ACTIVIDAD SEMANA 3

SENA
SÍNTESIS PROCESO DE COBRANZA
La cobranza es una acción tendiente a recuperar la cartera de créditos en las
condiciones y plazos pactados donde la gestión genera nuevas ventas, donde
se puede utilizar por intervalos como créditos que nos permite a afianzar el
crédito
Nosotros como organización tenemos que brindarle una óptima atención por el
cliente habernos escogido a nosotros y no a nuestra competencia directa
manteniendo a nuestro cliente como cliente potencial de nuestra empresa de
cobranzas.

PROCESO DE COBRANZA
FASE ACTIVIDADES
PLANEACIÓN Solicitud de crédito
Definición de metas
Ordenar la información
Programar los contactos
Definir planes de Acción
Programas Alternativos
ORGANIZACION Listado de Beneficios
Listado de objeciones
Listado de Cartera
Circular con informaciones
Recordatorios al cliente
Seguimiento cercano
Ambientació
ENCUENTRO n
Diagnostic
o
Análisis de razones de no pago
Estudio de alternativas de
pago Comunicación de
Decisiones Motivación y
exigencias

Registrar resultados del encuentro

COMUNICACIONES Registro de decisiones tomadas
Comunicación a áreas afectadas

Envío oportuno de cartas

Seguimiento cercano
 ACCIONES LEGALES No dudar en proceder si amerita

PLAN DE COBRANZA:

Cualquier plan que vaya a implementarse para las cobranzas debe contener
características como:

a. Adaptable a las circunstancias.

b. Uniforme; aplicable a todos los casos.
c. Flexible; Que permita hacer diferencias entre los deudores.
d. Progresivo; que aumente segura y gradualmente la presión.

Existen tres clases de cobranza:

 Administrativa
 Prejudicial
 Jurídica.

Debe existir un plan para cada una de ellas. De acuerdo al contexto, cada una de
ellas debe elaborarse teniendo en cuenta las características propias que la
conforman.

Éste proceso, debe considerarse como esencial puesto que además de evitar
pérdidas, incrementa la rentabilidad de la cartera de créditos. Puesto que el
proceso de cobranza es tedioso, deben involucrarse varios departamentos de la
organización, así como a otras entidades o agencias externas.

POLÍTICA DE COBRANZA

Esta política debe ser coherente ajustada a las necesidades de la empresa y

económicas del panorama nacional del país que nos permita un mejor
adecenamiento y para ello interviene varios factores que debe tener son :

 Establecer unas normas eficaces financieras que nos permita llevar al

objetivo.
 Tener como primer objetivo la política de que no sea necesario cobrar.
 Que el crédito otorgado se ha recuperado de una forma rápida y
oportuna sin objeción alguna.
  Las políticas establecidas deben ser adaptables y cumplidas a las
normas/circunstancias de la empresa.
 Manejar casos de complejidad que nos lleven a una solución clara y
concedida por los administradores
 Para conservar nuestros clientes en otorgamiento del crédito debe ser
suave y viceversa para ser satisfactorio
 Revisar frecuentemente las políticas para evitar deficiencias.
 Deben ser: claras, flexibles, dinámicas y uniformes.
 Las políticas deben estar constituidas de una forma clara que nos
permita evolucionar de forma rápida en cada caso.
 Las políticas deben ir dirigidas a evitar una inversión congelada
 Todas las políticas de cobranza tienen incidencia en las ventas
 Si no se obtiene recuperación del crédito, debe realizarse un estudio de
las condiciones del cliente y contemplar la posibilidad de suspender las
relaciones comerciales.

NORMAS DE COBRANZAS
Las normas a tener en cuenta en un proceso de cobranza

 Determinar el monto mínimo de los documentos de cobranza: se deben

eliminar los documentos no concordantes
 Documentar de acuerdo a las formalidades legales: todos los créditos
deben documentarse para una cobranza judicial
 Mantener el ritmo y el plan prefijados: no abandonar el plan de
cobranzas
 Respetar la autonomía del abogado o del departamento de cobranza
judicial: los deudores deberán entenderse con el abogado y no con los
funcionarios.
 Hacer conocer el tiempo y la pérdida que significa la cobranza judicial
en nuestra legislación: adoptar medios eficaces del otorgamiento del
crédito por medio de exigencias y garantías.

RECOMENDACIONES DE LA COBRANZA

Establecer un procedimiento claro a seguir en el proceso de cobro de la cartera,

que contenga las normas mínimas a seguir en la administración de este recurso,
en todas las sucursales, entiéndase claramente que se pertenece a una
organización comercial o crediticia y como tal, en la aflicción de los criterios que
expuestos en la política de crédito y administración de cartera, siempre debemos a
tener en primer plano. Y debemos tener fundamentos como:
 1. Tratamiento

2. Responsabilidad

3. Objetivos

4. Relación

5. Beneficios etc.

2. Analice cuidadosamente los materiales de apoyo relacionados con la

comunicación efectiva y habilidades de negociación, prepare UN MAPA
MENTAL, MAPA CONCEPTUAL O MENTEFACTO.
 COMUNICACIÓN EFECTIVA Y HABILIDADES DE NEGOCIACIÓN

MANEJO DE
CONFLICTOS
fundamenta ayudando a controlar las entender el pensamiento
relaciones incorformidades de los utilizando las situaciones
interpersonales clientes y dando una objesivas entre las
teniendo las tecnicas plena solucion personas y
comunicativas para un fundamentandola entre
mejor manejo de la las demas
conversacion

LA COMUNICAcION TECNICAS DE
EFECTIVA
CONFLICTOS

HABILIDADES DE LA NEGOCIACION

Permite la recuperación Cumplir el objetivo

comercial de la cartera

cumplir cuyo objetivo se OBJETIVOS

obtener benficios
han satisfacer las
nesesidades del no tener perdidas
consumidor/cliente y mantener una relacion plena
empresa ganacias

LA
NEGOCIACION

3. Elabore un programa de cobranza aplicando todos los pasos sugeridos en

el material de apoyo utilizando la base de datos suministrada en el mismo
documento.

R/: Elaboración de un programa de cobranzas:

 NOMBRE DEUDOR DEDICACIÓN VECIMIENTO ACTIVIDAD
VALOR
Laura Ramos comerciante 15.01-10 45.000.000
Emelina Carmona empleado 18.03.10 12.000.000
Leonardo Castro industrial 04-03-10 25.000.000
Sebastián Acosta comerciante 03-03-10 105.000.000
Mónica Pedraza empleado 13.02.10 98.000.000
Alicia Suarez constructor 02-01-10 43.000.000
Edwin bosques comerciante 08-01-10 28.000.000
Nidia Pérez comerciante 18-03-10 10.000.000
Pilar Jaramillo empleado 25-02-10 8.000.000
Gisela Carmona comerciante 20.02.10 .36000.000
Armando Casas independiente 01-02.10 27.000.000
Bibiana Llamas comerciante 02-02-10 65.000.000

Voy a aplicar teóricamente lo que conlleva el programa con todos los pasos, más
no voy a aplicarlo directamente sobre la base de datos.
Considero que un programa debe ir de la siguiente manera para que sea efectivo:

a. Estrategia de cobranza:
- Alertar con mensajes de estados de cuentas para créditos con hasta 30 días
de atraso: se hará una cobranza más agresiva hasta lograr el pago.
- Llamadas a cuentas sobregiradas: Hacerlo cuando exista un sobregiro del 25%
del valor pactado.
- Utilización de otros medios para créditos atrasados: Cuando los créditos
llevan más de 30 días, se utilizarán las cartas al domicilio y el correo electrónico.
- Políticas de cargos adicionales: Se establece claramente los sobrecostos que
generará un atraso y las consecuencias al cliente.
- Suspensión de beneficios a clientes morosos: Cuando un cliente se encuentre
en mora, es indispensable no concederle un nuevo crédito puesto que es peligroso
económicamente.
- Castigo de créditos vencidos: Se hace un reporte negativo a las entidades
crediticias cuando ha transcurrido más de 5 meses.
- Asignación de créditos a agencias externas: Se debe tener contacto con
agentes jurídicos para el posterior cobro con los estrictos controles de ley
- Manejo de varias agencias externas: Tener contacto frecuente con varias
agencias especializadas en diferentes intereses de la organización.

b. Cobranza de la cartera morosa: Contando con el apoyo de las agencias

externas, es necesario que se evidencie que se va aumentando la severidad de
los cobros.
Es bueno que se le haga saber al cliente que el crédito cada vez que se atrasa
genera más intereses, motivándolo a que se acerque a cubrir su deuda y evitar
inconvenientes con abogados.
c. Labores del departamento de cobranza: Se van a asignar prioridades a los
créditos morosos, estableciendo también el orden de trabajo, es necesario
hacerlo de la mejora manera ya que los recursos son limitados
Se van dividir los créditos por niveles de riesgos de la siguiente manera:
- 30 días de atraso.
- 60 días de atraso
- cobranza prejurídica
- cheques devueltos

d. Control de créditos vencidos: Se va a hacer uso de las TIC’S a través de

sistemas automatizados. Utilizando esto, se ahorra un poco en costos, se manejan
los créditos por saldos vencidos, edad de los créditos y promesas de pagos
incumplidas. El sistema asigna también los réditos que cobrará un operador.

e. Manejo de agencias externas: Se trabajará conjuntamente con agencias de

abogados para los créditos difíciles de recuperar, contando también con que son
agencias expertas en cobros utilizando las herramientas jurídicas.

f. Honorarios y facultades concedidas a agencias externas: De acuerdo con la

severidad del monto, se concederán honorarios a los abogados que van desde el
10% al 30%. Se va a facultar a las agencias de acuerdo a elementos como:

- Renegociación de intereses atrasados

- Condonación de capital
- Bienes recibidos en pago
GISELA CARMONA FUENTES

C.C. # 1.050.951.515 DE TURBACO