Portafolio de

Servicios de Archivo y
Gestión Documental
 AGD-PE-20-052
Bucaramanga, 25 de noviembre de 2020

Señores
ESE HOSPITAL LOCAL
Aguachica - Cesar
E. S. D.

Asunto: IMPLEMENTACIÓN DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS (Ley 594 de 2000)

Respetados Señores:

En nombre de la familia ARCHIVÍSTICOS GESTIÓN DOCUMENTAL S.A.S., me permito presentarle un

atento saludo, deseándole que todas las metas emprendidas en su programa de gobierno sean
culminadas con éxito.

De acuerdo a la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), y Artículo 24 “Obligatoriedad de las Tablas
de Retención Documental”, Acuerdo 004 de 2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos
2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,
aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración
Documental., en cumplimiento de la Circular No. 035 de 2009 de la Procuraduría General de la Nación,
presento a su consideración nuestros servicios en el área de la archivística y la Gestión Documental,
acorde a la Circular No. 006 del 24 de octubre de 2011 para “gobernadores, alcaldes distritales y
municipales, diputados, concejales, directores y gerentes de entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas del orden territorial..

Circular Externa No. 001 del 6 de febrero de 2014 Archivo General de la Nación, auspiciada por la
Procuraduría General de la Nación y enviada a las Alcaldías a través de la Gobernación. Para
Secretarios Generales de Ministerios, Departamentos Administrativos, Establecimientos
Gubernamentales, Gobernadores, alcaldes, Personeros Municipales, Gerentes o Directores de Entidades
Descentralizadas del orden nacional, Departamental, Distrital y Municipal, Concejos Departamentales
y Distritales de Archivos, y demás entidades que integran el Sistema Nacional de Archivos. Es de anotar
que nuestro personal estará contratado de acuerdo a las normas legales (EPS, AFP, ARP y Parafiscales),
con su respectiva uniformidad e identificación. Cualquier inquietud o sugerencia agradezco me lo haga
saber a través del número móvil - Ventas 317 538 73 51 y Corporativo 3128246276 Oficina 097 64530 94
y con gusto le atenderemos sus interrogantes, o si es del caso una entrevista para fijar términos (o
ampliar la información adjunta), ya que para nosotros ustedes son nuestro principal objetivo.

Cordialmente,

SANDRO SALAZAR PINEDA

Representante Legal
Profesional CIDBA
A continuación, tengo el gusto de cotizar los siguientes servicios:
Cotización No. 01. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGD) / LEY 594 DE 2000
CANT. DESCRIPCIÓN VR. UNITARIO VR. TOTAL
PRIMERA FASE
1 Diagnóstico Integral de Archivos 3.000.000 3.000.000
1.1 Plan de Mejoramiento Archivístico – PMA Gratis
2 Programa de Gestión Documental – PGD 8.000.000
2.1 Protocolo de Correspondencia Gratis
2.2 Montaje Ventanilla Única de Correspondencia Gratis
2.3 Actos Administrativos Gratis
2.4 Protocolo de Historias Laborales Gratis
2.5 Banco Terminológico Gratis
3 Plan Institucional de Archivos – PINAR 8.000.000
3.1 Reglamento Interno de Archivos Gratis
3.2 Actos Administrativos Gratis
3.3 Normograma Gratis
3.4 Capacitación Permanente a la Empresa y POS 01 año después Gratis
4 Sistema Integrado de Conservación – SIC 8.000.000
4.1 Protocolo Limpieza, Desinfección, Inmunización Gratis
4.2 Protocolo de Eliminación de Documentos Gratis
4.3 Actos Administrativos Gratis
5 Sistema de Gestión de Seguridad de la Inform. 8.000.000
5.1 Tablas de Control de Acceso Gratis
5.2 Protocolo del SGDEA Gratis
5.3 Actos Administrativos

SEGUNDA FASE
1 Tabla de Retención Documental – TRD 35.000.000 35.000.000
1.1 Cuadro de Clasificación Documental Gratis
1.2 Actos Administrativos Gratis
1.2.1 Montaje del Comité Interno de Archivos Gratis
2 Organización y Clasificación Archivo Central = 1.500.000 420.000.000
280 metros lineales (bodegas hospital)
2.1 Inventario Único Documental – FUID Gratis

TERCERA FASE
1 Tabla de Valoración Documental – TRD 40.000.000 40.000.000
1.1 Cuadro de Clasificación Documental Gratis
1.2 Actos Administrativos Gratis
2 Organización, Clasificación Archivo de 1.500.000 558.000.000
Historias Clínicas = 372 metros lineales
2.1 Inventario Único Documental – FUID Gratis
2.2 Estantería Rodante para Historias Clínicas 70.000.000
CUARTA FASE
1 Software de Archivo y Gestión Documental 40.000.000 40.000.000
1.1 Capacitación Gratis
1.2 Hosting y Dominio por un año Gratis
2 Digitalización Masiva de Documentos = 250 ML 500.000 125.000.000
2.1 Consulta los 365 días del año, 24/7, con acceso a internet en el mundo Gratis
SUB TOTAL 1.323.000.000
IVA 251.370.000
GRAN TOTAL 1.574.370.000
Incluye ganchos plásticos, carpetas de cuatro aletas en propalcote blanco con logo
corporativo y cajas para archivo inactivo.
OBSERVACIONES ACLARATORIAS SOBRE CADA UNA DE LAS FASES:
NOTA: El valor definitivo, lo dará una visita técnica de inspección ocular, para determinar el
flujo documental en metros lineales.

1. En la PRIMERA FASE, se debe estructurar el diagnóstico integral de archivos donde se

visualiza las ventajas y desventajas del estado actual del mismo tanto en el archivo de gestión
como en el archivo central e histórico, de igual forma se proyecta el plan de mejoramiento
archivístico a corto, mediano y largo plazo en tiempo, actividades en cumplimiento de la ley 594
de 2000, Artículo 21 “obligatoriedad de la aplicación del programa de gestión documental”,
Resolución 8934 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio, así mismo se proyecta
el SIC y el SGSI que aplica a la documentación física y electrónica en cualquier soporte.
CIRCULAR-EXTERNA-001-DE-2019 Gobernadores y Alcaldes. Fase con componente
intelectual del Equipo Profesional a cargo.

2. En la SEGUNDA FASE, se da la tabla de retención documental, la cual va de la mano con la

organización y clasificación técnica física de los documentos de archivo de gestión que equivalen
a 5 años (el año actual y los 4 años inmediatamente anteriores) para poder mostrar eficiencia,
eficacia y efectividad en la administración de la documentación de mi empresa en cualquier
solicitud de información. En esta fase se generará empleo para el municipio
mostrando apoyo al componente social.

3. En la TERCERA FASE, se da la tabla de valoración documental, la cual va de la mano con la

organización y clasificación técnica física de los documentos del archivo central e histórico en el
cual se podrá consulta la documentación de manera eficiente e idónea cumplimiento a cabalidad
con el tema de las PQRS sin el menor contratiempo. Aquí se requiere del profesional CIDBA, un
historiador y un abogado que maneje el tema. En esta fase se generará empleo para el
municipio mostrando apoyo al componente social.

4. En la CUARTA FASE, se implementará el software de gestión el cual está en el marco del

Decreto 1166 de 2017 del Archivo General de la Nación, y podrá reagrupar todos los medios por
los cuales nos puedan hacer cualquier PQRS (solicitud y respuesta) sin tener neuralgia en
ningún requerimiento, por lo cual se indexará o cargará la información digitalizada la cual
cuenta un certificado de garantía en dicho proceso, se subirá en el mismo para que se pueda
hacer las consultas desde un celular, tablet o computador, desde cualquier parte del país y el
mundo, las 24 horas del día, los 365 días del año, bajo niveles de seguridad de la información
por usuarios acorde a la importancia del cargo por dependencias de cualquier empresa. En
esta fase se generará empleo para el municipio, apoyo al componente social.

CONDICIONES:
Tiempo de Entrega:
Valor de la Propuesta:
Forma de Pago:
Personal:
Validez de la Propuesta:
OCHO (08) MESES (Dependiendo del Proceso)
$1.407.770.000= INCLUIDOS DESCUENTOS DE LEY
DE COMÚN ACUERDO
DIRECTOR DE PROYETO (1), COORDINADOR (01), SUPERVISOR (02)
Auxiliares Archivo (12)
Dependiendo del Proceso (los auxiliares son puestos por la alcaldía u
hospital, capacitados y pagos por nosotros).
TREINTA (30) DÍAS.
 EXPERIENCIA COMO DIRECTOR DE PROYECTO
Alcaldía Municipal de Quibdó - Chocó, 2020:
Contrato 1. Diagnóstico Integral de Archivos, Actualización de la TRD, PGD, PINAR, SIC, SGSI,
Protocolo de Correspondencia, Reglamento Interno de Archivos, Plan de Mejoramiento Archivístico y
Clasificación, organización técnica de 80 metros lineales de la Secretaría de Gobierno.

ESE Hospital Álvaro Ramírez González – San Martín, Cesar, 2019:

Contrato 1. Elaboración, montaje y puesta en marcha de la Tabla de Retención Documental.

Cámara de Comercio de Aguachica - Cesar 2018:

Contrato 1. Asistencia, Socialización y Retroalimentación Instrumentos Archivísticos.

ESE Hospital Álvaro Ramírez González – San Martín, Cesar- 2018:

Contrato 1. Instrumentos Archivísticos (Diagnóstico Integral de Archivos, Programa de
Gestión Documental, Plan Institucional de Archivos y Sistema Integrado de Conservación).

Alcaldía Municipal de Puerto Libertador – Córdoba 2017:

Contrato 1. Suministro de insumos (cajas para archivo inactivo, juegos de tapas separadas en
yute de 600 gramos, juego de tapas legajadoras en yute de 300 gramos y gancho plástico para
legajar) con destino al archivo del municipio de Puerto Libertador – Córdoba.

Asociación Shalom- 2017:

Contrato 1. Implementación del Sistema Integrado de Archivos y Política de Seguridad para
Documentos Físicos y Electrónicos.

Corporación Universitaria de Ciencia y Desarrollo – UNICIENCIAS - 2017:

Contrato 2. Prestación de servicios profesionales para el apoyo en la clasificación y
organización técnica del archivo central de la sede Bogotá y sede Bucaramanga (227 metros
lineales entre las dos sedes) Se aclara que el total de los metros lineales e la sede Bogotá es de
257 y 114 metros lineales de la Sede Bucaramanga para un total de 371 metros lineales entre
las dos sedes.

E.S.E. Hospital Universitario de Santander – 2017:

Contrato 2. “Prestación del servicio de desanclaje de estantes de archivo central y
anclaje en la bodega nueva con suministro de elementos de reparación y pintado de
estantes para la ese HUS”.

Corporación Universitaria de Ciencia y Desarrollo – UNICIENCIAS - 2017:

Contrato 1. Diagnóstico Integral de Archivos, Plan de Mejoramiento Archivístico – PMA,
Reglamento Interno de Archivo, Protocolo de Correspondencia; Programa de Gestión
Documental – PGD, Plan Institucional de Archivos – PINAR, Sistema Integrado de
Conservación – SIC; Software de Gestión “Molécula” sedes Bucaramanga y Bogotá.
E.S.E. Hospital Universitario de Santander – 2017:
Contrato 1. Servicio de traslado, transporte y logística de organización bodega barrio Girardot
a la bodega nueva ubicada en el sector Industrial de Girón”.

Corporación Autónoma Regional del Cesar, CORPOCESAR – 2016 – 2017:

Contrato 1. Elaboración y montaje del Programa de Gestión Documental – P.G.D., Plan
Institucional de Archivos de la Entidad – P.I.N.A.R., Sistema Integrado de Conservación –
S.I.C., y Tabla de Valoración Documental – T.V.D.

Alcaldía Municipal de Cantagallo – Bolívar (2016):

Contrato 1. Elaboración y montaje del Programa de Gestión Documental – P.G.D., Plan
Institucional de Archivos de la Entidad – P.I.N.A.R., Sistema Integrado de Conservación –
S.I.C.

CONPRISA-IPS (2016):
Contrato 1. Digitalización Masiva de Historias Clínicas de Salud Ocupacional.

Institución Educativa Colegio San José – Puerto Araujo (Santander) - 2016:

Contrato 1. Digitalización Masiva de Documentos.

COTECMAR – Cartagena (2016)

Contrato 1. Diagnóstico y Evaluación al Fondo Documental Acumulado - FDA.

Hospital de Betulia – Santander (2015):

Contrato 1. Clasificación y Organización técnica del archivo de Gestión y Archivo Central con
la implementación de las Tablas de Retención Documental.

Alcaldía Municipal de Tena – Cundinamarca (2015):

Contrato 1. Programa de Gestión Documental-PGD; Plan Institucional de Archivos de la
Entidad-PINAR; Sistema Integrado de Conservación de Archivos-SIC.

Alcaldía Municipal de Yacopí – Cundinamarca (2015):

Contrato 1. Clasificación y Organización Técnica del Archivo de Gestión y Archivo Central.

Alcaldía Municipal de Molagavita – Santander (2015):

Contrato 1. Clasificación y Organización Técnica del Archivo de Gestión y Archivo Central.
Digitalización de la Contratación 2012-2015.

Alcaldía Municipal de Sucre – Santander (2013 – 2014):

Contrato 1. Clasificación y Organización Técnica del Archivo de Gestión.
Contrato 2. Clasificación y Organización Técnica del Archivo Central.
Contrato 3. Base de Datos.
Universidad Libre de Colombia, Seccional Socorro – Santander (2013 – 2016):
Contrato 1. Limpieza, Inmunización y Desinfección Archivo Central. 2013.
Contrato 2. Limpieza, Inmunización y Desinfección Archivo Central. 2015.
Contrato 3. Limpieza, Inmunización y Desinfección Archivo Central. 2016.
 EXPERIENCIA COMO CONFERENCISTA
Asociación Nacional de Archivistas. Bucaramanga, 2020:
Contrato 1. Docente Tutor Virtual Curso Práctico de Tabla de Retención Documental – TRD.

CONACAP. Bucaramanga, 2019:

Contrato 1. Conferencista Seminario Taller Práctico de Gestión Documental en Entidades Territoriales Articulada
con el MIPG.

Asociación Nacional de Archivistas. Bucaramanga, 2019:

Contrato 1. Docente Tutor Virtual Diplomado en Archivo y Gestión Documental; Diplomado En Tabla de Retención
Documental, Diplomado en Documento y Expediente Electrónico, Documento en Ventanilla Única de
Correspondencia.

Asociación Nacional de Archivistas- San Andrés Islas, 2018:

Contrato 1. Conferencista del Seminario Taller de Archivo y Gestión Documental.

Universitaria de Santander “UDES”, Seccional Valledupar, 2018:

Contrato 1. Capacitación en Tabla de Retención Documental, Comité de Archivo, Ventanilla Única de
Correspondencia y Transferencias Documentales al Personal Área de Archivo y Gestión Documental.

ESE Hospital Álvaro Ramírez González, San Martín (Cesar), 2018:

Contrato 1. Capacitación en Tabla de Retención Documental e Instrumentos Archivísticos.

Escuela de Educación de Colombia – Valledupar - Cesar 2018:

Contrato 1. Conferencista del Congreso “Optimización de procesos productos, administrativos y de servicios”.
Valledupar 19 de octubre de 2018.

Asociación Nacional de Archivistas, 2018:

Contrato 1. Docente Tutor Virtual Diplomado en Archivo y Gestión Documental.

Cámara de Comercio de Aguachica – Cesar, 2018:

Contrato 1. Conferencista Seminario Taller de Archivo y Gestión Documental.

Corporación Autónoma Regional del César, Valledupar – Cesar, 2017:

Contrato 1. Capacitación en Tabla de Valoración Documental e Instrumentos Archivísticos.

Institución Educativa Integrado Nacionalizado, Pelaya – Cesar, 2015:

Contrato 1. Capacitación en Tabla de Retención Documental, Comité de Archivo, Ventanilla Única de
Correspondencia y Transferencias Documentales al Personal Área de Archivo y Gestión Documental.

Colegios Públicos del Departamento de Santander, 2015 - 2017:

Contrato 1. Capacitación en Tabla de Retención Documental, Comité de Archivo, Ventanilla Única de
Correspondencia y Transferencias Documentales al Personal Área de Archivo y Gestión Documental.
 PORTAFOLIO DE SERVICIOS
 Adecuación de Archivos, Aplicación y Cumplimiento Ley 594 de 2000.
 Archivo de Gestión, Central e Histórico.
 Asesorías, Asistencia y Auditorías en General.
 Base de datos y/o Software de Gestión.
 Clasificación y Organización Técnica de Documentos.
 Conservación, Restauración y Preservación de Documentos.
 Consultorías.
 Custodia de Documentos.
 Diagnóstico y Evaluación de Fondos Documentales Acumulados.
 Digitalización Masiva de Documentos.
 Fumigación, Limpieza y Desinfección.
 Instrumentos Archivísticos.
 Logística.
 Microfilmación.
 Outsourcing.
 Plan Institucional de Archivos, PINAR.
 Programa Gestión Documental, PGD.
 Sistema de Conservación de Archivos, SIC.
 Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI.
 Software de Gestión.
 Soluciones Integrales, Materiales e Insumos.
 Tablas de Retención Documental (T.R.D.).
 Tablas de Valoración Documental (T.V.D.).
 CONTÁCTENOS

ARCHIVÍSTICOS GESTIÓN DOCUMENTAL S.A.S.

Nit. 900.400.125-3 RÉGIMEN COMÚN

Miembro de la Asociación Nacional de Archivistas

Calle 35 No. 18 - 20 Oficina 302 Ed. Pilar
archivisticos@gmail.com, www.archivisticos.co
Oficina 645 30 94
Corporativo 315 399 07 85
Ventas 322 301 56 68
Bucaramanga – Santander