Notificación de los resultados de la acción de control a la entidad

Tema: Contratación Económica

Resultados:
Revisar por muestra los contratos entre la entidad objeto de la acción de control y
otras entidades estatales:

La Empresa de Servicios a la Agroindustria Azucarera (ESazúcar) para garantizar sus

operaciones, mantiene al cierre de septiembre de 2017, relaciones contractuales con
(151) entidades, de los que corresponden (54) a proveedores y (97) a clientes.
Con la finalidad de evaluar su autenticidad, su vigencia y el cumplimiento de sus
cláusulas, según lo dispuesto en la legislación vigente se revisaron (13) contratos
económicos de clientes, que representa el 13,40 por ciento, así como (6) contratos de
proveedores, que representa el 11,11 por ciento del total. Determinándose como como
criterio de selección de las muestras, el monto de sus saldos y el envejecimiento de
los mismos. A continuación se detallan los contratos:
Clientes (20) 1350000 Cuentas por cobrar a:

No. del
Contrato
Cliente
03/2017 UBPE “Cañada Ancha”
18/2014 UEB Azucarera “Cristino Naranjo”
15/2015 Empresa de Logística-AZUMAT
63/2014 CPA “Romarico Cordero”
14/2014 EES Empresa Azucarera Holguín UEB Central Azucarero
“Loynaz Hechavarria”
01/2015 Unidad Empresarial de Base, TRANZMEC Holguín
20E/2014 Empresa Azucarera Holguín
01/2017 Empresa de Servicios Técnicos Industriales, Sucursal Holguín-
ZETI
17/2015 Empresa Exportadora de la Agroindustria Azucarera
Contratos: Pagos Anticipados
120/2015 Empresa Cárnica Holguín D: 15/2015
20/2017 CIMEX: D-44/17
865234/16 FINCIMEX- D: 52/2015
224/2016 Empresa Mayorista de Productos Alimenticios y Otros Bienes
 de Consumo. D: 25/2016

Proveedores (6) Cuenta 4100000 Cuentas por pagar a corto plazo:

No. del
Contrato
Proveedores
06/2015 EES U/B Alimentaria Contramaestre Fábrica de Vino-
D: 16/2015
55/2015 EES Empresa Cárnica Matadero “Mártires del
Corintya”- D: 08/2015
02/2017 Lácteo (Mártires de Levisa) -D:22/17
189/2016 Empresa PESCAHOL -D: 31/2016
06/2017 Empresa de Logística-AZUMAT D: 48/2016
2917-HL TECNOAZUCAR (Ron): D-14/17.
026 19192

Si la entidad cuenta con mecanismos o procedimientos para analizar los procesos de

negociación, (procedimientos, políticas, orientaciones), de estar implementados,
compruebe su cumplimiento.

La entidad a partir de lo dispuesto en la Ley 107 “De la Contraloría general de

República”, en su artículo 18 establece entre otras cuestiones que la máxima autoridad
o los dirigentes del órgano, organismo o entidad que delegan facultades a favor de
dirigentes o funcionarios de distintas instancias en sus respectivos sistemas, y en los
casos que realicen contrataciones que requieren del apoyo de terceros, tienen la
responsabilidad de analizar las posibles implicaciones que, en el SCI pudieran tener,
……
Se comprobó que la entidad mediante la Resolución No. 50 de fecha 8 de mayo de
2012, emitida por el Director General aprueba el Reglamento de los Órganos de
Dirección Colectiva y Órganos Asesores de Dirección de la Empresa de Servicios a la
Agroindustria Azucarera.
La Resolución No 146 de fecha 8 de mayo de septiembre de 2014, emitida por el
Director General, delega en los directores de las Unidades Empresariales de Base, en
el numeral 51; aprobar mediante escrito fundamentado, la composición de los órganos
colegiados de dirección; Comité de Contratación, según se detalla a continuación.
 Integrantes del Comité de Contratación de la UEB-Holguín (ESazúcar)

No. Nombre y apellidos Cargo Responsabilidad

1 Mayra Esther Batista Mulet Jefa de Contabilidad y Miembro
Finanzas
2 Julio Ochoa Sánchez Especialista en Gestión Miembro
Comercial
3 Tania Pérez Torres Asesora Jurídica Miembro
4 Raúl Eugenio Verdecia Jefe de Producción y Servicios Miembro
Rondón
5 Pedro Clemente Silva Marrero Especialista en Inversiones Miembro

El secretario del Comité, será el compañero Rafael Minervo Laguna Ricardo,

Especialista en Gestión de los Recursos Humanos, en su ausencia lo sustituye Julio
Ochoa Sánchez, Especialista en Gestión Comercial.
Su funcionamiento se regirá por lo establecido en la Resolución No. 127 de fecha 12
de julio del 2016, Reglamento para la Contratación Económica, emitido por el Director
General.
Si existe el registro control de los contratos suscritos a tenor de lo establecido en el
apartado III inciso (f) de la Resolución No.42 de 2002 del MINJUS:
Se comprobó que la entidad tiene implementado el registro para el control de los
contratos, según lo dispuesto en la legislación vigente, Resolución No. 44 de 2012 del
MINJST, siendo responsable de su custodia la Asesora Jurídica de la empresa. Sin
embargo, existen contratos que datan desde el 2013 y 2014, que no tributan
movimientos en las Cuentas contables de cobros y pagos.
 Contratos 2013: Total (35), de ellos corresponden (29) a clientes y (6) a
proveedores.

 Contratos 2014: Total (73), de ellos corresponden (57) a clientes y (16) a

proveedores.

Que en el contrato conste la identificación de las partes, la que comprende según el

sujeto:
Se verificó en los (19) contratos revisados, que en todos se identifican adecuadamente
las Partes que formalizan las relaciones contractuales, consignándose todos los
requerimientos legales y protocolo dispuesto en la legislación vigente.
Que previo a la firma del contrato, este se haya dictaminado por un asesor jurídico de
la entidad:
Se comprobó que en los diez (10) Contratos de proveedores revisados, fueron
dictaminados por la Asesora Jurídica de la entidad, cumplimentándose lo dispuesto en
la legislación vigente.
Si el valor cobrado o pagado por contrato ejecutado, se corresponde con el monto
acordado:
En los (19) Contratos revisados solo, se definen dos (2) Montos en la relación
contractual, correspondiendo los mismos a:
- Contrato de Suministro No. 02/2017- Empresa de Productos Lácteos Holguín,
por un monto ascendente a 1 348,70 CUP.

- Contrato de Compraventa No. 120/2015- Empresa Cárnica Holguín, por un

monto total ascendente a 250 000,00 UM, de ellos 200 000,00 CUC y 50
000,00 CUP.

En los restantes (17) Contratos, se expresa tácitamente que los importes a cobrar y
pagar por las PARTES, se establecerán a partir de los precios fijados según Anexo
No. 1; asimismo, los precios de los productos será el consignado en las facturas
emitidas al efecto, cuyo valor será el que resulte de la sumatoria de todas las facturas
mensuales, las cuales deberán ser conciliadas por ambas partes.
Que en el contrato estén bien delimitados, entre otros, los aspectos siguientes:
(Artículos de 32 al 49 de Decreto-Ley No. 304 del 2012):
Se comprobó en los (19) Contratos revisados que representa el ciento por ciento, que
en los mismos cumplen con el protocolo establecido en la legislación vigente:
a). Objeto del contrato.
b). Objeto de las prestaciones derivadas del contrato.
c). Plazos para el cumplimiento de las obligaciones.
d). Términos o reglas internacionales.
e). Precios y tarifas.
f). Pago: Forma, medio, plazo, tasas de interés, lugar y cualquier otra condición
del pago.
g). Efectos de la falta de pago.
h). Parámetros de calidad.
i). Plazos de la garantía comercial, en correspondencia con la naturaleza de la
prestación que constituye el objeto del contrato, o en su caso, de acuerdo con
las normas vigentes. Cuando proceda, la relación de la documentación técnica
y comercial a entregar.
j). Cuando corresponda, la parte que debe obtener el seguro en virtud de los
términos del contrato y de los riesgos contra los cuales se establece.
 k). Reclamaciones por incumplimiento de determinadas obligaciones, como
soluciones alternativas para el cumplimiento.
l). Formas de aviso ante la eventual posibilidad de un incumplimiento en su
ejecución.
m).Solución de controversias, donde se especifique el órgano judicial o arbitral
ante el que se resolverán las controversias.
n). Modificación y terminación del contrato.
o). Vigencia del contrato.
Si las partes pactaron el pago de sanción pecuniaria por mora o incumplimiento total o
parcial de una obligación del contrato, compruebe que la infractora haya efectuado el
pago a la perjudicada por el incumplimiento:
Se comprobó en los (19) Contratos revisados que todos tienen pactado el pago de
sanciones pecuniaria por mora o incumplimiento total o parcial de una obligación del
Contrato, definiéndose el por ciento de penalización que corresponde para cada caso.

Se verificó que tanto para las Cuentas por cobrar como para las Cuentas por pagar, la
entidad no mostró evidencia documental de la acción emprendida por la empresa, en
consecuencia con lo previsto en el Contrato en su cláusula, referida a la Penalidad, en
la relación contractual, determinándose en los contratos revisados que existen saldos
envejecidos en más de 60 días.
Que la oferta del contrato sea clara y precisa, para ello debe contener los elementos
que resultan necesarios:

Se constató que los Contratos muestran con claridad y suficiencia todo lo relacionado
con la oferta atendiendo a: cantidad, precio, calidad y garantía, que precisa el oferente
de quedar vinculado en caso de aceptación.

De haberse realizado modificaciones al contrato, que se hayan formalizado por medio

de suplementos:
En el ciento por ciento de los Contratos revisados (19), se hace constar de forma clara
y precisa:
- La parte causante de la terminación del Contrato responde de los daños y
perjuicios que se deriven de esta, por ambas partes excepto por causas de
fuerza o caso fortuito.
- La modificación o extinción del contrato por acuerdo de las partes constituye
un nuevo contrato con efectos modificativos, debiéndose constar mediante
suplemento, el que puede utilizarse para concretar el contenido o prorrogarse
su vigencia.
Contratación con Trabajadores por Cuenta Propia (TCP): este aspecto No Procede, ya
que la UEB-Holguín hasta el cierre de septiembre no tiene relaciones contractuales
con ninguna figura tipificada como Trabajadores por Cuenta Propia, según certificación
emitida por la entidad.

Resumen:
La entidad a partir de lo dispuesto en la Ley 107 “De la Contraloría general de
República”, en su artículo 18 establece entre otras cuestiones que la máxima autoridad
o los dirigentes del órgano, organismo o entidad que delegan facultades a favor de
dirigentes o funcionarios de distintas instancias en sus respectivos sistemas, y en los
casos que realicen contrataciones que requieren del apoyo de terceros, tienen la
responsabilidad de analizar las posibles implicaciones que, en el SCI pudieran tener,
……
Se comprobó que la entidad mediante la Resolución No. 50 de fecha 8 de mayo de
2012, emitida por el Director General aprueba el Reglamento de los Órganos de
Dirección Colectiva y Órganos Asesores de Dirección de la Empresa de Servicios a la
Agroindustria Azucarera.
La Resolución No 146 de fecha 8 de mayo de septiembre de 2014, emitida por el
Director General, delega en los directores de las Unidades Empresariales de Base, en
el numeral 51; aprobar mediante escrito fundamentado, la composición de los órganos
colegiados de dirección; Comité de Contratación, según se detalla a continuación.

Integrantes del Comité de Contratación de la UEB-Holguín (ESazúcar)

No. Nombre y apellidos Cargo Responsabilidad

1 Mayra Esther Batista Mulet Jefa de Contabilidad y Miembro
Finanzas
2 Julio Ochoa Sánchez Especialista en Gestión Miembro
Comercial
3 Tania Pérez Torres Asesora Jurídica Miembro
4 Raúl Eugenio Verdecia Jefe de Producción y Servicios Miembro
Rondón
5 Pedro Clemente Silva Marrero Especialista en Inversiones Miembro

El secretario del Comité, será el compañero Rafael Minervo Laguna Ricardo,

Especialista en Gestión de los Recursos Humanos, en su ausencia lo sustituye Julio
Ochoa Sánchez, Especialista en Gestión Comercial.
Su funcionamiento se regirá por lo establecido en la Resolución No. 127 de fecha 12
de julio del 2016, Reglamento para la Contratación Económica, emitido por el Director
General.
 Se comprobó que la entidad tiene implementado el registro para el control de los
contratos, según lo dispuesto en la legislación vigente, Resolución No. 44 de 2012 del
MINJST, siendo responsable de su custodia la Asesora Jurídica de la empresa. Sin
embargo, existen contratos que datan desde el 2013 y 2014, que no tributan
movimientos en las Cuentas contables de cobros y pagos.

 Contratos 2013: Total (35), de ellos corresponden (29) a clientes y (6) a

proveedores.
 Contratos 2014: Total (73), de ellos corresponden (57) a clientes y (16) a
proveedores.

Se verificó en los (19) contratos revisados, que en todos se identifican adecuadamente

las Partes que formalizan las relaciones contractuales, consignándose todos los
requerimientos legales y protocolo dispuesto en la legislación vigente.
Se comprobó que los diez (10) Contratos de proveedores revisados, fueron
dictaminados por la Asesora Jurídica de la entidad, cumplimentándose lo dispuesto en
la legislación vigente.
Se constató en los (19) Contratos revisados solo, se definen dos (2) Montos en la
relación contractual, correspondiendo los mismos a:
- Contrato de Suministro No. 02/2017- Empresa de Productos Lácteos Holguín,
por un monto ascendente a 1 348,70 CUP.

- Contrato de Compraventa No. 120/2015- Empresa Cárnica Holguín, por un

monto total ascendente a 250 000,00 UM, de ellos 200 000,00 CUC y 50
000,00 CUP.

En los restantes (17) Contratos, se expresa tácitamente que los importes a cobrar y
pagar por las PARTES, se establecerán a partir de los precios fijados según Anexo
No. 1; asimismo, los precios de los productos será el consignado en las facturas
emitidas al efecto, cuyo valor será el que resulte de la sumatoria de todas las facturas
mensuales, las cuales deberán ser conciliadas por ambas partes.

Se comprobó en los (19) Contratos revisados que todos tienen pactado el pago de
sanciones pecuniaria por mora o incumplimiento total o parcial de una obligación del
Contrato, definiéndose el por ciento de penalización que corresponde para cada caso.
Resumen:
 Se verificó que tanto para las Cuentas por cobrar como para las Cuentas por pagar, la
entidad no mostró evidencia documental de la acción emprendida por la empresa, en
consecuencia con lo previsto en el Contrato en su cláusula, referida a la Penalidad, en
la relación contractual, determinándose en los contratos revisados que existen saldos
envejecidos en más de 60 días.
 Se verifico que en los 19 contratos revisados, que representa el ciento por ciento,
tienen fijado como término de treinta (30) días para efectuar los cobros y pagos por los
servicios prestados y comprados, respectivamente.

 Se comprobó que existen cuatro (3) Contratos de proveedores que representa el 16,00
por ciento del total revisado, que se clasifican como Pagos Anticipados y no se
especifica dicho concepto en los Contratos.

 Verificó que en el Contrato de Servicios, No. 03 de 2017- UBPE “Cañada Ancha

“Contrato, no muestra en su Anexo No. 2, el precio de las habitaciones.

 Se constató que el Plan de Prevención de Riesgos de la entidad, no tiene identificado

ni evaluado riesgos que atentan contra la gestión de la contratación en las relaciones
contractuales entre los diferentes actores económicos. Es de señalar que en el referido
plan solo hace alusión a la contratación en su vínculo con el objeto social de la
empresa.

Es de señalar que independientemente de que los (19) Contratos Económicos

revisados y que obran en poder de la entidad, cumplen con la legislación vigente, los
mismos no son utilizados como herramientas de trabajo para gestionar los ciclos de
cobros y pagos de la entidad, detectándose cuentas contables con saldos
significativos envejecidos fuera de término, incumpliéndose lo dispuesto en las
cláusulas del contrato, Capítulo V, Artículo 37, y el Capítulo VI, Artículo 51.1, ambos
del Decreto- Ley No. 304 de 2012 del Consejo de Estado, “De La Contratación
Económica”. Toda vez que, no mostraron evidencias de gestiones y aplicaciones de
penalidades por incumplimiento de los Contratos, determinándose como causa del
incumplimiento la inobservancia de la legislación vigente, lo anterior afecta la eficacia
del Sistema de Control Interno de la entidad.
Lo expresado anteriormente compromete el cumplimiento del Lineamiento No.5 de la
Política Económica y Social del partido y la Revolución para el período 2016-202;
«Continuar fortaleciendo el papel del contrato como instrumento esencial de la gestión
económica, elevando la exigencia en su cumplimiento en las relaciones entre los
actores económicos».
Responsables del incumplimiento:
- Alfredo Melchor Machín Tejeda, Director de la entidad.
- Mayra E. Mulet Batista, Jefa de Departamento de Contabilidad y Finanzas.