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E-Book - Cómo Empezar A Implementar Gestión Documental Desde Cero en Tu Empresa
E-Book - Cómo Empezar A Implementar Gestión Documental Desde Cero en Tu Empresa
ÍNDICE
Presentación…………………………………………………………………………………………………………………………….5
¿Cómo algo tan antiguo como los Archivos y los documentos podría revolucionar el mundo
de las empresas? ....................................................................................................................... 5
¿Implementar Gestión Documental podría ser la clave? .......................................................... 6
CONOCIENDO LA EMPRESA................................................................................................. 7
¿Pero qué debes de conocer de la Empresa? ........................................................................... 8
CONFORMA EL COMITÉ DE ARCHIVO.......................................................................................... 9
¿Qué es el Comité de Archivo? ................................................................................................. 9
¿Quién debería conformar el Comité de Archivo? ................................................................... 9
¿Qué debes hacer para crear el Comité de Archivo? .............................................................. 10
¿Con cuál tipo de documento puedes crear el Comité de Archivo? ....................................... 10
¡Listo, ya has creado el Comité de Archivo! Ahora, ¿Con qué debes de seguir? .................... 11
REALIZA UN DIAGNÓSTICO DE ARCHIVO .................................................................................... 12
¿Por qué es importante aplicar un Diagnóstico de Archivo? .................................................. 12
¿Cuáles son los pasos para hacer un Diagnóstico de Archivo? ............................................... 12
Prepara el informe del diagnóstico de archivo ....................................................................... 13
DEFINE EL PLAN ESTRATÉGICO ARCHIVÍSTICO. ......................................................................... 15
¿Qué es el Plan Estratégico? ................................................................................................... 15
¿Qué es un Plan Estratégico Archivístico? .............................................................................. 15
¿A cuánto tiempo debes diseñar el Plan Estratégico Archivístico? ........................................ 16
¿Qué se requiere para hacer un Plan Estratégico Archivístico? ............................................. 16
¿Cuáles son los componentes de un Plan Estratégico Archivístico? ....................................... 16
¿DESDE DÓNDE DEBES INICIAR A IMPLEMENTAR GESTIÓN DOCUMENTAL? ............................ 20
¿Qué podría suceder si decides empezar por el Fondo Acumulado? ..................................... 20
..................................................................................................................................................... 20
ELABORA E IMPLEMENTA LOS INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS ............................................. 21
El Cuadro de Clasificación Documental (CCD). ........................................................................ 21
¿Por qué es importante? ......................................................................................................... 21
................................................................................................................................................. 21
¿De qué se compone el CCD? ................................................................................................. 22
¿Cuál es la presentación de un CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD?.............. 23
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD General: ................................................... 23
Quiero que seas cada vez más consciente de que los Archivos no son el
problema por el que crees que tu cargo no es importante para la empresa.
No lo olvides, la Gestión Documental no es solo archivar y foliar “papelitos”.
La fórmula perfecta:
Gestión Documental = Teoría Archivística + Administración empresarial
La Gestión Documental es el reflejo de tu capacidad para solucionar problemas
y necesidades administrativas en tu empresa, combinando teorías y técnicas
Archivísticas con procesos administrativos.
¡Vamos a ello!
CONOCIENDO LA EMPRESA. 1
Antes de iniciar por implementar alguna herramienta Archivística o
Administrativa, concéntrate en conocer primero el mundo de la Empresa.
Ten presente que implementar Gestión Documental, no solo es organizar los
documentos que la Empresa tiene en los distintos lugares.
Si inicias por conocer la Empresa, ampliarás todo el alcance que tus acciones
Archivísticas podrán abordar en beneficio de la Gestión Administrativa.
No.
Esta es tu mejor oportunidad para mostrar a la Empresa la importancia de lo
que vas a llevar a cabo, debes sorprenderlos con tu conocimiento.
¿Cómo lo puedes hacer? Siempre recomiendo basar la reunión en dos puntos:
Explícales primero que es la Archivística y la Gestión Documental (en
menos de 5 minutos)
Luego, plantéale al Comité que tu objetivo en la Empresa, no es tan solo
organizar el Fondo Acumulado; es también además, crear un Centro de
Administración Documental desde el cual se coordine toda la Política de
Gestión Documental de la compañía en la cual se incluyan todas las
sucursales o sedes (sí es que las tiene). Igualmente, mantener un control
adecuado que permita administrar en las mejores condiciones el
Archivo.
Entonces:
Ejecución
Plan /
Proyecto
2018 2019 2020 2021 2022
Plan o
Proyecto #1
Plan o
Proyecto #2
Plan o
Proyecto #3
Plan o
Proyecto #4
Una vez has culminado con el Plan Estratégico Archivístico, preséntalo al Comité
de Archivo para que lo revisen, hagan las observaciones y se realicen los ajustes
necesarios.
El proceso de elaboración del Plan Estratégico Archivístico culmina con la
aprobación del Comité de Archivo.
Los pasos siguientes consisten en darlo a conocer a toda la Empresa y empezar
con su puesta en marcha.
Determina tiempos de seguimiento y control con el fin de estar atento a
cualquier situación que requiera de cuidado y acciones oportunas. Para ampliar
esta lectura, te recomiendo leer mi artículo: Cómo elaborar un Plan Estratégico
Archivístico y salir de la improvisación en el área de Gestión Documental.
Bueno, si en verdad quieres que los procesos que vas a implementar sí se adapten
a la Gestión Administrativa de tu Empresa y puedas obtener resultados positivos
de su implementación.
Ambos sabemos que sí se hacen aportes, pero debes difundirlos en los informes
y reuniones correspondientes.
Es claro, los buenos resultados para la empresa traen consigo un mayor nivel y
desarrollo del área de Archivo o Gestión Documental.
Una vez dicho esto, no solo es poner a rodar procesos de Gestión Documental.
Según la teoría gerencial, una “planeación sin control” carece de sentido, toda
vez que no se sabe si se están cumpliendo con los resultados esperados.
Por esto, te sugiero que implementes indicadores que te permitan medir los
avances de las actividades que realizas, encontrar desviaciones y saber qué tan
cerca estás de lograr las metas y los objetivos.
¿Alguna Pregunta?
Para complementar esta guía tengo el material que necesitas.
Está en mi blog esperándote.
¡No te quedes atrás y comienza a implementar Gestión Documental en tu
empresa!
Consigue aportar valor a la Empresa y saca tu área de una vez por todas del
anonimato.
No quiero despedirme, sin antes darte las gracias por dedicar tu tiempo a la
lectura de mi primer E-book.
Recuerda que si te centras en aportar beneficios a la empresa, puedes conseguir
terminar con el estigma de que “el Archivo solo es para guardar documentos”.
Tú eres la voz de la Gestión Documental. Nadie mejor que tú lo conoce. ¡Eso no
lo olvides nunca!
Espero que con este E-book sobre Gestión Documental hayas aclarado dudas y
porque no, abierto el apetito al punto de tomar la decisión de una vez por todas
de ponerte a comenzar con la implementación de la Gestión Documental en tu
empresa.
Te recomiendo que sigas aprendiendo nuevas fórmulas y métodos para mejorar
tus conocimientos y facilitar la puesta en marcha de los pasos, herramientas y
procesos que te recomendé con el fin de comenzar hacia la implementación de
la Gestión Documental.
No olvides que esto es como andar en bicicleta. Una vez que lo dominas, es para
toda la vida.
¡Disfrútalo!
Te espero en mi blog www.nosonpapeles.com con artículos, cursos y contenidos
con los que podrás fortalecer tus conocimientos.
Y si me quieres enviar un correo sobre este E-book, lo puedes hacer a esta
dirección: info@nosonpapeles.com. Me encantaría recibir tu opinión.
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Edin Gutiérrez
2017