Está en la página 1de 47

Definicin de Compras

Compras es el rea funcional de la empresa encargada


de adquirir los materiales (materias primas, suministros
y componentes) y servicios necesarios para las
operaciones de la empresa.

Las compras se deben realizar en la cantidad necesaria,


en el momento que se necesitan y entregadas en el lugar
preciso donde se necesitan.
Principales funciones de Compras

 Adquisicin de bienes y servicios para cubrir las


necesidades de la empresa.
 Negociacin con proveedores.
 Ejecutar las polticas de apalancamiento con
proveedores (finanzas).
 Administracin y actualizacin del maestro de
materiales.
 Administracin y actualizacin del maestro de
proveedores.
Objetivos del rea de Compras

1. Precio: obtener precios competitivos en la compra de


bienes y servicios, teniendo en cuenta periodos de pago
segn los plazos establecidos por el rea de Finanzas y
las polticas de inventario establecidas por el rea de
Planeamiento.

Precio puede afectarse por: No negociable en el precio:

1. Cantidad 1. Calidad (segn especificaciones)


2. Tiempo de entrega 2. Cambio de condiciones pactadas
3. Plazo de pago
Objetivos del rea de Compras

2. Tiempo de entrega: cumplir con los tiempos


comprometidos de entrega a las reas usuarias de los
bienes y servicios comprados.

3. Mantener un flujo continuo de abastecimiento: se


debe asegurar un abastecimiento continuo de tal
manera de no interrumpir las actividades productivas y
de servicio pero a su vez manteniendo niveles
adecuados de inventario.
Objetivos del rea de Compras

4. Seleccin de proveedores: encontrar y seleccionar a


los proveedores ms adecuados para la empresa;
mantener actualizada la lista de proveedores con
compra y los potenciales; tener un registro actualizado
de la evaluacin del cumplimiento de cada proveedor.

5. Catalogacin de materiales: mantener actualizado un


catalogo de materiales con las especificaciones claras
de cada material para evitar errores en las compras;
buscar estandarizar los nombres y la clasificacin de
materiales entre todas las reas de la empresa.
Objetivos del rea de Compras

6. Bsqueda de nuevas fuentes de abastecimiento:


mantenerse informado y actualizado acerca de nuevos
proveedores, nuevos productos, sustitutos, o fuentes de
abastecimiento de tal manera de ofrecer
constantemente alternativas innovadoras a los usuarios
de bienes o servicios.

7. Calidad: asegurar que se cumplan las especificaciones


definidas en el catlogo de materiales o lo definido con
el rea usuaria del bien o servicio.
Factores claves de xito

 Especificaciones claras
 Transparencia en la informacin
 Mantenerse actualizado de los nuevos productos,
nuevas tendencias y trasladar esto a sus usuarios
 Cumplir con lo acordado
 Mantener comunicacin constante con los proveedores
clave
 Generar confianza a largo plazo
 Mantenerse informado de los eventos externos
Competencias del comprador

Qu es una competencia?

Competencias son las destrezas, conocimientos y


actitudes, que se traducen en conductas
demostradas por personas con un excelente
desempeo en la ejecucin de su trabajo.

Se refiere al CMO se hacen las cosas


Competencias del comprador

Qu es una competencia?

Cules pueden ser las competencias de


un comprador?
Competencias del comprador

 Solucin de problemas
 Sentido de urgencia
 Capacidad de influencia
 Proactividad
 Claridad en la comunicacin e informacin
 Saber escuchar
 Alto sentido tico
 Simptico y emptico
Impacto en Finanzas y el Capital de Trabajo

CAPITAL DE TRABAJO o Fondo de Maniobras


CT = fuente de recursos - consumo de recursos
CT = AC - PC
CT = RP - AF

Activo PC Pasivo corriente


Corriente AC

Recursos Permanentes
RP Venta de activos Adquisicin de activos
Activo Fuentes Deudas a largo plazo Usos Amortizacin de deuda
Fijo AF capital Pago de Dividendos
beneficios retenidos
Catalogacin de materiales

La catalogacin conocida tambin como codificacin es la actividad del


rea logstica que se ocupa de asignar a cada producto o material un
nico nombre, de modo que no existan productos con ms de una
identificacin.

Establecer un sistema simple y comprensible para toda la organizacin


que permita identificar, solicitar, sustituir y clasificar los materiales en la
empresa con el fin de optimizar su uso, la gestin logstica y los costos
asociados al producto
Objetivos de la catalogacin de materiales
a. Eliminar los items o referencias iguales pero con varias denominaciones
debido a la variedad de proveedores que los abastecen.
b. Evitar la compra de materiales que tienen stock pero con otra denominacin.
c. Capturar las relaciones de nter cambiabilidad de materiales ( productos
sustitutos que cumplen la misma funcin que el solicitado).
d. Mejorar los ratios de rotacin de almacenes, evitando la obsolescencia o la
existencia de materiales sin movimiento y de existir poder identificarlos.
e. Optimizar el uso del espacio fsico en los almacenes.
f. Agilizar la emisin de las ordenes de compra, al tener los materiales
codificados evita tener que estar describindolos cada vez que se compre.
g. Reducir las referencias en inventario, logrando eficiencia en las labores de
compras y almacenes.
h. Reducir la inversin que se hace en inventarios, el tener cdigos duplicados
implica comprar el doble y por ende gastar ms.
Etapas de la catalogacin de materiales
1. Establecimiento de normas y estndares:ndares consiste en establecer
normas, pautas, modelos y/o estndares con respecto a lo cual se
compararan los objetos, en el caso de materiales se puede usar sus
caractersticas fsicas, qumicas y/o las aplicaciones que se pueden
tener. Muchas de estas normas deben ser realizadas por el rea
usuaria del bien.

2. Identificacin de productos: consiste en establecer la descripcin


correcta de un articulo es decir evitar que pueda tener dos
descripciones diferentes.

3. Clasificacin de productos: consiste en agrupar los materiales de


acuerdo a caractersticas comunes, uso, naturaleza u origen.

4. Codificacin de productos: consiste en asignar un cdigo formado


por nmeros y/o letras o un smbolo que identifique al producto.
Presupuesto de compras

Es la planificacin de las actividades de compras para un periodo


determinado de tiempo (generalmente un ao).

Se inicia con el relevamiento de informacin de las cantidades a


comprar y el monto total estimado a comprar, teniendo en cuenta
variaciones futuras de precios (tipo de cambio, inflacin,
condiciones de mercado, etc.).

Luego se realiza un proceso de revisin de los volmenes y montos


con las reas usuarias y de finanzas para llegar a un nmero final
acordado.

Finalmente se establecen las tcticas de compras para los diferentes


grupos de materiales o servicios que se comprarn durante ese
perodo de tiempo.
Clasificacin de materiales

Es el proceso por el cual se clasifican los materiales de acuerdo a su


valor, relevancia en los procesos y en la rentabilidad que aporta luego
de su transformacin, esta clasificacin tambin nos sirve de base para
establecer las tcticas de compra del material y la negociacin con los
proveedores.

Valor del material: Rentabilidad


Costo del material
Mantenimiento del inventario
Costo de obsolescencia Relevancia del
Valor del material material
Otros factores de clasificacin:
Material nico o repuesto nico

Rentabilidad que aporta luego de su transformacin


Clasificacin de materiales

AA AB
Alto valor Alto valor
Alta rentabilidad Baja rentabilidad
BA BB
Bajo valor Bajo valor
Alta rentabilidad Baja rentabilidad

Materiales relevantes

* La curva de Pareto puede ser una buena herramienta de clasificacin


Tipos de contratos o acuerdos con
proveedores

A. Acuerdo simple de entrega: es el resultado de un proceso de


adquisicin simple que culmina con una orden de compra por el
bien o servicio adquirido.

B. Contratos de abastecimiento por periodos determinados de


tiempo: en el contrato deben estar definidos todos los acuerdos y
niveles de servicio esperados, se sugiere la inclusin de
penalidades por incumplimiento y bonificaciones por superar lo
esperado. Los precios pueden ser fijos o sujetos a alguna frmula
de actualizacin. Se pueden establecer varios tipos de contrato:

a. Por cantidades fijas: para el abastecimiento de un bien o


servicio durante un periodo determinado, con fechas y
cantidades pre establecidas.
Tipos de contratos o acuerdos con
proveedores

b. Por cantidades variables: se establece un estimado de las


cantidades a abastecer en un periodo de tiempo, se manejan
periodos en firme y periodos estimados.

c. Inventario manejado por el vendedor (VMI): la reposicin


de inventario se delega al vendedor dentro de un acuerdo de
cantidades fijas o cantidades variables.

d. Inventario en consignacin: el proveedor factura segn el


consumo del producto por la fbrica o por los usuarios.

e. Entregas Justo a Tiempo: el proveedor abastece segn


requerimiento y directo para el consumo de la fbrica o de los
usuarios, no se manejan inventarios en los almacenes, puede
hacerse bajo la modalidad de VMI o por pedido directo.
Tipos de procesos de compra

1. Negociacin simple: acuerdo simple de entrega que se cierra con una


orden de compra.

2. Convocatoria o concurso privado: proceso similar a la licitacin pero


con algunas variaciones segn la tctica de negociacin

3. Subastas electrnicas: procesos en lnea por internet donde en un


perodo de tiempo se cierran tratos de compra compitiendo varios
proveedores a la vez.

4. Compras en bolsa de productos: es un mercado organizado para


permitir la compra y venta de productos bsicos (commodities), estos
podrn ser comprados y vendidos como mercanca bajo 03 modalidades:
en efectivo, futuros y opciones financieras.

5. Licitacin pblica: se usa para compras del estado y est regido por la
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (OSCE)
Commodities

A modo general se refiere a productos que se comercializan bajo un


estndar de calidad mnimo en el que todos son iguales
independiente al origen u otras variables.

Se usa ms para productos que son comercializados en Bolsas de


Productos a nivel mundial como el Petroleo Crudo,Trigo, Soya,
Plata, Cobre, Oro, Algodn, etc.

Los precios obedecen ms a factores externos que a una negociacin


directa.

Cul ser la poltica de compras para el


caso de commodities?
Proceso de compras
Negociacin simple
Es importante mantener un proceso ordenado y documentado
de compras debido a su rol en la compaa como rea de
servicio, los montos involucrados en la operacin y la relacin
con los proveedores.

La documentacin adecuada y el uso de indicadores de


gestin para medir el cumplimiento del rea y de los
proveedores permitirn mantener una transparencia adecuada
hacia la organizacin.
Principales actividades del proceso
de compras
1. Solicitud de pedido
2. Evaluacin y seleccin de proveedores
3. Invitacin a los provedores a cotizar
4. Evaluacin Tecnico-Economica de las
propuestas
5. Otorgamiento de la Buena Pro y emisin de la
orden de compra
6. Seguimiento y recepcin de la compra
7. Pago de facturas
8. Mantenimiento del registros de compras.
1. Solicitud de pedido

La solicitud de pedido es un documento que


establece una necesidad a satisfacer, con este
documento se da por iniciado el proceso de
compras.

Debido a que es un documento donde se


especifica el requerimiento, es necesario que
cumpla con algunos requisitos mnimos para evitar
errores o reprocesos, y para medir el nivel de
servicio entregado.
1. Solicitud de pedido

1. Fecha de emisin de la solicitud.


2. Descripcin de los materiales, Terminos de Referencia
(indicando cdigo, caractersticas y norma si la tuviera).
3. Cantidad solicitada y las unidades de la misma
4. Fecha mxima en la que debe ser recibido el material en
el lugar de entrega.
5. Lugar donde se entregar el pedido.
6. rea que solicita el pedido.
7. Centro de costo, cuenta y orden contable.
8. Nombre de la persona que genera el pedido.
9. Autorizaciones correspondientes a los responsables
(nombres y firmas).
10. Precio referencial, si se tuviera (opcional).
2. Evaluacin y seleccin de proveedores

Habiendo aprobado efectuar la compra, el siguiente


paso es identificar y seleccionar el o los
proveedores que pueden suministrar el producto,
para ello se efectan lo siguientes pasos :

1. Preseleccin de posibles proveedores.

2. Solicitud de cotizaciones.

3. Seleccin de un proveedor.
2.1 Pre seleccin de posibles proveedores

No todos los proveedores son aptos para abastecer un material


solicitado ni pueden cumplir con los requerimientos de los pedidos
(entrega, cantidades, servicio post venta, etc.).

Para ellos el rea de compras debe recurrir a sus registros


histricos y a sus bases de proveedores para establecer que
proveedores pueden satisfacer
los requerimientos y ser los candidatos a suministrar un producto.

En esta parte del proceso se debe definir cul ser la estrategia de


negociacin y el tipo de proceso de compra.
2.2 Solicitud de cotizaciones

La solicitud de cotizacin es el documento mediante el


cual se hace conocer a un proveedor los requerimientos
de la empresa y se solicita informacin sobre las
condiciones que otorga dicho proveedor para satisfacer
dichos requerimientos.

Es importante ser muy claro en la informacin que se


entrega a cada proveedor.

Para lograr mayor equidad debemos entregar la misma


informacin a cada proveedor que est en carrera (uno
a uno en los procesos privados) as como las
aclaraciones que hubiera en el proceso.
2.2 Solicitud de cotizaciones

La informacin mnima que contiene una solicitud de cotizacin es :


Fecha y nmero de la solicitud de cotizacin.
Descripcin del articulo a cotizar.
Cantidad que se solicita y las unidades.
Fecha y lugar de entrega.
Fecha de vencimiento de la recepcin de cotizaciones (lugar y forma).
Otras consideraciones que deber tener en cuenta el proveedor como:
calidad, parmetros de evaluacin, revisiones a las que se sometern los
artculos comprados, etc..
2.2 Solicitud de cotizaciones

La informacin que se solicitara a los proveedores en la


cotizacin es :

Precio de los artculos


Condiciones de pago
Descuentos y otras condiciones de la oferta.
Plazo de entrega al que se compromete el proveedor.
Otras consideraciones que el proveedor considere
conveniente indicar (tipo de embalaje, lotes de entrega,
transporte, etc.)
2.2 Seleccin de un proveedor
Recibidas las cotizaciones de los proveedores se prepara un cuadro
comparativo de las propuesta y el anlisis de las mismas para determinar
cual de ellas satisface de mejor manera los requerimientos solicitados y con
ello se toma la decisin.

Al ser un tema variable, no existe un mtodo nico para elegir el mejor


proveedor debido a la variedad de situaciones que se pueden presentar,
por ello es importante no solo basarse en el precio sino en otras
caractersticas que a la larga pueden originar ahorros o mayores costos
que los inicialmente evaluados.

En los procesos privados pueden tambin existir varios niveles de seleccin


de proveedores, lo importante es entregar la misma informacin en cada
nivel o sub proceso.

Ejemplos de calculo para la seleccin de proveedores.


Comparativo
Doble entrada o matriz de enfrentamiento
3. Emisin de la orden de compra

El proveedor que haya sido seleccionado despus de la evaluacin


de las cotizaciones recibir una orden de compra de la empresa.

En este documento se establece la relacin contractual entre el


comprador y el proveedor, por lo que se debe establecer todas las
condiciones preestablecidas tanto en la solicitud de cotizacin como
en la cotizacin misma, as como los plazos acordados.

Asimismo, es importante culminar correctamente el proceso con los


proveedores no seleccionados, no es necesario aclarar los motivos
de la decisin.
Siguientes pasos:

4. Seguimiento y recepcin de la
compra
5. Pago de facturas
6. Mantenimiento del registro de
compras
Recomendaciones al cierre del trato con
el proveedor

 Repasar las condiciones pactadas.


 Sellar el acuerdo con un contrato o con una orden de
compra clara y que refleje todos los acuerdos.
 Cordialidad en el sello del acuerdo, luego viene una
relacin conjunta.
 Quedar bien con el resto de los proveedores.
 Ser consistente con los acuerdos, no cambiar las
condiciones.
 Mostrar claridad y transparencia en todo el proceso.
Determinacin de la cantidad a comprar

Bienes y servicios que no intervienen en la produccin


Cantidades y servicios demandados por los usuarios

Compras
Lote econmico de compra

Bienes y servicios que intervienen en la produccin


Polticas de inventario definidas por Planeamiento
Lote econmico de compra

El lote econmico de compra determina la cantidad de


productos a pedir para que los costos de emitir las rdenes
de compra y el mantener los inventarios sea mnimo.

Slo se usa para productos de demanda recurrente, la


cantidad resultante de la formula debe ser revisada con el
rea de Planeamiento.

Para su aplicacin se supone lo siguiente :


a. Demanda o consumo conocido y constante
b. Tiempos de entrega conocidos y constantes
c. No hay roturas de stock.
Lote econmico de compra
La frmula para calcular el lote econmico de compra es la siguiente :

Qo = 2xDxP
ixC

Costos
D : Demanda anual. Costo Total de tener inventarios
P : Costo de emitir la O/C (pedir)
i : Costo de posesin del
inventario.
C : Costo unitario de producto Costo de mantenimiento de
Q : Cantidad a comprar inventarios

i x C = Costo unitario de posesin del


inventario = Costo de mantener una unidad Costo total de pedir ( comprar)
en almacn

Qo Tamao de pedido ( Q)
Costo total de la orden

Costos
Costo Total de tener inventarios

Costo de mantenimiento de
inventarios

Costo total de pedir ( comprar)

Qo Tamao de pedido ( Q )

CT = Cm + Cp
Cm = Costo de mantenimiento de inventario
Cp = Costo de colocar una orden de compra = Costo de pedir
Costo total de la orden
Costos

Costo Total de tener inventarios D : Demanda anual.


P : Costo de emitir la O/C
(pedir)
Costo de mantenimiento de i : costo de posesin del
inventarios
inventario.
C : Costo unitario de producto
Q : cantidad a comprar
Costo total de pedir ( comprar)

Qo Tamao de pedido ( Q )

Costo de mantenimiento de inventarios :

Cm = i x C x Q / 2
Donde : [ Q/2 = stock promedio ]

Costo de pedir :
Cp = P x D / Q
Donde : [ D/Q = nmero de pedidos en el periodo ]
Lote conveniente de compra

Costos asociados a la compra


Precio: bsqueda del menor valor unitario

Costo de mantencin de inventarios:


Costo de oportunidad del capital inmovilizado
Costos asociados al almacenamiento (recepcin, almacenamiento,
despacho, infraestructura, custodia, etc.)
Costo de obsolescencia
Costo del stock out

Costo de pedir:
Costo de emitir rdenes de compra, seguimientos y trmites
administrativos
Costo de cada flete de entrega (asociado a la frecuencia de entrega y a la
optimizacin del transporte)

El lote conveniente de compra es la cantidad que minimiza todas estas variables


Optimizaciones de cadena de abastecimiento

Visin extrema de cada actor en la cadena

Empresa Proveedor

Entrega: Justo a Tiempo Altos inventarios


Plazo de pago: El mximo despus de la entrega Reduccin de K de W
Inventarios: Entrega directa a consumo Altos costos logsticos

Entrega: Altos inventarios Una vez al ao


Plazo de pago: Reduccin de K de W Adelantado
Inventarios: Altos costos logsticos Entrega en almacn
Optimizaciones de cadena de abastecimiento

Visin tradicional y de Supply Chain


Visin Supply Chain (adicional a lo
Variable Visin tradicional
anterior)
Reducir los costos logsticos del proveedor
Precio Menor precio
asociados al precio
Costo de capital del inventario Incluir en el costo los inventarios del
(oportunidad) proveedor
Incluir el costo de almacenamiento del
Costo de almacenamiento
Costo de mantencin de proveedor
inventarios Incluir el costo de obsolescencia del
Costo de obsolescencia
proveedor

Costo de stock out en la cadena

Costo de recepcin y trmite de cada


Costo de emisin solicitud de pedido
solicitud de pedido
Costo de pedir
Costo del flete y embarque de cada
Costo del flete y embarque de cada entrega
entrega
Optimizaciones de cadena de abastecimiento
Acciones de Supply Chain Management

Cambiar inventarios por informacin


Informacin de ventas
Informacin de cambios en la demanda

Planificacin conjunta (en firme y de mediano plazo)

Contratos marcos anuales o de ms largo plazo

Usar herramientas modernas para el flujo de mercancas (entregas


paletizadas, certificadas, transmisin, confirmacin y factura electrnica,
etc.)

Alto nivel de confianza


Caso prctico

Juan Valverde es un joven muy proactivo egresado de la Facultad de


Gestin de la PUCP, desde hace unos meses trabaja en Alimentum S.A.A.
en el rea de Compras y en todo este tiempo se ha sabido ganar la
confianza de sus compaeros y la admiracin de su jefe.

Alimentum S.A.A es una empresa dedicada a la fabricacin de productos


derivados de Leche, es lder en varias categoras y cuenta con varias
Fbricas y Centros de Distribucin en todo el pas.

Debido a su gran desempeo, esta vez su jefe le ha encargado por primera


vez que se haga cargo de todo el proceso de concurso privado para la
licitacin de alquiler de 60 montacargas de combustin de 2.5 ton de
capacidad para un periodo de 04 aos.

Juan quiere hacer las cosas muy bien y se ha tomado un tiempo para
planificar el proceso y establecer la estrategia de negociacin.
Caso prctico

1.Investig que proveedores existen en el mercado que ofrecen servicio de


alquiler de Montacargas de Combustin.
2. Elabor las bases de la convocatoria cuidando definir todos los detalles
del servicio esperado y de los plazos establecidos, se preocup que no
quede nada en el aire revisando las bases con el rea usuaria del alquiler.
3. Envo las invitaciones a los proveedores asegurndose que
efectivamente les llegue a los responsables.
4. Se asegur de recibir respuesta de todos los proveedores invitados y a
los que aceptaron le envi las bases del concurso, nuevamente revisando
que les llegue a los responsables.
5. Estableci una etapa de consultas a las bases antes de la fecha de
entrega de la propuesta.
6. Contest todas las consultas realizadas.
7. Recibi los sobres cerrados con las propuestas de los proveedores.
8. Convoc a un equipo (usuarios del servicio y rea de compras) para la
revisin y evaluacin de las propuestas usando como herramienta una
matriz de doble entrada.
9. Acordaron quedarse con 4 proveedores para una segunda evaluacin y
envi carta de agradecimiento a los 16 proveedores restantes.
Caso prctico

10. Convoc un equipo (usuarios del servicio y rea de compras) para


entrevistarse directamente con cada uno de los proveedores.
11. Finalmente el equipo se decidi por uno de los proveedores luego de
mejorar algunas condiciones y les envi carta de agradecimiento a los 02
proveedores no favorecidos.
12. Se estableci un contrato de alquiler con el proveedor favorecido.

Preguntas?

1. Luego del envo de las bases, etapa 4, Juan recibi una llamada
telefnica de un proveedor de Montacargas chinos: Sr. Valverde
estamos muy agradecidos por la invitacin a este concurso, nosotros
representamos a una importante marca china con equipos de alta
tecnologa, entiendo que hay cierta desconfianza por los equipos de
esa procedencia por lo que para demostrarle que tenemos una fbrica
de ltima generacin y unos equipos de vanguardia los invitamos a
China a visitar nuestras instalaciones
Qu debera hacer Juan?
Caso prctico

2. En la etapa 6 del concurso Juan se asegur de responder las consultas


a cada uno de los proveedores respecto a las dudas que tenan de las
bases de la convocatoria.
Cmo debera ser este proceso?

3. Antes de cumplirse el plazo de entrega de las propuestas por parte de


los proveedores, etapa 7, recibi la llamada de 02 proveedores
solicitndole una extensin del plazo de entrega, Juan lo consult con
su Jefe y estuvieron de acuerdo en dar el plazo, debido a que por el
nmero de equipos hay muchas consultas a nivel internacional y esto
toma algo ms de tiempo.
Cules deberan ser las reglas para extender el plazo?, cmo queda
el resto de proveedores?

4. En la etapa 11 luego del envo de la carta de agradecimiento, uno de


los 02 proveedores no favorecidos llama a Juan y le ofrece 10% de
descuento adicional a la oferta entregada por el proveedor ganador.
Qu debera hacer Juan?