Contabilidad avanzada I

Prof. Vicenzo Avallone

Bachiller: Guzmán Cascio, Daniela Virginia

El Efectivo
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Definiciones
¿Qué es un
Activo?
Es un recurso con valor que alguien posee con la intención de que genere
un beneficio futuro (sea económico o no). En contabilidad, representa todos los
bienes y derechos de una empresa, adquiridos en el pasado y con los que
esperan obtener beneficios futuros.
¿ Cómo se
calcula?
El activo, es lo que se posee, el pasivo lo que se debe y el patrimonio neto
son los recursos financieros que pertenecen a la empresa. ¿Cómo calculamos
el activo? lo podemos calcular como el pasivo más el patrimonio neto:

Activo = Pasivo + Patrimonio Neto

Activo
Se hacen efectivos en un periodo

Compone
inferior a un año. Por ejemplo el
inventario y la tesorería.
Activo no
Tienen una vida útil superior a un

ntes del año. Por ejemplo, los edificios, los

vehículos y la maquinaria.
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¿Qué es el
¿Cuál es su
efectivo?
Es una partida delicadísima dentro
del Balance General de cada empresa.
Este está conformado por todo el dinero
compuesto por billetes y monedas en las
equiválete?
Para que un activo sea
clasificado como equivalente tiene que
cumplir una serie de requisitos. A
cajas de la empresa así como el dinero continuación se citan algunos
contenido en los diferentes instrumentos ejemplos.
bancarios que posea la organización.
Cualquier otro instrumento que sirva  Se ha de poder convertir fácilmente
como mecanismo de intercambio por en efectivo con riesgo reducido de
bienes y servicios de disponibilidad variación de su valor.
inmediata también es considerado como
efectivo.  El activo en cuestión tiene que estar
destinado a atender los pagos de
El efectivo es la herramienta con la que
corto plazo. Por tanto no puede ser
las empresas trabajan para conseguir
considerado como un activo de
sus objetivos operativos y financieros
inversión.
inclusive. La capacidad de producir
ingresos que se transformen en efectivo
y la capacidad de controlar las
emisiones y salidas del mismo es lo que ¿Como medir el
hace a una empresa más exitosa que
Para medir el efectivo y efectivo y
equivalentes, sería el cash ratio. Este es el
equivalentes al
más restrictivo de todos los ratios de
liquidez ya que solo toma en cuenta el efectivo?
efectivo y equivalentes. Su fórmula de
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Caja
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El concepto de caja en el ámbito
contable se aplica para referirse a la parte de
la cuenta donde se registran las entradas de
dinero en efectivo o por cheques o en valores
representativos de sumas dinerarias, y los
egresos también de dinero efectivo o de
cheques. Tiene por finalidad ordenar las
entradas y salidas de dinero.
Figura todo el ingreso y el egreso que no se
halla en la cuenta Bancos, dinero este último
que no se tiene disponibilidad inmediata.
Cuando se vende a crédito no se registra ese
Caja chica
Al final del día de operaciones de la
tienda, el dinero obtenido por la tienda, o la
"toma", se contabiliza y es embolsada. La
tienda podría, o no, depositar el dinero en
el banco el día hábil siguiente. Todo
depende del volumen de ventas y los
procedimientos de la tienda.
La caja se utiliza entonces para el día
siguiente de operaciones de la tienda. Si la
tienda escasea de cualquier denominación,
estas pueden hacer uso de la caja chica o
Caja chica
Contiene dinero en
efectivo para cubrir montos
menores de la empresa. Gastos
que por sus características
deben cancelarse en efectivo,
ya sea que existan empresas
que por políticas internas
cobren solo en efectivo o
compras y servicios cuya
ejecución sea de carácter tan
inmediato que no puedan
esperar por el procedimiento
normal de emisión de cheques.
Este fondo está controlado
por un custodio que entregará
el efectivo a las personas que lo
requieran para cumplir con los
gastos menores mediante
previa autorización de los
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PROCESO DE EFECTIVO EN CAJA

Y CONTABILIZACIÓN
               
  VENTA DE CONTADO.
Es cuando la empresa vende y cobra al instante lo que ha
vendido en ese momento. Ejemplo claro son las cajas de las
farmacias, supermercados, cines, y otros. Si la empresa opta
por llevar a la contabilidad el proceso de recepción de
efectivo en Caja, el asiento contable que resulta de esta
operación es el siguiente:

Cuenta Descripción Debe Haber

Caja - Caja Principal Ventas de Contado del Día XX-  150.000,0
- Caja X XX-XXXX 0
Ventas de Contado Ventas de Contado del Día XX-  
XX-XXXX 150.000,00

                
COBRO DE VENTAS A CREDITO

En este momento el cajero solo está recibiendo efectivo. Este

efectivo es por una venta anterior. Algunas empresas que
trabajan con ventas a personas jurídicas pueden trabajar bajo
esta modalidad, ya sea con créditos de corto o mediano plazo
(7 a 15 días), se emite la factura para que el cliente (persona
jurídica, o sea, otra empresa) prepare el pago por el proceso
normal de pagos, con retenciones de impuestos aplicables
incluidas y luego ese cheque y retenciones sean recibidas por
el cajero para aplicarlos a la factura. Otro ejemplo más
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convencional de este caso son las empresas de servicios
básicos: electricidad, agua potable, telefonía, televisión por
suscripción. Si la empresa opta por llevar a la contabilidad el
proceso de recepción de efectivo en Caja, el asiento contable
que resulta de esta operación es el siguiente:

Cuenta Descripción Debe Haber

Caja - Caja Principal Cobranzas de Ventas a Crédito  150.000,0
- Caja X del Día XX-XX-XXXX 0
Cuentas por Cobrar Cobranzas de Ventas a Crédito  
del Día XX-XX-XXXX 150.000,00

                
DISPOSICIÓN DE LA COBRANZA. DEPOSITO
EN BANCOS.
Una vez recibido el efectivo, revisado y arqueada la caja, se
realizan los vouchers bancarios pertinentes y lleva el dinero
para ser depositado en la(s) entidad(es) bancaria(s) donde la
empresa tenga relación. Este asiento que si es obligatorio se
realiza dependiendo de si la empresa lleva o no contabilidad
de la caja principal. En caso de no llevarla, en los asientos
anteriores se hubiera debitado directamente a la cuenta de
bancos en lugar de utilizar la cuenta de caja. Si la empresa
opta por llevar a la contabilidad el proceso de recepción de
efectivo en Caja, el asiento contable que resulta de esta
operación es el siguiente:

Cuenta Descripción Debe Haber

Bancos Deposito Por Cobranzas de  150.000,0
Ventas a Crédito y Contado del 0
Día XX-XX-XXXX
Caja - Caja Principal Deposito Por Cobranzas de  
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- Caja X Ventas a Crédito y Contado del 150.000,00
Día XX-XX-XXXX
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CONTABILIZACIONES EN CAJA CHICA
 

La cuenta caja Chica como tal solo se usa para cuatros

operaciones solamente. Estas son para la creación del fondo,
un aumento o una disminución del mismo o para la
eliminación de la caja chica, por cualquiera que sea la razón.
Los asientos por el reembolso o asientos resultantes del
arqueo de la caja chica no deben afectar la cuenta “Caja
Chica”. Los asientos que involucran la cuenta “Caja Chica”
son los siguientes:

CREACION DEL FONDO FIJO O AUMENTO

DEL MONTO
Cuenta Concepto  Debe  Haber
Caja Chica Creacion (o Aumento) Fondo Caja       
Chica 5.000,00
Banco Creacion (o Aumento) Fondo Caja       
Chica 5.000,00

DISMINUCION DEL FONDO FIJO O

ELIMINACION DEL MISMO
Cuenta Concepto  Debe  Haber
Banco Disminucion (o Cierre) Fondo Caja       
Chica 2.000,00
Caja Chica Disminucion (o Cierre) Fondo Caja       
Chica 2.000,00

REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

La reposición consiste en listar todos aquellos documentos
que fueron cancelados con dinero del fondo fijo con el
objetivo de la emisión y cambio de un efecto por nuevo
efectivo que reponga el gastado y así volver a contar con el
fondo fijo completo en efectivo. Esta relación de reposición
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debe ser revisada por el Coordinador del área donde se
encuentra la caja chica así como el coordinador de Tesorería,
quienes darán el visto bueno para la emisión del cheque.
Existen varias maneras para reponer el fondo. Una es
realizando cheque a nombre del custodio o del mensajero de
la empresa y uno de ellos lo cambien en efectivo para
insertarlo en la caja. Otra manera es realizando transferencia
a una entidad bancaria para que, previo convenio también
con una empresa de valores, esta última lleve el efectivo
directamente al custodio del fondo en la empresa. Este
método es mucho más seguro ya que estas personas tienen
mucha experiencia en este proceso y están mejor preparadas.
El formato del reembolso puede ser de la siguiente manera:
NOMBRE DE LA EMPRESA, C.A. S.A. o S.R.L

REEMBOLSO DE CAJA CHICA

FONDO PERMANENTE Bs.  20.000,00

MENOS: DISPONIBILIDADES Bs.  10.476,15
CANTIDAD A REEMBOLSAR Bs.  9.523,85

Fecha   Nro. Recibo Descripción                                   Beneficiario                  Monto Bs.

28/05/2014         CAMBIO DE CHEQUE                   PEDRO PEREZ           1.200,00
28/05/2014         CAMBIO DE CHEQUE                   JOHN DOE                      600,00
28/05/2014         CAMBIO DE CHEQUE                   JANE DOE                      600,00
28/05/2014         CAMBIO DE CHEQUE                   PETRA PEREZ           1.200,00
28/05/2014         CAMBIO DE CHEQUE                   PEDRO PEREZ           1.200,00
28/05/2014 V-3250 ENVIO VALIJA CLIENTE           JOHN DOE                        86,00
28/05/2014 V-3251 ENVIO VALIJA A GUAYANA   JANE DOE                        86,80
28/05/2014 V-3252 ENVIO VALIJA A GUAYANA   PETRA PEREZ                90,00
28/05/2014 V-3253 RECEP. VALIJA DE FACILIT    PEDRO PEREZ                86,00
28/05/2014 V-3254 CAPACIT PARA A/A FUNDAM   JOHN DOE                      500,00
28/05/2014 V-3256 RECEPCION DE HEADPHONES  JANE DOE                      111,80
28/05/2014 V-3257 PERMISO SANITARIO                   PETRA PEREZ              127,00
28/05/2014 V-3258 TIMB FISC P/PERMISO SANIT   PEDRO PEREZ                50,00
28/05/2014 V-3259 CERTIFIC SALUD PERS               JOHN DOE                      750,00
28/05/2014 V-3260 VIATICO TALLER AUDIT ELEC JANE DOE                      570,00
28/05/2014 V-3261 GASTOS MENSAJERIA            PETRA PEREZ              103,68
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28/05/2014 V-3262 PILAS AAA, CANDADO, MTTO  PEDRO PEREZ           2.162,57

                                                                                     TOTAL     Bs.  9.523,85

Elaborado Por:                 Revisado Por:                                          Aprobado Por:

Fecha: 16/10/2014

Nota:
Es importante señalar que el formato debe tener el nombre de la empresa y
el título del reporte además de contar con los espacios para las firmas de las
personas que lo elaboraron y revisaron de manera que se constaten las
medidas de control interno que maneja la empresa. Una vez firmada la
reposición, la misma pasará a Cuentas por Pagar o Pagos para la emisión
del respectivo cheque de reembolso.

¿COMO CONTABILIZAR EL
REEMBOLSO DE CAJA CHICA?
En el reembolso de la caja chica se listaron los distintos
gastos pagados de distinta naturaleza cada cual. Cada
desembolso repuesto debe ser contabilizado a la cuenta de
gasto que  Cuando se realiza un reembolso del fondo se debe
estar pendiente de no utilizar la cuenta “Caja Chica”. Como
se indicó anteriormente, esta cuenta solo se mueve para
creación, variaciones de monto y cierre del fondo fijo.
Cuando se realiza una reposición no estamos variando el
monto del fondo fijo, solo estamos reintegrándose el efectivo
que debería tener y ese efectivo está “saliendo” de las
cuentas bancarias de la empresa a través de la emisión de un
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cheque o de una transferencia bancaria. Por tal motivo que la
cuenta acreditada en este caso es la cuenta de Bancos.
               
Cuenta Concepto  Debe   Haber 
Gastos de Compra de tornillos maquina             
Mantenimiento taller 400,00
            
Gastos de Viaticos Taxi Pedro Perez INCES
150,00
            
Gastos de Mensajeria Flete MRW a Bqto
118,00
Gastos de Reemplazo de bombillo             
Mantenimiento fachada 120,00
            
Gastos de Mensajeria Flete MRW a Ccs
118,00
            
Gastos de Viaticos Taxi Juan Aguirre Admon
200,00
            
Gastos de Viaticos Comidas Admon Cierre
800,00
Reposicion Fondo Caja
Banco          1.906,00
Chica

ARQUEO DE CAJA CHICA

 

Como se ha comentado anteriormente, el arqueo es una

revisión ocular de la conformación en ese preciso momento
del fondo fijo para compararlo con el monto que debería
tener el mismo y detectar posibles diferencias por manejo
descuidado o mal intencionado de la caja chica.

El arqueo debe ser realizado en su totalidad por la persona

supervisora del custodio, pero a su vez él debe estar presente
durante el conteo para garantizar la veracidad tanto del
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manejo del fondo como del proceso de revisión. En este
proceso se totalizan las cantidades de dinero efectivo en
monedas y billetes y los documentos encontrados, facturas,
vales y otros. Se suman los subtotales y el resultante es
comparado con el monto del fondo fijo para obtener la
diferencia que puede resultar ser un faltante o un sobrante,
en caso de que exista.

Cuando existe un faltante en el arqueo del fondo fijo, el

custodio debe reponer ese dinero tan pronto como sea
posible, ya sea devolviendo el dinero en el acto o mediante el
descuento de ese monto el próximo pago de su salario por
nómina. Si es por la segunda opción, cuentas por pagar
deberá emitir un cheque para reponer esa diferencia faltante
en el fondo con copia del arqueo del fondo como soporte
correspondiente de dicho cheque. Además de esto, el
empleado puede sufrir una amonestación escrita que ampare
un posible despido justificado según la legislación laboral de
cada país. El empleado debería ser removido de sus
funciones como custodio y reubicado en otro puesto de
trabajo en el caso en que deba o pueda seguir trabajando en
la empresa.

La empresa, por políticas propias, puede asumir el faltante

en caja chica como un gasto de la empresa sin descontárselo
al custodio y mantenerlo en sus funciones normales, o
alguna de las dos opciones. Sin embargo, esta práctica no va
en concordancia con la ejecución de un control interno
efectivo y coherente. Ya que no se puede mantener en un
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puesto a una persona que no tenga las capacidades, aptitudes
y actitudes necesarias para cumplir a cabalidad con el rol de
ese puesto, y mucho menos cuando se trata del manejo de
efectivo de la organización, por pequeño que pueda ser el
monto del fondo fijo.

En caso de ocurrir un sobrante, ese dinero sobrante debe

depositarse en las cuentas bancarias de la empresa amén de
realizarse un análisis del porqué del sobrante en el fondo, ya
que puede resultar de un manejo descuidado del custodio y
dicho dinero deba ser cancelado a alguna otra persona.
             
CONTABILZACION RESULTANTE DEL
ARQUEO DE CAJA CHICA.

Luego de realizado el arqueo puede ocurrir varios

escenarios. La primera situación es que del arqueo no se
haya detectado diferencia alguna, billetes, monedas y
documentos cuadran con el monto del fondo. En este caso,
no hay registro contable que realizar. Un escenario con
faltante en caja chica puede ser registrado de dos maneras;
en caso de que la empresa acepte el faltante como un gasto
(no recomendado) y otro en el que se descuente al custodio
el monto. Quedando los asientos de esta manera:

FALTANTE DE
CAJA CHICA
     FALTANTE ASUMIDO POR LA EMPERSA
Cuenta Concepto  Debe  Haber
Faltante en Caja Reposición del Fantante Fondo Caja           
Chica Chica 500,00
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Banco Reposición del Fantante Fondo Caja           
Chica 500,00
     FALTANTE DESCONTADO AL TRABAJADOR
Cuenta Concepto  Debe  Haber
Faltante en Caja Reposición del Fantante Fondo Caja           
Chica Chica 500,00
Banco Reposición del Fantante Fondo Caja           
Chica 500,00

Nota: Se acredita a la cuenta de bancos porque es de allí donde proviene el dinero

con el que
se repone el fondo mediante el cambio de un cheque o transferencia al banco para
remesa.

SOBRANTE DE
CAJA CHICA
Cuenta Concepto  Debe  Haber
Bancos Depósito de Sobrante Fondo Caja             
Chica 500,00
Sobrante en Caja Depósito de Sobrante Fondo Caja             
Chica Chica 500,00

Nota: El débito a bancos obedece a que ese dinero sobrante es depositado en la cuenta
bancaria.
Esta diferencia se registra entonces como otros ingresos. En caso de sobrante, el
empleado No se
queda con ese efectivo. Se debe mantener un control subsecuente ya que ese sobrante
puede
generar un faltante a futuro.

CONCILIACION BANCARIA
La conciliación bancaria es un proceso que permite
confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene
registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los
valores que el banco suministra por medio del estado de
cuenta.
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Por lo general, el saldo del estado de cuenta nunca coincide

con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por
lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por
las que esos valores no coinciden.

La conciliación bancaria no es un registro contable, sino una

herramienta de control interno del efectivo. Entre
las causas más comunes que conllevan a que los valores de
los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan,
tenemos:

 Cheques girados por la empresa y que no han

sido cobrados por el beneficiario del cheque.

 —  Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta

bancaria y que la empresa no ha registrado en su
auxiliar.

 —  Notas crédito que el banco ha abonado a la

cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha
registrado en sus auxiliares.

 —  Errores de la empresa al momento de registrar

los conceptos y valores en el libro auxiliar.

 —  Errores del banco al liquidar determinados

conceptos.
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LAS TRANSACCIONES QUE GENERAN

DIFERENCIAS SON LAS SIGUIENTES:

1.- TRANSACCIONES REGISTRADAS EN EL BANCO Y NO

EN LA EMPRESA, originadas por:
a) Notas de Débito-  disminuyen el saldo de la empresa :

  Devoluciones de cheques recibidos de los clientes

  

 —  Devolución de efectos por cobrar que habían sido

descontados, los cuales no fueron cancelados a su
vencimiento por los clientes
 —  Cargos por concepto de chequeras entregadas a la
empresa
 —  Cargos por la cancelación de préstamos obtenidos
por la empresa
 —  Cargo por intereses, comisiones  u otros servicios
prestados a la empresa
 —  Cargo por transferencias hechas a otras cuentas
bancarias
b) Notas de Crédito -aumentan el saldo de la empresa:

Recepción de un préstamo concedido por el banco

  
—  Transferencias recibidas de otras cuentas bancarias
 —  Abono del monto neto correspondiente al
descuento de efectos por cobrar a favor de la empresa
 —  Abono recibido por un depósito realizado por
un cliente  directamente a nuestra cuenta bancaria
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 —  Abono por intereses correspondientes a
colocaciones mantenidas en el banco.

2.- TRANSACCIONES REGISTRADAS EN LOS LIBROS DE

LA EMPRESA Y NO EN EL BANCO:

 —  Cheques en tránsito, es decir emitidos y/o

entregados a sus beneficiarios pero que no han sido
presentados para su cobro.

 —  Depósitos en tránsito, Son depósitos

pendientes por consignar al banco

3.- ERRORES DE LA EMPRESA

 —  Omisión del registro de un cheque o un depósito

en los libros
 —  Registrar un cheque, deposito, nota de debito o
de crédito por su monto diferente.
 4.- ERRORES DEL BANCO

 —Registro de cheques o depósitos por montos

diferentes

 —  Abono por el banco de depósitos o notas de

crédito por diferentes conceptos que no
corresponden a la empresa.
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 Omisión del registro de cheques o depósitos

entregados

 En resumen, las diferencias provienen de las

omisiones de registro de las operaciones por alguna
de las partes (Contabilidad o Bancos) así como del
registro de un monto incorrecto de alguno de ellos.
  
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
EN LA CONCILIACION BANCARIA
En una conciliación bancaria se debe tener a la mano los
siguientes documentos:
 —  Movimiento Contable de la Cuenta de Bancos del
Mes a Conciliar,
 —  Estado de Cuenta Emitido por la Entidad Bancaria
del mes a Conciliar, y Reportes de Conciliación del
Mes anterior.

MÉTODOS DE CONCILIACIÓN
Las conciliaciones Bancarias pueden realizar, por lo menos, de las dos siguientes maneras:
                
              

MÉTODO DE SALDOS ENCONTRADOS.

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Consiste en partir del saldo final del estado de cuenta
bancario para llegar al saldo del banco según libro de la
empresa  o viceversa. La suma o resta de las partidas de
conciliación va a hacer que el saldo de los libros de
contabilidad se conecte con el saldo del estado de cuentas.

Este método se basa en la elaboración la conciliación

empezando con alguno de los dos saldos, (el de Banco o el
de la Empresa), para luego reflejar en una sola columna las
diferencias, depósitos o cheques que compensen las
discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre en
saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de éste
método.
EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06
MÉTODO: SALDOS
CORRIENTE Nº 5698-22356-96
ENCONTRADOS
DESCRIPCIÓN PARCIAL TOTAL
SALDO SEGÚN BANCO AL 31/07/06 725.000,00
CHEQUES EN TRÁNSITO
20/06/06 Cheque Nº 4507 40.800,00
14/07/06 Cheque Nº 4509 55.000,00
28/07/06 Cheque Nº 4511 65.500,00
28/07/06 Cheque Nº 4512 15.800,00 -177.100,00
DEPÓSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito Nº 6892 40.000,00 40.000,00
NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza 5.000,00 5.000,00
ERRORES DE EMPRESA
Cheque Nº 4510 registrado 52.000,00
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Cheque Nº 4510 correcto 25.000,00 -27.000,00
SALDO SEGÚN LIBROS AL 31/07/06 565.900,00

Nótese que en este caso se comenzó con el saldo del

estado de cuenta (Bs. 725.000,00 Cr.), luego se reflejaron
todos los ajustes al igual que el método anterior, pero en una
sola columna, hasta que al final se "encontró" el saldo del
mayor de Banco (Bs. 565.900,00 Dr.).