EFICACIA Y

EFICIENCIA
Por: Manuel Alemán

Un piloto de avión con 10 años de experiencia, vuela siempre desde Chicago, Illinois en
los Estados Unidos hacia Guadalajara, Jalisco, México, en un tiempo de 3 horas y 40
minutos. Siempre puntual, sabe que el tiempo y la seguridad de los usuarios de la línea
aérea para la cual trabaja, son más que esenciales, con ellos no se juega. Sin embargo,
una mañana amanece desvelado, cansado y llega tarde al trabajo. Tiene la misma ruta:
Chicago – Guadalajara, pero el avion que pilotea sale con 30 minutos de retraso. Con
sus años de experiencia, sabe todo acerca de la nave que tripula, por lo tanto, decide
incrementar la velocidad del avión tratando de avanzar mas rápido y “recuperar” el
tiempo de retraso. Al final lo logra: su avión aterriza en el Aeropuerto Internacional
Miguel Hidalgo de Guadalajara 5 minutos después de la hora en que era esperado
inicialmente. La pregunta es: el piloto fue eficiente o eficaz?

En administración y en negocios, existen 2 términos que en muchas ocasiones son

frecuentemente confundidos por la gente de negocios y por el público en general:
eficacia y eficiencia.

La eficacia tiene que ver con resultados, está relacionada con lograr los objetivos. La
eficiencia, en cambio, se enfoca a los recursos, a utilizarlos de la mejor manera posible.
¿Se puede ser eficiente sin ser eficaz? ¿Qué tal ser eficaz sin ser eficiente? La respuesta
a ambas interrogantes es afirmativa

Aquí algunos ejemplos:

1. Vince McMahon, propietario de la WWF (World Wrestling Federation) decidió

lanzar en Febrero del 2001 su propia liga de football, a la que llamó: XFL, para
hacer competencia a la National Footbal League o NFL. Una de sus estrategias
fue la arrancar con los partidos en los meses en los que la NFL descansa,.
McMahon se apoyó en sus conocimientos de mercadotecnia y de negocios que le
sirvieron para posicionar a la WWF como una gran máquina de hacer dinero.
Además contrató a gente reconocida en el medio, para narrar los partidos. Una
de esas personas fue Jesse Ventura, ex-luchador profesional de la WWF y
gobernador de Minnessota en ese tiempo.

Otra estrategia de McMahon fue la de tratar de capturar el mercado de los jóvenes a

través de dos formas: una, explotando el "atractivo visual" proporcionado por las
porristas de la liga -chicas que mostraban parcialmente sus atributos físicos en el
llamado "Cheerleaders' locker"- y la otra, por medio de los mismos jugadores, quienes
equipados con micrófonos en sus cascos, siempre estaban hablando basura.
Lastimosamente para McMahon, sus estrategias fueron inoperantes. La XFL terminó
sus transmisiones en Abril del 2001 después del último juego de su primer y única
temporada. Bajos ratings y poca imaginación en el formato del producto ofrecido,
sepultaron a esta companía. Vince McMahon fue ineficiente al no usar de la mejor
manera posible todos los recursos con que disponía y fue ineficaz al no lograr sus
objetivos de hacer trascender a la XFL como la liga competidora de la NFL ni de
capturar un mercado interresado en su producto, principalmente los jóvenes.

1. McDonalds ejemplificó durante la primera mitad del 2001, un caso de eficacia –

ineficiencia. La companía, que opera una gran cantidad de restaurantes, a
principios del 2001 abrió su primer “McCafe” en la ciudad de Chicago, es socio
de la companía “Food.com” y con utilidades reportadas a nivel mundial de $16.4
billones de dólares en el segundo cuarto de operaciones del año 2001, todo esto
nos habla de su eficacia. Sin embargo, de acuerdo a un artículo publicado en el
periódico “Chicago Suntimes” en Julio del 2001, un sondeo efectuado entre sus
consumidores en los Estados Unidos reflejó que el servicio proporcionado por la
compañía tiene grandes deficiencias. Los consumidores mencionaron lo
siguiente: empleados malhumorados, los juguetes que acompañan a los paquetes
“Happy Meals” frecuentemente agotados, restaurantes sucios, errores en el
despacho de órdenes y lentitud en el servicio; esto como muestra de su
ineficiencia. Se demuestra pues, que no basta alcanzar el objetivo de obtención
de utilidades si a cambio se está sacrificando la imagen, prestigio y lealtad de los
consumidores, que actualmente no suelen tolerar ser ignorados por mucho
tiempo.

1. Aunque el contenido de la película fue pobre, “The Blair Witch Project” fue
todo un hit de mercadotecnia. La cinta alcanzó niveles insospechados de
popularidad y ventas cuyo efecto en uno y otro aspecto, no es el mismo para la
compañía dueña del producto tal y como Sergio Zyman lo explica en su libro
“The End of Marketing As We Know It”. Contando con solo tres actores
principales y filmada con una video cámara High-8 comprada en Circuit City
por $500 dolares, el éxito de la película se apoyó principalmente en la
promoción y publicidad que de ella hicieron los directores Daniel Myrick and
Eduardo Sánchez a través de la internet y con el apoyo de la compañía
“Artisan”, que compró la película para su proyección en cines. Filmada casi en
su totalidad en blanco y negro y sin música de fondo,los costos totales de la cinta
fueron por debajo de los $35,000 dólares y en cambio ¡obtuvo ganancias
superiores a los $50 millones de dólares! Se lanzó el web site de la película que
se encargó de sugestionar y convencer a muchas personas de que la historia era
verdadera. El objetivo inicial de los directores, de lograr un contrato de
transmisión por cable o video y ganancias por $10 millones de dólares–como lo
confesaron en una entrevista para “Time Magazine”-, fue evidentemente
excedido. La eficacia y la eficiencia se ejemplifican en este caso.

1. Otro caso de ineficacia es el de DisneyQuest, el centro de atracciones virtuales

propiedad de “The Walt Disney Company”. Luego de operar durante dos años
en la ciudad de Chicago, Illinois, en Julio del 2001 anunció que cerraría sus
puertas definitivamente en Septiembre del mismo año. Aunque se mostraron
eficientes utilizando de la major manera posible sus recursos, los
 “mousequeteros” de Eisner, con todo y Buzz Lightyear en sus filas, fueron
ineficaces al no conseguir los objetivos económicos de la compañía.

Aunque los anteriores ejemplos ilustran la posibilidad de trabajar eficaz o

eficientemente, prescindiendo de una u otra habilidad, lo ideal es ser eficiente y eficaz
para poder ser productivos:
Eficiencia + Eficacia = Productividad

¿El piloto? Ciertamente logró llegar a tiempo a su destino (alcanzó su objetivo, por lo
tanto fue eficaz) pero no utilizó de la mejor manera posible los recursos con que
disponía: tiempo, avión, combustible (incrementó la velocidad del avión poniendo en
riesgo a todos los pasajeros (fue ineficiente).

En la vida real y en México, como ya se ilustró en los ejemplos anteriores, existen

muchas organizaciones que cuentan con una gran cantidad de recursos: humanos,
financieros, tecnológicos, de conocimientos, logísticos; sin embargo, por más que se
esfuerzan no logran alcanzar sus objetivos. Utilizan de la mejor manera posible sus
recursos pero fracasan en la consecusión de sus objetivos. Otros derrochan
lastimosamente sus recursos y aún así logran llegar alcanzar su objetivo. Los menos,
son los que aprovechan al máximo los recursos con que cuentan y otros, aun con pocos
recursos, los aplican bien y logran resultados fabulosos, logran ser productivos.

¿Eficiencia o Eficacia?
Un análisis resumido sobre estos conceptos para su
mejor comprensión y aplicación.

Eficiencia:

Consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los

objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y
humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos
inherentes a la eficiencia.

Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de

estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y
cumpliendo con las normas de calidad requeridas

 Eficacia:

Eficacia mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se

han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados
con la visión que se ha definido.
Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias
para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada
sobre la base de su prioridad e importancia.

La efectividad se encuentra en el equilibrio entre la producción de los

resultados deseados y la capacidad de producción.

Análisis de Conceptos

La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa,

ambos aplicables a los procesos logísticos o cualquier área en general, pues
en condiciones ordinarias se propende a la optimización; lo que implica
eficiencia y en condiciones extraordinarias se debe cumplir la misión aún a
costa de los medios, sin llegar a convertirse en victorias pírricas; es
importante entender, que la eficacia no es un defecto, pues una alta
eficiencia depende de seguir estrictamente los lineamiento de la
planificación, pero es conocido que la planificación debe ser flexible, pues
existen variables influyentes, especialmente las del entorno que producen
cambios que de no poderse actuar en ellos podrían producir el fracaso, es
en estas contingencias donde la eficacia se impone. Por otra parte, la
efectividad es la cuantificación del cumplimiento de la meta, no importa si
ésta se logra en forma eficiente o en forma efectiva. En algunos casos, se
acepta la efectividad como el logro de una meta acertadamente
seleccionada en el proceso de planificación, es decir, la hipótesis que
producía la solución idónea al problema o necesidad existente. Sin embargo,
esto corresponde a la asertividad, palabra ésta, que no se encuentra en el
diccionario.

     Diferencias entre Eficiencia y Eficacia

 ALGUNAS DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA

EFICIENCIA
Énfasis en los medios
Hacer las cosas correctamente
Resolver problemas
Ahorrar gastos
Cumplir tareas y obligaciones
Capacitar a los subordinados
Asistir al templo (iglesia)
Enfoque reactivo
EFICACIA
Énfasis en los resultados
Hacer las cosas correctas
Lograr objetivos
Aumentar creación de valores
Obtener resultados
Proporcionar eficacia a subordinados
Practicar los valores religiosos
Enfoque proactivo

(Del pasado al presente) (Del futuro al presente)

Pregunta principal
¿Cómo podemos hacer mejor lo que ¿Qué es lo que deberíamos estar
hacemos? haciendo?

 Errores de la Eficacia en las organizaciones

Según Peter Drucker, un líder debe tener un desempeño eficiente y eficaz a

la vez, pero, aunque la eficiencia es importante, la eficacia es aún más
decisiva. Siguiendo con Drucker muchos directivos fracasan por no
concentrarse en la eficacia.

Adicional, Drucker señala errores básicos que destruyen o impiden la

eficacia en las organizaciones. Algunos de ellos son:

• No ser uno mismo pretendiendo seguir el modelo de otra persona.

• En las empresas, especialmente las de familia, elegir el sucesor porque es

igual a uno.

• La controversia entre popularidad y eficacia directiva.

En síntesis, culmina Drucker, para ser respetado lo mejor es dar el ejemplo

y el mejor ejemplo es ser eficaz y obtener resultados.

Stephen R. Covey dice que sus Siete Hábitos son de efectividad porque se
basan en principios y brindan los máximos beneficios posibles a largo plazo.

Eficiencia y Eficacia dentro de una organización.

A partir de las definiciones de eficacia y eficiencia se pueden graficar las

distintas situaciones que pueden presentarse y como afectan a la
organización dependiendo del sector del cuadrante en que se encuentre:

Puede hacerse un análisis particular de cada sector, partiendo de la premisa

que para que una organización funcione debe tener, al menos, un mínimo
nivel de eficacia y eficiencia en sus procedimientos.

Lo peor que le puede ocurrir en una organización es tener bajos niveles de

eficiencia y eficacia. Esto genera una actitud vegetativa. Su partida de
defunción está en marcha. No tiene posibilidades de competir.

Tampoco es lógico pensar que se puede desenvolver normalmente la

organización donde la preponderancia de uno de los factores sobre el otro
sea abrumadora. Uno no puede imaginarse lo que puede suceder en un ente
con un alto grado de eficacia y muy baja eficiencia (alcanzar los objetivos a
cualquier precio).

La adrenalina será altísima, pero cuando se mide el costo de alcanzar los

objetivos trazados, muchas sonrisas se transformarán en muecas.
Cuando se haya puesto como objetivo alcanzar un grado de eficiencia por
sobre todas las cosas, seguramente no pasará nada extraordinario o fuera
de lo normal (hacer la plancha) pero esto también puede conducir a la
desaparición, aunque sin demasiado ruido, de la organización. Se puede
inmovilizar al ente y causar perjuicios muy altos e irreversibles, teniendo en
cuenta la velocidad del cambio que debe producirse en las organizaciones
para poder perdurar en este mundo altamente globalizado va a desaparecer
prolijamente.

Lo peor que puede ocurrir en una organización es tener bajos niveles de

eficiencia y eficacia. Esto genera una actitud vegetativa. No tiene
posibilidades de competir.

No es lógico pensar que se puede desenvolver normalmente la organización

donde la preponderancia de uno de los factores sobre el otro sea
abrumadora.

Sin duda una situación donde el Management de la organización se

desenvuelva en un alto grado de eficacia que alcance los objetivos
planteados al menor costo posible (mayor eficiencia) forma parte del ideal
de todo emprendedor o de su máximo responsable.

La búsqueda de un alto grado de eficacia, lograda en forma eficiente debe

formar parte de la visión de la organización y formar parte vital de la misión
de sus líderes.

Un líder se considerará satisfecho de haber cumplido su función y deberá

ser reconocido su éxito, cuando alcance el justo equilibrio entre eficacia y
eficiencia en su gestión. No sólo a nivel personal, sino trasmitiéndola a
todos los componentes de su grupo de trabajo. La composición de un
equipo de trabajo debe procurar que sus integrantes estén conformados por
una adecuada dosificación de eficacia y eficiencia a través de sus actitudes y
aptitudes.