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VI FERIA DE PROYECTOS 2021

DISTRITOS 4271 – 4281 COLOMBIA

MEDELLÍN - FEBRERO 4, 5 Y 6 DE 2021

• La Feria de Proyectos de Colombia nació en el 2016, buscando un proceso de apertura

internacional, logrando asi que Rotarios y Distritos del Exterior se hagan presentes en nuestro
país para conjuntamente construir proyectos.
• Para acercarnos y conectarnos con el Mundo de Rotary la participacion en la Feria de
Proyectos abre oportunidades a todos los clubes de los Distritos 4271 y 4281. Con ello,
creamos lazos de Amistad y Servicio con rotarios y Distritos internacionales.
• Ustedes, rotarios y clubes, no pierdan esta oportunidad única de hacer alianzas. Registren
sus proyectos, aprovechen esta ocasion para aprender a dar a conocer su club a nivel
internacional y el trabajo en beneficio de la comunidad.
• Las anteriores Ferias de Proyectos han sido muy importantes y nos han dejado grandes
apoyos para diversos clubes y cambios significativos para nuestras comunidades en diversas
ciudades de Colombia. Hasta Febrero de 2020 se tinene registrados aportes a mas de 32
Global Grants y por mas de $US 2.400.000. en proyectos.
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IMPORTANTE PARA TENER EN CUENTA EN LA FERIA DE PROYECTOS

PROYECTOS:

Cada Club tendrá la posibilidad de participar con máximo dos proyectos.

Para presentar los proyectos al comite organizador de la feria se debe utilizar exclusivamente el formato diseñado
para estos. Tenga presente el límite de caracteres ya que facilitará el análisis a los rotarios internacionales (ya que
es una de las sugerencias más frecuentes) IMPORTANTE: Ser concretos.

Se deben presentar en español y la organización se encarga de traducirlo. En caso de que sea un proyecto
presentado en otras ferias de proyecto anteriores lo pueden mandar de una vez en el formato ya traducido.

La fecha límite para presentar los proyectos y ser revisados será 31 de agosto de 2020.

Es importante que la persona de contacto que coloquen en el proyecto lo conozca muy bien, y que sea muy activa
para que la organización la pueda contactar fácilmente.

Los proyectos serán revisados para que cumplan con todos los requerimientos de la Fundacion Rotaria, como áreas
de interes, sostenibilidad, presupuesto y demás. Personas del comité los contactarán para darles algunas
sugerencias, Recuerden que el comite organizador pretende que todos los proyectos sean apoyados finacieramente,
por tal motivo rogamos seamos lo más receptivos posibles

FINANCIACION:
Es importante que tengan la descripción financiera claramente por si hay algunas preguntas por parte de los Rotarios
Extranjeros.
Debemos recordar que las Subvenciones Globales deben tener un presupuesto como mínimo de US$30.000 puesto
que el Fondo Mundial de Nuestra FUNDACION ROTARIA otorga o aporta un monto mínimo de US$15.000. Estas
Subvenciones deben contar con dos patrocinadores principales (Puede ser un Club o un Distrito): un Patrocinador
Local, en el país beneficiario y un Patrocinador Internacional del exterior. Ambos deben estar certificados para recibir
Subvenciones de Rotary.

Antes de registrar en formato el aporte de su Distrito, consulte con el Gobernador y el coordinador del comité distrital
de la Fundación Rotaria, la posibilidad y compromiso del aporte del FDD.

Toda la información financiera que se detalló en el formato, está en las manos de los invitados. Es necesario disponer
a mano durante la Feria (por si alguien indaga en ella) aspectos adicionales como el detalle financiero (participación
financiera esperada por clubes y Distritos internacionales), el cronograma de actividades, la participación de los
rotarios del club proponente y la sostenibilidad por parte de la comunidad beneficiaria.

Todos los rotarios extranjeros recibiran los proyectos en ingles y con antelación, por lo tanto, en la presentación
NO repita lo mismo que colocó en el formato; cada extranjero tiene la descripcion, los objetivos, los presupuestos,
por eso en el momento de realizar la presentación en la feria tenga en cuenta lo siguiente:
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SUSTENTACION DEL PROYECTO:

Todo el proyecto presentado a la comunidad internacional tendrá una duración en la presentación de 5 minutos,
recuerde que, si usted necesita traductor, este debe estar capacitado e informado para generar una excelente
expectativa del proyecto a presentar. Para este tenga en cuenta:
1. Tanto la presentación visual como la oral debe ser en inglés.
2. Debe mostrar el área de interés en el cual está enfocado el proyecto (sugerimos solo seleccionar 1 area
que identifique mas el proyecto)
3. Muestre la información del antes y después de la intervención del proyecto, sea claro en la idea y oriente
su explicación al cambio en la condición de la población beneficiaria. Sea lo mas vendedor posible.
4. Debe ser preciso en la contextualización del proyecto; número de población a beneficiar, ubicación
geográfica, necesidad o problema a satisfacer y priorización de necesidades. Toque las fibras de los
Rotarios Internacionales.
5. Muestre la SOSTENIBILIDAD Y VIABILIDAD DEL PROYECTO.
6. Muestre las actividades en las cuales se van a involucrar los socios rotarios.
7. Sea muy visual, involucre los asistentes con el proyecto y mueva la emoción, esto es clave en lograr la
financiación.
8. Sugerimos hacer un corto video. Si tiene testimonios colocar letrero de traduccion.

IDIOMA:
La exposición debe realizarse en Inglés. Si no se puede, se debe presentar previamente a los Traductores y
Expositores Oficiales de la Feria de Proyectos para que se informen y poder motivarlos para la venta del proyecto
NOTA: El expositor de la Feria de Proyectos sustituirá al Club en la Exposición. No se permitirá doble presentación
(inglés y español). Los delegados del Club pueden acompañarlo presencialmente. El ÉXITO es el BUEN USO DEL
TIEMPO.

PRESENTACION:
La presentación que se realizará o el video a presentar se deberá enviar con anticipación a los coordinadores de
logística, quienes revisarán y harán sugerencias para tener la óptima presentación. La organización les brindara
proyector y amplificación para su presentación. Recuerde que la formulación de su proyecto ya fue enviada con
anticipación a los rotarios extranjeros y lo tienen a mano durante su presentación. Se sugiere que ésta sea dinámica,
visualmente impactante y conmovedora; que contenga la esencia humana del proyecto, para tocar el corazón de
nuestros aportantes. La presentación deberá contener muchas imágenes de buen tamaño y resolución un texto
muy reducido, si es pertinente con estadísticas concretas y aplicadas al tema que se está hablando.

Se sugiere que ensayen con anticipación para el manejo del tiempo y la calidad de la presentación. Si pudieran
hacerla en video que incluya testimonios de la población beneficiada tendría un mejor manejo del tiempo; incluiría
todos los aspectos que usted quiere resaltar del proyecto y los aportantes podrían tener este documento para
llevarlos a sus clubes y distritos. Si hace video se deberá hacer la traducción respectiva y en caso de testimonios la
traducción en letras en la parte inferior de sus videos.

Si la presentación la hace en Power Point, toda la información debe estar inglés, para lograr una buena comunicación
con los rotarios aportantes. Mas imágenes con poco texto porque la idea es sensibilizar y tocar corazones.
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Si su presentacion incluye texto trate de no leer lo que se esta proyectando, los extranjeros pueden leer de la
presentación, venda la idea con sus palabras Quien haga la presentación no solo deberá hablar inglés, también
deberá tener pasión al presentar el proyecto, porque recuerden el es un vendedor del proyecto ante los extranjeros.

CONOCIMIENTO DEL TEMA:

Se sugiere que la persona encargada de presentar su proyecto conozca del proyecto para que pueda transmitirla
con la emoción y la información requerida. Terminado su tiempo los aportantes podrán hacerles preguntas sobre su
proyecto y usted debe estar preparado para responderlas.

A los Rotarios del exterior les gusta que los proyectos sean liderados por los clubes Rotarios y no por otras ONG ́s
que, si bien pueden estar presentes, se busca que los Rotarios sean quienes lleven el control de los proyectos.

PRESENCIA DE LOS CLUBES ROTARIOS EXTRANJEROS DURANTE LA EXPOSICION:

Se contará con la presencia de los rotarios extranjeros durante la Feria de Proyectos que podrán observar y
preguntar acerca de todos nuestros proyectos, e igualmente en el mismo salón podrán estar presentes todos los
rotarios nacionales asistentes al evento. Lo que permitirá que los Rotarios Colombianos conozcan de los otros
proyectos que se estan realizando, enriqueciendo esta experiencia y permitiendo identificar los clubes Rotarios que
están haciendo proyectos similares y establecer contactos que podrán ser aliados de los proyectos y compartir
experiencias. Este es el fin principal de la participación de todos en las exposiciones

Recuerde la comunicación interpersonal es vital, es el fin principal de su participación. Ustedes durante el evento
conocerán rotarios que podrán ser aliados de sus proyectos y es el momento ideal para construir amistades y
generar confianza, que es la base fundamental para que posteriormente puedan realizarse las alianzas que todos
esperamos. Recuerde la comunicación interpersonal es vital; lleve tarjetas que lo identifiquen a usted y a su proyecto
(verifique la plantilla de Brand Center).

Trate en los momentos de las fiestas y Cenas de interactuar con el mayor numero de Rotarios de Extranejeros, esta
tactica es fundamental, primero se establecen relaciones despues de realizan los proyectos.

CRONOGRAMA DE SU PRESENTACION:

Se entregará un cronograma con los horarios establecidos para cada presentación, recuerde que es importante que
su club se presente a tiempo y cumpla con el límite establecido para la presentación ya que esto es vital para el
buen funcionamiento de la feria.

PLAZOS:

Presentación de Proyectos apartir de esta convocatoria hasta agosto 31 de 2020.

El comité encargado revisará cada proyecto y hará las observaciones con fecha de entrega para hacer las
correciones finales, despues de la fecha de entrega establecida para cada club, no se recibiran los proyectos. Si el
proyecto no amerita ninguna modificación se enviará de inmediato a traducción

En noviembre se enviará el Manual de Proyectos a Rotarios, Clubes y Distritos del Exterior.

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PREPARACIÓN DE EXPOSITORES:

Tendremos reuniones via Zoom con los contactos de cada proyecto para darles pautas acerca de las exposiciones.
Una vez el club tenga la presentación sugerimos sea enviada para que reciba la retroalimentación.

LOGÍSTICA:

Se implementará una buena logística para la sustentacion de los proyectos, tanto en calidad de los equipos
audiovisuales (proyector, pantallas, sonidos) como unas reglas de presentación que requiera la colaboración de
todos los asistentes en cuanto a su buena presentación, selección y evitar interrupciones.

De la logística integral se encargará en exclusivo el Comité de la Feria. Se recibiran todas las presentaciones ANTES
de la Feria, via correo. Esto nos garantizara tener todas las presentaciones organizadas con antelación. NO se
permitirá́ el ingreso de equipos externos. Traer los Proyectos en USB.

PAGOS, TIEMPO Y DEPÓSITOS:

Ante el apoyo de los Distritos 4271 y 4281 y con el fin de incentivar la participación de los Clubes NO se cobrará la
Inscripción de Proyectos. Este estará limitado a dos (2) proyectos por Club y un (1) Proyecto adicional por Club
Rotaract ahijado (debe contar con el respaldo del Club Rotario padrino).

INSCRIPCIÓN DE ROTARIOS:

Por necesidades de logística y organización, la inscripción debe ser previa a la Feria con las siguientes tarifas
liquidadas al TRM del día del pago:

Inscripción de los Rotarios:

• Hasta el 30 de noviembre de 2020 US$100

• Hasta el 25 de enero de 2020 US$150
• Rotarios inscritos durante la Feria US$180

El valor US$100 por persona le da derecho a asistir a la Feria y presentar proyectos e incluye: (2) Refrigerios, (2)
Almuerzos, (3) Cenas y fiestas Especiales

Por ser un evento internacional esta tarifa se liquidará a la TRM del día del pago. Los Rotarios Nacionales pagan
la mitad de los Rotarios internacionales porque son subsidiados con el aporte de los Distritos.

Este es un evento de trabajo y se requiere que la organización marche de manera ágil y ordenada, más que el
modelo es en rueda de negocios.

LUGAR Y SEDE DE LA FERIA:

La feria se realizará los días febrero, 4, 5 y 6 del año 2021 en las instalaciones del HOTEL MOVICH – LAS LOMAS
SPA en Rionegro - Antioquia (cerca al aeropuerto José María Córdova)
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ENVIO DE PROYECTOS:

Los proyectos deben enviarse a los siguientes correos electrónicos ANTES DEL 31 DE AGOSTO DE 2020

ALBERTO LONDOÑO MEJIA alberto.londono54@gmail.com

AURA STELLA CARDONA aucapa@gmail.com

PREGUNTAS Y CONSULTAS:

ü COMITÉ DE DIRECCION O LOGISTICA,

ALBERTO LONDOÑO – alberto.londono54@gmail.com
ü COMITÉ TESORERIA O FINANCIERO,
CARLOS ALBERTO ARANGO - finanzas@colrotarios.org

ASESORIA EN PROYECTOS:

§ DISTRITO 4281- Rodrigo Diaz A - jrdiazrojas@gmail.com

§ DISTRITO4271 – José I. Bustamante - joseisaac@une.net.co

Se invita a los Comités Distritales (4271-4281) de la FUNDACION ROTARIA a promocionar de la manera más activa
a Rotarios y Clubes para que presenten proyectos y asistir a la Feria

PROYECTOS DE MENOR CUANTIA:

Se dará la posibilidad a los clubes que presenten un proyecto de menor cuantía, el cual, no tendrá exposición al
grupo general, pero si se incluirá en el folleto… Se recibirá máximo un proyecto por club. Así se podrá tener alianzas
menores de Club con Club o Distrito con Distrito, sin tener que recibir aportes de la Fundación Rotaria.

INFORMACION PARA PAGOS:

El pago se debe realizar a nombre de:

COLROTARIOS
Banco Occidente
Cuenta Ahorros # 019-84839-9

Una vez realizado el pago favor enviar la consignación a los correos electrónicos colrotarios@colrotarios.org y
finanzas@colrotarios.org indicando claramente la identificación de quién realiza el pago, utilizando formato de
Recaudo en Línea, o PREFERIBLEMENTE en la página del Distrito 4281 - pestaña de pagos:
https://rotary4281.org/medios-de-pago/ seleccionando el botón de pago correspondiente a Feria de Proyectos
(tarjetas débito o crédito).
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• PARA FORTALECER LOS LAZOS NTERNACIONALES QUE NOS OFRECE

ROTARY.

• PARA CREAR ALIANZAS CON EXTRANJEROS.

• LLEVAR A CABO PROYECTOS GLOBALES, O DE PEQUEÑO ALCANCE.