INTRODUCCIN Y HERRAMIENTAS DE GESTIN DE PROYECTOS

PULSE OF THE PROFESSION:

Cmo captar el valor de la Direccin de Proyectos
1. Punto de vista personal sobre los hallazgos del PMI:
HALLAZGOS
(Tomado del estudio Pulse 2015 del PMI)
Las organizaciones de alto desempeo que se rigen
por prcticas comprobadas de direccin de
proyectos reducen los riesgos y los costos y mejoran
los ndices de xito de proyectos.
Las organizaciones de alto desempeo cumplen con
los objetivos y propsitos comerciales originales con
una frecuencia 2.5 veces superior.
Las organizaciones de alto desempeo desperdician
aproximadamente 13 veces menos dinero que las
organizaciones de bajo desempeo.
Las organizaciones de alto desempeo tienen un
enfoque en los siguientes aspectos bsicos:
Entienden el valor de la direccin de proyectos,
tienen patrocinadores ejecutivos activamente
comprometidos, alinean los proyectos a la estrategia
de la organizacin, desarrollan y mantienen los
talentos en la direccin de proyectos, establecen una
alineada y eficaz PMO y aplican prcticas
estandarizadas de direccin de proyectos en toda la
organizacin.
Las organizaciones de alto desempeo que se
enfocan en la cultura organizacional, los talentos y
los procesos, tienen un mayor nmero de proyectos
que
cumplen
sus
objetivos
y
acaban
satisfactoriamente ms proyectos.
La
deficiencia
de
talentos
perjudic
considerablemente el 40% de las tareas de
implementacin de estrategias en las organizaciones
encuestadas.
Las organizaciones que invierten en el desarrollo y la
capacitacin de gerentes de proyecto profesionales,
logran un mejor desempeo en los proyectos,
ejecutan ms satisfactoriamente las iniciativas
estratgicas y se convierten en organizaciones de
alto desempeo.
Las organizaciones de alto desempeo que obtienen
un mayor nmero de proyectos exitosos se enfocan
en: Un proceso formal para hacer madurar las
prcticas actuales de direccin de proyectos,
prcticas estandarizadas de direccin de proyectos,
PMO para toda la empresa o especfica(s) para cada

PUNTO DE VISTA PERSONAL

Es evidente y fcilmente comprensible que las
organizaciones que tienen un enfoque basado en la
aplicacin de las herramientas, tcnicas, aspectos y
prcticas de la direccin de proyectos son mucho ms
exitosas y competitivas a nivel mundial (Incluso), que las
organizaciones que no trabajan bajo estos estndares.
Estudios como estos son muy significativos para crear
conciencia en las industrias de la importancia de la gestin
de los proyectos, lastimosamente el alcance de esta
informacin se ve muy reducido, slo a un pequeo
porcentaje de la poblacin, generalmente a personas
expertas en el rea o a profesionales en formacin (Como
es mi caso).
Considero que toda organizacin debera tener dentro de su
nmina a un director de proyectos y ser este un cargo tan
indispensable como un lder de produccin o de calidad,
adems de que este profesional es el que ms puede apoyar
a la organizacin en la gestin del cambio y a adaptarse a un
mercado tan cambiante como es el actual.
En una onda de globalizacin, de vanguardia, en la que
luchamos porque en el intercambio de bienes y servicios se
hable en un mismo idioma, se evidencia la total
compatibilidad entre los aspectos bsicos para la direccin
de proyectos y algunas normas internacionales como, la
calidad (ISO 9001), el medio ambiente (ISO 14001), la salud
y seguridad industrial (OSHAS 18001) y la norma de gestin
de riesgos (ISO 31000), entre otras; evidencindose una
interseccin entre todos estos estndares, que nos llevan a
fusionar la calidad de los proyectos, el uso eficiente de
recursos, la gestin de riesgos y la competencia del personal
con la calidad total, para poder hablar finalmente de
organizaciones de alto desempeo, como nos los indicaba
el informe presentado por el PMI.
Como conclusin, los hallazgos del estudio Pulse 2015 del
PMI, son muy acertados y nos dan un indicador del avance
que se est teniendo en la implementacin de una cultura
enfocada en la gestin de proyectos en el mundo y de la
necesidad de cambio y adaptacin que tenemos las
empresas que an no entramos en los porcentajes
positivos del ejercicio, pues de no hacerlo ingresaremos
en una etapa de letargo hasta probablemente la extincin,

Paola Andrea Cardona Hernndez

Agosto, 2015

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departamento que est(n) altamente alineadas a la al no ser organizaciones altamente competitivas en el

estrategia.
mercado y no poder suplir las necesidades de nuestros
Pocas organizaciones son altamente efectivas en la clientes.
transmisin del conocimiento.
Las organizaciones de alto desempeo reconocen la
necesidad de enfocarse en el desarrollo y
capacitacin de talentos para lograr un mejor
desempeo de los proyectos y ejecutar las iniciativas
estratgicas.
Las organizaciones que tienen establecido un proceso
formal para la transmisin del conocimiento mejoran
los resultados de los proyectos en: Objetivos
cumplidos, culminacin a tiempo y dentro del
presupuesto.
Las organizaciones que aplican prcticas de gestin
de riesgos obtienen resultados considerablemente
mejores en sus proyectos.
Las organizaciones que aplican tcnicas y
herramientas de alta agilidad estn en aumento,
adems obtienen resultados considerablemente
mejores en sus proyectos.
Slo una de cada cinco organizaciones comunican
tener un alto nivel de madurez en la realizacin de
beneficios, estas organizaciones tienen resultados
considerablemente mejores en sus proyectos
(Organizaciones de alto desempeo), reconociendo
que es una obligacin del negocio.

2. Comparacin: Situacin actual de PQA vs los hallazgos del estudio:

Se puede definir a PQA como una organizacin de bajo desempeo debido a varios factores
como lo son:

Es una organizacin sin un profesional en direccin de proyectos y una PMO definida.

No est integrada a la organizacin una actitud de direccin de proyectos.
Los proyectos son realizados sin una previa planificacin, ms bien atendiendo a las
necesidades inmediatas y son proyectos direccionados generalmente por los lderes de
rea o profesionales contratados externamente, quienes s tienen conocimiento en sus
especialidades pero no tienen formacin alguna o significativa en la direccin de
proyectos, adems que los mismos no siempre estn alineados a las estrategias de la
organizacin.
Se ha presentado el cambio de la direccin o administracin general de la empresa en
tres oportunidades en el transcurso de 6 aos, lo que ha influido en una inestabilidad
organizacional y cambio de los objetivos y estrategias de acuerdo a cada nuevo lder.
No existe una cultura organizacional que entienda el valor real de la direccin de
proyectos.

Paola Andrea Cardona Hernndez

Agosto, 2015

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S se puede evidenciar una gestin de talentos como parte de un objetivo

organizacional, sin embargo no en la direccin de proyectos.
De igual forma se puede evidenciar en la organizacin un enfoque de procesos mediante
la aplicacin de prcticas estandarizadas, pero no en la direccin de proyectos.
No se puede evidenciar una gestin de riesgos y existen falencias en la prctica
fundamental de agilidad organizacional.

3. Aspectos viables a aplicar en PQA:

Considero que en PQA es viable iniciar con la implementacin de una PMO para toda la empresa
y la contratacin de un profesional en la direccin de proyectos, con este profesional comenzar
por la aplicacin de algunos aspectos bsicos como son:

Crear una cultura organizacional que ayude a entender a la empresa el valor de la

direccin de proyectos.
Extrapolar las prcticas ya implementadas de gestin de talentos y estandarizacin de
procesos a la direccin de proyectos con este nuevo lder.

De igual forma, es viable que este nuevo director de proyectos se enfoque en implementar
algunas de las prcticas fundamentales, como son:

Transmisin del conocimiento.

Gestin de riesgos.
Agilidad organizacional.

Paola Andrea Cardona Hernndez

Agosto, 2015

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4. Plan de accin para aplicar los aspectos viables en PQA:

ASPECTOS VIABLES A APLICAR

Contratar un profesional en direccin de

proyectos.

Crear una PMO para toda la empresa.

Crear una cultura organizacional

PLAN DE ACCIN/ ACCIN

Exponer ante la gerencia la necesidad latente de la consecucin de
este profesional para el cumplimiento de objetivos y reduccin en
desperdicios de dinero en los proyectos.
Realizar la convocatoria, seleccin y contratacin del profesional en
direccin de proyectos.
Realizar induccin general al nuevo lder y entrega de la informacin
existente para desempear el cargo.
Planificar la implementacin una PMO en PQA.
Solicitar aprobacin financiera a la gerencia general/ presidencia.
Crear una PMO en PQA teniendo en cuenta con la cronologa y etapas
de un proyecto, como esto lo es en s mismo.
Divulgar y concientizar a los lderes y directivos de la empresa sobre
el valor de la direccin de proyectos a travs de charlas, espacios
activos, publicaciones.
Alinear los proyectos a las estrategias de la organizacin por medio
de reuniones con la alta direccin y publicar a todos los niveles de la
empresa.

RESPONSABLE
Gerente administrativo.
Jefe de talento humano.
Jefe de talento humano y
Gerente administrativo.
Director de proyectos PQA.

Director de proyectos con

apoyo del rea de publicidad.
Director de proyectos con
apoyo de la alta direccin.

Director de proyectos y Jefe de

SGC.
Adaptar la gestin de talentos del director de proyectos a la Jefe de talento humano y Jefe
deteccin de necesidades de capacitacin y programa de formacin directo
del
director
de
del SGC de PQA.
proyectos.
Crear el manual de responsabilidades PQA del director de proyectos:
Jefe de talento humano y Jefe
Descripcin del cargo, misin, elementos de competencia, naturaleza
directo
del
director
de
del cargo y alcance de responsabilidades, principales decisiones,
proyectos.
relaciones internas y externas, perfil de conocimiento y experiencia,
Acoplar la gestin de proyectos al SGC de PQA.

Gestin de talentos y estandarizacin de

procesos.

Paola Andrea Cardona Hernndez

Agosto, 2015

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Transmisin del conocimiento.

Gestin de riesgos.

Agilidad organizacional.

perfil de competencias, aspectos normativos y de ley, ambiente y

condiciones de trabajo.
Adaptar la estandarizacin de procesos de direccin de proyectos al
SGC de PQA y realizar sensibilizacin y divulgacin a todos los niveles
de la empresa.
Realizar charlas activas y segregadas para compartir lecciones
aprendidas, vivencias o errores comnmente cometidos de modo
que se pueda crear un ambiente de sensibilizacin/concientizacin a
todos los niveles de la empresa.
Impulsar la implementacin de acciones correctivas y preventivas y
ensear el manejo de las mismas.
Capacitar al director de proyectos y al Jefe de SGC con una entidad
externa en la ISO 31000.
Realizar el efecto multiplicador (Capacitacin ISO 31000) a los lderes
de PQA.
Implementar a nivel estratgico y operativo la ISO 31000 en PQA y
crear una cultura organizacional activa ante la gestin del riesgo.
Implementar una cultura de aplicacin de tcnicas giles en la
direccin de proyectos a travs de: Capacitacin, sensibilizacin,
publicaciones, programas de formacin, motivaciones y
recompensas.

Director de proyectos y Jefe de

SGC.

Director de proyectos.
Director de proyectos y Jefe de
SGC.
Jefe de talento humano.
Jefe de SGC.
Jefe de SGC con apoyo del
Director de proyectos.
Director de proyectos.

Paola Andrea Cardona Hernndez

Agosto, 2015