1

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA

SECCIÓN DE ALMACÉN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
AÑO: 2014
2
 3

Subdirección Administrativa, Consejo Nacional de la Juventud

-CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala

Autoridades

Licda. Mayra Alejandra Carrillo De León

Directora General

Héctor Alfredo Ruíz Fuentes

Director Ejecutivo

Cuerpo de Asesores

Lic. Hamilton Estuardo Espina González

Asesor Financiero

Licda. Ana Roxana Urrutia Oliva

Asesora de Recursos Humanos

Licda. Ingrid Ofelia Castillo Barrientos

Asesora Jurídica

Colaboración

Lic. Marvin Eli Omar Calderón Abrego

Auditor Interno

Edgar Estuardo Morales Solares

Subdirector Administrativo

Catherine Tatiana Cifuentes Quiñonez

Encargada de Almacén

Guatemala, Junio 2014

 4

ÍNDICE GENERAL

Subdirección Administrativa, Consejo Nacional de la

Juventud -CONJUVE- Presidencia de la República de
Guatemala

i. Introducción. 5
ii. Objetivos. 6
iii. Justificación. 7
iv. Alcance. 8
v. Disposiciones Legales. 9
vi. Estructura Organizacional 10
vii. Definiciones. 11
Responsabilidad de acuerdo al Manual de Organización y
viii. 12
Descripción de puestos.
ix. Normas Específicas. 14

Recepción, registro y salida de materiales y/o suministros de

1. almacén, del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- 16
Presidencia de la República de Guatemala.
1.1. Procedimiento. 17
1.2. Flujograma. 19

Inventario físico de materiales y/o suministros de almacén

2. del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- 21
Presidencia de la República de Guatemala.
2.1. Procedimiento. 22
2.2. Flujograma. 24

3. Anexos. 25
 5

INTRODUCCIÓN

El Manual de normas y procedimientos de la Sección de Almacén, ha sido actualizado con la

finalidad de ofrecer al Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de
Guatemala, los procesos administrativos y operativos que facilitaran el uso, manejo, control,
administración y ejecución del mismo, y que constituyen el cumplimiento de las metas operativas
establecidas por la institución.

El presente trabajo contiene sus propios objetivos, justificación, alcance, disposiciones legales,
estructura organizacional, definiciones, responsabilidades de acuerdo al Manual de Organización y
Descripción de Puestos del Consejo, normas específicas, así como el detalle sistemático de los
procesos con su respectiva representación gráfica.

Por ser un instrumento de consulta organizacional1, deberá permanecer en los centros de trabajo,
por lo que se recomienda realizar su revisión y actualización constante; así como la socialización del
mismo, con el personal de la institución.

1
Decreto 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública.
 6

OBJETIVOS

GENERAL

Proporcionar al personal de la Sección de Almacén, las políticas y lineamientos que permitan un

eficiente y racional aprovechamiento de los materiales y/o suministros adquiridos por el Consejo
Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.

ESPECÍFICOS

1. Mantener existencias de materiales y/o suministros en el Almacén del CONJUVE.

2. Revisión detallada de los materiales conforme a los documentos que los amparan,
asegurando la recepción de lo solicitado.

3. Servir como material de consulta para la inducción y capacitación de personal.

4. Orientar a las autoridades de la administración de CONJUVE para la implementación de

registros auxiliares, que sean confiables y congruentes con sus registros principales.

5. Revisión detallada de los materiales y/o suministros, con el propósito de evaluar el estado
físico y existencia de los mismos.

6. Salvaguardar de manera eficiente los materiales y/o suministros ingresados en el Almacén.

7. Mantener un control de los materiales en mal estado, inservibles o en desuso.

8. Proveer un instrumento administrativo que permita al personal encargado de Almacén,

agilizar el trámite de baja de los materiales y/o suministros en mal estado, inservibles o en
desuso.
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JUSTIFICACIÓN

El presente trabajo surge de la necesidad de actualizar los procedimientos realizados en la Sección

de Almacén del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de
Guatemala; lo anterior, permitirá simplificar los métodos de trabajo, evitar duplicidad de procesos,
optimización de recursos, obteniendo una mayor eficiencia y eficacia en los procesos operativos.

Su vigencia servirá de base para la orientación de personal de nuevo ingreso, al proveerle la

herramienta técnica que facilite su incorporación al puesto de trabajo.
 8

ALCANCE

El contenido del presente manual tiene aplicación práctica para todos los Departamentos, Unidades
y Secciones del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de
Guatemala, donde cada Servidor y empleado tiene definido el grado de responsabilidad en la
ejecución de los procedimientos de acuerdo al puesto de trabajo que desempeña.
 9

DISPOSICIONES LEGALES

1. Constitución Política de la República de Guatemala.

2. Acuerdo Gubernativo 405-96, Creación del Consejo Nacional de la Juventud.
3. Decreto 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública.
4. Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
5. Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.
 10

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD –CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE
GUATEMALA

Fuente: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.
 11

DEFINICIONES
ALMACÉN
Es un lugar o espacio físico donde se resguardan materiales, suministros o bienes.

MATERIALES, SUMINISTROS O BIENES

Son los recursos adquiridos por el Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE -, que tienen como
propósito ayudar a ejecutar eficientemente el trabajo del personal.

REQUERIMIENTO DE MATERIALES Y/O SUMINISTROS

Es el documento interno realizado por el solicitante, el cual debe ir debidamente autorizado por el
Subdirector Administrativo del CONJUVE, el cual sirve como herramienta para solicitar materiales
y/o suministros en beneficio de la unidad requirente.

CONSTANCIAS DE INGRESO (FORMA 1-H)

Son documentos autorizados por la Contraloría General de Cuentas –CGC-, donde se registran
contablemente las características y documentos de respaldo de los materiales, suministros y bienes
adquiridos por el CONJUVE.

TARJETAS KARDEX
Son los documentos autorizados por la CGC, donde se registran las entradas, salidas, bajas y
devoluciones de materiales y/o suministros adquiridos por el CONJUVE.

INVENTARIO FISICO DE MATERIALES Y/O SUMINISTROS

Es la revisión física de los materiales y/o suministros existentes en el almacén del CONJUVE,
cotejados versus el registro de las tarjetas kardex autorizadas por la CGC.

BAJA DE MATERIALES Y/O SUMINISTROS

Es el proceso debidamente autorizado por la Autoridad Competente, que permite rebajar
contablemente los materiales y/o suministros en malas condiciones físicas y técnicas.
 12

RESPONSABILIDADES DE ACUERDO AL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

DIRECCIÓN GENERAL
Coordina y supervisa el desarrollo de las actividades administrativas del Consejo Nacional de la
Juventud –CONJUVE- de la Presidencia de la República de Guatemala, dentro del marco de las
políticas, programas y estrategias que conllevan a la eficacia, racionalización y transparencia en el
manejo y uso de los recursos, con la finalidad de agilizar las acciones del Consejo2.

DIRECCIÓN EJECUTIVA
Estará a cargo de un Director Ejecutivo3, quien llevará a cabo las funciones Ejecutivas de la
Institución de conformidad con los lineamientos e instrucciones del Director (a) General. Tendrá a su
cargo la administración de los bienes y fondos del Consejo, cumplirá y ejecutará las disposiciones
emanadas de la Dirección General, a quien mantendrá informada acerca del funcionamiento de su
Dirección y sobre los asuntos que requieran. Propondrá a la Dirección General la creación de los
servicios necesarios para su buen funcionamiento y ejercerá las demás funciones y facultades que le
correspondan de conformidad con los reglamentos que se dicten y las normas que fueran aplicadas4.

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
La Subdirección de servicios administrativos es la dependencia del Consejo Nacional de la Juventud,
responsable de registrar y agilizar la resolución de toda solicitud, expediente y correspondencia
ingresada al Consejo, velando por que el proceso administrativo se desarrolle oportuna y
eficazmente, así mismo le corresponde velar por la efectividad de la operación y mantenimiento de
los servicios e infraestructura, proporcionando la seguridad necesaria para el adecuado resguardo
de las instalaciones del Consejo, deberá cumplir con las formalidades legales de comunicar los actos
administrativos emitidos por el Consejo a todas las unidades de servicios administrativos para su
eficiente y eficaz funcionamiento5.

2
Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página 12.
3
La Dirección Ejecutiva es el ente responsable de asumir las funciones administrativas en el caso de que la Directora General no se encuentre en
funciones; lo anterior, con base a lo descrito en acuerdo gubernativo 405-96, creación de CONJUVE. Artículo 4, Inciso a).
4
Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página 14.
5
Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página 16.
 13

SECCIÓN DE ALMACÉN
Se encarga de realizar labores de control y registro de acuerdo a su especialidad, de entradas y
salidas de materiales, equipos, productos, herramientas, mercaderías, insumos y otros bienes
propiedad o en custodia de la empresa, de su almacenamiento, así como verificará y tramitará la
documentación para el reabastecimiento oportuno del almacén del Consejo, de acuerdo a las
órdenes del jefe de confianza o de los auxiliares del jefe que son asignados por el mismo. Todo lo
anterior, utilizando las herramientas, equipos de cómputo, sistemas y/o medios actuales y futuros
que le sean proporcionados para la realización de las funciones y actividades principales de su
categoría, deberá acoplarse a lo establecido en el Manual de procedimientos respectivo6.

6
Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página 17.
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NORMAS ESPECÍFICAS
1. La Subdirección Administrativa es la responsable de monitorear las actividades de la
Sección de Almacén de materiales y/o suministros del Consejo Nacional de la Juventud -
CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, informando oportunamente el
avance del mismo a las Autoridades del Consejo.

2. El Encargado (a) de Almacén es el responsable del manejo y custodia de las formas

autorizadas por la Contraloría General de Cuentas -CGC- y documentos inherentes al
movimiento de dicha área, que se utilicen dentro del Almacén de materiales y/o suministros
del CONJUVE.

3. Los materiales y/o suministros deben ser entregados directamente en el Almacén del
CONJUVE; donde se recibirán de conformidad por el Encargado (a) de Almacén, quien
deberá comparar sus características contra factura, envío y orden de compra; procediendo a
la elaboración de la constancia de ingreso (Forma. 1-H, Serie C) ver anexo I.

4. Es responsabilidad del Encargado (a) de Almacén solicitar materiales y/o suministros

cuando sea necesario, a través de los procedimientos de compra respectivos.

5. Para solicitar materiales y/o suministros a la Unidad de Almacén, debe utilizarse el

formulario: requerimiento de materiales (Forma. RM-001) ver anexo II, autorizado por la
Subdirección Administrativa.

6. Es responsabilidad del Encargado (a) de Almacén, mantener actualizado el registro de

entradas, salidas, bajas y devoluciones de materiales y/o suministros, en las (tarjetas kardex
autorizadas por la CGC) ver anexo III, con la finalidad de mantener actualizados los saldos
reflejados en los mismos.

7. El Encargado (a) de Almacén mensualmente debe realizar un inventario de los materiales

y/o suministros, reflejando los datos en el reporte de inventario físico (Forma. RIF-003) ver
anexo IV; con el propósito de evaluar su estado y existencia; notificando a la Dirección
General, con copia: Sub-dirección Administrativa y Auditoría Interna, los primeros diez (10)
días del mes.
 15

8. El Encargado (a) de Almacén, debe detallar los materiales en mal estado, inservibles o en
desuso, haciendo del conocimiento a las autoridades CONJUVE, con el propósito de
suscribir acta administrativa que respalde la baja de los suministros.

9. La Subdirección Administrativa es la responsable de suscribir el Acta Administrativa que

respaldará la baja de los materiales y/o suministros en mal estado, inservibles o en desuso.
 16

RECEPCIÓN, REGISTRO Y SALIDA DE MATERIALES Y/O SUMINISTROS DE

ALMACÉN DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD PRESIDENCIA DE LA
REPÚBLICA -CONJUVE-
 17

PROCEDIMIENTO

Descripción del Procedimiento

Nombre de la Unidad: Almacén de materiales y/o suministros del Consejo Nacional de la Juventud
–CONJUVE-, Presidencia de la República de Guatemala.
Título del Procedimiento: Recepción, registro y salida de materiales y/o suministros.
Hoja: ½ Número de formas: 3
Inicia: Almacén de Materiales y/o Suministros Finaliza: Unidad Solicitante
Paso
Departamento Puesto Responsable No. Actividad

Periódicamente revisa las existencias

Almacén de Materiales Encargado (a) de
y/o Suministros
Empresa Adjudicada
Almacén de Materiales Encargado (a) de
y/o Suministros
físicas de materiales y/o suministros, en
caso de requerir, solicita mediante el
1 procedimiento de compra establecido, y
Almacén traslada a Subdirección Administrativa para
su autorización. (Si hubiera existencias, el
proceso inicia en el paso número 9 )
Entrega los materiales en el Almacén de
Proveedor 2 suministros, contra factura, envió y
documentos relacionados. 7
Recibe y revisa materiales del proveedor de
acuerdo a las características descritas en
factura o envió, comparando que la
información descrita coincida entre sí,
3 tomando en cuenta que si la compra lo
amerita, se debe solicitar la opinión técnica
del especialista de la unidad que solicitó el
bien.
Se efectúa el ingreso físico al almacén
donde resguarda los materiales comprados
quedando bajo su responsabilidad. (En el
4 caso de materiales requieran mayor espacio
Almacén físico se deben trasladar directamente a la
unidad solicitante).

Emite constancia de Ingreso a Almacén e

Inventario (Forma. 1-H Serie C) ver anexo
I, autorizada por la Contraloría General de
Cuentas 8, así mismo gestiona el visto
5 bueno de la Subdirección Administrativa,
posteriormente traslada la copia del
documento donde corresponda.

7
PREVIO A LA ENTREGA DE LOS MATERIALES Y/O SUMINISTROS POR PARTE DEL PROVEEDOR, LA SECCIÓN DE COMPRAS DEBE
NOTIFICAR OPORTUNAMENTE AL ENCARGADO DE ALMACÉN LA FECHA DE RECEPCIÓN DEL PEDIDO. EL PLAZO DE ENTREGA DEPENDE
DEL STOCK EN EXISTENCIAS DEL PROVEEDOR.
8
CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA. DECRETO 31-2002, LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS. ART.
4. INCISO I) Y K). PAG. 4.
 18

Descripción del Procedimiento

Nombre de la Unidad: Almacén de materiales y/o suministros del Consejo Nacional de la Juventud
–CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.
Título del Procedimiento: Recepción, registro y salida de materiales y/o suministros.
Hoja: 2/2 Número de formas: 3
Inicia: Almacén de Materiales y/o Suministros Finaliza: Unidad Solicitante
Paso
Departamento Puesto Responsable No. Actividad

La factura ya revisada, es trasladada al

Almacén de Materiales Encargado (a) de
y/o Suministros
Unidad Solicitante
Subdirección
Administrativa
Unidad Solicitante
Almacén de Materiales Encargado (a) de
y/o Suministros
Unidad Solicitante
6 departamento de compras para el
trámite respectivo.
Da aviso a la sección de Compras y a la
7 Unidad Solicitante de que los materiales
Almacén ya ingresaron a la sección Almacén.
Registra los Ingresos, en (Tarjeta
Kardex para Control de Ingresos y
8
Egresos de Almacén, autorizada por la
CGC), ver anexo III.
Elabora y firma requerimiento de
materiales, (Forma RM-001), ver
Interesado 9
anexo II, y traslada a la Subdirección
Administrativa para autorización.
Recibe y revisa (Forma RM-001) por
parte del interesado, si todo estuviere
Subdirector (a)
10 correcto autoriza, en caso contrario
Administrativo
devuelve para correcciones. (En los dos
casos devuelve al interesado).
Recibe forma autorizada y traslada al
Interesado 11 Encargado (a) de almacén para su
despacho.
Recibe (Forma RM-001), revisa y
12
prepara los materiales para entrega.
Registra los Egresos en Tarjeta Kardex
Almacén
13 para Control de Ingresos y Egresos de
Almacén.
Recibe de conformidad los materiales
Interesado 14 y/o suministros en base a lo descrito en
(Forma RM-001). 9

9
EL INTERESADO DEBE RECOGER LOS MATERIALES Y/O SUMINISTROS DIRECTAMENTE EN EL ÁREA FÍSICA DE ALMACÉN.
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FLUJOGRAMA
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Título del Procedimiento: Recepción, registro y salida de materiales y/o suministros del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia
de la República de Guatemala.

Almacén de materiales y suministros Unidad solicitante Subdirección Administrativa

La factura ya revisada,
es trasladada al
departamento de
compras para el
trámite respectivo.

Da aviso a la sección
de Compras y a la
Unidad Solicitante de
Inicia proceso
que los materiales ya
ingresaron a la
sección Almacén.

Recibe y revisa
Elabora y firma (Forma RM-001) por
Registra los Ingresos,
requerimiento de parte del interesado, si
en (Tarjeta Kardex
materiales, (Forma todo estuviere correcto
para Control de
RM-001), ver anexo autoriza, en caso
Ingresos y Egresos de
II, y traslada a la contrario devuelve
Almacén, autorizada
Subdirección para correcciones. (En
por la CGC), ver
Administrativa para los dos casos
anexo III.
autorización. devuelve al
interesado).

No

Desición

Si

Recibe forma
autorizada y traslada
al Encargado (a) de
almacén para su
despacho.

Recibe (Forma RM-

001), revisa y prepara
los materiales para
entrega.

Registra los Egresos

en Tarjeta Kardex
para Control de
Ingresos y Egresos de
Almacén.

Recibe de
conformidad los
materiales y/o
suministros en base a
lo descrito en
(Forma RM-001).

Fin
 21

INVENTARIO FÍSICO DE MATERIALES Y/O SUMINISTROS DE ALMACÉN, DEL

CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA -
CONJUVE-
 22

PROCEDIMIENTO
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Almacén de Materiales y Suministros del Consejo Nacional de la Juventud
–CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.
Título del Procedimiento: Inventario físico de materiales y/o suministros de almacén.
Hoja: ½ Número de formas: 1
Inicia: Almacén de Materiales y/o Suministros Finaliza: Almacén de Materiales y/o Suministros
Paso
Departamento Puesto Responsable No. Actividad

Mensualmente realiza una revisión física10

de materiales del 100% (versus) el saldo
reflejado en las Tarjetas Kardex para
1 Control de Ingresos y Egresos de Almacén,
autorizada por la Contraloría General de
Cuentas -CGC-, con el propósito de evaluar
el estado físico y existencia de los mismos.
En caso de requerir materiales, (ver
2 Procedimiento: Recepción, registro y salida
de materiales y/o suministros).
Determina los materiales y/o suministros en
Almacén de Materiales Encargado (a) de buenas condiciones, así como los que se
y/o Suministros Almacén 3 encuentran en mal estado, inservibles o en
desuso.
Suscribe reporte de inventario físico
(Forma. RIF-003) Ver Anexo IV, el cual
debe incluir solicitud de baja de materiales
(si hubiere), trasladando dicha información
4 a los siguientes departamentos:
· Dirección General. (original)
· Subdirección Administrativa.
(copia)
· Auditor Interno. (copia)
Recibe reporte de inventario físico y archiva. Así
mismo, si incluye solicitud de baja de materiales
5 y/o suministros; debe suscribir Acta
Subdirección Subdirector (a) Administrativa donde se detalle los materiales
Administrativa Administrativo dados de baja y su proceso físico de descarte.
Traslada a la Dirección General Acta
6 Administrativa para aprobación
correspondiente.
Recibe Acta Administrativa, y autoriza baja
Dirección General Director (a) General 7 de materiales y/o suministros. (Traslada a
Subdirección Administrativa)
Recibe Acta Administrativa y certifica
Subdirección Subdirector (a)
8 (copia) fiel de la original. (Traslada a
Administrativa Administrativo Encargado (a) de Almacén).

10
EL INVENTARIO PERIODICAMENTE SERÁ SUPERVISADO POR UN DELEGADO NOMBRADO POR LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA,
CON EL PROPÓSITO DE QUE LOS DATOS SEAN LOS CONSIGANDOS EN LAS TARJETAS KARDEX.
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Descripción del Procedimiento

Nombre de la Unidad: Almacén de Materiales y Suministros del Consejo Nacional de la Juventud
–CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.
Título del Procedimiento: Inventario físico de materiales y/o suministros de almacén.
Hoja: 2/2 Número de formas: 1
Inicia: Almacén de Materiales y/o Suministros Finaliza: Almacén de Materiales y/o Suministros
Paso
Departamento Puesto Responsable No. Actividad

Recibe Acta certificada de copia fiel y,

procede a dar egreso a los materiales y/o
suministros en mal estado, inservibles o en
9 desuso, en las Tarjetas Kardex para Control
de Ingresos y Egresos de Almacén,
Almacén de Materiales Encargado (a) de autorizada por la Contraloría General de
y/o Suministros Almacén Cuentas -CGC-
Posteriormente, con base en lo descrito en
Acta Administrativa descarta físicamente los
10 materiales y/o suministros a conveniencia
del Consejo Nacional de la Juventud,
Presidencia de la República -CONJUVE-.
 24

FLUJOGRAMA
 25

ANEXOS
 26

ANEXO I
 27

ANEXO II
 28

ANEXO III
 29

ANEXO IV
 30

Presidencia de la República de Guatemala

Actualizado
Guatemala – Junio 2,014-
Subdirección Administrativa– Sección de Almacén
Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Almacén