CÓDIGO: GF PR 03

CAMARA DE COMERCIO DE SOGAMOSO

FECHA:25/04/18
VERSION: 1
MANUAL DE PROCESOS & PROCEDIMIENTOS
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PROCESO GESTIÓN FINANCIERA
PROCEDIMIENTO Elaboración y presentación de Declaraciones
tributarias

1. OBJETIVO

Cumplir con la elaboración y presentación de Declaraciones Tributarias de la Cámara de

Comercio de Sogamoso.

1.1. Objetivos específicos

Informar a la Dirección de impuestos y aduanas nacionales, el estado de situación financiera

y de resultados.

1.2. Importancia de la Elaboración y presentación de la declaración de ingresos y

patrimonio

Al cumplir con las normas tributarias en los tiempos establecidos evita sanciones.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la elaboración y presentación de las declaraciones

tributarias presentadas por la Cámara de Comercio de Sogamoso.

3. RESPONSABLE

Director de División Financiera.

4. RESPONSABILIDADES

Revisoría Fiscal: Revisa y aprueba la declaración de ingresos y patrimonio.

5. CAMBIOS EFECTUADOS

No. VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

1.0 Revisión y aprobación 25/04/18

6. DEFINICIONES

Hoja de Trabajo: Es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo

para el contador, que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de las
cuentas en las cuales se haya obtenido algún error, a la vez permite analizar los
movimientos en los cargos y abonos.

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PROCEDIMIENTO Elaboración y presentación de Declaraciones
tributarias

Ingresos: Es el aumento de las entradas económicos netamente provenientes de la

actividad comercial de la empresa o entidad económica.

Patrimonio: Es un conjunto de bienes, derechos y obligaciones con los que una persona,
grupo de personas o empresa cuenta y los cuales emplea para lograr sus objetivos. En ese
sentido, se pueden entender como sus recursos y el uso que se les da a estos.

Declaración tributaria: es el documento diseñado por la administración tributaria donde,

establecida la obligación de declarar, el sujeto pasivo del impuesto debe consignar la
información necesaria para su identificación y para reportar la ocurrencia de hechos
gravados en un lugar y un tiempo determinado, de tal manera que permita la cuantificación
de su obligación.

7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Elaborar la declaración de ingresos y patrimonio 5 días antes de su vencimiento.
A los cinco (5) días hábiles antes del vencimiento, se deben generar:
Los listados por el sistema JSP7 en el módulo de contabilidad en el menú fiscal de:
retenciones en la fuente de industria y comercio, y de retención en la fuente a titulo de
renta, practicadas por la Entidad para el lapso a presentar.
El listado de balance de comprobación por el sistema JSP7 por el módulo de informes para la
cuenta de la retención en la fuente de industria y comercio y de retención en la fuente a
titulo de renta y retención en la fuente de IVA practicadas por la Entidad para el lapso a
presentar.
El listado de ingresos para el periodo a presentar por el sistema JSP7 por el módulo de
informes y elaborar un cuadro de las compras gravados y no gravadas durante el bimestre.
Revisar el listado de retención en la fuente de ICA y retención en la fuente a titulo de renta
practicada por la Entidad para corroborar que las bases, tarifas y conceptos se encuentren
dentro de la normatividad vigente, verificar sumas y restas, y verificar los beneficiarios
retenidos. Si existe alguna inconsistencia se debe indagar sobre el origen de dicha
inconsistencia y constatar que se haga la corrección por la persona respectiva.
Comparar el listado de retención en la fuente de ICA y retención en la fuente a titulo de
renta con el balance de comprobación generado para dichas cuentas, verificando que los
valores sean exactamente iguales.
Elaborar el borrador de:
La declaración de retención de ICA manualmente, adjuntarle el listado de retenciones en la
fuente practicadas y el balance de comprobación. Elaborar un cuadro de ajuste de la
autoretención con base en los ingresos generados por la Clínica y sometidos a retención, con
base en el cuadro elaborar la nota contable de ajuste del valor de la autoretención y
entregarla al Director Financiero para su autorización.

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La declaración de retención en la fuente a titulo de renta en la página de Internet de la

DIAN, imprimirlo y adjuntarle el listado de retenciones en la fuente practicadas, el balance
de comprobación y la nota contable de ajuste de la autoretención.

La declaración de IVA en la página de Internet de la DIAN, e imprimirlo. Se deben entregar

al Director Financiero los borradores de estas declaraciones para revisión.
Cuatro (4) días antes del vencimiento se revisa que las declaraciones estén bien
diligenciadas y se realiza cruce de cuentas con base en los soportes. Se devuelven los
borradores al asistente contable con las observaciones respectivas o con el visto bueno.
Se deben realizar las correcciones a las declaraciones con base en las observaciones del
Director Financiero.
Una vez que las declaraciones tengan el VoBo. del Director Financiero se deben entregar los
borradores de la declaración a los revisores fiscales.
Se procede a indagar con base en lo requerido por el revisor fiscal o el Director Financiero y
proceder a la corrección o consecución de los soportes.
Una vez se tenga el Visto bueno de la Revisoría Fiscal y el Director Financiero se procede a
elaborar en original la declaración de retención de ICA en forma litográfica. En la página de
la DIAN debe autorizar para firmas el borrador digitado de la retención en la fuente y de IVA.
Entregar la declaración litográfica de la declaración de ICA en original para la firma del
revisor fiscal. La revisoría fiscal firma digitalmente la declaración de retención en la fuente y
de IVA a través de la página de la DIAN. Posteriormente, se entrega la declaración de ICA
firmada por el revisor fiscal para la firma del representante legal. El Director Financiero
autorizado por la representante legal firma digitalmente la declaración de retención en la
fuente y de IVA.
Presentar la declaración de retención en la fuente y de IVA virtualmente, expedir los recibos
oficiales para el pago en bancos de la retención en la fuente (teniendo en cuenta que se
debe imprimir 3 copias originales para retención a titulo de renta) e imprimir las
declaraciones de retención en la fuente y de IVA ya presentadas. Se entregan estos
documentos al asistente contable.
Archivar las declaraciones de retención en la fuente y de IVA presentadas en las carpetas
respectivas.
Tres (3) días antes del vencimiento se solicita a Tesorería el cheque para el pago de las
retenciones de ICA practicadas y para el pago de la retención en la fuente.
Dos (2) días antes del vencimiento se presenta la declaración de retención de ICA y se paga
en los bancos autorizados dentro de la fecha establecida por la DIAN para su presentación y
pago. De igual manera, se realiza el pago de la retención en la fuente con los recibos de
pago oficiales.
El original de la declaración de retención de ICA y los recibos oficiales de la retención en la
fuente con los sellos de presentado y recibido con pago se archiva en la carpeta de
declaraciones presentadas del año en curso, verificando la fecha de radicado en el banco.

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8. PROCEDIMIENTO
ITEM FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1 INICIO
2 Recopilar información contable Estado de
situación
financiera y
estado de
resultados
Recopilar
3 información Elaborar hoja de trabajo para la Hoja de trabajo
declaración. de declaración
de ingresos y
patrimonio en
formato excel.
4 Diligenciar establecido por la Formulario
Diligenciar Dirección de impuestos y
aduanas nacionales
5 Pasar a Revisoría Fiscal para su Borrador de la
revisión y aprobación. declaración.
6 Presentar a la Dirección de Declaración de
Revisión revisoria impuestos y aduanas nacionales ingresos y
fiscal patrimonio
7 FIN

Presentar
declaración

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9. ANEXOS

• Solicitud de orden de compra o servicio

• Orden de compra o servicio
• Plan de cuentas
• Hoja de trazabilidad

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