PROCESO DE INSTALACIÓN

Y GUÍA DE USUARIO
1. Proceso de Instalación
Atención: La Aplicación Perfil únicamente se puede instalar en un ordenador, por lo que le
aconsejamos que, antes de instalar esta aplicación, lea este Proceso de Instalación y Guía de
Usuario para asegurarse del correcto emplazamiento.

1.1. Requerimientos Técnicos Mínimos

‰ Procesador Pentium 120 Mhz
‰ 64 Mb de RAM
‰ 40 Mb de espacio libre en disco duro
‰ Tarjeta gráfica SVGA con 2 Mb
‰ Resolución gráfica de 800 x 600 píxeles
‰ Lector CD-ROM
‰ Windows XP, 2000, Me, 98, 95

1.2. Configuración del Sistema Operativo y Office

‰ Si el ordenador tiene instalado Windows XP, Me, 2000, o Windows 98 con Office 2000 o
superior, seguir los pasos descritos en el apartado de Proceso de Instalación de la
Aplicación.
‰ Si el ordenador tiene instalado Windows 98 con Office 97 o sin Office, introducir el CD-
ROM en el lector de CD-ROM, ejecutar el programa del directorio MDAC y, a
continuación, seguir los pasos descritos en el apartado de Proceso de Instalación de la
Aplicación.
‰ Si el ordenador tiene instalado Windows 95, introducir el CD-ROM en el lector de CD-
ROM, ejecutar el programa del directorio DCOM95, luego el de MDAC y, a continuación,
seguir los pasos descritos en el apartado de Proceso de Instalación de la Aplicación.

1.3. Proceso de Instalación de la Aplicación

OPCIÓN A) Instalación monopuesto (no en RED)

Î Introducir el CD-Rom de la Herramienta Perfil. Comenzar la instalación:
Poner la ruta donde deseamos instalar la Herramienta Perfil V 4.0
Ejemplo: C:/Archivos de programa/PerfilV4
Î Pulsar sobre el botón COMENZAR LA INSTALACIÓN.

Î Seguir los pasos que aparecen en la Aplicación. Conexión a nuestra página web y
descargar un fichero zip para completar la instalación.
Atención: Este fichero se deberá guardar y descomprimir en la carpeta PerfilV4 o en la
que haya ubicado la aplicación si seleccionó otra diferente. Por último, aceptar el
mensaje de sobreescritura.

Î Una vez terminada la instalación, ejecute el programa a través del icono de acceso
directo generado automáticamente en su escritorio o desde la que haya ubicado la
aplicación si seleccionó otra diferente, ejecutando el fichero Perfil.exe

OPCIÓN B) Instalación en RED

Los pasos a seguir para instalar la Herramienta Perfil V 4.0 a través de red son los
siguientes:
1.- En el servidor de la organización:
Î Crear una carpeta. Asignarla un nombre.
Î Compartir esa carpeta asignándole permisos completos (lectura y escritura).

2.- Desde cualquier puesto / usuario:

Î Realizar una conexión a red (unidad lógica) a la carpeta que hemos compartido. Abrir el
Explorador de Windows. Opción de menú Herramientas/ Conectar a unidad de red. Elegir
una letra y establecer la ruta de la carpeta compartida.
Î Introducir el CD-Rom de la Herramienta Perfil. Comenzar la instalación:
Poner la ruta de la conexión lógica que hemos generado en el primer apartado.
Ejemplo: G:/Autoevaluación/PerfilV4

Î Pulsar sobre el botón COMENZAR LA INSTALACIÓN.

Î Seguir los pasos que aparecen en la Aplicación. Conexión a nuestra página web y
descargar un fichero zip para completar la instalación.
Atención: Este fichero se deberá guardar y descomprimir en la carpeta PerfilV4 o en la
que haya ubicado la aplicación si seleccionó otra diferente. Por último, aceptar el
mensaje de sobreescritura.
3.- Conexión desde el resto de puestos / usuarios:
Î Crear una conexión a red igual que en el apartado 2.
Î Ejecutar el fichero Perfil.exe.

1.4. Proceso de Desinstalación

Desde el Explorador de Windows, elimine la carpeta C:/ARCHIVOS DE PROGRAMA/PerfilV4 o
en la que haya instalado la aplicación si eligió una diferente a la propuesta por el programa
de instalación.

1.5. Incidencias
Si por alguna razón necesita restaurar la aplicación, desinstálela y vuélvala a instalar (opción
sólo posible en el mismo ordenador).
2. Herramienta de Autoevaluación Perfil V 4.0

2.1. Presentación de Perfil V 4.0®

®
Bienvenido a la guía de usuario de Perfil V 4.0 . Perfil V 4.0 es una potente herramienta
para llevar a cabo autoevaluaciones en organizaciones mediante un cuestionario
desarrollado de acuerdo a los requerimientos del Modelo E.F.Q.M. de Excelencia, que facilita
y simplifica el autodiagnóstico.
La innovadora interfaz de análisis gráfico de Perfil V 4.0 captura los datos de la
autoevaluación y expone, en tiempo real, los resultados en un variado espectro de
representaciones tanto numéricas como gráficas.
Perfil V 4.0 permite la opción de la elaboración de Informes de Posicionamiento mediante la
alimentación del resultado en la base de datos del C.E.G. y la E.F.Q.M., obteniéndose de
esta forma comparaciones con organizaciones tanto españolas como europeas.

2.2. Perfil V 4.0 Innovaciones

Entre las características y nuevas funcionalidades añadidas por parte de la nueva versión
Perfil V 4.0 con respecto a la anterior versión 3.1, cabe destacar:
‰ Aplicación realizada en base de datos.
‰ Posibilidad de análisis a 2 niveles:
o Organizaciones con medio/alto grado de madurez en la implantación del Modelo
EFQM: Perfil V 4.0 versión de 120 preguntas.
o Organizaciones sin experiencia en el Modelo EFQM y PYMES: Perfil V 4.0 versión de
50 preguntas.
‰ 3 niveles de usuario (Evaluador, Coordinador y Administrador).
‰ Posibilidad de generar evaluaciones autónomas e importar y exportar datos.
‰ Posibilidad de seleccionar las preguntas a evaluar.
‰ Gestión del consenso de la organización y del informe de autoevaluación.
‰ Opción de cambio de idioma y claves de acceso personalizadas según los usuarios.
‰ Opción de impresión de 4 tipos de informes diferentes e impresión de pantalla.

2.3. Perfil V 4.0 Características Principales

− Cuestionario y Escalas. El Cuestionario ha sido desarrollado de acuerdo a los
requerimientos de la última edición del Modelo E.F.Q.M. de Excelencia. Las preguntas
con sus correspondientes sugerencias recogen y traducen a un lenguaje claro los 9
criterios, 32 subcriterios y 174 posibles áreas a abordar de que se compone el
mencionado Modelo.
 Se han diseñado escalas adaptadas al sentido de cada pregunta y basadas en el
concepto de incrementalidad exponencial, al tiempo que reflejan los conceptos del
esquema lógico REDER©E.F.Q.M.
− Inclusión de "Road Maps" interactivos. Perfil V 4.0 no sólo contiene la visión
tradicional del Modelo E.F.Q.M., es decir, aquélla que representa al mismo en su
dimensión vertical con sus respectivos criterios, sino que incorpora además una visión
horizontal del Modelo, que posibilita el contemplar a las organizaciones desde la
perspectiva de sus Procesos Críticos, enfoque éste que debe caracterizar cualquier
Modelo de Gestión actual, habida cuenta que en las organizaciones excelentes cada vez
prima menos la pirámide jerárquica y más la Gestión por Procesos. De esta forma, frente
a la metodología tradicional de completar el cuestionario criterio a criterio, Perfil V 4.0
aporta la característica de poder evaluar a las organizaciones centrándose en la lógica
secuencial implícita en sus Procesos Críticos, representados por lo que se ha dado en
llamar Ejes.
− Integración de Preguntas y Sugerencias en la misma pantalla. Las preguntas y
sugerencias son presentadas en la misma pantalla, lo que facilita la claridad y
comprensión de las mismas. De esta forma, el evaluador no se ve obligado a abandonar
momentáneamente el cuestionario en busca de las claves que le ayuden a contestar
cada pregunta, sino que contempla tanto la pregunta como las sugerencias de apoyo de
forma simultánea.
− Posibilidad de inclusión de Evidencias. Antes de asignar una puntuación
determinada a una pregunta concreta, cada evaluador debe basar aquélla en evidencias
que la justifiquen. De esta forma, la puntuación asignada queda respaldada por esas
evidencias. Perfil V 4.0 cuenta con la utilidad de poder añadir las evidencias que avalan
una puntuación dada. Esta inclusión se hace de nuevo en la misma pantalla que alberga
tanto las preguntas como las sugerencias, lo que hace aún más patente la clara vocación
integradora de la herramienta.
− Visualización de resultados en tiempo real. Perfil V 4.0 aporta la capacidad de poder
ir visualizando los resultados de la autoevaluación en tiempo real a medida que se van
contestando las preguntas. De esta manera, el Evaluador tiene conciencia tanto del
camino que va recorriendo, como de la coherencia de las puntuaciones asignadas tanto a
Criterios Agentes como a Criterios de Resultados.
− Presentación de resultados de forma numérica y gráfica. Perfil V 4.0 permite la
visualización de los resultados en una amplio espectro de representaciones, tanto
numéricas como gráficas.
− Identificación de Puntos Fuertes y Áreas de Mejora. Siguiendo el proceso lógico de
la Autoevaluación, Perfil V 4.0 no se limita a simplemente presentar los resultados
obtenidos en la misma, sino que incorpora una plataforma que ayuda a las
organizaciones a centrarse en la mejora continua. De esta manera, una vez confrontadas
las autoevaluaciones de cada Evaluador y alcanzado un consenso a la luz de las distintas
puntuaciones asignadas y evidencias aportadas, llega el momento de sacar a relucir los
Puntos Fuertes de la organización y, más importante aún, sus Áreas de Mejora. A tal
efecto, Perfil V 4.0 incluye una pantalla en la cual, a nivel subcriterio, podrán introducirse
 aquellos Puntos Fuertes más destacados, así como las Áreas de Mejora más prioritarias
sobre las cuales haya que enfocarse.
− Inclusión de Planes de Acción. En la misma pantalla anterior y, a continuación de los
Puntos Fuertes y Áreas de Mejora, existe la posibilidad de introducir los Planes de Acción
asociados a esas Áreas de Mejora priorizadas a nivel subcriterio.
− Matriz de Impactos - Planes de Acción vs. Áreas de Mejora. Dado el hecho de que
a un Área de Mejora determinada pueden corresponderle uno o más Planes de Acción
asociados, y de que, análogamente, un Plan de Acción puede afectar a una o más Áreas
de Mejora, Perfil V 4.0 aporta la novedad de la incorporación de una Matriz de Impactos,
donde se recogen las correspondencias o intersecciones existentes entre:
− un Área de Mejora determinada y su/s Plan/es de Acción asociado/s.
− un Plan de Acción determinado y el/las Áreas de Mejora a la/s que afecta/n.
− Opciones de Impresión. La totalidad de las pantallas de la aplicación tienen la opción
de ser impresas. Además existen cuatro tipos de opción de impresión de informes
diferentes.
− Navegabilidad e Interfaz intuitivas. El hecho de que Perfil V 4.0 cuente con tantas
características y que éstas se encuentren materializadas en un número considerable de
pantallas no es en modo alguno obstáculo para una navegación sencilla e intuitiva por
los distintos módulos que componen la herramienta. Los botones de comando agrupados
en una barra de herramientas única, las referencias cruzadas existentes entre las
pantallas, los menús desplegables, los botones de opción, etc., permiten que pasar de un
sitio a otro sea sólo cuestión de un “clic” de ratón.
Al mismo tiempo, la amigable interfaz, en la cual se ha cuidado al máximo el diseño, los
códigos de color asociados tanto a elementos como a puntuaciones, la disposición de los
distintos módulos a pantalla completa (que evita la incomodidad de tener que
desplazarse vertical y horizontalmente), la posibilidad de elección del tipo de gráfico,
etc... contribuyen a que el proceso de llevar a cabo una Autoevaluación se convierta en
algo más sencillo, interactivo y transparente.

2.4. Niveles de Usuario

Perfil V 4.0 se presenta con tres niveles de usuario: Administrador, Coordinador y
Evaluador.

Perfil V 4.0 introduce la innovación, con respecto a anteriores versiones, del nivel de usuario
de Administrador que es la figura que gestiona y rige las características con las cuales se
desarrollará el Proceso de Autoevaluación. A tal fin, el nivel de usuario Administrador
incluye las funcionalidades específicas siguientes:

• Gestión de usuarios
• Crear nueva evaluación
• Eliminar evaluación
 • Generación de evaluaciones autónomas e importar datos
• Selección de preguntas a evaluar
• Reabrir consenso
• Generar fichero CGC

Al frente del equipo de evaluadores se encontrará el Coordinador, que se encargará de dar

coherencia al conjunto, de moderar el consenso, de analizar los resultados y de conducir la
detección de Áreas de Mejora y la definición de los Planes de Acción asociados. A tal fin, el
nivel de usuario Coordinador incluye las funcionalidades específicas siguientes:

• Generación de evaluaciones autónomas e importar datos

• Módulo de gestión del Consenso
• Análisis de resultados
• Puntos Fuertes, Áreas de Mejora y Planes de Acción
• Generar fichero CGC

El proceso de la evaluación propiamente dicho comienza con la identificación de la/s

persona/s que se responsabilizarán de realizarla (el denominado Equipo Evaluador),
preferiblemente elegidas entre aquéllos que, perteneciendo al propio personal de la
organización, tengan una mayor visión global de la misma y se caractericen por un alto
espíritu crítico y constructivo. A ellos está dirigido el nivel de usuario Evaluador. Cada
Evaluador debe centrarse en contestar de forma objetiva a todas y cada una de las
preguntas asignadas de las que consta el cuestionario, basando sus puntuaciones en las
evidencias detectadas. A tal fin, el nivel de usuario Evaluador incluye las funcionalidades
siguientes:
• Menú de inicio
• "Road Map" - Modelo E.F.Q.M.
• "Road Map" - Visión por Ejes
• Preguntas, Sugerencias y Escalas
• Resultados por preguntas, subcriterios y criterios
• Resultados totales
• Opciones de impresión
• Descripciones oficiales Modelo E.F.Q.M.
• Glosario de términos
• Exportar datos

A continuación, se describen cada una de las funcionalidades anteriores:

3. Funcionalidades Nivel Usuario Administrador

En la pantalla inicial, para poder operar con la aplicación Perfil V 4.0, el Administrador
deberá introducir: Usuario: ADMIN Clave: ADMIN (establecidos por defecto por el Club
Gestión de Calidad).
Atención: La aplicación distingue entre mayúsculas y minúsculas a la hora de introducir la
Clave.
La primera vez que el usuario Administrador acceda a la aplicación Perfil V 4.0, el programa
le ofrece, por deferencia, cambiar la clave establecida anteriormente por el Club Gestión de
Calidad. El cambio de clave puede volver a realizarse siempre que se desee.
Atención: Para no dañar las bases de datos con las que funciona la Herramienta Perfil V
4.0, siempre es necesario cerrar la aplicación de forma correcta, a través del Menú Principal,
Archivo, Salir o bien pulsando el icono X situado en el extremo superior derecho.

A continuación, pasamos a detallar las funcionalidades privativas y que sólo aparecen

habilitadas para el nivel usuario Administrador:

3.1. Gestión de Usuarios

El primer paso que debe realizar el usuario Administrador es establecer, a través de la
aplicación, los usuarios, que, posteriormente, podrán ser los miembros que formarán parte
del Equipo Evaluador (coordinador y evaluadores).

Para ello, a través del Menú Principal, Administración, Gestión de Usuarios y pulsando el
icono Definir nuevo Usuario, el Administrador puede dar de alta a las personas que luego
serán protagonistas del Proceso de Autoevaluación y definir las siguientes características y
funcionalidades:
- Código Usuario.
- Nombre Usuario.
- Privilegios (Coordinador ó Evaluador). Atención: un mismo usuario no puede
realizar ambas funciones a la vez, por lo que deberá ser dado de alta como dos
usuarios distintos en caso de que quiera formar parte en una misma evaluación
como Coordinador y Evaluador.
- Idioma con el que va a realizar el Proceso de Autoevaluación (en caso de que esté
operativo).
- Clave.
La aplicación Perfil V 4.0 suma automáticamente una letra E delante del nombre del
Código Usuario que se haya establecido, en caso de que dicho Usuario haya sido configurado
con el privilegio de Evaluador. Es decir, si el usuario Administrador establece como Código
Usuario: xxx cuando haya dado de alta a un usuario Evaluador, dicho usuario tendrá, a
partir de entonces y de forma automática, el Código Usuario: Exxx.
La aplicación Perfil V 4.0 suma automáticamente una letra C delante del nombre del
Código Usuario que se haya establecido, en caso de que dicho Usuario haya sido configurado
con el privilegio de Coordinador. Es decir, si el usuario Administrador establece como Código
Usuario: yyy cuando haya dado de alta a un usuario Coordinador, dicho usuario tendrá, a
partir de entonces y de forma automática, el Código Usuario: Cyyy.

Una vez el Administrador defina los Usuarios, puede controlar y verificar sus características
en la pantalla Gestión de Usuarios.

3.2. Crear Nueva Evaluación

A través del Menú Principal, Administración, Crear Nueva Evaluación, el Administrador puede
crear las evaluaciones que tenga contratadas (3, 10 ó 99, según sea el caso). Pulsando
sobre los Usuarios que aparecen en pantalla, puede ir añadiendo y seleccionando el Equipo
Evaluador (Coordinador y Evaluadores).
Atención: Es conveniente que, a la hora de seleccionar los usuarios Evaluadores y el
usuario Coordinador a una evaluación, se tenga muy seguro de cuántos y quiénes van a ser
dichas personas, puesto que la aplicación Perfil V 4.0 no permite añadir nuevos usuarios
una vez que se termina de crear una Evaluación. En cambio, si es sencillo eliminar
evaluadores, como se explica en el apartado de Gestión del Consenso, por lo que se
recomienda dar más evaluadores de alta del previsto en el equipo evaluador, teniendo
en cuenta que la aplicación tiene la posibilidad de un máximo de 19 usuarios
evaluadores y 1 usuario Coordinador por cada evaluación.

A su vez, esta pantalla contiene el icono Definir nuevo Usuario, ya explicado en el apartado
anterior 3.1.

3.3. Eliminar Evaluación

A través del Menú Principal, Administración, Eliminar Evaluación, el Administrador puede
eliminar, de forma permanente, la Evaluación que tenga abierta en ese momento. Un
mensaje de alerta le pedirá confirmación de que se va a borrar dicha Evaluación.
Atención: El hecho de eliminar una evaluación no significa que pueda crearse una
evaluación nueva en su lugar, es decir, el contador de evaluaciones contratadas no
disminuirá.

3.4. Usuarios en la Evaluación

Una vez abierta una evaluación ya configurada, pulsando en el icono situado en la

parte izquierda superior, el usuario Administrador puede comprobar qué usuarios están en la
Evaluación que esté analizando.
3.5. Selección de Preguntas a Evaluar
A través del Menú Principal, Administración, Seleccionar Preguntas, el Administrador puede
seleccionar las preguntas que deberán evaluar el Equipo Evaluador. Por deferencia, la
totalidad de las preguntas del Cuestionario aparecen seleccionadas para ser evaluadas a
priori. Esta selección afecta a todos los evaluadores que forman parte de dicha Evaluación.

3.6. Reabrir Consenso

A través del Menú Principal, Administración, Reabrir Consenso, el Administrador puede
reabrir el Consenso de una evaluación que haya sido previamente cerrada para que el
Equipo Evaluador pueda variar algún aspecto que considere oportuno de la Evaluación o de
la Moderación del Consenso.
4. Funcionalidades Nivel Usuario Coordinador

En la pantalla inicial, para poder operar con la aplicación Perfil V 4.0, el Coordinador deberá
introducir el código Usuario y la Clave establecidos anteriormente por el Administrador. A
través del Menú Principal, Archivo, Abrir Evaluación, el Coordinador puede abrir la
Evaluación que le haya sido configurada y asignada anteriormente por el usuario
Administrador y empezar a realizar sus funciones.
Atención: La aplicación distingue entre mayúsculas y minúsculas a la hora de introducir la
Clave.
La primera vez que el usuario Coordinador acceda a la aplicación Perfil V 4.0, el programa le
ofrece, por deferencia, cambiar la clave establecida anteriormente por el usuario
Administrador. El cambio de clave puede volver a realizarse siempre que se desee.
Atención: Para no dañar las bases de datos con las que funciona la Herramienta Perfil V
4.0, siempre es necesario cerrar la aplicación de forma correcta, a través del Menú Principal,
Archivo, Salir o bien pulsando el icono X situado en el extremo superior derecho.

A continuación, pasamos a detallar las funcionalidades privativas y que sólo aparecen

habilitadas para el nivel usuario Coordinador:

4.1. Generación de Evaluaciones Autónomas (opcional)

Una vez abierta una evaluación ya configurada anteriormente por el Usuario Administrador,
a través del Menú Principal, Transferencias, Generar Evaluación Autónoma, el Coordinador
puede generar evaluaciones autónomas para los usuarios Evaluadores que no tengan
posibilidad de acceso directo al programa Perfil V 4.0. Se generará una carpeta con el
nombre del Código de Usuario (contenida en la carpeta denominada EXPORT, en la carpeta
donde se haya instalado la aplicación Perfil V 4.0.), que deberá ser entregada al usuario
Evaluador Autónomo para su instalación.

4.2. Importar Datos de Evaluaciones Autónomas (opcional)

A través del Menú Principal, Transferencias, Importar Datos Evaluación Autónoma, el
Coordinador puede importar los datos referidos a una evaluación que haya sido generada
anteriormente como Autónoma.

4.3. Gestión del Consenso

Integración de las valoraciones
El primer paso es recoger las valoraciones otorgadas por cada uno de los miembros del
Equipo Evaluador. Las evaluaciones se recogen automáticamente en la pantalla del Módulo
de Consenso. Si las evaluaciones han sido finalizadas por los evaluadores, su referencia
aparece en color verde. En caso de que algún evaluador no haya cerrado su evaluación, su
referencia aparecerá en color rojo. El Coordinador puede cerrar dicha evaluación señalando
con el cursor su columna correspondiente de valoraciones y pulsando el botón derecho del
ratón. Si se ha generado alguna evaluación autónoma, el Coordinador debe importar
los datos según se ha expuesto en el apartado anterior.
Gestión de las evidencias
Antes de realizar la moderación del consenso, es necesario que el Coordinador realice una
labor de síntesis de todas las evidencias otorgadas por los miembros del Equipo Evaluador,
eliminando aquellas evidencias que se repitan entre los evaluadores o aquellas evidencias
que no aporten información de valor añadido. Para ello, el Coordinador debe desplazarse al
Módulo del Cuestionario Perfil, e ir revisando las evidencias pregunta por pregunta. Se
puede eliminar las evidencias innecesarias marcando con un “X” en la casilla que aparece
al comienzo de dichas evidencias.

Moderación del Consenso

Una vez introducidas las valoraciones, la pantalla presenta las siguientes utilidades:
• Diferenciación entre valoraciones máximas (puntuaciones con fondo verde), mínimas
(puntuaciones con fondo rojo) e intermedias (puntuaciones con fondo blanco) por cada
una de las preguntas de las que consta el Cuestionario.
• Identificación de Máximos y Mínimos por cada una de las preguntas de las que consta el
Cuestionario.
• Identificación de discrepancias, es decir, diferencias entre el Máximo y el Mínimo, por
cada una de las preguntas de las que consta el Cuestionario.
Si dicha discrepancia es mayor de 25 puntos (fondo de color azul), la pregunta debería
ser objeto de consenso. Para ello, el Coordinador tiene la posibilidad de modificar cada
una de las diferentes valoraciones otorgadas por el Equipo Evaluador hasta llegar a un
consenso con discrepancias no superiores o iguales a 25 (fondo de color blanco)
señalando con el cursor la valoración a modificar y pulsando el botón derecho del ratón.
También es posible modificar la media total otorgada por el Equipo Evaluador en la
Columna final de Consenso haciendo doble click con el ratón en la media que se quiera
modificar.
• Posibilidad de modificar el margen de consenso establecido, en principio, en 25.
• Medias aritméticas por cada una de las preguntas de las que consta el Cuestionario de
las puntuaciones otorgadas por el Equipo Evaluador.
• Posibilidad de visualizar/añadir nuevas evidencias durante el desarrollo de la Reunión de
Consenso. Para ello, el usuario Coordinador debe posicionar el cursor en la última
columna de Consenso y pulsar el botón derecho del ratón.
• Posibilidad de no considerar las valoraciones otorgadas por uno o varios miembros del
Equipo Evaluador de cara a la Moderación del Consenso o a la Puntuación Total. Para
ello, el usuario Coordinador debe posicionar el cursor en donde aparece señalado el
nombre del Código de Usuario y pulsar.
Atención: Mientras se van consensuando las diferentes valoraciones, es imprescindible
que el Coordinador señale, en las casillas en blanco situadas en la última columna de la Hoja
soporte Reunión de Consenso, su aprobación a dicha valoración consensuada. Una vez
terminado el consenso, el Coordinador debe finalizarlo a través del Menú Principal,
Consenso, Finalizar Consenso.
 Evaluación M argen de
no cerrada conseso
Consenso
O pción de no
considerar M edia aritm ética

Valoración Puntuación
m áxim a m áxim a
Puntuación
m ínim a
Valoración
m ínim a Discrepancias

Figura 11. Moderación del Consenso

4.4. Análisis de Resultados
En éste módulo pueden visualizarse de forma íntegra los resultados de la autoevaluación a
nivel pregunta, gracias a una cuadrícula donde se recogen las puntuaciones asignadas a
cada una de las preguntas del cuestionario.
Para llevar a cabo el citado análisis, ésta pantalla cuenta con las siguientes funcionalidades:
• Cálculo de Media Móvil
- En valores absolutos (E.F.Q.M.)
- En valores relativos (ajustada a la propia organización)
• Detalle de rangos por pregunta
- Respecto de la media absoluta (E.F.Q.M.)
- Respecto de la media relativa (de la organización)
• Opción de revisión de cada pregunta
- Detalle de la pregunta y sugerencias asociadas
- Detalle de las evidencias aportadas
- Detalle de la valoración asignada
• Referencias contextuales a otros módulos de la aplicación.
• Representaciones gráficas contextuales.

Pregunta seleccionada
Medias
móviles
Sugerencias asociadas

Evidencias asociadas

Escalas asociadas

Detalle por Criterio

Detalle por pregunta

Figura 13. Análisis de Resultados

4.5. Puntos Fuertes, Áreas de Mejora y Planes de Acción
Una vez confrontadas las autoevaluaciones de cada evaluador y alcanzado un consenso a la
luz de las distintas puntuaciones asignadas y evidencias aportadas, llega el momento de
identificar los Puntos Fuertes de la organización y, más importante aún, sus Áreas de
Mejora. A tal fin, Perfil V 4.0 incluye una pantalla en la cual, a nivel subcriterio, podrán
introducirse aquellos Puntos Fuertes más destacados, así como las Áreas de Mejora más
prioritarias sobre las cuales haya que enfocarse.

A continuación se citan algunas características de este módulo:

• Primer rango de selección a nivel de subcriterio.
• Segundo rango de selección a nivel pregunta.
• Recuperación de evidencias asociadas a cada pregunta.
• Deducción y registro de Puntos Fuertes y Áreas de Mejora a partir de las Evidencias
aportadas. Opción de “arrastrar” Evidencias directamente como P.F. o A.M.
• Posibilidad de incluir los Planes de Acción derivados del análisis de las Áreas de
Mejora detectadas.
• Elaboración de Matriz de Impactos – Áreas de Mejora/Planes de Acción.

Selección
Subcriterio

Selección
Pregunta

Evidenicas
asociadas

Puntos
Fuertes

Áreas de
Mejora

Planes de
Acción

Matriz de
Impactos

Figura 14. Puntos Fuertes, Áreas de Mejora y Planes de Acción

Por último, a través del Menú Principal, Imprimir, Informe Áreas/Planes de Acción, el
Coordinador puede imprimir los resultados del informe de los Puntos Fuertes, Áreas de
mejora y los Planes de Acción correspondientes al análisis realizado anteriormente. La
aplicación tiene una capacidad máxima de 10 líneas por cada uno de los tres bloques, por lo
que se requiere capacidad se síntesis.

4.6. Generar Fichero CGC

A través del Menú Principal, Transferencias, Generar Fichero CGC, el Coordinador puede
generar automáticamente un fichero que deberá ser enviado al Club Gestión de Calidad para
que genere el Informe de Posicionamiento correspondiente (siempre que la organización
tenga suscrito el Contrato de Mantenimiento Correspondiente). Dicho fichero, con
extensión .txt, se creará en el subdirectorio Envíos CGC, situado en el directorio donde se
haya instalado la Herramienta Perfil V 4.0.
5. Funcionalidades Nivel Usuario Evaluador

5.1. Menú de Inicio

En esta pantalla inicial, para poder operar con la aplicación Perfil V 4.0, el usuario Evaluador
deberá introducir el código Usuario y la Clave establecidos anteriormente por el usuario
Administrador y que, por tanto, deberá facilitarle al Evaluador. La aplicación diferencia entre
mayúsculas y minúsculas en la Clave).
Atención: La aplicación distingue entre mayúsculas y minúsculas a la hora de introducir la
Clave.
La primera vez que el usuario Evaluador acceda a la aplicación Perfil V 4.0, el programa le
ofrece, por deferencia, cambiar la clave establecida anteriormente por el usuario
Administrador. El cambio de clave puede volver a realizarse siempre que se desee.
Atención: Para no dañar las bases de datos con las que funciona la Herramienta Perfil V
4.0, siempre es necesario cerrar la aplicación de forma correcta, a través del Menú Principal,
Archivo, Salir o bien pulsando el icono X situado en el extremo superior derecho.
El usuario Evaluador tiene la posibilidad de acceder a las distintas funcionalidades a través
del Menú Principal y/o a través de los iconos situados en el margen izquierdo superior.

Menú Principal

Iconos de Menús

Figura 1. Menú de Inicio

A través del Menú Principal, Archivo, Abrir Evaluación, el Evaluador puede abrir la
Evaluación que le haya sido configurada y asignada anteriormente por el usuario
Administrador y empezar a realizar su Evaluación.
5.2. “Road Map” - Modelo E.F.Q.M.
La aplicación Perfil V 4.0 dedica una pantalla a la representación “vertical” tradicional del
Modelo E.F.Q.M. En ella, podemos observar de forma ordenada los 9 criterios y 32
subcriterios que componen el citado Modelo, agrupados a su vez en Criterios Facilitadores
o Agentes por un lado, y Criterios de Resultados por otro:

Agentes
• Liderazgo
• Política y Estrategia
• Personas
• Alianzas y Recursos
• Procesos
Resultados
• Resultados en los Clientes
• Resultados en las Personas
• Resultados en la Sociedad
• Resultados Clave

La localización de cualquiera de estos elementos es instantánea gracias a esta disposición

ordenada. El Evaluador puede ir completando su autoevaluación siguiendo el orden dado por
la disposición ordenada de criterios y subcriterios, con sus correspondientes preguntas
asociadas. Es la forma "tradicional" de llevar a cabo una autoevaluación.

C rite rio s E F Q M

S u b c rite rio s E F Q M

P re g u n ta s P e rfil

Figura 2. “Road Map” - Modelo E.F.Q.M.

5.3. “Road Map” - Visión por Ejes

Como ya se expuso con anterioridad, Perfil V 4.0 no sólo contiene la visión “vertical”
tradicional del Modelo E.F.Q.M., sino que además incorpora una visión “horizontal” del
mismo, lo que posibilita el contemplar a las organizaciones desde la perspectiva de la
Gestión por Procesos. Debe quedar claro que ambas visiones no son excluyentes, sino que
se complementan.
Dicha visión “horizontal” explora transversalmente el Modelo E.F.Q.M., destacando los
vínculos existentes entre subcriterios, los cuales pueden pertenecer al mismo o a diferentes
criterios. Lo anteriormente dicho se materializa en 11 Ejes Horizontales que definen otros
tantos Procesos Críticos comunes a la mayoría de organizaciones.
He aquí donde reside la riqueza informativa que proporciona esta lectura horizontal. El
Evaluador, en lugar de centrarse en un criterio determinado hasta completarlo y pasar a
continuación a otro, tiene la opción de evaluar a la organización siguiendo el orden lógico
secuencial implícito en sus Procesos Críticos o Ejes Horizontales, los cuales a continuación se
enumeran:

• Eje 1 Marco Estratégico de referencia

• Eje 2 Desarrollo, Despliegue y Comunicación de la Política y Estrategia

• Eje 3 Sistema de Gestión y los Procesos Clave

• Eje 4 Innovación, aplicada a los Procesos y al Diseño de Productos y Servicios

• Eje 5 Desarrollo y Despliegue del Plan Estratégico de R.R.H.H.

• Eje 6 Gestión de Recursos Tangibles e Intangibles

• Eje 7 Desarrollo de Alianzas y Relaciones Exteriores

• Eje 8 Resultados en los Clientes

• Eje 9 Resultados en las Personas

• Eje 10 Resultados en la Sociedad

• Eje 11 Resultados Clave

La complementariedad entre ambas lecturas (vertical y horizontal) del Modelo es total. El

evaluador puede alternar las vistas pulsando en sendos botones de comando habilitados al
efecto. Asimismo, desde ambas vistas puede accederse de forma instantánea y directa a
cualquier pregunta del cuestionario.

Selección de Eje

Subcriterios EFQM

Preguntas Perfil

Figura 3. “Road Map” - Visión por Ejes

5.4. Pantalla de Evaluación
Es el cuestionario propiamente dicho. En esta pantalla se introducirán las puntuaciones
asignadas a cada de las preguntas de que consta aquél. Esta puntuación debe introducirse
tras llevar a cabo (en cada pregunta) el proceso de reflexión que ya se comentó y que
recordamos:
− Lectura detallada de la pregunta.
− Lectura detallada de las sugerencias adaptadas al sentido de cada pregunta, que las
complementan y ayudan a su mejor comprensión.
− Documentación de las evidencias asociadas a cada pregunta, las cuales justificarán la
puntuación que se asigne. La aplicación tiene una capacidad máxima de seis líneas de
evidencias, por lo que se requiere capacidad se síntesis.
− Asignación de la puntuación en base a lo anterior.
− Icono de “VALIDAR”, para que la aplicación guarde las valoraciones aportadas.
Atención: Es necesario pulsar dicho icono cada vez que se produzca una modificación
en la Pantalla de Evaluación, tanto en puntuación como en evidencias.

Como características destacadas del cuestionario podemos citar:

• Correlación pregunta-subcriterio E.F.Q.M.
• Integración de pregunta, sugerencias, evidencias, escalas incrementales y
puntuación en la misma pantalla.
• Detalle en todo momento de la ubicación ocupada en el cuestionario.
• Navegabilidad total entre criterios, subcriterios y preguntas. Acceso instantáneo a
cualquier pregunta del cuestionario.
• Referencias cruzadas de cada pregunta con otros módulos de la aplicación.

Ubicación

Navegabilidad

Pregunta

Sugerencias

Evidencias

Escalas

Validación

Puntuación

Figura 4. Pantalla de Evaluación

5.5. Descripción Oficial Modelo E.F.Q.M.
Las preguntas de Perfil V 4.0 están diseñadas para traducir todos los apartados del Modelo
E.F.Q.M. de Excelencia a un lenguaje claro y directo, comprensible incluso para aquellos no
versados en aquél, de forma que se facilite y simplifique el autodiagnóstico.
No obstante, la aplicación, a modo de módulo de consulta, incluye la trascripción oficial
completa de la última edición del citado Modelo, accesible de forma contextual desde el resto
de los módulos de la herramienta. Se pretende así que el Evaluador pueda complementar los
juicios de valor derivados tanto del análisis de las preguntas del cuestionario como de sus
sugerencias y escalas asociadas.
Cuando se accede a esta pantalla, el Evaluador puede visualizar:
− La descripción del subcriterio seleccionado (enmarcado a su vez en el más amplio
contexto del criterio al que pertenece, y que aparece igualmente descrito)
− Las posibles áreas a abordar correspondientes al subcriterio seleccionado.
La fácil navegabilidad entre todos los elementos arriba expuestos y la posibilidad de imprimir
selectivamente, completan las utilidades de este apartado.

Ubicación /
Navegabilidad

Criterio

Subcriterio

Áreas a abordar
asociadas

Figura 5. Descripción Oficial Modelo E.F.Q.M. de Excelencia

5.6. Resultados por Criterio
Este módulo está diseñado para analizar cada criterio por separado. La propia definición del
criterio y los ejemplos de excelencia incluidos establecen el marco de referencia en el cual
debemos situarnos a la hora de examinar los resultados.
La característica más relevante de esta sección es la gran cantidad de información y grado
de detalle proporcionados acerca de un criterio concreto y sus subdivisiones en subcriterios
y preguntas.
De un vistazo, podemos observar desde la valoración total del criterio, en puntos y
porcentaje E.F.Q.M., hasta los porcentajes y media obtenidos a nivel pregunta, pasando por
los porcentajes y media obtenidos a nivel subcriterio.
La fácil navegabilidad, las opciones de impresión y la posibilidad de acceder de forma
inmediata a cualquier pregunta del cuestionario o a la información de apoyo contenida en la
descripción oficial del Modelo E.F.Q.M., completan este apartado de Perfil V 4.0

Ubicación /
Navegabilidad

Criterio

Definición

% Subcriterio

% Pregunta
Ejemplos de
Excelencia

Puntos EFQM
&
% EFQM

Figura 6. Resultados por Criterio

5.7. Resultados Nivel Pregunta
En una sola pantalla se presentan de forma gráfica los resultados obtenidos en cada una de
las preguntas del cuestionario. Evidentemente, éstas se han agrupado siguiendo el orden
lógico incremental pregunta Î subcriterio Î criterio.
Las gamas de color ayudan a diferenciar entre criterios Agentes o Facilitadores y criterios de
Resultados. A su vez, las diversas tonalidades dentro de cada gama ayudan a identificar los
subcriterios que cada criterio engloba.
Para un análisis más detallado a nivel criterio que incluya el referente E.F.Q.M. nos
desplazaremos al módulo “Resultados por Criterio” expuesto en el punto anterior.

Figura 7. Resultados Nivel Pregunta

5.8. Resultados Totales
En este módulo eminentemente gráfico se representan los puntos y porcentajes totales a
nivel criterio obtenidos por la organización respecto a los máximos consignados en el Modelo
E.F.Q.M.
Mediante diferentes tipos de gráficos (barras y radar), seleccionables a gusto del usuario, y
complementados por una tabla resumen donde se plasman de forma tabular los resultados
que los gráficos representan, el evaluador puede visualizar los resultados de su organización
al tiempo que los compara con los máximos otorgados por el Modelo E.F.Q.M.

Tipos de gráficos

Ejemplo de un
Gráfico de Resultados

Puntos Máximos
EFQM

Puntos EFQM
por Criterio y Total

% EFQM
por Criterio y Total

Figura 8. Resultados Totales

5.9. Opciones de Impresión
Existen tres tipos diferentes de informes que pueden ser impresos por parte del Evaluador:
‰ Informe de Progreso: A través del Menú Principal, Imprimir, Informe de
Progreso, el Evaluador puede imprimir la totalidad de las preguntas del
Cuestionario. El grado de detalle a nivel pregunta podemos desglosarlo así:
− Descripción de la pregunta y evidencias que sustentan la puntuación
asignada a la misma. La aplicación tiene una capacidad máxima de seis
líneas de evidencias, por lo que se requiere capacidad se síntesis.
− Puntuación otorgada a la pregunta, así como la comparación de ésta con la
media del Criterio.
Dicho Informe es recomendable llevarlo impreso por parte de los miembros
del Equipo Evaluador a la sesión de Consenso.
‰ Informe de Evaluación: A través del Menú Principal, Imprimir, Informe de
Evaluación, el Evaluador dispone de la opción de imprimir los Resultados Totales
de la Autoevaluación, representados en una tabla que recoge, por una parte, los
Puntos Totales E.F.Q.M. así como sus Porcentajes asociados obtenidos por la
organización y, por otra, la comparación con los máximos otorgados para cada
Criterio por la E.F.Q.M.
‰ Gráficos de Evaluación: A través del Menú Principal, Imprimir, Gráficos de
Evaluación, el Evaluador puede imprimir los resultados de la Autoevaluación de
forma gráfica, a nivel de Criterio, Subcriterio y Pregunta.

Por último, el Evaluador siempre puede utilizar la opción de impresión de pantalla, mediante
el icono correspondiente situado en la Barra de Herramientas.
Figura 9. Informe de Autoevaluación

Criterio

Puntuaciones

Pregunta

Evidencias
asociadas
5.10. Glosario de Términos
Sencillo añadido de la herramienta que no persigue otro fin que el de servir de apoyo al
Evaluador, actuando como recordatorio de los conceptos más comunes relacionados con la
Excelencia. Gracias a un menú desplegable podemos seleccionar y visualizar cualquiera de
los conceptos que con más frecuencia aparecen en la literatura relacionada con el Modelo
E.F.Q.M. de Excelencia.

Figura 10. Glosario de Términos

5.11. Exportar Datos de Evaluaciones Autónomas

(opcional)
Esta operación sólo es necesaria cuando el usuario Evaluador haya sido configurado como
Evaluador Autónomo por parte del usuario Administrador o el usuario Coordinador.
A través del Menú Principal, Transferencias, Exportar Datos Evaluación Autónoma, dicho
Evaluador puede exportar los datos referidos a su evaluación. Se generará un fichero, en la
carpeta donde se haya instalado la aplicación Perfil V 4.0, con los datos que deberá ser
entregado al usuario Coordinador.