Silvia Storni María Josefina Castilla

Microsoft Excel 2003

Tabla dinámica

Una tabla dinámica es una hoja de cálculo interactiva que resume rápidamente grandes canti-
dades de datos usando el formato y los métodos de cálculo que se elijan. En esta tabla se podrán gi-
rar los encabezados de fila y columna alrededor del área de los datos principales para lograr distin-
tas presentaciones de los datos fuente. Se puede actualizar la tabla dinámica a medida que éstos
cambian.
Una tabla dinámica proporciona una manera fácil de mostrar y analizar información resumida
acerca de los datos ya creados en Microsoft Excel o en otra aplicación. Por ejemplo, con la si-
guiente tabla de Microsoft Excel que contiene registros con datos de ventas, se puede crear una ta-
bla dinámica que organice y calcule el total de ventas usando las categorías o campos "Mes" y “Ti-
po”.

Mes Tipo Vendedor Región Unidades Ventas

Ene Productos lácteos Castro Este 4.320 $ 64.800
Ene Verduras Castro Este 1.250 $ 6.250
Ene Productos lácteos Pérez Norte 1.580 $ 23.700
Ene Carne Suárez Norte 350 $ 420.000
Ene Verduras Atencio Norte 325 $ 1.625
Ene Carne Castro Oeste 140 $ 168.000
Ene Verduras Ripoll Oeste 1.300 $ 6.500
Ene Carne Pérez Sur 120 $ 144.000
Ene Carne Atencio Sur 250 $ 300.000
Ene Verduras Suárez Sur 490 $ 2.450
Feb Productos lácteos Castro Este 2.420 $ 36.300
Feb Verduras Pérez Este 800 $ 4.000
Feb Productos lácteos Atencio Norte 1.800 $ 27.000
Feb Carne Ripoll Norte 250 $ 300.000
Feb Productos lácteos Suárez Oeste 1.670 $ 25.050
Feb Verduras Atencio Oeste 320 $ 1.600
Feb Productos lácteos Pérez Sur 1.540 $ 23.100
Feb Carne Castro Sur 620 $ 744.000
Mar Verduras Pérez Este 1.250 $ 6.250
Mar Productos lácteos Suárez Norte 2.420 $ 36.300
Mar Carne Ripoll Sur 250 $ 300.000
Mar Verduras Atencio Oeste 490 $ 2.450

En la siguiente tabla dinámica, se muestran los datos de los totales de ventas de la lista ante-
rior resumidos según mes y tipo.
Suma de Ventas Tipo
Mes Carne Productos lácteos Verduras Total general
Ene 1032000 88500 16825 1137325
Feb 1044000 111450 5600 1161050
Mar 300000 36300 8700 345000
Total general 2376000 236250 31125 2643375

Una tabla dinámica crea un resumen de datos usando los métodos de cálculo, o funciones de
resumen, que se elige, como por ejemplo SUMA, PROMEDIO, etc.

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Pasos para crear una tabla dinámica sencilla

Para crear una tabla dinámica se utiliza el Informe de tablas y gráficos dinámicos del menú
Datos. El Asistente para tablas dinámicas es un conjunto interactivo de cuadros de diálogo que guí-
an a través de los pasos para elegir los datos fuente y la distribución que se desea usar para la tabla
dinámica.
Se puede crear una tabla dinámica en cualquier hoja de cálculo que se elija. También se pue-
de tener más de una tabla dinámica en una hoja de cálculo. Es conveniente si se cambia la tabla di-
námica a menudo, colocarla en su propia hoja.

Iniciar el Asistente para tablas dinámicas

Del menú Datos, elija el comando Informe de tablas y gráficos dinámicos. Aparece el Pa-
so 1 del cuadro de diálogo Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

Paso 1 - Especificar el tipo de datos fuente

En el Paso 1 del cuadro de diálogo Asistente para tablas y gráficos dinámicos debe indicar
a Microsoft Excel el tipo de datos fuente que desea usar y el tipo de informe que desea crear. La
opción que elija determinará qué pantalla aparecerá a continuación.
Se puede crear una tabla dinámica con datos procedentes de:
• Una sola lista, base de datos o cualquier rango de hoja de cálculo de Microsoft Excel que con-
tenga columnas con rótulos.
• Un archivo o una tabla de base de datos de una aplicación o de un sistema de administración de
bases de datos externo, como por ejemplo Microsoft Access, FoxPro, DBASE, ORACLE o
SQL Server.
• Un conjunto de rangos de Microsoft Excel con datos que se desea consolidar. Estos rangos de-
ben tener rótulos tanto en las filas como en las columnas.
• Datos de una tabla dinámica existente o de una tabla sinóptica creada con la versión 4.0 de Mi-
crosoft Excel.

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Paso 2 - Especificar la ubicación de los datos fuente

En el paso 2 del cuadro de diálogo Asistente para tablas y gráficos dinámicos, identifique
la ubicación de los datos fuente. Por ejemplo, si seleccionó la opción "Lista o base de datos de Mi-
crosoft Excel" en el paso anterior, especifique el rango de la hoja de cálculo que desee usar.

Paso 3 - Seleccionar el destino de la hoja de cálculo, diseño y opciones

En el paso 3 del cuadro de diálogo Asistente para tablas y gráficos dinámicos, debe especi-
ficar dónde desea que aparezca la tabla dinámica. Se puede colocar una tabla dinámica en cual-
quier hoja de cálculo existente en el libro o una hoja nueva que se creará con la tabla.
Si el destino es una hoja existente basta con escribir o seleccionar la referencia de celda para
la celda superior izquierda del rango donde desee que aparezca la tabla dinámica.
El Diseño de la tabla dinámica puede realizarse a través del botón “Diseño”antes de elegir el
botón “Finalizar” o puede realizarse luego en la hoja.
El botón "Finalizar" creará la tabla dinámica y mostrará la barra de herramientas tabla diná-
mica en la hoja de cálculo.

Diseño de la tabla dinámica

Se llama Diseño o Distribución a la organización de los campos en una tabla dinámica.
En una lista de Microsoft Excel el nombre del campo es el rótulo de la columna en la que se
encuentran los datos.
Cuantos más campos incluya en un área, más detalles contendrá la tabla Dinámica termina-
da.
En la tabla dinámica, se pueden diferenciar dos tipos de campos de la lista o de la tabla fuen-
te:
• Campos de organización de filas, columnas y páginas en la tabla dinámica. Estos campos gene-
ralmente contienen un conjunto limitado de valores de texto, como por ejemplo el campo Región

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contiene las subcategorías Norte, Sur, Este y Oeste.

• Campos de datos, que contienen los datos que se desean resumir. Estos campos generalmente
contienen datos numéricos, como por ejemplo los campos cantidades de ventas, totales de inven-
tarios o datos estadísticos, pero también pueden contener texto.

Campos de la lista fuente

Campo
de
datos

Campo de fila Campo de columna

Elementos de
un campo

Las subcategorías de un campo se convierten en rótulos de filas o de columnas en la tabla di-

námica resultante. En el siguiente ejemplo, los elementos Productos lácteos, Verduras y Carnes,
que aparecen en el campo Tipo de la lista fuente, aparecen en la tabla dinámica como subcategorías
bajo el campo de la columna Tipo. Las subcategorías Ene, Feb y Mar que aparecen en el campo
Mes de la lista fuente aparecen como subcategorías bajo el campo de la fila Mes en la tabla dinámi-
ca.
Los datos numéricos y a veces los datos de texto, se resumen en el área de datos de la tabla
dinámica. Esta tabla dinámica hace un resumen de los datos del campo Ventas en la lista fuente.

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Diseño de la tabla
La tabla dinámica puede diseñarse en el paso 3 del Asistente a través del Botón Diseño o
cuando se finaliza el Asistente:

• Botón Diseño
Seleccionando el botón Diseño, aparece el siguiente cuadro de diálogo.

El Diseño se realiza arrastrando los nombres de campo hasta el área Fila, Columna, Datos o
Página. Los campos se pueden arrastrar a cualquier área. En la Lista o Base de datos de Excel, los
campos están representados por las columnas por ejemplo Mes, Región, Ventas, etc.

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• Diseño una vez finalizado el Asistente

Finalizado el Asistente sin realizar el Diseño, aparecerá en la hoja un croquis para realizar el
diseño, la barra de herramientas Tabla dinámica y la ventana Lista de campos de tabla dinámica.

Al igual que en el cuadro de diálogo Diseño, deberán arrastrarse los campos a las áreas de
acuerdo al resultado que se desee obtener.
Cualquiera haya sido la forma de Diseño, una vez obtenida la tabla se puede cambiar la dis-
tribución usando el mouse, así como dar otro nombre a los campos y a los elementos situándose en
la celda y modificándolo.

Cómputo del campo de datos

Si el campo de datos que se elige de la lista o de la tabla fuente contiene datos numéricos,
Microsoft Excel usa la función SUMA para calcular los valores en el área de datos de la tabla di-
námica. Si el campo de datos que se elige contiene elementos de texto, Microsoft Excel usa la fun-
ción CUENTA para contabilizar los elementos fuente. Se puede cambiar el tipo de cálculo por otra
función, como por ejemplo PROMEDIO, usando el comando Configuración de Campo en la barra
de herramientas Tabla Dinámica.

Mostrar solamente los detalles que desee

Se puede elegir el nivel y el tipo de detalles que se desea incluir en una tabla dinámica.
Por ejemplo, se puede desear ocultar en “Tipo”, las verduras. Para ocultar una subcategoría,
se debe desplegar la lista del nombre del campo y destildar la casilla de la subcategoría que no se
desea visualizar.
Suma de Ventas Tipo
Mes Vendedor Carne Productos lácteos Total general
Ene Atencio 300000 300000
Castro 168000 64800 232800
Pérez 144000 23700 167700
Suárez 420000 420000
Total Ene 1032000 88500 1120500
Feb Atencio 27000 27000
Castro 744000 36300 780300
Pérez 23100 23100
Ripoll 300000 300000
Suárez 25050 25050
Total Feb 1044000 111450 1155450
Mar Ripoll 300000 300000
Suárez 36300 36300
Total Mar 6 300000 36300 336300
Total general 2376000 236250 2612250
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O se puede desear ver la información más desagregada. Para ello se agregan más campos de
datos. En el ejemplo se agregó el campo Vendedor para visualizar quienes efectuaron las ventas en
cada mes.

Los campos de página filtran la presentación de los datos

Para filtrar la presentación de los datos en una tabla dinámica, se debe utilizar un campo de
página. El campo de página divide la tabla dinámica en páginas individuales, permitiéndole ver
uno por uno los datos que corresponden a un elemento.
Por ejemplo, en la tabla dinámica anterior los datos de ventas de todos los vendedores se pre-
sentan por Mes y Tipo. Para ver las ventas totales de un solo vendedor a la vez, se asigna el campo
Vendedor de la lista fuente a un campo de página en la tabla dinámica.

Solamente se muestran los datos de venta del vendedor Castro. Para mostrar los datos de otro
vendedor, debe seleccionar la flecha junto al nombre Castro y elegir un nombre de la lista.