MANUAL COMPLETO DOCUMENTO SOPORTE – Página 1

DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A NO

OBLIGADOS A FACTURAR

1. NORMATIVIDAD ...................................................................................................................... 1
2. ¿QUIEN ESTÁ OBLIGADO A EXPEDIR EL DOCUMENTO SOPORTE? ......................................... 2
3. CARACTERISTICAS QUE DEBE CONTENER EL DOCUMENTO SOPORTE ................................... 2
4. ¿EN QUE CASOS SE DEBE EMITIR EL DOCUMENTO SOPORTE? .............................................. 3
5. ¿CÓMO SE EMITE EL DOCUMENTO SOPORTE?....................................................................... 4
6. ¿DESDE QUE FECHA DEBO EMITIR EL DOCUMENTO SOPORTE CON NUMERACION
AUTORIZADA POR LA DIAN? ........................................................................................................... 4
7. ¿CÓMO SOLICITAR LA AUTORIZACION DEL DOCUMENTO SOPORTE ANTE LA DIAN? ............ 5
8. ¿PUEDO UTILIZAR UN FORMATO DE EXCEL PARA GENERAR EL DOCUMENTO SOPORTE? .... 8
9. ¿CÓMO IMPRIMIR EL DOCUMENTO SOPORTE DESDE SIAGEM ERP? ..................................... 9

1. NORMATIVIDAD

En el artículo 771-2 del Estatuto tributario se establece que cuando no exista la obligación de expedir
factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar
a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el
Gobierno Nacional establezca. Ver artículo 771-2 Estatuto Tributario

Mediante el decreto 358 del 5 de marzo de 2020 expedido por el Ministerio de Hacienda y crédito
público, se sustituyó el Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Decreto 1625 de 2016 Único
Reglamentario en Materia Tributaria, en el cual se reglamenta todo el tema de facturación y
documentos equivalentes y de esta manera, en el artículo 1.6.1.4.12 Reglamenta el Documento
soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o
documento equivalente del que habla el articulo 771-2 del Estatuto tributario. Ver decreto 358 de
marzo 5 de 2020

Posteriormente, en la resolución 42 de mayo 5 de 2020 expedida por la DIAN, se definen los

términos de la facturación electrónica, documentos equivalentes, documentos soporte, entre otros
temas. En esta resolución, el artículo 55 se centra en definir y aclarar los requisitos establecidos en

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el artículo 1.6.1.4.12 del decreto 1625 de 2016 para el documento soporte. Ver Resolución 42 de
mayo 5 de 2020.

Adicionalmente, según el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.12 del decreto 1625 de 2016, debe llevar el
número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte
incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección
de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Al respecto de este punto, la DIAN en su comunicado
55 del 21 de julio de 2020, informó que ya estableció el servicio informático electrónico de
numeración y que a partir del 15 de agosto de 2020 se puede realizar la solicitud de rangos de
numeración del documento soporte. Ver comunicado No. 55 - DIAN

Por otra parte, es importante aclarar que el documento soporte se puede solicitar CON o SIN
PREFIJO. Si la empresa solo tiene un establecimiento de comercio lo puede solicitar sin prefijo, pero
si desea solicitar varias autorizaciones u opta por ponerle prefijo, se recomienda tener en cuenta el
artículo 39 de la resolución 42 de 2020 donde define que el prefijo debe estar compuesto por cuatro
(4) letras, números o su combinación.

2. ¿QUIEN ESTÁ OBLIGADO A EXPEDIR EL DOCUMENTO SOPORTE?

Debe ser generado por el ADQUIRIENTE del bien o servicio (Comprador)

Según el artículo 55 de la resolución 42, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados
a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la
respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá
cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del
adquiriente del bien y/o servicio

3. CARACTERISTICAS QUE DEBE CONTENER EL DOCUMENTO SOPORTE

A continuación enumeramos la información que debe contener el documento soporte:

1) Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a

no obligados a facturar
2) Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del
documento.
3) Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT
del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no
residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el
requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la
identificación otorgada en el país de origen del no residente.

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4) Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT
del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5) Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento
soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa
Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN
6) Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7) Detallar el valor total de la operación.

Adicionalmente, si el adquiriente está obligado a facturar electrónicamente, deberá incluir la firma

electrónica del emisor del documento soporte y utilizar el formato electrónico de generación del
documento que establezca la DIAN. Estos dos requisitos entrarán en vigencia una vez la Unidad
Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), establezca los
requisitos, condiciones técnicas y tecnológicas para su expedición.

4. ¿EN QUE CASOS SE DEBE EMITIR EL DOCUMENTO SOPORTE?

El documento soporte se debe emitir SIEMPRE que se adquieren servicios a sujetos no obligados a
expedir factura de venta y/o documento equivalente. (Artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016).
No se establece en la normatividad ningún tipo de BASE o VALOR a partir del cual se debe emitir el
documento soporte, por lo cual, se debe emitir en todas las operaciones incluyendo las realizadas
en Reembolsos de gastos aunque sean de valores pequeños, e inclusive, según el numeral 6 de dicho
artículo, se debe expedir documento soporte en las relaciones con las personas naturales vinculadas
en una relación laboral.

No obstante, cuando se trate de bancos y corporaciones y cooperativas de que tratan los numerales
1 y 2 del artículo 1.6.4.1.3, no se debe expedir el documento soporte pues es el soporte será el
respectivo extracto expedido por la entidad.

De esta manera se debe expedir el documento soporte cuando se adquieran bienes o servicios a las
siguientes personas:

• Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3° y 5° del artículo 437 del Estatuto
Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada
disposición, como no responsable del impuesto sobre las ventas (IVA).
• Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del Estatuto Tributario (No
responsables del impuesto al consumo), siempre y cuando cumplan la totalidad de las
condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto
nacional al consumo.
• Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio
de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas
actividades.
• Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los
pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.

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• Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no
gravados con el impuesto sobre las ventas (IVA), que hubieren obtenido ingresos brutos
totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso,
inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario (UVT). Dentro de
los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y
reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
• Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la
prestación de los servicios electrónicos o digitales.

5. ¿CÓMO SE EMITE EL DOCUMENTO SOPORTE?

El documento soporte en adquisiciones efectuadas a los sujetos no obligados a facturar se deberá

expedir en físico hasta la fecha en que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales (DIAN), establezca los requisitos, condiciones técnicas y tecnológicas para su
expedición electrónica.

Lo anterior implica, que cuando la DIAN lo reglamente, se deberán enviar electrónicamente dichos
documentos. Por esta razón, se aconseja ir teniendo en cuenta que la herramienta mediante la cual
se generen estos documentos soporte, permita a futuro realizar el envío electrónico a la DIAN. Esto
se encuentra ya reglamentado en el artículo 1.6.1.4.13:

Artículo 1.6.1.4.13: Transmisión de documento soporte. Los sujetos que soporten sus
operaciones con el documento previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del presente Decreto deberán
transmitir a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
(DIAN), la información y el contenido del citado documento en los términos, condiciones,
mecanismos técnicos y tecnológicos, que establezca la citada entidad.

6. ¿DESDE QUE FECHA DEBO EMITIR EL DOCUMENTO SOPORTE CON

NUMERACION AUTORIZADA POR LA DIAN?

Según el parágrafo del artículo 40 de la resolución 42 de 2020, debe ser INMEDIATO.

Para la expedición del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a

expedir factura de venta o documento equivalente, la autorización de numeración debe ser solicitada
con anterioridad a las operaciones que se respalden con el citado documento, lo anterior de
conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario
en Materia Tributaria.

Teniendo en cuenta que la DIAN habilitó esta modalidad a partir del 15 de agosto de 2020 y que el
artículo 40 dice que la autorización debe ser PREVIA a las operaciones que se respaldan con dicho
documento, es necesario emitir la autorización lo más pronto posible para evitar el
desconocimiento de los costos y gastos realizados con sujetos no obligados a expedir factura
o documento equivalente en operaciones realizadas con fecha anterior a la de autorización
del consecutivo.

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7. ¿CÓMO SOLICITAR LA AUTORIZACION DEL DOCUMENTO SOPORTE ANTE LA

DIAN?

La Autorización del documento soporte ante la DIAN se genera de la misma manera que se solicita
la autorización de consecutivos para factura de venta, así:

a) Ingresar a la página de la DIAN e inicie sesión con los datos de la empresa

https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefLoginOld.faces

b) Seleccione en el menú derecho la opción numeración de facturación.

c) Elija la opción Solicitar numeración de facturación, verifique los datos y dé clic en

Ingresar.

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Saldrá este aviso, de clic en aceptar:

d) Seleccione Autorizar rangos:

e) Se diligencia el prefijo (tener en cuenta recomendaciones de prefijo en la sección 1-

normatividad de este documento), seleccione tipo facturación “DOCUMENTO
SOPORTE” y el rango que requiera para su empresa. A continuación de clic en
“Agregar”

f) Verifique que los datos de la solicitud queden como los desea y de clic en “Borrador”

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g) Se genera este cuadro de dialogo , seleccione la opción Aceptar

h) Seleccione la opción “Definitivo”

i) Realice la firma de la solicitud de la misma manera que firma los impuestos

j) Se desplegará el siguiente mensaje, seleccione Aceptar:

k) Se desplegará la solicitud que acaba de firmar, ahora seleccione la opción “Firmar”

l) Firme la autorización definitiva de la misma manera que firmó en el paso anterior. Una
vez firmada se desplegará la siguiente ventana:

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Esta vez seleccione “Ver documento” ya que este SI es la autorización de numeración,

m) Una vez que la tenga guardada puede seleccionar “Aceptar” y ya ha finalizado con el
proceso.
n) Tenga en cuenta que el documento generado debe ser un formulario NO. 1876 con
Título “Autorización Numeración de Facturación” y tener la marca de agu
“AUTORIZADO” y el logo verde de “Firmado”, para garantizar que se encuentra
debidamente autorizado.

o) En la página 2 del documento, saldrá el rango autorizado y los meses de vigencia. Esta
información, junto con el número de la autorización que sale en la página 1, es lo que
deberás colocar en el documento soporte.

8. ¿PUEDO UTILIZAR UN FORMATO DE EXCEL PARA GENERAR EL DOCUMENTO

SOPORTE?

SI. Se puede utilizar Excel para emitirlos sin olvidar que este documento se debe imprimir y
conservar en físico de acuerdo con lo reglamentado en el parágrafo 3 del artículo 1.6.1.4.12 del
decreto 1625 de 2016.

Recuerde que mientras no esté establecido el mecanismo de transmisión electrónica por parte de
la DIAN, podrá utilizar el mecanismo que más le convenga para la emisión del documento soporte,
siempre y cuando se cumplan con todos los requisitos y se mantenga el control del número
consecutivo autorizado por la DIAN para su empresa, por lo cual es mejor contar con una
herramienta que a futuro permita cumplir con los requisitos de transmisión electrónica que exija la
DIAN.

Teniendo en cuenta que manejar consecutivos puede ser una labor engorrosa cuando se realizan
diferentes tipos de operaciones con no obligados a facturar, se recomienda utilizar herramientas
tecnológicas que le permitan controlar la emisión del documento soporte para evitar duplicaciones
y/o pérdidas de consecutivos. La funcionalidad de Documento soporte de SIAGEM ERP le permitirá
imprimir el documento soporte con todas las características y a la vez controlar la numeración
autorizada.

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9. ¿CÓMO IMPRIMIR EL DOCUMENTO SOPORTE DESDE SIAGEM ERP?

Según la operación y los procesos de cada empresa, las compras de bienes y servicios a sujetos no
obligados a expedir factura o documento equivalente pueden presentarse en compras de
mercancías, otro tipo de compras, prestación de servicios e inclusive en gastos realizados por caja
menor. Teniendo en cuenta la normatividad al respecto, se debe emitir el documento soporte para
cada una de estas operaciones.

Con base en lo anterior, en SIAGEM ERP hemos creado una nueva transacción denominada
“DOCUMENTO SOPORTE” que permitirá la impresión del respectivo documento soporte sin
importar desde que transacción venga: “Comprobante contable”, “factura de compra” o
“Reembolso de gastos”, etc.

Adicionalmente, si ya le ha generado el Documento Soporte con anterioridad, al reimprimir SIAGEM

ERP lo imprimirá con el número consecutivo con el que se imprimió la primera vez.

Esta transacción le permitirá ahorrar tiempo en la impresión del documento soporte ya que no
tendrá que digitar información adicional para generarlo y no tendrá problemas con los consecutivos
ni siquiera al reimprimir.

Por otra parte, al ser una transacción dentro de SIAGEM ERP, a futuro permitirá generar la
transmisión electrónica que deberá realizarse tan pronto la DIAN establezca los mecanismos para
ello sin que genere un cambio de proceso para su empresa.

A continuación encontrará los pasos para la generación de dicho documento:

a) Solicite la autorización de la numeración ante la DIAN relacionada en el punto 7 de este

documento y envíelo mediante una solicitud de soporte a SIAGEM para apoyarlos en la
configuración del formato de impresión.
b) Una vez configurado el formato de impresión, seguir los pasos siguientes para la generación
de los documentos soporte.
c) Realice la causación del documento desde las transacciones normales: “Documentos
automáticos”, “Factura de compra” o “Grabación de comprobantes”.
d) Cuando desee imprimir los documentos soporte remítase a la transacción “Generación de
Documento soporte” ubicada en la sección OPERACIONES ADMINISTRATIVAS

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e) Seleccione el rango de fechas que desee consultar y si desea filtre la transacción contable
en la que se encuentran registradas las operaciones, deje en blanco la transacción si desea
consultarlas todas:

f) SIAGEM ERP consultará todos los documentos que encuentre que hayan sido expedidos a
personas clasificadas como NO RESPONSABLES DE IVA y/o OTROS (quienes son sujetos NO
obligados a generar factura o documento equivalente) de acuerdo con la transacción
contable seleccionada, o de todas las transacciones si deja el campo Transacción en blanco.
Seleccione el documento al que desee imprimirle o reimprimirle el Documento Soporte:

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Si selecciona todas las transacciones, filtre solo aquellas que constituyen adquisiciones como
por ejemplo facturas de compra, causaciones de gastos, reembolsos de caja, etc.

g) Al ingresar dando doble clic al comprobante, podrá observar los registros que tiene y las
cuentas contables que tiene registradas:

h) Si desea previsualizar el documento antes de generar el consecutivo se puede seleccionar

el botón de previsualizar:

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i) Si selecciona previsualizar, se emitirá el documento en pantalla sin consecutivo para que

pueda revisar los conceptos registrados. En caso de que desee realizar algún cambio en la
información del documento, modifique el comprobante contable desde la transacción
“Grabación y Consulta de comprobantes” y guarde el documento, luego vuelva a esta
transacción, consúltelo nuevamente y ya traerá los ajustes realizados.

j) Al darle imprimir se generará el formato con el respectivo consecutivo de acuerdo con la

autorización de facturación emitida por la DIAN. Este número asignado quedará guardado
al comprobante y podrá ser reimpreso en cualquier momento.

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Cordialmente,

Equipo de soporte
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