Evidencia 5 - Manual "Procesos y Procedimientos Logísticos"

PROGRAMA DE FORMACIÓN TITULADA – TGI
“Tecnólogo en Gestión Logística.” 1
PROGRAMA GESTIÓN LOGÍSTICA

Fase II de proyecto: Planeación
AP 7 - Estructurar procesos integrados dentro del Plan Maestro de Logística

Comercial.
AA7 - Graficar el flujo de información interna y externa de los procesos logísticos,
utilizando herramientas tecnológicas.
Evidencia No 5 - Manual “Procesos y procedimientos logísticos”
Equipo de trabajo:
Zayonara Sánchez Ríos
Instructor: Jhon Vicente varón Machado
Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Centro de Industria y Construcción Regional Tolima
Programa de formación: Tecnólogo en Gestión Logística
Modalidad - Virtual
Ibagué-Tolima, Colombia
2020
TABLA DE CONTENIDO
1. Introducción…………………………………………………………………………4
2. Desarrollo: Evidencia No 5 - Manual “Procesos y procedimientos logísticos”
………………………………………………………………………………………5
3. Conclusiones……………………………………………………………………….17
4. Bibliografía………………………………………………………………………...18
1. Introducción.
El manual de procedimientos es un instrumento esencial para el funcionamiento del
control interno de una organización, siendo uno de sus principales objetivos para definir
de manera clara las normas operativas y responsabilidades; en base a unos principios
preestablecidos en la organización empresarial.
Además, son fundamentales para la comunicación, coordinación, dirección y evaluación
administrativa, que sirven de apoyo para la capacitación del personal, ya que facilitan al
interior de cada área la integración de los distintos procesos a través del flujo de
información, asimismo, permiten a cualquier cliente interno o externo dar conocimiento
preciso de las operaciones, trámites y servicios a realizar.
Dentro de las actividades que se realiza en la cadena logística y el plan
organizacional, los procedimientos deben ir encaminados a la mejora continúa dando
cumplimiento a las solicitudes y requerimientos de las demandas, sin entorpecer otras
operaciones, ya que las áreas dependen unas de las otras logrando que el producto
llegue finalmente a las manos del consumidor.
Ahora, relacionando el tema expuesto anteriormente en el presente trabajo se basará en
la elaboración de un manual de procesos y procedimientos para el área de logística
integral de la empresa Faber Castell, que involucra la estructuración del subproceso de
distribución física; referente al despacho y transporte de mercancías definido mediante
un diagrama de flujo que va asociado con las actividades de operación reales de la
misma empresa.
2. Desarrollo: Evidencia No 5 – Manual “Procesos y procedimientos

logísticos”
Para desarrollar esta evidencia realice lo siguiente:
 Seleccione una de las áreas de la empresa expuestas en la Evidencia 1: Presentación
“Caracterización de la empresa”, junto con su respectivo subproceso de la gestión
logística (aprovisionamiento, producción o distribución).
El área seleccionada de la empresa Faber Castell es el de logística integral, mediante el
cual se encarga de la ejecución, planificación y control de todas las actividades
relacionadas con la obtención, almacenamiento y traslado de productos, ya sea desde las
materias primas necesarias en las primeras etapas del proceso de producción hasta los
productos terminados que van directos al cliente final.
El subproceso de la gestión logística elegido es la distribución física que tiene estrecha
relación con el despacho y transporte de los productos, pues este se enfoca en la
preparación de los pedidos; en los medios de transporte y en los criterios de selección y
de optimización de rutas, al igual que los apoyos comerciales necesarios en el canal de
distribución.
 Elabore un diagrama de flujo de los procesos del área seleccionada, según las
técnicas y métodos de programación y las herramientas de control involucradas en
el proceso. Para trazar el diagrama puede utilizar el software sugerido en el material
de formación “Procesos y sistemas de información” o el de su preferencia.

Diagrama de flujo del proceso de despacho.
NO
1
Diagrama de flujo del proceso de transporte
1
 Plantee el diseño del manual de procesos y procedimientos, de manera
estandarizada y contemplando los servicios, costos, espacios, factores internos y
externos y tecnologías de la información involucrados.

El manual de procedimientos a elaborarse en el presente trabajo consta de los
siguientes elementos:
a. Identificación: corresponde a la portada del manual y debe contener lo
siguiente:
o Nombre de la empresa con su logotipo.
o Nombre de la dependencia encargada.
o Nombre del manual.
o Fecha de elaboración.
b. Índice: presenta el listado de los contenidos del manual.
c. Introducción: presenta información general de lo que contiene el manual en
cuanto a los propósitos que se quieren cumplir, para quienes va dirigido, quiénes
y cómo lo deben utilizar, quién debe utilizarlo, debe ser breve y clara.
d. Objetivo general: expresa los propósitos que se pretende cumplir. Debe ser
conciso y claro. Se estructura con un verbo en infinitivo (Ar, Er, Ir) teniendo en
cuenta a qué y para que se realiza la acción.
e. Alcance: indica que actividades personas y áreas de la empresa son afectadas.
f. Responsabilidades: se describen las obligaciones del área y los cargos que
intervienen en el desarrollo del procedimiento.
g. Definiciones: estas facilitan la comprensión del manual por parte de todo el
personal que lo va a consultar.

h. Desarrollo: se describen las actividades a ejecutar y las áreas que intervienen
en su realización. Se debe especificar la acción en cuanto a los siguientes
interrogantes: ¿qué hacer?, ¿cómo se hace? ¿qué instrumentos o equipos se
requieren?, ¿dónde se hace? ¿cuándo se hace?, ¿quién lo hace?, ¿cuáles
decisiones se toman?, ¿qué documentos se generan?, ¿cuál es el destino de los
documentos que se generan?
i. Diagramación: se debe presentar gráficamente el procedimiento. Esto se
realiza a través de un diagrama de flujo en el cual se muestra la relación entre
las diversas operaciones, las fases en que se divide el procedimiento y se
representa el flujo de información, los elementos que se utilizarán y los
documentos que se generan.
 Realice el perfil del manual, para esto defina un diseño de presentación de acuerdo a
las indicaciones suministradas en el material de formación mencionado.
MANUAL DE PROCESOS Y Vigente desde
diciembre 18 de 2020
PROCEDIMIENTOS
Área Logística
DISTRIBUCIÓN FISICA DE
Integral
MERCANCIA Versión 01
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Finalmente, construya el manual de procesos y procedimientos incluyendo la información
obtenida del desarrollo de cada uno de los ítems de la evidencia, al igual que la
documentación de soporte requerida.
A.W. FABER-CASTELL COLOMBIA LTDA
ÁREA LOGÍSTICA INTEGRAL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DISTRIBUCIÓN FISICA DE
MERCANCIA
DICIEMBRE 18 DE 2020
INDICE
1. Introducción …………………………………………………………………………….12
2. Objetivos ……………………………………………………………………………….13
3. Alcance y campo de aplicación ………………………………………………………....13

4. Responsabilidades……………………………………………………………………….13
5. Definiciones …………………………………………………………………………….13
6. Desarrollo ……………………………………………………………………………….15
7. Diagramación de procesos ………………………………………………………………6
1. Introducción
El presente documento contiene el Manual de Procesos y Procedimientos de A.W. FABER-
CASTELL COLOMBIA LTDA, es una herramienta que permite a la empresa garantizar la
organización y mejorar la calidad del producto y servicio.
La estructura de este manual se relaciona con los subprocesos del área Logística Integral
identificados en la compañía, los cuales están conformados por el despacho y transporte de
productos; cierta información que se presentara a través de la caracterización de los dichos
procesos y diagramas de flujo, los cuales describen el procedimiento de cada actividad.
La estandarización de los procesos y procedimientos permiten determinar los niveles de
responsabilidad de cada empleado en cada una de las actividades realizadas, facilitando el
seguimiento y control de los mismos.
2. Objetivos
Diseñar el Manual de Procesos y Procedimientos logístico para el subproceso de
Distribución Física de A.W. FABER-CASTELL COLOMBIA LTDA, el cual busca el
cumplimiento eficaz y eficiente del despacho y transporte de productos a los clientes
finales, por medio de la estructuración e interacción de las mismas con el fin de generar
controles en los procesos; como también designar a los responsables las tareas que se llevan
a cabo, a propósito de asegurar estrategias de operación para el fortalecimiento de la
empresa.
3. Alcance y campo de aplicación
Inicia desde la recepción de orden de despacho y termina con la medición y análisis de la
operación. El manual de procesos y procedimientos está dirigido a todos los colaboradores
de la empresa A.W. FABER-CASTELL COLOMBIA LTDA y aplica principalmente para
el área Logística Integral de la empresa.
4. Responsabilidades
El jefe de Logística y de operaciones junto con el área comercial son los responsables de
dar
a conocer y hacer cumplir el presente manual de procesos y procedimientos.
5. Definiciones
 Actividad: Es la más pequeña acción ejecutada por una persona, es todo lo que las
personas realizan diariamente en todo momento en la empresa.
 Diagrama de flujo: Representación gráfica de un proceso o procedimiento que
permite la observación sistémica de su ejecución, mostrando la lógica y dinámica de
la secuencia de un trabajo.
 Estructura organizacional: Es la distribución formal de los puestos de trabajo en
una organización.
 Macroproceso: Conjunto de procesos

 Manual: Carpeta o fólder propio de un área que puede estar compuesto por
procedimientos, instructivos, formatos, y otros documentos del Sistema de Gestión
de Calidad.
 Manual de procesos y procedimientos: Es una herramienta que le permite a la
empresa, reunir una serie de actividades que están enfocadas a mejorar la
organización dentro de la misma y también busca ofrecer un servicio de calidad a
los clientes, buscando así alternativas para mejorar la satisfacción del cliente.
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso
 Sistema: Es una red de procesos interconectados, diseñados para satisfacer las
necesidades de los clientes, en donde hay unas entradas, transformaciones y unas
salidas.
 Tarea: Conjunto de actividades y operaciones que se llevan a cabo en el ámbito de
un puesto de trabajo, para conseguir cada uno de los objetivos esenciales y básicos
del puesto, siguiendo determinadas instrucciones, recomendaciones y normas
6. Desarrollo
Descripción de procedimiento de distribución física

Actividad Responsable
Inicio del proceso de despacho
Recepción ordenes de pedidos enviados por el área Jefe de logística y
comercial. operaciones
Liberación de pedido mediante autorización o Jefe comercial
denegación.
Verificación de la orden de despacho en cuanto a la Jefe de logística y
referencia y cantidad de productos. operaciones

Si es correcta la información, se escanea la orden y si no Auxiliar logístico
es devuelta al orden de despacho.
Indicar al personal para realizar picking del pedido Jefe de logística y
solicitado. operaciones
Auxiliar logístico
Se procede a preparar el pedido solicitado. Auxiliar logístico
Luego se realizar conteo de la mercancía preparada. Auxiliar logístico
Si cumple la cantidad asignada posteriormente pasa a Auxiliar logístico
ser embalado para facilitar la manipulación de carga. Si
no cumple se repite el proceso de picking.
Verificación de las características comunes de la carga. Jefe de logística y
operaciones
Si cumple enseguida se realiza paletización. Si no Auxiliar logístico
cumple se repite el proceso de embalaje.
Entregar pedido listo con orden de despacho firmado y Jefe de logística y
sello al personal de carga. operaciones
Actualización en base de datos Microsoft Acces usando Jefe de logística y
el numero de orden del despacho respectivo. operaciones
Ubicación del pedido en área de transporte. Auxiliar logístico
Fin de proceso de despacho
Inicio de proceso de transporte
Pedido listo para ser cargado al vehículo. Jefe de logística y
operaciones
Solicitud de servicio de transporte vía correo electrónico Jefe de logística y
o vía comunicación telefónica a Transportadora C&M operaciones
Logística e indicación de información para la
distribución.
Adecuación de rutas para la entrega del pedido. Jefe de logística y
operaciones
Registro e ingreso del vehículo asignado Conductor
Gestionamiento y validación de tramites documentarios Conductor
de transporte en las oficinas para las autorizaciones la
carga a transportar.
Validación de documentos de transporte Jefe de logística y
operaciones
Si cumple se emite orden de salida del vehículo. Si no Jefe de logística y
cumple se solicita un nuevo servicio de transporte. operaciones
Actividad de carga del pedido para el despacho a Asistente de distribución
vehículo.
Confirmación mediante la remisión de la cantidad a Asistente de distribución
transportar
Salida de vehículo a puntos de entrega. Conductor
Asistente de distribución
Control a transportista a través del monitoreo GPS. Se Asistente de operaciones

realiza un seguimiento de los vehículos y el estado de
las entregas, de acuerdo a la ruta de distribución
asignada a cada transporte.
Entrega de pedido en buenas condiciones en el punto Conductor
destino. Asistente de distribución
La persona encargada firma la remisión y verifica el Cliente
pedido de entrega.
Al finalizar la entrega en el punto respectivo, se da Conductor
regreso el vehículo a la compañía Asistente de distribución
Entrega de soportes y remisiones firmados del pedido Conductor
para el VB respectivo de recibido conforme. Asistente de distribución
Fin de proceso de transporte
7. Diagramación de procesos
3. Conclusiones
A juicio, defino que un manual de procesos y procedimientos es un soporte documentado
para el desarrollo del conjunto de actividades mutuamente relacionadas entre sí; por lo
tanto, este permite estandarizar sus conocimientos para todo el personal tendiendo a
disminuir las posibles fallas y re procesos a la hora de producir un producto o prestar un
servicio.
Ahora bien, como lo hemos visto en el desarrollo de esta actividad, el manual se estructura
de manera estandarizada, caracterizando el proceso de distribución con la descripción del
paso a paso junto con su diagrama de flujo correspondiente, a fin de que cualquier persona
interna o externa lo pueda entender con mayor facilidad.
Muchas veces elaborar herramientas de esta índole, convierte a la persona o al grupo de
trabajo en competencia particular por ser los de mejor conocimiento tanto en el desarrollo
como funcionamiento de la organización.
Finalizando el presente trabajo, se concluye que la elaboración de este manual de procesos
y procedimiento resulta indispensable para la empresa FABER-CASTELL COLOMBIA
LTDA, ya que gracias a ello se podrá contribuir al propósito de ser más eficiente si su
estructura está diseñada para cubrir las necesidades; mejorando cada vez la calidad del
producto o servicio prestado en todas las partes interesadas.
4. Bibliografía
 https://app.lucidchart.com/user/148282226#/subscriptionLevel/lucidchart/levelType
 Procesos y sistemas de información-Sena
GLOSARIO DE TÉRMINOS LOGÍSTICOS A ADMINISTRADOR ... www.upct.es ›
~gio › GLOSARIO DE TERMINOS LO...

Evidencia 5 - Manual "Procesos y Procedimientos Logísticos"

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Evidencia 5 - Manual "Procesos y Procedimientos Logísticos"

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

PROGRAMA DE FORMACIÓN TITULADA – TGI

“Tecnólogo en Gestión Logística.” 1

PROGRAMA GESTIÓN LOGÍSTICA

Fase II de proyecto: Planeación

AP 7 - Estructurar procesos integrados dentro del Plan Maestro de Logística

Zayonara Sánchez Ríos

Instructor: Jhon Vicente varón Machado

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

2. Desarrollo: Evidencia No 5 - Manual “Procesos y procedimientos logísticos”

El manual de procedimientos es un instrumento esencial para el funcionamiento del

de manera clara las normas operativas y responsabilidades; en base a unos principios

preestablecidos en la organización empresarial.

Además, son fundamentales para la comunicación, coordinación, dirección y evaluación

información, asimismo, permiten a cualquier cliente interno o externo dar conocimiento

preciso de las operaciones, trámites y servicios a realizar.

Dentro de las actividades que se realiza en la cadena logística y el plan

organizacional, los procedimientos deben ir encaminados a la mejora continúa dando

cumplimiento a las solicitudes y requerimientos de las demandas, sin entorpecer otras

llegue finalmente a las manos del consumidor.

Ahora, relacionando el tema expuesto anteriormente en el presente trabajo se basará en

la elaboración de un manual de procesos y procedimientos para el área de logística

integral de la empresa Faber Castell, que involucra la estructuración del subproceso de

distribución física; referente al despacho y transporte de mercancías definido mediante

un diagrama de flujo que va asociado con las actividades de operación reales de la

2. Desarrollo: Evidencia No 5 – Manual “Procesos y procedimientos

Para desarrollar esta evidencia realice lo siguiente:

 Seleccione una de las áreas de la empresa expuestas en la Evidencia 1: Presentación

“Caracterización de la empresa”, junto con su respectivo subproceso de la gestión

logística (aprovisionamiento, producción o distribución).

El área seleccionada de la empresa Faber Castell es el de logística integral, mediante el

cual se encarga de la ejecución, planificación y control de todas las actividades

relacionadas con la obtención, almacenamiento y traslado de productos, ya sea desde las

productos terminados que van directos al cliente final.

El subproceso de la gestión logística elegido es la distribución física que tiene estrecha

relación con el despacho y transporte de los productos, pues este se enfoca en la

preparación de los pedidos; en los medios de transporte y en los criterios de selección y

de optimización de rutas, al igual que los apoyos comerciales necesarios en el canal de

técnicas y métodos de programación y las herramientas de control involucradas en

el proceso. Para trazar el diagrama puede utilizar el software sugerido en el material

de formación “Procesos y sistemas de información” o el de su preferencia.

Diagrama de flujo del proceso de despacho.

Diagrama de flujo del proceso de transporte

 Plantee el diseño del manual de procesos y procedimientos, de manera

estandarizada y contemplando los servicios, costos, espacios, factores internos y

externos y tecnologías de la información involucrados.

El manual de procedimientos a elaborarse en el presente trabajo consta de los

a. Identificación: corresponde a la portada del manual y debe contener lo

o Nombre de la empresa con su logotipo.

o Nombre de la dependencia encargada.

o Nombre del manual.

b. Índice: presenta el listado de los contenidos del manual.

c. Introducción: presenta información general de lo que contiene el manual en

cuenta a qué y para que se realiza la acción.

e. Alcance: indica que actividades personas y áreas de la empresa son afectadas.

f. Responsabilidades: se describen las obligaciones del área y los cargos que

intervienen en el desarrollo del procedimiento.

g. Definiciones: estas facilitan la comprensión del manual por parte de todo el

personal que lo va a consultar.

h. Desarrollo: se describen las actividades a ejecutar y las áreas que intervienen

en su realización. Se debe especificar la acción en cuanto a los siguientes

interrogantes: ¿qué hacer?, ¿cómo se hace? ¿qué instrumentos o equipos se

requieren?, ¿dónde se hace? ¿cuándo se hace?, ¿quién lo hace?, ¿cuáles

decisiones se toman?, ¿qué documentos se generan?, ¿cuál es el destino de los