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CÓDIGO: GSS PR 04

CAMARA DE COMERCIO DE SOGAMOSO


FECHA: 25/10/19
VERSION: 2
MANUAL DE PROCESOS & PROCEDIMIENTOS
Página: 1 de 5
PROCESO GESTIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO.
PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION DE REQUISITOS
LEGALES.

1. OBJETIVO

El presente procedimiento tiene como objetivo definir las directrices, responsabilidades y


metodología a seguir para identificar, acceder, actualizar, comunicar, evaluar y realizar
seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales y otros aplicables al sistema de gestión
Integral “SGI” de la entidad (leyes, decretos, resoluciones o reglamentos; cualquier acto
administrativo de las autoridades que establezcan permisos y demás requisitos aplicables
por compromiso con cualquier parte interesada) tales como los relacionados con calidad,
seguridad y salud en el trabajo en CAMARA DE COMERCIO DE SOGAMOSO.

1.1. Objetivos específicos

✓ Identificar los requisitos legales y de otra índole aplicables a la organización


garantizando su inclusión, análisis, comunicación y evaluación oportuna, para
asegurar su cumplimiento

1.2. Importancia del procedimiento


Este procedimiento es importante ya que se está cumpliendo con la normatividad vigente,
permite a la entidad obtener información relevante de nuevos compromisos y
responsabilidades aplicables en seguridad y salud en el trabajo y calidad.

2. ALCANCE

Incluye todos los requisitos legales en Seguridad y Salud en el Trabajo y calidad (normas y
regulaciones) vigentes en Colombia y aplicables a la entidad, así como requisitos de otra
índole que le competen a la actividad desarrollada por la CAMARA DE COMERCIO
SOGAMOSO.

3. RESPONSABLE

El encargado de seguridad y salud en el trabajo y la coordinación de calidad son los


responsables de estructurar la matriz de identificación de requisitos legales y otros requisitos
relacionados con los riesgos de seguridad y salud en el trabajo y calidad.

RESPONSABILIDADES

• El Presidente Ejecutivo: La Presidencia Ejecutiva es la responsable del suministro


de los recursos humanos, tecnológicos y financieros para el cumplimiento legal de los
requisitos en seguridad y salud en el trabajo y calidad que apliquen a CAMARA DE
COMERCIO SOGAMOSO.
ELABORÓ. REVISO. APROBÓ. RUTA DEL
DOCUMENTO.
ASIST. SUPERVISOR HSE. PRESIDENTE EJECUTIVO MD. Intranet Carpeta ISO
COMITÉ DE 9001:2015, Gestión de Seguridad
JOHN ALEXANDER HENRY A. VALCARCEL
CALIDAD. y Salud en el Trabajo,
GIRALDO BELLO.
VEGA. Procedimientos.
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PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION DE REQUISITOS
LEGALES.

• El Auxiliar Supervisor HSE y Coordinación de Calidad: Mantener informada a la


entidad sobre las normas, leyes y reglamentación vigente aplicable en materia de
seguridad y salud en el trabajo y calidad; así como realizar el seguimiento al
cumplimiento de estos requisitos legales.

4. CAMBIOS EFECTUADOS
Tener claro las versiones, las fechas y los cambios efectuados al documento.

No. VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA


1.0 Copia original 01/08/2015
2.0 Se adicionó objetivo general y específicos e 25/10/2019
importancia del procedimiento, responsables y
responsabilidades, flujograma y políticas de
operación.
El historial de revisión de este procedimiento se realizará a través de la Intranet, carpeta ISO, en el
ítem de historial de versiones de este procedimiento.

5. DEFINICIONES.

REQUISITO LEGAL: Condición(es) que establece la ley para el ejercicio del(los)


derecho(s) de la organización.

NORMATIVIDAD: Es el marco Regulatorio Nacional que existe en el ordenamiento


jurídico y que regula los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o
jurídica.

LEY: Norma expedida por el Congreso de la República y que tiene como característica
ser de contenido general, abstracto e impersonal.

DECRETO - LEY: Acto expedido por el presidente de la República que tiene la misma
fuerza que una ley, pero que, por mandato de la Constitución en algunos casos
particulares, se asimilan a leyes expedidas por el Congreso.

DECRETO: Acto administrativo expedido por funcionarios en ejercicio de funciones


administrativas. Por lo general son expedidos por el presidente, Gobernadores y
alcaldes, entre otros.

RESOLUCIÓN: Acto administrativo por el cual las diferentes entidades de la


Administración Pública adoptan decisiones en el ejercicio de sus funciones.

JURISPRUDENCIA: Decisiones de carácter general y definitivo tomadas por


los órganos jurisdiccionales del país.
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PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION DE REQUISITOS
LEGALES.

CIRCULAR: Escrito dirigido a varias personas para notificar algo.

6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN.

• Identificar los requisitos legales aplicables a la organización mediante fuentes de


información como página web del Ministerio de Trabajo y demás entidades
regulatorias.

• Analizar los requisitos identificados e incluirlos en la Matriz de requisitos legales


señalando el documento, fecha de emisión, entidad que lo emite, una breve
descripción del requisito, los artículos aplicables y su descripción, los aspectos
relevantes para su cumplimiento dentro de la organización, planes de acción y
evidencias de cumplimiento.

• Verifique que los requisitos legales identificados y consignados en la Matriz de


requisitos legales sean los que aplican a la organización.

• Comunique oportunamente los requisitos aplicables a los funcionarios que trabajan


bajo el control de la organización, partes interesadas pertinentes y autoridades
competentes (de requerirse) teniendo en cuenta el procedimiento de comunicación,
participación y consulta.

• Defina los planes de cumplimiento de los requisitos legales identificados y registrados


en la matriz, tener en cuenta la gestión de cambio cuando se generan modificaciones
en la legislación que afecten los peligros y sus riesgos asociados en SST.

• Verifique semestralmente el cumplimiento de los planes de acción establecidos en la


matriz de identificación de requisitos legales y de otra índole e incluya la fecha de
revisión.

• Determine el grado de cumplimiento en materia de requisitos legales en SST y otros


que la organización suscriba, tomando como elementos de entrada, entre otros, los
siguientes:

✓ Análisis de requisitos legales


✓ Revisión documental
✓ Inspecciones planeadas
✓ Visitas a las instalaciones

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PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION DE REQUISITOS
LEGALES.

✓ Observaciones directas
✓ Auditorías al SG-SST

• Anualmente durante las revisiones por la presidencia ejecutiva, se llevará a cabo la


evaluación del cumplimiento legal revisando la Matriz de Requisitos Legales para
determinar su grado de cumplimiento. Para cada uno de los requisitos identificados
en la Matriz, se establecerá un plan de acción si se evidencia que actualmente no se
está dando cumplimiento o se evidencia cumplimiento parcial.

Criterios

7. FRECUENCIA: La matriz de requisitos legales y de otra índole será actualizada


semestralmente por el encargado de seguridad y salud en el trabajo en compañía de la
Coordinación de calidad y el Jurídico de la entidad. Anualmente la Presidencia Ejecutiva
efectuará una revisión de actualización y cumplimiento.

Los requisitos legales deben ser socializados a las personas que trabajan bajo el control
de la organización, partes interesadas pertinentes y autoridades competentes.

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8. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

ITEM FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO


1 INICIO
2 Identificar requisitos Asistente SUP.
legales aplicables a la HSE / Matriz Legal
entidad Coordinación de
Identificar
requisitos legales Calidad
3 Analizar los requisitos e Asistente SUP.
incluirlos en la matriz HSE / Matriz Legal
Coordinación de
Analizar los
requisitos Calidad
4 Verificar requisitos legales
aplicables a la entidad Asistente SUP. Matriz Legal
HSE /
Verificar requisitos
Coordinación de
Calidad
5 Comunicar a funcionarios Asistente SUP.
Comunicar a y partes interesadas HSE / Matriz Legal
funcionarios y
partes interesadas Coordinación de
Calidad
6 Definir planes de
Definir planes cumplimiento Asistente SUP. Matriz Legal
de HSE /
cumplimiento
Coordinación de
Calidad
7 Verificacion semestral del
cumplimiento Asistente SUP.
Verificación
semestral
HSE / Matriz Legal
Coordinación de
Determinar grado
Calidad
8 de cumplimiento Determinar grado de Asistente SUP.
cumplimiento HSE / Matriz Legal
Coordinación de
Calidad
9 Revisión por la
dirección
Revision por la direccion
y/o auditoria del Asistente SUP. Matriz Legal
cumplimiento legal HSE /
Coordinación de
Calidad
10 FIN

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