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EJEMPLOS REALES – CASOS Y SOLUCIONES

Caso 1: Su jefe o un cliente lo llama para que realice una auditoría interna a un
procesos o procesos en una organización conforme a la norma NCH 2728:2015 y
no le ha enviado ningún documento. Debe contactar a la persona e informar que
le envíe los documentos contra los cuales usted debe auditar y por otro lado,
informar que sin estos documentos (procedimientos, manuales, instructivos,
etc..) no puede realizar el plan de auditoría ya que en ellos aparecen los “dueños
de procesos a auditar”.

Caso 2: Los documentos enviados son muy ambigüos y no indican claramente


metodología, dueños de procesos ni registros de trabajo. Contactar a la persona y
solicitar esa información con el objetivo de ir cerrando brechas, a fin que la
planificación de la auditoría (plan) sea conforme.

Caso 3: Su jefe le indica que debe elaborar un programa de auditoría interna de la


empresa y otro a un proyecto en ejecución. Para elaborar el programa de
auditoría de la casa matriz (empresa), lo más simple es solicitar el organigrama de
cargos de la misma y comenzar a preguntar cargo por cargo, persona por
persona, que procesos son los que ellos gestionan. Estos procesos los puede
dividir en niveles, por ejemplo:

Proceso Nivel 1: Administración y Finanzas


Proceso Nivel 2: Costos, Finanzas, Recursos Humanos, Compras.

Por otro lado, el programa de auditoría del proyecto, lo puede elaborar


considerando el itemizado del proyecto o las partidas, considerando que cada
uno de ellos es un proceso.

Caso 4: Tiene que auditar un proceso complejo, un contrato, una base técnica y
no sabe como hacerlo. La recomendación, para este tipo de casos, es no generar
una lista de verificación para auditar, sino, leer el documento 2 a 3 veces, marcar

Gerardo Alvarez Ramirez


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con un destacador los “requisitos que evaluará” e ir a la auditoria con el mismo
documento marcado y de el mismo ir haciendo las preguntas al auditado.

Caso 5: La reunión de inicio de la auditoría esta planificada con inicio a las 09:00
am, y no llega nadie. Usted debe contactar a la persona que lo contrato o a su
jefe e informar. Puede otorgar un tiempo para que lleguen las personas conforme
le indico su jefe o persona o, si es necesario, acordar un cambio de fecha de la
auditoría interna.

Caso 6: La reunión de inicio la dirige el auditor interno, el es quién debe leer a las
personas presentes (dueños de procesos a auditar) el plan completo. De existir
un cambio en el mismo, sea por horario, personas, lay out, el auditor puede
cambiar el plan sin problema. Para esto es la reunión de inicio, ratificación del
plan por parte de usted y todos los presentes a fin que el proceso sea conforme y
sin contratiempos. Cuando se habla de “ratificación del plan” es:

-Hora de Inicio.
-Hora de Término.
-Proceso o Procesos a Auditar.
-Personas a Auditar por Proceso.
-Lay Out a seguir en la auditoría.
-Hora de Almuerzo.

Caso 7: En el desarrollo de la auditoria, una persona a la cual debe entrevistar no


le quiere responder. Usted como auditor, debe contactar a la persona que lo
contacto o su jefe e informar de la situación, usted NO insista, solo informar y ver
pasos a seguir.

Caso 8: Una persona a la cual debe entrevistar por horario, no está en su lugar de
trabajo. Espere unos minutos y si no llega, contactar a la persona que lo contacto
o su jefe e informar de la situación, luego ver pasos a seguir.

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Caso 9: En el desarrollo de una auditoría, existe un requisito que según su
evaluación, no es conforme “pero tiene dudas si cursar o no la no conformidad”.
Informe de esto al auditado “que es una posible no conformidad por esto……” y
solicítele más información, es decir, más evidencias a fin que usted pueda tomar
una decisión acertiva y en base a EVIDENCIAS.

Caso 10: Durante el desarrollo de la auditoria se ve enfrentado a una persona


“con un carácter complejo”. Sea empático, deje de auditar por unos 5 minutos,
salga a conversar con el, evalúe la situación, converse con él y luego vuelva, SEA
EDUCADO. De no mejorar la situación, contactar a la persona que lo contacto o
su jefe e informar de la situación, luego ver pasos a seguir.

Caso 11: Durante el desarrollo de una auditoria, está evaluando un proceso


contra un requisito descrito en uno de sus documentos (criterio) y se acuerda que
“en otra empresa o proyecto” esa actividad se realizaba de otra forma y, “SE LE
OCURRE CURSAR UNA NO CONFORMIDAD POR ESE MOTIVO QUE SE ACORDÓ”.
No lo haga, ya que un auditor solo debe cursar una No Conformidad contra un
requisito de su empresa o proyecto, los cuales están evidenciados en los
procedimientos, instructivos, etc… que le fueron entregados para estudio en la
etapa de planificación de la auditoría. Recordar que un auditor NO debe realizar
Juicio de Valor ni cursar No Conformidades contra otros requisitos que no sean
los entregados.

Caso 12: Durante una auditoria No lo invitan a almorzar. Está correcto. Recordar
que el almuerzo no es responsabilidad de los auditados, a no ser que se lo digan
personalmente.

Caso 13: Cuando uno audita la norma NCH 2728:2015, no necesariamente se


audita en el mismo orden de la norma. Se recomienda comenzar a auditar por el
apartado relacionado a Política, Objetivos y Responsabilidad y Autoridad.
Iniciando por estos apartados, uno logra tener una visión completa de la
empresa. Recordar que la NCH 2728:2015 se implementa en empresas OTEC, NO
en proyectos.

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Caso 14: Llega la reunión de cierre. La reunión de cierre la dirige el auditor. Usted
debe entregar información general a los presentes, los mismos de la reunión de
inicio, sobre:

-No Conformidades detectadas. Generalizando, no en detalle una por una.


-Procesos en los cuales fueron detectadas.
-Fortalezas y Debilidades de la empresa.
-Conclusión general de lo evaluado considerando los hallazgos detectados.
-Indicar que el informe de auditoría lo enviarán dentro de 48 horas a la persona
que lo contacto o al jefe.
-Indicar que el seguimiento para cierre de las acciones correctivas de las no
conformidades cursadas, puede ser “seguido y cerrado”, enviando las evidencias
de cierre vía correo electrónico a ustedes, esto, conforme a las fechas indicadas
en cada acción correctiva.
-Dar las gracias al terminar la reunión.

Nota: considerar que si ustedes indican X cantidad de no conformidades y X


conclusión, esa misma cantidad de no conformidades en los procesos y esa
misma conclusión, es lo que deben escribir en el Informe de Auditoría, tal cual.

Caso 15: Al elaborar el Informe de Auditoría, considerar que ustedes deben


escribir en él “LO MISMO QUE INFORMARON EN LA REUNIÓN DE CIERRE”. Si al
estar escribiendo se acuerdan de una no conformidad que no informaron en la
reunión de cierre, NO LA PUEDEN AGREGAR EN EL INFORME.
Escribir el informe de forma clara, concisa, sin falta de ortografía (puntos, comas,
puntos apartes, puntos seguidos, etc.) y no olvidar las tildes en las palabras.
Por último, no olvidar que las no conformidades cursadas deben tener
claramente identificado el requisito “vulnerado”.

Caso 16: Al cerrar las acciones correctivas de las no conformidades cursadas, las
personas deben enviarles evidencias claras de cierre. De no enviar, ustedes no
DEBEN cerrar las no conformidades, solicitando nuevo plazo de cierre.

Gerardo Alvarez Ramirez


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