Tal vez en algunas compañía o unidades productivas muy pequeñas vean el
inventario como un montos de dinero guardado en estantes, camiones u otros
medios de almacenamiento inclusive se llegue al termino de PERDIDAS para
ellos, pero precisamente el inventario es eso “ DINERO” que, para otras compañía
es el activo más importante de su organización es por ello que llevan el control e
inventario de esto para poder determinar con que cuentan o de pronto que otro
recurso necesitan para poner este inventario allí almacenado en producción y en
un futuro obtener ganancias que es lo primordial para los empresarios.
No solo hay que controlar o manejar un inventario para activos almacenados pues
es muy importante que se lleve de la misma manera un control de productos en
proceso y productos terminados con el fin de determinar, los productos que
finalmente sale de producción y realizar una comparación con los productos que
se encontraban en proceso y poder disminuir esa pérdida de materia prima que en
ocasiones se ve en el área de producción.
Llevar acabo un buen sistema y control de los inventarios ayuda a la organización
a tener ese registro que en mi opinión es muy importante para la toma de
decisiones porque con ello también se puede determinar y tomar acciones
correspondientes en caso de hacerlo y de haber alguna perdida y poder reducir
costos.

3.3.5 Realice lectura autónoma del material de apoyo Control de inventario y

realice un resumen en su carpeta de evidencias donde describa los modelos de
inventarios.
Se exponen a continuación algunos sistemas de control de inventarios, basados
en la visión tradicional. Estos sistemas tratan de conseguir un nivel de almacén
que minimice los costes totales relacionados con el inventario, manteniendo a la
vez bajo control la posibilidad de que el cliente o el proceso receptor, en su caso,
queden desabastecidos.

Existen dos sistemas básicos de control de inventarios:

• Los sistemas continuos, o de volumen de pedido constante.
• Los sistemas periódicos, o de periodo constante de pedido.
Los sistemas de volumen de pedido constante (también llamados sistemas Q) se
caracterizan porque en ellos todos los pedidos tienen el mismo tamaño y se
realizan cuando se comprueba que es necesario, en función del nivel de
existencias y de la demanda prevista.
Los sistemas de período constante (sistemas P) establece un período constante
entre cada par de pedidos. Estos se efectúan cuando ha transcurrido ese período,
y su tamaño es variable dependiendo del nivel del inventario y de la demanda
prevista.
En la práctica se utilizan los dos tipos de sistemas. El sistema P, por requerir
mayores inventarios, se aplica en los almacenes de productos de poco valor. Por
el contrario, el sistema Q se utiliza mucho para artículos caros en los que lo que se
gana al tener un menor nivel de almacén compensa los costes derivados de un
mayor control.
Por otro lado, cabe otra clasificación de los distintos sistemas de control de
inventario en función de la información existente:

• Modelos deterministas, en los que la demanda se supone conocida con certeza.

• Modelos probabilísticos o aleatorios, en los que la demanda sólo se conoce en
términos de probabilidades.

3.3.6 En GAES realice lectura del CASO DE ADMINISTRACIÓN DE

INVENTARIOS EN HEINEKEN y plantee una estrategia de manejo de inventarios
para la unidad productiva.

Para nuestra unidad productiva ya que es un restaurante amparito 2 hemos

planteado como organizar y elaborar los pasos para la elaboración de inventarios
ya que el presupuesto de la comida su pone una parte importante de los costos
totales para sobre llevar una buena administración y control de la comida del
restaurante

1. Utiliza el número adecuado de personas

¿Cuántas personas deberían realizar la tarea de inventario de restaurante? Dos
personas pueden realizar la tarea de monitorizar el inventario de comida del
restaurante amparito 2 y si es posible, el gerente debería supervisar el proceso.
Pueden contar los artículos por separado poder ver si obtienen el mismo
resultado. Si se diferencian, hay que hacer un recuento. Si el gerente del
restaurante pone esto en práctica de vez en cuando, se asegurará de que los
empleados están haciendo bien su trabajo.
En otras palabras, asignar el trabajo a dos personas en lugar de a una dará lugar
a más exactitud y reducirá las posibilidades de que los registros se cambien
deliberadamente.

2. Usa la comida en el orden adecuado

¿Cómo deben usarse los alimentos en la cocina? Cuando llega el momento de
seleccionar los alimentos que se van a preparar en la cocina, ¿toma tu cocinero
simplemente la primera lata o paquete que tiene a mano? Si es así, es probable
que haya grandes cantidades de inventario que se caducarán antes de ser
usadas.
Para realizar un adecuado inventario de restaurante, debes usar la norma de “lo
primero que llega, lo primero que sale, Debes entrenar a tu personal para colocar
al frente del almacén o la despensa aquellos artículos que llegaron antes. De esta
manera, serán usados antes que los productos más frescos. Aprende aquí más
sobre este útil método y mira un ejemplo concreto.

3. Calcula tu costo de alimentos

Hacer un seguimiento y controlar tu costo de alimentos resulta clave en el proceso
de hacer un inventario de restaurante. Para lograrlo con éxito, puedes usar una
fórmula de costo de alimentos. La fórmula de costo de alimentos en una manera
sencilla y efectiva de mantener el control en tus gastos de productos, de evitar que
se disparen y de ayudarte así con tu inventario de restaurante. Dicho de manera
sencilla, cierto porcentaje de los gastos totales de tu restaurante se encuentra en
la compra de comida. Ten en cuenta que este porcentaje normalmente varía entre
el 28% y el 32% de tus ventas totales de comida. La fórmula de costo de alimentos
funciona así:

PORCENTAJE DE COSTO DE ALIMENTOS= comienzo de inventario

+ compras de alimentos
– final de inventario
÷ entre ventas de comida
Aprende aquí todo lo que necesitas saber sobre la fórmula de costo de alimentos.
4. Sigue estas sencillas normas
¿Hay otras normas que sean efectivas para hacer un inventario de restaurante?
¡Claro! Cuando se trata de optimizar tu inventario de restaurante y de comida para
conseguir más eficiencia y exactitud, puedes seguir estas 3 normas:
No mezcles los artículos de una nueva entrega con los de tu inventario actual. Si
lo haces, deberás contar de nuevo y será confuso. El inventario debe ser hecho
antes de que llegue una nueva entrega.
Si haces inventario una vez a la semana, hazlo el mismo día y a la misma hora de
manera consistente. Esto te permitirá evitar variaciones en las cifras semanales si
se desperdicia comida, debes anotar las razones.
Monitorizar tu inventario de restaurante de manera consistente y hacer los ajustes
necesarios puede tener resultados positivos. Por ejemplo, puedes notar que se
desperdician artículos procedentes de un abastecedor determinado. Podrías dejar
de comprarle a esa persona o compañía, o reducir la compra que le haces.
Estas prácticas para implementar un inventario de restaurante bien planificado y
efectivo tendrán como resultado una reducción de la comida desperdiciada y un
buen balance entre efectividad y costo, entre otros beneficios. ¿Quieres aprender
otros métodos que harán crecer tu restaurante y tus beneficios? Lee aquí cómo
hacer crecer tu restaurante.
3.3.7 En GAES Consulte tres estrategias de control de inventarios aplicadas por
empresas colombianas y socialice mediante una exposición, ante sus compañeros
de ruta. De la anterior actividad esté atento a la explicación y retroalimentación de
los aspectos positivos y por mejorar, que le hará su instructor.
Escogimos la empresa colombiana Distribuidora surtir S.A.S, la cual es una
compañía dedicada a la comercialización y distribución de productos de empaques
plásticos, dirigidos a diferentes sectores de la economía, esta compañía se
caracteriza y de alguna forma ha ganado su reconocimiento debido a su buen
servicio y calidad a lo largo de los años. A través de este trabajo se realiza un
estudio de los diferentes procesos que lleva la compañía en el área involucrada en
el manejo de los inventarios. Durante el proceso de conteo físico, se identifica la
necesidad de una persona encargada únicamente de la bodega, quien pueda
hacerse responsable de cualquier inconsistencia que se presente. Por otro lado en
el proceso del registro en el sistema SIIGO, se observa la importancia de tener un
personal altamente capacitado para el manejo de la herramienta y la necesidad de
concientizarlos del buen registro de la información. Esta empresa maneja los
siguientes tipos de inventarios
  Inventario de Seguridad o de Reversa: Es el que se mantiene para
compensar los riesgos de paros no planeados de la producción o
incrementos inesperados en la demanda de los clientes. Estos no tendrían
razón de ser si todo fuera seguro, sin embargo, en la realidad es normal
que exista una fluctuación de la demanda y por lo tanto, es necesario
recurrir a los inventarios de seguridad para satisfacer las necesidades de la
demanda.
 Inventario de desacoplamiento: Es el que se requiere entre dos procesos u
operaciones adyacentes cuyas tasas de producción no pueden
sincronizarse; esto permite que cada proceso funcione como se planea.
 Inventario en tránsito: Está constituido por materiales que avanzan en la
cadena de valor. Estos materiales son artículos que se han pedido pero no
se han recibido todavía. El inventario se traslada de los proveedores a las
empresas, a los subcontratistas y viceversa, de una operación a otra y de la
empresa a los comercios. Cuanto mayor sea el flujo de la cadena de valor,
mayor será el inventario.
 Inventario de ciclo: Se presenta cuando la cantidad de unidades comprada
(o producidas) con el fin de reducir los costos por unidad de compra (o
incrementar la eficiencia de la producción) es mayor que las necesidades
inmediatas de la empresa. Puede resultar más económico pedir un gran
volumen de unidades y almacenar algunas de ellas, para utilizarlas más
adelante.
 Inventario de Previsión o Estacional: Se acumula cuando una empresa
produce más de los requerimientos inmediatos durante los periodos de
demanda baja para satisfacer la demanda alta. Con frecuencia, esta se
acumula cuando la demanda es estacional.

SEMANA 2.
3.3.8 Realice lectura individual del material de apoyo Codificación y clasifique 15
productos de su preferencia, en el orden (Segmento, familia, clase y producto).

NUMER SEGMENTO FAMILIA CLASE PRODUCT

O O
1 Servicios Diseño Gráfico Servicios de cuadro
Editoriales, de diseño artístico
Diseño, de
Artes Gráficas
y Bellas Artes
2 Servicios Servicios Ingeniería civil y Construcció
Basados en profesionales de arquitectura n de un
Ingeniería, ingeniería y edificio
Investigación arquitectura
y Tecnología
3 Servicios de Comercialización y Distribución Servicio de
Gestión, Distribución contabilidad
Servicios a una
Profesionales empresa
de Empresa y
Servicios
Administrativo
s
4 Servicios Servicios de Comunicacione Llamada a
Públicos y medios de s telefónicas larga
Servicios telecomunicacione locales y de distancia
Relacionados s larga distancia
con el Sector
Publico
5 Servicios Servicios de Servicios de Seguro
Financieros y Seguros y Seguros para conta
de Seguros Pensiones Estructuras y incendio
Propiedades y
Posesiones

6 Servicios de Servicios de Servicios de Diseño de

Gestión, Recursos personal baño
Servicios Humanos temporal
Profesionales
de Empresa y
Servicios
Administrativo
s
7 Material vivo Animales vivos Animales de caballo
vegetal y granja
animal
8 Material vivo Animales vivos Animales de perro
vegetal y granja
animal
9 Material vivo Animales vivos Animales de gato
vegetal y granja
 animal
10 Material vivo Animales vivos Animales de conejos
vegetal y granja
animal
11 Material vivo Animales vivos Animales de oveja
vegetal y granja
animal
12 Material vivo Animales vivos Animales de insectos
vegetal y granja
animal
13 Material vivo Animales vivos Animales de gallinas
vegetal y granja
animal
14 Material vivo Animales vivos Animales de Aves de
vegetal y granja corral
animal
15 Material vivo Animales vivos Animales de cerdo
vegetal y granja
animal

3.3.9 El instructor le asignara a cada GAES un tema de exposición relacionado

con los aspectos legales de asignación de códigos y normas nacionales e
internacionales de codificación de objetos. Sobre el cual diseñaran un folleto del
tema asignado que será enviado a sus compañeros de ruta vía correo electrónico
y deberá anexarlo a su carpeta de evidencias.
Ventajas:
El código de barras
PD F 417
PDF417 puede codificar
cualquier carácter ASCII.
Se pueden apilar, unos Es una especificación de código de
barras de dos dimensiones que
arriba de otros, tantos
puede almacenar como máximo
códigos como sea 1.800 caracteres alfanuméricos
necesario, permitiendo, en (ASCII) o 1,100 códigos binarios
teoría, codificar una por cada símbolo (cada rectángulo
cantidad ilimitada de datos. en forma de “nube de puntos”).

GESTIÓN DE INVENTARIOS, OPERACIONES Y PRODUCCIÓN

Diana Carolina Vargas Cifuentes

Laura Milena Gamba Hernández
Luisa Fernanda Bonilla Poloche
Además, el código de

María Del Mar Mora Ramírez

barras incluye un dígito de
control para evitar errores,
en cada código de barras

APRENDIZ.
individual.

Desventajas:
Si bien en teoría se puede
codificar toda la
información que se
necesite en múltiples
códigos apilados,
finalmente se convertiría en
algo voluminoso si se
tratan de codificar
demasiados datos.
3.3.10 Ingrese al siguiente enlace http://barcode.tec-it.com/es y elabore 5 códigos
de barras para los productos de su preferencia y anéxelo a su carpeta de
evidencias. De la anterior actividad esté atento a la explicación y retroalimentación
de los aspectos positivos y por mejorar, que le hará su instructor.
 PAN
236598741239- 9

 ARROZ
158823948033-0

 PANELA
196835093569-6

 AZUCAR
149321161649-5
 PAPEL
725697412339-6