CÓDIGO: GD PR 01

CAMARA DE COMERCIO DE SOGAMOSO

FECHA: 28/05/19
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MANUAL DE PROCESOS & PROCEDIMIENTOS
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PROCESO GESTION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO Transferencias documentales primarias

1. OBJETIVO
Remitir de manera controlada los documentos físicos del Archivo de Gestión al Archivo
Central de conformidad con los tiempos de retención establecidos en las Tablas de Retención
Documental aprobadas por la Cámara de Comercio de Sogamoso.

1.1. Objetivos específicos

Establecer la secuencia de actividades necesarias para la organización y preparación de la
documentación física a transferir.
Definir las responsabilidades y controles para normalizar el procedimiento de transferencias
documentales primarias.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los documentos producidos y recibidos por la Cámara
de Comercio de Sogamoso en el desarrollo de sus funciones. Inicia con la elaboración del
cronograma de transferencias documentales primarias y termina con el envío oportuno de la
documentación al Archivo Central.

3. RESPONSABLE
Coordinación de Gestión Documental.

Responsabilidades
Coordinador de gestión documental: Elaborar y socializar anualmente un cronograma de
transferencias documentales primarias, en el cual se registra la fecha en la cual se recibirán en el
Archivo Central las transferencias documentales de cada dependencia de la Cámara de Comercio de
Sogamoso.
Comité Interno de Archivo: Aprobar el cronograma anual de transferencias documentales
primarias.
Todas las dependencias, cumplir con el cronograma establecido por la Coordinación de
gestión documental de acuerdo con los parámetros establecidos.

4. DEFINICIONES

Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los
distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente
pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua

utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su producción o recepción hasta su disposición final.

Clasificación documental: Actividad mediante la cual se identifican y establecen las series

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y subseries documentales, de acuerdo con la estructura orgánico – funcional de la Cámara

de Comercio de Sogamoso.
Comité interno de archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de coordinar las
políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y
técnicos de los archivos.

Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas

para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Conservación Total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es

decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el
origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora,
convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.

Depuración. Operación por el cual se retiran de la Unidad Documental los documentos que
no tienen valores primarios ni secundarios (copias de documentos, invitaciones, circulares
informativas, constancias, etc.).

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier

etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de
valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o
reproducción.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad

pública o privada debido a sus actividades o funciones.

Documento de apoyo. Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones,

manuales, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones
específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la entidad o por otra
institución, y no hacen parte de las series documentales de las dependencias.

Eliminación documental: Es la destrucción controlada de los documentos que han perdido

sus valores primarios (administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable) o valores secundarios
(histórico que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología).

Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una

unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Fechas extremas: Se refiere a la fecha más reciente y antigua que pueden encontrarse en
un expediente o unidad documental.

Folio: Hoja de libro de cuaderno o de expediente al que corresponden dos páginas. Número
que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista o expediente.

Formato Único de Inventario Documental (FUID): Instrumento que describe la

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relación sistemática y detallada de las unidades documentales de un archivo de una entidad,

siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los
documentos en sus diferentes fases de archivo.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales,
Contratos, Actas, Informes, entre otros.

Subserie: Son aquellos documentos resultado de una misma gestión y cuyo contenido
temático se refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie: CONTRATOS. Subserie:
Contratos de Prestación de Servicios. Contratos de obra, etc.

Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos.

Tomo: Volumen de cierta extensión, en el cual están encuadernados varios documentos en

forma separada y con paginación propia.

Transferencias Primarias: Remisión de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo

Central.

5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Anualmente la coordinación de gestión documental elaborara y socializara el cronograma de

transferencias documentales primarias.

Las transferencias al archivo central deben realizarse dentro de las fechas establecidas en el
cronograma anual de transferencias documentales primarias.

Todas las dependencias de la Cámara de Comercio de Sogamoso deben preparar los

documentos a transferir de conformidad con las series, subseries y tiempos de retención
estipulados en las Tablas de Retención Documental vigente.

Para la remisión de documentos al Archivo Central, se debe diligenciar el formato

Único de Inventario Documental (FUID) GD FT 04, en original y copia que se devolverá
firmada después de cotejados los datos, el
FUID también se debe enviar en medio digital o correo electrónico
documental@camarasogamoso.org.

La coordinación de gestión documental brindara asesoría en cuanto a la preparación y

organización de los documentos físicos a transferir, previa solicitud puede ser realizada
mediante correo electrónico.

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PROCEDIMIENTO Transferencias documentales primarias

6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

ITEM FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

1 INICIO
Elaborar el cronograma anual de transferencias documentales primarias. Cronograma
Coordinador de Gestión
2 anual de
Documental
transferencia
Presentar el cronograma anual de transferencias documentales primarias Coordinador de Gestión Acta del
3
ante el comité interno de archivo para su revisión y aprobación. Documental comité
Remitir a los directores y coordinadores de cada área el cronograma anual de
Coordinador de Gestión Correo
4 transferencias documentales primarias a través del correo electrónico
Documental electrónico
institucional
Seleccionar la documentación física que haya cumplido el tiempo de Director y responsable del
5 retención en el archivo de gestión, de acuerdo con lo establecido en la archivo de gestión de cada
tabla de retención documental vigente área
Preparar y organizar la documentación física a transferir de acuerdo con lo
Responsable del archivo de
6 establecido en el GD IN 01 instructivo para la organización de archivos de
gestión de cada área
gestión
Diligenciar y envía mediante correo electrónico el GD FT 04 formato único Responsable del archivo de GD FT 04
7
de inventario documental a la Coordinación de Gestión Documental. gestión de cada área
Verificar si la documentación a trasferir cumple con los tiempos de retención
establecidos en la tabla de retención documental y si la documentación está Coordinador de Gestión
8 NO
bien relacionada en el GD FT 04 formato único de inventario documental. Si Documental
no cumple se devuelve al numeral 7.
Entregar personalmente en la sede del Archivo Central, la documentación Director y Responsable del
9 SI
física a transferir junto con el GD FT 04 formato único de inventario archivo de gestión de cada GD FT 04
documental debidamente diligenciado y firmado área
Verificar que el contenido de las cajas sea coherente al descrito en el GD FT 04
formato único de inventario documental; si la información es correcta firma el
formato de GD FT 04 formato único de inventario documental aprobando la Coordinador de Gestión
10
transferencia documental. En caso contrario devuelve el GD FT 04 formato Documental
único de inventario documental junto con la documentación física a la oficina
productora para su respectiva modificación
Realizar el levantamiento del GD FT 08 Acta de transferencias documentales. Director y Coordinador de
11 GD FT 08
Y enviar una copia a la oficina productora que genero la transferencia Gestión Documental
Rotular y ubicar las cajas con el material transferido en los estantes asignados Coordinador de Gestión
12
en el Archivo Central y en el orden correspondiente. Documental
13

FIN

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7. ANEXOS
Necesarios para desarrollar el proceso y/o procedimiento

GD FT 02 – Tabla de Retención Documental

GD FT 04 – Formato Único de Inventario Documental
GD FT 08 – Acta de Transferencia
GD IN 01 – Instructivo para la organización de archivos de gestión

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