Taller 2

(Gerencia proyectos de tecnologías de la información)

Diana Paola Carreazo

Gabriel Peñaranda
Andrés A López S

Docente:
Alexander Anchicoque Calderon

Universidad Cooperativa de Colombia

Paradigmas de investigación
Febrero de 2021
 ACTA DE CIERRE DE PROYECTO

Nombre del Proyecto

Gestión de ventas y CRM ODOO

Justificación o Propósito

Teniendo en cuenta la evolución Desde hace unos años las herramientas de

marketing y las estrategias de negocio buscan ser más efectivas en el seguimiento de
las relaciones con el cliente, de tener claro los intereses y estado de las propuestas,
tener la información centralizada en una plataforma enfocada al comercio.
La información que se obtiene de los hábitos y solicitudes de los clientes nos pueden
ayudar a generar estadísticas y pronósticos de ventas y metas de negocio, al cambiar
la tecnología viene funciones adicionales que nos permiten realizar un seguimiento
más efectivo.
Por lo anterior, se indican diferentes razones que justifican la propuesta para
implementar CRM, toda vez que se presenta como una herramienta de apoyo que le
permite satisfacer adecuadamente las expectativas y necesidades de los clientes,
mejorando la gestión administrativa y operacional de la empresa, haciendo uso de la
participación activa de los empleados y con esta actitud convertir la calidad de
servicio al cliente en una fortaleza. La experiencia confirma que el verdadero reto de
cada empresa es saber descubrir y poner en práctica los mecanismos o instrumentos
y el contenido adecuado para lograr fortalecer las relaciones con sus clientes,
formando barreras protectoras frente a los ataques de la competencia.
Los mayores beneficios de este proyecto son aumentar las ventas y captar nuevos

Objetivo
clientes y retener y fidelizar a los actuales.

Implementación de un sistema CRM y así potencializar el servicio de preventa, venta y

postventa más eficaz para el cliente que permita adaptar y satisfacer las necesidades
de la empresa y garantizar una buena implementación.
 ACTA DE CIERRE DE PROYECTO

Descripción

Creación de una iniciativa y planificación de llamada

Esta persona tomará contacto con la iniciativa para ver si hay un interés e indicará

información relevante (canal, campaña, origen, líneas de interés, entre otras) para

convertirla posteriormente en oportunidad si realmente existe. Caso contrario, la marca

como pérdida.

En la oportunidad se indica el ingreso estimado en pesos, porcentaje estimado de

venta, fecha de cierre previsto y fecha de la próxima acción con el resumen asociado,

se va a realizar presentación y prueba del equipo.

La cotización antes de ser enviada al cliente, debe pasar por un proceso de

aprobación. El cual debe tener al menos dos topes (no definidos aún), donde uno

indica que lo pueden aprobar el líder de línea y el otro indica que obligatoriamente

debe ser aprobado por gerencia. Cabe destacar, que gerencia debe tener potestad

para aprobar todas las cotizaciones a su consideración Luego de que el cliente

apruebe la cotización, se realiza un análisis de la viabilidad de la venta para

determinar si es un cliente confiable. Este proceso se realiza fuera del sistema. Si es

una venta confiable, se convierte la cotización en un pedido de venta y continúa con el

proceso operativo, logístico y de facturación según sea el caso.

Si la cotización no es aprobada, esta se cancela y finaliza el proceso de venta para

esa iniciativa/oportunidad.
 ACTA DE CIERRE DE PROYECTO

Datos

Empresa / Organización I.T. EVOLUTIONS

Proyecto Gestión de ventas y CRM ODOO

Fecha de inicio 27/01/2021

Fecha final 27/06/2021
Cliente INCODER
Patrocinador principal I.T. EVOLUTIONS
Gerente de Proyecto Pedro Mora

Patrocinador / Patrocinadores

Nombre Cargo Departamento /

División
Pedro Mora Gerente Proyecto Administrativa
David Peña Subgerente Proyecto Administrativa
Pablo Ingeniero de Ingeniería
Martínez Proyectos

Razón de cierre

De acuerdo con el concepto generado anteriormente se designa

las siguiente tareas para realizar el proyecto
1) Fase 1: Inicio proyecto
o Inicio proyecto
o Diseño y revisión

2) Fase 2: Ejecución del proyecto

o Suministro de procura
o Montaje de sistema eléctrico
o Montaje sistema refrigeración
o Montaje de sistema seguridad
o Montaje de cableado estructurado
o Montaje, configuración y migración
o Adecuación del centro de control de red NOC
o Puesta en marcha

3) Fase 3: Entrega
o Pruebas y ajustes

Por medio de la presente, se da cierre formal al proyecto, por las razones

especificadas en la siguiente ficha:

Marcar con una “X” la razón de cierre:

 Entrega de todos los productos de conformidad con los X
requerimientos del cliente.
Entrega parcial de productos y cancelación de otros de
conformidad con los requerimientos del cliente.
Cancelación de todos los productos asociados con el
proyecto.

Aceptación de los productos o entregables

A continuación, se establece cuales entregables de proyecto han sido aceptados:

Entregable Aceptación Observaciones

(Si o No)
Diseño y revisión si Si son necesarias

Base de datos de clientes si Si son necesarias

Cotizaciones si Si son necesarias

Para cada entregable aceptado, se da por entendido que:

 El entregable ha cumplido los criterios de aceptación establecidos en la

documentación de requerimientos y definición de alcance.
 Se ha verificado que los entregables cumplen los requerimientos.
 Se ha validado el cumplimiento de los requerimientos funcionales y de
calidad definidos.
 Se ha realizado la transferencia de conocimientos y control al área
operativa.
 Se ha concluido el entrenamiento que se definió necesario.
 Se ha entregado la documentación al área operativa.
Se autoriza al Gerente de Proyecto a continuar con el cierre formal del proyecto o
fase, lo cual deberá incluir:

 Evaluación post-proyecto o fase.

 Documentación de lecciones aprendidas.
 Liberación del equipo de trabajo para su reasignación.
 Cierre de todos los procesos de procura y contratación con terceros.
 Archivo de la documentación del proyecto.

Una vez concluido el proceso de cierre, el Patrocinador (I.T. EVOLUTIONS) del proyecto
deberá ser notificado para que el Gerente de Proyectos sea liberado y reasignado.

Aprobaciones
Fecha Fir
Patrocinador ma
I.T. EVOLUTIONS 27/01/2021 Responsable