DOSSIER DE CONTENIDOS

BLOQUE II: Herramientas para iniciar la digitalización en la empresa

MÓDULO 13: La importancia de los datos en la

digitalización de un proceso

Docente:

Cátedra Cajasiete Big Data, Open Data y Blockchain de la Universidad de La Laguna

ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 1
2. ¿QUÉ ES UN PROCESO? ................................................................................................................ 3
2.1 ¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO? ............................................................................................ 4
2.2 ¿QUÉ ES UN PROCESO EMPRESARIAL? ................................................................................. 5
2.3 ¿QUÉ TIPOS DE PROCESOS HAY EN LAS EMPRESAS? ............................................................ 5
2.4 ¿CÓMO MEDIR EL SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS? ......................................................... 8
2.5 FLUJOS DE TRABAJO .............................................................................................................. 9
Flujogramas ....................................................................................................................... 14
3. PROCESOS LOGÍSTICOS ............................................................................................................... 16
Logística de procesos......................................................................................................... 17
Flujos logísticos .................................................................................................................. 18
3.1 EJEMPLOS PROCESOS EN EMPRESAS U ORGANIZACIONES ................................................ 18
Empresa de fabricación y venta de productos: ................................................................. 18
Empresa que se dedica a la obtención de zumos de naranja y su distribución ................ 19
Empresa que se dedica a la reparación de instalaciones y componentes electromecánicos
........................................................................................................................................... 19
Empresa que se dedica a la consultoría empresarial ........................................................ 20
Empresa que se dedica a la auditoría de cuentas contables ............................................ 20
Empresa que se dedica a la administración de fincas ....................................................... 21
Empresa que se dedica a la formación vial ....................................................................... 21
Empresa que se dedica a la formación profesional para el empleo ................................. 22
Empresa que se dedica a la compra y venta de productos de alimentación .................... 23
Empresa que se dedica a la reclutamiento de Recursos Humanos .................................. 23
Empresa que se dedica a la instalación de protección contra incendios .......................... 24
Empresa que se dedica al diseño y desarrollo de aplicaciones informáticas ................... 24
Empresa que se dedica a las artes gráficas (imprenta) ..................................................... 25
Empresa que se dedica a la realización de ensayos para materiales de construcción ..... 25
Empresa que se dedica al alojamiento de personas mayores en situación de dependencia
........................................................................................................................................... 26
Empresa que se dedica a la reparación de vehículos ........................................................ 26
4. DIGITALIZAR ................................................................................................................................ 28
4.1 DIGITALIZAR UN PROCESO .................................................................................................. 28
4.2 NIVELES DE UN PROCESO QUE SE PUEDE DIGITALIZAR ...................................................... 30
 Transferencia de datos ...................................................................................................... 30
Comprobar información .................................................................................................... 30
Construcción de los KPI, métricas o medidas .................................................................... 31
Visualización ...................................................................................................................... 31
4.3 HERRAMIENTAS PARA DIGITALIZAR PROCESOS .................................................................. 31
API ...................................................................................................................................... 31
ETL ..................................................................................................................................... 32
RPA..................................................................................................................................... 32
BI – Visualizaciones............................................................................................................ 32
Analítica e inteligencia artificial......................................................................................... 32
4.4 EJEMPLO DE DIGITALIZACIÓN DE PROCESOS ...................................................................... 33
Automatización de facturas de empresas proveedoras ................................................... 33
Automatización de procesos operativos financieros ........................................................ 34
Automatización de procesos administrativos ................................................................... 34
5. PROCESO DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL ................................................................................. 36
Motivos para la digitalización ............................................................................................ 36
Plan de digitalización ......................................................................................................... 37
1. INTRODUCCIÓN
En los tiempos en los que estamos, prácticamente todo se puede “hacer digital” (digitalizar), textos,
imágenes, música… y, en definitiva, cualquier forma de información, incluida los procesos.

Digitalizar en el ámbito empresarial no se trata solamente de hacer una página web, una app, o tener
presencia en redes sociales. También, la maquinaria que se emplee en las industrias es también digitalizable
y un claro ejemplo es el empleo para algunas tareas mecánicas de robots programables, que son precisos,
veloces y seguros.

Pero, ¿por qué interesa “complicarse la vida”, cambiarlo todo si lo que tiene la empresa ya funciona bien?
Sencillamente, porque servirá para mejorar, ser más eficiente, y por tanto más rentable.

La digitalización de procesos nos permite romper los silos de las organizaciones rediseñando los procesos,
simplificándolos, poniendo el foco en la clientela y con un enfoque extremo a extremo.

En este documento se quiere exponer la digitalización de procesos empresariales como parte de la

transformación digital de la empresa, y mostrar el potencial que aporta la automatización de procesos,
como, por ejemplo: liberar recursos, ofrecer resultados concisos de los procesos en forma de información
filtrada y destilada, y favorecer una toma de decisiones razonada. Esto conlleva lograr a ser una empresa
más competitiva, empleando procesos que, al estar digitalizados, son más rápidos, más eficientes y más
seguros. Las premisas sobre las que se sustenta la digitalización de procesos son las siguientes:

• Arquitectura empresarial: Conjunto de todas las tecnologías de la información (TI) con la visión del
negocio posibilitando el cambio empresarial. Se trata de alinear el negocio con las diversas
tecnologías empleadas para hacer una adecuada gestión a los continuos cambios.

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 • Minería de procesos: Permite realizar el descubrimiento de procesos, verificar la conformidad de los
mismos con respecto a un modelo ideal, y proponer mejoras para los procesos de negocio.

FUENTE: https://www.aec.es/wp-media/uploads/digitalizacion_procesos_arquitecturav03-2.pdf

Otorgando a la empresa una mayor eficiencia en los tiempos y, por tanto, en ofrecer a nuestros clientes y
clientas respuestas más rápidas, además de una mayor comprensión interna del funcionamiento de los
servicios ofertados, lo que posibilitará una mayor rentabilidad para la empresa, una mejor percepción de
marca y una gestión mucho más efectiva.

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2. ¿QUÉ ES UN PROCESO?
Un proceso es una serie de pasos, tareas o acciones que se realizan de forma concatenada y con un orden
determinado, donde el inicio y el fin están bien definidos. Para lograr el fin o el objetivo concreto, se hace
uso de diferentes recursos, ya sean humanos o materiales.

Un proceso requiere de una o más entradas (inputs) sobre las que realiza una serie de acciones (tareas) y
ofrece una o varias salidas (outputs). Estas salidas conforman el objetivo de ejecutar el proceso.

FUENTE: http://blog.valitrenta.com/?p=214

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Las características que tiene un proceso son las siguientes:

• Definible: Deben estar documentados, y sus requerimientos y mediciones deben ser establecidos.
• Repetible: Deben ser secuencias de actividades recurrentes, así como, deben ser comunicados,
entendidos y ejecutados consistentemente.
• Predecible: Deben lograr un nivel de estabilidad tal que se asegure que sus actividades se ejecutan
consistentemente y producen los resultados deseados.
• Medible: Deben tener mediciones que aseguren la calidad de cada tarea individual, así como la
calidad del resultado final.

2.1 ¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO?

Los procedimientos son una descripción detallada del cómo se han de ejecutar esos pasos (quién los debe
hacer, cómo, cuándo, qué documentos deben usarse, dónde se almacenan esos documentos, etc.) para
llevar a cabo una actividad.

Los procedimientos suelen estar documentados para dejar constancia de cómo se deben hacer las cosas y
poder ser consultados por las personas que desarrollan esas tareas y cualquier otra persona de la
organización que desee y tenga acceso a los mismos.

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A continuación, se presenta un proceso comercial de una empresa, pero descrito como un procedimiento:

FUENTE: HTTPS://IVECONSULTORES.COM/DIFERENCIA-ENTRE-PROCESO-Y-PROCEDIMIENTO/

FUENTE: https://iveconsultores.com/diferencia-entre-proceso-y-procedimiento/

2.2 ¿QUÉ ES UN PROCESO EMPRESARIAL?

Los procesos empresariales se centran en cómo se debe llevar a cabo una tarea o un trabajo, formando un
conjunto de tareas secuenciadas. Dicho conjunto de tareas tendrá como resultado la entrega de un producto
o servicio a un cliente o clienta.

Un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una
organización.

2.3 ¿QUÉ TIPOS DE PROCESOS HAY EN LAS EMPRESAS?

No todas las empresas son iguales y, por ende, los procesos con los que trabaja no son los mismos. Incluso
cuando las empresas se dedican a lo mismo, los procesos pueden ser diferentes. Esta diferencia se debe a
que no hay una manera predefinida y generalista para conseguir los objetivos, por lo que cada empresa u
organización estructurará sus procesos según sus propias directrices.

El primer paso que debemos llevar a cabo para poder gestionar perfectamente los procesos es identificar los
propios procesos y las actividades o acciones que se realizan para ejecutar dicho proceso.

En principio, a la hora de definir inicialmente los procesos, va a importar el tamaño de la organización en

cuestión, así como la cantidad de actividades que tenga capacidad de realizar, la experiencia y otros factores.

Es cierto que la casuística que nos podemos encontrar es muy amplia, pero será objetivo intentar eliminar
el mayor número de barreras de este tipo para un buen entendimiento del mismo, sin que tanto la

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complejidad y el tamaño, influyan demasiado en la decisión de aumentar o disminuir el número de procesos,
así como la gestión de las actividades que componen cada uno de estos procesos.

Las organizaciones se basan en desarrollar actividades, las cuales se agrupan para dar procesos, los cuales
interactúan entre sí, como si de engranajes se tratara, para hacer funcionar las organizaciones.

En términos generales, en cualquier organización existen los siguientes procesos:

• Procesos claves: Aquellos que tienen contacto directo con la clientela. Son los procesos operativos
necesarios para la realización del producto/servicio, a partir de los cuales el cliente o clienta percibirá
y valorará: la calidad, comercialización, planificación del servicio, prestación del servicio, entrega,
facturación, etc.)
• Procesos estratégicos: Son los responsables de analizar las necesidades y condicionantes de la
sociedad, del mercado y del accionariado, para asegurar la respuesta a las mencionadas necesidades
y condicionantes estratégicos (procesos de gestión responsabilidad de la Dirección: marketing,
recursos humanos, gestión de la calidad, etc.)
• Procesos de soporte: Son los responsables de proveer a la organización de todos los recursos
necesarios en cuanto a personas, maquinaria y materia prima, para poder generar el valor añadido
deseado por la clientela (contabilidad, compras, nóminas, sistemas de información, etc.)
A continuación, se muestra un gráfico, conocido como mapa de procesos, dónde se ve el flujo de procesos
clave en la empresa, y la interacción que se tiene con las otras dos agrupaciones de procesos (estratégicos y
soporte o apoyo), con el enfoque extremo a extremo poniendo el foco en el cliente o clienta:

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Todos estos procesos a su vez pueden ser descompuestos en sub procesos o tareas más sencillas.

Debería existir una persona responsable o líder por cada proceso, que sería el encargado de obtener los
mejores resultados en el proceso ya que debería tener gran conocimiento del mismo. En todo proceso
debería trabajar la persona encargada del proceso o líder, el equipo de gestión y las partes interesadas en el
proceso.

Otra clasificación clásica es la que separa los procesos de una empresa en dos grandes grupos, agrupando
así, los procesos claves y de estrategia en un solo grupo:

• Procesos de negocio: Procesos que aportan valor a la clientela. Por ejemplo: los procesos de
marketing, comerciales, de fabricación y distribución.
• Procesos de soporte (o apoyo): Procesos que no aportan valor al cliente o clienta pero que son
necesarios para el funcionamiento del negocio. Por ejemplo: los relacionados con la administración
y organización de la empresa, las tecnologías de la información, recursos humanos, la gestión de
reclamaciones, entre otros.

FUENTE: https://www.sage.com/es-es/blog/la-importancia-de-medir-los-procesos-para-una-gestion-eficiente/

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 FUENTE: HTTPS://WWW.SAGE.COM/ES-ES/BLOG/LA-IMPORTANCIA-DE-MEDIR-LOS-PROCESOS-PARA-UNA-GESTION-EFICIENTE/

2.4 ¿CÓMO MEDIR EL SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS?

Una vez se ha identificado los procesos de la organización y se ha conseguido establecer el entramado

perfecto y colocación en la red de lo que es nuestra empresa, se debe hacer un seguimiento y medición de
los mismos con el fin de demostrar mediante datos objetivos, el buen hacer que se ha llevado a cabo en
todas las acciones o actividades.

La medición de procesos es una actividad que no aporta valor por sí misma, sino que debe ir acompañada
de unos objetivos bien definidos y un plan, al cual deben ajustarse las acciones que ponga en marcha la
empresa. Todo ello, sin perder de vista cómo evoluciona el negocio y cómo lo hace la industria a la que
pertenece.

Mediante una revisión exhaustiva de los procesos, las empresas pueden:

• Definir con exactitud lo que están haciendo actualmente.

• Identificar las áreas de fortaleza y debilidades del negocio.
• Determinar soluciones futuras bien definidas.
Se busca plantear una serie de medidores o indicadores (KPI, del inglés Key Performance Indicator) que
deben estar formados al menos de algunos elementos que eviten diferencias de interpretación. Para ello, se
tienen que definir una serie de criterios, los cuales se presentan a continuación:

• Definir de manera concreta qué es lo que queremos medir.

• Definir de qué manera se va a medir.

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 • Definir quién debe medirlo.
• Definir la periodicidad de medición.
• Definir criterios de calidad para cada acción.
A la hora de medir, se podrá añadir todos los elementos necesarios para evitar malas interpretaciones, con
el fin de que los datos obtenidos sean objetivos y fiables.

FUENTE: https://paginasweb.tech/image/que-es-key-performance-indicator-kpi.jpg

Cabe destacar que, el número idóneo de indicadores será aquel que sea capaz de demostrar la capacidad
del proceso que están midiendo, por lo que no todas las organizaciones y todos los procesos van a tener el
mismo número de indicadores, porque, además, no todas se gestionarán de la misma manera.

A la hora de elegir indicadores (KPI) se debería de tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Los indicadores son una medida objetiva de las actividades.

• La capacidad de las empresas se demuestra con una medición.
• Los indicadores unas veces nos interesan medirlos y otras veces debemos medirlos para saber si
cumplimos los requisitos de la organización (clientela, legales, etc.).
• Los indicadores, en ocasiones, no deben dejar de medirse, aunque siempre salgan en los valores
que queremos.
• Los indicadores son elementos de nuestra gestión vivos y variables; lo que nos debe llevar a
quitar, poner o modificar todo aquello que sea más o menos útil para nuestros objetivos.
• Un indicador nunca es bueno o malo, y la información que nos da es útil o no hasta que no se ha
medido.

2.5 FLUJOS DE TRABAJO

Los flujos de trabajo (también conocidos como diagrama de flujo o diagrama de procesos), es una de las
herramientas más útiles para cualquier compañía y para la gestión de actividades de todo tipo. Permite
conocer los procesos empresariales dentro de un único documento y sus relaciones, identificar puntos de
mejora y, en general, dar importancia a todos los procesos de una compañía, por pequeños que puedan
parecer.

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Se trata de una representación gráfica de los principales procesos que se llevan a cabo en una compañía, su
orden y sus interrelaciones. Muestra la secuencia e interacción de las actividades de un proceso a través de
símbolos gráficos, que proporcionan una mejor visualización del funcionamiento del proceso, ayudando a su
entendimiento y haciendo su descripción más visual e intuitiva. Existe un lenguaje para describir los procesos
de negocio denominado BPMN [Referencia] que cada vez se utiliza más por parte de las empresas. La
siguiente gráfica nos da una idea de la potencia de este lenguaje:

FUENTE: HTTPS://WWW.SAGE.COM/ES-ES/BLOG/LA-IMPORTANCIA-DE-MEDIR-LOS-PROCESOS-PARA-UNA-GESTION-EFICIENTE/

Es una herramienta fundamental para analizar los procesos y ver en qué aspectos se pueden introducir
mejoras, especialmente para aumentar la productividad del personal, delimitar la responsabilidad de cada
tarea y, en general, aclarar el propio flujo de trabajo. En definitiva, es una herramienta que ayuda a llevar
una mejor gestión empresarial integral, especialmente en aquellas organizaciones de cierta entidad, donde
los procesos son complejos o están muy interrelacionados.

El principal objetivo de BPMN es proporcionar una notación gráfica estándar que sea fácilmente legible y
entendible por parte de todos los involucrados e interesados del negocio (stakeholders). Entre estos
interesados están los analistas de negocio (quienes definen y redefinen los procesos), los desarrolladores
técnicos (responsables de implementar los procesos), las personas gerentes y administradoras del negocio
(quienes monitorizan y gestionan los procesos). En síntesis, BPMN tiene la finalidad de servir como lenguaje
común para cerrar la brecha de comunicación que frecuentemente se presenta entre el diseño de los
procesos de negocio y su implementación, esto facilitará una mejor comprensión de lo que se realiza.

La gestión por procesos se confirma como uno de los mejores sistemas de organización empresarial para
conseguir índices de calidad, productividad y excelencia. En un contexto empresarial y económico tan
complejo, globalizado y competitivo como el actual, la gestión de procesos se ha convertido en una
necesidad para las empresas, no para tener éxito, sino incluso también para subsistir.

Actualmente hay una amplia variedad de lenguajes, herramientas y metodologías para el modelado de
procesos de negocio. La adopción cada vez mayor de la notación BPMN como estándar, ayudará a unificar
la expresión de conceptos básicos de procesos de negocio (por ejemplo: procesos públicos y privados,
orquestación, coreografía, etcétera) así como conceptos avanzados de modelado (por ejemplo: manejo de
excepciones, compensación de transacciones, entre otros).

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11
La simbología que se emplea en los diagramas BPMN es la siguiente:

FUENTE: http://www.bpmb.de/index.php/bpmnposter

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A continuación, se presenta un diagrama de procesos haciendo uso de BPMN, para la contratación de un
nueva persona trabajadora:

FUENTE: HTTPS://SOFTWAREONEUCC.WORDPRESS.COM/2013/02/22/BPMN/

En este otro ejemplo, podemos ver la representación de los procesos de negocio con la clientela en el caso
de venta de servicios/productos:

FUENTE: https://softwareoneucc.wordpress.com/2013/02/22/bpmn/

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FLUJOGRAMAS

Otra forma de representar el flujo de actividades de la empresa, es a través de los flujogramas:

Símbolo: Nombre: Descripción:

Línea de flujo
Muestra el orden de operación de los procesos
(Flecha)

Indica el inicio o fin de un programa o

Terminal
subprocesos

Representa un conjunto de operaciones que

Proceso
cambiar el valor, forma o ubicación de datos

Muestra una operación condicional que

Decisión determina cuál de los dos caminos tomará el
programa

Entrada Indica el proceso de hacer entrar datos

Indica el proceso de hacer salir datos, en la

Salida
forma de mostrar resultados

Anotación Indica información adicional acerca de un paso

(comentario) en el programa

Proceso Muestra un proceso que ha sido definido en

predefinido otro lugar

Pares de conectores etiquetados reemplazan

Conector de
líneas largas o confusas en la página del
página
diagrama

Conector fuera de Conector etiqueta para usar cuando el objetivo

página es otra página

FUENTE: HTTPS://ES.WIKIPEDIA.ORG/WIKI/DIAGRAMA_DE_FLUJO

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A continuación, se presenta un diagrama de procesos haciendo uso de flujogramas, para una empresa
productora de pan:

FUENTE: https://www.webyempresas.com/ejemplos-de-diagrama-de-flujo/

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3. PROCESOS LOGÍSTICOS
Los procesos logísticos son aquellos en las que están involucradas todas las actividades relacionadas con la
obtención, el almacenamiento y el traslado de materiales (pueden ser físicos o no) para dar a la clientela el
mejor servicio posible y conseguir completar el trabajo con el mínimo coste. Además, están presentes en
todas las áreas de todas las compañías, dado que se persiguen una serie de requisitos comunes.

Cuando una empresa coordina exitosamente estos procesos, puede llevar un correcto seguimiento a través
de la producción, el consumo, el almacenaje, etc.

Algunas de las actividades que conforman los procesos logísticos son las siguientes:

• Dar servicio a la clientela: La mayor parte de las funcionalidades de la logística deberían enfocarse
en los clientes y clientas. Una logística con mayor calidad permitirá que los pedidos de la clientela se
atiendan más rápido.
• Planificar rutas y proceso de transporte: Efectivamente, lo primero que imaginamos al pensar en
logística es un camión de paquetería, y planificar las rutas más eficientes es una de sus funciones.
• Gestionar y controlar el inventario: Porque un control exhaustivo del stock garantiza el correcto
funcionamiento de un negocio.

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 • Procesar pedidos: Una buena gestión del stock permite que el proceso de pedidos sea más fácil y
eficaz. Atendiendo las demandas de las personas consumidoras con rapidez resulta en clientela
feliz...y más ventas.
• Gestionar los datos: Los datos son, tal vez, uno de los aspectos más importantes de una empresa.
Las de logística, además, cuentan con gran cantidad de información sobre los clientes que debe ser
gestionada correctamente.

LOGÍSTICA DE PROCESOS

La logística de procesos es aquella que se ocupa de llevar a cabo la planificación y la implementación de las
condiciones que permiten que el control de flujo funcione de forma correcta. Se trata de la parte de la
logística que garantiza que el flujo de la cadena de suministro se mantenga siempre activo. De este modo,
afecta de manera transversal a todos (o la mayoría) de departamentos de la empresa, incluso en aquellos
donde no haya desplazamiento físico de productos. Algunos estándares a seguir para lograr una adecuada
logística de procesos son los siguientes:

• Organización: ser minucioso con la organización es importante, por ejemplo, implementando

mejoras: control de inventarios, organización de almacenes, mejora en los tiempos de distribución,
etc.
• Cuantificación: es necesario cuantificar y hacer medidas de todo lo posible, tanto de productos,
inventario, servicios, etc. Mantener control sobre todos los datos posibles ayuda a tener una visión
precisa del estado de la empresa y del proceso logístico.
• Comunicación: es una de las razones por las que más suele fallar el proceso logístico, por ello, es
conveniente mejorar y mantener una comunicación de calidad tanto interna (personal) como externa
(empresas proveedoras).
• Planificación: es conveniente mantener una buena planificación en la cadena de suministro.
• Gestión de la demanda: es necesario encontrar un balance entre oferta y demanda porque puede
asegurar la disponibilidad de tus productos para los consumidores y consumidoras interesados.
• Indicadores de gestión: para perfeccionar la logística de una empresa es necesario mantener un
control estricto sobre la oferta y la demanda.

FUENTE: HTTPS://WWW.CLIPARTKEY.COM/MPNGS/M/70-706925_SUPPLY-CHAIN-LOGISTICS-PROCESS.PNG

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FLUJOS LOGÍSTICOS

La logística está compuesta por una serie de actividades o procesos, que unidos y desarrollados de una forma
eficiente, deben dar como resultado un producto o servicio óptimo, entregado a la clientela en el lugar y
tiempo estipulado. De forma general se destacan los cinco siguientes procesos relativos a la calidad del
desempeño logístico de una empresa:

• Compras: este proceso consiste en el aprovisionamiento de materias primas, materiales o

suministros necesarios para la creación de productos o la oferta de los servicios que se van a
comercializar a posteriori. Las compras son uno de los aspectos claves para la rentabilidad de las
empresas, ya que están directamente relacionadas con las necesidades financieras de estas.
• Servicio a la clientela: es una de las más importantes y se define como el conjunto de actividades
que una empresa proveedora ofrece para que el cliente o clienta obtenga sus pedidos en el momento
y lugar indicado. Este proceso está fuertemente ligado al marketing.
• Gestión de inventario: consiste en el control y manejo de las existencias de ciertos productos,
buscando la rentabilidad y productividad. Permite la evaluación de los procedimientos de ingreso y
salida de dichos artículos.
• Almacenamiento: es la función que se encarga de custodiar toda la mercancía y mantener control
sobre todos los elementos del inventario.
• Transporte: medio para movilizar bienes o personas desde un punto hasta otro.

3.1 EJEMPLOS PROCESOS EN EMPRESAS U ORGANIZACIONES

En este apartado, se ofrecen diferentes ejemplos de empresas con sus procesos principales. La idea es
familiarizar al lector en la diversidad tanto de empresas como de posibles procesos con los que nos podemos
encontrar, si bien los procesos en general siguen un patrón común.

A continuación, se presentan ejemplos de procesos que llevan a cabo algunas empresas u organización.

EMPRESA DE FABRICACIÓN Y VENTA DE PRODUCTOS:

La empresa fabrica prendas de vestir y productos como bolsos deportivos. Los productos son tanto para la
venta al menor, en sus tiendas, como para la venta a distribuidores, al mayor.

El dueño de la empresa adoptó el enfoque basado en procesos, a partir de un plan de mejora para la
empresa.

Los procesos clave que se desarrollaron, estando en la etapa de funcionamiento óptimo, fueron los
siguientes:

• Gestión de la relación con la clientela.

• Diseño de productos.

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 • Proceso de manufactura.
• Entrega de pedidos.
• Gestión del talento humano.
• Gestión administrativa y financiera.
• Control de la calidad.
• Gestión de la innovación.

EMPRESA QUE SE DEDICA A LA OBTENCIÓN DE ZUMOS DE NARANJA Y SU

DISTRIBUCIÓN

En este caso una empresa que se dedique a la obtención y distribución de zumos de naranja tendrá sus
procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición de la clientela: Se estudian los litros que se han de entregar
y cuando lo necesita el cliente.
• Proceso de compras: Se solicitará periódicamente pedidos de naranjas a sus empresas proveedoras
• Proceso de producción: Se someterán las naranjas a su exprimido para la obtención del zumo con los
equipos adecuados, el envasado, etiquetado y almacenaje hasta su entrega.
• Proceso de entrega del producto: Se entregan los zumos de naranja envasados y etiquetados.
• Proceso postventa: Se atenderán a las posibles dudas, sugerencias, quejas o reclamaciones que
puedan existir una vez entregado el zumo de naranja.

FUENTE: https://iveconsultores.com/ejemplos-de-procesos-de-una-empresa/

EMPRESA QUE SE DEDICA A LA REPARACIÓN DE INSTALACIONES Y

COMPONENTES ELECTROMECÁNICOS

En este caso una empresa que se dedique a la reparación de instalaciones y componentes electromecánicos
tendrá sus procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición de la clientela: Se produce el traslado hasta la instalación o

se recibe el equipo para estudiar el estado de la instalación o el equipo que se ha de reparar.
• Proceso de compras: Se compran las posibles piezas o componentes que requieran la reparación.
• Proceso de producción: El operario comienza a reparar la instalación o equipo.
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 • Proceso de entrega del producto o servicio: Se entrega la instalación o el equipo reparado.
• Proceso postventa: Se atenderán a las posibles averías que cubren el periodo de garantía de la
reparación realizada.

FUENTE: HTTPS://IVECONSULTORES.COM/EJEMPLOS-DE-PROCESOS-DE-UNA-EMPRESA/

EMPRESA QUE SE DEDICA A LA CONSULTORÍA EMPRESARIAL

En este caso una empresa que se dedica a la consultoría empresarial tendrá sus procesos divididos de una
manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición de la clientela: Se estudian las necesidades que tiene el
cliente o clienta en su organización para mejorar sus procesos o actividades y se elabora una
cotización, presupuesto u oferta para exponer la propuesta de apoyo empresarial.
• Proceso de producción: Se comienza a preparar la solución que se va a aportar a la clientela,
herramientas de análisis de procesos, capacitaciones y estructura de las visitas de apoyo empresarial.
• Proceso entrega del servicio: Se entregan las soluciones preparadas como visitas de apoyo comercial,
estudio de procesos en la organización, impartición de capacitaciones y herramientas para las
mejoras de procesos.
• Proceso postventa: Seguimiento a las soluciones entregadas para comprobar la eficacia de las
acciones implementadas por la organización.

FUENTE: https://iveconsultores.com/ejemplos-de-procesos-de-una-empresa/

EMPRESA QUE SE DEDICA A LA AUDITORÍA DE CUENTAS CONTABLES

En este caso de un despacho de auditoría de cuentas tendrá sus procesos divididos de una manera parecida
a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición de la clientela: Se estudian las necesidades que tiene el
cliente o clienta y la complejidad del trabajo a realizar: tipo de organización, importe de sus masas
patrimoniales, volumen de facturación, vinculación o no a empresas del grupo y otros aspectos.
• Proceso de producción: Se solicita la contabilidad del último ejercicio cerrado y se comienza a
estudiar las áreas a auditar mediante un programa de auditoría: inmovilizado, cuentas de clientes y

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 clientas, cuentas de empresas proveedoras, patrimonio neto, cuentas a cobrar, cuentas a pagar, etc.
Y se preparan una serie de ajustes y reclasificaciones en función de los errores detectados junto con
el informe de auditoría.
• Proceso de entrega del servicio: Se entrega el informe de auditoría a la clientela junto con las
propuestas de ajustes y reclasificaciones necesarias que se han detectado.

FUENTE: hTTPS://IVECONSULTORES.COM/EJEMPLOS-DE-PROCESOS-DE-UNA-EMPRESA/

EMPRESA QUE SE DEDICA A LA ADMINISTRACIÓN DE FINCAS

En el caso de una administración de fincas tendrá sus procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición del cliente o clienta: Se estudian las necesidades que tiene
la comunidad que se va a administrar: número de comuneros, cuentas pendientes de cobro, litigios
anteriores pendientes de resolución, etc.
• Proceso de producción: Se comienza a llevar la gestión administrativa de la comunidad en el cual se
realiza la contabilidad y la gestión de los cobros y pagos y el seguimiento a los comuneros morosos.
Además, se atenderán las incidencias aparecidas en la comunidad que requieran de un
mantenimiento preventivo y correctivo por parte de las empresas proveedoras de estos servicios.
• Proceso de entrega del servicio: Se realizan las reuniones en convocatorias ordinarias y
extraordinarias para comunicar por parte de la junta directiva la situación económica y administrativa
de la comunidad que se está administrando.

FUENTE: https://iveconsultores.com/ejemplos-de-procesos-de-una-empresa/

EMPRESA QUE SE DEDICA A LA FORMACIÓN VIAL

En el caso de una empresa que se dedique a la formación vial tendrá sus procesos divididos de una manera
parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición de la clientela: Se estudian las necesidades que tiene el
alumno: conocimientos sobre el manual de circulación, así como habilidades previas para la
circulación y manejo del vehículo.
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 • Proceso de producción: Se preparan las clases teóricas que se van a impartir.
• Proceso de entrega del servicio: Se comienza a impartir las clases teóricas, prácticas y se resuelven
dudas de los alumnos. A su vez se preparan los alumnos al examen teórico y práctico y se acompañan
a los alumnos dichos días.
• Proceso postventa: Se comunican los resultados del examen teórico y práctico a los alumnos y se
tramitan los permisos de circulación para aquellos alumnos que hayan superado los exámenes.

FUENTE: HTTPS://IVECONSULTORES.COM/EJEMPLOS-DE-PROCESOS-DE-UNA-EMPRESA/

EMPRESA QUE SE DEDICA A LA FORMACIÓN PROFESIONAL PARA EL

EMPLEO

En el caso de una empresa que se dedique a la formación profesional para el empleo tendrá sus procesos
divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición de la clientela: Se estudian las necesidades formativas de los
alumnos y sus preferencias de sectores para insertarse en el mercado laboral. A su vez se le asesora
en base a la oferta formativa disponible.
• Proceso de producción: Se preparan las clases teóricas que se van a impartir.
• Proceso de entrega del servicio: Se comienza a impartir las clases teóricas-prácticas y se resuelven
dudas de los alumnos. A su vez se preparan los alumnos al examen teórico-práctico y se realiza el
examen finalmente por la entidad formadora u otra entidad externa.
• Proceso postventa: Se comunican los resultados del examen teórico y práctico a los alumnos y se
tramitan los certificados de profesionalidad o certificados de aprovechamiento de la actividad
formativa.

FUENTE: https://iveconsultores.com/ejemplos-de-procesos-de-una-empresa/

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EMPRESA QUE SE DEDICA A LA COMPRA Y VENTA DE PRODUCTOS DE
ALIMENTACIÓN

En el caso de una empresa que se dedique a la compraventa de productos de alimentación tendrá sus
procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición de la clientela: Se estudian las necesidades de los clientes y
clientas en relación a los productos que se distribuyen.
• Proceso de compras: Se compran las posibles referencias de productos que no se encuentren en
stock.
• Proceso de producción: Se preparan los pedidos para entregar a la clientela.
• Proceso de entrega del producto: Se entregan las referencias solicitadas por la clientela.
• Proceso postventa: Se atenderán a las posibles dudas, sugerencias, quejas, reclamaciones o
devoluciones que puedan existir una vez entregado el producto.

FUENTE: HTTPS://IVECONSULTORES.COM/EJEMPLOS-DE-PROCESOS-DE-UNA-EMPRESA/

EMPRESA QUE SE DEDICA A LA RECLUTAMIENTO DE RECURSOS

HUMANOS

En el caso de una empresa que se dedique a la reclutamiento de recursos humanos para ponerlos a
disposición de su clientela mediante un contrato de puesta a disposición tendrá sus procesos divididos de
una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición de la clientela: Se estudian las necesidades de los clientes y
clientas en cuanto a recursos humanos: cubrir un puesto determinado con unas competencias
solicitadas (experiencia, conocimientos habilidades, etc.)
• Proceso de producción: Se buscan a los candidatos de entre la base de datos de la reclutadora con
el perfil solicitado por la empresa cliente. De no encontrarse se pondrá un anuncio para el
reclutamiento de personal con las características solicitadas.
• Proceso de entrega del producto: Se pone a disposición el recurso humano seleccionado en el puesto
de trabajo de la empresa cliente.
• Proceso postventa: Se realizará un seguimiento a las tareas desempeñadas por el personal y su
adaptación al puesto de trabajo en la empresa cliente.

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 FUENTE: https://iveconsultores.com/ejemplos-de-procesos-de-una-empresa/

EMPRESA QUE SE DEDICA A LA INSTALACIÓN DE PROTECCIÓN CONTRA

INCENDIOS

En el caso de una empresa que se dedique a las instalaciones de protección contra incendios tendrá sus
procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición de la clientela: Se estudian las características de las

instalaciones del cliente o clienta (dimensiones y distribución) para calcular las medidas a adoptar y
elementos de protección contra incendios a instalar.
• Proceso de producción: Se realizan los diseños oportunos, esquemas unifilares y se preparan los
elementos que se van a instalar en la clientela.
• Proceso de entrega del producto: Se realiza la instalación de las medidas necesarias contra incendios.
Así mismo se realizará la puesta en marcha y prueba de las medidas instaladas.
• Proceso postventa: Se atenderán a los posibles defectos en la instalación que cubren el periodo de
garantía de la instalación realizada.

FUENTE: https://iveconsultores.com/ejemplos-de-procesos-de-una-empresa/

EMPRESA QUE SE DEDICA AL DISEÑO Y DESARROLLO DE APLICACIONES

INFORMÁTICAS

En el caso de una empresa que se dedique al diseño y desarrollo de aplicaciones informáticas tendrá sus
procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición de la clientela: Se estudian las necesidades tecnológicas de

la clientela (uso previsto de la aplicación, funcionalidades requeridas y otros requisitos del cliente o
clienta).
• Proceso de producción: Se comienza los trabajos de diseño y desarrollo de la aplicación.
• Proceso de entrega del producto: Se entrega la aplicación a la clientela instalándose en el servidor
solicitado por este haciendo las pruebas pertinentes para asegurar su correcto funcionamiento.

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 • Proceso postventa: Se atenderán a los posibles bugs, fallos de funcionalidad y otros fallos que
puedan aparecer los cuales están cubiertos por el periodo de garantía del diseño y desarrollo
realizado.

FUENTE: https://iveconsultores.com/ejemplos-de-procesos-de-una-empresa/

EMPRESA QUE SE DEDICA A LAS ARTES GRÁFICAS (IMPRENTA)

En el caso de una empresa que se dedique a las artes gráficas tendrá sus procesos divididos de una manera
parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición de la clientela: Se estudian las necesidades de impresión de

la clientela. El tipo de trabajo a imprimir y tipo de acabado tras la impresión (posible manipulado en
caso de libros, folletos, dípticos, trípticos, etc.).
• Proceso de producción: Se comienza los trabajos de pre-impresión, impresión y post-impresión.
• Proceso de entrega del producto: Se entrega el trabajo impreso al cliente o clienta en las
instalaciones de la empresa gráfica o en las instalaciones del cliente.
• Proceso postventa: Se atenderán a los posibles errores detectados por la clientela en el trabajo de
impresión realizado.

FUENTE: https://iveconsultores.com/ejemplos-de-procesos-de-una-empresa/

EMPRESA QUE SE DEDICA A LA REALIZACIÓN DE ENSAYOS PARA

MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN

En el caso de una empresa que se dedique a la realización de ensayos para materiales de construcción tendrá
sus procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición de la clientela: Se estudian las necesidades que tiene el
cliente respecto al material de construcción que se quiere ensayar.
• Proceso de producción: Se recibe o se va a recoger a las instalaciones del cliente o clienta la muestra
del material que se va a ensayar y se comienza el trabajo de ensayo que termina con un informe con
los resultados.

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 • Proceso de entrega del producto: Se entrega el informe de ensayo con los resultados obtenidos.
• Proceso postventa: Se atenderán a las posibles dudas acerca de los resultados presentados o
solicitudes de repeticiones de ensayos.

FUENTE: Https://iveconsultores.com/ejemplos-de-procesos-de-una-empresa/

EMPRESA QUE SE DEDICA AL ALOJAMIENTO DE PERSONAS MAYORES EN

SITUACIÓN DE DEPENDENCIA

En el caso de una empresa que se dedique al alojamiento de personas en situación de dependencia tendrá
sus procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición de la clientela: Se solicita un informe médico para conocer
las capacidades cognitivas y físicas de la persona que se va a alojar.
• Proceso de producción: Se preparan los recursos que debe tener a disposición la persona alojada en
función de las capacidades cognitivas y físicas (adaptaciones en el entorno interno y grado de ayuda
de profesionales para realizar las actividades de la vida cotidiana).
• Proceso de entrega del servicio: Se presta el servicio de ayuda en la vida diaria y alojamiento a la
persona en el centro. Se realizan así mismo una serie de actividades para mantener, en la medida de
lo posible, las capacidades cognitivas y físicas de los residentes.

FUENTE: https://iveconsultores.com/ejemplos-de-procesos-de-una-empresa/

EMPRESA QUE SE DEDICA A LA REPARACIÓN DE VEHÍCULOS

En el caso de una empresa que se dedique a la reparación de vehículos tendrá sus procesos divididos de una
manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición de la clientela: Se estudian el estado de los vehículos y la

avería originada.
• Proceso de compras: Se compran las posibles referencias de piezas y materiales que no se
encuentren en stock dentro del taller.

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• Proceso de producción: Se repara el vehículo y se prueba para comprobar la reparación
correctamente ejecutada.
• Proceso de entrega del producto: Se entrega el vehículo a la clientela.
• Proceso postventa: Se atenderán a las posibles dudas, sugerencias, quejas, reclamaciones o
devoluciones que puedan existir una vez entregado el vehículo y que están cubiertos por el periodo
de garantía.

FUENTE: https://iveconsultores.com/ejemplos-de-procesos-de-una-empresa/

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4. DIGITALIZAR
La digitalización es la acción de incorporar herramientas, tecnología y ecosistemas digitales en diferentes
áreas y procedimientos. Aparte de la automatización de labores rutinarias, la iniciativa de digitalizar procesos
debería tener como norte proporcionar mayor valor a la clientela mediante mejores experiencias, productos
y servicios innovadores. Más ampliamente, la digitalización supone el empleo de tecnologías digitales para
cambiar modelos de negocios. También de impulsar por igual nuevas oportunidades de ingresos y valores
añadidos que hagan a la empresa más competitiva.

4.1 DIGITALIZAR UN PROCESO

La digitalización de procesos consiste en adaptar los procesos de una empresa, independientemente del
sector al que pertenezca, a los nuevos entornos digitales. Además, con la digitalización de procesos, toda la
información que gestiona una empresa pasa a estar disponible de forma digital, siendo una nueva ventaja
para todas las empresas que la llevan a cabo.

Muchas compañías, desde microempresas y Pymes, hasta grandes corporaciones comprenden las ventajas
de iniciar o continuar gestiones para digitalizar procesos y avanzar en su transformación digital. Entre los
beneficios que estas iniciativas aportan a las diferentes áreas de la organización están:

• Lograr un conocimiento más completo de la clientela, gracias a la captación y análisis de datos

provenientes de diversas fuentes.
• En base a lo anterior, crear mejores experiencias de la clientela.
• Comunicación entre los equipos de trabajo.
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 • Procesos más rápidos y productivos.
• Agilizar más la toma de decisiones sustentadas en datos relevantes.
• Introducir de forma oportuna ventajas competitivas mediante la innovación en productos, servicios
y hasta en el modelo de negocio.
• Automatizar las labores rutinarias.
• Información segura y disponible.
• Monitorizar de forma detallada el rendimiento de los procesos.
• Mayor motivación del personal.
En particular, debido a la disminución de los procedimientos manuales gracias a las soluciones informáticas,
las compañías tienen la capacidad de obtener constantemente datos para entender y seguir los flujos de
trabajo. Esto permite identificar riesgos y actuar a tiempo. De hecho, los informes de los cuadros de mando
digitales en tiempo real, apoyados en Inteligencia Artificial y análisis predictivo facilitan a los managers tomar
decisiones adecuadas y rápidas para solucionar problemas antes de que lleguen a ser más graves.

Retomando el ejemplo anterior. Una panadería puede digitalizar todos o algunos de sus procesos. Veamos
ejemplos de la digitalización de subprocesos que pude llevar a cabo la panadería:

• DIGITALIZACIÓN DE TICKETS. Hay algunos gastos, como el consumo en una cafetería, que quedan
reflejado en tickets. Estos tickets se pueden digitalizar mediante aplicaciones que permiten realizar
un informe relacionado con el gasto cometido, para posteriormente llevar la contabilidad de una
forma más sencilla al estar ya estos datos guardados digitalmente y no en papel.
• CONTROL DE PRECIOS DE LA COMPETENCIA. La monitorización de precios de la competencia
consiste en el análisis de precios de la competencia para optimizar la estrategia de pricing del
negocio. Es fundamental para no quedarse atrás con respecto a la competencia e intentar fijar precios
que sean lo más competitivos posible. Existen distintos software que te ofrecen un control exhaustivo
y constante de las variaciones de precios y promociones de la competencia en los productos
coincidentes. Esto permite ajustar rápidamente los precios para ofrecer siempre los costes más
competitivos en todas las referencias de producto. Una tarea que resulta especialmente compleja no
solo por el alto número de referencias existentes sino también por la variabilidad de formatos de
venta de un mismo producto.
• OPEN DATA. Según donde se encuentre la panadería, existen zonas que son más transitadas por
turistas y la economía del lugar dependa de ello. Es posible tener una previsión de datos sobre la
cantidad de turistas por periodos del año, lo que permite cambiar la forma de trabajar de la panadería
relacionados con la producción dependiendo de esos datos. Si hay más turistas durante los meses de
verano e invierno, la panadería puede proveer que necesitara producir más pan durante esos meses.
• PRECIOS ELECTRICIDAD. Uno de los gastos más habituales, es la factura eléctrica. Actualmente
existen medios por los que se pueden ver en qué periodos del día las gastos de la electricidad son
menores. En este caso, para una panadería que tenga un horno eléctrico, le interesaría trabajar en
las horas en las que la luz esté más barata, para reducir los costes de producción y estos no repercutan
a los clientes y clientas.
• CUADERNO Q43. Los bancos tienen medios para pasar los datos de las cuentas bancarias a las
empresas. Uno de estos medios son los Cuadernos Q43, que son archivos de texto con un formato
29
 específico que tiene toda la información de las operaciones de las cuentas bancarias. Se puede
trabajar con estos datos para aun así refinarlos y como por ejemplo generar un Excel o CSV más
organizado en los que podemos ver ya los datos en una tabla. Ya transformados estos datos se
pueden seguir trabajando con ellos para generar visualizaciones.
• AUTOMATIZACIÓN DE KPI. Los indicadores clave de rendimiento (de sus siglas en inglés Key
Performance Indicators) son, como su nombre dice, indicadores clave de éxito o medidores de
desempeño. Estos indicadores te permiten obtener más información sobre el éxito y el rendimiento.
Entre los motivos para la automatización de KPI encontramos la reducción de costes y gastos
generales, identificación de oportunidades, mejor control interno, mayores ingresos y márgenes,
datos e información reales, las mejores prácticas de la industria, responsabilidad y rendimiento de
cuenta, alineación con la estrategia, y estandarización. La automatización de los KPI ayuda a impulsar
el éxito interno, lo que conduce a una cultura de automatización y a descubrir nuevas oportunidades
para consolidar los negocios.
• CONTROL DE LA TEMPERATURA. Existen panaderías que producen masa y la congela para la
distribución a otros locales que terminan el proceso de horneado del pan. Se congela estos productos
por seguridad ya que congelados matan bacterias que son malignas para los humanos. Existen
medios como sensores que pueden controlar que no se rompa la cadena de frio.
• CIERRES DE CAJAS. Hasta no hace mucho, los cierres de caja se realizaban tras el cierre del local, para
saber los beneficios obtenidos durante el día, proceso que se hacía a mano. Ahora, gracias a los TPV,
al estar digitalizado los procesos de venta a los clientes y clientas, se puede saber prácticamente al
instante con la realización de un informe los detalles realizados de la caja durante el día (dinero inicial
en la caja, cantidad de dinero pagada en efectivo, cantidad de dinero pagada en tarjeta).

4.2 NIVELES DE UN PROCESO QUE SE PUEDE DIGITALIZAR

TRANSFERENCIA DE DATOS

La comunicación digital es el intercambio de información y conocimiento haciendo uso de las herramientas

digitales disponibles, puestas a nuestra disposición por la investigación y desarrollo tecnológico.

Las herramientas digitales permiten a las empresas mantener un flujo constante de información y la tan
necesaria retroalimentación, tanto con datos públicos externos como datos internos.

COMPROBAR INFORMACIÓN

Uno de los focos que originan vulnerabilidades en los procesos se basa en la falta de control sobre los errores
que se producen en su ejecución y el tratamiento y/o manejo correcto de las excepciones. También se tiene
que comprobar la congruencia de los datos, esto se puede realizar mediante un análisis estadístico que
determine si los datos son correctos.

En definitiva, se trata de controlar que un proceso se ha realizado de manera correcta y comprobar que el
resultado obtenido es el correcto

30
Algunos ejemplos pueden ser:

• En un segundo se detecte que se han subido 500 pasajeros a un transporte público. El proceso ha
funcionado correctamente, pero no hay coherencia entre los datos.
• Detección de caracteres especiales en los datos, que pueda provocar el mal funcionamiento de los
procesos digitales.
• Comprobación de información puede ser el empleo de la tecnología OCR (del inglés, Optical Character
Recognition) que, por ejemplo, se puede emplear para extraer el texto necesario de una factura a
través de su lectura, sin importar que el texto sea un manuscrito o esté escrito a máquina. Además,
este tipo de técnicas se apoyan en lecturas de códigos de barras, QR o incluso posibilitando la lectura
de formularios marcados.
Al modelar el manejo de errores como parte de los procesos, se pueden capturar errores utilizando sucesos
de errores intermedios o subprocesos de sucesos y se pueden generar errores utilizando sucesos de
finalización.

CONSTRUCCIÓN DE LOS KPI, MÉTRICAS O MEDIDAS

En cualquier proyecto, para evaluar si se han alcanzado los objetivos previstos, es necesario medir el estado
anterior y posterior de su ejecución. Esto es imprescindible y relativamente sencillo, pues si se han
identificado y tomado rigurosamente los KPI pertinentes antes de acometer la Transformación, tan solo se
deben de medir un tiempo después de implantar las soluciones y analizar los resultados.

VISUALIZACIÓN

Se trata de emplear recursos gráficos e ilustrados para presentar una serie de datos e información y facilitar
así la toma de decisiones. La cartografía, sin ir más lejos, es un ejemplo de visualización y recogida de datos
antiquísimo.

Con relación al ámbito empresarial, la visualización de datos recoge información de relevancia y la presenta
de tal forma que es comprensible en un rápido vistazo, mediante gráficas, tablas y otros recursos visuales.

4.3 HERRAMIENTAS PARA DIGITALIZAR PROCESOS

API

Las API, del inglés Application Programming Interface, se han convertido en una de las claves para facilitar
la digitalización en las empresas ya que permiten la conexión entre las distintas piezas de software para que
se comuniquen entre sí. Las API permiten la interconexión entre aplicaciones informáticas para que los
diferentes sistemas de la empresa o externos, puedan compartir u obtener datos para su propio trabajo.

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Las API son el sistema nervioso central de la economía de las aplicaciones y permiten construir nuevas
aplicaciones y servicios más rápido que nunca para ofrecer una buena experiencia de cliente y diferenciarse
de la competencia.

ETL

Para realizar una migración de datos hace falta preparar los datos para hacer un proceso de ETL (Extract,
Transform and Load; extracción, transformación y carga). Como indican las siglas, el proceso de ETL consiste
en extraer los datos de las fuentes originales para transformarlos y adecuarlos para que se puedan cargar
bien en el nuevo sistema donde se van a almacenar.

RPA

El término RPA son las siglas en inglés de automatización robótica de procesos (Robotic Process Automation).
El término “Robótica” describe el programa que se puede configurar para hacer el trabajo, de la misma
manera que lo haría una persona, pero con sistemas y aplicaciones informáticas. Los “procesos” son el
trabajo que se quiere llevar a cabo, y “automatización” es hacer que el trabajo se haga “solo”, en nuestro
caso por aplicaciones informáticas sin intervención humana.

BI – VISUALIZACIONES

Existen herramientas como solución de análisis empresarial para ser utilizadas por organizaciones que
permite visualizar los datos y compartir ideas en todo el organismo, o integrarlos en su propia aplicación o
sitio web. Estas herramientas permiten conectarse a cientos de fuentes de datos e interactuar fácilmente
con paneles e informes en tiempo real y de forma interactiva, ayudando a la toma de decisiones de la
empresa.

Una de estas herramientas es Power BI, proporcionado por Microsoft, y su principal característica reside en
su coste y su continuo desarrollo, que lo convierte en una de las herramientas con más actualizaciones.

ANALÍTICA E INTELIGENCIA ARTIFICIAL

Las empresas más innovadoras aplican la inteligencia artificial y la analítica predictiva en la toma de
decisiones y gestión de sus áreas de negocio.

De esta forma, aplicado en el área comercial, las empresas pueden por ejemplo, maximizar las ventas
ofreciendo el mejor producto al mejor perfil de la clientela, potenciar las oportunidades comerciales
asignado una gama de productos al asesor comercial que mejor se ajuste a la venta de ese producto, conocer
el perfil de riesgo de un cliente/a o, incluso, saber antes de hablar con un potencial cliente o clienta que
argumentación hay que utilizar en base a ciertas objeciones trasladadas por el potencial comprador durante
el proceso de venta.

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Para las áreas de negocio, gestionar las operaciones de una forma predictiva genera eficiencia y satisfacción
de la clientela.

Por ejemplo, la capacidad de anticiparse a las incidencias que se puedan producir durante la entrega de un
pedido, establecer las rutas óptimas en operaciones logísticas o incluso conocer de antemano la probabilidad
de devolución de un producto para diseñar y ofrecer antes de tiempo alternativas más ajustadas a las
necesidades de la clientela son algunas de las aplicaciones prácticas y reales que más demandan hoy día.

4.4 EJEMPLO DE DIGITALIZACIÓN DE PROCESOS

La digitalización procesos puede ser extrapolada a casi cualquier departamento, y es uno de los objetivos de
la propia transformación digital de las organizaciones, por la cual las empresas están obligadas a una
innovación y adaptación permanente para seguir siendo competitivas y tener éxito.

Cuando se hace una digitalización de los procesos, significa que se están usando en los procesos algunas
tecnologías digitales y gestionando datos digitalmente (datos digitalizados y los datos digitalmente nativos),
con el fin de convertir los procesos en procesos más eficientes, más productivos y más rentables.

Los procesos que son transformados digitalmente deben perseguir la agilidad, la simplicidad y la eficiencia.
Deben ser procesos estandarizados para que aseguren la integración entre ellos. También deben ser
procesos transversales a toda la organización y, sobre todo, centrados en la clientela.

A continuación, se presentan algunos ejemplos de digitalización de procesos en empresas:

AUTOMATIZACIÓN DE FACTURAS DE EMPRESAS PROVEEDORAS

Desde que en el año de 2007 se publicó la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan
determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, se ha ido
volviendo necesario, año tras año, una correcta gestión electrónica de todos los documentos que componen
un proceso de compra. Desde el pedido inicial con la orden de compra, albaranes, adjuntos a la factura,
factura, comprobante de pago hasta la orden final de contabilización en el ERP.

Desde que el departamento de compras emite la orden de compra, pasan muchas cosas hasta llegar al
asiento contable de esa operación en un ERP. La empresa proveedora nos emite su factura, la debemos
recibir, cotejar, clasificar, registrar, distribuir al centro de coste interesado, para que la verifiquen y aprueben
el pago, para que pueda pasar a contabilidad y, finalmente, su archivado.

Si este proceso lo realizamos íntegramente manual, la demora a la que podemos someter una simple factura
se vuelve muy grande. En un proceso donde todo se hace analógicamente o de manera manual, debemos
esperar entre 2 y 3 días a recibir la factura en carta.

Con la factura en la mano y contando que nuestro personal esté esperándola como si de un equipo de
ingeniería en los boxes de la fórmula 1 se tratara, tardaríamos unos 15 o 20 minutos en realizar el proceso
anteriormente señalado hasta llegar al momento más peliagudo: la firma o aceptación del centro de coste
interesado. Hay que dar con su responsable en cuestión, pasarle la factura, que la revise y la acepte

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firmándola. En este último paso el abanico de tiempo es tan amplio que no nos atrevemos a ofrecer una
media pues puede ir de un simple momento a más de una semana si no damos con el responsable.

La automatización de este proceso supondrá que todas o algunas de las actividades descritas anteriormente
evitarán la intervención humana gracias a la captura automática de datos y flujos de aprobación de facturas
bien definidos.

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS OPERATIVOS FINANCIEROS

La interacción o interconexión entre sistemas debe posibilitar el escalado y calidad del dato puesto que se
moverá desde su origen hasta su contabilidad final pasando por distintos entornos. Es imprescindible contar
con datos absolutamente fiables, puesto que sino la automatización no resultaría válida. Y, por ejemplo, los
cuadros de mando no serían fiables y no podrían ofrecer el conocimiento interno sobre los resultados
financieros ni servir de guía externa para explicar, sin posibilidad de duda, los datos económicos de la
compañía y su contexto.

Los datos se extraen desde distintas fuentes, por lo que su revisión en procesos de calidad resulta
determinante para manejar información fiable (control de errores). Se debe aportar procedimientos de
supervisión, controles de calidad y el uso de técnicas fiables de extracción como el OCR que rescata el dato
y que deberá ser puesto a prueba a través de confrontaciones y validaciones contra pedido, además de
ofrecer una lectura óptima de las líneas de detalle de las facturas antes de enviarlas a contabilizar al ERP. Si
los datos llegan en facturas recibidas a través de procesos de intercambio electrónico se generarán
transferencias en los procesos clasificando y ordenando facturas directamente en los programas de gestión
o de contabilidad, evitando así el error humano y reduciendo costes en la introducción manual de los datos.

La automatización de los procesos operativos financieros debe ser adoptada como un método estratégico,
en la que se realizarán tareas repetitivas de manera precisa para explotar los datos de operaciones en
sistemas contables de manera automática. Hacerlo con garantías, interrelacionando los sistemas y hacerlo
en un tiempo reducidamente menor que si lo hiciéramos nosotros mismos, son los tres factores
determinantes para que una automatización prospere. Estas garantías se miden a través de índices de
desempeño (KPI) previamente estipulados.

En procesos financieros, las automatizaciones deben estar sustentadas en arduos análisis y conocimientos
que consigan apoyarse en datos provenientes de múltiples fuentes simultáneas.

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Los procesos de gestión administrativa se enmarcan en una repetición continua y con pocas variables del
recorrido que debe seguir un documento. Generalmente para la mayor parte de los trabajos administrativos
y simplificándolo mucho, se trata realizar una serie de tareas recurrentes.

El flujo generalmente conlleva cumplimentar un documento (con sus campos definidos), presentarlo en la
unidad administrativa correspondiente, cotejarlo para comprobar que sea correcto, “vitaminarlo” en forma
de nuevos documentos adjuntos o firmas que pueden formar un expediente y enviarlo a una nueva unidad
administrativa para que siga su recorrido o finalice el trámite administrativo.

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Es un continuo ciclo de recepción, cotejo, gestión y traslado para que el flujo continúe su rumbo hasta el
archivado final. Lo que permite la automatización es realizar estos mismos procesos, pero con un nivel de
exactitud superior al que realizaríamos manualmente y con un índice fallos muchísimo menor.

Las tareas administrativas podrían ser automatizadas si el flujo de trabajo está bien definido. No caeremos
en una simplificación tal que parezca que la gestión documental se basa en un flujo siempre idéntico de
tareas repetitivas.

Al automatizar procesos administrativos no solo se garantiza un mayor control de la información de la que

disponemos, sino que aumentamos y mejoramos la exactitud y la coherencia de los procesos al facilitar una
reorientación pensada y meditada de los mismos.

Pensemos en un proceso administrativo en el que se reciben miles de solicitudes en un breve periodo de

tiempo. La recepción y cotejo de los documentos y sus adjuntos bien podría ser una tarea fácilmente
automatizable si previamente definimos y acotamos las reglas de validación a las que esos documentos
deben atenerse. Una vez cumplidas con esas reglas, por ejemplo, que todos los campos de un formulario
estén correctamente rellenos, que los datos que en él aparecen tengan su correspondiente documento
acreditativo (pensemos en un DNI, los datos de solicitante y DNI deberán coincidir al igual que debe estar en
vigencia, por ejemplo), que aparezca ciertos documentos firmados etc. podríamos empezar a generar el
expediente administrativo de esa solicitud y pasar al siguiente paso del flujo.

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5. PROCESO DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
El proceso de transformación digital de una empresa consiste en la transformación de tareas que
tradicionalmente se realizaban de forma manual a procesos que pueden ser realizados de forma digital y
preferiblemente automatizada. De esta manera, utilizando herramientas digitales, se favorece la eficiencia
y la obtención y gestión de los datos.

Aunque a priori podría parecer que estos procesos consisten exclusivamente en un cambio tecnológico que
favorece las actividades de la empresa, la realidad es que el factor humano juega un papel muy importante,
siendo la mentalidad de los involucrados en el cambio una posible barrera si no se exponen de forma clara
las ventajas que acarrea la transformación. Es sumamente importante que, durante la adaptación al cambio,
la empresa cuente con la respectiva formación y aprendizaje necesarios para hacer frente a la evolución que
supone la transformación digital.

MOTIVOS PARA LA DIGITALIZACIÓN

En la actualidad un gran número de empresas ha comenzado a utilizar distintos procesos de digitalización, y

cada vez es mayor el número de compañías que recurre a procesos de transformación digital, siendo tan
solo un 9% de las empresas españolas las que aún no han optado por realizar esta adaptación.

La lista de beneficios que trae consigo la digitalización es extensa, siendo algunos de los principales motivos
los que se muestran a continuación:

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 • Visibilidad: al estar presente en los canales digitales, se consigue mayor visibilidad, lo que se traducirá
en un mercado más amplio.
• Agilidad: gracias a la digitalización, los procesos empresariales se vuelven más ágiles, dando la
posibilidad de realizar cambios allí donde sea necesario.
• Cambio de modelo de negocio: la digitalización aporta datos para evaluar el modelo de negocio de
una empresa y poder mejorarlo o cambiarlo si es necesario.
• Análisis: la obtención de datos fiables proporciona información apta para su análisis. Cuantos más
datos, más herramientas digitales serán necesarias.
• Operativa: la digitalización hace que la cadena operativa fluya mejor y sea más eficiente.
• Costes y tiempo: el manejo de datos, la sistematización en los procesos y la automatización hacen
posible que la empresa ahorre tiempo y dinero.
• Eficiencia y productividad: digitalizar los procesos permite que una empresa sea más eficiente y
productiva en todos sus niveles.
• Innovación, mejora en las condiciones laborales, facilitación de la comunicación y el trabajo en
equipo, aumento en la oportunidad de venta, etc.

PLAN DE DIGITALIZACIÓN

La adaptación de una empresa al uso de nuevas tecnologías no es tan simple como introducir un software
que permita realizar de forma más cómoda, o añadir nuevas soluciones conforme surgen problemas. Para
evitar futuros conflictos o problemas, lo ideal es diseñar un plan con una serie de pasos que permita
establecer qué se debe hacer en cada momento con el objetivo de garantizar una digitalización exitosa. Es
decir, un plan de digitalización es, en definitiva, una hoja de ruta que permite organizar el proceso de cambio.

Previamente a la creación de este plan, es necesario tener en cuenta una serie de ideas previas relevantes
que garantizan el éxito a la hora de su ejecución. Es importante reconocer todos los aportes de información
tanto interna como externa a la empresa que sean susceptibles de ser utilizados en el proceso de
digitalización, así como la involucración de todos los niveles de la organización en este, siendo la
comunicación uno de los pilares indispensables en la transformación. Además, el proceso debe ser
adaptativo, flexible, iterativo, escalable y centrado en la clientela. Al ser una tarea a largo plazo, es necesario
mantener un ritmo de trabajo constante y coordinado, siendo sumamente importante adaptar el trabajo
realizado a las actualizaciones de las tecnologías que involucren la digitalización.

Los tres elementos que se deben considerar para llevar a cabo un plan de digitalización son los siguientes:

1. Análisis previo sobre las mejoras necesarias:

• Cómo funciona la organización.
• Identificar en qué áreas, procesos o funciones es necesario mejorar.
• Objetivos que se han marcado.
• Punto de partida para digitalizar el negocio.

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 • Qué habilitadores implementar para ser más competitivos (Big Data, Cloud, Data Analytics,
IoT, Blockchain, realidad mixta, etc.)
• Es importante tener en cuenta que no todo tiene que ser objeto de transformación, ni hacerse
a la vez. Es más fácil asumir el cambio si se hace poco a poco.
2. La clientela:
• Diseñar fábricas versátiles, más modulares y flexibles para adaptarse a la demanda y
garantizar un buen producto o servicio.
• Diseñar nuevos modelos de negocio que permita captar con inmediatez la intención de la
clientela actual y potencial.
3. Cultura empresarial menos jerarquizada:
• Otro de los cambios importantes tiene que ver con las estructuras organizativas y la forma de
trabajar. Es un requisito trabajar con modelos menos jerarquizados, donde las decisiones se
tomen de manera más ágil y donde el personal pueda desarrollar de forma plena toda su
capacidad.

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