ACTIVIDAD AA1

RESULTADO DE APRENDIZAJE: Identificar las características y función de la

información documentada, de acuerdo a lo establecido en la norma NTC ISO 9001

EVIDENCIA AA1: INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la

comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un
informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de
compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el
cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o que
se generarían en el desarrollo del proceso.
RECURSOS:
Guía de Aprendizaje
Material OA: Características y Función dela Información Documentada.

INFORME AA1

Nombre de la empresa: Bethel Computer Ltda.

Actividad empresarial: Proveedores de maquinaria, equipos y suministros de tecnología.

Líder de Compras: Paula Castelblanco

Para la empresa en mención el proceso de compras se basa en un control interno inicial

administrativo que se fundamenta en la intervención constante de la Gestión de Calidad
donde los procesos de compras van de la mano con el departamento de ISO 9001, ya que
esta gestión impacta directamente en los resultados y logros de la empresa, la calidad del
producto final y la satisfacción del cliente.

El proceso de compras como lo dije anteriormente va ligado a un proceso administrativo el

cual se desarrolla así:

Ing. Sonia A. Esteban C. Instructora SENA

 1. Requerimiento de la 3. Elaboración, registro y
2. Nacimiento del pedido
orden de compra seguimiento del pedido.

6. Conciliación de
5. Controles efectuados 4. Recepción, supervisión
documentos y chequeo para la recepción del y colocación en lo
de operaciones para su
articulo. almacenes.
distribución.

El proceso de abastecimiento y compras de la empresa se basa en los consumos reportados

por el área de producción semanalmente, los notificadores encargados realizan los
respectivos cálculos del gasto de materias primas, y con estos datos montan las solicitudes
de compra, para la semana siguiente teniendo en cuenta un corto inventario en bodegas de
almacenamiento, el departamento de compras, activa sus funciones cuando las solicitudes
han sido liberadas, el tiempo de búsqueda, negociación, y generación de órdenes de
compra, tienen un rango de 5 a 8 días, periodo durante el cual se debe hacer el proceso
completo de adquisición de materias primas y atender las diferentes solicitudes de servicio
y compra de toda la empresa.

Dentro del abastecimiento, el proceso o ciclo de compra lo podemos dividir en 5 etapas, las
cuales se deben desarrollar de la mejor manera posible, e ir mejorando con el transcurso del
tiempo, para mantener este ciclo tan importante funcionando sin contratiempos; estas etapas
son:

Ing. Sonia A. Esteban C. Instructora SENA

 DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES DEL
PROCESO DE
COMPRAS O
ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
Requisición: La requisición
de compra es el documento
con el que se autoriza al
departamento de compras
el suministrar algún bien o
servicio, la cual, debe ser
previamente autorizada en
base al monto de la
solicitud, y debe ser emitida
por los usuarios
responsables de realizar la
requisición correctamente.
Cotización: La cotización es
el documento en el cual se
estipula el precio de un bien
o servicio, su disponibilidad
y las características de la
oferta, para participar en el
proceso de compra.
Ing. Sonia A. Esteban C. Instructora SENA
DOCUMENTO DOCUMENTO
INTERNO EXTERNO
X
Utilidad: la requisición
sirve para comunicar la
necesidad de un
departamento de la empresa
al área de compras, sobre
algún suministro que se
requiera para la operación
del mismo.
Función: la función de la
requisición es indicar todos
los requerimientos como
cantidad, fecha en que se
necesita, especificaciones,
características y/o
propiedades que debe
poseer el suministro para
que éste sea de utilidad para
la empresa.
X
Utilidad: la cotización
sirve para comunicar al
vendedor las características
y cantidades que se
necesitan del suministro, y
además, agrupar todas las
necesidades similares de la
empresa para facilitar la
compra del suministro.

Orden de compra: es un
acuerdo que realiza el
departamento de compras a
un proveedor para solicitar
un bien o servicio, con el
cual, el proveedor
dependiendo los términos
de pago, puede comenzar a
prestar el servicio o realizar
el producto, sin recibir un
pago en ese instante.
Recepción de suministros: es
el proceso por el cual uno o
más suministros que
fabricó , distribuyó o
realizó un proveedor
arriban a nuestro almacén
para ser inspeccionados,
validados, clasificados e
ingresados a nuestro
Ing. Sonia A. Esteban C. Instructora SENA
Función: la función de la
cotización es indicar todos
los requerimientos que se
realizaron en la requisición
a los proveedores que
puedan suministrar el
producto o servicio que
necesitamos, y además,
sirve como guía para el
comprador a la hora de
elegir al proveedor, ya que,
con esto podemos comparar
precios, características y
condiciones de entrega.
X
Utilidad: la orden de
compra sirve para que el
proveedor cuente con un
documento que le permita
saber qué es lo que debe
vender, además es una
promesa de pago, para que
el proveedor comience a
gestionar la venta, sin
necesidad de haberle pagado
(en la mayoría de los casos)
Función: la función de la
orden de compra es
confirmar el precio y las
condiciones de entrega, de
los requerimientos que se
realizaron en la requisición
a los proveedores.
X
Utilidad: la recepción de
suministros sirve para que
podamos asegurarnos que
el material o servicio que
compramos, cumple con las
condiciones en que lo
solicitamos al proveedor.
Función: la función de la
 “stock” o inventario, para recepción de suministros es
lograr almacenarlo hasta recibir los materiales que
que la empresa lo necesite. envío o que recogimos del
proveedor, y cotejar lo que
solicita la orden de compra
contra lo que se recibió
físicamente, e impedir el
pase a “stock” en caso de
existir alguna diferencia.
Pago a proveedores: es el Factura comercial y
proceso donde después de proforma: son sólo
validada y aceptada la informativas y sirven para
mercancía o el servicio, confirmar el valor de una
realizamos una transacción, especialmente
transferencia bancaria o en el comercio
deposito en efectivo de internacional.
acuerdo a los días de Factura electrónica: Se
crédito estipulados en la realiza igual que la
orden de compra, en base a ordinaria pero su diferencia
la factura entregada es que no se entregará
durante la recepción del físicamente sino que se
material. enviará en formato
electrónico.

BIBLIOGRAFIA

• Sánchez Vignau, Bárbara Susana, & Valdés López, Yanai (2008). Diseño de
Sistemas de Información Documental. Consideraciones teóricas. Ciencias de la
Información, 39(3),21-29.[fecha de Consulta 20 de Febrero de 2021]. ISSN: 0864-
4659. Disponible en: https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=1814/181421564002
• GÓMEZ GÓMEZ, DAVID. (2001). IDENTIFICACIÓN DE VARIABLES EN EL
PROCESO DE DECISIÓN DE COMPRA DE MATERIALES
AUTOADHESIVOS. Estudios Gerenciales, 17(80), 23-33. Retrieved February 20,
2021, from http://www.scielo.org.co/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0123-
59232001000300002&lng=en&tlng=es.
• PEREZ, GIOVANNI, & GIRALDO, BIBIANA, & SERNA, JUAN (2006). El
mejoramiento de procesos y su aplicación bajo norma ISO 9004: caso compañía de

Ing. Sonia A. Esteban C. Instructora SENA

 aceites. Dyna, 73(150),97-106.[fecha de Consulta 20 de Febrero de 2021]. ISSN:
0012-7353. Disponible en: https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=496/49615014

Ing. Sonia A. Esteban C. Instructora SENA