GERENCIA DE PROYECTOS II

Entrega 3

JOHN ALEJANDRO NARVÁEZ RODRÍGUEZ, CÓDIGO 1421980183

SANDRA MILENA CASTRO CARDENAS CÓDIGO 1321020330

DANIEL CHALARCA RAMIREZ CÓDIGO 2012010061

NIYIRETH FAYZZULY FLÓREZ MONTAÑO CÓDIGO 1311980319

CRISTIAN DAVID FONSECA OCHOA CÓDIGO 1712010063

JUAN CAMILO VALENCIA CARDENAS CÓDIGO 1511981031

Profesor:

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS EN INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

BOGOTÁ, D.C. 2020

Proyecto:
Propuesta para el desarrollo de Producto pasabocas de maíz, marca Snacks MIX con sabor a Pollo Asado

Justificación del Proyecto:

La propuesta de Implementación de un Sistema de Gestión de Calidad es de gran importancia para una
organización, ya que como lo reseña la NTC ISO 9001:2015 un SGC puede brindar diversos beneficios a una
empresa sin importar su tamaño ni objeto social, algunos de estos beneficios son:
La capacidad para proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente
y los legales y reglamentarios aplicables del producto
Facilitar oportunidades de aumentar la satisfacción del cliente con la calidad del proceso
Abordar los riesgos y oportunidades asociadas con su contexto y objetivos del emprendimiento del
mercado del nuevo sabor del Snacks Mix.
La capacidad de demostrar la conformidad con requisitos del sistema de gestión de la calidad especificado
Considerando la buena acogida que ha tenido el producto pasabocas de maíz de la marca SancksMix en sus
dos sabores actuales: saladitos y caramelos, se busca desarrollar un nuevo producto con sabor a Pollo
Asado, con el propósito de diversificar el producto original y atraer nuevos consumidores.

Adicionalmente el enfoque a procesos permite a una organización planificar sus procesos e

interacciones, y la utilización del ciclo PHVA le permite asegurar la gestión de los procesos, la
adecuación de los recursos y la determinación y aplicación de las oportunidades mejora

Descripción del Proyecto:

se encuentra en un momento relevante para la implementación de un modelo de gestión que le permita
continuar creciendo sin afectar su desempeño y cumplimiento de los requisitos del cliente, teniendo en
cuenta la tendencia que ha tenido en los últimos años y su proyección estratégica actual, enfocada en la
inclusión de nuevos productos.
El proyecto “Desarrollo de Producto pasaboca de maíz, marca SancksMix con sabor a Pollo Asado”, consiste
en la elaboración y aprobación de prototipo, producción, distribución y lanzamiento para un nueva línea del
pasaboca de maíz con sabor a Pollo Asado.

El desarrollo del proyecto estará a cargo de los siguientes involucrados:

- Jefe de Desarrollo e Innovación
- Jefe de Mercadeo
- Jefe de Marca
- Jefe de Distribución
- Jefe de Ingeniería

El proyecto tiene el propósito de que su lanzamiento se desarrolle en el marco de año nuevo, 31 de

Diciembre de 2020. La gestión del proyecto se realizará en las instalaciones de Confites S.A. por el equipo de
proyecto.

Definición del Producto del Proyecto:

Pasaboca de maíz, marca SancksMix con sabor a Pollo Asado, en presentación de paquetes de 50 gr.

1. Gestión de la Calidad del Proyecto

Este plan de calidad tiene como objeto establecer la planificación, aseguramiento y el control de calidad de
nuestro proyecto que consiste en Desarrollo de Producto pasaboca de maíz, marca SnacksMix con sabor a
Pollo Asado.

En todas las etapas del diseño de este producto se dará cumplimiento con todos los requisitos aplicables a
las normas técnicas internacionales ISO y aplicando la metodología PMBOK (Quinta Edición)

Nuestra gestión de calidad estará en dos líneas al proyecto y al producto, basada en los siguientes pilares:

1. La satisfacción del cliente

2. Prevención antes de inspección
3. Mejora continua
4. Responsabilidad en la dirección
5. Costo de calidad
Fuente propia

Planificación de la calidad

La política de calidad en la empresa es de mantener una excelente calidad en los productos que fabrica y
comercializa en lineamiento con las políticas del gobierno, contando con un recurso humano altamente
calificado y comprometido con el mejoramiento continuo.

En la planificación de la calidad se tienen en cuenta los siguientes objetivos:

1. Asegurar que los objetivos de calidad se logren

2. Obtener los recursos que se dedicarán a la calidad
3. Realizar el seguimiento y monitoreo que de las actividades planificadas
4. Informar a los miembros del equipo de proyectos y al líder del proyecto acerca del resultado de las
actividades
5. Reportar periódicamente al líder del proyecto
6. Elevar los casos de no conformidad en la calidad del producto
7. Proveer al líder del proyecto elementos para el análisis del origen de los problemas cuando se
detectan diferencias entre los resultados esperados y reales de la medición de calidad
Planificación de la calidad en el proyecto

- Garantizar que el alcance del proyecto esté bien definido

- Que el registro de interesados contenga a todos los requeridos
- El registro de riesgos debe estar completo
- Aquel entregable que sea importante para la entrega del proyectos será sometido a control de
calidad
- Todos los entregables deben que surjan en el proyecto serán estándar y se verificarán mediante una
auditoria
- Antes de realizar un entregable se debe iniciar un plan de auditoría, ahora si los plazos de desarrollo
son bastante largos se programarán auditoría intermedias
- En un entregable y en la medida que impacte el resultado se incluirán otros actores de la empresa
con el fin de unificar criterios
- Se utilizarán herramientas adecuadas que nos permitan controlar el proyecto tales como GANTT y
diagramas de flujo entre otros
- Seguimiento al Costo / beneficio
- Control al presupuesto designado
- Recomendar mejoras en los procesos y políticas de Calidad
- Establecer métricas para medir la Calidad
- Evaluar el impacto en la Calidad cada vez que cambia el alcance, tiempo, costo, riesgos y recursos
- Factores ambientales
Planificación de la calidad en el producto y su proceso

Identificación de Estándares para los componentes y producto o servicio derivado del proyecto.

Servicios

Un producto final es el resultado de cualquier proceso, De acuerdo a su naturaleza

Bienes tangibles puros: Cuando hace referencia solamente a cosas tangibles

Bienes tangibles con algún servicio: Este servicio mejora la entrega de un bien tangible considerado
como producto final de la venta realizada

Servicios acompañados de algunos bienes: aquellos en los cuales el objeto de la venta es intangible,
pero viene acompañado de algún producto tangible

Características de los Servicios

Intangibilidad

Es la característica más importante y la que diferencia el servicio del producto. Significa que no puede
percibirse con los cinco sentidos. Al no poder probar o tener una idea de ellos antes de ser adquiridos,
genera incertidumbre y desasosiego en los compradores ya que no pueden determinar anticipadamente
y con precisión el grado de satisfacción que obtendrán al hacerlo. Por otro lado, al no poder ser
patentados impiden poner barreras de entradas al sector; el establecer una marca sólida y fidelizar a los
clientes, ayuda a sopesar esto. Sucede a la venta de los pasabocas de maíz de la marca SancksMix

Carácter perecedero

De acuerdo al posicionamiento y a los aliados distribuidores sobre pedido inicial seria la característica
importante estableciendo como políticas de marketing, especialmente de precios y segmentación ante
un producto nuevo.

Interacción cliente-proveedor

Es importante mencionar que, los servicios, no tienen necesariamente todas sus características
expuestas simultáneamente. Sin embargo, estas tienen implicaciones estratégicas y operativas muy
relevantes para su exitosa comercialización; es importante tenerlas presente
BUENAS PRÁCTICAS DE MANUFACTURA El decreto 3075 de 1997 expedido por el Ministerio de
protección Social, establece el marco legal que reglamenta y regula las Buenas Prácticas de Manufactura
(BPM); con el cual a través de su cumplimiento, se demuestra la inocuidad y calidad de los productos
que se fabrican en una empresa y mediante el cual se confirma y certifica que los productos están
producidos con estándares de calidad, apropiados para su uso y comercialización, además de ser
seguros e inocuos protección y la salud del consumidor. (INVIMA, Decreto 3075 de 1997)

Cuadro de Normatividad En el siguiente cuadro Normativo se puede evidenciar un cumplimiento frente

a las normas y leyes establecidas por las entidades que reglamentan y controlan la fabricación de
alimentos para consumo humano y otras disposiciones en el cumplimiento de la ley colombiana.

norma nombre autorid alcance verificació Evidencia Aplicación

ad n en el
proyecto
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calidad de la o
empresa,
monitorear,
medir el
desempeño
de los
procesos y
productos.
 - Subdivisión del producto
- Análisis de criticidad
- Análisis de competitividad
- Análisis de venta
- Análisis para evitar fallas
- Análisis de valor
- Diseño del proceso
- Arrastre de diseños existentes
- Diseño para reducir errores
- Anatomía de los procesos
- Optimización del proceso

Herramientas de calidad

El proyecto tendrá en cuenta los resultados que arrojen las siguientes herramientas que reflejarán la
eficiencia del proceso y la calidad del producto, que en el caso de tener productos no conformes permitirá
la identificación de las causas básicas para tratarlas e implementar planes de acción que mitiguen o
eliminen los defectos

- Circulo PHVA: Circulo de Deming donde tendremos en cuenta los ciclos del proyecto en cuanto
planeación, hacer, verificar y actuar
- Diagramas de Pareto: Se utilizará puntualmente en el control del producto donde se verificarán el
80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas
- Método 6 Sigma: Definir el problema o defecto, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar
Muestreo Estadístico

Será por muestreo aleatorio simple (MAS) sin reemplazo, donde cada pasaboca que conforma la población
tiene la misma probabilidad de ser seleccionado para integrar la muestra

Métricas

1. Para el proyecto

Indicador 1 Cumplimiento de Actividades

(Eficiencia esperada 97%): Estas actividades se tienen en cuenta de acuerdo a la fecha de inicio de cada
actividad y la finalización de la misma en el cronograma

No. de actividades ejecutadas / No. Total de actividades = % Eficiencia

Indicador 2 Controles de cambios

(2 controles de cambio máximo durante la ejecución del proyecto): Se permitirán máximo 2 controles de
cambio siempre y cuando el proyecto no haya avanzado más de un 15% de su ejecución

Número de controles de cambios generados

2. Para el producto

Indicador 1 Productividad

(Eficiencia esperada del 95% del lote de producción en 1 hora): Se encarga de controlar el número de
unidades producidas por hora y de acuerdo a los turnos de trabajo del operario y la máquina.

Número de unidades producidas / no horas de trabajo = Productividad

Indicador 2 Calidad del producto

(Eficiencia esperada del 98% del lote de producción): Se encarga de controlar el número de unidades
defectuosas por el número de unidades de cada lote producción.

Número de unidades defectuosas / número total de unidades por loteo = % de Calidad.

1.2 Aseguramiento de la calidad

Es responsable el supervisor de calidad ejecutar el aseguramiento de la calidad de todo el proyecto, revisa
el planeamiento de los procesos del proyecto contra lo ejecutado, planteando acciones preventivas y
correctivas según sea el caso. En las reuniones semanales, se mencionarán los principales hallazgos con sus
evidencias al Gerente de proyecto.

También debe garantizar la aplicación de la normas gubernamentales e internacionales, como también la

metodología del proyecto en este caso PMBOK

Fecha: Mayo de 2020 Período: 2020

OBJETIVO INDICADOR DE RESPONSABLE DEL

No. OBJETIVO PARTICULAR META FRECUENCIA
ESTRATÉGICO GESTIÓN OBJETIVO
Promover acciones de
formación y cultura
organizacional en la empresa, Implementación ón en
1 Mejora continua 95% Semestral Gerente
que conduzcan a una mejora acciones de mejora
continua y responsabilidad
social.
Cumplir con la normatividad
vigente que permitan prevenir y
Calidad en los Disminución de
2 controlar los riesgos que puedan 95% Trimestral Jede de ingeniería
Productos
afectar la calidad e inocuidad de
rechazos por calidad
los productos.
Aumentar la Tabulación de los
Porcentaje global
satisfacción de Obtener un alto grado de resultados de las encuestas
3 82% obtenido de satisfacción Jefe Comercial
los clientes satisfacción global de los clientes de satisfacción de los
del cliente
clientes
Seguimiento y control por
orden.
Entregar de manera oportuna y
Cumplimiento 100% Oportunidad en Seguimiento y control por
4 satisfactoria a los clientes los
en la entrega entregas orden Jefe de distribución
pedidos solicitados
Seguimiento y control por
orden
Capacitar a todos los niveles de la (∑ % de cobertura
Mejorar
organización en temas asociados a Cobertura del plan de individual de Secretaria de recursos
5 competencia del ≥80%
sus competencias laborales y/o formación anual capacitaciones/No. De humanos
personal
desempeño SSTA capacitaciones realizadas)

Herramientas

- Validar que el trabajo fue hecho correctamente, mide, examina y verifica si los productos
entregables cumplen los requisitos y criterios de aceptación (normas)
- Auditorias de calidad, donde se hacer una estructurada para determinar si las actividades del
proyecto cumplen con las políticas, los procesos y los procedimientos de la organización
- Histograma: ordenado por frecuencia de ocurrencia, que muestra cuantos defectos se han generado
por tipo o categoría de causa identificada
- Realizar Control de Calidad Monitorear y registrar resultados de calidad de los trabajos ejecutados
para determinar cuándo cumplen con estándares de calidad relevantes e identificar opciones para
eliminar causas de ejecución no satisfactoria.

Relación de máquinas, ubicaciones y empleados en Snackmix

 Año N Maquinas N Empresas Trabajadores
1 5 15 35
2 10 15 35
3 20 20 42
4 25 20 53
5 35 31 64

Según puede apreciarse en la tabla, la estrategia es ubicar 5 máquinas en 15 empresas con esto no
necesariamente se refiere a 50 compañías distintas sino ubicaciones pueden ser de la misma empresa con
distintas sucursales, ubicando en algunas empresas más de una máquina ya sea por ser empresas muy
grandes o tener varias sucursales.

A medida que se van adicionando máquinas a la operación, el plan es expandir nuestra cartera de clientes
también, manteniendo una relación de máquinas/clientes debajo de 1.5. Una vez nos hayamos consolidado
dentro del mercado, el límite de la relación puede subir a 2.0. En cuanto al plan de crecimiento del equipo
de trabajo, dado que nuestra estrategia se basa en eficiencia y logística, se planifica un crecimiento mucho
menor del personal con respecto al aumento de máquinas dispensadoras, teniendo al cabo de 5 años un
aumento de 3 veces de máquinas con respecto a un aumento de colaboradores en el personal en área
operativa. Esto se logrará porque la estrategia es adquirir poco a poco el personal previo a que la carga de
trabajo se vuelva crítica, para lograr una curva de aprendizaje suave y llegar al nivel máximo de eficiencia
que la operación puede tener. En el lanzamiento del producto nuevo.

Estimación de Demanda: Este proceso pertenece al flujo de operaciones propio de la empresa y es donde se
estima la cantidad de unidades de cada producto se distribuirán para cada una de las empresas del cliente

Distribución de Productos: En base al monitoreo de la rotación y la estimación de la demanda, se

planificarán las rutas de distribución y la periodicidad con que se realizará el abastecimiento a los
distribuidores con los productos, teniendo como tiempo más largo para abastecer de acuerdo a los pedidos

1.3 Control de calidad

El supervisor de calidad es responsable de la ejecución del Control de Calidad. Se revisan los entregables de
los proyectos conforme se vayan presentando, se emiten las observaciones o conformidades en la reunión
semanal de calidad

Se definen dos procedimientos para el Control de Calidad:

- La calidad a la correcta ejecución del proyecto se realiza semanal

 - La calidad al producto de pasabocas será diaria de acuerdo al muestreo simple, estableciendo las
acciones correctivas para mitigar los defectos.
- Revisión de Contenidos y
- Revisión de Forma.
- Control de Calidad del Contenido: Se revisan la calidad de los entregables para lo que el supervisor
de Calidad se asesora con el equipo de expertos, las observaciones que se puedan formular, se
informan en la reunión semanal de Calidad.
- Control de Calidad de Redacción y Formato: El supervisor de Control de Calidad revisa con la
Asesoría de un Redactor/Corrector la redacción de los documentos entregables, las observaciones
que se puedan formular, se informan en la reunión semanal de Calidad
- Todos los temas de seguimiento a la calidad deben ser soportados mediante las listas de verificación
completadas
- Debe tenerse toda la documentación sobre las lecciones aprendidas como data histórica del
proyecto.

Mejoramiento Continúo

Se realizará con base en los resultados arrojados por las diferentes herramientas utilizadas en el control de
calidad.

- Circulo PHVA
- Diagramas de Pareto
- Método 6 sigma

Es responsabilidad del Supervisor del Calidad proponer mejoras de Calidad, estas propuestas se realizan en
la reunión semanal de Calidad.

[ CITATION htt \l 2058 \m PMBto]

Solicitudes de Productos por parte de los Clientes: Esta es una parte importante de nuestra propuesta de
valor en cuanto al acercamiento al cliente, los clientes tendrán la oportunidad de escribirnos a un correo de
la empresa que funcionará como buzón de sugerencias para recibir solicitudes de los productos que los
clientes quieren que incluyamos en nuestras máquinas. Estos productos deben cumplir con los estándares
mínimos para ser considerado como saludable y poder ser incluido, además de tener una rotación que
resulte rentable para la empresa y permitir que el producto se convierta en permanente. Es clave la
comunicación con el cliente, donde cualquier decisión que se tome referente a la solicitud, le sea informada
y aclarada el por qué. Este proceso también se toma en cuenta para la determinación de la demanda

Premisas del Plan

Asignación de recursos: Se trata de designar responsabilidades que, en una primera fase de planificación,
vendrán determinadas por roles. A medida que se vaya contando con más datos, cada uno de estos roles o
perfiles se podrá identificar con una persona concreta, la responsable de la ejecución o supervisión de una
tarea específica. La actualización y el consenso son fundamentales para evitar errores y/o malentendidos
que puedan afectar al normal curso del proyecto SNASK MIX

Nivelación de recursos: Su función principal es evitar retrasos y para lograrlo hay que identificar los tiempos
no utilizados mediante el análisis de dependencias entre tareas. De esta forma se puede adquirir una
ventaja importante que siempre estará en función de la precisión con que se haya elaborado el cronograma
de actividades, los tipos de tareas, sus dependencias y limitaciones, y la capacidad de actualización de la
información, normalmente desde el comité de calidad y comités gerenciales el control presupuestal de
inversión.

Plan de gestión del costo

La Gestión de Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar,
financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos, de modo que se complete el proyecto
dentro del presupuesto aprobado para la empresa SNASK MIX – Lanzamiento línea con sabor a pollo

• Planificar la Gestión de los Costos: Se define como estimar, presupuestar, gestionar, monitorear y
controlar los costos del proyecto

Línea base de costos: De acuerdo con el pan de gestión de costos, se tuvieron en cuenta los criterios
necesarios para planificar, estructurar, estimar, presupuestar y controlar los costos del proyecto, de
acuerdo con esto, para la duración planeada del proyecto, se estima costo total de

$ 146.109.989 aprobados por la Gerencia, a través de los comités trimestrales gerenciales se revisara el
margen de seguimiento y ruta de administración del sistema de calidad y la articulación del proyecto de
lanzamiento paralelo del producto SNASK MIX CON SABOR POLLO ASADO.

Inversión del Proyecto producto SNASK MIX CON SABOR POLLO

ASADO.
129.698.889,38
Costos de Financiación Autorizado por Gerencia 5.771.600,58
Costos de Mantenimiento y Operación del área de producción de 10.639.000,00
SNASK MIX CON SABOR POLLO ASADO
Total 146.109.489,96

costo aprobado por GERENCIA

Presupuesto por actividades

$ 129.698.889,38
Implementación del Sistema de Calidad Basado en ISO
9001:2015 SNASK MIX CON SABOR POLLO ASADO
Fase de Inicio 17.180.687,39
Diagnóstico de la situación actual 7.000.000,00
Definición de las estrategias de Comunicación 389.944,10
Capacitación y Educación 230.966,89
estrategias de implementación 269.961,30
mapa de procesos 1.289.815,10
Informe Diagnóstico $ 8.000.000,00
Fase de preparación e iniciación 8.356.802,02
Compromiso de la dirección 209.969,90
Establecimiento de las prioridades 269.961,30
Nombramiento del líder de calidad 389.944,10
Capacitación 689.901,10
Equilibración de la documentación 644.907,55
Directrices de preparación de documentos 749.892,50
Selección del organismo certificador para los pasabocas 434.937,65
de sabor
Elaboración de la Documentación $ 1.379.802,20
Conformar el comité ejecutivo $ 59.991,40
Documentación 3.527.494,32
Fase de Realización del trabajo-Medellin-Bogota 11.161.399,97
Definición de los procesos 434.937,65
Identificación de las interfases del proyecto $ 209.969,90
Medición del desempeño del proceso $ 434.937,65
Modificación de procesos 644.907,55
Definición de los requisitos de calidad 434.937,65
requisitos y factores a controlar junto con los límites de 269.961,30
control
Diseño de los elementos del Sistema de Calidad 1.274.817,25
119.982,80
Documentación de los elementos del Sistema de Calidad
Revisión de las directrices del Sistema de Calidad $ 209.969,90
Elaboración de los documentos 530.923,89
Elaboración del Manual de Calidad 1.121.839,18
Implementación 644.907,55
Afinación la estrategia de implementación 209.969,90
Puesta en práctica los procedimientos 1.589.772
ejecución de la evaluación 1.274.817
ejecución de la auditoría externa 1.724.752
 Plan de Gestión de Recursos

Estructura de Desglose de Recursos presentamos la estructura de desglose de recursos para el proyecto de

implementación

ESTRUCTURA DESGLOSE DE
RECURSOS SNASK MIX

MATERIALES RECURSOS EQUIPOS

HUMANOS

Material de
papelería Bolsa de empleo Video Beam

Equipos de oficina
Líder de proyecto-
Publicidad y marketing de
pasabocas Snaksmix con
promoción de pasabocas
sabor a pollo asado UPC respaldo de informacion
con sabor a pollo asado

Equipo de Proyecto- Empacadoras de alimentos

Muebles
comité de calidad
Asignaciones de Recursos Físicos y Asignaciones del Equipo del Proyecto

Contiene la programación del personal asignado a las diferentes actividades de trabajo definidas

JEFE DE
JEFE DE
PROGRAAMCION DE PERSONAL ASIGANDO LIDER GERENTE DESARROLLO SECRETARIA
MARCA
E INNOVACION
Todos los cargo de la Para todos los Para todos los Para todos los Para todos los
Implementación del Sistema de Calidad Basado en ISO niveles de la niveles de la niveles de la niveles de la
organización
9001:2015 SNASK MIX CON SABOR POLLO ASADO organización organización organización organización
Fase de Inicio
Diagnóstico de la situación actual X X
X X
Definición de las Estrategias de Comunicación
Capacitación y Educación X X
Reevaluación de la estrategia de implementación X X X X X
Definición del Mapa de procesos X X X X X
Análisis de Interrelaciones X X
Fase de preparación e iniciación X
Compromiso de la dirección X X X
Comunicación de la política de calidad X X
Nombramiento del líder de calidad X X X
Capacitación X X X
Equilibración de la documentación X X
Directrices de preparación de documentos X X X X X
Selección del organismo certificador para los pasabocas
X X
de sabor
Documentación X X X
Conformar el comité ejecutivo X X
Documentación X X
Fase de Realización del trabajo-Medellin-Bogota
Definición de los procesos X X
Identificación de las interfases del proyecto X X X
Medición del desempeño del proceso X X X X
Modificación de procesos X X X
Definición de los requisitos de calidad X X X
requisitos y factores a controlar junto con los límites de
control X X
Diseño de los elementos del Sistema de Calidad X X X

Documentación de los elementos del Sistema de Calidad X X X X X

Revisión de las directrices del Sistema de Calidad X X
Elaboración de los documentos X X X
Elaboración del Manual de Calidad X X X
Implementación X
Afinación la estrategia de implementación X X X
Puesta en práctica los procedimientos X X X
ejecución de la evaluación X X
ejecución de la auditoría externa X X
Para el desarrollo del proyecto se estima un año de trabajo que van desde las etapas de planeación hasta la
certificación. La jornada laboral será de 44 horas a la semana.

1. RECURSOS HUMANOS, SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DEPERSONAL

El proceso de selección y vinculación del personal que desempeñara las funciones objeto del proyecto
puede contemplar la revisión de las hojas de vida del personal que se encuentra desempeñando las
actividades del contrato en ejecución. Así mismo deberá evaluar y seleccionar a los candidatos teniendo en
cuenta el estudio de las hojas de vida y comprobación del perfil solicitado y necesario para la operación y
para el desarrollo de las actividades administrativas; realizando el respectivo estudio de verificación de la
información, adjuntando para ello como mínimo los siguientes documentos:

a) Prueba VSA (prueba de estrés de la voz) Aplica para todo el personal que es nuevo en la operación y
en las actividades administrativas.

b) Prueba de mantenimiento de VSA (prueba de estrés de la voz):

El AREA durante la ejecución del proyecto deberá realizar una prueba VSA de mantenimiento al personal
vinculado en la operación y en las actividades administrativas, cada 6 meses, con diferentes preguntas
respecto a la prueba inicial y en esta ocasión, las preguntas podrán ser suministradas por la empresa.

c) Visita domiciliaria: Aplica para todo el personal que es nuevo en la operación y en las actividades
administrativas.

d) Verificación de la información documental, financiera y judicial: Aplica para todo el personal que es
nuevo en la operación y en las actividades administrativas.
 e) LA NUEVA AREA, deberá entregar diligenciado el formato de validación de la información, dicho
formato será suministrado en el proceso de empalme.

f) LA NUEVA AREA, deberá certificar la idoneidad, experiencia, competencia y conocimientos

relacionados de cada una de las personas contratadas.

g) LA NUEVA AREA, deberá certificar que el personal contratado recibió inducción y entrenamiento al
rol que va a desempeñar.

h) Se realizará los exámenes médicos de ingreso del personal con un especialista en salud ocupacional.

i) Se firmará por cada integrante del equipo de trabajo el formato acuerdo de confidencialidad y
compromiso ético y el formato acuerdo de uso aceptable de los recursos y servicios de tecnología de
la empresa.

Todos los documentos que hacen parte del proceso de selección y vinculación deben ser parte integral de
las hojas de vida del personal contratado.

Nota 1: LA NUEVA AREA deberá hacer entrega a la supervisión del proyecto, al inicio del periodo de
empalme las hojas de vida con los soportes completos del equipo de trabajo que hará parte del proyecto.

Nota 2: En caso de que un miembro del equipo de trabajo no pase las prueba realizadas, se debe retirar la
persona y reemplazarlo por otra persona.
 a. Definición del Equipo de proyecto y todos sus miembros

PERFIL FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA CAN T. MÍNI

MA

Gerentes de Título profesional en Mínimo 36 meses de 1

Proyecto cualquier disciplina, con experiencia de liderar
especialización o maestría procesos de
producción.

Director de Título profesional en Mínimo 24 meses de 1

proyecto cualquier disciplina, con experiencia de liderar
especialización o maestría procesos de producción

Jefe de Título profesional en Mínimo 24 meses de 3

desarrollo e cualquier disciplina, con experiencia
innovación, especialización o maestría como
marca e Coordinador en
innovación y de validación
distribución. documental,
y/o seguridad
documental o
investigación
administrativa
o
exanimación forense
de documentos
o
seguridad documental.
 .

Ingeniero de Título profesional y especialista en Mínimo 24 meses de 1

sistemas inteligencia de negocios. experiencia en
desarrollo de procesos.

Coordinador de Título profesional en cualquier Mínimo 18 meses de 1

sistemas disciplina, con especialización o experiencia en
integrados maestría desarrollo de procesos.

Secretaria Título técnico o tecnólogo en Mínimo 12 meses de 1

cualquier disciplina. experiencia en
desarrollo de procesos.

Auxiliar jurídico Título profesional en derecho. Mínimo 12 meses de 1

experiencia en
desarrollo de procesos.

Personal Título técnico en cualquier Mínimo 12 meses de 10

(Auxiliar de disciplina. experiencia en
despacho) desarrollo de procesos.
b. Organigrama del Equipo de Proyecto
 c. Ma
triz RACI

MATRIZ RACI PERSONA

Actividad Gerente Director Jefes de área Auxiliares de despacho

Desarrollar acta de
A A C I
constitución

Recolectar requisitos A A C I

Presentar solicitud de
R R C I
cambio

Desarrollar el plan de
R R C I
prueba.

d. Roles, Responsabilidades y Competencias para Tres cargos.

1. IDENTIFICACION DEL CARGO Y UBICACIÓN

 CARGO: DIRECTOR UBICACIÓN: Bogotá

A QUIEN LE REPORTA: Gerente de proyecto AREA: Gerencia

CARGOS QUE LE REPORTAN: Secretaria, Coordinador, Jefe de área y Auxiliares de despacho.

2. ROL

Planear, organizar, dirigir y controlar el correcto funcionamiento de las actividades de las

investigaciones administrativas, basándose en los parámetros establecidos por el cliente la
empresa, formulando políticas y objetivos comunes promoviendo el óptimo desempeño de
los empleados asegurando y controlando un correcto y eficiente desarrollo de acuerdo con
las expectativas y necesidades del cliente, proporcionándole un producto con el más alto
grado de calidad y confiabilidad.

3. COMPETENCIA

Tiene libertad y autoridad organizacional para iniciar, recomendar y dar soluciones a

través de canales definidos, de igual forma autoridad para verificar el trabajo que

fecte la calidad, tiempos de respuesta y cumplimiento de índices de producción. Orientar todas las
actividades necesarias para el desarrollo del proceso de la realización venta y distribución del
producto, de acuerdo con los requerimientos y especificaciones establecidas.

4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

 Planificar mensualmente todas y cada una de las actividades relacionadas con las ventas y
distribución de producto que se lleven a cabo a nivel nacional: Planificación del proyecto
identificando las actividades a realizar, los recursos, los plazos, los costos y el personal que se
va a disponer.

 Revisar, aprobar y firmar todos y cada uno de los informes técnicos de investigación que sean
remitidos a los clientes.

 Mantener permanentemente la comunicación con los clientes potenciales.

 Responder por la ejecución financiera del proyecto.

 Administrar el recurso humano que se destine para la ejecución del proyecto

 Entregar de manera oportuna y en los plazos establecidos los informes solicitados por la
 empresa.

 Participar en todas las reuniones que tengan que ver con la actividad del nuevo producto.

 Presentar trimestralmente, un informe estadístico de las ventas y acogida del producto.

 Dirigir, orientar y supervisar todas las actividades inherentes al área.

 Velar por el estricto cumplimiento de las funciones del personal a su cargo.

 Respetar y hacer respetar las políticas y normas de la empresa.

 Velar para que el producto entregado a nuestros clientes cuenten con la calidad deseada.

 Evaluar el desempeño del personal a su cargo con el fin de tomar las decisiones de
mejoramiento, capacitaciones y actividades propuestas al área de gestión humana o
finalización de contrato cuando sea necesario.

 Supervisar el manejo y control del material asignado al Departamento.

 Asegurar la ejecución de actividades y estrategias que busquen reforzar la imagen

institucional y de servicio de la empresa, frente a sus clientes actuales.
 5. COMPETENCIAS

EDUCACIÓN: EXPERIENCIA:

Título profesional en cualquier disciplina, Mínimo 24 meses de experiencia de liderar

con especialización o maestría procesos de producción

FORMACION: HABILIDADES:

Liderazgo Planeación

Toma de decisiones Trabajo en Equipo

Comunicación oral yescrita
Título profesional en cualquier disciplina,
con especialización o maestría

EQUIVALENCIAS: Los requisitos de educación se homologan con 6 años de experiencia en

empresas del sector de producción.

1. IDENTIFICACION DEL CARGO Y UBICACIÓN

CARGO: COORDINADOR DE SISTEMAS INTEGRADOS UBICACIÓN: Bogotá

JEFE INMEDIATO: Director AREA: Alimentos y Producción

CARGOSASOCIADOS: Ningún cargo asociado.

2. ROL

Dirigir todas las actividades relacionadas con asegurar la calidad de los procesos dentro de la
compañía, analizar y diseñar planes de mejora que resuelvan los errores detectados. Responsable
de formular y divulgar las políticas de calidad que deben seguirse dentro de la empresa, así mismo
es responsable de hacer que se cumplan directrices establecidas.

3. AUTORIDAD

Tiene autoridad para recomendar, dar soluciones y alternativas a través de argumentos que
faciliten el óptimo funcionamiento del departamento, en particular de las Investigaciones y
Analistas.
4. FUNCIONES
• Generar diariamente las órdenes de trabajo a los auxiliares de despacho a cargo.

• Realizar seguimiento de tiempos de entrega y calidad.

• Efectuar inducción a los auxiliares de despacho, políticas, metas, dinámica de trabajo de la

empresa.

• Informar oportunamente al área de gestión humana la solicitud de personal a nivel nacional,

mediante formato requisición de personal.

• Trabajar en equipo con el departamento administrativo y realizar un seguimiento en el control

de la calidad de los productos y utilización de formatos establecidos en el proceso de
certificación de calidad.

• Mantener informado al Gerente del Proyecto y Director de las novedades e información

relevante de la creación, producción y distribución del producto y la gestión y productividad de
los investigadores, Analistas, Analistas de Validación.

• Mantener contacto permanente con los Auxiliares de despacho

5. COMPETENCIAS

EDUCACION: Título profesional En EXPERIENCIA:

Ingeniería Industrial o afines.
Mínimo 18 meses de de experiencia en
experiencia en
desarrollo de
procesos.

FORMACION: Título profesional En HABILIDADES:

Ingeniería Industrial o afines.
Liderazgo

Planeación

Toma de decisiones

Trabajo en Equipo
 Comunicación oral y escrita

EQUIVALENCIAS: Los requisitos de educación se homologan con 2 años de experiencia en cargos

similares.

1. IDENTIFICACION DEL CARGO Y UBICACIÓN

CARGO: AUXILIAR DE DESPACHO UBICACIÓN: Bogotá

JEFE INMEDIATO: Director AREA: Alimentos y Producción

CARGOSASOCIADOS: Ningún cargo asociado.

2. ROL

Desarrollar y de forma eficiente, ágil, veraz las entregas solicitadas por los clientes, cumpliendo
con los requisitos solicitados por el cliente, ofreciendo la seguridad que este exige, cumpliendo las
necesidades y expectativas de acuerdo con los procedimientos establecidos de la empresa.

3. AUTORIDAD

Tiene autoridad para recomendar, dar soluciones y alternativas a través de argumentos que
faciliten la verificación de información y facilitar el trabajo en equipo.

4. FUNCIONES

 Apoyar a la contabilización y verificación de la mercancía.

 Subir la mercadería a su camión respectivo.

 Entregar al cliente el documento original y la mercancía.

 Recoger las devoluciones (productos de cambio) previamente establecidos.

 Realizar cobranzas asignadas.

 Desembarcar los rechazos y devoluciones.

 Entregar y contabilizar las devoluciones a la persona encargada del área de almacén.

5. COMPETENCIAS

EDUCACION: EXPERIENCIA:

Estudiante o técnico en producción de Mínimo 12 meses de experiencia en el área de

alimentos. despacho de alimentos.

Estudiante o técnico en producción de HABILIDADES:

alimentos.
Planeación

Toma de decisiones
 Trabajo en Equipo Comunicación oral y escrita

EQUIVALENCIAS: Los requisitos de educación se homologan con 2 años de experiencia en cargos

similares.
 e. Reclutamiento

PROCESO DE CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

El área, deberá tener en cuenta para el proceso de contratación las siguientes políticas:

 Las hojas de vida del personal seleccionado estarán sujetas a verificación y la aceptación o no
de la persona presentada será producto de la revisión por parte del supervisor del contrato,
tanto del perfil como de la documentación requerida por la empresa. Si una vez realizada la
verificación se encuentra que una o varias personas no cumplen con lo requerido por la
entidad, la(s) persona(s) no podrá(n) ingresar al proyecto hasta tanto cumpla(n) con todo lo
solicitado o se haga el cambio por una persona que cumpla lo requerido.

 El Supervisor del proyecto comunicará el resultado de la revisión dentro de los tres (3) días
hábiles siguientes a la presentación de la información completa de cada persona presentada
para el proyecto. Sin perjuicio de lo anterior, el contratista deberá garantizar que mientras se
surte la etapa de aceptación de la nueva hoja de vida, asegurará la continuidad de las
actividades comprometidas durante toda la ejecución del contrato

 No se podrá subcontratar el desarrollo de las actividades.

 Toda la responsabilidad derivada de la relación laboral entre el área y las personas que
forman parte del proyecto a su cargo correrá por cuenta del presupuesto asignado.

 El área, debe garantizar que no utilizará la figura de cooperativas de trabajo asociado ni

empresas temporales, por tanto, será responsable de la afiliación al Sistema de Seguridad
Social Integral, de asumir el pago de los salarios, prestaciones, indemnizaciones y demás
prestaciones legales u honorarios del equipo de trabajo que ocupe en la ejecución del objeto
contractual conforme la modalidad de contratación establecida.

 El área, no podrá durante la ejecución del contrato cambiar el equipo de trabajo aprobado
por el Supervisor del contrato, salvo situaciones excepcionales ajenas al contratista o a
solicitud de la entidad, asegurando la continuidad de las actividades comprometidas durante
toda la ejecución del proyecto.
  Las nuevas personas presentadas tendrán que cumplir los requisitos solicitados en el presente
anexo técnico y contar con una experiencia igual o superior a la de la persona que
reemplazará.

 El área, debe garantizar la firma con cada uno de los miembros del equipo de trabajo del
formato de acuerdo de confidencialidad de la información que será suministrado por la
empresa en el proceso de empalme.

Calendario de recursos

Horarios

Se trabajará de lunes a viernes en horario de 7:00 a 12:00 y de 14:00a 17:00. Los días sábados se
implementará la estrategia de teletrabajo. Se realizará la liberación de cada grupo de trabajo a medida que
se vayan finalizando los entregables de acuerdo con la matriz de asignaciones.

f. Entrenamiento

PLAN DE CAPACITACIÓN PARA EL AREA

Objetivo General

 Brindar al funcionario una efectiva orientación sobre las funciones que desempeña dentro del
proyecto, organización y la estructura a través del desarrollo de las capacidades que se
requieren para su rol.

 Realizar capacitaciones quincenales a todo el personal.

Objetivos Específicos

 Suministrar el conocimiento necesario para el continuo desarrollo del cargo asignado junto
con las funciones complementarias que desarrollará.

 Buscar la mejora continua de las labores ejecutadas por el funcionario; minimizando los
errores que se puedan presentar, garantizando la calidad del producto.
Temática

La primera etapa del trabajo en equipo es la formación. En este proceso los empleados que están envueltos
dentro del proyecto expresan sus diferentes. Si los objetivos y las tareas no se formulan claramente, se
crean sensaciones de ansiedad y confusión. En tal caso, puede ocurrir que el trabajo realizado sea muy poco
y que, como consecuencia, surjan conflictos donde los miembros del equipo desafíen las tareas individuales
y se pregunten el sentido de trabajar en equipo. En esta etapa, los ejecutivos tienen que asegurarse de que
cada empleado se sienta comprometido y respete las opiniones de los otros

g. Recompensas

Dentro del presupuesto asignado para esta nueva área, se destinara un incentivo, para los auxiliares de
despacho, que de acuerdo a la producción realizada durante la semana, podrá disfrutar de un día
compensatorio en el mes
. Plan de capacitación y desarrollo del equipo

La primera etapa del trabajo en equipo es la formación. En este proceso los empleados que están envueltos
dentro del proyecto expresan sus diferentes opiniones y se miran unos a otros para determinar si caben en
el equipo. Si los objetivos y las tareas no se formulan claramente, se crean sensaciones de ansiedad y
confusión. En tal caso, puede ocurrir que el trabajo realizado sea muy poco y que, como consecuencia,
surjan conflictos donde los miembros del equipo desafíen las tareas individuales y se pregunten el sentido
de trabajar en equipo. En esta etapa, los ejecutivos tienen que asegurarse de que cada empleado se sienta
comprometido y respete las opiniones de los otros

Plan de Gestión de Comunicaciones

Sistema de información de comunicaciones internas y externas

QUÉ SE QUIÉN A QUIÉN SE CÓMO SE CUÁNDO SE

REGISTRO
COMUNICA COMUNICA COMUNICA COMUNICA COMUNICA
Cartas, correo
Funcionario electrónico.
Cartas, correo
s En el momento Registro en base
Quejas y electrónico,
El cliente comerciale en que se de datos.
reclamos telefónicamente.
s presenten. Formato AS 4-03-
03 Quejas y
reclamos 3
Cartas, correo
electrónico,
Cambios de Cartas, correo
Jefe de Cuando el cliente Formato MV 4-
diseños, El cliente electrónico,
Mercadeo lo requiera. 01-02 Control de
solicitudes. telefónicamente.
Cambios en
Especificaciones.
Jefe de Por solicitud de
Cartas, correo
Avance y estado mercadeo – las partes que Cartas, correo
El cliente electrónico,
de los trabajos. jefe de intervienen en el electrónico.
telefónicamente.
distribución contrato.
Aspectos Los A los En la reunión de Semanalmente Actas de Reunión
relacionados con responsabl responsabl Producción de Producción
el avance de los es de los es de los
trabajos procesos de procesos
solicitados por mercadeo y de ventas,
los clientes distribución producción
 QUÉ SE QUIÉN A QUIÉN SE CÓMO SE CUÁNDO SE
REGISTRO
COMUNICA COMUNICA COMUNICA COMUNICA COMUNICA
y compras
Estado de los Los A la
indicadores de responsabl Dirección Indicadores de los
En reuniones Mensualmente
los procesos de la es de los de la procesos
Empresa procesos Empresa
Información de Memorandos o
Líderes de A líderes de Cuando el
novedades, Memorandos o cartas.
los los proceso lo
cambios en el cartas Procedimientos
procesos. procesos requiera
proceso. documentados
Coordinado
Información de r del SGI,
proveedores, Secretaria Al personal
En cartelera,
boletines de ARL, de de la Cartelera, actas
reuniones Por evento
FP, EPS y Recursos empresa y de reunión
Comfama, temas Humanos, contratistas
de actualidad. Coordinado
r SSTA
Secretaria
Misión, visión, Trabajador
de Al ingreso de un
reglamento es directos Registro de
Recursos En Inducción trabajador a la
Interno de la y de inducción
Humanos empresa
empresa temporales
Funciones,
responsabilidad, Empleados Perfil de cargo
Durante
rendición de Jefe directos y Presentación del firmado por el
inducción/reinduc
cuentas y inmediato de perfil de cargo trabajador
ción
autoridad del temporales
cargo
Políticas de la
empresa,
objetivos del Trabajador
Al ingreso de un
SGSST, es directos
Coordinado trabajador a la
Aspectos y de En Registro de
r empresa, cambio
ambientales, temporales Inducción/reinducció inducción/reinduc
del SGI de cargo, o si su
peligros, , n ción
desempeño SSTA
requisitos legales contratistas
lo requiere
aplicables al ,
cargo, plan de
emergencia
Peligros, plan de Externo e Visitantes Al ingreso a la Registro de
 QUÉ SE QUIÉN A QUIÉN SE CÓMO SE CUÁNDO SE
REGISTRO
COMUNICA COMUNICA COMUNICA COMUNICA COMUNICA
Instrucciones
escritas y carnet de
emergencia internos empresa visitantes firmado
visitante.

Procedimientos
De acuerdo con el Registros de
del SIG asociados
Coordinado Empleados cronograma de capacitaciones,
al desarrollo del Actividades de
r directos y capacitaciones RH 4-01-11
trabajo y capacitación y de
del SGI de En sesiones de Registros de
medidas de inducción
temporales inducción/reinduc inducciones, RH
control
ción 4-03-02
operacional
Directrices SSTA Soporte de
Manual de
para trabajos en Lider del Subcontrati Al oficializar la entrega,
contratista/subcontr
la empresa o en proceso sta contratación socialización o
atista
su nombre envío del manual
Representantes
de SSTA de los En Al ingreso de un
Coordinado Empleados
trabajadores, Inducción/reinducció trabajador a la Registro de
r directos y
Representante n empresa. inducción
del SGI de
de la alta Publicación en Constantemente Cartelera
temporales
dirección para el cartelera en cartelera
SIG
Documento del
sistema de
Nuevos gestión
documentos, Acta de reunión
Coordinado Documento del
actualizaciones, Correo
r Líderes de sistema de gestión Cuando se
ajustes a electrónico
del SGI procesos Reuniones requiera
documentos del Control de
Correo electrónico
sistema de documentos.
gestión integral. Registro de
capacitación y
entrenamiento.
Mensualmente,
Coordinado Trabajador
Resultados del semestralmente o Boletines
r es directos En reuniones y
Sistema Integral anualmente, publicados en
del SGI y de carteleras
de Gestión dependiendo del cartelera.
temporales
tema
Resultados de Coordinado Gerencia Reunión Después de Acta de reunión
investigaciones r Trabajador Comunicación terminada la Reporte de
 QUÉ SE QUIÉN A QUIÉN SE CÓMO SE CUÁNDO SE
REGISTRO
COMUNICA COMUNICA COMUNICA COMUNICA COMUNICA
es
relacionado
de incidentes,
s con las
Acciones incidente
del SGI causas o
correctivas y (cliente) investigación Comunicación
controles.
preventivas enviada
Cliente (si
tomadas.
este lo
requiere)
Reportes de Coordinado En cartelera: nombre
Trabajador Documento
accidentes/incide r del accidentado, Mensualmente
es publicado
ntes del SGI lugar, fecha,
Coordinado En la siguiente
r reunión
Lecciones
del Reunión de programada Documento
aprendidas de Trabajador
SGI/trabaja programación luego de terminar publicado en
accidentes e es
dor (es) semanal/ Cartelera la investigación/ cartelera
incidentes
involucrado mensualmente en
s cartelera
Con la
periodicidad que
se definan las
Coordinado
Auditores auditorías
Programación de r Correo electrónico, Plan de auditoría
internos y internas, cuando
auditoría interna del SGI carteleras interna
auditados el cliente lo exija,
cuando se
presente un
problema.
Coordinado Empleados
Cuando se tenga Boletines
Resultados de r directos y
En carteleras el informe de publicados en
auditorias del SGI de
auditoria cartelera.
temporales
Retroalimentació Al Gerente Anualmente o
Líderes de En la Revisión por la Acta de Revisión
n sobre la y líderes de cuando el
procesos Dirección por la Dirección
eficacia del SGI grupo Gerente lo defina
Coordinado Trabajador Documento
Salidas de la En carteleras,
r es directos publicado en
revisión por la reuniones y/o Anualmente
del SGI y de cartelera, intranet
dirección intranet
temporales o acta de reunión
Iniciativas de los Los A la A través del Cuando se Correos
trabajadores trabajadore Dirección COPASST o del requiera electrónicos, acta
 QUÉ SE QUIÉN A QUIÉN SE CÓMO SE CUÁNDO SE
REGISTRO
COMUNICA COMUNICA COMUNICA COMUNICA COMUNICA
relacionadas con
la gestión de
calidad, s de la de la
Coordinador SIG de reunión
ambiental y de la empresa Empresa
seguridad y salud
en el trabajo.

MATRIZ DE COMUNICACIONES PROCESOS INTERNOS SNASK MIX

RESPONSABLE
ASPECTO A A QUIEN CUANDO
DE LA ESTRATEGIA Y MEDIOS
COMUNICAR COMUNICA COMUNICA
COMUNICACION
Página Web, Carteleras,
Representante Folletos, Periódico,
de la Dirección y boletines, Reuniones de
1. Mapa de Todos los Cuando se
Grupo de divulgación con
Procesos cargos presenten cambios.
Gestión de la Responsables de
Calidad procesos y sus Comités
de calidad.
Página Web, Carteleras,
Representante Folletos, Periódico,
de la Dirección y boletines, Reuniones de
Política de Todos los Cuando se
Grupo de divulgación con
calidad cargos presenten cambios.
Gestión de la Responsables de
Calidad procesos y sus Comités
de calidad.
Página Web, Carteleras,
Representante Folletos, Periódico,
de la Dirección y boletines, Reuniones de
Objetivos de Todos los Cuando se
Grupo de divulgación con
calidad cargos presenten cambios.
Gestión de la Responsables de
Calidad procesos y sus Comités
de calidad.
Documentos del Responsables Todos los Cuando se Página Web, Carteleras,
Sistema del proceso cargos presenten cambios. Folletos, Periódico,
boletines, Reuniones de
divulgación con
Responsables de
procesos y sus Comités
 RESPONSABLE
ASPECTO A A QUIEN CUANDO
DE LA ESTRATEGIA Y MEDIOS
COMUNICAR COMUNICA COMUNICA
COMUNICACION
de calidad.
Página Web, Carteleras,
Representante Folletos, Periódico,
Requisitos del
de la Dirección y boletines, Reuniones de
CLIENTE SOBRE Todos los Cuando se
Grupo de divulgación con
EL PRODUCTO cargos presenten cambios.
Gestión de la Responsables de
SNAKSMIX
Calidad procesos y sus Comités
de calidad.
Pagina web. Reuniones
A los usuarios
Requisitos Grupo de de divulgación con
en el alcance Cuando se
legales y Gestión de la Responsables de
del presenten cambios.
reglamentarios. Calidad procesos y sus Comités
documento
de calidad.
Cambios en la A los usuarios Pagina web, Reuniones
Responsables
Prestación de los en el alcance Permanentemente de divulgación con
del proceso.
Servicios del servicio equipos de trabajo.
Grupo de
Desempeño de Responsables
Gestión de la Permanentemente Informes
los Procesos del proceso.
Calidad
Responsables
Programa de de Procesos Cada vez que se
Grupo de
Auditorias Grupo de establezca el Comunicaciones
Gestión de la
internas de auditores programa de internas, Reuniones
Calidad
calidad internos de auditoría
calidad
Responsables
de procesos
Una semana antes,
Plan de Auditores
como mínimo,
Auditorias internos Comunicaciones
Auditor Líder previo a la
internas de acompañantes internas, Reuniones
realización de la
calidad Grupo de
auditoria
Gestión de la
Calidad
Informe de Auditor Líder Responsables Reunión de cierre
Auditoría de procesos Después de la Informe escrito
Auditores realización de la
internos auditoria
acompañantes
 RESPONSABLE
ASPECTO A A QUIEN CUANDO
DE LA ESTRATEGIA Y MEDIOS
COMUNICAR COMUNICA COMUNICA
COMUNICACION
Grupo de
Gestión de la
Calidad
Al completar la
Grupo de Representante
Informe General ejecución del
Gestión de la de la Alta Informe escrito
de Auditoría Programa de
Calidad Dirección
auditoria
Resultados de la A los Cuando se realice la
Representante
Revisión por la Responsables revisión por la Reunión
de la Dirección
Dirección de Proceso Dirección

PLAN DE GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES

PREMISAS

✔ Todos los involucrados en el proyecto SNASK MIXposeen en un 90% correo electrónico y acceso a
internet.
✔ Se debe tener como objetivo principal fortalecer la comunicación para el logro de los objetivos y metas.
✔ Establecer vínculos de relaciones interpersonales entre el personal relacionado para el manejo de la
información en los diferentes niveles.
✔ Los interesados deben disponer de tiempo para las reuniones sobre la gestión del proyecto por lo menos
una vez por semana.
✔ Todos los involucrados en el proyecto deben conocer sus números telefónicos, celulares, casa y oficina.

RESTRICCIONES
✔ Poseer inconvenientes con alguno de los interesados y que esto cause problemas en el desarrollo del
proyecto.
✔ Llegar tarde a las reuniones programadas para comunicar avances del proyecto.
✔ La ubicación de los involucrados en diferentes sedes o regiones geográficas.
✔ Imposibilidad de acceder a comunicación remota por falla del internet o fluido eléctrico.
✔ Falta de programación para tiempos de reuniones con los interesados.
✔ Rehúse por parte de algún involucrado en comunicar alguna información.
 LISTA DE INTERESADOS DEL PROYECTO
✔ Gerente del proyecto.
✔ Jefe de desarrollo de marca e Innovación y distribución
✔ Coordinador de sistemas integrados
✔ Jefe de ingeniería
✔ Asesor Juridico
✔ Secretaria

NECESIDADES DE INFORMACION DE LOS INTERESADOS

Cliente  Actualización de datos clientes

antiguos y nuevos clientes.
Jefe de mercado y Jefe de distribución  Informe de avance.
 Informe de estado del trabajo.

Coordinador del SGI, Secretaria de Información de proveedores,

Recursos Humanos, Coordinador SSTA clientes, actas de reunión, registros
de inducción, .
Líderes de procesos  Indicadores de procesos
 Memorandos o cartas.
 Procedimientos documentados.
Recursos humanos  Informe personal contratado.
 Informe personal por contratar.
 Informes de personal requerido.
Jefe financiero ✔ Informe de costos.
✔ Balances, e indicadores financieros.

MEDIOS DE DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN

La estrategia interna tiene como objetivo fundamental fortalecer la comunicación en el equipo de trabajo, una
buena comunicación como base, para alcanzar metas y objetivos trazados, que permitirá la sistematización y
estructuración de la información de tal forma que garantice una gestión eficaz del proyecto, los directamente
involucrados, dentro de los medios a utilizar son.

✔ Elaboración de informes en conjunto, con el fin de presentar unificación de criterios.

✔ Realizar reuniones periódicas de intercambio de inquietudes acerca de los procesos comunicacionales.
 ✔ Implementar en las carteleras mensajes que fortalezcan el buen manejo de la comunicación.
✔ Crear nuevos medios internos como boletines semanales que permitan tener una constancia escrita
sobre las labores a realizar y sus metas de acuerdo a cada area del proyecto.
✔ Herramientas de telecomunicaciones, Teléfono, correo electrónico,
Videoconferencias, entre otros.

Comunicación externa (demás procesos de la organización). Con el fin de que la organización conozca y que
se apropie del proyecto, se establecen las siguientes estrategias de difusión.

✔ Página web, página de intranet, con un módulo de avance del proyecto donde se publiquen folletos,
videos interactivos, carteleras, periódico, boletines, entre otros.
✔ Socializar en reuniones de los diferentes procesos.
✔ Capacitar a personas potenciales a interactuar con la implementación de la mejora.
DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

Encargado de suministrar Revisa Visto bueno y

información y/o indicadores aprobación

Jefe de desarrollo de marca, Secretaria Gerente del proyecto

innovación y distribución

Coordinador de sistemas integrados Secretaria Gerente del proyecto

Jefe de ingeniería Secretaria Gerente del proyecto

PROCESO ESCALAMIENTO INTERNO

 GERENTE AUXILIAR

SECRETARIA JEFE
(INFORMATIVA) INMEDIATO

COORDINADOR

Para realizar un reporte interno con escalamiento se debe diligenciar el siguiente formulario.

Acción de comunicación

Auxiliar Nombre de la persona que reporta.

Descripción del reporte

Responsable(s)
Jefe de desarrollo de
marca, innovación y
distribución.
Dependencia

Acción a tomar

Autorización SI /NO

Observaciones

Directorio en la intranet con cada uno de los integrantes del proyecto:

 DIRECTORIO DEL PROYECTO

NOMBRES

APELLIDOS

CARGO

FUNCIONES
DATOS JEFE
INMEDIATO
(NOMBRE Y NÚMERO
DE CONTACTO)
TELÉFONO Y
DIRECCIÓN
CONTACTO
PERSONAL
OBSERVACIONES

PLAN DE RIESGOS

La Gestión de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos para llevar a cabo la planificación de la gestión
de riesgos, así como la identificación, análisis, planificación de respuesta y control de los riesgos de un
proyecto.

Los objetivos de la gestión de los riesgos del proyecto consisten en aumentar la probabilidad y el impacto de
los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos negativos en el proyecto.

 LISTADO DE RIESGOS Y MATRIZ DE PROBABILIDAD DE IMPACTO

 Pagina 1 de 1

CONTROL DE VERSIONES
VERSIÓN ELABORADA POR REVISADA POR APROBADA POR FECHA MOTIVO
1 JV CF JN 15/09/2020 Versión Original

LISTADO DE RIESGOS Y MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO

Desarrollo de Producto pasaboca expandido de maiz, marca Slackee

Proyecto: con sabor a Pollo Asado Código: Conf - Srib

CÓDIGO DEL TIPO DE RIESGO

RIESGO (EXTERNO O INTERNO) CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN PROBABILIDAD IMPACTO
R001 Externo Tecnico Demora en Entrega de Diseño Estructural Posible Mayor
R002 Externo Mercado Demora en la Fabricación de Equipos por parte del proveedor extranjero Posible Mayor
R003 Externo Ambiental Dificultad en la Recepcion de escombros en la escombrera municipal Probable Catastrofi co
R004 Interno Legal Demoras en la creacion de contratos Muy Probable Catastrofi co
R005 Externo Economico Aumento en la tasa de cambio del dólar Muy Probable Catastrofi co
R006 Interno Financiero Falta de Liquidez Improbable Mayor
R007 Externio Sectorial Aumento en Factor prestacional (Costo de mano de obra) Posible Mayor
R008 Interno Tecnico Problema en la instalacion de equipos Muy Probable Catastrofi co
R009 Externo Sectorial Paro de Transportadores Probable Catastrofi co
R010 Inetrno Administrativos Mala comunicación entre areas de trabajo Probable Catastrofi co

 NIVEL DE RIESGOS O NIVEL DE SEVERIDAD

Nivel de Riesgos o Nivel de Severidad

Casi Certeza MODERADO ALTO EXTREMO EXTREMO

ALTO

Muy R004,R005,
BAJO MODERADO ALTO ALTO EXTREMO
R008
Probable
Probabilidad

Posible BAJO MODERADO MODERADO ALTO ALTO

R001,R002
R006
R007 R003, R009,
R010
Improbable BAJO BAJO MODERADO ALTO
MODERADO

Rara BAJO BAJO BAJO BAJO MODERADO

Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico

Impacto

 IDENTIFICACIÓN Y CUALIFICACION DE RIESGOS

Ver Anexo 1

 PLAN DE RESPUESTA A RIESGOS

Ver Anexo 2

 DEFINICIONES CLAVE DE RIESGOS EN UN PROYECTO

 Apetito de riesgo: Es el grado de incertidumbre que una entidad está dispuesta a aceptar, con miras
a una recompensa.

 Tolerancia al riesgo: Es el grado, cantidad o volumen de riesgo que podrá resistir una organización o
individuo.

 Umbral de riesgo: Se refiere a la medida del nivel de incertidumbre o el nivel de impacto en el que
un interesado pueda tener particular interés.

Por debajo de ese umbral de riesgo, la organización aceptará el riesgo. Por encima de ese umbral de riesgo,
la organización no tolerará el riesgo.

 PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES

ADQUISICIONES DEL PROYECTO:

Ver la Matriz de Adquisiciones del Proyecto

PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR A SEGUIR:

Para los Contratos de Servicio que se firman con los trabajadores de la empresa, se realiza el siguiente
proceso:

 Se comunica al trabajador el posible inicio de actividades con respecto al plan ya estructurado.

 Se solicita la disponibilidad de horario de los equipos y se confronta con el horario de los empleados.

 Se coordina con los empleados el horario de inicio de actividades para el inicio de la producción y
elaboración del producto.

 Se confirma con los trabajadores mediante una reunión el horario establecido para el desarrollo del
plan de actividades

 Los empleados externos a la empresa firman el contrato por el servicio. Para los contratos de
alquiler de maquinaria o servicios adicionales, se realizan los siguientes procedimientos:
Lista de posibles proveedores del servicio.

Solicitud de Cotización de maquinaria, con los requerimientos necesarios para el desarrollo del producto.

Revisión de la Cotización del Proveedor.

Negociación con el proveedor, mejorar propuesta y detalles del servicio. Estas coordinaciones se realizan
mediante entrevistas, visitas al local, correos electrónicos.

Confirmación del servicio con el proveedor.

Firma del contrato.

 Para la adquisición de materiales como empaques, materias primas, entre otros se tiene
proveedores seleccionados:

En el caso de los materiales como son: empaques, material publicitario, entre otros. se solicita la cotización
de tales productos en la cantidad necesaria.

En el caso de las materias primas como son: maiz, saborizantes, entre otros. se solicita la cotización de tales
productos en la cantidad necesaria.

FORMATOS ESTÁNDAR A UTILIZAR:

 SnacksMix tiene un modelo predefinido de Contrato de Servicios, el cuál es personalizado de

acuerdo a los requerimientos del servicio, el periodo en que se realizará y monto a pagar.

 El Contrato de Servicios debe emitirse en dos copias, las cuales serán revisadas por las partes
interesadas (empresa y trabajador), de presentarse alguna observación se realiza la evaluación y
modificación del caso, y finalmente se firma el contrato entre la empresa y el trabajador,
quedándose una copia con cada interesado

 Los contratos referentes a Alquiler de Maquinaria y/o Alquiler de Espacios no presentan ningún
formato establecido por SnacksMix, es el proveedor del servicio quien se encarga de emitir el
modelo de contrato.

COORDINACIÓN CON OTROS ASPECTOS DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO:

En la Planificación del Proyecto se establecieron las siguientes fechas para la realización de los contratos:

 Contratos de Servicios: 30 de enero del 2021.

 Reunión Plan de Actividades: 31 de enero del 2021.

Contratos de alquiler de Maquinaria y Espacios:

 Contrato de Alquiler de Maquinaria: 10 de enero del 2021.

 Contrato de Alquiler de Espacios: 11 de enero del 2021.

Contratos Adquisición de Materias Primas:

 Contrato de Adquisición de Materias Primas: 15 de Enero de 2021

Coordinación con la gestión de proyectos de los proveedores:

 El contrato de servicios con los trabajadores, se realiza con una anticipación de 1 semana para el
inicio del servicio. Especificando que el pago correspondiente al servicio se realizará mensualmente
y existirá una bonificación por resultados luego de terminado el servicio si así se define. Se debe
comunicar al trabajador las fechas de las sesiones y la hora en que se realizará el servicio. Cualquier
modificación en el servicio se debe realizar con 24 horas de anticipación.

 El Contrato de Alquiler de Maquinaria, debe ser coordinado con el proveedor con 15 días de
anticipación, para hacer la separación de los equipos requeridos por el cliente. Las coordinaciones
con el proveedor se realizarán mediante correo electrónico. El pago del servicio se realiza al 100%
una semana antes del inicio del servicio. Cualquier modificación que se requiera en el servicio
deberá ser comunicada con 24 horas de anticipación, luego de lo cual el proveedor confirmará o no
la solicitud hecha por el cliente.

 El contrato de alquiler de Espacios será coordinado con el proveedor con un periodo de 30 a 15 días
de anticipación, para confirmar la disponibilidad de los espacios en las fechas y horarios establecidos
para el servicio. El pago del servicio se realiza al 100% una semana antes del inicio del servicio.
Cualquier solicitud de cambio para la programación de las fechas se debe comunicar con 3 días de
anticipación, dependiendo de la disponibilidad del proveedor.
  El contrato de adquisición de materias primas, se realiza con una anticipación de 1 semana para el
inicio del servicio. Adelantando el 50% del pago correspondiente al servicio a la firma del contrato, y
el otro 50% luego de terminado el servicio. Se debe comunicar al proveedor las fechas de las
sesiones y la hora en que se realizará el servicio. Cualquier modificación en el servicio se debe
realizar con 24 horas de anticipación.

Restricciones y supuestos:

Las restricciones y/o supuestos que han sido identificados y que pueden afectar las adquisiciones del
proyecto son las siguientes:

 Solicitudes de cambio en el presupuesto del proyecto, debido a la modificación en la cotización del

dólar. Dándose este caso si aun no se ha solicitado la cotización del servicio de alquiler de
maquinaria, o del costo de las materias primas requeridas y la cotización ha sido emitida por un
periodo de validez el cual concluyó.

 Se asume que la probabilidad de modificación del cronograma de servicio es mínima, pues esto
conlleva a renegociar el contrato durante el desarrollo del servicio con todos los proveedores y
trabajadores.

Riesgos y respuestas:

Según el Plan de Respuesta a Riesgos se tiene los siguientes:

 Incumplimiento de los contratos de los empleados.

Se solicitará feedback de los encargados de cada área mediante encuestas por cada sesión de trabajo. Con
lo cual se puede detectar cuan eficiente es y la calidad del servicio.

 Pago adelantado de solo el 50% en las materias primas y resto al término del contrato. Con lo cual se
obliga al proveedor a dar unos productos de calidad, pues está sujeto a la cancelación o no del
monto restante.

 Actualizar la lista de proveedores.

 Incumplimiento de los contratos de alquiler de maquinarias y espacios Siendo el trigger la detección

de pequeños incumplimiento o signos de no calidad del servicio. Las respuestas planificadas son:
Listas de verificación de maquinaría a ser aplicadas antes de cada sesión. Para garantizar que los
requerimientos solicitados a la firma del contrato para el desarrollo del servicio se están realizando, o
detectar posibles bajas en la calidad del servicio.

Solicitar feedback de los encargados de revisar la maquinaria y los espacios mediante encuestas en cada
sesión.

Informe semanal al proveedor de nivel de cumplimiento de contrato. Señalando los aciertos y fallas que han
sido identificadas en el desarrollo del servicio.

Métricas:

Se tomarán como referencia la medición de métricas de Satisfacción de los encargados de cada área o de
los encargados de la revisión de maquinarias y espacios que se obtienen de las encuestas de Evaluación con
relación a los diversos factores involucrados con los proveedores.
 PRODUCTO O CÓDIGO DE TIPO DE PROCEDIMIENT FORMA DE REQUERIMIENTO DE MANEJO DE MÚLTIPLES PROVEEDORES
SERVICIO A ELEMENTO WBS CONTRATO O DE CONTACTAR ESTIMACIONES
ADQUIRIR CONTRATACIÓN PROVEEDORES INDEPENDIENTES

Solicitud de
servicios.
Coordinación de
fechas y horarios.
Contratos Solicitud de
3.0 Contrato de
prestación Contrato de Confirmación de información mediante
Servicios No
servicios Precio Fijo disponibilidad de correo electrónico.
Trabajadores
trabajadores horarios. Entrevistas.
Firma de Proveedor único
Contrato.
Pago de
Honorarios.
Contrato de Solicitud de Solicitud de
Precio Fijo Cotización. información mediante
correo electrónico.
Entrevistas.
Contratos de 4.1 Contrato de
Tasa Horaria Revisión de Coordinaciones Si
alquiler de Servicios
Cotización. telefónicas.
maquinaria Maquinaria
Negociación Cotizaciones Lista de Proveedores
de Contrato. anteriores
Firma de
Contrato.
Contratos de 4.2 Contrato de Solicitud de Solicitud de
alquiler de Precio Fijo Cotización. información mediante
espacios correo electrónico.
Entrevistas.

Contrato de Tasa Horaria Revisión de Coordinaciones Si

Servicios Cotización. telefónicas.
Espacios
Negociación Cotizaciones Lista de Proveedores
de Contrato. anteriores
Firma de
Contrato.
Compra de Solicitud de
Precio Fijo Cotización.
Costo Unitario

5.0 Contrato de Revisión de Pool de Consultores Si Lista de Proveedores

Contratos de
Adquisición Cotización. de la Empresa
adquisición de
Materias
materias primas
Primas
Negociación Cotizaciones
de Contrato. anteriores
Firma de
Contrato.
 CRONOGRAMA DE ADQUISICIONES REQUERIDAS
PRODUCTO Planif. Solic. Selecc. Admin. Cerrar
O SERVICIO Contrat Resp. Proveed. Contrato Contrato
A ADQUIRIR

Contratos 30/01/21 30/01/21 30/01/21 30/01/21 30/07/21

prestación
servicios
trabajadores
Contratos de 10/01/21 11/01/21 11/01/21 11/01/21 11/12/21
alquiler de
maquinaria
Contratos de 11/01/21 12/01/21 12/01/21 12/01/21 12/12/21
alquiler de
espacios
Contratos de 15/01/21 15/01/21 15/01/21 16/01/21 16/12/21
adquisición
de materias
primas

 GESTION DE LOS INTERESADOS (STAKEHOLDERS)

En el presente proyecto hay varios stakeholders cuyos intereses se pueden ver afectados con el
resultado de la ejecución del proyecto. De acuerdo a su nivel de responsabilidad y autoridad
pueden influir de manera positiva o negativa en el proyecto por eso es importante involucrarlos y
unificar los criterios que generen un proyecto exitoso.

Identificación de las áreas interesadas

Las áreas que pueden incidir en el proyecto de producción que se está ejecutando todo son:

 Presidencia (sponsor)
 Vicepresidencia de Producto (interesado)
 Gerencia Comercial (interesado)
 Gerencia de Producción (interesado)
  Gerencia de Contabilidad (interesado)
 Gerencia de Mercadeo (interesado)

Para tal fin se utiliza como herramienta la matriz de influencia e impacto para cada uno de los
interesados que pueden influir en el proyecto

Registro de Interesado

Mediante este registro de interesados se puede observación la posición que cada uno de ellos
puede generar en el proyecto
Planificación de la Gestión de los interesados

Mediante esta planificación se identifican las brechas que se tienen con los interesados en el
proyecto, con el fin de gestionar las acciones necesarias que permitan que todos los interesados
apoyen el proyecto con los juicios de expertos

Interesado Compromiso
Desconoce

Influencia

Estrategía
Se resiste

Poder /
Natural

Interes
Cargo
Apoya
Líder

Presidente 1 1 1 3 3 3 3 Mantener Informado

Vicepresidente 1 2 1 3 3 1 3 Mantener Informado
Gerencia Comercial 1 2 2 3 3 1 3 Mantener Informado
Gerencia de Producción 1 2 2 2 3 2 3 Apoyar para definir la Capacidad Instalada
Gerencia de Mercadeo 1 1 2 3 3 2 3 Definir estrategía de venta
Gerencia de Contabilidad 3 2 3 3 1 1 3 Generar dinánica contable

1. Bajo
2. Medio
3. Bajo

Gestión de Participación de los interesados

Se trabajará una comunicación clara y precisa con cada uno de los interesados para satisfacer sus
necesidades y expectativas, en el transcurso del proyecto, con esto lograremos aumentar la
probabilidad de éxito del proyecto.

La idea es que todos los interesados tengan en claro el plan estratégicos, objetivos, beneficios y
riesgos del proyecto

Este proyecto mantendrá una correcta gestión del proyecto para eliminar las resistencias que se
pueden presentar desde los interesados con el ánimo de volverlos a favor y lograr un proyecto
exitoso

Métodos de comunicación

 Reuniones periódicas de seguimiento

 Video conferencias
 Teleconferencias
  Correo electrónico

Habilidades Interpersonales y de gestión

 Generar confianza
 Manejo de conflictos
 Comunicación efectiva
 Valores organizacionales
 Capacidad de negociación
 Liderazgo

Controlar la participación de los interesados

En el proyecto mantendremos un control de la participación de los interesados con el fin garantizar

la efectividad de las diferentes actividades del proyecto que nos permitan adecuar las estrategia en
la medida que el proyecto evoluciona

Teniendo como salidas los siguientes elementos

 Información del desempeño del proyecto y cada uno de sus participantes como el director
 Recibir y entender las solicitudes de cambio que afectan el proyecto
 Actualización de toda la documentación del proyecto

Sistema de Gestión de la información

Toda la documentación del proyecto, se tendrá en una carpeta de red compartida con acceso de
lectura solamente para algunos interesados que no requieren dejar la evidencia de los registros y
de escritura para el director del proyecto, con el fin de garantizar la integridad de la información
que se está registrando.

Esta carpeta contiene:

 Registro de interesados
 Registro de incidentes
 Notificaciones a los interesados
 Informes del proyecto
 Presentaciones del proyecto
 Registros del proyecto
  Retroalimentación de los interesados
 Documentación sobre lecciones aprendidas
 Cronograma del proyecto

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

 Fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK) 5 edición.