DIRECTOR DE PROYECTO POR ACCIDENTE

Incluso a medida que la profesión crece, muchos todavía están empujados a

ella. Aprende de sus compañeros es el camino a seguir.
“Cuando crezca, quiero ser director de proyectos”. Que no es una línea que se oye
demasiado a menudo. La mayoría de los niños tienden a soñar con un día de ser
un bombero, actriz o estrella de futbol.
Pero la profesión de gestión de proyectos está creciendo exponencialmente en todo
el mundo, y cada vez más instituciones de educación superior ofrecen cursos que
cubren sus procesos.
A pesar de esto, muchos profesionales todavía se encuentran trabajando como
directores de proyectos – sin haber solicitado el puesto.
“Al comienzo de sus carreras, normalmente la gente no tiene un deseo ardiente de
convertirse en directores de proyectos”, dice Patria Ensworth, Autora de The
Accidental Project Manager: Surviving the Transition from Techie to Manager {John
Wiley & Sons, 2001}. “Comienzan a hacer algo más de marketing, trabajo social,
ingeniería bioquímica y después de adquirir experiencia en la materia y habilidades
de liderazgo, son promovidos en el papel de gerente de proyecto. Algunos directores
de proyectos accidentales aceptan sus nuevas responsabilidades con entusiasmo,
algunos a regañadientes.”
Entusiastas o no, los llamados gestores de proyectos accidentales se encuentran
con una serie de nuevas responsabilidades como parte de su carga de trabajo y eso
significa que necesitan ponerse al día lo más rápido posible.

BIENVENIDOS AL MARAVILLOSO MUNDO DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

James Bosak, PMP, se involucró en la gestión de proyectos mientras trabajaba

como supervisor de planta lateral para una compañía telefónica donde era
responsable de instalaciones complejas. Aunque tenía los conocimientos técnicos
necesarios para el puesto, carecía de capacitación oficial en gestión de proyectos.
“Hay demasiadas organizaciones para saber cómo gestionar formalmente un
proyecto”, dice.
La parte más difícil de pasar de ofrecer una solución técnica a gestionar un proyecto
es aceptar que puede haber una mejor manera de hacer las cosas, dice el Sr. Bosak,
director de gestión de programas del gigante de software de gestión de TI CA
Technologies en Cary, Carolina del Norte, EE.UU.
“La gente quiere creer que ha estado haciendo un buen trabajo. Y puede que lo
haya hecho, pero eso no significa que no se pueda mejorar”, dice. “Siempre hay
margen de mejora. La introspección toma tiempo y la voluntad de cambiar una vez
que se una mejor manera, y eso no siempre es fácil para las personas u
organizaciones”.
Fue hasta que comenzó a leer libros de gestión de proyectos y hablar con colegas
exitosos que el Sr. Bosak descubrió que no había puesto suficiente importancia en
la documentación, seguimiento y estimación. “Cuando me di cuenta de todos los
elementos que siempre había pasado por alto en mis proyectos, me quedé
pasmado”, dice.
“Los gerentes de proyectos accidentales a menudo son capaces de lograr un
resultado técnicamente perfecto que no es lo que el patrocinador tenía en mente”,
añade. “O pueden no cumplir con el presupuesto o el cronograma. El director del
proyecto capacitado entiende que saber cómo entregar el resultado es sólo si el
resultado es compatible con los requisitos y se entrega cuando es necesario. Hay
una línea directa de los requisitos a las actividades al resultado a la satisfacción del
cliente”
El Sr. Bosak pasó luego su carreta de gestión de proyectos al siguiente nivel
adquiriendo la credencial del cuadro orgánico de gestión de proyectos (PMP). El
truco es encontrar un buen equilibrio entre tus viejas y nuevas responsabilidades
laborales.
“Todavía estoy en un campo técnico, obteniendo proyectos entregados, pero
manejando diferentes aspectos, como la selección de proyectos y prioridades de
financiamiento”, dice. “Disfruto tanto del desafío como de los avances tecnológicos”

LOS ACTORES

A menudo, los antecedentes de un director de proyecto accidental están cargados

de experiencia técnica, dice Martina Huemann, profesora asociada de gestión de
proyectos en WU (Wirtschafts – universitat Wien), Viena University of Economics an
Business, Viena, Austria. “Así que podrían estar acostumbrados a pensar mucho en
detalle, proporcionar experiencia y concentrarse en su tarea técnica”, dice.
En su nuevo papel, sin embargo, estos empleados tendrán que empezar a
considerar el panorama general. Esto incluye liderar a otros, diseñar procesos de
colaboración y entender cómo el proyecto encaja en el panorama organizacional
más amplio.
Una de las primeras cosas que los nuevos directores de proyectos necesitan
aprender son los diferentes roles que las personas juegan en el proyecto. “Creo que
los gerentes de proyectos accidentales saben que están haciendo el proyecto por
alguien, pero no tienen un concepto sólido de patrocinador versus partes
interesadas, y siempre echan de menos a algunas partes interesadas”, dice el Sr
Bosak. “Esto resulta en requisitos incompletos y reelaboración. Un administrador de
proyectos capacitado sabe encontrar el patrocinador y obtener los requisitos por
escrito, y hacer responsables a los patrocinadores de las decisiones finales sobre
las cosas. Y también saben hacer una lista de las partes interesadas y realmente
buscar otras partes interesadas”
Entonces es hora de comunicarse efectivamente con varios distritos electorales. A
veces eso significa asumir el papel de empresario al tratar con el patrocinador y
otros altos directivos, dice la Sra. Ensworth, presidenta de Hadborlight Management
Services, una consultora de proyectos en New York, EE.UU. “A veces hay que hacer
una propuesta de ventas para que el proyecto obtenga aprobación y financiamiento
inicial”, dice. “Y siempre, a lo largo del ciclo de vida del proyecto, es necesario reunir
información de alto nivel sobre el clima político y financiero y asegurar a los
principales interesados que el proyecto es una buena inversión”.

EL PROCESO DE APRENDIZAJE

Su jefe le da palmadas en la espalda y dice: “Felicidades! Por su gestión de este

proyecto ¿Ahora qué?
No te quedes ahí parado. Con los ojos abiertos y con pánico. La Sra. Huemann,
profesora adjunta de gestión de proyectos de SKEMA Business School en París,
sugiere que aprenda de sus compañeros estableciendo contactos con otros
directores de proyectos dentro y fuera de su organización, Francia, y un instructor y
consultor de gestión de proyectos en Roland Gareis Consulting en Viena, Austria.
Pregúnteles qué métodos tienen y no han trabajado para ellos y cualquier consejo
para liderar equipos con éxito.
Hable con profesionales veteranos del proyecto “no sólo sobre las herramientas y
técnicas apropiadas, sino también sobre la red informal de influencia política y las
reglas no escritas que determinan cómo se hacen las cosas”, dice.
Sigue sus consejos y no veas sugerencias de mejora como un signo de
desconfianza en tu capacidad, dice Diego Nei, gerente de proyecto de CEACRE
(Centro Evangélico de Apoido e Acolhimento), un orfanato en Salvador, Brasil. “Las
personas pueden sonar involuntariamente como si estuvieran alardeando o
quejándose cuando en realidad sólo están tratando de transmitir información sobre
lo que ha funcionado en su experiencia”.
Sin embargo, la ayuda de los pares solo se llevará a nuevos gestores de proyectos
hasta ahora. También debe aprender habilidades que se pueden combinar con su
experiencia técnica.
“Tome un curso de gestión de proyectos de la Guía PMBOK, tome un curso de
gestión de proyectos ágil, el decidir dónde está en el espectro de métodos formales
del proyecto”, Ms. Ensworth aconseja. “Obtenga una herramienta de software de
gestión de proyectos y aprenda a usarla para crear una estructura de desglose de
trabajo, un diagrama de red con una ruta crítica y un gráfico de Gantt”.
Los cursos sobre negociación, habilidades de presentación y hablar en público
también pueden ser beneficiosos.
Una vez que se ha educado y buscado el consejo de profesionales más
experimentados, el siguiente paso es reunir tanta experiencia “en el campo” como
sea posible, dice Jo Gartrell, PMP, San Antonio, Texas, EE.UU. y sus familias.
“Sigue en adelante, consigue tantos proyectos como sea posible y empieza a ganar
tu credencial de PMP”, dice. “La experiencia es primordial. Sin embargo, la mayoría
de los empleadores utilizan la credencial PMP como una economía inicial donde
usted puede estar compitiendo contra cientos, si no miles, de otros directores de
proyectos. Detalla tus logros con resultados mensurables y desarrolla la capacidad
de traducir tu experiencia en cualquier industria. En esencia, ¿cómo se transfiere su
experiencia al trabajo que está solicitando?
Hacer estos avances ayudará a impresionar a los miembros del equipo y a los altos
directivos, dice el Sr. Nei. “Si los nuevos gerentes de proyectos pueden mostrar a la
gente lo dedicados que son y pueden rendir tan bien, sino mejor que nadie, se
ganarán el respeto de sus compañeros muy pronto”.
Cuando busque oportunidades educativas dentro de la organización, comience con
la oficina de gestión de proyectos (PMO). Si no existe, vea qué lecciones aprendidas
han sido documentadas por los gerentes de proyectos más experimentados.
La organización también debería participar en la educación de los directores de
proyectos accidentales sobre sus nuevas responsabilidades y la forma de llevarlas
a cabo. Para ello, los procesos de gestión de proyectos deben estar arraigados en
la cultura corporativa.
“Los gerentes de proyectos accidentales son más propensos a dar sus pasos y
permanecer en la carrera cuando sus organizadores toman en serio la gestión de
proyectos como una profesión, un cuerpo de conocimiento y un conjunto de
habilidades”, dice la Sra. Ensworth.
Esto significa definir la gestión de proyectos como una categoría de trabajo de
recursos humanos, así como desarrollar criterios claros para evaluar las
competencias de la función. Además, la situación del proyecto debe ser comunicada
a los ejecutivos de nivel de director, gerente y superiores, que deben supervisarla y
controlarla.
“Lo más importante”, señala, “los gerentes de proyectos deben sentir que
pertenecen a una comunidad de práctica. Un PMO formal puede establecer esta
estructura, pero también puede crearse a través de centros de excelencia de igual
a igual”.

¿TE QUEDAS O TE VAS?

No todos los que caen en el papel de director de proyecto permanecerán allí. Mucho
de ello depende de la personalidad.
“Todos los tipos de gestión requieren que uno logre cosas a través de los esfuerzos
de otras personas, por lo que los gerentes de proyecto accidentales que quieren
estar en el centro de atención o sentirse orgullosos de la artesanía de sus propios
productos de trabajo podrían no disfrutar del papel”, dice la Sra. Enworth. “Además,
los gerentes de proyectos a menudo necesitan lograr cosas a través de recursos
prestados, por lo que los gerentes de proyectos accidentales que prefieren marcar
las casillas de verificación en lugar de buscar favores se sentirán frustrados por su
falta de resultados”
Sin embargo, los que se adhieren a la carrera pueden encontrarse cada vez más
visible y más influyente dentro de su organización y como resultado, sus estrellas
pueden elevarse más rápido que los de los gerentes que permanecen en funciones
puramente operacionales.

APARTADOS ADICIONALES

TIP Únase a su capítulo local de PMI. No importa dónde esté en el mundo, es

probable que haya uno cerca. Es una de las mejores maneras de conectarse con
sus compañeros cara a cara y obtener un valioso conocimiento de la profesión. PMI
también ofrece comunidades virtuales de práctica para una variedad de industrias y
temas. Cuando algo te molesta en el trabajo, publica una consulta en el sitio de la
comunidad y obtén información de profesionales de proyectos más experimentados.
Los accidentes ocurren
A medida que la gestión de proyectos sigue ganando popularidad en organizaciones
de todo el mundo, ¿comenzará a disminuir esta tendencia del director de proyecto
accidental?
No cuente con ello, dice Patricia Ensworth, autora de The Accidental Project
Manager. “Los gerentes de proyectos accidentales no sólo están aquí para
quedarse, sino que también tienden a aumentar en número cuando una
organización formaliza la gestión de proyectos como una competencia central”. Ella
dice que estos gerentes de proyectos accidentales continuarán dirigiendo pequeños
esfuerzos donde pueden pasar más fácilmente al rol y aprender acerca de la
posición.
Mucho se reduce a dónde vives.
“La profesión de gestión de proyectos se encuentra en etapas muy diferentes en
diferentes países”, dice Martina Huemann, Wu (Wirtschartuniversitat Wien),
Universidad de Ciencias Económicas y Empresariales de Viena, Austria. “En los
países donde hay programas de educación establecidos y universidades que
ofrecen programas de gestión de proyectos, hay una mayor probabilidad de que la
carrera de un director de proyecto sea planificada en lugar de accidental”.
Espere ver un aumento en los gerentes de proyectos accidentales para proyectos
internos, como los esfuerzos de desarrollo o cambio, que a menudo se hacen sobre
una base ad hoc, dice la Sra. Huemann. Esto es así incluso en las industrias que
utilizan la gestión de proyectos y tienen directores de proyectos profesionales
establecidos para proyectos externos.
El futuro del gerente de rpoyecto accidental depende de cómo los patrocinadores
vean el papel, dice James Bosak, CA Technologies, Cary, Carolina del Norte,
EE.UU. “Siempre habrá gerentes de proyecto accidentales, y los gerentes de
proyectos certificados necesitan reconocer ese hecho. Los profesionales del
proyecto tienen que trabajar para crear un entorno en el que los directores de
proyectos accidentales puedan reconocer el cambio en su papel y buscar
abiertamente asistencia”.
Las organizaciones deben entender que cuando asignan un recurso para entregar
un proyecto, están creando una posición de gestión de proyectos. Como tal,
necesitan entrenar sus recursos apropiadamente, dice. De esa manera están
creando gerentes de proyectos y no de la variedad “accidental”.
Las empresas también pueden beneficiarse del establecimiento de un PMO (oficina
de gestión de programas). “Todavía habrá directores de proyectos accidentales,
pero habría un recurso para llegar a ellos y ayudarles”, dice el Sr. Bosak.
¿Es el “director de proyecto accidental” una reliquia del pasado?
Planteamos esa pregunta en el grupo PMI Career Central en Linkedln. He aquí
cómo respondieron los profesionales del proyecto: Mientras las organizaciones
quieran aceptar el cambio, tendrán que iniciar proyectos, ya sea que los llamen así
o no. Y como los gerentes de proyectos experimentados siempre escasean, siempre
habrá personas sin autoridad directa, que nunca esperaron ser colocados en esa
posición, gestionando proyectos. Para muchos de ellos, será una experiencia de
una o dos veces en la vida; para otros, será el comienzo de una nueva carrera.
David Gordon, EE.UU.
Mis antecedentes han sido identificados como una buena opción para la gestión de
proyectos. He sido desarrollador web, analista técnico de negocios y director
ejecutivo de una agencia estatal. Esas experiencias han sido invalorables al porder
comunicarse bien con personas técnicas y no técnicas. Brent Laning, EE.UU
Me convertí en director de proyecto por accidente. Estaba en estimación y licitación
y presenté una oferta. Después de que se adjudicara el contrato, me involucré en la
iniciación del proyecto, y el cliente se acercó a nuestra alta gerencia para que yo
continuara como gerente de proyecto hasta el final del proyecto. Desde entonces,
estoy en dos “barcos” (es decir, estimación y licitación, y gestión de proyectos). A
veces me caí es bueno para mí. Cuando estoy sobrecargado, me caigo, debería
elegir un solo barco.