PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACION DEL OPEN ERP ODOO

Organización:

ESPECIALIDADES TECNICAS SAC

Versión 1.0 – 16/02/2016

Huáscar 1585 Of. 202, Jesús María, Lima. Teléfonos: (511) 653-5051 / 265-0710
E-mail: ventas@firstcloudperu.com Web: www.firstcloudperu.com
HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión 1.0 Fecha 16/02/2016

Preparado por: First Cloud
Versión Documento: Final

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1 Introducción

Hoy en día es difícil imaginar la gestión de cualquier empresa sin el soporte de herramientas
informáticas. Están presentes en todos los ámbitos y desempeñan ya un papel determinante
en toda organización.

Los ERP son paquetes de software para la gestión integral de la empresa. Gracias a estos
aplicativos las empresas pueden optimizar todos sus procesos y conseguir una alta
integración de los sistemas informáticos y por consiguiente de toda la información
generada en los distintos flujos de trabajo.

Actualmente los distintos ERP son ampliamente utilizados por la mayor parte de las grandes
compañías. En la última década, el uso de los ERP se ha extendido a la PYME, gracias
sobre todo a la aparición de herramientas enfocadas a la pequeña empresa, con costes de
implantación y mantenimiento asumibles.

Especialidades Técnicas SAC está en la búsqueda de una solución completa de control

empresarial con las siguientes características:

 Multiempresa, pues manejara más de una empresa.

 Manejar toda la parte comercial: compras, ventas, facturación, órdenes de compra, etc
 CRM con administración de citas, llamadas recibidas y programadas, historial de compras
o ventas,
 Comercio Exterior, importaciones para ser más precisos, donde se pueda agregar los
gastos inherentes al mismo y se pueda hacer un seguimiento del mismo.
 Almacén, con inventarios físico y virtuales, ubicación física de los productos, administración
de las órdenes de compra
 Productos, con categorías y subcategorías
 Manufactura o Producción, pues combinan productos y el resultado es otro producto final
envasado.
 Recursos Humanos
 Contabilidad localizada, con manejo de 2 monedas, una principal y otra secundaria
 Facturas Electrónicas
 PLE, libros electrónicos
 Acceso por web

2 Descripción

Se mostrará la implementación del OpenERP Odoo en las áreas comercial y logística de

de Especialidades Técnicas SAC dedicada a la comercialización de reactivos químicos
industriales. Adicionalmente tienen una empresa dedicada a la comercialización de tuberías
para uso minero y petrolero.

Se detallará la metodología de implementación adoptada justificando su elección, se

expondrán los objetivos que espera conseguir la empresa con la implementación y se
detallarán los pasos seguidos en todo el proceso.

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2.1 Objetivos generales y específicos

Especialidades Técnicas SAC es una empresa con un sistema de gestión informático

obsoleto, con escasa integración de la información y difícil acceso a la misma para la toma
rápida de decisiones. La contabilidad es soportada por el producto de una empresa externa.

La empresa Especialidades Técnicas SAC implementará OpenERP Odoo con el objetivo de

acceder a toda la información desde una única herramienta, con información siempre
actualizada, fiable y sin duplicidades. Se espera asimismo conseguir una reducción de costos
en las operaciones y dotar a la dirección de los informes necesarios para hacer la empresa
más competitiva.

Con estos objetivos se implementarán los módulos necesarios para la gestión de la cadena
logística, así como aquellos necesarios para la contabilidad básica de la empresa.

Importante.- Para asegurar cumplir con los objetivos de manera segura el cliente debe
proveer un ambiente con sistema eléctrico normado y estabilizado con línea de descarga a
pozo de tierra, para proteger al servidor de variaciones de voltaje, así como de cortes
momentáneos de energía.

Se recomienda que el servidor posea dos fuentes, cada fuente alimentada con un UPS
independiente. El servidor deberá tener 2 discos duros de 1Tb. Memoria RAM de 16Gb o más.
Si es HP el equipo, lo recomendable será uno de G9.

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3 Fases de Implementación de OpenERP Odoo

Para la planificación temporal del proyecto se ha tenido en cuenta que se trata de un proyecto
empresarial y es por ello que se ha adaptado a las pautas marcadas por las distintas entregas;
asimismo y por la misma razón se ha decidido que las semanas serán de 5 días laborables.

Fase 1 Contabilidad y Finanzas

 Facturas de compra / venta

 Pagos y Conciliaciones

 Declaración de Impuestos / Factura Electrónica

Fase 2 Recursos Humanos

 Registro de Empleados

Fase 3 Logística

 Productos y Categorías

 Almacenes e Inventarios

Fase 4 Manufactura

 Listas de Materiales y Orden de Producción

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 Metodología

4 Definición y alcance del proyecto

Se enumerarán los objetivos a alcanzar y se establecerán los límites de la

implementación.

Objetivos principales ordenados por importancia:

1. Proveer a las áreas de logística y de contabilidad de una única herramienta

informática.

2. Automatizar los intercambios de documentos con el operador logístico.

3. Asegurar la fiabilidad de la información almacenada.

4. Evitar duplicidad en la información.

5. Simplificar los procesos de compras y ventas.

6. Reducir tiempo y personal empleado en las distintas operativas.

7. Proveer a la dirección de las herramientas adecuadas para la toma de decisiones.

8. Integrar toda la información de la empresa.

El alcance del proyecto abarca la implementación de los módulos necesarios para:

• La gestión contable básica consistente en la creación de cuentas contables según

el plan contable en curso, imputación automática en las cuentas contables, así como en los
libros y diarios que exige la normativa vigente.

• La gestión de los flujos de compras y documentos generados en los mismos.

• La gestión de los flujos de ventas y documentos generados en los mismos.

• La gestión de los clientes y proveedores.

• La gestión de materiales.

• La gestión de stocks.

• La gestión de los precios.

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Se aceptará la idoneidad de los modelos de proceso estándar ofrecidos por el ERP, que
aseguran una implementación rápida, de costes asumibles y riesgos aceptables.

5 Definición del equipo y reparto de responsabilidades

El equipo encargado del proyecto estará compuesto por:

• Consultor

• Jefe de operaciones

• Informático o administrativo de la empresa

El consultor dirigirá el proyecto, realizará la toma de requisitos, configurará el ERP según los
requerimientos y formará a los usuarios.

El jefe de operaciones colaborará en la definición de la operativa actual y en la toma de

requisitos y será el encargado de la gestión del cambio y corrección de posibles resistencias.

El informático o el administrativo de la empresa cliente redactara junto con el consultor la

documentación técnica relativa a la implementación. El consultor puede ser reemplazado en
esta fase por el jefe de operaciones.

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