“PROPUESTA DE TRABAJO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA

ESTRATEGIA DE CERO PAPEL AL INTERIOR DEL MINISTERIO

DE MINAS Y ENERGÍA”

GRUPO DE PARTICIPACIÓN Y SERVICIO AL CIUDADANO

2013

Documento de trabajo – Versión editable

Introducción
A través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y su
programa Agenda de Conectividad – Estrategia Gobierno en Línea, el Gobierno Nacional
promueve la implementación de oficinas cero papel como un proyecto que permite
armonizar los esfuerzos en eficiencia en la Administración Pública con buenas prácticas
ambientales.

El Gobierno Electrónico se define como el uso de las Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones (TIC) para mejorar los servicios e información ofrecidos a los ciudadanos,
aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión pública e incrementar sustantivamente la
transparencia del sector público y la participación ciudadana.

La estrategia de gobierno en línea de la República de Colombia tiene como objetivo

contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo,
y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a través del
aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación. Se orienta bajo
los siguientes principios:

 Gobierno centrado en el ciudadano.

 Visión unificada del Estado.
 Acceso equitativo y multicanal.
 Protección de la información del individuo.
 Credibilidad y confianza en el Gobierno en Línea

La iniciativa cero papel, como parte del Plan Vive Digital, busca establecer lineamientos
para hacer más eficientes y efectivos los trámites y eliminar el uso del papel en la gestión
que realizan las entidades públicas, tanto para sus procesos internos como para los servicios
que prestan hacia los ciudadanos.

¿Qué es cero papel?

- Reducción sistemática del uso del papel a través de la sustitución de flujos
documentales en papel por soportes y medios electrónicos.
- No es la eliminación radical de los documentos en papel. El Estado no puede negar
a los administrados la utilización de canales presenciales o en papel.
 Una forma de representar el paso de modelos basados en papel a electrónicos:

Fase 1: Uso exclusivo de papel, administración manual.

Fase2: Uso exclusivo de papel, administración apoyada en aplicaciones de tecnología.

Fase 3: Combinación de papel con documentos digitalizados, administración apoyada

en aplicaciones de tecnología.

Fase 4: Combinación de papel y documentos digitalizados con documentos

electrónicos, administración apoyada en aplicaciones de tecnología.

Fase 5: Uso exclusivo de documentos electrónicos, administración exclusiva mediante

aplicaciones de tecnología.

En todo este proceso es requisito indispensable la adecuada aplicación de los principios de

gestión documental, que garanticen la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y
disponibilidad de la información bajo las condiciones y durante el tiempo que las normas
vigentes lo requieran.

Antecedentes

Directiva presidencial 04 del 3 de abril de 2012: Eficiencia administrativa y

lineamientos de la política cero papel en la administración pública.

Las entidades han identificado sus procesos y procedimientos; la mayoría han certificado
sus sistemas de gestión de calidad. Igualmente han logrado reconocidos avances en
Gobierno Electrónico relacionados con los servicios que presta el Estado hacia los
ciudadanos.
El Estado cuenta con muchos procesos, procedimientos y servicios internos que, sin
embargo, son en su mayor parte manuales y se basan en el papel como soporte de las
evidencias de las actividades administrativas realizadas. Esto tiene efectos negativos en la
eficiencia ambiental y en las entidades impacta sobre factores económicos y
administrativos.

Es por ello que el paso siguiente consiste en mejorar la eficiencia, a través de la

identificación, racionalización, simplificación y automatización de los procesos,
procedimientos y servicios internos, con el propósito de eliminar duplicidad de funciones y
barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz prestación del servicio en la gestión de
las entidades.

Contexto de la Directiva 04 de 2012

La directiva se articula con el Plan Nacional de Desarrollo 2011-2014, en donde el Buen

Gobierno tiene como principal objetivo “…implementar un diseño institucional que
maximice la probabilidad de que en la ejecución de su rol, las organizaciones públicas
logren efectos de acuerdo con su misión: asignaciones eficientes, mitigación de las fallas de
mercado y generación de equidad”… Con base en este objetivo se postularon cinco (5)
principios orientadores que buscan la modernización, la eficiencia y la eficacia
administrativa. Estos objetivos, que guardan una estrecha relación con la directiva, son:

 Transparencia.
 Gestión pública efectiva.
 Vocación por el servicio público.
 Participación y servicio al ciudadano.
 Lucha contra la corrupción.

La Directiva de Eficiencia Administrativa y Cero Papel promueve lineamientos para

mejorar, optimizar y automatizar trámites internos, procesos y procedimientos, haciendo
más ágiles los flujos de información para facilitar la rendición de cuentas, el control por
parte de los ciudadanos, reducir los tiempos y costos de operación, y generar un mejor
ambiente de trabajo para los servidores públicos.
 Aplica a entidades y organismos del Los responsables de su ejecución son
sector central y descentralizado de la Ministros, Directores de los
Rama Ejecutiva del Orden Nacional Departamentos Administrativos,
Directores de entidades y organismos

Decreto 2693 de 2012

El Decreto 2693 del 21 de diciembre de 2012 “Por el cual se establecen los lineamientos
generales de la Estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamenta
parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones”, a
través de su artículo 6. Temas prioritarios para avanzar en la masificación de Gobierno en
línea, establece en el numeral 3 aspectos de tecnología y ambiente, priorizando los
siguientes aspectos:

a) Utilizar eficientemente las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones con

el fin de mitigar el impacto ambiental, para lo cual deberán adoptar medidas
preventivas y precautelativas que permitan la incorporación progresiva en las
nuevas soluciones, herramientas y equipos de cómputo con características de
producto ecológico.
b) Implementar acciones tendientes a una correcta disposición de los residuos
tecnológicos, de conformidad con la normatividad ambiental vigente.
c) Implementar una política de reducción de uso de papel en el Estado utilizando las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Apoyo de entidades para su implementación

Impactos de la iniciativa
Económicos

 Costos de papel
 Costos de impresión
 Costos de almacenamiento
 Costos de consulta
 Costos de transporte y distribución

Ambientales

 Consumo de madera/arboles
 Contaminación de agua y atmósfera
 Gastos de energía
 Generación de desechos
  Ahorro de papel
 Reducción de emisión de residuos
 Disminución del consumo de recursos naturales empleados en la fabricación del
papel: árboles, agua y energía
 Disminución de la contaminación producida por los productos blanqueadores de
papel
 Disminuir el consumo de energía empleada en imprimir, fotocopiar, etc.
 Reducir los residuos contaminantes como tóner, cartuchos de tinta, etc.
 Contribuir al desarrollo sostenible, el consumo responsable de recursos que no
comprometa el desarrollo social y ambiental de las generaciones futuras

De eficiencia

 Horas hombre dedicadas a localización y gestión de documentos

 Pérdida de conocimiento
 Flujos de información ineficientes

¿Cómo se contribuye con el uso racional de papel?

Consumo anual per capital: 25 Kg por año, 4 mil hojas por año, 20 hojas por día
809 mil servidores públicos: 20 mil toneladas, 4,4 billones de hojas (se estima que el 35%
de las impresiones se desechan casi de inmediato.
Ahorro aproximado: $ 631 millones diarios en impresiones innecesarias

Proceso para la implementación de la iniciativa cero papel

 Realizar
Delegar un Elaborar un Ejecutar las
seguimiento
líder de plan de actividades del
periódico y
eficiencia y eficiencia plan de
reportar los
cero papel administrativa eficiencia
avances

1. Líder de eficiencia. Responsable de coordinar la realización de las acciones

necesarias para garantizar la adecuada implementación y avance de la directiva, así
como de presentar los avances y resultados de las iniciativas y requerimientos en lo
que respecta a Eficiencia Administrativa y Cero Papel por parte del Gobierno
Nacional. Es conveniente que su trabajo se integre con el del Comité de GEL.

La entidad deberá formalizar la designación (o cambio) del Líder de Eficiencia

Administrativa y Cero Papel e informar su nombre y cargo a la Alta Consejería
Presidencial para el Buen Gobierno y Eficiencia Administrativa, al correo
electrónico buengobierno@presidencia.gov.co, desde el correo oficial del
representante legal de la entidad.

2. Plan de Eficiencia Administrativa.

a. Selección de los procesos críticos que se desean mejorar. Como herramienta se
cuanta con la documentación del Sistema de Gestión de Calidad y del Modelo
Estándar de Control Interno – MECI o las metodologías propias de
caracterización que haya desarrollado la entidad. La guía nacional de
simplificación presenta un conjunto de criterios que ayudan a realizar la
selección.
Http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=569
b. Establecer las acciones de mejora a realizar. Frente a los procesos
seleccionados, se deben establecer las acciones de mejora a realizar. Se deben
 socializar las acciones propuestas con el Comité Gel y el Comité Anti trámites,
entre otros, para coordinar y optimizar los esfuerzos de la entidad.
Se deben definir los indicadores mediante los cuales se medirán el avance, por
ejemplo: reducción de tiempos, eliminación de pasos, reducción de documentos
o papel, entre otros.
c. Diligenciar el plan de eficiencia. Elaborar el plan de eficiencia basado en el
formato disponible en http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-
files/directivaeficiencia/Formato.xls
Enviar el plan de eficiencia como adjunto al correo electrónico
buengobierno@presidencia.gov.co.

3. Ejecución de actividades del plan de eficiencia. Desarrollo de las actividades

indicadas en el plan de eficiencia cumpliendo con los tiempos e indicadores allí
planteados.
4. Seguimiento periódico y reporte de avances. Control de actividades, cronogramas y
porcentajes de avance señalados en el Plan de Eficiencia. Reporte de avances.

Modelo conceptual de la iniciativa

Cero papel al interior de Minminas
Como respuesta a la Directiva Presidencial 04 de 2012: Eficiencia administrativa y
lineamientos de la política cero papel en la administración pública, el Ministerio de Minas y
Energía ha venido implementado una serie de iniciativas que contribuyen al buen desarrollo
de la iniciativa de cero papel en la entidad.

1.

El Ministerio atendiendo el primer paso para la implementación de la iniciativa, designó a

Martha Torres como líder de eficiencia y cero pape, quien a su vez es la líder GEL
sectorial.

2.

Partiendo del Plan de Desarrollo Administrativo del Ministerio, se formuló el Plan de

Eficiencia Administrativa, en el que se plasmaron actividades, indicadores y responsables
para alcanzar las metas de cumplimiento previstas. ……
 3.

Como desarrollo de las actividades propuestas en el Plan de Eficiencia Administrativa y

Cero Papel, se han adelantado las siguientes actividades:

Implementación de mensaje en la firma electrónica.

Con este mensaje se busca incidir en el porcentaje de impresiones de correos electrónicos y

de documentos en general que en elevadas ocasiones se hacen de manera innecesaria.

4.

A la fecha se cuenta con … reporte de las actividades que ….

Propuesta de implementación para el año 2013.

Campaña “Concentra tu energía”

Esta propuesta busca ser una campaña sombrilla de conciensación y sensibilización al
interior del Ministerio al rededor del uso racional y eficiente de nuestros recursos naturales.

De esta campaña sombrilla se desprenden campañas con temáticas específicas sin dejar de
estar ligada con “Concentra tu energía”

Concentra tu energía con Cero Papel

Como primera campaña con temática específica se ha desarrollado la iniciativa “Concentra
tu energía con cero papel” que tiene como objeto ser la campaña de concienciación y
sensibilización alrededor del uso racional y eficiente de papel al interior del Ministerio.

Adicionalmente, permitirá ser la articuladora de las demás iniciativas que se propongan

alrededor de “Cero papel”. Revisar Anexo 1.

Esta campaña ya cuenta con una imagen y piezas de promoción.

Plan de eficiencia administrativa.
El Decreto 2482 de 2012 “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la
integración de la planeación y la gestión” tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte en la planeación.

Este modelo comprende, entre otros, Políticas de Desarrollo Administrativo, que son un
conjunto de lineamientos que orientan a las entidades en el mejoramiento de la gestión, a
través de la simplificación de procesos y procedimientos internos, el aprovechamiento del
talento humano y el uso eficiente de los recursos administrativos y tecnológicos, una de
estas es la política de eficiencia administrativa.

La política de eficiencia administrativa, está orientada a identificar, racionalizar,

simplificar y automatizar trámites, procesos, procedimientos y servicios, así como
optimizar el uso de recursos, con el propósito de contar con organizaciones modernas,
innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y
responder en forma ágil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para
el logro de los objetivos del Estado. Incluye, entre otros, los temas relacionados con
gestión de calidad, eficiencia administrativa y cero papel, racionalización de trámites,
modernización institucional, gestión de tecnologías de información y gestión documental.

Con este marco, se propone hacer una revisión y actualización del Plan de Eficiencia
Administrativa, con el fin de articular las nuevas propuestas con las actividades ya
adelantadas, permitiendo incidir de manera más amplia en la implementación de esta
iniciativa al interior del Ministerio.

Actividades propuestas para el 2013

Eje Actividad Desarrollo Indicador Responsable de Público
implementación objetivo
Racionalizar, Disminución Directriz de % de Talento humano, Contratistas
simplificar y de copias en la disminución disminución contratos y demás
automatizar para cuenta de de copias por de dependencias con
optimizar el uso cobro de los parte de las fotocopias/Trá competencias en el
de recursos contratistas oficinas mite trámite de la cuenta
monetarios, encargadas de de cobro de los
físicos, humanos. los trámites contratistas.
Eliminar pasos y relacionados
ajustar formatos. con las
cuentas de
cobro de los
contratistas
Implementació En el área de Erradicación Seguridad, Ciudadanía
n de tarjetas la recepción se del consumo administrativa
para la identificará de papel en la
 Eje Actividad Desarrollo Indicador Responsable de Público
implementación objetivo
identificación plenamente a generación de
de los la persona formato de
visitantes de visitante y se ingreso al
las oficinas del le entregará Ministerio
Ministerio una ficha
reutilizable
que será
devuelta
cuando la
persona haga
su egreso del
Ministerio
Sustitución de los Implementació Por medio de % de Oficina de sistemas Todas las
memorandos y n de un correo comunicacion dependencia
comunicaciones sistema de electrónico es atendidas y s y
Implementación correo certificado, gestionadas a ciudadano
de un sistema de certificado enviar través de
correo certificado comunicacion medios
internas en papel es tanto electrónicos
e intercambio de internas como
correspondencia externas de las
entre entidades diferentes
por medios dependencias.
electrónicos (12 Solicitud a A través del Eliminación Administrativa Todas las
meses siguientes través de empleo de de solicitud dependencia
a la expedición de medios correos física para la s
la directiva). electrónicos electrónicos, solicitud de
para el realizar la fotocopiado.
fotocopiado solicitud para
el fotocopiado
de material
interno
Participación de Generación de Aportar 2 actividades Participación Todas las
servidores espacios de semestralment en el año ciudadana dependencia
públicos y los participación e ideas para s
contratistas en la interna para la reducir
mejora de la socializaciónd trámites y
eficiencia, la e ideas procesos
innovación y el innovadoras innecesarios,
buen gobierno en la simplificar y
implementació automatizar
n de la procesos o
campaña reducir el uso
“Concentra tu de papel.
energía con
cero papel”
Expedición e Para: N° políticas y Secretaría general Todas las
implementació adquisición de procedimiento dependencia
n de Políticas equipos o s internos s y
y servicios de expedidos. ciudadanos
 Eje Actividad Desarrollo Indicador Responsable de Público
implementación objetivo
procedimiento impresión/foto
s. copiado,
compra de
papel con
criterios
ambientales,
reciclaje de
papel, manejo
de firmas
electrónicas/di
gitales.
Impresión y Impresión y Consumo Todas las Todas las
Identificar y copiado copiado a mensual total dependencias. dependencia
aplicar buenas doble cara de y per cápita de s.
prácticas para acuerdo con lo papel,
reducir el dispuesto en la impresiones,
consumo de papel Circular impresiones a
(Reporte anual) interna N° doble cara,
18015 del 14 fotocopias.
de mayo de
2010. Asunto:
ahorro de
papel.
Reciclaje Implementació Volumen Todas las Todas las
n de mensual de dependencias dependencia
procedimiento papel s
s de reciclado (en
separación en Kg), Cantidad
fuente de de
material con contenedores
potencial de de reciclaje de
ser papel
aprovechado instalados
(total entidad-
per cápita)
Distribución y Sistematizació Valor mensual Administrativa Todas las
almacenamien n y control de las compras dependencia
to sobre las de papel, valor s
compras mensual de
realizadas para servicios de
el Ministerio impresión,
en servicios de valor mensual
impresión, de servicios de
fotocopiado y fotocopiado.
papel.
Control de
número de
impresión y de
fotocopias
Sociocultural Desarrollo e Número de Participación Todas las
 Eje Actividad Desarrollo Indicador Responsable de Público
implementación objetivo
implementació campañas de ciudadana dependencia
n de campañas comunicación s y
de realizadas/Nú ciudadanos
concienciación mero de
y personas
sensibilización sensibilizadas
alrededor del sobre: manejo
uso racional y de
eficiente de residuos/recicl
papel aje en la
entidad,
buenas
prácticas de
consumo de
papel.
Habilitante- Generar una N° de Talento humano, Todas las
Artículos 55 y cultura personas sistemas, gestión dependencia
57: orientada a la capacitadas documental, s y
Avanzar en la gestión participación ciudadanos
producción de documental N° de ciudadana
documentos electrónica herramientas
públicos y apoyada en la implementada
actos implementació s
Derecho de los administrativo n gradual de
ciudadanos para s por medios herramientas
actuar ante las electrónicos, como firma
autoridades asegurando la electrónica,
utilizando medios autenticidad, archivo
electrónicos. integridad y electrónico
disponibilidad seguro y
Código de de los mismos, correo
Procedimiento así como en la electrónico
Administrativo y integración de certificado.
de lo Contencioso expedientes Garantizando
Administrativo electrónicos. así
CPACA. respectivamen
te la
autenticidad,
disponibilidad
y la integridad
de la
documentació
n.
Obligatorio- Definición del Herramienta Comunicaciones, Todas las
Artículos 61 y proceso para implementada participación dependencia
62: implementar ciudadana y y ciudadanía
Garantizar la el acuse de Proceso sistemas
recepción, el recibo con las definido y
acuse de características ejecutado
recibo y el exigidas por
 Eje Actividad Desarrollo Indicador Responsable de Público
implementación objetivo
envío de GEL y el
mensajes de CPACA
datos en las
actuaciones Implementació
administrativa n del servicio
s a su cargo a de correo
través de la electrónico
habilitación de certificado,
casillas de incluyendo el
correo estampado de
electrónico tiempo
con el debido
rastro sobre la
fecha y hora
en cada caso.
Habilitante- Implementació N° de Sistemas, Todas las
Artículo 56: n de herramientas comunicación, dependencia
Implementar herramientas de participación s y
los de comunicación ciudadana ciudadanía
mecanismos información electrónica
de notificación electónica implementada
electrónica al como s.
servicio de los boletines
usuarios que electrónicos Total boletines
así lo y/o mensajes generados y
consientan. de texto a enviados y de
móviles (sms) mensajes de
para las texto.
personas que
así lo
consientan.
Obligatorio- Implementar y Cum Comunicaciones, Todas las
Artículo 60: publicar una ´plimiento del sistemas, dependencia
Optimizar y nueva versión portal de las participación s y
asegurar la del portal especificacion ciudadana ciudadanía
existencia de www.minmina es del manual
sus respectivas s.gov.co que 3.1
sedes cumpla con
electrónicas en los parámetros
las que se mínimos que
mantenga a define el
disposición de manual 3.1.
toda persona para ser sede
información electrónica.
completa y
actualizada.
Sustituir, en lo Elaboración y Para la % de Grupo de Todas las
posible, el uso de publicación de divulgación de disminución Participación y dependencia
papel en la material información de impresión Servicio al s y la
difusión de comunicativo generada por frente a años Ciudadano y ciudadanía.
 Eje Actividad Desarrollo Indicador Responsable de Público
implementación objetivo
material a través de el Ministerio, anteriores e comunicaciones.
informativo, medios en la medida información
publicaciones, electrónicos. de lo posible, generada.
guías, entre otros. se debe
propender por
evitar su
impresión y
emplear otros
medios de
comunicación
para tal fin.
Ejm. Formatos
de encuestas,
folletos
informativos,
entre otros.

Anexo 1. Reciclaje en Bogotá

Operación pública del aseo

La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, a través de su filial Aguas de
Bogotá, comienza a prestar el servicio de recolección de basuras en la capital. La ciudad
mantendrá las mismas Áreas de Servicio Exclusivo establecidas en Bogotá desde hace 10
años, las mismas rutas y las mismas frecuencias.

 Los residuos serán recogidos mínimo tres veces por semana

 El costo que se pagará por tonelada recogida y transportada de ambos tipos de
residuos es de $72.680
 Adicionalmente, Doña Juana recibe $16.428 por la disposición final de los residuos
 Ese mismo dinero lo reciben los recicladores por “ahorrarle” al Distrito, al no llevar
la basura a Doña Juana
 Bogotá contará con 14.000 recuperadores ambientales, no obstante el éxito también
depende de usted.
Elaboró: Paula Jiménez
Apoyó: Francisco Sarmiento
Revisó: Aida Marcela Nieto