ACTIVIDAD DE COMUNICACIÓN INTERNA

QUIÉN DEBE A QUIÉN REGISTRO

QUÉ COMUNICAR POR QUÉ MEDIO CUÁNDO
COMUNICAR COMUNICAR ASOCIADO
En la inducción.

Capacitaciones.

Personal
Folletos.
nuevo. Al ingresar. Acta de
Coordinador de inducción y
Política de calidad y Tarjetas. reinducción
Calidad. A todo el Re inducciones.
política de personal.
seguridad y salud Página web
Coordinador de Cuando se realicen Lista de
en el trabajo institucional
comunicaciones. Contratistas cambio de las asistencia.
políticas.
Correo electrónico
Equipo SST

Intranet

Cartelera
Reuniones de la alta
Anualmente
dirección. Informe
Responsables
Alta Dirección revisión por la
de Procesos. Cuando se
Revisión por la dirección
dirección. identifique la
Coordinador de
Personal necesidad.
Objetivos y metas calidad. Inducción y
nuevo.
Inducción re inducción.
Cuando haya
Líderes de los
Al personal modificaciones
procesos. Verbal o escrita. Lista de
encargado.
asistencia
Al ingresar.
Correo electrónico
Al ingresar. Re
Identificación de inducciones. Lista de
peligros, evaluación Cuando se asistencia.
Coordinador Todo el Registros de
y control de riesgos. adicionen o
HSE personal asistencia,
modifiquen
documentos documentos
perfiles de cargo.
publicados. publicados.
Al ingresar. Re
Identificación de Registros de inducciones. Lista de
aspectos e asistencia, Cuando se asistencia.
Coordinador Todo el
impactos documentos adicionen o
HSE personal
ambientales publicados. modifiquen
documentos
perfiles de cargo.
publicados.
Requisitos legales,
relacionados con el Coordinador Todo el Capacitaciones Cada vez que se Lista de
SG-SST. HSE personal emita un asistencia.
Ambientales y otros requisito legal
y Evaluación del aplicable a la
cumplimiento legal. Organización.

SG-SST (sistema de Coordinador Todo el Inducción Al ingresar. Re GH-FO-01

gestión se HSE personal capacitaciones inducciones. Lista de
seguridad y salud Cuando se asistencia.
en el trabajo. realicen
cambio en el ST-FO-08
SG-SST Acta de
inducción y
reinducción
Lista de
Funciones, Al ingresar. Re asistencia.
responsabilidades, Coordinador Todo el Inducción inducciones.
rendición de HSE Personal y capacitaciones Cuando se Acta de
cuentas y realicen inducción y
proveedores de
autoridad, del Cambios en reinducción
los procesos
sistema de gestión perfiles de
contratados.
de seguridad, salud cargo Perfiles de
en el trabajo y cargo.
ambiente.

Acta de
Entrenamiento, Todo el inducción y
concientización, Personal y reinducción
Inducción Al ingresar. Re
competencia, proveedores de capacitaciones inducciones.
formación y toma Coordinador los procesos Lista de
de conciencia HSE contratados asistencia.

Cuando se
elaboran por
Líder de primera vez.
Procesos. Página web
Coordinador de institucional
Procedimientos, calidad. Cuando haya
Al personal modificaciones. Correos
Caracterizaciones y
encargado. Correo electrónico. electrónicos.
formatos. Líder del
proceso. Cuando se
Todo el Escrito. identifique la
personal
necesidad.
 Auxiliar de arte Todo el Página web
y Diseño. personal. institucional
Cuando se
identifique la
Eventos o Coordinador de Estudiantes. Correo electrónico. Correos
comunicaciones. necesidad.
reuniones electrónicos.
Redes Sociales.
Coordinador de Fechas especiales.
Personal Intranet
Calidad. encargado.
Cuando se realiza
algún cambio en
Verbal.
Funciones. A todo el las funciones.
Director de
personal.
Talento En la inducción. Inducción
Responsabilidad y Al ingresar.
Humano
Autoridad Personal Nuevo
Correo electrónico.
Cuando la persona
lo requiera.
Reuniones
Director de
Talento Por escrito en Acta de
Necesidades de Humano formato asociado a reunión
personal, formación Líder de cada la necesidad Cuando se genere
y clima proceso identificada la necesidad
organizacional Jefe de área Formato
(Necesidades de
diligenciado
personal, formación
Alta Dirección y clima
organizacional)
Correo u
Jefe Inmediato.
Oficio.
Cualquier
Sugerencias del Verbal o Escrito. Cada vez que haya
empleado. Coordinador de
personal para una sugerencia. Lista de
calidad.
mejoramiento del Reuniones de la alta asistencia.
Responsables
Sistema HSEQ dirección. Durante reuniones.
de procesos. Representante
Acta de
de la Dirección
Reunión
Líder del
Proceso. En capacitaciones.
Verbal en
Coordinador de
Resultados del capacitaciones. Acta revisión
Coordinador de calidad. Semestralmente.
desempeño del por la
calidad.
Sistema de calidad Reuniones de alta dirección
Alta dirección En la revisión por
gerencia.
Representante la dirección.
de la Dirección
Escrito/magnético
Resultados de Coordinador de Responsables Después de la Informes de
Auditorías Internas calidad. de Procesos auditoria auditoria
Intranet
 Acta Revisión
Alta dirección por la
Reuniones de alta Dirección.
En la revisión por
Coordinador de gerencia.
Líderes de la Dirección
Seguimiento a calidad
proceso. Correo
acciones correctivas Reuniones electrónico.
Fechas de
y preventivas Líder del informales
Personal cumplimiento de
proceso
involucrado en acciones En el formato
Correo electrónico
las acciones Reporte de
AC y AP
Acta de
Líder de
revisión por la
Resultados de la proceso de
Representante Durante las Dirección.
revisión por la Procesos. Verbal o escrito
de la Dirección Reuniones
dirección
Correo
Alta Dirección
electrónico
Depende de la
Verbal a través de
criticidad del
Modificaciones de la reuniones de calidad
cambio se otorga
documentación semanales.
un tiempo máximo
(Programas, planes,
Al área de ocho (08) días Procedimiento
procedimientos, Coordinador de Escrito
implicada en después de subir a con versiones
instructivos y calidad
los cambios la página web y vigentes
formatos) del
Correo electrónico actualizar el listado
Sistema de gestión
maestro de
de calidad
documentos y
Intranet
registros
Modificaciones en la
institución que
puedan implicar Coordinador de
cambios en el calidad Acta Revisión
En la revisión por
Sistema de gestión Alta dirección Escrito por la
de calidad, la Dirección
Coordinador Dirección
Seguridad salud en HSE
el trabajo y
ambiente.
Resultados d Coordinador de
Resultados de las calidad Una vez se tengan
Líderes de Correo
evaluaciones Correo electrónico los resultados
de satisfacción del proceso electrónico
Analista de (semestralmente)
usuario información
Documentos del Correo
Iniciando año electrónico
S.G.C
Al personal Reuniones
Planeación de Líderes de Periodos mensuales Listas de
interno de la
actividades proceso asistencia
institución Correo electrónico
Cuando sea
necesario Actas
Intranet
 Formato
Alta Dirección
diligenciado
Necesidades de Líderes de De acuerdo al plan
Correo o físico
compra proceso Dirección de compras
Correo
administrativa
electronico

ACTIVIDADES DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA

DESCRIPCIÓN DE LA
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO
ACTIVIDAD
Tanto la comunicación especial,
como la comunicación de trámites
son recibidas en Rectoría; allí de
1 Recibir Comunicaciones Secretaria General Comunicación acuerdo con las características de
cada una, son enviadas a la
correspondiente dependencia, para
recibir atención oportuna.
En el ámbito de la comunicación
externa de CONSTRUCTORA SAC,
se consideran dos clases de
comunicaciones que se refieren a
Establecer clase de respuestas bien sea a
2 Gerente NA
comunicación existente requerimientos de entidades de
control (comunicaciones especiales)
o bien a consultas, sugerencias y/o
reclamos de clientes y beneficiarios
(comunicaciones de trámite).
Si es una comunicación de trámite
¿Es una comunicación de Jefe de Dependencia continuar a la actividad nº 4, de lo
3 NA
trámite? Correspondiente contrario pasar a la actividad nº 8.

Se debe verificar si la información

AC-PR-03 recibida es una queja o un reclamo,
Procedimiento de la cual es recibida en la
Atención De Coordinación de Calidad; allí de
acuerdo con las características de
Verificar si es una queja o Peticiones, Quejas,
4 Coordinador de calidad cada una, son enviadas al proceso
reclamo Reclamos y-o
correspondiente, para recibir
Sugerencias de atención oportuna
Trabajadores y
empleados
 Si es una queja o un reclamo
Formato para remítase al proceso de
¿se recibió una queja o Aseguramiento de la calidad de lo
5 Coordinador de calidad seguimiento a
un reclamo? contrario pasar a la actividad nº 6
PQRS

Según sea el caso la información

debe enviarse a las dependencias
responsables de dar respuesta a
Enviar comunicación a la dicha comunicación en los plazos
Jefe de Dependencia establecidos para ejecutarlo.
6 (s) dependencia(s) Correo electrónico.
Correspondiente
correspondiente(s)

Se da respuesta a la comunicación
recibida, según sea el caso y el
Preparar y enviar Jefe de Dependencia tiempo establecido para el mismo
7 Correo electrónico.
respuesta Correspondiente

Si el requerimiento de respuesta es
solicitado por un medio de control,
haciendo la comunicación especial,
continuar a la actividad No. 9, de lo
¿La comunicación es contrario el proceso finalizará.
8 Gerente NA
especial?

Cuando se trata de requerimientos

de entidades de control, la Rectoría
mantiene en su poder la
comunicación respectiva y apoyada
9 Solicitar el apoyo de las en las dependencias que tienen
demencias Gerencia NA relación con el caso, prepara la
correspondientes respuesta correspondiente.

Según sea el caso, se debe dar

respuesta en el plazo y canal de
Generar y enviar Gerente ó
comunicación establecido.
10 respuesta a comunicación Jefe de Dependencia NA
recibida Correspondiente
 Si la información generada en las
comunicaciones externas, debe ser
Gerencia de conocimiento de la comunidad de
Verificar si la información Correo electrónico.
Secretaria General CONSTRUCTORA SAC, la
11 debe ser de conocimiento
Coordinador de información será enviada a todas las
de la comunidad Página Institucional.
comunicaciones dependencias de acuerdo con lo
establecido para el manejo de la
comunicación interna.