Unidad 4

1 //Escenario
Escenario28
Lectura fundamental
Fundamental

Sistemas
Etapas dede
uninformación
plan de comunicación
para la
estratégica
gestión de hilos conductores de la
cadena de suministro

Contenido

1 Sistemas de información y los hilos conductores

2 Los sistemas de información y la gestión logística

Palabras clave: sistemas de información, hilos conductores, gestión logística, cadena de suministro, medidas de
desempeño.
1. Sistemas de información y los hilos conductores
Los hilos conductores de la cadena de suministro, tal como se revisó en la Lectura fundamental del
Escenario 7, permiten segmentar las actividades y procesos de la cadena de suministro con el objetivo
de que esta sea mejorada y brinde continuidad al ajuste estratégico y a la estrategia competitiva y
corporativa.

Para que este mejoramiento se desarrolle de manera organizada y estructurada, la información que se
relaciona a cada uno de los hilos conductores debe ser bien administrada y gestionada, es allí cuando
los sistemas y tecnologías de la información permiten controlar, administrar y centralizar dicha
información, permitiendo la toma de decisiones para el mejoramiento a lo largo de la cadena.

A continuación, se observará como los sistemas de información son herramientas de apoyo y gestión
para los principales hilos conductores de la cadena de suministro.

Figura 1. Actores que intervienen en los hilos conductores logísticos

Fuente: elaboración propia

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 1.1. Sistemas de administración de instalaciones

La gestión de instalaciones en la cadena de suministro tal como se vio en la lectura del Escenario 7,
se pueden clasificar en tres tipos: producción, almacenamiento y cross-docking. Estos tres tipos de
instalaciones durante los últimos años han tenido un sorprendente desarrollo a nivel tecnológico, lo
que ha permitido un mejoramiento continuo en temas de productividad, capacidad y eficiencia; lo que
se ve reflejado en términos de costos y capacidad de respuesta para la organización.

El desarrollo tecnológico y los avances en las políticas de administración de estos tipos de instalación,
permiten el desarrollo de sistemas de información de bodegas (WMS, por sus siglas en inglés
Warehouse Management Systems), en los que se realizan controlan y administran procesos actividades
como:

Figura 2. Actividades del sistema WMS para instalaciones

Fuente: elaboración propia

• Actividades de bodega

»» El sistema de información WMS brinda una detallada descripción de las características de las
diversas instalaciones, en relación a niveles de capacidad, utilización, sistemas y protocolos de
seguridad, entre otros.

»» Realiza una caracterización de todas las referencias almacenadas, tal como ubicación en
bodega, cantidad, número de lote, fecha de producción y vencimiento en caso de existir.

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• Medidas de desempeño

»» El sistema realiza el respectivo costeo de todas las actividades relacionadas a la administración

y control de las instalaciones, incluyendo mano de obra, servicios, arriendos, seguros, entre
otros.

»» Nivel de utilización de las instalaciones.

»» Cálculo de las diversas capacidades del sistema productivo y de las bodegas de inventarios.

»» Volúmenes de contribución, principalmente del top 20% de SKU´S y clientes prioritarios.

»» Cálculo de tiempos muertos, tiempos de procesamiento, inactividad, accidentalidad, entre

otros.

»» Niveles de servicio de producción, es decir la proporción de productos entregados a tiempo y

en buen estado.

• Recepción

»» Administración y control de recepciones y salidas de carga y cambio de medios o modos de

transporte en centros cross-docking.

»» Programación de recepciones y descargue en bodegas de almacenamiento de insumos y

materias primas.

»» Cubicaje automático.

»» Análisis de cumplimiento por parte de proveedores.

• Almacenamiento

»» El sistema WMS tiene la capacidad de generar modelos de optimización de modos de

almacenamiento, con las condiciones establecidas por el usuario, así mismo presenta la
capacidad de optimizar espacios y localizaciones, con el objetivo de incrementar la utilización
de las bodegas o de generar mayor nivel de espacios para los operarios y usuarios de las
instalaciones.

• Ensamble de pedidos (picking)

»» WMS controla los sistemas de ensamble y embalaje de productos por lotes.

»» Identifica y administra las zonas de ensamble

»» Genera reabastecimiento dinámico.

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 • Despachos

»» Así como el sistema se encarga de la recepción de carga, también gestiona la información

relacionada al despacho de la carga, allí se encarga de la optimización de los contenedores y
entrega total de producto.

»» Se realiza la planificación y programación de carga.

»» Administra la operación y actividades de los muelles de carga.

• Administración de recursos humanos

»» Calculo y gestión de los tiempos y movimientos estándar de la operación.

»» Planificación agregada y programación de la mano de obra requerida.

• Automatización de bodegas

»» Sistema de referencia RFID: la organización, por medio de la referenciación puede conocer

toda la información asociada a un producto determinado, allí se encuentra identificada su
ficha técnica, disponibilidad, ubicación en bodega, entre otros.

»» Robots, grúas y vehículos autómatas: dependiendo del nivel de automatización que exista en
la compañía diversos equipos y herramientas permiten una mejor administración de los bienes
en las instalaciones, reconociendo posiciones, reduciendo el tempo de flujo, entre otros.

1.2. Sistemas de administración de inventario

La gestión de inventarios es una de las más determinantes e importantes actividades dentro de

la cadena de suministro, de primera mano se reconoce que es uno de los actores de costos más
importantes de la organización, lo que en muchas empresas se traduce en fuga de dinero debido
a su inadecuada gestión, por otro lado, las organizaciones también reconocen son fundamentales
para mantener el nivel de servicio y capacidad de respuesta que se pretende brindar al cliente. En
respuesta de ello, la organización por medio de diversas herramientas y tecnologías busca tomar
el control y la administración de los inventarios con el objetivo de mejorar su eficiencia con mayor
nivel de liquidez y dar una mejor capacidad de respuesta al cliente.

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Los sistemas de información de administración de inventarios (IMS por sus siglas en inglés, Inventory
Management Systems) brindan características funcionales y confiables en la organización, con el
objetivo de dar cumplimiento a las condiciones que se muestran a continuación:

• Actividades de inventario: los IMS deben brindar al usuario la posibilidad de caracterizar y

describir cada una de las funciones de inventario asociadas en la organización, dando respuesta
e informe del estado y actividad de cada una de las referencias almacenadas, nivel de escasez,
condiciones de perecederos, fechas de vencimiento de las unidades, entre otros. El IMS debe
tener en cuenta:

»» Disponibilidad y descripción del inventario disponible ABC.

»» Nivel de rotación de referencias e inventarios ABC.

»» Estado de las materias primas y de los productos terminados disponibles en inventario, nivel
de defectuosos, vencimientos, perdidas, entre otros.

»» Nivel de variabilidad de la demanda y estado de incertidumbre.

• Medidas de desempeño: el sistema de información debe brindar informes con indicadores y

medidas de desempeño que permitan conocer el estado del sistema de inventarios y tomar
decisiones con respecto a ellos, algunas de estas medidas son:

»» Análisis y despliegue de costos totales de la gestión de inventarios (costos de alistamiento y

costos de mantener inventario).

»» Niveles de disponibilidad, perdidas, utilización y rotación del inventario, según clasificación

ABC.

»» Indicadores de tiempos de ciclo, puntos de re-orden y valor estimado de la cantidad Q de

pedido a ordenar.

»» Nivel de cumplimiento de órdenes de pedido.

• Pronósticos

»» Análisis de comportamiento de la demanda.

»» Desarrollo de modelos de pronóstico estocástico y determinístico.

»» Pronósticos ajustados.

»» Pronósticos deductivos e inductivos.

»» Análisis de medidas de error y desempeño de pronósticos, medidas de ajuste.

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 • Ingeniería de pedidos

»» Desarrollo de modelos de optimización para políticas de inventarios.

»» Modelos heurísticos para políticas de inventarios.

• Nivel de servicio

»» Cálculo y desarrollo de inventarios de seguridad.

»» Cálculo del nivel de servicio.

• Sistemas de control

»» Cálculo y análisis de punto de re-orden, sistemas de reabastecimiento conjunto y continuo.

• Despliegue de inventarios

»» Tecnologías de análisis de inventarios.

»» Visibilidad y trazabilidad del inventario, monitoreo de racks de almacenamiento y

contenedores.

1.3. Sistemas de administración de transporte

Este es uno de los hilos conductores más complejos para la cadena de suministro, el alto nivel de
dinamismo y movimiento de los insumos, información y dinero a lo largo de la cadena, hace de este un
generador de variados costos que en muchas ocasiones es de difícil control y administración por parte
de los diversos eslabones.

El uso de sistemas de información para este hilo es fundamental, puesto que mantiene control y
trazabilidad del flujo de los insumos y producto terminado a lo largo de la cadena, es una herramienta
potencial para los procesos de optimización del transporte y distribuidor y sus informes permiten
revisar detalladamente las oportunidades y dificultes presentadas en esta actividad para la toma de
decisiones.

El sistema TMS (por sus siglas en inglés, Transportation Management Systems), tal como se observó en
el módulo del sistema SCM, su funcionalidad se divide en ejecución de la operación y planificación del
sistema de transporte de la organización. Un buen sistema TMS debería contener:

• Actividades de transporte:

»» Se realiza el control de los sistemas de distribución, un análisis de la manera en la que los

centros de manufactura deben enviar la carga a cada uno de los centros de distribución.

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 »» Información y caracterización de la flota vehicular para la distribución del bien o producto.

»» Administración de costos asociados al sistema de transporte.

• Medidas de desempeño: se deben tener indicadores y medidas básicas que permitan evaluar
el sistema de transporte de insumos y materias primas y de producto terminado, para ello se
deberían tener en cuenta indicadores como el costo y tiempo promedio de transporte entrante,
costo y tiempo promedio de transporte saliente, cantidad promedio de carga por unidad de
contenedor, fracción de carga muerta, nivel de utilización de flota, entre otros.

• Selección de modos y medios de transporte: muchos softwares de sistemas TMS tienen la

capacidad de realizar análisis de selección de medios o modos de transporte, interpretar sistemas
multimodales y crear análisis de sensibilidad frente a las variaciones de modo y medio que se
puedan presentar.

• Monitoreo y trazabilidad de carga: por medio de tecnologías de la información, tal como la

sincronía con GPS satelital y medidores de humedad y temperatura, los sistemas TMS tienen la
posibilidad de dar seguimiento a la carga entre nodos determinados, así mismo de dar análisis y
evaluación de las rutas seleccionadas y del estado de la carga.

• Ruteo y programación de vehículos: esta es quizá una de las actividades más complejas en
la gestión de transporte, esto debido a su carácter estocástico y dinámico con el que se
enfrentan los sistemas de ruteo, un buen modelo de ruteo puede llegar a contemplar cambios
en tiempo real de tráfico, accidentalidad, cierres viales, entre otros. Su uso es fundamental para
la operación diaria de transporte en empresas con gran cantidad de centros de distribución
mayoristas y minoristas, así como en empresas de entrega a domicilio de bienes o servicios;
donde los costos asociados a operatividad de transporte son cruciales a nivel organizacional.

• Administración de despachos y recepciones: se realiza control de documentación y procesos de

recepción de insumos y materia prima en bodega, así como del despacho de carga a centros de
distribución y clientes finales.

1.4. Sistemas de administración de aprovisionamiento

En los sistemas de información, la gestión de aprovisionamiento comprende todos los procesos y

actividades de negocio relacionados con la adquisición de bienes o servicios necesarios a lo largo de
la operación de la cadena de suministro. En esta gestión se incluye todo lo relacionado con la gestión

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de proveedores, uso de herramientas para los sistemas de negociación y compras, así como una
herramienta de evaluación continua de los mismos.

Un sistema de información para la administración del aprovisionamiento debería soportar los

siguientes procesos.

• Actividades de aprovisionamiento: el sistema de aprovisionamiento debería tener la capacidad

de dar informe de las ordenes de pedido de insumos y materiales, tiempos de espera de los
pedidos, debe contar con la información de cada uno de los proveedores, de la confirmación y
entrega de pedidos, entre otros.

• Medidas de desempeño:

»» Análisis de crédito y situación financiera con cada uno de los proveedores; allí se debe
contener información de los días establecidos para el pago de envíos, valores promedio de
precios pagados, entre otros.

»» Análisis de la fracción de tiempo de entregas a tiempo por parte de los proveedores.

• Desempeño de proveedores: dentro de los factores analizados en estos actores se encuentra:

»» Calidad con la que se recibe el producto.

»» Retraso de proveedores.

»» Nivel de flexibilidad frente a demanda inesperada.

»» Nivel de crédito otorgado.

»» Disponibilidad de insumos y materia prima.

• Coordinación de información con proveedores: el sistema debería permitir la coordinación e

integración entre proveedor-empresa, con el objetivo de compartir información de la demanda,
los trámites de órdenes de compra, pronósticos, transferencia de fondos, monitoreo de pedidos,
notificaciones de avance de carga, reabastecimientos automáticos y visibilidad de inventario.

• Negociación y subasta electrónica.

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2. Los sistemas de información y la gestión logística
Como se ha mencionado a lo largo de todas las lecturas, los sistemas de información cumplen un
papel fundamental para el control y la administración del flujo de productos y servicios, el flujo de
información en la cadena de suministros y es una herramienta potencial para la disminución de costos
asociados a los procesos y actividades a lo largo de la cadena de suministro.

El no contar con este tipo de sistemas genera entropía y desbalance en las organizaciones,
reprocesos, información incongruente y duplicidad en muchos casos de información que puede
no tener validez. A lo largo del módulo se han podido observar los enormes beneficios que genera
la implementación de diversos sistemas que permiten un mayor nivel de eficiencia y capacidad de
respuesta al cliente y a todos los actores pertenecientes a la cadena; lo que se refleja en una mejor
coordinación e integración y en clientes satisfechos con sus bienes y servicios y claramente con la
logística asociada a ellos.

Si bien, el tamaño de la organización, la capacidad de capital y liquidez y la complejidad de los

procesos tienen una importante relevancia en la selección del sistema de información y el tamaño
de los paquetes y módulos que estos contienen, día a día, la competitividad entre organizaciones y el
cliente exige una estructura y organización clara de la información.

Las organizaciones que en la actualidad presentan un crecimiento continuo, se han visto en

la necesidad de migraciones e implementaciones de sistemas y tecnologías de información,
automatización de actividades, reingeniería de procesos, entre muchos otros esquemas y
metodologías que les permitan actuar en principio de enfoques de eficiencia y capacidad de
respuesta, pero sobre todo a favor del cumplimiento de estrategias corporativas, competitivas y
de cadena de suministro que mantengan y posicionen sus bienes y servicios a nivel local, regional,
nacional o internacional.

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Referencias
Chopra, S., & Meindl, P. (2008). Administración de la cadena de suministro: Estrategia, Planeación y
Operación. México: Prentice Hall.

Universidad de Oriente, Grupo SCADA. (2014). Sistemas para la ejecución de la cadena de suministro.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Sistemas de Información en Gestión Logística

Unidad 4: Hilos conductores y su apoyo por medio de los
sistemas de información
Escenario 8: Sistemas de información para la gestión de
hilos conductores

Autor: Juan Sebastián Martínez Grisales

Asesor Pedagógico: Edwin Alcides Mojica

Diseñador Gráfico: Diego Calderón
Asistente: Ginna Quiroga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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