Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes
volúmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinámica para analizar detenidamente datos numéricos y responder a preguntas no anticipadas sobre los datos. Un informe de tabla dinámica está especialmente diseñado para:
Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas
para el usuario. Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizados. Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés. Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles e interesantes para poder centrarse en la información que le interesa. Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.
A menudo utiliza un informe de tabla dinámica cuando desea comparar totales
relacionados, sobre todo si tiene una lista larga de números para sumar y desea realizar comparaciones distintas con cada número. En el informe de tabla dinámica mostrado a continuación, puede ver fácilmente cómo se comparan las ventas de golf del tercer trimestre en la celda F3 con las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, o con las ventas totales.
Datos de origen; en este caso, de una hoja de cálculo
Valores de origen del resumen del Trim3 de Golf en el informe de tabla dinámica Informe de tabla dinámica Resumen de los valores de origen en C2 y C8 desde los datos de origen
En los informes de tabla dinámica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinámica que resume varias filas de información. En el ejemplo anterior, la columna Deporte se convierte en el campo Deporte y cada registro de Golf se resume en un solo elemento Golf.
Un campo de valores, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a resumirse. La celda F3 del informe anterior contiene la suma del valor Ventas de cada fila de los datos de origen para la cual la columna Deporte contiene Golf y la columna Trimestre contiene Trim3. De forma predeterminada, los datos del área Valores resumen los datos de origen subyacentes en el informe de gráfico dinámico de la siguiente forma: los valores numéricos utilizan la función SUMA, y los valores de texto la función CONTAR.
Para crear un informe de tabla dinámica, debe definir los datos de origen, especificar una ubicación en el libro y diseñar los campos.
Formas de trabajar con un informe de tabla dinámica
Después de crear el informe de tabla dinámica inicial definiendo los datos de origen, organizando los campos en la lista de campos de tabla dinámica y eligiendo un diseño inicial, podrá llevar a cabo las siguientes tareas en un informe de tabla dinámica:
Explorar los datos de la siguiente manera:
Expandiendo y contrayendo los datos, y mostrando los detalles subyacentes de los
valores. Ordenando, filtrando y agrupando los campos y elementos. Cambiando las funciones de resumen y agregando cálculos y fórmulas personalizados.
Cambiar el diseño de formulario y la organización de campos de la siguiente
manera:
Cambiando el formato del informe de tabla dinámica: compacto, esquemático o
tabular. Agregando, reorganizando y quitando campos. Cambiando el orden de los campos o elementos.
Cambiar el diseño de las columnas, las filas y los subtotales de la siguiente manera:
Activando o desactivando los encabezados de campo de las columnas y filas, o bien,
mostrando u ocultando las líneas en blanco. Mostrando los subtotales encima o debajo de sus filas. Ajustando los anchos de columna al actualizar. Moviendo un campo de columna al área de fila o un campo de fila al área de columna. Combinando o separando las celdas de los elementos de fila y columna externos. Cambiar la presentación de las celdas en blanco y de los errores de la siguiente manera:
Cambiando la forma en que se muestran los errores y las celdas vacías.
Cambiando la forma en que se muestran los elementos y rótulos sin datos. Mostrando u ocultando las líneas en blanco.
Cambiar el formato de la siguiente manera:
Aplicando formato manual y condicional a las celdas y los rangos.
Cambiando el estilo de formato de tabla dinámica global. Cambiando el formato numérico de los campos. Incluyendo el formato de servidor OLAP.
Informes de gráfico dinámico
Un informe de gráfico dinámico representa gráficamente los datos de un informe de tabla dinámica, que en este caso se denomina informe de tabla dinámica asociado. Los informes de gráfico dinámico también son interactivos. Cuando crea un informe de gráfico dinámico, aparece el Panel de filtros del gráfico dinámico. Puede usar este panel de filtros para ordenar y filtrar los datos subyacentes del informe de gráfico dinámico. Los cambios realizados al diseño y los datos del informe de tabla dinámica asociado se reflejan de inmediato en el diseño y los datos del informe de gráfico dinámico.
Un informe de gráfico dinámico muestra ejes, marcadores de datos, categorías y series de
datos al igual que lo hacen los gráficos estándar. Puede cambiar asimismo el tipo de gráfico y otras opciones como los títulos, la ubicación de la leyenda, las etiquetas de datos, la ubicación del gráfico, etc.
Informe de gráfico dinámico de las ventas deportivas por trimestre
Puede crear un informe de gráfico dinámico cuando primero crea un informe de tabla dinámica, o bien puede crear un informe de gráfico dinámico desde un informe de tabla dinámica existente.
Acerca del Panel de filtros del gráfico dinámico
Use el Panel de filtros del gráfico dinámico para ordenar y filtrar los datos subyacentes y cambiar la apariencia del informe de gráfico dinámico.
Cuadro Campos de eje (categorías) Muestra elementos desde la etiqueta Fila del
informe de tabla dinámica asociado que conforman categorías individuales para las que se incluyen en gráfico los puntos de datos. Las categorías aparecen en el eje horizontal (categoría), también llamado el eje X, del informe de gráfico dinámico.
Cuadro Campos de leyenda (series) Muestra elementos desde la etiqueta Columna del
informe de tabla dinámica asociado que conforman series de datos indidivuales. Los nombres de las series aparecen en la leyenda del informe de gráfico dinamico.
Cuadro Filtro de informe Si el informe de tabla dinámica asociado tiene uno o más filtros de informe, puede usar el cuadro Filtro de informe como una forma conveniente de resumir y centrarse rápidamente en un subgrupo de datos sin modificar la información de categoría y serie. Por ejemplo, puede hacer clic en Todo en un filtro de informe anual para mostrar las ventas de todos los años y, a continuación, centrarse en años específicos haciendo clic en un año por vez. Cada página del filtro de informe de su gráfico tiene el mismo diseño de serie y categoría para los diferentes años. Por ello, los datos para cada año pueden compararse con facilidad. Además, si se recupera una página del filtro de informe por vez, se puede ahorrar memoria para un origen de datos externo grande. Sugerencia Para mostrar u ocultar la lista de campos de tabla dinámica, puede alternar el botón Lista de campos en la parte superior del Panel de filtros del gráfico dinámico para que pueda ver más de los informes de tabla dinámica y gráfico dinámico, o volver a mostrar la lista de campos para reorganizar el diseño de la tabla dinámica y cambiar la apariencia del gráfico dinámico.
Comparar un informe de tabla dinámica y un informe de
gráfico dinámico Al crear un informe de gráfico dinámico a partir de un informe de tabla dinámica, el diseño del informe de gráfico dinámico, es decir, la posición de sus campos, está determinado inicialmente por el diseño del informe de tabla dinámica. Si se crea primero el informe de gráfico dinámico, se determina el diseño del gráfico arrastrando campos de la Lista de campos de tabla dinámica hasta áreas específicas de la hoja de gráfico.
Nota En un informe de gráfico dinámico se ignoran los totales y subtotales de un informe
de tabla dinámica.
Los siguientes informes de ventas de tabla dinámica y gráfico dinámico muestran la
relación entre los dos.
Un rótulo de fila corresponde a una categoría
Una etiqueta de columna corresponde a una serie de datos
Diferencias entre gráficos estándar e informes de gráfico
dinámico Si ya conoce los gráficos normales, verá que la mayoría de operaciones de los informes de gráfico dinámico son las mismas. Sin embargo, hay algunas diferencias: Orientación de fila y columna A diferencia de un gráfico estándar, no se puede modificar la orientación de filas y columnas de un informe de gráfico dinámico con el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Sin embargo, se pueden cambiar las etiquetas Fila y Columna del informe de tabla dinámica asociado, y lograr así el mismo efecto.
Tipos de gráfico Puede cambiar el informe de gráfico dinámico por cualquier tipo de gráfico, menos xy (dispersión), de cotizaciones y de burbuja.
Datos de origen Los gráficos estándar están vinculados directamente a las celdas de la hoja de cálculo. Los informes de gráficos dinámicos se basan en el origen de datos del informe de tabla dinámica asociado. A diferencia de un gráfico estándar, no se puede modificar el rango de datos del gráfico en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos de un informe de gráfico dinámico.
Formato La mayoría del formato, incluidos los elementos, el diseño y el estilo, se
conserva cuando se actualiza un informe de gráfico dinámico. Sin embargo, no se conservan las líneas de tendencia, las etiquetas de datos, las barras de error ni otros cambios realizados en los conjuntos de datos. Los gráficos estándar no pierden estos cambios de formato una vez aplicados.
Aunque no se puede cambiar el tamaño de las etiquetas de datos en un informe de gráfico
dinámico, sí se puede aumentar el tamaño de la fuente del texto y así cambiar el tamaño de las etiquetas.
Trabajar con orígenes de datos
Al crear un informe de tabla dinámica o un informe de gráfico dinámico, puede utilizar cualquiera de los diversos tipos de datos de origen.
Utilizar datos de hojas de cálculo
Puede utilizar los datos de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel como la base de un informe. Los datos deben estar en formato de lista, con rótulos de columna en la primera fila. Cada celda de las filas subsiguientes debe contener datos apropiados para su encabezado de columna. No debe haber ninguna fila o columna en blanco en los datos de interés. Excel utiliza los rótulos de columna para los nombres de campo en el informe.
Utilizar un rango con nombre Para facilitar la actualización del informe, asigne un nombre al rango de origen y utilice dicho nombre al crear el informe. Si se amplía el rango con nombre para incluir más datos, puede actualizar el informe para que incluya los datos nuevos.
Tablas de Excel Las tablas de Excel ya tienen formato de lista y son buenas candidatas para los datos de origen de las tablas dinámicas. Cuando se actualiza el informe de tabla dinámica, se incluyen automáticamente los datos nuevos y actualizados de la tabla de Excel.
Para obtener más información, vea Descripción general de las tablas de Excel.
Incluir totales Excel genera automáticamente subtotales y totales generales en un
informe de tabla dinámica. Si los datos de origen contienen subtotales y totales generales automáticos que se crearon mediante el comando Subtotales en el grupo Esquema de la ficha Datos, utilice ese mismo comando para quitarlos antes de crear el informe.
Utilizar orígenes de datos externos
Puede recuperar datos de un origen que no forma parte de Excel, como una base de datos, un cubo OLAP o un archivo de texto. Por ejemplo, podría tener una base de datos con registros de ventas que desea resumir y analizar.
Archivos de conexión de datos de Office Si utiliza un archivo (.odc) de conexión de
datos de Office (ODC) para recuperar datos externos para el informe, puede introducir los datos directamente en un informe de tabla dinámica. Se recomienda recuperar los datos externos para los informes mediante archivos ODC.
Datos de origen OLAP Si recupera datos de origen de una base de datos OLAP o de un archivo de cubo, únicamente podrá devolver estos datos a Excel como un informe de tabla dinámica o como un informe de tabla dinámica que se ha convertido en funciones de hoja de cálculo.
Datos de origen no OLAP Son los datos subyacentes de un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico que provienen de un origen diferente a una base de datos OLAP. Por ejemplo, datos de bases de datos relacionales o archivos de texto.
Utilizar otro informe de tabla dinámica
La memoria caché de la tabla dinámica Siempre que cree un nuevo informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, Excel almacenará una copia de los datos del informe en la memoria y guardará esta área de almacenamiento como parte del archivo de libro. De este modo, cada nuevo informe requiere memoria y espacio de disco adicional. Sin embargo, cuando se utiliza un informe de tabla dinámica existente como el origen de un nuevo informe en el mismo libro, ambos informes comparten la misma copia de los datos. Al volver a utilizar la misma área de almacenamiento, el tamaño de ese archivo de libro se reduce y se mantienen menos datos en la memoria.
Requisitos de ubicación Para utilizar un informe de tabla dinámica como origen de otro informe, ambos deben formar parte del mismo libro. Si el informe de tabla dinámica de origen está en un libro diferente, cópielo en la ubicación del libro donde desee que aparezca el nuevo informe. Los informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico de distintos libros son informes separados, cada uno con su propia copia de los datos en la memoria y en los archivos de libro.
Los cambios afectan a ambos informes Al actualizar los datos del nuevo informe, Excel también actualiza los datos del informe de origen y viceversa. Cuando se agrupan o desagrupan los elementos de un informe, ambos informes se ven afectados. La creación de campos calculados o elementos calculados afecta a ambos informes.
Informes de gráfico dinámico Puede basar un nuevo informe de tabla dinámica o de
gráfico dinámico en otro informe de tabla dinámica, pero no puede basarlo directamente en otro informe de gráfico dinámico. No obstante, como Excel crea un informe de tabla dinámica asociado a partir de los mismos datos cuando se crea un informe de gráfico dinámico, puede basar un nuevo informe en el informe asociado. Los cambios realizados en un informe de gráfico dinámico afectan al informe de tabla dinámica asociado y viceversa.
Cambiar los datos de origen de un informe existente
Los cambios realizados en los datos de origen pueden hacer que estén disponibles diferentes datos para analizar. Por ejemplo, puede que usted desee cambiar de una base de datos de prueba a una base de datos de producción. Puede actualizar un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico con nuevos datos que sean similares a la información de conexión de datos original actualizando el informe.
Para incluir datos adicionales o diferentes, puede volver a definir los datos de origen del informe. Si los datos son considerablemente diferentes, con muchos campos nuevos o adicionales, tal vez sea más fácil crear un informe nuevo.
Mostrar datos nuevos agregados por actualización Actualizar un informe también
puede modificar los datos que se pueden mostrar. Para informes basados en listas de hojas de cálculos, Excel recupera campos dentro del rango de origen o el rango con nombre que usted especifique. Para informes basados en datos externos, Excel recupera datos nuevos que cumplen los criterios de la consulta subyacente o datos que se vuelve disponibles en un cubo OLAP. Puede ver cualquier campo nuevo en la Lista de campos y agregar los campos al informe..
Cambiar los cubos OLAP que cree Los informes basados en datos OLAP siempre tienen acceso a todos los datos del cubo. Si ha creado un archivo de cubo sin conexión que contiene un subconjunto de los datos en un cubo de servidor, puede utilizar el comando OLAP sin conexión para modificar el archivo de cubo de modo que contenga otros datos del servidor.
