PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO GDPD01

PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 3

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Grupo Gestión Documental Coordinador Grupo Gestión Documental Secretario General
Profesional Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación
FECHA: FECHA: FECHA:
09/09/2014 12/09/2014 30/09/2014
Definir los planes, programas, políticas e instrumentos archivísticos mediante las directrices definidas por los órganos rectores, en concordancia con la planeación institucional
OBJETIVO
y la naturaleza del patrimonio documental institucional para el mejoramiento continuo en la gestión de los documentos, durante todo su ciclo vital.
Inicia con la identificación de necesidades y requerimientos de gestión documental, continúa con la definición de los planes, programas, proyectos e instrumentos archivísticos
ALCANCE y termina con la implementación de los planes, programas, proyectos e instrumentos archivísticos en gestión documental.
AMBITO DE
Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
APLICACIÓN
DEFINICIONES
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su
gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También
se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Instancia orientadora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en donde se discutirán todos los temas referentes a las políticas de
desarrollo administrativo y demás componentes del modelo. Este comité sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y no sean obligatorios por mandato legal.

Diagnóstico. Etapa inicial del proceso de planeación que consiste en un análisis crítico de la entidad o dependencia y de su entorno a partir de la recolección, clasificación y análisis de los
elementos que los conforman, con el objetivo de identificar sus logros, necesidades y problemas. Para el entorno, estos suelen interpretarse como amenazas u oportunidades, y para la entidad
o
Dependencia, como fortalezas o debilidades.

Documento. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Los documentos de archivo tienen su origen
en las dependencias que los producen como resultado de una función específica o en cumplimiento de una actividad determinada. Allí adquieren como producto de su trámite una serie de
valores que hacen del documento un instrumento de información de singular importancia para la toma de decisiones y para servir como fuente testimonial de la misión propia de la entidad que
los generó.

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Gestión Documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Ley 594 de 2000)

Instrumento Archivístico: Herramienta con propósito específico, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la archivística y la gestión documental.

Mejoramiento Continuo: Conjunto de estrategias, disposiciones, actividades y mecanismos encaminados a la actualización y adecuación permanente de la gestión documental a las
exigencias del contexto (interno y externo). El mejoramiento permite la evolución efectiva del sistema de gestión documental y se apoya en las directrices de desarrollo de la entidad y en el
resultado de las evaluaciones de esta gestión. Debe estar articulado con el plan de mejoramiento institucional

Plan. Instrumento que permite determinar objetivos, metas prioridades y estrategias de manera general definidas para un periodo de tiempo.

Planeación. En términos públicos, es la orientación adecuada de los recursos procurando el cumplimiento de objetivos de desarrollo económico y social.
Política: Criterios generales que tienen por objetivo orientar la acción que guía a los miembros de una organización en la conducta de su operación; algunas responden a lineamientos de tipo
legal.

Programa. Es un enunciado de las actividades o pasos necesarios para la realización de un(os) objetivo(s) de un plan. Generalmente, los programas se orientan por un objetivo estratégico y
pueden implicar la reestructuración de la organización o institución como un todo o unidades funcionales de la misma

Programa de Gestión Documental (PGD). Es un documento estratégico de la gestión documental, en el cual se estable para la Entidad las estrategias que permitan a corto mediano y largo
plazo: la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental.
Proyecto. Es la unidad operacional de desarrollo que vincula recursos, actividades y productos durante un período determinado y con una ubicación definida para resolver problemas o
necesidades de la población. Debe formar parte integral de un programa.

Tabla de Retención Documental. Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos. Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos
comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada Organismo.

Sistema integrado de conservación: conformado por el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el
concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información,
independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad,

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desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.
NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Ley 489 de 1998 del Congreso de la República” por la cual se dictan normas sobre la
organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las
disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones
previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se
dictan otras disposiciones.”
Se adoptará un enfoque basado en los procesos y subprocesos técnicos que se surten al interior de la
gestión documental, para regular el ejercicio, la organización y funcionamiento de la Administración
Documental Pública.

Ley 594 del 2000 del Congreso de la República, “por la cual se expide la Ley General
de Archivos y otras disposiciones.”
Artículo 4º. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los
siguientes:
a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración
en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;

Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la
comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la
Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las
decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley;

b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura,
porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en
antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural
y de la identidad nacional;

c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas

y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica,
política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las
obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información

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institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en
el servicio al ciudadano;

d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y

manejo de los documentos.

Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del

Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la
gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural
de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios
fundamentales de la Constitución Política;

f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y
un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;

g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la

administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el
referente natural de los procesos informativos de aquélla;

h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización

de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración
de documentos y archivos;

i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria,
garantizadora y perpetuadora;

j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos

informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado

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y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva;

k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán

de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la
materia celebre el Estado colombiano.

Artículo   6º. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos,
de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y
desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, así:

a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan

Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales;

b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de
archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y las
entidades públicas y privadas que presten este servicio;

c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad

de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas
del Estado;

d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en

la presente ley y sus normas reglamentarias.

Artículo    21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas

de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya
aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. 

Revisar periódicamente los planes, programas y proyectos para ajustarlos a los cambios normativos a

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que haya lugar.

Artículo 46. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de
conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

Artículo 196. Violación ilícita de comunicaciones o correspondencia de carácter oficial. El que

Ley 599 del 2000 del Congreso de la República, “por la cual se expide el Código ilícitamente sustraiga, oculte, extravíe, destruya, intercepte, controle o impida comunicación o
Penal.” correspondencia de carácter oficial, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) años.

La pena descrita en el inciso anterior se aumentará hasta en una tercera parte cuando la
comunicación o la correspondencia esté destinada o remitida a la Rama Judicial o a los organismos de
control o de seguridad del Estado.

Artículo 292. Destrucción, supresión u ocultamiento de documento público. El que destruya, suprima u
oculte total o parcialmente documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos
(2) a ocho (8) años.

Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus funciones, se impondrá
prisión de tres (3) a diez (10) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas
por el mismo término.

Si se tratare de documento constitutivo de pieza procesal de carácter judicial, la pena se aumentará de

una tercera parte a la mitad.

Se debe establecer la documentación necesaria para el funcionamiento del proceso de Gestión

Documental, que incluya las definiciones de la política, manuales de procedimientos, instructivos, entre
otros, para la eficaz planificación, operación y control de la información que administra la entidad en
cumplimiento de las normas legales vigentes.

Ley 1273 del 2009 del Congreso de la República, “por la cual se modifica el Código Artículo 269F: Violación de datos personales. El que, sin estar facultado para ello, con provecho
Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre,
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información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las
tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones”
Ley 1288 de 2009, “por medio del cual se expiden normas para fortalecer el marco
legal que permite a los organismos, que llevan a cabo actividades de inteligencia y
contrainteligencia, cumplir con su misión constitucional y legal, y se dictan otras
disposiciones.”
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VERSIÓN 3
intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros,
archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a
noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Realizar caracterización de roles de acuerdo a las jerarquías y funciones para acceso a la información,
y definir los valores a los documentos de acceso restringido, para su protección.
Artículo 25. Modificación de penas para los delitos de divulgación y empleo de documentos reservados
y acceso abusivo a un sistema informático. Con el objeto de garantizar la reserva legal de los
documentos de inteligencia y contrainteligencia y evitar su divulgación por parte de los miembros de
organismos que llevan a cabo este tipo de actividades, los artículos 194, 195, 418, 419 y 420 del
Código Penal quedarán así:
"Artículo 194. Divulgación y empleo de documentos reservados. El que en provecho propio o ajeno o
con perjuicio de otro divulgue o emplee el contenido de un documento que deba permanecer en
reserva, incurrirá en pena de prisión de cinco (5) a ocho (8) años, siempre que la conducta no
constituya delito sancionado con pena mayor".
"Artículo 195. Acceso abusivo a un sistema informático. El que abusivamente se introduzca en un
sistema informático protegido con medida de seguridad o se mantenga contra la voluntad de quien
tiene derecho a excluirlo, incurrirá en pena de prisión de cinco (5) a ocho (8) años".
"Artículo 418. Revelación de secreto. El servidor público que indebidamente dé a conocer documento
o noticia que deba mantener en secreto o reserva, incurrirá en pena de prisión de cinco (5) a ocho (8)
años y multa de veinte (20) a ciento veinte (120) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e
inhabilitación para el ejercicio de funciones públicas por diez (10) años.
Si de la conducta resultare perjuicio, la pena será de cinco (5) a ocho (8) años de prisión, multa de
sesenta (60) a doscientos cuarenta (240) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e
inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por diez (10) años".
"Artículo 419. Utilización de asunto sometido a secreto o reserva. El servidor público que utilice en
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provecho propio o ajeno, descubrimiento científico, u otra información o dato llegados a su

conocimiento por razón de sus funciones y que deban permanecer en secreto o reserva, incurrirá en
prisión de cinco (5) a ocho (8) años y pérdida del empleo o cargo público, siempre que la conducta no
constituya otro delito sancionado con pena mayor".

"Artículo 420. Utilización indebida de información oficial privilegiada. El servidor público que como
empleado o directivo o miembro de una junta u órgano de administración de cualquier entidad pública,
que haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones y
que no sea objeto de conocimiento público, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero,
sea este persona natural o jurídica, incurrirá en pena de prisión de cinco (5) a ocho (8) años y pérdida
del empleo o cargo público".

Parágrafo 1°. Adiciónese un artículo 418B (revelación de secreto culposa) a la Ley 599 de 2000, el

cual quedará así:

"Artículo 418 B. Revelación de secreto culposa. El servidor público que por culpa dé indebidamente a
conocer documento o noticia que deba mantener en secreto o reserva, incurrirá en multa de diez (10)
a ciento veinte (120) salarios mínimos legales mensuales vigentes y pérdida del empleo o cargo
público".

Parágrafo 2°. Adiciónese un artículo 429B a la Ley 599 de 2000, el cual quedará así:

"La persona que bajo cualquier circunstancia dé a conocer información sobre la identidad de quienes
desarrollan actividades de inteligencia o contrainteligencia, incurrirá en pena de prisión de (5) cinco a
(8) ocho años siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena mayor".

Ley 1712 de 2014 del Congreso de la República,” por medio de la cual se crea la ley Aplica toda la Ley.
de transparencia y del Derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan Se deben diseñar, promocionar e implementar políticas de acceso a la información pública, a través de
otras disposiciones". los distintos formatos, medios y mecanismos.
Decreto 1080 de 2015. Ministerio de Cultura. Por medio del cual se expide el Decreto
Aplica el PARTE VIII Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y Archivístico; TÍTULO II:
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Patrimonio Archivístico, los CAPÍTULO V: Gestión de Documentos, CAPÍTULO VI: El Sistema de

Gestión Documental, CAPÍTULO VII: La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, CAPÍTULO
VIII: Articulación con otros Organismos y Entidades del Estado.
Único Reglamentario del Sector Cultura. Diario Oficial 49.523.
La entidad debe implementar el Plan Institucional de Archivos de la Entidad -PINAR, como marco de
referencia de la función archivística con objetivos de corto, mediano y largo plazo.

Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación, “Por el cual se reglamentan Aplica todo el Acuerdo.
parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Se deben elaborar las Tablas de Retención Documental, según las pautas establecidas en el Acuerdo.
Retención”

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

1. Las actividades que se determinen como parte de la Planeación de la Gestión Documental deben contar con la aprobación del Secretario General de la Superintendencia Nacional de
Salud
2. Para la creación de planes, programas, proyectos e instrumentos archivísticos, es necesario conformar mesas de trabajo con participación de las dependencias, según corresponda:
Oficina Asesora de Planeación, Oficina Asesora Jurídica, Oficina de Tecnologías de la Información y el Grupo de Gestión Documental.
3. La aprobación y adopción de planes, programas, proyectos de la Gestión Documental, se debe realizar de acuerdo con los lineamientos definidos por el Archivo General de la Nación.
4. El seguimiento a los Planes en Gestión Documental debe realizarse según la necesidad, verificando su alineación con el Plan Estratégico Institucional y las nuevas tendencias en
gestión documental.
5. Para la creación y/o actualización de las tablas de retención documental (las series, subseries y tipos documentales), se deben respetar las normas establecidas por el Archivo General
de la Nación, demás normas internas y externas vigentes.
6. La planeación de la Gestión Documental debe realizarse siguiendo las instrucciones y formatos definidos en las respectivas guías del subsistema de Gestión Documental

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
Realizar el diagnóstico sobre la Gestión Documental, teniendo en
cuenta el estado actual del archivo, los procedimientos, metodologías
y guía que se utilizan en la entidad, así como los informes generados Todas las
Coordinador
Identificar las necesidades y los por la Oficina de Control Interno, el Archivo General de la Nación o dependencias
Grupo de Gestión Grupo de
1 requerimientos de la Gestión las auditorías internas. productoras
Documental Gestión Informe de
Documental de la Entidad Con base en la información recopilada y el análisis realizado, se Documental - diagnóstico
genera un informe de la situación y en éste se deben proponer Profesional COFL02
acciones de mejoramiento orientadas a solucionar las necesidades y
requerimientos identificados.

A partir del análisis realizado y las acciones planteadas, se elaboran

los distintos planes, se generan políticas e instrumentos archivísticos, Oficina de Formatos
se formulan proyectos y Programas en Gestión Documental, Coordinador Tecnologías de la adoptados a
Formular los planes, incluyendo todas las actividades que se requieran para el adecuado Información través de la Guía
Grupo de Gestión Grupo de
programas, proyectos y manejo de la documentación producida o ingresada a la entidad, Gestión Oficina Asesora de GDGU05
2. Documental
políticas de la gestión para facilitar su utilización y conservación. Planeación
Documental
documental Documento del
El Programa de Gestión Documental-GDPL01 y el Sistema Integrado Oficina Asesora plan, programa o
de Conservación-GDGU05 deben ser aprobados por el Comité Profesional Jurídica proyecto
Institucional de Gestión y Desempeño. Secretaría General
3. Definir, actualizar, ajustar y Grupo de Gestión Todas las Instrumentos
publicar los instrumentos Crear, revisar y ajustar periódicamente los instrumentos archivísticos Documental Coordinador dependencias archivísticos
archivísticos (Formato Tabla de Retención Documental, identificado con código Grupo de (Tabla de
GDFT03, Cuadro de Clasificación Documental – CCD, etc.), las Gestión Retención
normas legales vigentes establecidas por el ente rector y las normas Documental - Documental
al interior de la Entidad. Código GDFT03,
Profesional

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
Cuadro de
Clasificación
Documental)
actualizados y
publicados
3.1. Elaborar y/o actualizar la Tabla Grupo de Gestión
de Retención Documental y los 1. Cuando la dependencia realice el requerimiento de creación y/o Documental Coordinador Todas las Tabla de
Cuadros de Clasificación actualización de la Tabla de Retención Documental, formato Grupo de dependencias Retención
Documental. identificado con código GDFT03 y éste sea viable, se realizará Gestión Documental,
conjuntamente mesa de trabajo entre dependencia solicitante y el Documental código GDFT03
Grupo de Gestión Documental.
Entrevista de
Profesional
El producto de la gestión de la mesa de trabajo será el registro producción
del formato denominado Entrevista de Producción Documental, documental,
identificado con código GDFT01. código GDFT 01

2. Para creación y/o modificación de los tipos documentales la

dependencia productora realiza el requerimiento, mediante el Solicitud para
formato solicitud para creación y/o ajuste de TRD identificado con creación y/o
código GDFT02, y el Grupo de Gestión Documental responde a ajuste de TRD,
través de memorando, la creación del tipo documental con la Código GDFT02
estructura pertinente si es el caso, el memorando debe contener
la justificación que sustenta el rechazo de la solicitud si no es
viable.

3. Si la gestión corresponde a un ajuste, se consignarán en el

aparte control de cambios del formato Tablas de Retención
Documental Código GDFT03 y del Cuadro de Clasificación

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
Documental.
La elaboración y/o actualización de las Tablas de Retención
Documental y de los Cuadros de Clasificación Documental, será
obligatorio para las dependencias nuevas y fusionadas.

Tabla de
El profesional responsable, realiza la revisión y ajuste del formato
Secretaria General Valoración
Tabla de Valoración Documental identificado con código GDFT29, Coordinador Documental,
para su aplicación en la organización del fondo documental Grupo de código GDFT29
Ajustar la Tabla de Valoración acumulado. Gestión
3.2. Grupo de Gestión
Documental. Comité Institucional
Documental Documental
La Tabla de Valoración Documental debe ser aprobada en el Comité de Gestión y Acta Sistema
Institucional de Gestión y Desempeño y registrado en el acta de la Desempeño
Profesional Integrado de
sesión, aprobada por el Sistema Integrado de Gestión.
Gestión.

Definir y/o actualizar los procesos, procedimientos y formatos en

Acto
  Gestión Documental, según las necesidades del área de Gestión Coordinador Administrativo
Elaborar y/o actualizar el Documental. Grupo de
Grupo de Gestión que oficializa la
proceso, los procedimientos y Gestión Oficina Asesora de
Documental actualización,
3.3 formatos de la Gestión La aprobación y adopción de los procesos, procedimientos, Planeación
Documental creación u
Documental instructivos y formatos se deben realizar acorde a los lineamientos de
aprobación de
la Oficina Asesora de Planeación de la Superintendencia Nacional de
Profesional documentos
Salud.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
1. Aprobación:
La aprobación debe ser realizada según corresponda, por la Secretaria General
Secretaría General y el Comité Institucional de Gestión y Desempeño
de la Superintendencia Nacional de Salud. Actas Sistema
2. Evaluación y convalidación Subdirección Integrado de
Coordinador Administrativa Planeación y
Aprobar y adoptar planes, Si corresponde (según la normatividad vigente y la metodología Grupo de Gestión Grupo de Gestión
4. programas, proyectos e establecida por el ente rector), se enviará el plan, programa, proyecto Documental Gestión
instrumentos de Gestión o instrumento archivístico, al Archivo General de la Nación para ser Documental
Documental convalidado.
3. Adopción (si corresponde, según normatividad legal vigente) Comité Institucional
de Gestión y
El Superintendente Nacional de Salud expide la Resolución de Desempeño Acto
adopción sobre el plan, programa, proyecto o instrumento, una vez el Administrativo
Archivo General de la Nación haya realizado la convalidación.
5 N.A.
Publicar y ejecutar planes, De acuerdo con el plan, programa, proyecto, política o instrumento Coordinador Cronograma del
programas, proyectos o (s) archivístico(s) aprobado(s), se desarrollan de acuerdo a los Grupo de Gestión Grupo de plan, programa,
instrumentos de Gestión objetivos y cronograma planeados para luego ser socializados y Documental Gestión proyecto o
Documental publicados vía web o intranet, según las normas archivísticas legales Documental instrumento
vigentes. Todas las archivístico
dependencias
productoras Políticas o
Instrumentos
socializados,
publicados.

6. Realizar seguimiento a los A través de auditorías de seguimiento y control, el Grupo de Gestión Coordinador Informes de
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PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 3

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
Documental verifica el cumplimiento de las políticas establecidas y se
elaboran los informes correspondientes.
seguimiento
Del seguimiento realizado deben generarse acciones de mejora que Grupo de
planes, proyectos, programas y Oficina de Control
subsanen las situaciones identificadas como fallas en el proceso de Grupo de Gestión Gestión
políticas de Gestión Interno Informes de
la Gestión Documental. Documental Documental
Documental auditoría
A su vez, la Oficina de Control Interno en sus Auditorías, deberá Profesional
evaluar la eficiencia, eficacia y la efectividad en la aplicación de los
planes, programas, proyectos y/o instrumentos archivísticos.

PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
/ TAREA

1 Hacer seguimiento a las necesidades Acorde a las Coordinador Grupo de Informe de diagnóstico
Identificar las necesidades y los requerimientos de la Gestión de las dependencias según el necesidades y cambios Gestión Documental
Documental. diagnóstico realizado por el Grupo de organizacionales Profesional
Gestión Documental.
2 Formular los planes, programas, proyectos y políticas de la Gestión
Documental. Evaluar pertinencia a los planes, Anualmente o por Coordinador Grupo de Plan, programa y/o
programas, proyectos y políticas de cambios en la Gestión Documental proyecto.
Gestión Documental. normatividad. Profesional
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Tabla de Retención
Documental Código
Aplicación del formato Tabla de
GDFT03
Retención Documental Código
Bimensualmente o por Coordinador Grupo de
Elaborar y/o actualizar la Tabla de Retención Documental y los GDFT03, formato de solicitud para Cuadro de Clasificación
3 cambios en la Gestión Documental
Cuadros de Clasificación Documental. creación y/o ajuste de TRD Código Documental
normatividad. Profesional
GDFT02 y Cuadro de Clasificación
Solicitud para creación
Documental)
y/o ajuste de TRD
Código GDFT02
Informe de auditoría.
Profesional (es) de la
Realizar seguimiento a los planes, proyectos, programas y políticas Auditoría de la Oficina de Control De acuerdo con el Plan Oficina de Control Informes de gestión.
6
de Gestión Documental. Interno de Auditoría Interno
Indicadores de gestión

ANÁLISIS DE TIEMPO
Planear la Gestión Documental, presenta tiempos diferentes en su diagnóstico, formulación, diseño y ajuste. Para el caso planes, programas y proyectos, es necesario definir previamente un
plan de trabajo que permita definir períodos de diseño y ajuste, dichos tiempos dependerán de la complejidad del mismo. No obstante, se dan unos tiempos para las tres etapas esenciales:
Diagnóstico: Diagnosticar el estado actual de la Gestión Documental para la planeación de la misma, tiene un tiempo mínimo de 2 meses.
Planear: La formulación de los planes, programas y proyectos, tendrán un tiempo máximo de dos meses, y la actualización de las Tablas de Retención Documental, se llevará en promedio 6
meses.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Plan Estratégico Institucional de cada cuatrienio del período de Gobierno (PIFT01).
Programa de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud.
Comité Técnico de Gestión de Documentos del Sistema Nacional de Archivos. Metodología para implementar un programa de gestión de documentos: texto enriquecido. 2005. Tablas de
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 PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO GDPD01

PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 3

retención y transferencias documentales: versión actualizada. Bogotá: AGN, 2001.

CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN DETALLES DE LOS CAMBIOS RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL FECHA DEL CAMBIO
VERSIÓN
EL DOCUMENTO EFECTUADOS CAMBIO DD/MM/AAAA
Mediante Resolución 2239 de 7 de octubre de
2014 se adoptan los procedimientos del
Adopción del documento Secretario General 07/10/2014 1
Proceso Administración de la Gestión
Documental
Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó
Adopción del documento Resolución 2239 de 2014 y se adoptó el Secretario General 19/12/2014 1
Manual de Procesos y Procedimientos de la
Entidad.

Se actualizo la normatividad, ajustan las

Ajuste del Documento políticas 3 y 4 y actividades ante Secretario General 25/08/2015 2
Requerimiento NURC: 3-2015-016743

Mediante NURC-3-2019-20409 solicitaron las

siguientes modificaciones:

Ajuste del Documento Se actualizaron definiciones, la normatividad y Secretario General 06/12/2019 3

datos en algunas actividades, e inclusión de la
guía GDGU05 y sus formatos como registros.
Modificaciones que fueron aceptadas con
NURC 3-2019-22401

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