FORMATO CÓDIGO SGFDM-042

MATRIZ DE COMUNICACIÓN VERSIÓN 001

SG SST FECHA FEB 2020

MATRIZ DE COMUNICACIÓN
¿QUE SE ¿COMO SE VIA DE ¿QUIEN LO ¿CUANDO SE ¿A QUIEN SE
COMUNICA? COMUNICA? COMUNICACION COMUNICA? COMUNICA? COMUNICA?
Compromiso por Inducción Re Reuniones Administradora Permanentemente Partes
la Dirección, -inducción del SG SST- Interesadas
Política y Capacitaciones Reunión Auxiliar SST
Objetivos del
Avisos Carteleras
Sistema Integral
de Gestión
Necesidad de la Comunicación A todo el
participación en directa Reuniones Administradora Cuando surgen personal
desarrollo de del SG SST cambios
Políticas y
objetivos del
Sistema de
Gestión
Información Cuando exista un Partes
pertinente sobre Comunicación Reunión Auxiliar Administrativa nuevo requisito legal Interesadas
requisitos legales directa o de otra índole, o se
y otros modifique uno
existente
Reunión Administradora del Cuando se definan Personal que
Responsabilidad y Inducción SG SST- Auxiliar nuevas trabaja bajo el
Autoridades frente SST responsabilidades o control de la
al Sistema de Capacitaciones Reunión autoridades o se Fundación Dame
Gestión Integral modifiquen las la Mano,
existentes Visitantes y
Contratistas
Peligros Inducción Re- Reunión Área de Recursos Permanentemente Personal que
identificados y inducción Humanos y Cuando ingrese una trabaja bajo el
que afecten la Calidad persona nueva control de Dame
Calidad del Capacitaciones Reunión Cambios en los la Mano y
Producto, Medio riesgos y sus controles Contratistas
Ambiente, las Divulgación de Cartelera asociados
partes interesadas procedimientos o
y la Seguridad y normas de trabajo
Salud de los Reglamento Carteleras Recepcionista Antes del Ingreso de Visitantes
colaboradores. Ingreso de Personas que un Visitante a las
Visitantes reciben la visita instalaciones de la
Fundación
Respuestas a Correspondencia Correo electrónico Área que haya recibido Se le dará respuesta Parte Interesada
Comunicaciones de Externa la Comunicación y solo a solicitudes por
Partes Externas - realizado su análisis escrito por Partes
Interesada Interesadas o Personal
de la Fundación
Cambios en el Divulgación de Reunión Jefe Inmediatos, Cada vez que se Personal Dame la
Sistema Integrado procedimientos o Administradora del genere un cambio Mano
de Gestión normas de trabajo SG SST- Auxiliar SST

Acciones Actas Partes

Administradora del Cada vez que se
correctivas, Interesadas del
SG SST requiera.
preventivas o de Proceso
mejoras
Resultado de las Lecciones Reunión Administradora Cada vez que ocurra A las personas
Investigaciones de Aprendidas del SG SST un incidente (Salud, que laboran en el
Incidentes Informes Jefes Inmediatos Seguridad, Ambiente área afectada o en
y Producto) el proceso donde
ocurrió el
incidente y
aquellas que
están
potencialmente
expuestas

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 FORMATO CÓDIGO SGFDM-042
MATRIZ DE COMUNICACIÓN VERSIÓN 001
SG SST FECHA FEB 2020

Resultados de la Correo Correo electrónico Jefes Inmediatos A todos los

Cuando se realice
revisión por la electrónico Reuniones Auditor Interno colaboradores de
una revisión por la
dirección Informes Administradora del la Fundación
Dirección o se
SG SST según corresponda
tenga algún
resultado que la
Gerencia determine
que debe ser
divulgada
Plan de Inducción Administradora del Permanentemente Empleados
emergencia Re-inducción Reuniones SG SST
Capacitaciones
Folleto de Formato control de Recepcionista Antes del Ingreso Visitantes
Inducción de Visitantes Personas que reciben la de un Visitante a
Visitantes Cartelera visita las instalaciones de
Reglamento la Fundación Dame
Ingreso de la Mano.
Visitantes.
Quien es el Vigía, Inducción Re- Reunión
Administradora Cuando haya elección Partes Interesadas
Brigada de inducción Cartelera
del SG SST del Vigía.
Emergencia y Capacitaciones
Representante de la Correo
Dirección Electrónico/Cart
elera
Procedimientos y Manual de Reuniones Gerencia Firma de Proveedores y
requisitos Contratistas Administrativa contrato u orden Contratistas
aplicables Contrato u de servicio o
orden de Secretaria Gerencia trabajo
servicio
Inducción Re- Reuniones Administradora del Inducción Re- Funcionarios
Funciones,
inducción SG SST inducción Dame la Mano
responsabilidades
y autoridad
Investigaciones de Formato Reuniones Cada vez que se Colaboradores
incidentes Investigación de Administradora del requiera Dame la Mano,
Lecciones SG SST
Contratistas y
Aprendidas Proveedores
Partes Interesadas: Cualquier persona o entidad que es afectada por las actividades de una organización; por ejemplo, los trabajadores de
esa organización, sus accionistas, los Clientes, comunidad, medio ambiente, contratistas, proveedores, organizaciones civiles y
gubernamentales, etc.

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