Manual Usuario SGSS Farmacia Depositos PDF

Oficina Central de Tecnologías de
Información y Comunicaciones
MANUAL DE USUARIO
“SISTEMA DE GESTIÓN DE SERVICIOS DE

SALUD”
MODULO: “FARMACIA Y DEPOSITOS”
2011
OCTIC
INDICE
1. Introducción. .................................................................................................. 4
2. Objetivo ......................................................................................................... 4
3. Alcance .......................................................................................................... 4
4. Responsabilidades del Usuario .......................................................................... 4
5. Ingreso - Sistema de Gestión de Servicios de Salud (Logueo) .............................. 4
6. Módulo: Farmacia y Depósitos .......................................................................... 6
6.1. Solicitudes .............................................................................................. 7
6.1.1. Recetas Pacientes. ........................................................................ 7
6.1.2. Materiales Pacientes. .................................................................... 17
6.1.3. Notas Pedido de Almacenes. ......................................................... 25
6.1.4. Notas Pedido de Servicios. ............................................................ 36
6.1.5. Notas Pedido SAP......................................................................... 47
6.2. Movimientos........................................................................................... 51
6.2.1. Atención de Recetas. .................................................................... 51
6.2.2. Atención de Materiales de Pacientes. ............................................. 56
6.2.3. Devolución de Pacientes. .............................................................. 60
6.2.4. Extorno de Recetas. ..................................................................... 66
6.2.5. Notas de Ingreso. ........................................................................ 69
6.2.6. Notas de Salida. ........................................................................... 76
6.2.7. Entrega a Servicios....................................................................... 83
6.2.8. Nota de Transferencia - Salida. ..................................................... 87
6.2.9. Nota de Transferencia - Ingreso. ................................................... 91
6.2.10. Nota de Ingreso Pedido SAP. ........................................................ 94
6.2.11. Genera Consumos SAP. ................................................................ 98
6.2.12. Genera Conciliación SAP. ............................................................ 102
6.3. Procesos de Cierre. ............................................................................... 105
6.3.1. Cierre Mensual ........................................................................... 105
6.4. Inventario Físico. .................................................................................. 106
6.4.1. Crea Archivo de Inventario.......................................................... 109
6.4.2. Reporte Hojas de Inventario ....................................................... 112
6.4.3. Reporte Corte Documentario ....................................................... 114
6.4.4. Registro del Inventario ............................................................... 116
6.4.5. Reporte Verificación de Inventario ............................................... 120
6.4.6. Reporte de Diferencias ............................................................... 122
6.4.7. Reporte de Diferencias Valorizado ............................................... 124
6.4.8. Ajustes del Inventario................................................................. 126
6.4.9. Genera Archivo de Inventario SAP ............................................... 128
6.4.10. Genera Archivo Inicial SAP .......................................................... 132
6.4.11. Reporte de Inventario Valorizado................................................. 136
6.5. Reportes. ............................................................................................. 138
6.5.1. Recetas Pendientes de Atención. ................................................. 138
6.5.2. Consumos por Paciente. ............................................................. 141
6.5.3. Consumos por Medicamento. ...................................................... 145
OCTIC SGSS – Manual de Usuario Página 2 de 164

OCTIC
6.5.4. Kardex de Almacenes. ................................................................ 149

6.5.5. Kardex Visible por Día. ............................................................... 152
6.5.6. Saldos en Almacenes. ................................................................. 157
6.5.7. Movimiento de Materiales por Documento .................................... 161
6.5.8. Ultimo Inventario Valorizado. ...................................................... 163

OCTIC
1. Introducción.
El Sistema de Gestión de Servicios de Salud (SGSS) está conformado por 11 módulos. El presente documento
detalla los procedimientos para realizar las transacciones y consultas del módulo de FARMACIA Y
DEPOSITOS, referentes a Solicitudes, Movimientos, Procesos de cierre, Inventario Físico y Reportes.
Este módulo permite el registro de la atención de medicamentos al paciente, así como también la atención a
los diversos servicios del hospital, Trasferencias, Cierres mensuales, Inventario físico y la generación de los
reportes respectivos.
2. Objetivo
Facilitar el uso del sistema al usuario final, empleando una enseñanza grafica descriptiva, en la realización de
transacciones, consultas y generación de reportes, con el objetivo de ser una guía auto instructiva, a fin de
que el usuario logre realizar los procedimientos correctamente.
3. Alcance
El presente manual de usuario está dirigido al Personal de Farmacia, Depósitos, Enfermería, Administrativo y
Jefe de Servicio.
4. Responsabilidades del Usuario

Es responsabilidad del usuario:
a. El cambio de contraseña asignado.
b. Mantener de uso personal, confidencial e intransferible su contraseña.
c. Cerrar sesión ó Bloquear el equipo en caso de ausentarse (a fin evitar el acceso de terceros).
5. Ingreso - Sistema de Gestión de Servicios de Salud (Logueo)

Pasos:
a. Ingresar datos de Usuario y Clave.

b. Hacer clic en el botón de “Login”.
Pantalla 01 – Ingresar datos
El sistema realiza cuatro validaciones:

(1) Clave sea correcta: Si ingresa la clave incorrecta el sistema emitirá el mensaje: “Clave
no es correcta”, y no permitirá el ingreso al sistema. Al quinto intento el sistema mostrará
el mensaje “Usuario BLOQUEADO por varios intentos de acceso erróneos”. Se
sugiere coordinar con el Administrador del Sistema para la reactivación correspondiente.
Pantalla 02 – Clave no es correcta

OCTIC
(2) Usuario exista: Si ingresa el usuario incorrecto el sistema emitirá el mensaje: “Usuario
no existe”, y no permitirá el ingreso al sistema.
Pantalla 03 – Usuario no existe
(3) Ingreso por primera vez: Si Ud. Ingresa por primera vez al SGSS, el usuario y clave será
su número de DNI, el sistema emitirá el mensaje: “Por Favor cambie su clave de
acceso”.
 En el campo Nueva Clave ingrese la nueva clave.
 En el campo Reingrese Nueva Clave vuelva a ingresar la nueva clave (este
procedimiento es para validar que el usuario esté digitando correctamente su clave).
 Hacer clic en el botón “Confirmar”.
Pantalla 04 – Cambio de clave
(4) Labora en más de un Centro Asistencial: Si realiza labores en más de un Centro

Asistencial, se activa la lista desplegable Centro Asistencial.
 Seleccionar el Centro Asistencial al cual desea acceder.
 Hacer clic en el botón “Aceptar”.
Pantalla 05 – Selección de Centro Asistencial

OCTIC
6. Módulo: Farmacia y Depósitos
La primera pantalla que se visualiza, muestra los módulos a los que se tiene acceso (los accesos son
configurados según el perfil del usuario). En este caso, se visualiza todos los módulos porque se ha ingresado
con un usuario administrador.
Para ingresar al Módulo de “Farmacia y Depósitos”, hacer clic sobre la imagen que se muestra:
Pantalla 06 – Pantalla Principal de Módulos SGSS
Al lado izquierdo se visualiza el menú, conformado por los siguientes sub-módulos:

1. Solicitudes.
2. Movimientos.
3. Procesos de Cierre.
4. Inventario Físico.
5. Reportes.
Pantalla 07 – Pantalla de menú

OCTIC
6.1. Solicitudes
En este sub-módulo se visualizan los datos del registro de las Recetas y Materiales de Pacientes Titulares
y sus Derechohabientes, las Notas de Pedido de Almacenes y Servicios y Notas de Pedido SAP.
Asimismo, permite realizar consultas, actualización y generación de los diferentes reportes necesarios
para el área.
Este sub-módulo contiene las siguientes opciones:
a) Recetas Pacientes.
b) Materiales Pacientes.
c) Notas Pedido de Almacenes.
d) Notas Pedido de Servicios.
e) Notas Pedido SAP.
6.1.1. Recetas Pacientes

Esta opción permite registrar las Recetas prescritas por el profesional médico. Asimismo, permite
consultar las Recetas que ya están registradas, utilizando diversos parámetros, así como también Crear,
Eliminar é Imprimir los datos de las Recetas que se generan en el CAS.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Solicitudes / “Recetas Pacientes”.
Pantalla 08 – Opción “Recetas Pacientes”
b. Hacer clic en la opción indicada.
El sistema muestra la pantalla “Registro de Recetas”, la cual permite la búsqueda de la información

por Nº de Receta ó Acto Médico.
Pantalla 09 – Registro de Recetas

OCTIC
b.1 Búsqueda por Nº de Receta
Esta opción permite la búsqueda por Nº de Receta en específico, para fines de consulta,
eliminación de 1 ó varios registros de medicamentos prescritos (siempre y cuando se encuentren
pendientes de atención), visualización del consumo del medicamento en las últimas atenciones
recibidas por el paciente, eliminación de la receta completa (siempre y cuando se encuentre
pendiente de atención). Para ello, realizar lo siguiente:
 Seleccionar en Almacén la Farmacia ó Depósito con el cual se va a trabajar.

 Ingresar el Nº de Receta.
 Hacer clic en el ícono de Lupa, al lado derecho del Nº de Receta, para realizar la búsqueda.
Pantalla 10 – Búsqueda por Nº Receta
A continuación, el sistema muestra los datos del paciente, datos del Acto Médico y la Relación
de Medicamentos prescritos por el profesional médico.
Pantalla 11 – Resultado de Búsqueda por Nº Receta (Pendiente de Atención)

OCTIC
Pantalla 12 – Resultado de Búsqueda por Nº Receta (Atendido Total ó Parcial)
Para terminar con la actividad “b.1” el usuario debe hacer clic en el botón “Salir”.
b.2 Búsqueda por Acto Médico

Esta opción permite la búsqueda por Nº de Acto Médico, para fines de consulta, eliminación de 1 ó
varios registros de medicamentos prescritos (siempre y cuando se encuentren pendientes de
atención), visualización del consumo del medicamento en las últimas atenciones recibidas por el
paciente, eliminación de la receta completa (siempre y cuando se encuentre pendiente de
atención) é impresión de la receta en físico. Para ello, realizar lo siguiente:
 Ingresar el Nº de Acto Médico en forma directa ó vía Parámetros de Búsqueda (*).
Pantalla 13 – Búsqueda por Nº de Acto Médico
* Parámetro de Búsqueda
En el caso de no tener el Nº de Acto Médico, se procede a hacer clic en el ícono de
búsqueda, el cual apertura una ventana para ingresar parámetros de búsqueda por: Nº
de documento ó por Apellidos y Nombres del paciente.
Pasos:
o Ingresar Nº de documento (antes debe seleccionar el tipo documento de identidad
en la lista desplegable) ó Apellidos y Nombres

OCTIC
o Hacer clic en el ícono de Lupa, al lado derecho del dato ingresado, para que se
muestre la relación de atenciones del paciente.
o Seleccionar Nº de Acto Médico que corresponda en el bloque de “Relación de
atenciones”, y hacer clic sobre ella.
El sistema captura el Nº de Acto Médico seleccionado y lo transfiere a la pantalla

“Registro de Recetas” en el campo “Ingrese Acto Médico”.
Pantalla 14 – Parámetro de búsqueda por “Nº Documento”
Pantalla 15 – Parámetro de búsqueda por “Apellidos y Nombre”
 Hacer clic en el ícono de Lupa, al lado derecho del Nº de Acto Médico.

El sistema muestra la pantalla, en la cual figuran los Datos del paciente, Acto Médico y
Recetas emitidas.
 Seleccionar el Nro. de Receta.
Pantalla 16 – Resultado de Búsqueda por Acto Médico

OCTIC
 Hacer clic en el ícono de Edición para visualizar el contenido de dicho documento, como se
muestra en la siguiente pantalla.
Pantalla 17 – Visualizar Receta
Asimismo, luego de haberse mostrado la Receta del Paciente conforme a los parámetros
ingresados, el usuario tiene opción a realizar las siguientes actividades:
- Crear Nueva Receta

- Eliminar Receta
- Imprimir Receta
b.2.1 Crear Nueva Receta

Para crear una Nueva Receta en un mismo Acto Médico, hacer lo siguiente:
 Realizar la actividad “b.2”, antes descrita.
 Hacer clic en el botón “Nueva Receta”. Aquí se apertura una nueva pantalla para el ingreso
de datos de la receta.
 Ingresar en el campo Observación el motivo de registro de la Nueva Receta.
 Ingresar Código de medicamento en forma directa ó vía Parámetro de Búsqueda (*).
 Hacer clic en el ícono de Ejecución del lado derecho. Automáticamente, el sistema muestra
la Descripción del nombre, posología y presentación del medicamento.
 Ingresar la Cantidad recetada
 Ingresar el número de Duración en días según receta.
 Ingresar código de diagnóstico en forma directa ó vía Parámetro de Búsqueda (*).
 Ingresar en el campo Indicaciones la información descrita en la receta.
 Seleccionar en la lista desplegable “Otra Dosificación” (**), la dosificación indicada en la
receta.

OCTIC
Pantalla 18 – Ingresar Datos de Nueva Receta
En el caso de no tener los Códigos de Medicamento y/o Diagnóstico, se procede a
hacer clic en el ícono de búsqueda respectivo, el cual apertura una ventana para
ingresar parámetros de búsqueda, como se muestra a continuación:
Pasos:
o Ingresar en el campo Descripción ó Diagnóstico el dato según receta que se
desea ubicar, utilizando el comodín “%” en los extremos de dicho dato, como se
muestra en las figuras.
o Hacer clic en el ícono de Lupa, al lado derecho del dato ingresado.
o Seleccionar en la grilla, el dato requerido y hacer clic. Al ejecutarse esta acción el
sistema captura los datos de código y descripción para el caso de Medicamentos y
en caso de Diagnóstico captura el código y los transfiere a la pantalla “Registro de
Recetas” en los campos de “Código”, “Descripción” y “Diagnóstico”.
o En caso de que deseara salir de esta ventana, hacer clic en el botón “Cerrar”.
Pantalla 19 – Parámetro de Búsqueda por Descripción Medicamento
Pantalla 20 – Parámetro de Búsqueda por Descripción Diagnóstico

OCTIC
** Lista “Otra Dosificación”

Esta opción despliega una lista, en la cual se puede elegir el tipo de dosificación
según receta prescrita por el Profesional Médico.
Pasos:
o Hacer clic en el botón de la lista desplegable.
o Seleccionar el tipo de dosificación (Ninguna, Frecuencia, Horario, Comida ó
Evento). De acuerdo a la dosificación elegida se apertura un nuevo bloque, el cual
permite registrar y/o seleccionar los datos según indicación prescrita en la receta.
o En caso de que deseara deshacer estos cambios, sólo basta con hacer clic en el
botón “Cancelar”, caso contrario hacer clic en el botón “Graba Material”.
Pantalla 21 – Tipo Dosificación “Ninguna”
Pantalla 22 – Tipo Dosificación “Frecuencia”
Pantalla 23 – Tipo Dosificación “Horario”
Pantalla 24 – Tipo Dosificación “Comida”

OCTIC
Pantalla 25 – Tipo Dosificación “Evento”
 Hacer clic en el botón “Cancelar” si desea deshacer estos cambios. Caso contrario, hacer clic
en el botón “Grabar Material”, para que los datos queden registrados en el bloque de
“Relación de Medicamentos recetados”, se genere Nro. de Receta y el sistema emita el
siguiente mensaje “Receta se grabó con éxito”.
Pantalla 26 – Nueva Receta Registrada
En esta pantalla, se debe considerar lo siguiente:

 Icono de Eliminar: Ubicado al lado derecho del medicamento seleccionado. Al
hacer clic, permite eliminar el medicamento seleccionado.
 Icono de Visualización: Ubicado al lado derecho del medicamento seleccionado. Al
hacer clic, el sistema nos muestra un reporte, en el cual se visualiza el consumo de
dicho medicamento en las últimas atenciones recibidas por el paciente en un rango
de 6 meses.
Para terminar con la actividad “b.2.1” el usuario debe hacer clic en el botón “Salir”.
b.2.2 Eliminar Receta

Para eliminar una receta, hacer lo siguiente:
 Realizar la actividad “b.1” ó “b.2”, antes descrita.
 Hacer clic en el botón “Eliminar Receta”.

OCTIC
Pantalla 27 – Eliminar Receta
El sistema solicita confirmar la operación (Aceptar/Cancelar) de eliminación de datos de la

Receta.
 Si elige la opción “Aceptar”, confirma la eliminación definitiva de la Receta.

 Si elige la opción “Cancelar”, no efectúa la operación de eliminar.
Nota: En caso de que la receta haya sido atendida por Farmacia en forma total ó parcial, no
podrá efectuarse la eliminación solicitada. Como se muestra en la siguiente pantalla.
Pantalla 28 – Eliminar Receta

OCTIC
b.2.3 Imprimir Receta

Para imprimir una receta, hacer lo siguiente:
 Hacer clic en el botón “Imprimir Receta”, y se genera el reporte de receta.
 Hacer clic en ícono de la Impresora para gestionar la impresión del documento generado.
Pantalla 29 – Imprimir Receta
Pantalla 30 – Generar Reporte de Receta

OCTIC
6.1.2. Materiales Pacientes

Esta opción permite registrar los materiales que se requieren para brindar atención médica al paciente.
Asimismo, permite consultar las Solicitudes que ya están registradas, utilizando diversos parámetros, así
como también Crear, Modificar, Anular é Imprimir los datos de las Solicitudes que se generan en el CAS.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Solicitudes / “Materiales Pacientes”.
Pantalla 31 – Opción “Materiales Pacientes”
El sistema muestra la siguiente pantalla “Solicitud de Materiales”, la cual permite la búsqueda de

la información por Nº de Documento ó Acto Médico
Pantalla 32 – Solicitud de Materiales
b.1 Búsqueda por Nº de Receta
Esta opción permite la búsqueda por Nº de Documento (Receta) en específico, para fines de
consulta, eliminación de 1 ó varios registros de materiales prescritos (siempre y cuando se

OCTIC
encuentren pendientes de atención), eliminación de la receta completa (siempre y cuando se

encuentre pendiente de atención). Para ello, realizar lo siguiente:

 Ingresar el Nº de Documento (Receta).
 Hacer clic en el ícono de Lupa, al lado derecho del Nº de Receta.
Pantalla 33 – Búsqueda por Nro. Documento
A continuación, el sistema muestra los datos del paciente, datos del Acto Médico y la Relación
de Materiales prescritos por el profesional médico.
Pantalla 34 – Resultado de Búsqueda por Nro. Documento (Pendiente de Atención)

OCTIC
Pantalla 35 – Resultado de Búsqueda por Nro. Documento (Atendido total ó Parcial)
b.2 Búsqueda por Acto Médico

Esta opción permite la búsqueda por Nº de Acto Médico, para fines de consulta, eliminación de 1 ó
varios registros de materiales prescritos (siempre y cuando se encuentren pendientes de
atención), visualización del consumo del medicamento en las últimas atenciones recibidas por el
paciente, eliminación del documento completo (siempre y cuando se encuentre pendiente de
atención) é impresión de la receta en físico. Para ello, realizar lo siguiente:
 Ingresar el Nº de Acto Médico en forma directa ó vía Parámetro de Búsqueda.
Pantalla 36 – Búsqueda por Nº de Acto Médico
En el caso de no tener el Nº de Acto Médico, se procede a hacer clic en el ícono de
búsqueda, el cual apertura una ventana para ingresar parámetros de búsqueda por: Nº
de documento ó por Apellidos y Nombres del paciente.
Pasos:
en la lista desplegable) ó Apellidos y Nombres.
o Hacer clic en el ícono de Lupa, al lado derecho del dato ingresado, para que se
muestre la relación de atenciones del paciente.

OCTIC
o Seleccionar Nº de Acto Médico que corresponda en el bloque de “Relación de

atenciones”, y hacer clic sobre ella.
El sistema captura el Nº de Acto Médico seleccionado y lo transfiere a la pantalla

“Solicitud de Materiales” en el campo “Ingrese Acto Médico”.
Pantalla 37 – Parámetro de búsqueda por “Nº Documento”
Pantalla 38 – Parámetro de búsqueda por “Apellidos y Nombres”
 Hacer clic en el ícono de Lupa, al lado derecho del Nº de Acto Médico.

Aquí, el sistema muestra la pantalla, en la cual figuran los Datos del paciente, Acto Médico y
materiales emitidos.
 Seleccionar el Nro. de Documento.
Pantalla 39 – Resultado de Búsqueda por Acto Médico

OCTIC
 Hacer clic en el ícono de Visualización para ver el contenido de dicho documento, como se
muestra en la siguiente pantalla.
Pantalla 40 – Visualizar Documento
Asimismo, luego de haberse mostrado la Solicitud de Materiales conforme a los parámetros

ingresados, el usuario tiene opción a realizar las siguientes actividades:
- Crear Nueva Solicitud de Material

- Anular Solicitud de Material
- Imprimir Solicitud de Material
b.2.1 Crear Nueva Solicitud de Material

Para crear una Nueva Solicitud de Material en un mismo Acto Médico, hacer lo siguiente:
 Hacer clic en el botón “Nueva Solicitud Material”. Aquí se apertura una nueva pantalla
para el ingreso de datos del documento.
 Seleccionar en la lista desplegable la Especialidad que solicita el material.
 Seleccionar el Tipo de Documento del Profesional que solicita el material.
 Ingresar el Nro. de Documento del Profesional en forma directa ó vía Parámetro de
Búsqueda (*).
 Ingresar en el campo Observación el motivo de registro de la Nueva Solicitud de Material.
 Ingresar Código de material en forma directa ó vía Parámetro de Búsqueda (**).
 Ingresar la Cantidad solicitada.

OCTIC
Pantalla 41 – Ingresar Datos de Nueva Solicitud de Materiales
* Parámetro de Búsqueda “Profesional”

En el caso de no tener el Nro. de documento del Profesional que solicita el material,
se procede a hacer clic en el ícono de búsqueda respectivo, el cual apertura una
ventana para ingresar parámetros de búsqueda, como se muestra a continuación:
Pasos:
o Seleccionar la Especialidad en la lista desplegable.
o Ingresar los Apellidos y Nombres del profesional.
sistema captura los datos de Nro. de Documento y Apellidos y Nombre del
profesional y los transfiere a la pantalla “Solicitud de Materiales” en el campo de
“Profesional”.
o En caso de que deseara salir de esta ventana, sólo basta con hacer clic en el
botón “Cerrar”.
Pantalla 42 – Parámetro de Búsqueda por Apellidos y Nombre

OCTIC
** Parámetro de Búsqueda “Material”

En el caso de no tener el Código de Material, se procede a hacer clic en el ícono de
búsqueda respectivo, el cual apertura una ventana para ingresar parámetros de
búsqueda, como se muestra a continuación:
Pasos:
o Ingresar en el campo Descripción el material que se desea ubicar, utilizando el
comodín “%” en los extremos de dicho dato, como se muestra en la figura.
sistema captura los datos de código y descripción del material y los transfiere a la
pantalla “Solicitud de Material” en los campos de “Código” y “Descripción
Material”.
Pantalla 43 – Parámetro de Búsqueda por Descripción
 Hacer clic en el botón “Salir” si desea deshacer estos cambios. Caso contrario, hacer clic en
el botón “Aceptar”, para que los datos queden registrados en el bloque de “Relación de
Materiales” y se genere el Nro. de Solicitud.
Pantalla 44 – Nueva Solicitud Registrada
b.2.2 Anular Solicitud de Material

Para Anular una Solicitud de Material, hacer lo siguiente:
 Hacer clic en el botón “Anular”.

OCTIC
Pantalla 45 – Anular Solicitud de Material
b.2.3 Imprimir Solicitud Material

Para imprimir una Solicitud de Material, hacer lo siguiente:
 Hacer clic en el botón “Imprimir”, y se genera el reporte en formato PDF.
 Hacer clic en ícono de la Impresora para gestionar la impresión del documento generado.
Pantalla 46 – Imprimir Solicitud de Material
Pantalla 47 – Generar Reporte

OCTIC
6.1.3. Notas Pedido de Almacenes

Esta opción permite registrar los datos de las Solicitudes de Pedidos de Materiales ó Medicamentos que
realiza un Almacén (Farmacia ó Deposito) hacia otro Almacén (Farmacia ó Deposito) dentro del CAS,
utilizando como medio el documento “Nota de Pedido del Almacén”.
Asimismo, permite consultar las Notas de Pedido que ya están registradas, utilizando diversos
parámetros, así como también Crear, Modificar, Eliminar é Imprimir los datos de las Notas de Pedido
del Almacén que se generan en el CAS.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Solicitudes / “Notas Ped. Almacenes”.
Pantalla 48 – Opción “Notas Ped. Almacenes”
El sistema muestra la siguiente pantalla “EMISION DE NOTAS DE PEDIDOS DE FARMACIAS /

DEPOSITOS DEL CAS”, con los bloques:
 Datos de la Farmacia/Deposito que emite la nota de pedido, donde el usuario debe

seleccionar el Almacén (Farmacia ó Depósito) que registra los datos de las notas de pedido.
Además este bloque muestra los receptores de parámetros para realizar una búsqueda más
detallada de los documentos.
 Relación de Solicitudes, donde se muestran los registros de Notas de Pedido del Almacén
que han sido generadas en el CAS.
Pantalla 49 – Emisión de Notas Ped. Almacenes

OCTIC
El usuario se debe ubicar en el bloque Datos de la Farmacia / Depósito que emite la nota de
pedido y seleccionar el Almacén (Farmacia ó Depósito) que registra la nota de pedido y los
parámetros que permite la búsqueda más detallada de los documentos:
b.1 Almacén: Al hacer clic en el botón de la lista desplegable, el usuario debe seleccionar la
Farmacia ó Depósito que registra la nota de pedido.
Pantalla 50 – Selección de Farmacia ó Depósito
b.2 Buscar Notas de Pedido: El usuario debe ingresar ó seleccionar los parámetros de búsqueda,
considerando lo siguiente:
 Buscar por Estado : Pendientes ó Atendidos.
 Fecha de Solicitud : Filtra las notas de pedidos por fecha específica.
 Número de Solicitud : Búsqueda de una determinada solicitud de Nota de Pedido.
 Mes / Año : Filtra las notas de pedido por mes y año específico.
Luego de haber ingresado los parámetros correspondientes, el usuario debe hacer clic en el
ícono de Lupa para realizar la búsqueda.
Pantalla 51 – Parámetro de búsqueda Nota de Pedido
En el bloque “Relación de Solicitudes”, el sistema muestra los registros de Notas de Pedido

del Almacén que han sido generadas en el CAS y cuyos datos coinciden con los parámetros
ingresados por el usuario.
Pantalla 52 – Relación de Solicitudes

OCTIC
b.3 Crear Nota de Pedido
Para crear una Nota de Pedido, realizar lo siguiente:
 Hacer clic en el botón “Nuevo Pedido”.
A continuación, el sistema muestra la pantalla “EMISIÓN DE NOTAS DE PEDIDOS DE

FARMACIAS / DEPÓSITOS DEL CAS”, donde se aprecia:
 Formulario, en blanco para ingresar datos sobre la Nota de Pedido a crear.

 Lista Detalle, donde se registran los materiales y/o medicamentos que el usuario
agrega. El campo cantidad en la lista puede ser modificada por el usuario.
Pantalla 53 – Crear Nota de Pedido
 Seleccionar en la lista desplegable el Tipo y Descripción del Almacén de Atención

(Farmacia ó Depósito que atenderá el pedido).
 Ingresar en el campo Observación, las anotaciones sobre la solicitud que se realiza o sobre
modificaciones de ésta.
Pantalla 54 – Seleccionar Almacén de Atención
 Ingresar Código (Medicamento ó Material) en forma directa ó vía Parámetro de Búsqueda (*).
 Hacer clic en el ícono de Ejecución, ubicado al lado derecho del código ingresado.
 Ingresar cantidad
 Hacer clic en el botón “Agregar”.

OCTIC
Automáticamente, el sistema inserta un registro en la parte final de la “Lista Detalle” con

los datos del Medicamento ó Material que se ingresó y a la vez se limpian los campos de
ingreso de datos para continuar con el siguiente medicamento ó material si se requiriese.
Pantalla 55 – Ingresar Código
En el caso de no tener los Códigos (Medicamento ó Material), se procede a hacer clic en
el ícono de búsqueda respectivo, el cual apertura una pantalla “Medicamentos y
Materiales Asignados al Centro Asistencial”, donde se presenta el listado de los
medicamentos y materiales que se pueden solicitar. Para ello se procede de la siguiente
forma:
o Ingresar en el campo Descripción el medicamento ó material que se desea

agregar, utilizando el comodín “%” en los extremos de dicho dato, como se
muestra en la figura.
sistema captura el dato de código (Medicamento ó Material) y lo transfiere a la
pantalla “EMISION DE NOTAS DE PEDIDOS DE FARMACIAS / DEPOSITOS
DEL CAS”, en el campo “Código”.
o En caso de que deseara salir de esta ventana, sólo basta con hacer clic en el botón
“Cerrar”.
Pantalla 56 – Ingresar Parámetro de Búsqueda
 Verificar los datos ingresados en la “Lista Detalle” antes de grabar, para que:
 Si desea Eliminar algún medicamento ó material:

- Seleccionar el medicamento ó material.
- Hacer clic en el ícono de Eliminar.
 Si desea Modificar algún medicamento ó material:

- Modificar el dato del campo “Cantidad”.

OCTIC
 Si desea Agregar algún medicamento ó material:

- Ingresar el código del medicamento ó material en forma directa ó vía parámetro.
- Hacer clic en el ícono de Ejecución.
- Ingresar cantidad.
Pantalla 57 – Eliminar Medicamento ó Material
Pantalla 58 – Modificar Cantidad del Medicamento ó Material
Pantalla 59 – Agregar Medicamento ó Material
 Hacer clic en el botón “Grabar Pedido”.
El sistema procede a grabar los datos de la Nota de Pedido del Almacén que fueron
Si la grabación fue exitosa, entonces se genera nuevo documento de nota pedido y se

muestra el mensaje: “La Grabación de los datos se logro con éxito”.

OCTIC
Pantalla 60 – Grabar Nota de Pedido
b.4 Modificar Nota de Pedido
Para modificar una Nota de Pedido, el usuario debe hacer lo siguiente:
 Realizar las actividades b.1 y b.2, antes descritas.

 Seleccionar una de las solicitudes de la relación que se muestra.
 Hacer clic en el ícono de Edición ubicado al lado derecho del registro seleccionado.
Pantalla 61 – Buscar Nota de Pedido
El sistema muestra la pantalla “EMISIÓN DE NOTAS DE PEDIDOS DE FARMACIAS /

DEPÓSITOS DEL CAS” mostrando los datos cabecera y detalle de la Nota de Pedido del
Almacén, cuyo registro es seleccionado por el usuario, pero solo estarán habilitados para
edición los campos: Observación (en la Cabecera) y Cantidad (en la Lista Detalle).

OCTIC
Pantalla 62 – Campos Modificables en Nota de Pedido
 Ubicarse en el campo “Observación” é ingresar el motivo de la modificación de ser

necesario.
 Seleccionar el registro correspondiente.
 Ingresar en el campo “Cantidad” el nuevo dato.
Pantalla 63 – Modifica Nota de Pedido
 Verificar el(los) datos modificados.

El sistema procede a grabar los datos de la Nota de Pedido a Almacén que fueron
Si la grabación fue exitosa, se actualiza nuevo documento de Nota de Pedido y se muestra el

mensaje: “La Grabación de los datos se logro con éxito”.

OCTIC
Pantalla 64 – Grabar Actualización de Nota de Pedido
b.5 Eliminar Nota de Pedido
Para eliminar una Nota de Pedido, el usuario debe hacer lo siguiente:

Pantalla 65 – Seleccionar Nota de Pedido

Almacén, cuyo registro es seleccionado por el usuario.
 Hacer clic en el botón “Eliminar Pedido”.

OCTIC
Pantalla 66 – Eliminar Nota de Pedido

Nota de Pedido de Farmacia/Depósito.
 Si elige la opción “Aceptar”, confirma la eliminación definitiva de los datos de la Nota

de Pedido.
Pantalla 67 – Confirmar Eliminación de Nota de Pedido
Si la eliminación fue exitosa, el sistema muestra el mensaje: “La Eliminación del Pedido se
realizó con éxito”.
Pantalla 68 – Nota de Pedido Eliminada

OCTIC
b.6 Imprimir Nota de Pedido
Para imprimir una Nota de Pedido, el usuario debe hacer lo siguiente:

Pantalla 69 – Seleccionar Nota de Pedido

Almacén, cuyo registro fue seleccionado por el usuario.
Pantalla 70 – Selecciona Imprimir Nota de Pedido
 Hacer clic en el botón “Imprimir”.
El sistema muestra el reporte “SOLICITUD DE MATERIALES” en formato PDF, con los

datos cabecera y detalle de la Nota de Pedido del Almacén, cuyo registro fue seleccionado

OCTIC
por el usuario, y el cual para efectos de imprimir el documento generado, deberá hacer clic
en el ícono de la Impresora.
Pantalla 71 – Imprime Nota de Pedido

OCTIC
6.1.4. Notas Pedido de Servicios
Esta opción permite Registrar las Solicitudes de Pedidos de Materiales ó Medicamentos que realiza un
Área y Servicio Hospitalario a un Almacén (Farmacia o Depósito) dentro del CAS, utilizando como medio
el documento “Nota de Pedido del Servicio”.
Asimismo, permite consultar las Notas de Pedido del Servicio, que ya están registradas, utilizando
diversos parámetros, así como también Crear, Modificar, Eliminar é Imprimir los datos de las Notas de
Pedido del Servicio que se generan en el CAS.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Solicitudes / “Notas Ped. Servicios”.
Pantalla 72 – “Opción Notas Ped. Servicios”
El sistema muestra la pantalla “EMISION DE NOTAS DE PEDIDOS DE LOS SERVICIOS A

FARMACIAS / DEPOSITOS DEL CAS”, con los bloques:
 Datos del Área y Servicio que emite la nota de pedido, donde el usuario debe seleccionar el
Área y Servicio Hospitalario de quien se registra los datos de la Nota de Pedido.
Además este bloque muestra los receptores de parámetros para realizar una búsqueda más
detallada de los documentos que ya fueron generados.
 Relación de Solicitudes, donde se muestran los registros de Notas de Pedido del Servicio
que han sido generadas en el CAS.
Pantalla 73 – Emisión de Notas Ped. Servicios

OCTIC
El usuario se debe ubicar en el bloque Datos del Área y Servicio que emite la nota de pedido y
seleccionar el Área (Hospitalaria) y el Servicio que solicita los materiales, y los parámetros que
permite la búsqueda más detallada de los documentos:
b.1 Área y Servicio: Al hacer clic en los botones respectivos aparece la lista desplegable, en la cual
el usuario debe seleccionar el Área y Servicio, respectivamente.
Pantalla 74 – Seleccionar Área Pantalla 75 – Seleccionar Servicio
b.2 Buscar Notas de Pedido: El usuario debe ingresar ó seleccionar los parámetros de búsqueda,
considerando lo siguiente:
 Buscar por Estado : Pendientes ó Atendidos.
 Fecha de Solicitud : Filtra las notas de pedidos por fecha específica.
 Número de Solicitud : Búsqueda de una determinada solicitud de Nota de Pedido.
 Mes / Año : Filtra las notas de pedido por mes y año específico.
Pantalla 76 – Parámetro de búsqueda Nota de Pedido
En el bloque “Relación de Solicitudes”, el sistema muestra los registros de Notas de Pedido

del Servicio que han sido generadas en el CAS y cuyos datos coinciden con los parámetros
Pantalla 77 – Relación de Solicitudes

OCTIC
b.3 Crear Nota de Pedido
Para crear una Nota de Pedido, hacer lo siguiente:
 Hacer clic en el botón “Nuevo Pedido”.
A continuación, el sistema muestra la pantalla “EMISIÓN DE NOTAS DE PEDIDOS DE LAS

ESPECIALIDADES MEDICAS A FARMACIAS / DEPÓSITOS DEL CAS”, donde se
muestra:
 Formulario, en blanco para ingresar datos sobre la Nota de Pedido a crear.

 Lista Detalle, donde se registran los materiales y/o medicamentos que el usuario
agrega. El campo cantidad en la lista puede ser modificada por el usuario.
Pantalla 78 – Crear Nota de Pedido
 Seleccionar en la lista desplegable el Tipo y Descripción del Almacén de Atención

(Farmacia ó Depósito que atenderá el pedido).
 Ingresar en el campo Observación, las anotaciones sobre la solicitud que se realiza o sobre
modificaciones de ésta.
Pantalla 79 – Seleccionar Almacén de Atención
 Ingresar Código (Medicamento ó Material) en forma directa ó vía Parámetro de Búsqueda (*).
 Hacer clic en el ícono de Ejecución, ubicado al lado derecho del código ingresado.
 Hacer clic en el botón “Agregar”.
Automáticamente, el sistema inserta un registro en la parte final de la “Lista Detalle” con

los datos del Medicamento ó Material que se ingresó y a la vez se limpian los campos de
ingreso de datos para continuar con el siguiente medicamento ó material si se requiriese.

OCTIC
Pantalla 80 – Ingresar Código
En el caso de no tener los Códigos del Medicamento ó Material, se procede a hacer clic en
el ícono de búsqueda respectivo, el cual apertura una pantalla “Medicamentos y
Materiales Asignados al Centro Asistencial”, donde se presenta el listado de los
medicamentos y materiales que se pueden solicitar. Para ello se procede de la siguiente
forma:
o Ingresar en el campo Descripción el medicamento ó material que se desea agregar,

utilizando el comodín “%” en los extremos de dicho dato, como se muestra en la
figura.
sistema captura el dato de código (Medicamento ó Material) y lo transfiere a la pantalla
“EMISION DE NOTAS DE PEDIDOS DE LAS ESPECIALIDADES MEDICAS A
FARMACIAS / DEPOSITOS DEL CAS”, en el campo “Código”.
“Cerrar”.
 Verificar los datos ingresados en la “Lista Detalle” antes de grabar, para que:
 Si desea Eliminar algún medicamento ó material:

- Hacer clic en el ícono de Eliminar.
 Si desea Modificar algún medicamento ó material:

- Modificar el dato del campo “Cantidad”.
 Si desea Agregar algún medicamento ó material, volver a realizar lo siguiente:

- Ingresar el código del medicamento ó material en forma directa ó vía parámetro
de búsqueda (*)
- Hacer clic en el ícono de Ejecución.

OCTIC
- Ingresar cantidad.
- Hacer clic en el botón “Agregar”
Pantalla 82 – Eliminar Medicamento ó Material
Pantalla 83 – Modificar Cantidad del Medicamento ó Material
Pantalla 84 – Agregar Medicamento ó Material
El sistema procede a grabar los datos de la Nota de Pedido del Servicio que fueron
Si la grabación fue exitosa, entonces se genera nuevo documento de nota pedido y se

muestra el mensaje: “La Grabación de los datos se logro con éxito”.

OCTIC
Pantalla 85 – Grabar Nota de Pedido
b.4 Modificar Nota de Pedido
Para modificar una Nota de Pedido, hacer lo siguiente:

El sistema muestra la pantalla “EMISIÓN DE NOTAS DE PEDIDOS DE LAS

ESPECIALIDADES MEDICAS A FARMACIAS / DEPÓSITOS DEL CAS” mostrando los
datos cabecera y detalle de la Nota de Pedido del Servicio, cuyo registro es seleccionado
por el usuario, pero solo estarán habilitados para edición los campos: Observación (en la
Cabecera) y Cantidad (en la Lista Detalle).

OCTIC
Pantalla 87 – Campos Modificables en Nota de Pedido
 Ubicarse en el campo “Observación” é ingresar el motivo de la modificación.

 Seleccionar el registro correspondiente.
 Ingresar en el campo “Cantidad” el nuevo dato.
Pantalla 88 – Modifica Nota de Pedido
 Verificar el(los) datos modificados.

El sistema procede a grabar los datos de la Nota de Pedido del Servicio que fueron
Si la grabación fue exitosa, se actualiza nuevo documento de Nota de Pedido y se muestra el

mensaje: “La Grabación de los datos se logro con éxito”.
Pantalla 89 – Grabar Actualización de Nota de Pedido

OCTIC
b.5 Eliminar Nota de Pedido
Para eliminar una Nota de Pedido, Hacer lo siguiente:


datos cabecera y detalle de la Nota de Pedido del Servicio, cuyo registro es seleccionado
por el usuario.
 Hacer clic en el botón “Eliminar Pedido”.
Pantalla 91 – Eliminar Nota de Pedido

Nota de Pedido del Servicio ó Especialidad Médica.

OCTIC
 Si elige la opción “Aceptar”, confirma la eliminación definitiva de los datos de la Nota

de Pedido.
Pantalla 92 – Confirmar Eliminación de Nota de Pedido
Si la eliminación fue exitosa, el sistema muestra el mensaje: “La Eliminación del Pedido se
Pantalla 93 – Nota de Pedido Eliminada
b.6 Imprimir Nota de Pedido
Para imprimir una Nota de Pedido, el usuario debe hacer lo siguiente:


OCTIC

datos cabecera y detalle de la Nota de Pedido del Servicio, cuyo registro fue seleccionado
por el usuario.
Pantalla 95 – Selecciona Imprimir Nota de Pedido

datos cabecera y detalle de la Nota de Pedido del Servicio, cuyo registro fue seleccionado
por el usuario, y el cual para efectos de imprimir el documento generado, deberá hacer clic
en el ícono de la Impresora.

OCTIC
Pantalla 96 – Imprime Nota de Pedido

OCTIC
6.1.5. Notas Pedido SAP
Esta opción permite Registrar las Solicitudes de Pedidos SAP de Materiales ó Medicamentos que realiza
un Almacén (Farmacia ó Depósito) dentro del CAS.
Asimismo, permite consultar é imprimir las Notas de Pedido SAP, que ya están registradas.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Solicitudes / “Notas Pedido SAP”.
Pantalla 97 – Opción “Notas Pedido SAP”
El sistema muestra la pantalla “Emisión de Notas de Pedidos SAP”, con los bloques:
 Bloque Superior: Almacén (El usuario debe seleccionar el Almacén que registra los datos de la
Nota de Pedido) y Documento SAP (A través del botón “Examinar” se permite al usuario
realizar búsquedas en directorios de la raíz del sistema y elegir el archivo para cargar).
 Relación de Solicitudes, donde se muestran los registros de Notas de Pedido SAP que han
sido generadas en el CAS.
Pantalla 98 – Emisión Notas Pedido SAP

OCTIC
Luego de haberse mostrado las Notas de Pedido SAP existentes, el usuario tiene opción a realizar
las siguientes actividades:
- Generar Nota de Pedido SAP

- Imprimir Nota de Pedido SAP
b.1 Generar Notas Pedido SAP

Para generar una nueva Nota de Pedido SAP, debe realizar lo siguiente:
 Seleccionar el Almacén (Farmacia ó Depósito) que realiza la Nota de Pedido SAP.
 Hacer clic en el botón “Examinar”.

Aquí se visualiza el explorador de Windows para ubicar la ruta donde se encuentra el archivo
texto .
 Seleccionar el archivo texto a cargar.
 Hacer clic en el botón “Abrir” ó doble clic en el mismo archivo.
Pantalla 100 – Buscar Documento SAP
 Hacer clic en el ícono de Ejecución, para cargar el archivo texto.
Pantalla 101 – Cargar Archivo SAP
Al cargar el archivo texto el sistema registra la fecha, documento y Nro. de ítems que
contiene el archivo texto.

OCTIC
 Hacer clic en el botón “Generar Pedido”.
Pantalla 102 – Generar Pedido
El sistema procede a grabar la Nota Pedido SAP que fue cargada.
Si la grabación fue exitosa, entonces se genera nuevo documento de Nota de Pedido SAP y se
muestra el mensaje: “Ok. Pedido generado”.
Pantalla 103 – Generar Pedido
b.2 Imprimir Notas Pedido SAP

Para imprimir la Nota de Pedido SAP, efectuar lo siguiente:
 Seleccionar Nota de Pedido SAP

 Hacer clic en el ícono de Visualización del registro seleccionado.
Pantalla 104 – Seleccionar Nota de Pedido SAP

OCTIC
El sistema muestra la pantalla “Registro de Nota de Pedido” mostrando los datos

cabecera y detalle de la Nota de Pedido SAP, cuyo registro fue seleccionado por el usuario.
Pantalla 105 – Selecciona Imprimir Nota de Pedido SAP

datos cabecera y detalle de la Nota de Pedido SAP, cuyo registro fue seleccionado por el
usuario, y el cual para efectos de imprimir el documento generado, deberá hacer clic en el
ícono de la Impresora.
Pantalla 106 – Imprime Nota de Pedido SAP

OCTIC
6.2. Movimientos
En este sub-módulo se visualizan los datos de registros en la atención de las Recetas y Materiales de
Pacientes Titulares y sus Derechohabientes, de las devoluciones que efectúan los pacientes, los extornos
de recetas y los diferentes movimientos que son registrados en la atención de las diversas actividades
que se presentan.
Asimismo, permite realizar consultas, actualización y generación de los diferentes reportes necesarios
para el área.
Este sub-módulo contiene las siguientes opciones:
a) Atención de Recetas.
b) Atención Materiales de Pacientes.
c) Devolución de Pacientes.
d) Extorno de Recetas.
e) Notas de Ingreso.
f) Notas de Salida.
g) Entrega a Servicios.
h) Nota de Transferencia - Salida.
i) Nota de Transferencia - Ingreso.
j) Nota de Ingreso Pedido SAP.
k) Genera Consumos SAP.
l) Genera Conciliación SAP.
6.2.1. Atención de Recetas
Esta opción permite registrar los datos que se generan en la Atención de la Receta Médica de un
paciente que previamente pasó por una Consulta ó Atención Medica en el CAS.
Asimismo, permite la obtención de una receta médica y realizar la entrega parcial o total de los
medicamentos prescritos por el profesional médico.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Movimientos / “Atención Recetas”.
Pantalla 107 – Opción “Atención Recetas”

OCTIC
El sistema muestra la siguiente pantalla, en la cual se debe ingresar los datos que permitan la
búsqueda de la receta que se desea atender. Esta pantalla está compuesta por los bloques que a
continuación se indican:
 Farmacia / Depósito de Atención: El usuario selecciona la Farmacia ó Depósito con el cual

atenderá la receta.
 Buscar Receta Por: En este bloque, el usuario realiza una búsqueda más detallada de la receta a
atender, ingresando estos parámetros:
 Tipo y Nro. Doc. Ident. del Paciente
 Nro. Acto Medico
 Nro. Receta
 Recetas Pendientes: En ella se muestra el Listado de las Recetas cuyos datos coinciden con los
parámetros ingresados por el usuario en los bloques anteriores.
 Datos del Paciente: Contiene los datos generales del paciente.
 Acto Médico: contiene los datos de la Atención Médica del paciente.
 Detalle de la Receta: En ella se muestra la lista de los medicamentos que componen la receta.
Pantalla 108 – Registro del Movimiento de Atención
b.1 Farmacia / Depósito de atención: Ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla. Al

hacer clic en el botón de la lista desplegable, el usuario debe seleccionar la Farmacia ó Depósito
con el que atenderá la receta del paciente.

OCTIC
b.2 Buscar Receta Por: En este bloque. El usuario debe ingresar datos en los campos de Doc. Iden.
Paciente, Nro. Acto Médico ó Nro. Receta. Al hacer clic en el ícono de búsqueda correspondiente,
el sistema realiza la búsqueda de acuerdo a los parámetros ingresados.
Pantalla 110 – Parámetros Búsqueda de Receta
b.3 Recetas Pendientes: Como consecuencia del paso anterior, en este bloque se muestra el
registro de las recetas que aún no han sido atendidas por Farmacia. Para ello, el usuario
selecciona uno de los registros y hace clic en el botón de “Edición” del lado derecho.
Pantalla 111 – Recetas Pendientes
A continuación, el sistema muestra la pantalla con la información respectiva en los bloques de

Datos del Paciente, Acto Médico y Detalle de la Receta seleccionada por el usuario.
Pantalla 112 – Información General de Paciente y Receta
b.4 Detalle de la Receta: En este bloque, el usuario procede a editar el valor de los campos en cada
fila, teniendo en consideración para su despacho, los valores que se muestran en la columna Saldo
Disponible, de la siguiente manera:

OCTIC
 Cant. x Entregar, cuyo valor debe ser igual o menor que la Cantidad Solicitada.
 Aten. Total, que es un control check que indicará que el Medicamento de la receta se dará
por atendido independientemente de la cantidad entregada.
 Icono de visualización (Ver Consumo), Ubicado al lado derecho del medicamento
seleccionado. Al hacer clic, el sistema muestra un reporte, en el cual se visualiza el consumo
de dicho medicamento en las últimas atenciones recibidas por el paciente.
 Entregado, al hacer clic en este botón, el sistema procede a grabar los datos del detalle de
la receta que fueron ingresados por el usuario, de esta manera:
- Cant. Atendida : Valor que se ingresó en el campo Cant. x Entregar.

- Cant. x Entregar : Diferencia entre la Cant. Solicitada y Cant. Atendida.
- Saldo Disponible : El restante en Stock del Almacén.
Si la actualización fue exitosa, se genera la Nota de Salida por la atención de dichos

medicamentos y el mensaje: “Se actualizó con éxito 2 registros”
Pantalla 113 – Grabar Atención de la Receta
 Icono de Visualización (Ver Atenciones), Ubicado al lado derecho del Nro. de la Receta.
Al hacer clic, el sistema muestra el reporte “NOTA DE SALIDA” por la atención de
medicamentos.
Pantalla 114 – Generar Reporte

OCTIC
 Icono de la Impresora (Imprimir Receta), Ubicado al lado derecho del Nro. de la

Receta. Al hacer clic, el sistema muestra la receta para su correspondiente impresión.
Pantalla 115 – Impresión Receta Atendida
 Otra Receta, Al hacer clic en este botón, el sistema limpia los datos en todos los bloques
para atender la siguiente receta, para lo cual deberá realizar las actividades desde el paso
“b.1”.
Pantalla 116 – Atender Otra Receta

OCTIC
6.2.2. Atención Materiales de Pacientes
Esta opción permite registrar los datos que se generan en la Atención de la Solicitud de Materiales de un
paciente que previamente pasó por una Atención Medica en el CAS.
Asimismo, permite realizar la entrega parcial o total de los materiales registrados en la solicitud, así como
también generar el reporte de atención.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Movimientos / “Atención Recetas”.
Pantalla 117 – Opción “Atención Materiales Pac.”
El sistema muestra la siguiente pantalla, en la cual se debe ingresar los datos que permitan la
búsqueda de la Solicitud de Materiales que se desea atender. Esta pantalla está compuesta por los
bloques que a continuación se indican:
 Farmacia / Depósito de Atención: El usuario selecciona la Farmacia ó Depósito con el cual

atenderá la solicitud.
 Buscar Solicitud: En este bloque, el usuario realiza una búsqueda más detallada de la solicitud a
atender, ingresando estos parámetros:
 Tipo y Nro. Doc. Ident. del Paciente
 Nro. Acto Medico
 Nro. Solicitud
 Solicitudes Pendientes: En ella se muestra el Listado de las Solicitudes de Materiales cuyos
datos coinciden con los parámetros ingresados por el usuario en los bloques anteriores.
 Datos del Paciente: Contiene los datos generales del paciente.
 Acto Médico: contiene los datos de la Atención Médica del paciente y otros datos adicionales.
 Detalle de la Solicitud: En ella se muestra la lista de los materiales que componen la solicitud.

OCTIC
Pantalla 118 – Atención Solicitud de Materiales a Pacientes
b.1 Farmacia / Depósito de Atención: Ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla. Al

hacer clic en el botón de la lista desplegable, el usuario debe seleccionar la Farmacia ó Depósito
con el que atenderá la solicitud de materiales del paciente.
Pantalla 119 – Seleccionar Farmacia ó Depósito
b.2 Buscar Solicitud: Esta opción permite realizar la búsqueda de la Solicitud. Para ello el usuario
debe ingresar ó seleccionar los parámetros de búsqueda, considerando lo siguiente
 Doc. Iden. Paciente : Búsqueda por documento de Identificación del paciente.

 Nro. Acto Médico : Búsqueda por Acto Médico.
 Nro. Solicitud : Búsqueda por Nro. Solicitud de Materiales.
Luego de haber ingresado los parámetros correspondientes, se debe hacer clic en el ícono de
búsqueda del lado derecho del dato ingresado.
Pantalla 120 – Parámetro Búsqueda de Solicitud
b.3 Solicitudes Pendientes: Como consecuencia del paso anterior, en este bloque se muestra el
registro de las Solicitudes de Materiales que aún no han sido atendidas. Para ello, el usuario
selecciona uno de los registros y hace clic en el botón de “Edición” del lado derecho.
Pantalla 121 – Solicitudes Pendientes

OCTIC
A continuación, el sistema muestra la pantalla con la información respectiva en los bloques de

Datos del Paciente, Acto Médico y Detalle de la Solicitud seleccionada por el usuario.
Pantalla 122 – Detalle de la Solicitud de Materiales
b.4 Detalle de la Solicitud: En este bloque, el usuario procede a editar el valor de los campos en
cada fila, teniendo en consideración para su despacho, los valores que se muestran en la columna
Saldo Disponible, de la siguiente manera:
 Cant. x Entregar, cuyo valor debe ser igual o menor que la Cantidad Solicitada.
 Aten. Total, es un control check que indicará que el Material solicitado se dará por atendido
independientemente de la cantidad entregada.
 Aceptar, al hacer clic en este botón, el sistema procede a actualizar los datos del detalle de
la Solicitud de Materiales que fueron ingresados por el usuario, de esta manera:

- Saldo : El restante en Stock del Almacén.
El sistema solicita confirmar la actualización de los datos con el mensaje “Confirme la

Atención” (Aceptar / Cancelar).
Pantalla 123 – Atención de la Solicitud de Materiales

OCTIC
 Si elige la opción “Aceptar”, confirma la actualización de los datos.

 Si elige la opción “Cancelar”, no efectúa la operación de atención de la solicitud.
Si la actualización fue exitosa, se genera la Nota de Salida por la atención de dichos

materiales.
Pantalla 124 – Actualizar Atención de Materiales
 Generar Reporte: Hacer clic en el ícono de la Impresora.
Pantalla 125 – Impresión Solicitud Atendida
Para retornar a la pantalla anterior hacer clic en el ícono “Cerrar”

OCTIC
6.2.3. Devolución de Pacientes
Esta opción permite registrar los datos por la devolución de medicamentos y/ó materiales que el paciente
efectúa en el CAS. Asimismo el usuario puede imprimir las devoluciones en mención y generar nuevas
devoluciones.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Movimientos / “Devol. de Pacientes”.
Pantalla 126 – Opción “Devol. de Pacientes”
El sistema muestra la pantalla “DEVOLUCIONES DE PACIENTES”, con los siguientes bloques:
 Primer Bloque, en los cuales se selecciona el Almacén/Depósito donde se registra la devolución y

el tipo de documento que origina la devolución.
 Búsqueda Por, en los cuales se realiza la búsqueda de devoluciones anteriores por medio de
diversos parámetros.
 Ingresar Nro. de Solicitud, se ingresa la solicitud (Nro. de la receta atendida) para efectos de
devolución por parte del paciente.
 Lista Detalle, donde se visualizan los materiales y/o medicamentos devueltos por el paciente.
Pantalla 127 – Devoluciones de Pacientes

OCTIC
b.1 Almacén / Depósito: Ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla. Al hacer clic en el
botón de la lista desplegable, el usuario debe seleccionar la Farmacia ó Depósito que atenderá el
documento de devolución del paciente.
Pantalla 128 – Seleccionar Almacén / Depósito
b.2 Tipo Documento de Devolución: Ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. Al hacer
clic en el botón de la lista desplegable, el usuario debe seleccionar el tipo de documento de
devolución.
Pantalla 129 – Seleccionar Tipo de Documento
b.3 Búsqueda Por: Esta opción permite, realizar búsqueda de Devoluciones anteriores. Para ello el
usuario debe ingresar ó seleccionar los parámetros de búsqueda, considerando lo siguiente:
 Fecha Documento : Filtra las devoluciones efectuadas en una fecha indicada.

 Número de Solicitud : Búsqueda de la solicitud (Nro. de receta) que originó devolución.
 Nro. Documento : Búsqueda de un determinado documento de devolución.
 Doc. Iden. Paciente : Búsqueda por documento de Identidad del paciente que efectuó
devolución.
Pantalla 130 – Parámetros de Búsqueda
En el bloque “Lista Detalle”, el sistema muestra los registros de materiales y/o medicamentos
devueltos y cuyos datos coinciden con los parámetros ingresados por el usuario. Para visualizar
una devolución de la lista, hacer lo siguiente:
 Seleccionar la solicitud de devolución.
 Hacer clic en el ícono de Edición ubicado al final de la fila seleccionada, el cual permitirá la
visualización de los medicamentos y/o materiales devueltos en esa solicitud.

OCTIC
Pantalla 131 – Seleccionar Solicitud de Devolución
Al hacer clic en el ícono de Edición, se muestra la pantalla “Devoluciones de Pacientes”, la

cual contiene los siguientes bloques:
 Datos generales de Devolución (Almacén/Depósito, Tipo y Nro. de Solicitud, Fecha y Nro.

de Documento, Área y Servicio.
 Detalle, Registro de medicamentos y/o materiales devueltos por el paciente y que
corresponden a la solicitud seleccionada por el usuario.
Pantalla 132 – Visualiza Devoluciones de Pacientes
Luego de haberse mostrado las Devoluciones de Pacientes existentes, el usuario tiene opción
a realizar las siguientes actividades:
- Imprimir Devolución
- Generar Nueva Devolución
b.4 Imprimir Devolución
Para imprimir la devolución de medicamentos y/o materiales efectuados por el paciente, hacer lo
siguiente:
 Realizar las actividades “b.1”, “b.2” y “b.3”, antes descritas.

 Hacer clic en el botón de “Imprimir”, y se genera reporte “Nota de Ingreso Materiales”
en formato PDF.
 Hacer clic en el ícono de la Impresora para gestionar la impresión del documento generado.

OCTIC
Pantalla 133 – Gestionar Impresión del Documento de Devolución
b.5 Generar Nueva Devolución

Permite, registrar una nueva devolución de medicamentos y/o materiales efectuados por el
paciente, hacer lo siguiente:
 Realizar las actividades “b.1” y “b.2”, antes descritas

 Ingresar Nro. de Solicitud (Nro. Receta) en forma directa ó vía Parámetro de Búsqueda (*).
 Hacer clic en el botón “Adicionar”
Pantalla 134 – Ingresar Nro. Solicitud
En el caso de no tener el Nro. de Solicitud, hacer clic en el ícono de búsqueda respectivo.

Luego:
o Ingresar ó seleccionar los parámetros de búsqueda, considerando lo siguiente:
- Tipos Solicitudes Almacén: Búsqueda por Tipo de Solicitud.
- Doc. Iden. Paciente : Búsqueda de Datos del paciente por tipo de documento.
- Nro. Acto Médico : Filtra las solicitudes por Nro. de Acto Medico específico.
- Nro. Solicitud : Filtra las solicitudes por el Número en específico.
o Hacer clic en el ícono de Lupa correspondiente para realizar la búsqueda.
Pantalla 135 – Seleccionar é Ingresar Parámetros de Búsqueda

OCTIC
A continuación, el sistema adiciona en la parte inferior de la misma pantalla los

bloques de: Datos del Paciente, los datos referidos al Acto Médico y la lista de
Solicitudes correspondientes.
o Seleccionar la solicitud requerida y hacer clic sobre ella.
Pantalla 136 – Seleccionar Nº Solicitud
El sistema captura el “Nro. Solicitud” que fue seleccionado y lo transfiere a la

pantalla “DEVOLUCIONES DE PACIENTES”, en el campo “Ingresar Nro. de
solicitud”.
Una vez realizados los pasos precedentes, el sistema muestra la pantalla con los bloques
siguientes:
 Datos generales del documento de devolución.
 Cantidad del medicamento y/o material que se devuelve, y cuyo registro se llevará a
cabo una vez seleccionado el producto que se encuentra en la grilla inferior.
 Grilla inferior, en la cual se encuentran los registros de medicamentos y/o materiales
atendidos vía receta médica y que corresponde a los parámetros ingresados por el
usuario.
Pantalla 137 – Selección del Medicamento para Devolución

OCTIC
 Seleccionar el medicamento y/o material registrado en la grilla inferior.

 Hacer clic en el ícono de Edición, ubicado al final de la fila seleccionada.
El sistema captura el “Código de Material” y “Descripción” que fue seleccionado y los
transfiere al bloque superior, para luego proceder con lo siguiente:
 Seleccionar en la lista desplegable el Concepto de devolución.

 Ingresar Nro. Documento de Referencia.
 Ingresar cantidad de Devolución.
 Hacer clic en el botón “Aceptar”.
Pantalla 138 – Ingresar Cantidad del Medicamento a Devolver
Una vez realizada la operación anterior, el sistema muestra la pantalla con los registros
actualizados, el Nro. de Documento de devolución generado y el mensaje “La devolución se
Pantalla 139 – Actualización de los Registros por Devolución

OCTIC
6.2.4. Extorno de Recetas
Esta opción permite volver al estado inicial, es decir retorna al proceso de “Atención Recetas”, el
material y/o medicamento seleccionado (Siempre y cuando no haya sido sujeto de algún proceso de
devolución), quedando grabado todos los cambios realizados en ésta opción para fines de seguimiento y
control de la información.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Movimientos / “Extorno de Recetas”.
Pantalla 140 – Opción “Extorno de Recetas”
El sistema muestra la pantalla “EXTORNO DE ATENCION DE RECETAS”, con los siguientes

bloques:
 Bloque Superior: Almacén (Farmacia ó Depósito que atiende la Solicitud de Extorno) y

Solicitud Receta (Nro. de Receta del cual se realiza el extorno)
 Movimientos: Donde se muestran los registros de Solicitudes de Extorno de materiales
que el almacén ha atendido.
Pantalla 141 – Búsqueda de Receta a Extornar

OCTIC
b.1 Almacén y Solicitud Receta: Ubicarse en el primer bloque de la pantalla y realizar lo

siguiente:
 Hacer clic en el botón de la lista desplegable.
 Seleccionar la Farmacia ó Depósito donde se atendió la solicitud de receta y que atenderá la
Solicitud de Extorno.
 Ingresar el Nro. de Receta en el campo “Solicitud Receta”
 Hacer clic en el ícono de Ejecución, ubicado al lado derecho del dato ingresado.
Pantalla 142 – Seleccionar Almacén para Extorno de Receta
En este paso, el sistema muestra la pantalla con los siguientes bloques:

- Datos del Paciente : Información de datos personales y acreditación del paciente.
- Acto Médico : Datos correspondientes a la atención médica.
- Movimientos : Datos de materiales y/o medicamentos según receta.
 Seleccionar 1 ó varios ítems de la receta, activando la casilla de verificación en cada una.

 Hacer clic en el botón “Extornar”.
Pantalla 143 – Seleccionar Material ó Medicamento a Extornar
A continuación, el sistema solicita confirmar la operación de extorno con el siguiente mensaje

“Está seguro de hacer el extorno” (Aceptar/Cancelar).
 Si elige la opción “Aceptar”, confirma el extorno de los registros seleccionados.

 Si elige la opción “Cancelar”, no efectúa la operación de extorno.
Si el extorno fue exitoso, el sistema muestra el mensaje: “Extorno realizado con éxito”.

OCTIC
Pantalla 144 – Extorno realizado
Si se desea visualizar e imprimir el reporte de extorno, ubicarse en el bloque superior y

proceder de la siguiente manera:
 Hacer clic en el ícono de Visualización ubicado al lado derecho de “Solicitud

Receta”.
 Seleccionar en la pantalla “ATENCIONES REALIZADAS” el documento que se desea
imprimir, haciendo clic en el ícono de la Impresora al final de la fila elegida.
- Al elegir el documento “ATENCION RECETA”, se visualiza el reporte “Nota de

Salida”, para imprimir dicho reporte basta con hacer clic en el ícono de la
Impresora.
- Al elegir el documento “NOTA DE ENTRADA POR OTROS INGRESOS”, se

visualiza el reporte “Nota de Ingreso”, para imprimir dicho reporte basta con
hacer clic en el ícono de la Impresora.
Pantalla 145 – Generar Reportes

OCTIC
6.2.5. Notas de Ingreso
Esta opción permite registrar los materiales que ingresan a un Almacén (Farmacia ó Depósito) dentro del
CAS, utilizando como medio el documento “Nota de Ingreso Materiales”.
Asimismo, permite consultar las Notas de Ingreso de Materiales registradas en el Almacén del CAS
utilizando diversos parámetros, así como Crear é Imprimir los datos de estos documentos.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Movimientos / “Notas de Ingreso”.
Pantalla 146 – Opción “Notas de Ingreso”
El Sistema muestra la pantalla “NOTA DE INGRESO”, con los bloques:
 Bloque Superior: Almacén/Depósito (Farmacia ó Depósito que atiende la Nota de

Ingreso) y los Parámetros de Búsqueda de los documentos que ya fueron registrados.
 Bloque Inferior: Donde se muestra los registros de Notas de Ingreso de Materiales.
Pantalla 147 – Notas de Ingreso

OCTIC
botón de la lista desplegable, el usuario debe seleccionar la Farmacia ó Depósito que atenderá
la Nota de Ingreso.
b.2 Búsqueda Por: Esta opción permite, realizar búsqueda de las Notas de Ingreso anteriores. Para
ello el usuario debe ingresar ó seleccionar los parámetros de búsqueda, considerando lo
siguiente:
 Nro. Documento : Búsqueda de un determinado documento (Nota de Ingreso)

 Tipo de Documento : Filtra las Notas de Ingreso por tipo de documento.
 Fecha Documento : Filtra las Notas de Ingreso efectuadas en una fecha indicada.
Lupa para realizar la búsqueda.
En el bloque “Lista Detalle”, el sistema muestra los registros de Notas de Ingreso de Materiales
que han sido generadas en el Almacén del CAS y cuyos datos coinciden con los parámetros
Pantalla 150 – Resultado de Búsqueda de Notas de Ingreso
Luego de haberse mostrado las Notas de Ingreso existentes, el usuario tiene opción a realizar
las siguientes actividades:
- Crear Nota de Ingreso.

- Imprimir Nota de Ingreso.

OCTIC
b.3 Crear Nota de Ingreso
Para crear una Nota de Ingreso, hacer lo siguiente:

 Hacer clic en el botón “Adicionar”.
El sistema muestra la pantalla “NOTA DE INGRESO”, donde apertura el formulario en

blanco para ingresar datos sobre la nueva Nota de Ingreso a crear.
Pantalla 151 – Crear Nueva Nota de Ingreso
 Seleccionar en la lista desplegable el Tipo de Movimiento a realizar.

En el caso de Seleccionar: Devolución de Servicio, Extorno de un Egreso (informa al SAP) ó
Ingreso Transferencia de Farmacia PAAD, se apertura en pantalla 2 nuevos campos para el
ingreso de datos (Área y Servicio).
 Seleccionar en la lista desplegable que se activa en función al Tipo de Movimiento elegido, el
Concepto que corresponde.
 Ingresar Nro. Documento de Referencia (Número de control interno que asigna el usuario
que realiza la Nota de Ingreso).
Pantalla 152 – Datos Cabecera de Nueva Nota de Ingreso
 Ingresar Material (Código de Medicamento ó Material) en forma directa ó vía Parámetro de

Búsqueda.
 Hacer clic en el botón “Aceptar”.
Pantalla 153 – Ingresar Código y Cantidad del Material
Nota: En el 1er. Material que se ingresa, el sistema genera el Nro. Nota de Ingreso.

OCTIC
En el caso de no tener los Códigos (Medicamento ó Material), se procede a hacer clic en el
ícono de búsqueda respectivo, el cual apertura una pantalla “Lista de Materiales”,
donde se presenta el listado de los medicamentos y materiales que se agregarán al
documento. Para ello se procede de la siguiente manera:
o Ingresar en el campo Descripción el medicamento ó material que se desea agregar,

utilizando el comodín “%” en los extremos de dicho dato, como se muestra en la
figura.
o Hacer clic en el ícono de Lupa para realizar la búsqueda.
sistema captura el dato de código (Medicamento ó Material) y lo transfiere a la pantalla
“NOTA DE INGRESO”, en el campo “Código”.
o Ingresar Cantidad
“Cerrar”.
Una vez realizada la acción de “Aceptar”, el sistema inserta un registro en la parte final de la
“Lista Detalle” con los datos del Medicamento ó Material que se ingresó y a la vez se
limpian los campos de ingreso de datos para continuar con el siguiente medicamento ó
material si se requiriese.
Pantalla 155 – Registrar Material

OCTIC
Asimismo, si se desea modificar ó eliminar algún registro ingresado antes de grabar, se

debe hacer lo siguiente:
Modificar: (Considerar, que el único campo que puede ser modificado es la Cantidad).
 Seleccionar el medicamento ó material a modificar, haciendo clic sobre él.

 Hacer clic en el ícono de Edición.
El sistema captura el “Código de Material”, “Descripción” y “Cantidad” que fue
seleccionado y los transfiere al bloque superior.
 Ingresar la cantidad rectificada en el campo “Cant”
 Hacer clic en el botón “Aceptar”
Pantalla 156 – Modificar Cantidad del Material
Eliminar:
 Seleccionar el medicamento ó material, haciendo clic sobre él.

 Hacer clic en el ícono de Eliminar el registro correspondiente.
Pantalla 157 – Eliminar Material
Luego de verificar los datos ingresados, realizar lo siguiente:
 Hacer clic en el botón “Salir”.
El sistema solicita confirmar la operación mediante el mensaje “¿Está seguro de salir?, ya

no se podrá realizar modificaciones”, (Aceptar/Cancelar).
 Si elige la opción “Cancelar”, permite continuar con el ingreso, modificación ó

eliminación de los datos de la Nueva Nota de Ingreso.
 Si elige la opción “Aceptar”, confirma la grabación de la Nueva Nota de Ingreso y

Actualiza el stock de materiales del almacén.

OCTIC
Pantalla 158 – Grabar Nota de Ingreso
b.4 Imprimir Nota de Ingreso
Para imprimir la Nota de Ingreso, efectuar lo siguiente:
 Realizar las actividades “b.1” y “b.2”, antes descritas.

 Seleccionar Documento (Nota de Ingreso).
visualización de los medicamentos y/o materiales correspondientes a la Nota de Ingreso.
Pantalla 159 – Seleccionar Nota de Ingreso
El sistema muestra la pantalla “NOTA DE INGRESO”, la cual contiene los siguientes

bloques:
 Datos generales de la Nota de Ingreso (Almacén/Depósito, Tipo Movimiento,

Concepto, Nro. y Fecha de Documento, Área y Servicio).
 Detalle, Registro de medicamentos y/o materiales que conforman la Nota de Ingreso
seleccionada.

OCTIC
Pantalla 160 – Nota de Ingreso a Imprimir
 Hacer clic en el botón “Imprimir”, para que se genere el reporte “NOTA DE INGRESO
MATERIALES” en formato PDF.
 Hacer clic en el ícono de la Impresora como se muestra en la figura, para gestionar la
impresión del documento generado.
 Hacer clic en el ícono de “Cerrar” para salir de la ventana.
Pantalla 161 – Reporte Nota de Ingreso Materiales
Para terminar con la actividad “b.4” el usuario debe hacer clic en el botón “Salir”. Para lo cual el
sistema solicitará la conformidad mediante el mensaje “¿Está seguro de salir?, Ya no se
podrá realizar modificaciones” (Aceptar/Cancelar).
 Si elige la opción “Aceptar”, retorna a la pantalla de ingreso de datos.

 Si elige la opción “Cancelar”, retorna a la pantalla anterior.

OCTIC
6.2.6. Notas de Salida
Esta opción permite registrar los materiales que salen de un Almacén (Farmacia ó Depósito) dentro del
CAS, utilizando como medio el documento “Nota de Salida Materiales”.
Asimismo, permite consultar las Notas de Salida de Materiales registradas en el Almacén del CAS
utilizando diversos parámetros, así como Crear e Imprimir los datos de estos documentos.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Movimientos / “Notas de Salida”.
Pantalla 162 – Opción “Notas de Salida”
El Sistema muestra la pantalla “NOTA DE SALIDA”, con los bloques:
 Bloque Superior: Almacén/Depósito (Farmacia ó Depósito que atiende la Nota de

Salida) y los Parámetros de Búsqueda de los documentos que ya fueron registrados.
 Bloque Inferior: Donde se muestra los registros de Notas de Salida de Materiales.
Pantalla 163 – Nota de Salida

OCTIC
botón de la lista desplegable, el usuario debe seleccionar la Farmacia ó Depósito que atenderá
el documento de devolución del paciente.
b.2 Búsqueda Por: Esta opción permite, realizar búsqueda de las Notas de Salida anteriores. Para
ello el usuario debe ingresar ó seleccionar los parámetros de búsqueda, considerando lo
siguiente:
 Nro. Documento : Búsqueda de un determinado documento (Nota de Salida)

 Tipo de Documento : Filtra las Notas de Salida por tipo de documento.
 Fecha Documento : Filtra las Notas de salida efectuadas en una fecha indicada.
Lupa para realizar la búsqueda.
En el bloque “Lista Detalle”, el sistema muestra los registros de Notas de Salida de Materiales
que han sido generadas en el Almacén del CAS y cuyos datos coinciden con los parámetros
Pantalla 166 – Resultado de Búsqueda de Notas de Salida
Luego de haberse mostrado las Notas de Salida existentes, el usuario tiene opción a realizar las
siguientes actividades:
- Crear Nota de Salida.

- Imprimir Nota de Salida.

OCTIC
b.3 Crear Nota de Salida
Para crear una Nota de Salida, Hacer lo siguiente:

 Hacer clic en el botón “Adicionar”.
A continuación, el sistema muestra la pantalla “NOTA DE SALIDA”, donde se muestra el

formulario en blanco para ingresar datos sobre la nueva Nota de Salida a crear.
Pantalla 167 – Crear Nueva Nota de Salida
 Seleccionar en la lista desplegable el Tipo de Movimiento a realizar.

En el caso de Seleccionar: Entrega a Paciente, Extorno de un Ingreso (informa al SAP) ó
Egreso Transferencia a Farmacia PAAD, se apertura en pantalla 2 nuevos campos para el
ingreso de datos (Área y Servicio).
 Seleccionar en la lista desplegable que se activa en función al Tipo de Movimiento elegido, el
Concepto que corresponde.
 Ingresar Nro. Documento de Referencia (Número de control interno que asigna el usuario
que realiza la Nota de Egreso).
Pantalla 168 – Datos Cabecera de Nueva Nota de Salida
 Ingresar Material (Código de Medicamento ó Material) en forma directa ó vía Parámetro de

Búsqueda.

OCTIC
Pantalla 169 – Ingresar Código y Cantidad del Material
Nota: En el 1er. Material que se ingresa, el sistema genera el Nro. Nota de Salida.
En el caso de no tener los Códigos (Medicamento ó Material), se procede a hacer clic
en el ícono de búsqueda respectivo, el cual apertura una pantalla “Lista de
Materiales”, donde se presenta el listado de los medicamentos y materiales que se
agregarán al documento. Para ello se procede de la siguiente manera:
o Ingresar en el campo Descripción el medicamento ó material que se desea

o Hacer clic en el ícono de Lupa para realizar la búsqueda.
sistema captura el dato de código (Medicamento ó Material) y lo transfiere a la
pantalla “NOTA DE SALIDA”, en el campo “Código”.
Una vez realizada la acción de “Aceptar”, el sistema inserta un registro en la parte final de la
“Lista Detalle” con los datos del Medicamento ó Material que se ingresó y a la vez se
limpian los campos de ingreso de datos para continuar con el siguiente medicamento ó
Pantalla 171 – Registrar Material

OCTIC
Asimismo, si se desea modificar ó eliminar algún registro ingresado antes de grabar, se

debe hacer lo siguiente:
Modificar: (Considerar, que el único campo que puede ser modificado es la Cantidad).
 Seleccionar el medicamento ó material a modificar.

 Hacer clic en el ícono de Edición.
El sistema captura el “Código de Material”, “Descripción” y “Cantidad” que fue
seleccionado y los transfiere al bloque superior.
 Ingresar la cantidad rectificada en el campo “Cantidad”
 Hacer clic en el botón “Aceptar”
Pantalla 172 – Modificar Cantidad del Material
Eliminar:
 Seleccionar el medicamento ó material.

 Hacer clic en el ícono de Eliminar el registro correspondiente.
Pantalla 173 – Eliminar Material
Luego de verificar los datos ingresados, realizar lo siguiente:
 Hacer clic en el botón “Salir”.
El sistema solicita confirmar la operación mediante el mensaje “¿Está seguro de salir?, ya

no se podrá realizar modificaciones”, (Aceptar/Cancelar).
 Si elige la opción “Cancelar”, permite continuar con el ingreso, modificación ó

eliminación de los datos de la Nueva Nota de Salida.
 Si elige la opción “Aceptar”, confirma la grabación de la Nueva Nota de Salida y

Actualiza el stock de materiales del almacén.

OCTIC
Pantalla 174 – Grabar Nota de Salida
b.4 Imprimir Nota de Salida
Para imprimir la Nota de Salida, efectuar lo siguiente:
 Realizar las actividades “b.1” y “b.2”, antes descritas

 Seleccionar Documento (Nota de Salida).
visualización de los medicamentos y/o materiales correspondientes a la Nota de Salida.
Pantalla 175 – Seleccionar Nota de Salida
 Hacer clic en el botón “Imprimir”, para que se genere el reporte “NOTA DE SALIDA
MATERIALES” en formato PDF.

OCTIC
Pantalla 176 – Nota de Salida a Imprimir
 Hacer clic en el ícono de la Impresora como se muestra en la figura, para gestionar la

impresión del documento generado.
 Hacer clic en el ícono de “Cerrar” para salir de la ventana.
Pantalla 177 – Reporte Nota de Salida Materiales
Para terminar con la actividad “b.4” el usuario debe hacer clic en el botón “Salir”. Para lo cual el
sistema solicitará la conformidad mediante el mensaje “¿Está seguro de salir?, Ya no se
podrá realizar modificaciones” (Aceptar/Cancelar).
 Si elige la opción “Aceptar”, retorna a la pantalla de ingreso de datos.

 Si elige la opción “Cancelar”, retorna a la pantalla anterior.

OCTIC
6.2.7. Entrega a Servicios
Esta opción permite registrar los datos que se generan en el Almacén durante el proceso de Atención de
las solicitudes de Pedidos de Materiales ó Medicamentos que realizó un Servicio Hospitalario dentro del
CAS, utilizando como medio el documento “Nota de Pedido del Servicio”.
Asimismo, el usuario tiene la opción de consultar las Notas de Pedido de Materiales que realizó un
Servicio y se encuentran como “Pendientes de atención”, utilizando diversos parámetros de búsqueda,
para finalmente realizar la entrega total ó parcial de los productos solicitados.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Movimientos / “Entrega a Servicios”.
Pantalla 178 – Opción “Entrega a Servicios”
El sistema muestra la pantalla “ENTREGA DE MATERIALES A LOS SERVICIOS”, con los

siguientes bloques:
 Bloque Superior: Almacén (Farmacia ó Depósito que atiende la Solicitud de Nota de

Pedido) y los Parámetros de Búsqueda de dichas solicitudes.
 Solicitudes: Donde se muestran los registros de Solicitudes de Notas de Pedido de
materiales que el almacén tiene atendidos ó como pendientes de atención.
Pantalla 179 – Búsqueda de Notas de Pedido

OCTIC
b.1 Almacén: Ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla. Al hacer clic en el botón de la
lista desplegable, el usuario debe seleccionar la Farmacia ó Depósito con el que atenderá la
Solicitud de Nota de Pedido.
Pantalla 180 – Seleccionar Almacén
b.2 Buscar Solicitudes: Ubicados en la parte superior derecha de la pantalla. El usuario debe
ingresar ó seleccionar los parámetros de búsqueda, considerando lo siguiente:
 Buscar por Solicitudes : Filtra por estado de solicitudes (Pendientes ó Todos).

 Número : Búsqueda de una determinada solicitud.
 Año / Mes : Filtra las solicitudes por año y mes en específico
 Día : Filtra las solicitudes por un día en específico.
En el bloque “Solicitudes”, el sistema muestra los registros de Notas de Pedido de Materiales

“No atendidas”, que han sido generadas desde un Servicio Hospitalario del CAS y cuyos datos
coinciden con los parámetros ingresados por el usuario. A continuación hacer lo siguiente:
 Seleccionar la Nota de Pedido.

 Hacer clic en el ícono de Edición ubicado al final de la fila seleccionada. La cual permite
mostrar la pantalla con información correspondiente a la Nota de Pedido seleccionada para su
atención.
Pantalla 182 – Editar Solicitud

OCTIC
 Editar el valor del campo “Cant. x Entregar” para su confirmación ó modificación en función
del Saldo Actual de la fila seleccionada (Esta cantidad puede ser menor ó igual a la cantidad
solicitada).
 Hacer clic en el botón “Entregado” una vez confirmados los datos ingresados.
Pantalla 183 – Efectúa Entrega del Pedido
El sistema procede a grabar los datos del detalle de la Nota de Pedido que fueron ingresados
por el usuario.
Si la grabación fue exitosa, el sistema procede de la siguiente manera:
 Se actualizan los valores en los campos:

- Saldo Actual : El restante en stock del Almacén.
 Se genera el Número de Nota de Salida.

 Se muestra el mensaje “Se actualizó con éxito la atención de los medicamentos
indicados”.
 Se Actualiza el Stock de Materiales del almacén que atendió
Pantalla 184 – Graba Entrega del Pedido
Para imprimir el documento atención de la Nota de Pedido de Materiales, se debe hacer lo

siguiente:

OCTIC
El sistema muestra el reporte “NOTA DE SALIDA” en formato PDF”, con los datos
cabecera y detalle de la Nota de Pedido de Materiales, el cual para efectos de imprimir
el documento generado, deberá hacer clic en el ícono de la Impresora.
Pantalla 185 – Gestiona Impresión en Físico
Finalmente, en esta última pantalla se muestran dos (2) íconos:
 Icono de la Impresora (Imprimir solicitud): Se visualiza el reporte “Solicitud de Materiales”

con las cantidades atendidas por el Almacén.
 Icono de Visualización (Ver atenciones): Permite visualizar las atenciones realizadas por el
Almacén.
Pantalla 186 – Visualiza Solicitud Atendida

OCTIC
6.2.8. Nota de Transferencia - Salida

Esta opción permite registrar los datos que se generan en el Almacén durante el Proceso de Atención de
las Solicitudes de Pedidos de Materiales y/o Medicamentos que realizó otro Almacén dentro del CAS,
utilizando como medio el documento “Nota de Pedido del Almacén”.
Para este fin, utiliza diversos parámetros de búsqueda, con el propósito de la atención respectiva y la
entrega Total o Parcial de los productos solicitados.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Movimientos / “Not. Transfer-Salida”.
Pantalla 187 – Opción “Not. Transfer-Salida”
El sistema muestra la pantalla “TRANSFERENCIA DE MATERIALES - SALIDA DE MATERIALES”,

con los siguientes bloques:
 Bloque Superior: Almacén (Farmacia ó Depósito que atiende la Solicitud de Nota de

Pedido) y los Parámetros de Búsqueda de dichas solicitudes.
materiales que el almacén tiene atendidos ó como pendientes de atención.

OCTIC
lista desplegable, el usuario debe seleccionar la Farmacia ó Depósito con el que atenderá la
Solicitud de Nota de Pedido.

En el bloque de “Solicitudes”, el sistema muestra los registros de Notas de Pedido de

Materiales “No atendidas”, que han sido generadas desde otro Almacén del CAS y cuyos datos
coinciden con los parámetros ingresados por el usuario. A continuación hacer lo siguiente:

atención.
Pantalla 191 – Editar Solicitud

OCTIC
 Editar el valor del campo “Cant. x Entregar” para su confirmación ó modificación en función
del Saldo Actual de la fila seleccionada (Esta cantidad puede ser menor ó igual a la cantidad
solicitada).
 Hacer clic en el botón “Entregado” una vez confirmados los datos ingresados.
Pantalla 192 – Efectúa Entrega del Pedido
El sistema procede a grabar los datos del detalle de la Nota de Pedido que fueron ingresados
por el usuario.
 Se actualizan los valores en los campos:

- Saldo Actual : El restante en stock del Almacén.
 Se genera el Número de Nota de Salida.

indicados”.
 Se Actualiza el Stock de Materiales del almacén que atendió
Pantalla 193 – Graba Entrega del Pedido

OCTIC
Para imprimir el documento atención de la Nota de Pedido de Materiales, se debe hacer lo

siguiente:
El sistema muestra el reporte “NOTA DE SALIDA” en formato PDF, con los datos cabecera
y detalle de la Nota de Pedido de Materiales, el cual para efectos de imprimir el
documento generado, deberá hacer clic en el ícono de la Impresora.
Finalmente, en esta última pantalla se muestran dos (2) íconos:
 Icono de Impresora (Imprimir solicitud): Se visualiza el reporte “Solicitud de Materiales”

con las cantidades atendidas por el Almacén.
 Icono de Visualización (Ver atenciones): Permite visualizar las atenciones realizadas por el
Almacén.
Pantalla 195 – Visualiza Solicitud Atendida

OCTIC
6.2.9. Nota de Transferencia - Ingreso.
Esta opción permite registrar los datos que se generan en el Almacén durante el Proceso de Recepción
de los Materiales y/o Medicamentos que ingresarán al Almacén, a consecuencia de la Atención de las
Solicitudes de Pedidos que realizó otro Almacén dentro del CAS.
Para este fin, utiliza parámetros de búsqueda, con el propósito de realizar el ingreso Total ó Parcial de
los productos solicitados.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Movimientos / “Not. Transfer-Ingreso”.
Pantalla 196 – Opción “Not. Transfer-Ingreso”
El sistema muestra la pantalla “TRANSFERENCIA DE MATERIALES – INGRESO DE

MATERIALES”, con los siguientes bloques:
 Bloque Superior: Almacén (Farmacia ó Depósito que recepciona los materiales antes
solicitados vía Nota de Pedido) y los Parámetros de Búsqueda de dichas solicitudes.
materiales que el almacén tiene recibidos ó como pendientes de atención.

OCTIC
lista desplegable, el usuario debe seleccionar la Farmacia ó Depósito que recepciona los
materiales.

En el bloque “Solicitudes”, el sistema muestra los registros de Notas de Pedido de Materiales

“NO ATENDIDO” (del cual se efectuará recepción), y cuyos datos coinciden con los parámetros
ingresados por el usuario. A continuación hacer lo siguiente:

atención.
Pantalla 200 – Editar Solicitud para su Recepción

OCTIC
 Editar el valor del campo “Cant. x Ingresar”, considerando que la Cantidad a ingresar puede
ser menor ó igual a la Cantidad Solicitada.
 Hacer clic en el botón “Ingresar” una vez confirmados los datos ingresados.
Pantalla 201 – Efectúa Ingreso de Materiales
El sistema procede a grabar los datos del detalle de la Nota de Pedido Atendida (Recibida)
que fueron ingresados por el usuario.
 Se actualizan los valores en el campo “Cant. x Ingresar”.

 Se genera el Número de Nota de Ingreso.
indicados”.
 Se actualiza el Stock de Materiales del almacén que ingresó los materiales.
Pantalla 202 – Actualiza Ingreso de Materiales

OCTIC
6.2.10. Nota de Ingreso Pedido SAP
Esta opción permite registrar los datos que se generan en el Almacén durante el Proceso de Recepción
de los Materiales ó Medicamentos que ingresarán al Almacén (Farmacia ó Depósito), a consecuencia de
la Atención de las Solicitudes de Pedidos SAP que realizó otro Almacén dentro del CAS.
Para este fin, utiliza parámetros de búsqueda, con el propósito de realizar el ingreso Total ó Parcial de
los productos solicitados.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Movimientos / “Not. Ingreso Ped.SAP”.
Pantalla 203 – Opción “Not. Ingreso Ped.SAP”
b. Hacer clic en la opción indicada
El sistema muestra la pantalla “INGRESO DE MATERIALES SAP”, con los siguientes bloques:
 Bloque Superior: Almacén (Farmacia ó Depósito que recepciona los materiales antes
solicitados vía Nota de Pedido SAP) y los Parámetros de Búsqueda de dichas solicitudes.
 Documentos, donde se muestran los registros de Solicitudes de Notas de Pedido SAP que
el almacén tiene recibidos ó como pendientes de atención.
Pantalla 204 – Ingreso de Materiales SAP

OCTIC
lista desplegable, el usuario debe seleccionar la Farmacia ó Depósito que recepciona los
materiales.
Pantalla 205 – Seleccionar Farmacia ó Depósito
b.2 Buscar por: Permite ubicar las solicitudes de Nota de Pedido SAP utilizando parámetros de
búsqueda. Para ello, efectuar lo siguiente:
 Ingresar y/o seleccionar los parámetros de búsqueda, considerando:
 Mes / Año : Filtra los documentos por mes y año en específico.

 Del Día : Filtra las documentos por un día en específico.
 Número : Búsqueda de un determinado documento.
 Hacer clic en el ícono de Lupa para realizar la búsqueda.

 Seleccionar estado de documentos (Pendientes ó Todos).
 Seleccionar documento.
mostrar la pantalla con información correspondiente a la Nota de Pedido SAP seleccionada
para el ingreso de materiales.
 Editar el valor del campo “Cant. x Ingresar”, considerando que la Cantidad a ingresar puede
ser menor ó igual a la Cantidad Solicitada.
 Hacer clic en el botón “Ingresar” una vez confirmados los datos ingresados.

OCTIC
Pantalla 207 – Ingreso de Materiales
El sistema procede a grabar los datos del detalle de la Nota de Pedido SAP.
 Se actualizan los valores en el campo “Cant. x Ingresar”.

 Se genera el Número de Nota de Ingreso.
 Se muestra el mensaje “Se generó N.Ingreso: …..”.
 Se actualiza el Stock de Materiales del almacén que ingresó los materiales.
Pantalla 208 – Actualiza Ingreso de Materiales

OCTIC
Para imprimir el documento atención de la Solicitud, se debe realizar lo siguiente:
El sistema muestra el reporte “NOTA DE TRANSFERENCIA” en formato PDF”, con los

datos cabecera y detalle de la Nota de Entrada de Almacén SAP, el cual para efectos de
imprimir el documento generado, deberá hacer clic en el ícono de la Impresora.

OCTIC
6.2.11. Genera Consumos SAP
Esta opción permite generar el archivo de Consumos SAP correspondiente a un periodo determinado.
Los archivos que se generan tienen la siguiente estructura: hxxxxxxx.pdf y hxxxxxxx.sap.
 Los 4 dígitos después de la “h” corresponden al Código del CAS.
 Los últimos 3 dígitos corresponden al Nro. correlativo del CAS.
 La extensión del archivo puede ser “.pdf” (Archivo generado para uso interno) y “.sap” (Archivo
que se reporta al SAP).
Es recomendable no generar este proceso 2 veces al día, por que se distorsionarían los reportes de
saldos.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Movimientos / “Genera Consumos SAP”.
Pantalla 210 – Opción “Genera Consumos SAP”
El sistema muestra la pantalla “CONSUMOS MATERIALES SAP”, con el bloque de Fecha y periodo
a procesar, y el Contenedor en el que se visualizan los archivos existentes, generados en procesos
anteriores.
Pantalla 211 – Consumos Materiales SAP

OCTIC
Para generar un nuevo proceso de Consumos SAP, el usuario se debe ubicar en la parte superior de
la pantalla y realizar lo siguiente:
 Ingresar ó seleccionar la Fecha proceso.

 Ingresar ó seleccionar en el campo Periodo la fecha de Inicio y Fecha Final.
 Hacer clic en el botón “Procesar”.
El sistema muestra la pantalla “CONSUMOS MATERIALES SAP”, en la que se visualiza el

Conteo de Registros, Dos (02) archivos generados con extensión pdf y sap, la Fecha y hora del
Proceso y el indicador de Estado “Nuevo”.
Pantalla 212 – Genera Archivos en PDF y SAP
 Seleccionar el archivo que se desea descargar (pdf / sap)
 Si selecciona el Archivo pdf:

- Hacer clic en el ícono de Descarga al final de la fila seleccionada.
Se visualiza la ventana en la que se identifica al archivo que va a ser bajado del servidor.
- Hacer clic en el botón “Empezar”
El sistema muestra la pantalla que realiza la interfaz con el programa Adobe Acrobat, en
el cual se tendrá tres opciones: Abrir el archivo, Guardar ó Cancelar.
- Hacer clic en el botón que se desea.
Pantalla 213 – Descarga de Archivo PDF

OCTIC
* Al elegir la opción “Abrir”, se visualiza el “REPORTE DE CONSUMOS” en formato

PDF, el cual podrá imprimir haciendo clic en el ícono de la Impresora.
Pantalla 214 – Visualización de Reporte PDF
* Al elegir la opción “Guardar”, se visualiza el explorador de Windows en el cual se

debe escoger la ruta donde se guardará el Reporte.
Pantalla 215 – Guardar Reporte generado en PDF
 Si selecciona el Archivo sap:

- Hacer clic en el ícono de Descarga al final de la fila seleccionada.
- Hacer clic en el botón “Empezar”
El sistema muestra la pantalla con opciones: Buscar (Requiere programa que realice
interfaz para abrirlo), Guardar ó Cancelar.
- Hacer clic en el botón “Guardar”.

OCTIC
Pantalla 216 – Descarga de Archivo SAP
* Se visualiza el explorador de Windows en el cual se debe escoger la ruta donde se

guardará el Archivo.
Pantalla 217 – Guardar Archivo
Es preciso mencionar, que los archivos generados y grabados en la carpeta a elección del usuario,
inician con el prefijo tmp (temporal). Se recomienda eliminar este prefijo, para que la denominación
del archivo inicie con la letra “h”.
Para terminar con la actividad “b” el usuario debe hacer clic en el botón “Salir”.

OCTIC
6.2.12. Genera Conciliación SAP

Esta opción permite generar el archivo de Conciliación SAP correspondiente a un periodo determinado.
El archivo que se genera tiene la siguiente estructura: cxxxxxxx.sap
 Los 4 dígitos después de la “c” corresponden al Código del CAS.
 Los últimos 3 dígitos corresponden al Nro. correlativo del CAS.
 La extensión del archivo es “.sap” (Archivo que se reporta al SAP).
Es recomendable no generar este proceso 2 veces al día, por que se distorsionarían los reportes de
saldos.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Movimientos / “Genera Conciliación SAP”.
Pantalla 218 – Opción “Genera Conciliac. SAP”
El sistema muestra la pantalla “SALDOS MATERIALES SAP”, con el bloque de Fecha a procesar, y
el Contenedor en el que se visualizan los archivos existentes, generados en procesos anteriores.
Pantalla 219 – Saldos Materiales SAP

OCTIC
Para generar un nuevo proceso de Conciliación SAP, el usuario se debe ubicar en la parte superior de
la pantalla y realizar lo siguiente:
 Ingresar ó seleccionar la Fecha proceso.

El sistema muestra la pantalla “SALDOS MATERIALES SAP”, en la que se visualiza el Conteo de

Registros, el archivo generado con extensión sap, la Fecha y hora del Proceso y el indicador de
Estado “Nuevo”.
Pantalla 220 – Genera Archivo SAP
 Seleccionar el nuevo archivo generado.

 Hacer clic en el ícono de Descarga al final de la fila seleccionada.
 Hacer clic en el botón “Empezar”
El sistema muestra la pantalla con opciones: Buscar (Requiere programa que realice interfaz para
abrirlo), Guardar ó Cancelar.
 Hacer clic en el botón “Guardar”.
Pantalla 221 – Descarga de Archivo SAP

OCTIC
* Se visualiza el explorador de Windows en el cual se debe escoger la ruta donde se guardará el

Archivo.
Es preciso mencionar, que el archivo generado y grabado en la carpeta a elección del usuario, inicia
con el prefijo tmp (temporal). Se recomienda eliminar este prefijo, para que la denominación del
archivo inicie con la letra “c”.

OCTIC
6.3. Procesos de Cierre
6.3.1. Cierre Mensual
Esta opción procesa el cierre de los movimientos de materiales y medicamentos originados en el CAS en
forma mensual.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Procesos de Cierre / “Cierre Mensual”.
Pantalla 223 – Opción “Cierre Mensual”
El sistema muestra la pantalla “CIERRE DE ALMACENES”, en la cual se debe realizar lo siguiente:

El sistema emite mensaje solicitando confirmación de cierre.
Pantalla 224 – Proceso de Cierre de Almacenes

OCTIC
6.4. Inventario Físico

En este sub-módulo se realiza el proceso de Inventario de los materiales y/o medicamentos existentes en
el CAS, para lo cual tener presente que todos los documentos deben estar totalmente registrados a la
fecha del inventario programado.
Previo a iniciar el proceso de Inventario, el Operador debe realizar lo siguiente:
 Bloqueo de los procesos de Farmacia.
 Configuración de los Almacenes que por 1ra. vez informarán su Inventario al SAP.
Bloqueo de los Procesos de Farmacia

Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Tablas del Sistema / Tablas del Sistema / Mód. Admisión-Citas /
“Parám. Gen. Cen. Asis.”.
Pantalla 225 – Opción “Parám. Gen. Cen. Asis.”
El sistema muestra la pantalla “PARAMETROS GENERALES DEL CENTRO ASISTENCIAL”, en la

cual para modificar los datos necesarios para el proceso respectivo, debe hacer clic en el botón
“Modificar”.
Pantalla 226 – Parámetros Generales del Centro Asistencial

OCTIC
El Operador procede a realizar lo siguiente:
 Seleccionar en el bloque de Control de Procesos:

 ¿Bloqueo Procesos Farmacia? (Inventario)”, la opción “SI”
 Fecha Ultimo Inventario Físico, la fecha en que se realiza el Inventario actual (si son
varios días indicar la fecha inicial).
 Hacer clic en el botón “Aplicar Cambios”.
Pantalla 227 – Bloquear Procesos
Configuración de los Almacenes que por 1ra. vez Informarán su Inventario al SAP
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Tablas del Sistema / Tablas Maestras / Mód. Farmac. y Dep. /
“Almacenes”.
Pantalla 228 – Opción “Almacenes”
El sistema muestra la pantalla “ALMACENES”, en la cual se deben modificar los datos necesarios
para el proceso respectivo.

OCTIC
Pantalla 229 – Almacenes
El Operador procede a realizar lo siguiente por cada Almacén (Farmacia y/o Depósito) del CAS que
realizará el inventario y que empezará a informar al SAP:
 Seleccionar en la grilla al Almacén correspondiente.

 Hacer clic en el botón “Modificar”.
 Seleccionar en la lista desplegable “¿Informa al SAP?” de la nueva pantalla, la opción “SI”.
 Registrar en el campo “Almacén SAP”, el código de Almacén Logístico SAP que corresponde al
Almacén seleccionado.
 Hacer clic en el botón “Aplicar Cambios”.
Pantalla 230 – Modificar Características del Almacén
Una vez efectuado los cambios respectivos, el usuario puede iniciar el proceso de Inventario, ingresando
al Módulo de Farmacia y Depósitos, y realizar las opciones que componen el sub-módulo de
Inventario Físico, los cuales son:
a) Crea Archivo de Inventario.
b) Reporte Hojas de Inventario.
c) Reporte Corte Documentario.
d) Registro de Inventario.
e) Reporte Verificación de Inventario.
f) Reporte de Diferencias.
g) Reporte de Diferencias Valorizado.
h) Ajuste de Inventario.
i) Genera Archivo de Inventario SAP.
j) Genera Archivo Inicial SAP.
k) Reporte de Inventario Valorizado.

OCTIC
6.4.1. Crea Archivo de Inventario

Esta opción efectúa la carga del archivo valorizado de medicamentos y material médico a ser
inventariados que proviene del SAP ó genera el archivo para los almacenes que no se controlan desde el
SAP o que empezarán a informar sus consumos a dicho sistema.
El archivo generado por el SAP tiene la siguiente estructura: CCCCAAAA.sap

 Los 4 primeros dígitos corresponden al Código Centro SAP.
 Los 4 últimos dígitos corresponden al Código Almacén Logístico SAP.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Inventario Físico / “Crea Arch. Inventario”.
Pantalla 231 – Opción “Crea Arch. Inventario”
El sistema muestra la pantalla “CREACION DE INVENTARIO”, en la cual el usuario debe elegir el

tipo de inventario a realizar (Inventario SAP ó Inventario Manual).
Pantalla 232 – Creación de Inventario

OCTIC
b.1 Inventario SAP: Si el CAS se encuentra registrado en el SAP y se están informando

regularmente sus consumos, se debe realizar lo siguiente:
 Seleccionar la opción “Inventario SAP”

 Hacer clic en el botón “Examinar”
Aquí se visualiza el explorador de Windows para ubicar la ruta donde se encuentra el archivo
que proviene del SAP.
 Seleccionar el archivo SAP a cargar.
 Hacer clic en el botón “Abrir” ó doble clic en el mismo archivo.
 Hacer clic en el botón “Proceso”

El sistema muestra la pantalla con el siguiente mensaje “Proceso concluido
satisfactoriamente. n registros”, donde “n” es el número de registros leídos.
Pantalla 234 – Proceso Concluido Satisfactoriamente

OCTIC
b.2 Inventario Manual: Este tipo de inventario lo realiza el CAS que no informa sus consumos al
SAP ó que por primera vez informará su Inventario a dicho sistema. El archivo de inventario se
genera a partir del archivo de saldos del sistema. Para ello, debe seguir los siguientes pasos:
 Seleccionar la opción “Inventario Manual”

 Seleccionar en la lista desplegable una de éstas opciones:
 Solo con saldos : Genera el archivo solo con los medicamentos y material médico
que en el sistema figuran con saldo).
 Todos los movimientos : Genera el archivo con todos los medicamentos y material
médico que en el sistema figuran con o sin saldos.
 Activar las casillas de Almacenes haciendo clic en una de éstas opciones:
 Todos : Activa todas las casillas.
 Ninguno. : No activa ninguna casilla, permitiendo al usuario elegir la Farmacia y/o
Depósito que se va a inventariar con sólo hacer clic en la casilla respectiva.
 Hacer clic en el botón “Proceso”
Una vez procesado, el sistema muestra la siguiente pantalla con el mensaje “Proceso
concluido satisfactoriamente”.
Pantalla 236 – Proceso Concluido Satisfactoriamente

OCTIC
6.4.2. Reporte Hojas de Inventario

Esta opción permite imprimir el reporte para el registro manual del Inventario de los Almacenes del CAS.
Está diseñado para realizar hasta 2 conteos, el 2do. conteo se efectúa en el caso de que haya diferencias
que verificar como resultado del 1er conteo.
Esta actividad también la realiza el CAS que por primera vez informará su inventario al SAP.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Inventario Físico / “Rpt. Hojas Inventario”.
Pantalla 237 – Opción “Rpt. Hojas Inventario”
El sistema muestra la pantalla “EMISION DE HOJAS TOMA DE INVENTARIO”, en la cual se debe

seleccionar los datos necesarios para el proceso respectivo.
Pantalla 238 – Emisión de Hojas Toma de Inventario
El usuario procede a realizar lo siguiente por cada almacén que se va a inventariar:
 Seleccionar en la lista desplegable el Tipo de Almacén.

 Seleccionar en la lista desplegable la Farmacia y/o Depósito

OCTIC
Pantalla 239 – Seleccionar Farmacia y/o Depósito
El usuario en esta pantalla tiene dos (02) opciones: Imprimir ó Eliminar.
Imprimir Hojas Toma de Inventario
 Hacer clic en el botón “Imprimir”
El sistema muestra el reporte “TOMA DE INVENTARIO” en formato PDF, con la descripción

de los medicamentos y materiales a inventariar, el cual para efectos de imprimir el
Pantalla 240 – Reporte Toma de Inventario (1er. y 2do. Conteo)
Eliminar Hojas Toma de Inventario

Será utilizado para borrar el movimiento de inventario de un Almacén en el que ya no se efectuará
el mismo, o que por error fue creado. Sólo basta con realizar lo siguiente:
 Hacer clic en el botón “Eliminar”

OCTIC
6.4.3. Reporte Corte Documentario

Esta opción genera el reporte “Corte Documentario”, conteniendo información de los últimos
movimientos por tipo de documento realizados por cada Almacén (Farmacia / Depósito), para las
verificaciones correspondientes.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Inventario Físico / “Rpt. Corte Document.”.
Pantalla 241 – Opción “Rpt. Corte Document.”
El sistema muestra la pantalla “CORTE DOCUMENTARIO”, en la cual se debe seleccionar los datos
necesarios para el proceso respectivo.
Pantalla 242 – Corte Documentario

OCTIC
El usuario procede a realizar lo siguiente por cada almacén que se está inventariando:
 Seleccionar en la lista desplegable el Tipo Almacén.

 Seleccionar en la lista desplegable la Farmacia / Depósito
 Hacer clic en el botón “Imprimir”
Pantalla 243 – Seleccionar Farmacia y/o Depósito
El sistema muestra el reporte “CORTE DOCUMENTARIO – ULTIMOS MOVIMIENTOS” en

formato PDF, detallando las últimas solicitudes y movimientos realizados, el cual para efectos de
Pantalla 244 – Reporte Corte Documentario – Ultimos Movimientos

OCTIC
6.4.4. Registro del Inventario

Esta opción permite registrar los materiales y/o medicamentos inventariados físicamente en el Almacén
que reporta al SAP, a través de la pantalla “Registro de Inventario”.
Asimismo, permite registrar aquellos materiales y/o medicamentos inventariados físicamente que no
figuran en las Hojas de Inventario emitidas.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Inventario Físico / “Registro Inventario”.
Pantalla 245 - Opción “Registro Inventario”
El sistema muestra la pantalla “REGISTRO DE INVENTARIO”, en la cual se debe seleccionar los

datos necesarios para el proceso respectivo.
Pantalla 246 – Registro de Inventario
El usuario procede a realizar lo siguiente por cada almacén inventariado.
 Seleccionar en la lista desplegable Tipo de Farmacia.

 Seleccionar en la lista desplegable Almacén Depósito.
El sistema solicita a continuación la información de la Hoja de Inventario a registrar.

OCTIC
 Seleccionar en la lista desplegable Conteo (1er. ó 2do. conteo).

 Ingresar el Nro. de Página.
 Hacer clic en el ícono de Lupa, ubicado al lado derecho del dato ingresado.
Pantalla 247 - Seleccionar Datos
El sistema muestra la pantalla “REGISTRO DE INVENTARIO”, en la que se visualiza los datos

de cabecera (Año/Mes y Almacén que realiza el inventario), el bloque para agregar materiales
(físicamente existentes en el Almacén) que no están incluidos en la Lista Detalle, y la Lista Detalle
de Materiales en la que se deberá ingresar valores conforme las existencias en Almacén.
Pantalla 248 – Registro para Ingreso de Datos Inventariados
Ubicarse en la Lista Detalle de Materiales, y realizar lo siguiente:
 Ingresar en el campo de conteo (al final de cada ítem seleccionado) los datos según inventario
físico del Almacén.
 Hacer clic en el botón “Grabar Conteo” una vez confirmados todos los datos ingresados en la
página que presenta el sistema.

OCTIC
Pantalla 249 – Grabar Conteo
 Hacer clic en el botón de desplazamiento ó ingresar en el campo Página el Nro. de la siguiente

página a trabajar, y realizar nuevamente las actividades antes descritas. Este paso se repite hasta
culminar con todas las páginas que comprende el documento de conteo.
En el caso de que el Almacén tuviera en su Inventario Físico materiales que no forman parte de la
lista trabajada, puede realizar la actividad de “Agregar Material”.
Agregar Material
Para realizar esta actividad, el usuario debe ubicarse en el bloque respectivo y realizar lo siguiente:
 Ingresar el Código Material en forma directa ó vía Parámetro de Búsqueda (*).
 Ingresar la Cantidad según inventario físico del Almacén.
 Hacer clic en el botón “Agregar”.
Automáticamente, el sistema insertará un registro en la última página de las Hojas de
Inventario del sistema con los datos del Medicamento ó Material que se ingresó y a la vez
se limpian los campos de ingreso de datos para continuar con el siguiente medicamento ó
 Hacer clic en el botón “Grabar Conteo”, una vez culminado el ingreso de materiales y/o
medicamentos.
Pantalla 250 – Agregar Material y/o Medicamento

OCTIC
En el caso de no tener los Códigos (Medicamento ó Material), se procede a hacer clic en
el ícono de búsqueda respectivo, el cual apertura una pantalla “LISTA DE
MATERIALES”, donde se presenta el listado de los medicamentos y materiales que se
pueden solicitar. Para ello se procede de la siguiente forma:
o Ingresar en el campo Descripción el material ó medicamento que se desea

sistema captura el dato de código (Material ó Medicamento) y lo transfiere a la
pantalla “REGISTRO DE INVENTARIO”, en el campo “Código Material”.
“Cerrar”.
Imprimir Registro del Inventario
Si el usuario desea imprimir el reporte de “REGISTRO DE INVENTARIO”, solo bastará con hacer
clic en el botón “Imprimir” para que el sistema muestre el documento en formato PDF, el cual
para efectos de imprimirlo, deberá hacer clic en el ícono de la Impresora.
Pantalla 252 – Reporte Registro de Inventario

OCTIC
6.4.5. Reporte Verificación de Inventario

Esta opción genera el “Reporte de Verificación del Inventario”, con el propósito de que los datos
ingresados por el usuario, sean revisados para su conformidad.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Inventario Físico / “Rpt. Verificac. Inv.”.
Pantalla 253 – Opción “Rpt. Verificac. Inv.”
El sistema muestra la pantalla “REPORTE VERIFICACION INVENTARIO”, en la cual se debe

Pantalla 254 – Reporte Verificación Inventario

OCTIC
El usuario procede a realizar lo siguiente por cada almacén inventariado:

 Seleccionar en la lista desplegable el Almacén / Depósito
El sistema muestra el “REPORTE DE VERIFICACION DE INVENTARIO” en formato PDF, el

cual para efectos de imprimir el documento generado, deberá hacer clic en el ícono de la
Impresora.
Pantalla 256 – Reporte de Verificación de Inventario

OCTIC
6.4.6. Reporte de Diferencias

Esta opción genera el reporte de Conciliación entre lo inventariado (Almacén) y los Saldos del sistema,
para la verificación correspondiente.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Inventario Físico / “Rpt. de Diferencias”.
Pantalla 257 – Opción “Rpt. de Diferencias”
El sistema muestra la pantalla “REPORTE DE DIFERENCIAS DE INVENTARIO”, en la cual se debe

Pantalla 258 – Reporte de Diferencias de Inventario

 Seleccionar en la lista desplegable el Almacén / Depósito.
 Seleccionar una de las siguientes opciones para generar el reporte.
 Todos : Incluye en el reporte todos los medicamentos y/o materiales que figuran en las
Hojas de Inventario.
 Diferencia : Genera el reporte de sólo aquellos medicamentos y/o materiales que tienen
diferencias entre la cantidad física inventariada y el saldo del sistema.

OCTIC
El sistema muestra el detalle del “REPORTE DE CONCILIACION DE INVENTARIO” en

formato PDF, el cual para efectos de imprimir el documento generado, deberá hacer clic en el
Pantalla 260 – Reporte Conciliación de Inventario (Opción Todos)
Pantalla 261 – Reporte Conciliación de Inventario (Opción Diferencia)

OCTIC
6.4.7. Reporte de Diferencias Valorizado

Esta opción genera el reporte de Diferencias en forma valorizada entre lo inventariado (Almacén) y los
Saldos del sistema, para la verificación correspondiente.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Inventario Físico / “Rpt. Difer. Valorizado”.
Pantalla 262 – Opción “Rpt. Difer. Valorizado”
El sistema muestra la pantalla “REPORTE DE DIFERENCIAS VALORIZADO”, en la cual se debe

Pantalla 263 – Reporte de Diferencias Valorizado

 Seleccionar una de las siguientes opciones para generar el reporte.
 Todos : Incluye en el reporte todos los medicamentos y/o materiales que figuran en las
Hojas de Inventario.
 Diferencia : Genera el reporte de sólo aquellos medicamentos y/o materiales que tienen
diferencias entre la cantidad física inventariada y el saldo del sistema.

OCTIC
El sistema muestra el reporte detallado de “DIFERENCIAS DE INVENTARIO VALORIZADO”

en formato PDF, el cual para efectos de imprimir el documento generado, deberá hacer clic en el
Pantalla 265 – Reporte Diferencia de Inventario Valorizado (Opción Todos)
Pantalla 266 – Reporte Diferencia de Inventario Valorizado (Opción Diferencia)

OCTIC
6.4.8. Ajustes del Inventario

Esta opción realiza el Ajuste por las diferencias halladas entre lo inventariado (Almacén) y los saldos del
sistema. Como producto del ajuste de inventario, se generan las Notas de Ingreso y Salida, por los
sobrantes y faltantes, según sea el caso.
Nota importante: Se debe tener en cuenta que una vez realizado el Ajuste de Inventario, no hay opción
de modificar los ajustes efectuados.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Inventario Físico / “Ajustes Inventario”.
Pantalla 267 – Opción “Ajustes Inventario”
El sistema muestra la pantalla “AJUSTE DE INVENTARIO”, en la cual se debe seleccionar los datos
necesarios para el proceso respectivo.
Pantalla 268 – Ajuste de Inventario

OCTIC
 Seleccionar en la lista desplegable el Almacén / Depósito.

 Hacer clic en el botón “Ajustar”
El sistema solicita confirmar la operación (Aceptar/Cancelar) para realizar el proceso de Ajuste

de Inventario.
Pantalla 270 – Confirmar Operación
 Si elige la opción “Cancelar”, no efectúa la acción.

 Si elige la opción “Aceptar”, confirma realizar el ajuste de inventario.
- Genera la Nota de Ingreso por la cantidad de “Sobrantes” que registra el inventario
físico del Almacén por comparación con el saldo del sistema.
- Genera la Nota de Salida por la cantidad de “Faltantes” que registra el inventario físico
del Almacén por comparación con el saldo del sistema.
Pantalla 271 – Proceso de Ajuste de Inventario realizado

OCTIC
6.4.9. Genera Archivo de Inventario SAP

Esta opción procesa la información del Inventario realizado en el CAS, generando un archivo para ser
informado al SAP; así mismo, genera un reporte en formato PDF. Para la ejecución de esta opción, se
deben haber ajustado los saldos de todos los almacenes que han sido inventariados.
Nota importante: Esta opción solo debe ser ejecutada por los CAS que ya informan sus inventarios al
SAP.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Inventario Físico / “Genera Arch. Inv. SAP”.
Pantalla 272 – Opción “Genera Arch. Inv. SAP”
El sistema muestra la pantalla “Exportación Inventarios SAP”, en la cual se debe seleccionar los
Pantalla 273 – Exportación Inventarios SAP
El usuario procede a realizar lo siguiente:
 Seleccionar en la lista desplegable el Código de Almacén SAP.


OCTIC
Pantalla 274 – Seleccionar el Almacén SAP
Si el sistema muestra la siguiente pantalla, quiere decir que está pendiente de realizarse el
proceso de Inventario de la Farmacia ó Depósito del CAS que indica el mensaje.
Pantalla 275 – Notifica Almacén Pendiente de Registro de Inventario
Si se ha cumplido con realizar todas las opciones anteriores por cada Farmacia y/o Depósito
inventariado, el sistema muestra la siguiente pantalla.
 Hacer clic en el botón “Empezar”.
Pantalla 276 – Procesa Exportación Inventario SAP


OCTIC
 Hacer clic en el botón “Guardar”.
Pantalla 277 – Proceso de Descarga de Archivo
Se visualiza el explorador de Windows en el cual se debe escoger la ruta donde se guardará

el Archivo
* Si el usuario desea “Imprimir” el reporte del Archivo Inventario SAP generado, debe realizar lo
siguiente:

OCTIC
 Hacer clic en el botón “Imprimir”
Pantalla 279 – Seleccionar Opción para Imprimir
El sistema muestra el reporte detallado del “Resumen de Información Procesada para

Informar el Inventario al SAP” en formato PDF, el cual para efectos de imprimir el documento
generado, deberá hacer clic en el ícono de la Impresora.
Pantalla 280 – Reporte Resumen del Proceso de Inventario

OCTIC
6.4.10. Genera Archivo Inicial SAP

Esta opción genera el Archivo Inicial SAP del CAS que por primera vez informa sus inventarios al SAP.
Para la ejecución de esta opción, se deben haber ajustado los saldos de todos los almacenes que han
sido inventariados.
Nota importante: Esta opción no debe ser ejecutada por los CAS que ya informan sus inventarios al SAP.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Inventario Físico / “Genera Arch. Ini. SAP”.
Pantalla 281 – Opción “Genera Arch. Ini. SAP”
El sistema muestra la pantalla “Exportación Inventarios SAP”, en la cual se debe seleccionar los
Pantalla 282 – Exportación Inventarios SAP
 Seleccionar de la lista desplegable el Código de Almacén SAP.


OCTIC
Pantalla 283 – Seleccionar el Almacén SAP
Si el sistema muestra la siguiente pantalla, quiere decir que está pendiente de realizarse el
proceso de Inventario de la Farmacia ó Depósito del CAS que indica el mensaje.
Pantalla 284 – Notifica Almacén Pendiente de Registro de Inventario
Si se ha cumplido con realizar todas las opciones anteriores por cada Farmacia y/o Depósito
inventariado, el sistema muestra la siguiente pantalla.
 Hacer clic en el botón “Empezar”.
Pantalla 285 – Procesa Exportación Inventario SAP

OCTIC
 Hacer clic en el botón “Guardar”.
Pantalla 286 – Proceso de Descarga de Archivo
Se visualiza el explorador de Windows en el cual se debe escoger la ruta donde se guardará

el Archivo
* Si el usuario desea “Imprimir” el reporte del Archivo Inventario SAP generado, debe realizar lo
siguiente:

OCTIC
 Hacer clic en el botón “Imprimir”.
Pantalla 288 – Seleccionar Opción para Imprimir
El sistema muestra el reporte “Resumen de Información Procesada para Informar el

Inventario al SAP” en formato PDF, el cual para efectos de imprimir el documento generado,
deberá hacer clic en el ícono de la Impresora.
Pantalla 289 – Reporte Resumen del Proceso de Inventario

OCTIC
6.4.11. Reporte de Inventario Valorizado

Esta opción genera el reporte (en formato PDF) del Inventario definitivo del CAS, en forma valorizada.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Inventario Físico / “Rpt. Inven. Valorizado”.
Pantalla 290 - Opción “Rpt. Inven. Valorizado”
El sistema muestra la pantalla “REGISTRO DE INVENTARIO”, en la cual se debe seleccionar los

Pantalla 291 – Inventario Valorizado
El usuario procede a realizar lo siguiente por cada almacén inventariado.


OCTIC
El sistema muestra el reporte detallado de “INVENTARIO VALORIZADO” en formato PDF, el

cual para efectos de imprimir el documento generado, deberá hacer clic en el ícono de la
Impresora.
Pantalla 293 – Reporte Inventario Valorizado

OCTIC
6.5. Reportes
6.5.1. Recetas Pendientes de Atención
Esta opción genera el reporte de las Recetas pendientes de Atención, por Área, Servicio y periodo que se
requiera. Asimismo, permite generar dichos reportes en formato PDF ó en Excel.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Reportes / “Recetas Pend. Atenc.”.
Pantalla 295 – Opción “Reportes Pend. Atenc.”
El sistema muestra la pantalla “RECETAS PENDIENTES DE ATENCION POR PACIENTE”, en la

cual se debe seleccionar los datos que permitan la generación del reporte que se necesita.
Pantalla 296 – Recetas Pendientes de Atención por Paciente
 Seleccionar en la lista desplegable el Área hospitalaria.

 Seleccionar en la lista desplegable que se activa en función al área seleccionada, el Servicio
correspondiente ó la opción “Todos” los servicios.
 Seleccionar Fecha Inicio (del intervalo de tiempo que se solicita al sistema).
 Seleccionar Fecha Fin (No mayor a 30 días desde la fecha de inicio).
 Seleccionar en “Imprimir” el tipo de formato (PDF ó EXCEL) para emitir el reporte.

OCTIC
Pantalla 297 – Parámetros Reporte Recetas de Atención por Paciente
El sistema muestra el reporte “RECETAS PENDIENTES DE ATENCION POR PACIENTE” en

formato PDF, el cual para efectos de imprimir el documento generado, deberá hacer clic en el
Pantalla 298 – Reporte Recetas Pendientes de Atención por Paciente
* Si el usuario elige imprimir en formato “Excel”, el sistema emitirá la pantalla donde se debe
hacer clic en la imagen para visualizar el reporte en Excel.
Pantalla 299 – Imagen para reporte generado en Excel

OCTIC
Efectuado el paso anterior, el sistema muestra la pantalla que realiza la interfaz con el programa
de Microsoft Office, en la cual se tendrá tres opciones Abrir el archivo, Guardar o Cancelar.
Pantalla 300 –Descarga de Reporte generado en Excel
o Al elegir la opción “Abrir”, se visualizará el EXCEL con la información de acuerdo a los

parámetros seleccionados.
Pantalla 301 – Visualización de Reporte generado en Excel.
o Al elegir la opción “Guardar”, se visualizará el explorador de Windows en el cual se debe

escoger la ruta donde se guardará el Reporte.
Pantalla 302 – Guardar Reporte generado en Excel.

OCTIC
6.5.2. Consumos por Paciente
Esta opción genera el reporte del Consumo de Medicamentos por Paciente. Asimismo, permite generar
dichos reportes en formato PDF ó en Excel.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Reportes / “Consumos x Paciente”.
Pantalla 303 – Opción “Consumos x Paciente”
El sistema muestra la pantalla “CONSUMO DE MEDICAMENTOS POR PACIENTE”, en la cual se

debe ingresar y seleccionar los datos que permitan la generación del reporte que se necesita.
Pantalla 304 – Consumo de Medicamentos por Paciente

 Seleccionar en la lista desplegable que se activa en función al Tipo de Almacén seleccionado, la
Farmacia y/o depósito de Atención correspondiente.
 Seleccionar Fecha Inicio (del intervalo de tiempo que se solicita al sistema)
 Seleccionar en la lista desplegable el Tipo Documento del paciente.

OCTIC
 Ingresar Nro. Documento del paciente ó por medio del parámetro de búsqueda (*)
 Seleccionar el tipo de Formato para imprimir el reporte.
Pantalla 305 – Parámetros Reporte Consumo de Medicamentos por Paciente
En el caso de no tener el Nº del documento del paciente, se procede a hacer clic en el
ícono de búsqueda, el cual apertura una ventana para ingresar parámetros de
búsqueda por: Nº de documento ó por Apellidos y Nombres del paciente.
Pasos:
en la lista desplegable) ó Apellidos y Nombres.
o Seleccionar Nro. Documento, que el sistema muestra automáticamente en el bloque
de “Relación de Asegurados” conforme a los parámetros ingresados, y hacer clic
sobre ella.
Pantalla 306 – Parámetro de búsqueda por “Apellidos y Nombre”
Realizado este último paso en la búsqueda vía parámetro, el sistema captura el Nº de

Documento seleccionado y lo transfiere a la pantalla “CONSUMO DE
MEDICAMENTOS POR PACIENTE” en el campo “Nro. Documento”.

OCTIC
Luego de haber ingresado y/o seleccionado los datos en forma directa ó vía parámetro de
búsqueda, el sistema muestra el reporte “CONSUMO DE MEDICAMENTOS POR PACIENTE” en
formato PDF, el cual para efectos de imprimir el documento generado deberá hacer clic en el ícono
de la impresora.
Pantalla 307 – Reporte Consumo de Medicamentos por Paciente
Pantalla 309 – Descarga de Reporte generado en Excel

OCTIC



OCTIC
6.5.3. Consumos por Medicamento
Esta opción genera el reporte del Consumo por Medicamentos en el CAS. Asimismo, permite generar
dichos reportes en formato PDF ó en Excel.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Reportes / “Consumos x Medcmto”.
Pantalla 312 – Opción “Consumos x Medcmto.”
El sistema muestra la pantalla “CONSUMO POR MEDICAMENTOS”, en la cual se debe ingresar y

seleccionar los datos que permitan la generación del reporte que se necesita.
Pantalla 313 – Consumo por Medicamentos

 Seleccionar Fecha Inicio (del intervalo de tiempo que se solicita al sistema).
 Ingresar código del Medicamento ó por medio del parámetro de búsqueda (*)

OCTIC
Pantalla 314 – Parámetros Reporte Consumo por Medicamentos
En el caso de no tener el Código del Medicamento ó Material, se procede a hacer clic
en el ícono de búsqueda, el cual apertura una ventana para ingresar parámetros de
búsqueda por: Nombre del Medicamento ó Material.
Pasos:
o Ingresar en el campo Descripción el nombre ó parte de él (mínimo 3 caracteres)
del medicamento ó material que se desea ubicar, utilizando el comodín “%” en los
extremos de dicho dato, como se muestra en la figura.
o Seleccionar Código, ubicado en el bloque de la “LISTA DE MATERIALES” que el
sistema muestra conforme al parámetro ingresado, y hacer clic sobre ella.
Pantalla 315 – Parámetro de búsqueda por Medicamento
Realizado este último paso en la búsqueda vía parámetro, el sistema captura el Código
del Medicamento ó Material, y lo transfiere a la pantalla “CONSUMO POR
MEDICAMENTOS” en el campo “Medicamento”.

OCTIC
búsqueda, el sistema muestra el reporte “CONSUMO POR MEDICAMENTOS” en formato PDF, el
cual para efectos de imprimir el documento generado deberá hacer clic en el ícono de la
Impresora.
Pantalla 316 – Reporte Consumo por Medicamentos

OCTIC



OCTIC
6.5.4. Kardex de Almacenes
Esta opción genera el reporte del Movimiento de Almacenes del CAS. Asimismo, permite generar dichos
reportes en formato PDF.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Reportes / “Kardex de Almacenes”.
Pantalla 321 – Opción “Kardex de Almacenes”
El sistema muestra la pantalla “MOVIMIENTO DE ALMACENES”, en la cual se debe ingresar y

Pantalla 322 – Movimiento de Almacenes

Farmacia/depósito correspondiente.
 Seleccionar en Rango Fechas una de las siguientes opciones para generar el Reporte.
 Periodo (Diferencia entre rango de fechas debe ser menor ó igual a 31):
- Seleccionar Fecha Inicio.
- Seleccionar Fecha Fin.

OCTIC
 Día:
- Ingresar Hora (Inicio/Fin).
 Ingresar código del Material ó por medio del parámetro de búsqueda (*)
Pantalla 323 – Parámetros Movimiento de Almacenes (Por Periodo)
Pantalla 324 – Parámetros Movimiento de Almacenes (Por Día)
En el caso de no tener el Código del Material, se procede a hacer clic en el ícono de
búsqueda, el cual apertura una ventana para ingresar parámetros de búsqueda por:
Nombre del Medicamento ó Material.
Pasos:

OCTIC
del Medicamento ó Material, y lo transfiere a la pantalla “MOVIMIENTO DE
ALMACENES” en el campo “Material”.
búsqueda, el sistema muestra el reporte “MOVIMIENTO DE KARDEX EN ALMACENES” en
formato PDF, el cual para efectos de imprimir el documento generado, deberá hacer clic en el ícono
de la Impresora.
Pantalla 326 – Reporte Movimiento de Kardex en Almacenes (Por Periodo)
Pantalla 327 – Reporte Movimiento de Kardex en Almacenes (Por Día)
Para terminar con la actividad “b” el usuario debe hacer clic en el botón “Regresar”.

OCTIC
6.5.5. Kardex Visible por Día
Esta opción genera el reporte Resumen del Kardex de la Farmacia/Depósito del CAS. Asimismo, permite
generar dichos reportes en formato PDF ó en Excel.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Reportes / “Kardex Visible x Día”.
Pantalla 328 – Opción “Kardex Visible x Día”
El sistema muestra la pantalla “RESUMEN DIARIO KARDEX”, en la cual se debe ingresar y

Pantalla 329 – Resumen Diario Kardex

Farmacia/depósito correspondiente.
 Seleccionar en Rango Fechas una de las siguientes opciones para generar el Reporte.

OCTIC
 Periodo (Diferencia entre rango de fechas debe ser menor ó igual a 31):
- Seleccionar Fecha Fin.
 Día:
 Ingresar código del Material ó por medio del parámetro de búsqueda (*)
 Seleccionar en la lista desplegable Tipo Reporte.
Pantalla 330 – Parámetros Resumen Diario Kardex (Por Periodo)
Pantalla 331 – Parámetros Resumen Diario Kardex (Por Día)
En el caso de no tener el Código del Material, se procede a hacer clic en el ícono de
búsqueda, el cual apertura una ventana para ingresar parámetros de búsqueda por:
Nombre del Medicamento ó Material.
Pasos:

OCTIC

del Medicamento ó Material, y lo transfiere a la pantalla “RESUMEN DIARIO
KARDEX” en el campo “Material”.
búsqueda, el sistema muestra el reporte “RESUMEN DIARIO KARDEX” en formato PDF (si es por
Detalle) ó “RESUMEN KARDEX” en formato PDF (si es por Resumen), los cuales para efectos de
Pantalla 333 – Reporte Resumen Diario Kardex (Por Periodo en Detalle)

OCTIC
Pantalla 334 – Reporte Resumen Kardex (Por Periodo en Resumen)


OCTIC
Pantalla 337 – Visualización de Reporte generado en Excel


OCTIC
6.5.6. Saldos en Almacenes
Esta opción genera el reporte de Saldos por Farmacia / Depósito del CAS de manera actualizada.
Asimismo, permite generar dichos reportes en formato PDF ó en Excel.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Reportes / “Saldos en Almacenes”.
Pantalla 339 – Opción “Saldos en Almacenes”
El sistema muestra la pantalla “SALDOS POR FARMACIA/DEPOSITO”, en la cual se debe ingresar

y seleccionar los datos que permitan la generación del reporte que se necesita.
Pantalla 340 – Saldos por Farmacia / Depósito

OCTIC

 Seleccionar en la lista desplegable el Grupo de Material.
 Seleccionar en la lista desplegable la Clase de Material.
 Ingresar código del Material, caso contrario asume “Todos los materiales”
 Seleccionar Tipo de Saldo.
 Seleccionar el tipo de Formato de Reporte.
Pantalla 341 – Parámetros Saldos por Farmacia / Depósito
Luego de haber ingresado y/o seleccionado los datos, el sistema muestra el “REPORTE DE
SALDOS” en formato PDF, el cual para efectos de imprimir el documento generado, deberá hacer
clic en el ícono de la Impresora.
Pantalla 342 – Reporte de Saldos (De un Material en específico)

OCTIC
Pantalla 343 – Reporte de Saldos (Todos los Materiales)


OCTIC
Pantalla 346 – Visualización de Reporte (Material en específico) generado en Excel
Pantalla 347 – Visualización de Reporte (Todos) generado en Excel

Pantalla 348 – Guardar Reporte generado en Excel

OCTIC
6.5.7. Movimiento de Materiales por Documento
Esta opción genera el reporte de Materiales por Tipo de Documento en un Almacén (Farmacia ó
Depósito) del CAS. Asimismo, permite generar dichos reportes en formato PDF ó en Excel.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Reportes / “Movmto. Mat. x Docmto”.
Pantalla 349 – Opción “Movmto.Mat. x Docmto.”
El sistema muestra la pantalla “PARAMETROS MOVIMIENTO DE MATERIALES POR

DOCUMENTO”, en la cual se debe seleccionar los datos que permitan la generación del reporte que
se necesita.
Pantalla 350 – Parámetros Movimiento de Materiales por Documento


OCTIC
 Seleccionar en la lista desplegable el Tipo de Documento.

 Seleccionar Fecha Inicio (del intervalo ó periodo de tiempo que se solicita al sistema)
 Seleccionar Fecha Fin (La diferencia entre fechas no debe excederse de 31 días).
Pantalla 351 – Parámetros Reporte Movimiento de Materiales por Documento
Luego de haber seleccionado los datos, el sistema muestra el reporte “MOVIMIENTO DE

MATERIALES POR ATENCION RECETA” en formato PDF, el cual para efectos de imprimir el
Pantalla 352 – Reporte Movimiento de Materiales por Documento

OCTIC
6.5.8. Ultimo Inventario Valorizado
Esta opción genera el reporte del último Inventario Valorizado del Almacén (Farmacia ó Depósito) del
CAS.
Pasos:
a. Ingresar a la Opción de menú: Farmacia y Depósitos / Reportes / “Ultimo Inv. Valorizado”.
Pantalla 353 – Opción “Ultimo Inv. Valorizado”
El sistema muestra la pantalla “INVENTARIO VALORIZADO”, en la cual se debe seleccionar los

datos que permitan la generación del reporte que se necesita.
Pantalla 354 – Parámetros Inventario Valorizado

 Seleccionar en la lista desplegable que se activa en función al Tipo de Almacén seleccionado, el
Almacén/Depósito correspondiente.

OCTIC
Pantalla 355 – Parámetros Reporte Inventario Valorizado
Luego de haber seleccionado los datos, el sistema muestra el reporte “INVENTARIO

VALORIZADO” en formato PDF, el cual para efectos de imprimir el documento generado, deberá
hacer clic en el ícono de la Impresora.

Manual Usuario SGSS Farmacia Depositos PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Usuario SGSS Farmacia Depositos PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Oficina Central de Tecnologías de

“SISTEMA DE GESTIÓN DE SERVICIOS DE

MODULO: “FARMACIA Y DEPOSITOS”

OCTIC SGSS – Manual de Usuario Página 2 de 164

6.5.4. Kardex de Almacenes. ................................................................ 149

OCTIC SGSS – Manual de Usuario Página 3 de 164

4. Responsabilidades del Usuario

5. Ingreso - Sistema de Gestión de Servicios de Salud (Logueo)

a. Ingresar datos de Usuario y Clave.

Pantalla 01 – Ingresar datos

El sistema realiza cuatro validaciones:

Pantalla 02 – Clave no es correcta

OCTIC SGSS – Manual de Usuario Página 4 de 164

Pantalla 03 – Usuario no existe

Pantalla 04 – Cambio de clave

(4) Labora en más de un Centro Asistencial: Si realiza labores en más de un Centro

Pantalla 05 – Selección de Centro Asistencial

OCTIC SGSS – Manual de Usuario Página 5 de 164

6. Módulo: Farmacia y Depósitos

Pantalla 06 – Pantalla Principal de Módulos SGSS

Al lado izquierdo se visualiza el menú, conformado por los siguientes sub-módulos:

Pantalla 07 – Pantalla de menú

OCTIC SGSS – Manual de Usuario Página 6 de 164

6.1.1. Recetas Pacientes

Pantalla 08 – Opción “Recetas Pacientes”

b. Hacer clic en la opción indicada.

El sistema muestra la pantalla “Registro de Recetas”, la cual permite la búsqueda de la información

Pantalla 09 – Registro de Recetas

OCTIC SGSS – Manual de Usuario Página 7 de 164

b.1 Búsqueda por Nº de Receta

 Seleccionar en Almacén la Farmacia ó Depósito con el cual se va a trabajar.

Pantalla 10 – Búsqueda por Nº Receta

Pantalla 11 – Resultado de Búsqueda por Nº Receta (Pendiente de Atención)

OCTIC SGSS – Manual de Usuario Página 8 de 164

Pantalla 12 – Resultado de Búsqueda por Nº Receta (Atendido Total ó Parcial)

b.2 Búsqueda por Acto Médico

Pantalla 13 – Búsqueda por Nº de Acto Médico

OCTIC SGSS – Manual de Usuario Página 9 de 164

El sistema captura el Nº de Acto Médico seleccionado y lo transfiere a la pantalla

Pantalla 14 – Parámetro de búsqueda por “Nº Documento”

Pantalla 15 – Parámetro de búsqueda por “Apellidos y Nombre”

 Hacer clic en el ícono de Lupa, al lado derecho del Nº de Acto Médico.

Pantalla 16 – Resultado de Búsqueda por Acto Médico

OCTIC SGSS – Manual de Usuario Página 10 de 164

Pantalla 17 – Visualizar Receta

- Crear Nueva Receta

b.2.1 Crear Nueva Receta

OCTIC SGSS – Manual de Usuario Página 11 de 164

Pantalla 18 – Ingresar Datos de Nueva Receta

Pantalla 19 – Parámetro de Búsqueda por Descripción Medicamento

Pantalla 20 – Parámetro de Búsqueda por Descripción Diagnóstico

OCTIC SGSS – Manual de Usuario Página 12 de 164

** Lista “Otra Dosificación”

Pantalla 21 – Tipo Dosificación “Ninguna”

Pantalla 22 – Tipo Dosificación “Frecuencia”

Pantalla 23 – Tipo Dosificación “Horario”

Pantalla 24 – Tipo Dosificación “Comida”

OCTIC SGSS – Manual de Usuario Página 13 de 164

Pantalla 25 – Tipo Dosificación “Evento”

Pantalla 26 – Nueva Receta Registrada

En esta pantalla, se debe considerar lo siguiente:

b.2.2 Eliminar Receta

OCTIC SGSS – Manual de Usuario Página 14 de 164