Control interno, administración del efectivo y juicios éticos

Control Interno

Una responsabilidad clave de los administradores es controlar las operaciones.

Los propietarios y altos directivos establecen los objetivos de una compañía, los
administradores dirigen y los empleados se encargan de su ejecución.

El control interno es el plan organizacional y todas las medidas

correspondientes que adopta una entidad para:

1. Salvaguardar los activos que usa en sus operaciones.

2. Fomentar el acatamiento de sus políticas.
3. Promover la eficacia operativa (lograr los mejores resultados al costo más bajo).
4. Tener registros contables precisos y fiables.

Controles internos en el comercio electrónico

El comercio electrónico se acompaña de algunos riesgos nuevos. La compra y

venta de mercancías en Internet posibilita que los hackers tengan acceso a
información confidencial no disponible en las transacciones fuera de línea.

La confidencialidad es un problema significativo para las compañías [Link].

Los riesgos abarcan:

1. Robo de números de tarjeta de crédito.

2. Virus de computadora y caballos de Troya.
3. Suplantación de la identidad de compañías.

Las compañías de comercio electrónico deben garantizar la seguridad de los datos

para convencer a las personas de comprar en línea.

 Robo de números de tarjetas de crédito. Suponga que compra varios CDs

en [Link]. Su número de tarjeta de crédito debe viajar por el ciberespacio
para que realice esa compra.

El hacker aficionado Carlos Salgado Jr. usó la computadora de su hogar para

robar 100,000 números de tarjetas de crédito, con un límite de crédito
combinado mayor a mil millones de dólares, de un proveedor de servicios de
Internet. Salgado fue capturado cuando intentaba vender los números de
tarjetas de crédito a un agente encubierto del FBI.

 Virus de computadora y caballos de Troya. Un virus de computadora es un

programa malicioso que:

Contabilidad II. 1001 Conciliació n Bancaria. WISA 2020 Pá gina 1

 a) Se Reproduce;
b) Queda incluido en el código de programas sin autorización, y
c) Realiza acciones que pueden ser destructivas.

Un caballo de Troya funciona como los virus de computadora, salvo que no se

reproduce. Los virus pueden destruir o alterar datos, generar cálculos erróneos
e infectar archivos de procesadores de texto y hojas de cálculo.

La International Computer Security Association informa que 99.3% de las

empresas que encuestó había identificado un virus en alguna parte de su
sistema.

Suponga que el Departamento de Defensa de Estados Unidos solicita

cotizaciones para el diseño de un sistema de defensa de proyectiles balísticos.
Raytheon, Lockheed- Martin y General Dynamics presentan cotizaciones. Un
hacker infecta el sistema de Raytheon y altera dos pequeños detalles del
diseño de esa empresa.

Al evaluar las tres cotizaciones, los ingenieros del Pentágono califican de

inaceptable el diseño de Raytheon, pese a que diseñó el mejor sistema al
precio más bajo. Los contribuyentes estadounidenses terminarían pagando
mucho más: todo ello por la acción de un bromista.

 Suplantación de identidad. En ocasiones, los hacker crean sitios Web

ficticios, como [Link]. Este sitio Web de nombre atractivo atrae a
muchos visitantes y los hacker pueden solicitar datos confidenciales de
personas confiadas. Usan después esos datos para diversos propósitos ilícitos.

FIREWALL (FILTROS DE SEGURIDAD PARA REDES PRIVADAS) Y

ENCRIPTACIÓN La información que viaja por Internet es segura; pero podría no
serlo el servidor donde se guarda la información.

Los servidores son computadoras dedicadas a una función particular (por ejemplo,
almacenamiento de datos o impresión) en una red. Dos técnicas estandarizadas
que usan las compañías para garantizar la seguridad de datos en el comercio
electrónico son la encriptación y los firewall.

La encriptación es el método principal para lograr confidencialidad en el comercio

electrónico. Los mensajes en texto sencillo se cifran con un proceso matemático.
El mensaje cifrado es ilegible para quien desconoce el proceso en cuestión.

Los firewall limitan el acceso a una red local y tienen como objetivo evitar el
acceso de intrusos. Es frecuente que los firewall operen entre dos redes, por
ejemplo, una red local e Internet. El firewall permite que los miembros de la red
local tengan acceso a Internet, al mismo tiempo que mantiene fuera de la red a
quienes no son sus miembros.

Contabilidad II. 1001 Conciliació n Bancaria. WISA 2020 Pá gina 2

Es usual que se incluyan varios firewal l en la red local, de modo que los hacker
deben superarlos todos si quieren entrar en la red. Piense en un castillo con varias
capas de muros, que protegen a la cámara del rey, situada en el centro.

En el punto de entrada, se usan contraseñas, números de identificación personal

(NIP), huellas digitales y firmas electrónicas. Una vez dentro de la red, se aplican
firewall más complejos.

LAS CUENTAS BANCARIAS COMO DISPOSITIVO DE CONTROL

El efectivo es el activo de mayor liquidez, ya que se usa como medio de

intercambio. Es frecuente en la actualidad que consista en impulsos electrónicos
transferidos en el sistema contable de un banco, sin cheques ni fichas de depósito
acompañantes.

El efectivo o dinero es fácil de ocultar, fácil de mover y relativamente fácil de

robar. En consecuencia, muchas empresas crean controles específicos para
salvaguardarlo.

Tener el efectivo en una cuenta bancaria es importante, ya que los bancos

cuentan con normas establecidas para su salvaguarda.

Los bancos también ofrecen a los depositantes registros detallados de sus

operaciones. Con el fin de aprovechar al máximo esas medidas de control, las
empresas deben depositar todas sus entradas de efectivo en la cuenta bancaria y
realizar todas las salidas de efectivo a través de ella (salvo las transacciones de
caja chica, que se analizan más adelante en el capítulo).

Los documentos usados para controlar una cuenta bancaria abarcan:

 Tarjeta de firmas
 Estado de cuenta bancario
 Ficha de depósito
 Conciliación bancaria
 Cheque

CHEQUE El cuentahabiente gira un cheque, documento en que indica al banco

que pague un importe específico a la persona o entidad indicada en dicho
documento, para retirar dinero de la cuenta. Son tres los participantes en un
cheque: el librador, que es la entidad o persona que firma el cheque; el
beneficiario, a cuyo favor se gira el cheque, y el banco, sobre el cual se gira el
documento. En general, los cheques tienen numeración seriada y la impresión del
nombre del cuentahabiente y el banco.

ESTADO DE CUENTA BANCARIO Los bancos envían estados de cuenta

mensuales a sus cuentahabientes.

Contabilidad II. 1001 Conciliació n Bancaria. WISA 2020 Pá gina 3

Un estado de cuenta bancario es el documento que la institución financiera usa
para informar sobre las transacciones con el efectivo de sus depositantes.

El estado muestra los saldos inicial y final de la cuenta en relación con el mes
correspondiente, así como las transacciones ocurridas durante el mes. Se
adjuntan al estado de cuenta los cheques cancelados [en Estados Unidos y otros
países], que son los que el banco ha pagado por cuenta del depositante. El estado
también incluye los depósitos y otros cambios en la cuenta. Los depósitos se
enumeran en orden cronológico, y los cheques, en orden lógico (usualmente, con
base en el número de serie del cheque), junto con la fecha de su pago.

La transferencia electrónica de fondos (TEF) es un sistema que se basa en las

comunicaciones electrónicas para la transferencia del efectivo. Son cada vez más
las empresas que la utilizan para sus pagos. Les resulta más barato pagar a los
empleados mediante la TEF (depósito directo). Muchas personas también
efectúan pagos de hipoteca, renta y seguros por este medio, previo acuerdo con el
banco, y no giran cheques para realizarlos.

En el estado de cuenta bancario mensual se numeran los depósitos y pagos

realizados mediante la TEF.

Conciliación bancaria

Son dos los registros del efectivo de una entidad:

1) La cuenta Efectivo o Bancos en el mayor general,

2) El estado de cuenta bancario, que muestra el saldo real de efectivo en la
cuenta bancaria de la empresa.

Los libros y el estado de cuenta bancario muestran importes diferentes, si bien

ambos son correctos. La diferencia resulta de la demora en el registro de ciertas
transacciones.

Cuando la empresa gira un cheque, lo abona de inmediato a Efectivo o Bancos.

Sin embargo, el banco no lo resta del saldo de la cuenta de la empresa hasta que
reciba el cheque y lo pague.

Este último proceso quizá tarde días e incluso semanas, mientras el beneficiario
no lo cobre. De igual manera, la empresa carga de inmediato a Efectivo o Bancos
todas las entradas de efectivo, al tiempo que pueden requerirse un día o poco más
para que el banco agregue esos montos al saldo de su cuenta.

Con el fin de garantizar la exactitud de los registros contables, el contador debe

explicar todas las diferencias entre los registros de efectivo de la entidad y el saldo
del estado de cuenta bancario a una cierta fecha.

Contabilidad II. 1001 Conciliació n Bancaria. WISA 2020 Pá gina 4

El resultado de este proceso es el documento llamado conciliación bancaria, que
prepara el cuentahabiente, no el banco. Si se realiza correctamente, garantiza que
todas las transacciones de efectivo se contabilicen, y que los registros del banco y
los libros de la entidad sean correctos. Saber de dónde proviene el efectivo, cómo
se gasta y su saldo disponible es vital para el éxito empresarial.

He aquí algunos elementos comunes que generan diferencias entre el saldo

según el banco y el saldo en libros:

1) Transacciones que registró la compañía y todavía no registra el

banco:

a. Depósitos en tránsito. La compañía ya los registró, no así el banco.

b. Cheques en tránsito. La compañía libró estos cheques y los registró en sus
libros; pero el banco todavía no los paga.

2) Transacciones que registró el banco y todavía no registra la

compañía:

a. Cobros efectuados por el banco. En ocasiones, los bancos cobran dinero

por cuenta de sus depositantes. Muchas empresas tienen clientes que pagan
directamente con abono a la cuenta bancaria de la compañía.

Esta práctica, llamada sistema de caja cerrada, reduce la posibilidad de

malversación y hace que el efectivo de la compañía esté disponible con
mayor rapidez, que si el personal de la propia entidad se encargara de
cobrarlo y depositarlo. Un ejemplo es el cobro del principal e intereses por el
banco sobre un documento por cobrar del cuentahabiente .

b. Transferencias electrónicas de fondos. En este caso, el banco recibe o

paga efectivo por cuenta del depositante. Las transferencias se numeran en
el estado de cuenta bancario.

c. Cargos por servicios. Son los que cobra el banco por procesar las
transacciones del cuentahabiente. Los bancos basan este cargo en el saldo
de la cuenta o el número de transacciones. El cuentahabiente se entera del
cargo por servicios del mes en el estado de cuenta bancario.

d. Ingresos por intereses sobre el saldo de la cuenta de cheques. Los

depositantes ganan intereses si mantienen un saldo promedio especificado
en su cuenta. El banco también les notifica sobre dichos intereses en el
estado de cuenta.

e. Cheques devueltos por fondos insuficientes. Son los cheques recibidos de

los clientes que están desprovistos del valor, por falta de fondos en la cuenta.

Contabilidad II. 1001 Conciliació n Bancaria. WISA 2020 Pá gina 5

 Los cheques devueltos por fondos insuficientes son entradas de efectivo que
resultan no tener valor. El beneficiario se entera de ello a través del banco,
que detalla estos cheques como cargo (sustracción) en el estado de cuenta
bancario.

f. Cheques cobrados, depositados y que devuelve el banco al beneficiario

por otras razones.

Los bancos devuelven cheques a los beneficiarios si:

1) Ya no existe la cuenta del librador,

2) La fecha está “vencida” (algunos cheques contienen la leyenda “nulo después
de 30 días”),
3) La firma no está autorizada,
4) El cheque tiene alguna alteración o
5) El documento mismo es inapropiado (por ejemplo, falsificado).

La contabilización de todos los cheques devueltos por otras causas es igual a la

de cheques con fondos insuficientes.

g. Costo de cheques impresos. Se maneja como un cargo por servicio.

Errores del depositante o el banco. Por ejemplo, podría ocurrir que el banco
realice un cargo (disminución) incorrecto en el saldo de la cuenta de Business
Research, Inc., por un cheque que giró otra compañía,

También sería posible que el depositante calcule erróneamente el saldo bancario

en sus libros. La corrección de errores es parte de la conciliación bancaria.

El banco tiene dos maneras de registrar las comisiones, gastos bancarios o

depositar en tu cuenta los intereses ganados según sea tu caso específico,

 Nota de Crédito: Aumenta el saldo de efectivo

Si en tu estado de cuenta aparece una nota de crédito, quiere decir que es una
transacción positiva para tu banco. Ejemplos:

 Por intereses ganados

 Por cobros a favor de la empresa
 Por errores del banco

Contabilidad II. 1001 Conciliació n Bancaria. WISA 2020 Pá gina 6

 Nota de Débito: Disminuye saldo de efectivo

Si aparece una nota de débito quiere decir que estará restando tu saldo, y por
lo tanto puede ser unas comisiones, gastos bancarios o algún pago que tengas
directo. Ejemplos:

 Cargos por cheques

 Comisiones cobradas por el banco( Cobro por chequera nueva)
 Devolución de cheques por fondos insuficientes
 Intereses y abonos a capital
 Por cheques que no son de la empresa

Tipos De Conciliación Bancaria

Existen diferentes clases de formatos de conciliación bancaria. Todos son

sencillos de elaborar y de implementar.

Algunos de los modelos de conciliación son:

1. Llegar al saldo de la entidad bancaria, partiendo del saldo del auxiliar de

bancos de la empresa.

2. Llegar al saldo del auxiliar de bancos de la empresa, partiendo del saldo de

la entidad bancaria.

3. Conciliación analítica, que consiste en llegar a saldo iguales partiendo por los
saldos tanto de la empresa como de la entidad bancaria.

Formato ideal y básico de una conciliación Bancaria:

 Partiendo Del Saldo Entidad Bancaria:

Saldo según Bancos………………………………..……………………….. xxxxx

+Depósitos en tránsitos……………………………………………………… xxxx
-Cheques en tránsito o en circulación…………………………………….. xxxx
= Saldo ajustado……………………………………………………………….. xxxx
+Notas de débito……………………………………………………………….. xxxx
-Notas de crédito………………………………………………………………. xxxx
-/+ Errores………………………………………………………………………..xxxx
= Saldo según los libros contables de la empresa…………….……….. xxxx

Contabilidad II. 1001 Conciliació n Bancaria. WISA 2020 Pá gina 7

Ejercicio Explicativo N. 1:

 E7-7 La chequera de Bill Westphal incluye lo siguiente:

Análisis de la conciliación bancaria:

 Saldo según libros contables(Chequera) $ 1,921.00

 Saldo según Bancos(Estado de cuenta) $ 441.00

 Deposito en tránsito 30 septiembre(Cheque nomina) $ 1,800.00

 Error de la empresa(Cheque N.624)= AJUSTE CONTABLE

Importe correcto: $ 68.00

Importe incorrecto: 58.00
Error de la empresa $ 10.00 +

 Cheques en tránsito o en circulación:

Cheque N.626: $ 75.00
Cheque N.627:$ 275.00

 Notas de débito(CARGOS)

Cargos cheque impresos: $ 8.00

Cargos por servicios: $ 12.00

Conciliación Bancaria
Bill Westphal
Al 30 de septiembre

Anexo Descripción Parcial Total

Saldo según Bancos $ 441.00

+ Depósitos en transito 1,800.00
-Cheques en tránsito o circulación

Cheque N.626 $ 75.00

Cheque N.627 275.00 (350.00)

= Saldo ajustado según el banco 1,891.00

+Notas debito

Contabilidad II. 1001 Conciliació n Bancaria. WISA 2020 Pá gina 8

 Cargos cheque impresos $ 8.00

Cargos por servicios 12.00 20.00

+ Error de la empresa 10.00

= Saldo según libros contables $ 1,921.00

Libro diario(AJUSTES)

Fech Descripción Parcial Debe Haber

a
Pda N.1
Gastos financieros $ 20.00
Cargos cheque impresos $ 8.00
Cargos por servicios 12.00
Bancos $ 20.00
Registro de las notas de debito
Emitidas por el banco
Pda N.2(Ajuste)
Gastos de administración 10.00
Bancos 10.00
Registro del error contable
Cometido por la empresa

Bancos

(S) $ 1,921.00 $20.00(1)

10.00(2)

1,921.00 30.00

30 sept $ 1,891.00 Saldo Ajustado según libros contables

Contabilidad II. 1001 Conciliació n Bancaria. WISA 2020 Pá gina 9

Ejercicio Explicativo N. 2:

E7-8 Mario Bocelli tiene cuatro tiendas de conveniencia. Acaba de recibir el estado
de cuenta bancario mensual al 31 de octubre del City National Bank, con saldo
final de $2,750. El estado incluye una TEF de cobro de renta por $400, un cargo
por servicios de $12, dos cheques devueltos por fondos insuficientes que totalizan
$74 y un cargo por cheques impresos de $9. En la revisión de sus registros de
efectivo, el Sr. Bocelli identifica cheques en tránsito por $467, y un depósito en
tránsito al 31 de octubre por $1,788. Durante el mes de octubre, registró en $29 un
cheque de $290 para pago del sueldo de un empleado de medio tiempo mediante
cargo a Gasto por sueldos y abono a Efectivo. La cuenta Efectivo de la empresa
tiene saldo de $4,027 al 31 de octubre.

Se pide: Prepare la conciliación bancaria al 31 de octubre.

Análisis de conciliación:
 Saldo según bancos al 31 de octubre: $ 2,750.00
 Saldo según libros al 31 de octubre: $ 4,027.00

 Nota de crédito: TEF de cobro por renta $ 400.00

 Nota de débito: Cargos por servicios $ 12.00

 Nota de débito: dos cheques devueltos por fondos insuficientes $ 74.00

 Nota de débito: cargo por cheques impresos de $9

 Cheques en tránsito por $467

 Depósito en tránsito al 31 de octubre por $1,788.

 Error de la empresa:(Ajuste)

Contabilidad II. 1001 Conciliació n Bancaria. WISA 2020 Pá gina 10

 Registrado: $29.00 (incorrecto)
Correcto: $ 290.00
Error contable $ 261.00 +

Conciliación Bancaria
Mario Bocelli
Al 31 de octubre de 2020

Anexo Descripción Parcial Total

Saldo según bancos al 31 octubre $ 2,750.00

(+) Depósitos en transito 1,788.00

(-) Cheques en transito (467.00)
(=) Saldo ajustado según bancos 4,071.00

(+) Notas de bebito

Cargo por servicios $12.00

Cheques devueltos por fondos 74.00

insuficientes
Cargo por cheques impresos 9.00 95.00

(-) Notas de crédito:

TEF cobro por renta ( 400.00)

(+) Error de la empresa 261.00

(=)Saldo según libros al 31 de $ 4,027.00

octubre

Libro diario

Fech Descripción Parcial Debe Haber

a
Pda. N1
Gasto por sueldos $ 261.00

Contabilidad II. 1001 Conciliació n Bancaria. WISA 2020 Pá gina 11

 Bancos $ 261.00
Ajuste por error contable de la
empresa
Pda. N.2
Bancos 400.00
Otros ingresos 400.00
TEF cobro por renta
Registro de la nota crédito
Pda. N.3
Gastos Financiero 95.00
Bancos 95.00
Registro de la notas de debito

Bancos

Debe Haber

(S) $ 4,027.00 $ 261.00(1)

(2) 400.00 95.00(3)

4,427.00 356.00

$ 4,071.00 Saldo ajustado según libros

Ejercicio Explicativo N. 3:

P7-4A El estado de cuenta bancario al 31 de mayo de Payne Stationers acaba de

llegar del First State Bank. Recopiló los datos siguientes para preparar la
conciliación bancaria de la empresa.

a. El saldo según el banco al 31 de mayo es de $21,110.82.

b. El estado de cuenta bancario incluye dos cargos por cheques de clientes que
fueron devueltos

Contabilidad II. 1001 Conciliació n Bancaria. WISA 2020 Pá gina 12

 Uno se devolvió por fondos insuficientes el importa $67.50 recibido de Sarah
una estudiante, y se registró en los libros con cargo a Efectivo y se depositó el
19 de mayo.
 El otro es un cheque de $195.03 que envió Lena Masters y se depositó el 21
de mayo. El banco de Lena lo devolvió con la leyenda “Firma no autorizada”.

c. Los siguientes cheques de la empresa están en tránsito al 31 de mayo:

Cheque N. Importe
616 $403.00
802 74.25
806 36.60
809 161.38
810 229.05
811 48.91
d. Payne Stationers recibe unos cuantos cobros de clientes mediante TEF. El
estado de cuenta bancario de mayo incluye un depósito de $200, de un cobro
en cuenta al cliente Jack Oates.

e. El estado de cuenta bancario comprende dos depósitos especiales: $899.14,

que es el monto de ingresos por dividendos que el banco recibió de General
Electric Company por cuenta del Sr. Payne, y $16.86, que son los ingresos por
intereses devengados sobre el saldo en la cuenta bancaria durante mayo.

f. El estado bancario incluye una sustracción de $6.25 por concepto de cargo por
servicios bancarios.

g. El 31 de mayo, el tesorero de la empresa depositó $381.14, si bien este

depósito no aparece en el estado de cuenta.

h. El estado bancario incluye una deducción de $410.00, de un cheque que giró

Marimont Freight Company. El Sr. Payne notificó de inmediato el error al
banco.

i. La cuenta Efectivo de Payne Stationers tiene saldo de $20,101.55 al 31 de

mayo.

Se requiere lo siguiente:

1. Prepare la conciliación bancaria de Payne Stationers al 31 de mayo.

2. Registre los asientos necesarios para que el saldo en libros de Efectivo
concuerde con el saldo en libros ajustado de la conciliación. Incluya una
explicación de cada asiento.

Análisis de la conciliación bancaria:

Contabilidad II. 1001 Conciliació n Bancaria. WISA 2020 Pá gina 13

 a. El saldo según el banco al 31 de mayo es de $21,110.82.

i. La cuenta Efectivo de Payne Stationers tiene saldo de $20,101.55 al 31

de mayo.

b. Notas de débito:
 Cheques fondos insuficientes e importa $67.50
 Cheque con “Firma no autorizada”. $195.03

c. Cheques en tránsito:

Cheque N. Importe
616 $403.00
802 74.25
806 36.60
809 161.38
810 229.05
811 48.91

d. Nota de crédito:

Cobros de clientes mediante TEF $ 200.00

e. Notas de crédito:
 Ingresos por dividendos $ 899.14
 Ingresos por intereses devengados $ 16.86

f. Nota de débito:

 Cargo por servicios bancarios $ 6.25

g. Deposito en tránsito: $ 381.14

h. Nota de débito: $ 410.00

Anexo Descripción Parcial Total

Contabilidad II. 1001 Conciliació n Bancaria. WISA 2020 Pá gina 14

 El saldo según el banco $21,110.82.

+ Deposito en tránsito $ 381.14

-Cheques en tránsito:
Cheque N. 616 $403.00
Cheque N. 802 74.25
Cheque N. 806 36.60
Cheque N. 809 161.38
Cheque N. 810 229.05
Cheque N. 811 48.91 (953.19)

Saldo ajustado según bancos 20,538.77

+ Notas de débito:

Cheques fondos insuficientes $67.50

Cheque con “Firma no autorizada” 195.03

Cargo por servicios bancarios 6.25

Error al banco. 410.00 678.78

-Notas de Crédito:

Cobros de clientes mediante TEF $200.0

0
Ingresos por dividendos 899.14

Ingresos por intereses devengados 16.86 (1,116)

Saldo según libros $ 20,101.55

Contabilidad II. 1001 Conciliació n Bancaria. WISA 2020 Pá gina 15