Examen Parcial

X PAE en Gerencia de Logística

Módulo: Gestión de Almacenes

CASO FABRICANTE DE
PINTURAS
Es una empresa fabricante de pinturas ubicada Lima - Perú, el año 2019 vendieron $ 111 millones, que
equivale a 1’600,000 galones de pintura, tienen aproximadamente entre el 65 y 70% de participación
del mercado de pinturas. Este año 2020 esperan vender US$ 140’ millones y esperan duplicar las ventas
en el 2023.

En noviembre de 2019 culminó la fusión con otra empresa importante que fabrica pintura, que
funcionaba en el local indicado, en febrero de 2020 culminó la mudanza desde Breña. La construcción
del almacén fue culminada hace aproximadamente un año atrás y se ha construido en una zona donde
hubo un incendio grande hace 3 años.

2.- INFRAESTRUCTURA DEL ALMACÉN

1.- Camiones
Cuentan con 46 unidades de transporte, 41 están tercerizados y 5 son propios los que utilizan
para sus clientes más importantes.

2.- Patio de Camiones

La entrada y salida de camiones para el despacho se realiza por la puerta de entrada principal de
la empresa, no hay una puerta ni vía especial que vaya directo al almacén, los camiones tienen
que recorrer una vía común en forma de “L” desde la entrada principal hasta llegar al
almacén, que es relativamente distante y angosto porque solo alcanzan dos camiones, uno de
ida y otro de vuelta, además a los costados de la vía, antes de doblar en “L”, están los autos de
los empleados, trabajadores y visitas.

Al llegar al almacén los camiones tienen que ingresar a un pasadizo relativamente estrecho para
 posicionarse en las rampas de las puertas
que son fijas, no flexibles. Si un camión maniobra para estacionarse en la primera rampa ningún
otro camión puede ingresar a las otras rampas hasta que el primero culmine la maniobra y se
estacione, debido a que el ancho del pasadizo es angosto.
Mg. Ing. Carlos Noé
setiembre 2020
 4.- Puertas
Aproximadamente existen 5 puertas con rampas fijas, y una puerta por donde circulan los
montacargas hacia el patio externo, se observa que el almacén es nuevo, su construcción no es
mayor a 1 año y medio.

5.- Área Pulmón

Ubicada en el interior del almacén adyacente a las puertas, donde fácilmente puede alcanzar
toda la mercadería de una carga o una descarga de cada camión. Sin embargo, en ella hay
mucha más mercadería depositada allí porque se observa el área llena de mercadería, con el
propósito que estén disponibles para incluirlos en las rutas de despacho que preparará el
ruteador, en la práctica es casi como hacer un picking adicional en forma manual cuando se
cargue al camión.

Además, se observó que existen dos computadoras (desktops) para el registro de las guías
salientes y los recibos, los que ocupan un espacio importante dado que además tienen
impresoras adyacentes con su cableado correspondiente, no obstante, hay un área
administrativa cerca donde podrían ser ubicadas.

6.- Área de almacenaje

Cuenta con 14 racks de 7 niveles, 13 pasadizos, en total abarca un área de 9,000 m² con 8,040
posiciones de pallets, 10,000 ítems activos y 400,000 galones de stock almacenado, ordenados
por categorías y niveles de peligrosidad, trabajan 140 personas en 3 turnos, atienden aprox. 550
guías diarias que equivale en promedio a 250 ton/día de movimiento por día.

7.- Área Administrativa

Donde se realiza el control del personal, el procesamiento de pedidos y la recolección de la
información administrativa y documentación para que sea ingresada al sistema de información.

8.- Equipos de Manipulación de Materiales

Cuentan:
1. 5 montacargas a combustible,6 apiladores (3 llegan hasta el nivel 5 y 3 llegan hasta
el nivel 4)
 2. 1 order picker (llega hasta el nivel 7)

9.- Equipos de cómputo y sistema de información

Usan un sistema de información amigable, Office Mark que esperan no cambiar sino
repotenciar, a pesar de varios intentos por cambiarlo sin éxitos.

10.- Patios externos

Pudimos observar dos patios externos, uno hacia la izquierda del almacén donde también
utilizan para almacenar productos terminados, aparentemente por falta de espacio. Se observó
que en otro patio contiguo también cargan productos con montacargas a los camiones.

3.- PROCESOS DEL ALMACÉN

1.- Salidas
Las ventanas horarias de despacho a clientes no están programadas, porque prefieren realizarlos
en lo más rápido que puedan durante las 24 horas del día, además no visualizan el plan de
ventas o el pronóstico de la demanda del mes en curso y/o de los siguientes meses. Utilizan un
indicador de calidad de órdenes que está relacionado al cumplimiento de los despachos en
tiempo y cantidad.

a) Procesamiento de Pedidos
Los pedidos se toman de diversas formas, incluso ingresan vía tecnología wap cuando
venden a pequeñas ferreterías pudiendo ver incluso si cuentan con stock para atender a
dicho tipo de cliente. Una vez ingresados los pedidos se verifica además el estado actual
del crédito del cliente.

Luego el sistema divide los pedidos de los clientes en una guía de despacho por cada
división o familia (Industrial, Hogar, Supermercados, Colas, pegamento, pinturas, látex,
entre otros) a la que pertenezcan los productos incluidos en el pedido del cliente, es decir
el pedido de un cliente puede tener varias guías de despacho asociadas, las cuales son
entregadas a los picadores.
b) Picking
Los picadores reciben las guías de despacho para proceder a realizar el picking por
documento y con montacargas o con apilador, en la primera columna de cada guía se
indica el código de la posición del ítem, sin embargo, la misma no está dinámicamente
actualizada, además el orden de secuencia de los ítems en la guía no está preparada
para recorrer la menor distancia durante el trabajo de picking de los ítems.

Los ítems son depositados con su respectivo pallet y guía correspondiente en el área de
pulmón, adyacente a las puertas, para que este a disposición de los ruteadores,
separados por división o áreas de acuerdo a las guías de despacho.

c) Ruteo. -
El encargado prepara las rutas manualmente en función del orden de llegada de los
pedidos de clientes que deben despacharse y agrupa a clientes con ubicación geográfica
más próxima, entonces ubica las diversas guías de despacho adjunta a su mercadería
correspondiente a cada pedido de los cliente, los cuales están dispersos en el área
pulmón, los registra manualmente hasta estimar que el volumen de productos alcancen
a llenar la capacidad de un camión determinado, prepara la ruta específica e indica que
pueden proceder a la carga de dicho camión, procediendo así sucesivamente con los
diversos grupos de pedidos de clientes que haya agrupado hasta agotar lo pendiente.

d) Carga. -
El ruteador comunica a los despachadores que carguen determinadas guías a cada
camión disponible, los cuales proceden a realizarlo con el montacargas, a cada guía
correspondiente a un pedido de cliente puede estar ubicado en lugares específicos
diferentes dentro del área pulmón, haciendo lento la carga por la gran cantidad de
mercadería depositada allí.

e) Transporte y Despacho. -
El ruteador alcanza la ruta definida al transportista, este sale de la empresa con la
factura (que se realiza una vez cargado el camión), la guía de remisión, su hoja de ruta,
su carga correspondiente asignada para la entrega a los clientes.
 Como la mayoría de unidades pertenece a terceros la política de la empresa es que
cuanto más volumen o peso transporten más ingreso recibirán los transportistas por
cada viaje de despacho. El nivel promedio de despacho diario es de 250 ton/día.

2.- Entradas
Las ventanas horarias para los recibos de productos de producción no están programadas,
prefieren recibir los productos en el momento en que corresponda salir del área de producción
durante las 24 horas del día. Cabe resaltar que en el almacén no se conoce o no saben que
productos o códigos son los próximos a ser recibidos, ni la cantidad correspondiente, ni tampoco
visualizan el programa de producción ni su avance y ejecución.

a) Recibo
Como no existen ventanas horarias para las recepciones, entonces en el almacén no
saben o no están informados sobre qué productos serán entregados y además no
conocen el día ni la hora en que el área de producción los entregará, generándose
escasez de recursos humanos cuando se presenta un recibo en el momento que se
realizan despachos.

b) Acomodo
En el sistema no existen ubicaciones virtuales que se correspondan con las ubicaciones
físicas del almacén y que puedan actualizarse dinámicamente conforme ingresa y salen
los productos. Solo existe una hoja Excel donde se indica los productos que han sido
asignados a cada ubicación física o posición del almacén, que por cierto casi siempre no
está actualizado.

El acomodo se hace solo tomando en cuenta que las diversas divisiones y/o familias de
productos tienen un determinado rack o pasillo asignado, entonces os operarios se
dirigen donde corresponda según el producto que estén acomodando y proceden a
ubicarlo en el lugar que puedan observar como disponibles, no importa el lugar preciso
ni el nivel del rack del almacén.
 c) Almacenaje
Como el control de las ubicaciones se realiza con una hoja Excel la misma que no puede
ser actualizada dinámicamente se les presenta inconvenientes con la fecha de caducidad
que es muy difícil de controlar, existiendo devoluciones importantes para reproceso en
producción que genera un flujo de reversa.

4.- REQUERIMIENTOS DE LA EMPRESA

1) En pleno contexto de crecimiento quieren un diagnóstico que permita analizar las

oportunidades y su aprovechamiento correspondiente para que mejoren la gestión del
almacén.
2) Desean reducir costos de mano de obra como producto de las mejoras en el almacén y en
la distribución (rutas y carga para cada ruta), tienen 140 personas en 3 turnos con el que
cumplen en tiempo, pero desean automatizar sus procesos para reducir las demoras.
3) Los despachos pueden llegar a tener como máximo 1 semana de retraso y desean
reducirlo a 24 horas.
4) Aunque solo tienen diferencias de inventario al interior de cada línea o familia de ítems,
sin embargo, desean reducir dichas diferencias y además tener el nivel de todo su
inventario en línea.
5) Tienen excesos y quiebres de inventario atribuible al balance inadecuado entre el
planeamiento de la demanda y el plan de suministro y su ejecución.
6) Creen que puede generar ahorros racionalizando sus productos terminados y materias
primas.
7) Requieren que su sistema de información sea evaluado para conocer sus limitaciones y si
puede ser complementado.
 …..

5.- SOLUCIONES A LOS REQUERIMIENTOS DE LA EMPRESA

1. En pleno contexto de crecimiento quieren un diagnóstico que permita analizar

las oportunidades y su aprovechamiento correspondiente para que mejoren la
gestión del almacén.

La tecnología de la información y comunicación se han convertido en un medio para

aumentar la eficacia y eficiencia en el manejo de los almacenes, por lo cual, se debe de
considerar como una herramienta indispensable para la gestión de la organización.
Para iniciar un mejoramiento y orden de las operaciones en la organización se
recomienda contar con un ERP para complementar las actividades, mejorar el control
del movimiento y almacenamiento de artículos dentro y fuera de las operaciones y
procesos de almacén, para mantener un nivel de servicio y garantizar el buen
funcionamiento. Por otro lado, es relevante mencionar que la empresa presenta con
urgencia la planeación de los procesos en la cadena de abastecimiento como el
aprovisionamiento, almacenaje, distribución e incluso, en ciertas actividades del
proceso productivo, y además el dimensionamiento del almacén, acondicionar y
señalizar las áreas de distribución y transporte.

2. Desean reducir costos de mano de obra como producto de las mejoras en el

almacén y en la distribución (rutas y carga para cada ruta), tiene 140 personas
en 3 turnos con el que cumplen en tiempo, pero desean automatizar sus
procesos para reducir las demoras.

Para reducir el costo de mano de obra se necesita identificar las funciones que se
requiere para operar correctamente. Dentro del caso en mención data que no cuentan
con los espacios requeridos para realizar dichas operaciones, por lo tanto, esto genera
 tiempo muerto en muchos colaboradores por cada turno; por ello es necesario planificar
y tener correctamente los espacios que se requiere para poder operar de manera que se
pueda optimizar los tiempos. Identificar el diseño de las zonas de almacenamiento
ayudaría el proceso de entrada y salida de almacén. Por último, ya teniendo identificado
el personal necesario, se deberá adquirir nuevas maquinarias para optimizar el tiempo.

3. Los despachos pueden llegar a tener como máximo 1 semana de retraso y

desean reducirlo a 24 horas.

Las operaciones necesitan conocer las dimensiones de las ventas para programar trabajos de
ingreso de órdenes de acuerdo a la prioridad de ellas, existe dos puntos importantes para
elaborar un despacho eficaz, en el caso en mención no cuentan con disposición de productos,
debido a que no existen una clasificación de materiales almacenados respecto a su ratio de
movimiento que origina un aumento en los tiempos y por lo tanto la disminución en los procesos
de almacenamiento y despacho. Se observa que el sistema de información se emplea para
registrar transacciones y no un análisis de reportes para una gestión y control.

4. Aunque solo tienen diferencias de inventario al interior de cada línea o familia

de ítems, sin embargo, desean reducir dichas diferencias y además tener el
nivel de todo su inventario en línea.

Para reducir dichas diferencias hay que identificar cada producto, ya sea por nombre, o
código si en caso pertenece una misma familia de ítem mantener un código del producto
que al momento de agrupar permita identificar fácilmente además que se puedan tomar
precauciones para su almacenamiento. Para mantener los inventarios actualizados en
tiempo real se sugiere implementar un terminal PDA que por ser un ordenador portátil te
 facilita organizar de manera óptima la gestión de tu almacén.

5. Tienen excesos y quiebres de inventario atribuible al balance inadecuado entre

el planeamiento de la demanda y el plan de suministro y su ejecución.

Al no contar con un planeamiento adecuado por el área de ventas genera un desconocimiento e

incertidumbre de lo que se va a requerir para tener suministros necesarios para su debida
ejecución. De igual manera, lo mismo sucede con el área de producción, al no llevar un
planeamiento y comunicación con el área de ventas, producen de acuerdo a su criterio.

6. Creen que puede generar ahorros racionalizando sus productos terminados y

materias primas.

Si es posible generar ahorros porque al tener conocimiento de los productos que

ingresan o salen y las cantidades específicas se puede reconocer qué tipo de productos
son necesarios por un periodo determinado para esto es importante la comunicación
fluida y planificación con el área de ventas de la empresa.

7. Requieren que su sistema de información sea evaluado para conocer sus

limitaciones y si puede ser complementado

Se propone implementar de un sistema de gestión de información como respuesta a las

falencias del sistema actual, dado que es importante destacar la complejidad de convivir
con éxito, elaborar un trabajo en conjunto con las áreas involucradas y a su vez elaborar
un cronograma de facturación para fijar una metodología del trabajo en cuanto a la
planificación de rutas, el horario de recepción de mercancías con el fin que el área
logística pueda planificar los despachos de mercancías evitando posibles errores como
duplicado de pedidos, devolución y pedidos no solicitados. Con la información a tiempo
real vamos a controlar las ubicaciones de los productos y las operaciones que se
realicen en almacén, nos ayudará a tomar decisiones inmediatas en la gestión de
almacén.

· Identificación automatizada de la mejor ubicación para cada producto y

mercancía
· Control total de las ubicaciones en el almacén a tiempo real
· Control de la productividad de los recursos
· Trazabilidad de movimiento y productos
· Optimización de los movimientos
· Eliminar los errores humanos
· Disminución de productos no aptos
· Generar reportes de ingreso y salidas de mercancías, así como reportes de
discrepantes físicos