PLAN DE COMUNICACIÓN DE INFORMACIÓN PARA

EMPLEADOS, CLIENTES, PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

FRENTE A LA PANDEMIA POR COVID-19

ICH-GRAL-PL-06

1 2-05-2020 F. Jiménez L. Parra C. Cortés Emisión inicial

REV. No. FECHA ELABORÓ REVISÓ APROBÓ DESCRIPCIÓN

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CONTRATISTAS FRENTE A LA PANDEMIA POR COVID-19
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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ....................................................................................................................................................2
2. ALCANCE .....................................................................................................................................................2
3. FORMAS DE COMUNICACIÓN ESTABLECIDAS ......................................................................................2
4. FACTORES CLAVES ...................................................................................................................................3
4.1. COMUNICACIONES INTERNAS .................................................................................................................3
4.2. COMUNICACIONES EXTERNAS ................................................................................................................3
5. DESARROLLO DEL PLAN ..........................................................................................................................3
6. MEDIOS DE COMUNICACIÓN ESTABLECIDOS .......................................................................................5
6.1. MATRIZ DE ADMINISTRACION DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN FRENTE A LA PANDEMIA
COVID 19 .....................................................................................................................................................5
6.2. MATRIZ DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN FRENTE A LA PANDEMIA COVID 19 ........................6
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1. OBJETIVO

Establecer lineamientos de divulgación y socialización de los protocolos de Bioseguridad

establecidos por Ismocol S.A. para el manejo de la crisis sanitaria por el Covid-19, así como
compartir información veraz proveniente de fuentes oficiales (OMS, Gobierno Nacional,
autoridades).

Se divulgará la información pertinente a todos los actores relevantes, incluyendo clientes,

proveedores y contratistas. Y se desarrollará un sistema de comunicación claro y oportuno con todos
los trabajadores.

2. ALCANCE

En el marco de la emergencia por el Covid-19 en el territorio nacional, para Ismocol S.A. es de gran
importancia implementar estrategias de comunicación e información que sirvan como apoyo para la
aplicación de los diferentes protocolos, guías y consejos de bioseguridad que constituyen la línea
de acción de la compañía para hacer frente a la crisis sanitaria.

En ese sentido y de acuerdo con el protocolo de acompañamiento a la reactivación de la producción

de la organización de las Naciones Unidas para el desarrollo industrial, se elaboró el plan de
comunicación de información positiva para empleados, clientes, proveedores y contratistas de
Ismocol s.a. el cual establece la ruta para “incentivar la tranquilidad, salud y buen ambiente laboral
a sus colaboradores y la relación con los grupos de interés, así como la comunicación de las
actividades, medidas y resultados de las buenas prácticas que actualmente implementa la
organización para prevenir el contagio”1.

3. FORMAS DE COMUNICACIÓN ESTABLECIDAS

• Comunicación escrita impresos y digital (Circulares Informativas, Boletín HSEQ, Infografías del
ministerio de Salud y de la ARL, material audiovisual)

• Reuniones presenciales (comités de seguimiento) y/o remotas.

1 Protocolo de Acompañamiento a la Reactivación de la Producción de la Organización de las Naciones Unidad

para el Desarrollo Industrial.

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4. FACTORES CLAVES

4.1. COMUNICACIONES INTERNAS

• Protocolo de Bioseguridad: Explica las reglas del lugar de trabajo para el trabajo, acatando y
adaptándose a la legislación actual y comprometida con el autocuidado y el de los compañeros,
así como del entorno.

• Decisiones: Utilizar los medios de comunicación idóneos para la transmisión de los cambios y
nuevas medidas implementadas para prevenir el contagio tanto a nivel organizacional, como los
lineamientos dados por el Gobierno Nacional, Departamental, Municipal, y las autoridades a
nivel de salud.

• Bienestar organizacional: Velar por transmitir información adecuada para mitigar la

desinformación producto de los medios sociales informales, de manera en que se promuevan
mensajes de tranquilidad para los trabajadores y sus familias.

4.2. COMUNICACIONES EXTERNAS

• Comunicación con clientes y proveedores y autoridades locales: Los responsables de las

áreas deberán liderar la comunicación desde el rol de cada uno, a fin de dar a conocer a las
partes interesadas el compromiso y responsabilidad de Ismocol S.A. frente a la pandemia, así
como los protocolos y medidas de bioseguridad establecidas.

• Frente a un caso confirmado de COVID-19: Informar a las autoridades pertinentes, así como
a las partes implicadas e interesadas. Así mismo, hacer seguimiento del estado de salud de la
persona afectada.

5. DESARROLLO DEL PLAN

• Se realizará la articulación con autoridades locales y/o líderes comunitarios para viabilizar
necesidades operativas y reducir el riesgo de contagio para comunidades

• Se mantendrán las líneas de contacto e información actualizadas mensualmente consultando la

información de la Secretaría de Salud de las ciudades y municipios y/o corroborando la
existencia y efectividad de las líneas a través de los medios que se dispongan (telefónica y
virtualmente) en caso de cualquier emergencia.

** Departamento Médico de ISMOCOL (Cel: 313 438 21 19).

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** ARL Colmena – Línea 018000919667.

• Se divulgarán las medidas contenidas en la Resolución 666 del 24 de 2020 y la información

sobre generalidades y directrices dadas por el Ministerio de Salud y Protección Social en
relación con los síntomas de alarma, lineamientos y protocolos para la preparación, respuesta
y atención ante la presencia de la covid-19 en el territorio nacional, así como en el departamento
o municipios donde opera la empresa.

• Se divulgarán los protocolos de prevención de contagio de covid-19 y de atención de casos

sospechosos de contagio, en articulación con las entidades promotoras de salud- EPS y con la
asesoría y asistencia técnica de las ARL.

• Se informará de manera visible, legible, oportuna, clara y concisa, a través de redes sociales,
carteleras, afiches o cualquier otro medio de difusión, sobre las medidas de prevención y
atención.

• Se utilizarán medios de comunicación internos, mensajes por alto parlantes, protectores de

pantalla de los computadores, aplicaciones digitales donde se recuerde a los trabajadores el
protocolo del lavado de manos, antes de iniciar su labor. Se tendrán en cuenta las infografías y
demás lineamientos expedidos por el Ministerio de Salud y protección social.

• Se realizarán charlas informativas periódicas a los trabajadores y al personal que preste sus
servicios en las empresas respecto de la implementación de medidas de prevención (distancia
social, correcto lavado de manos, cubrimiento de nariz y boca con el codo al toser), uso
adecuado de elementos de protección personal e identificación de síntomas (fiebre, tos seca y
dificultad para respirar). Cuando sean presenciales, estas actividades deben realizarse en
grupos no mayores de cinco (5) personas y a 2 metros de distancia entre cada persona. (Plan
de Trabajo Anual)
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6. MEDIOS DE COMUNICACIÓN ESTABLECIDOS2

6.1. MATRIZ DE ADMINISTRACION DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN FRENTE A LA PANDEMIA

COVID 19

FRECUEN
CIA CON
AUTORIZACIÓN
LA QUE
PARA EL USO PROTOCOLO DEL MEDIO RECEPTORES EVIDENCIA DE
FUNCIÓN DEL MEDIO SE USA
MEDIOS DE DEL MEDIO DE USO (Forma, tamaño, contenido DE LA LA
DE COMUNICACIÓN ESTE
COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN y demás características) COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN
MEDIO DE
(ÁREA)
COMUNIC
ACIÓN
Registrar y hacer
constar por escrito las
decisiones, acuerdos,
directrices o hechos De
Gerencia HSE y/o que se han producido acuerdo Áreas de Formato de
Tamaño carta
Circulares General/ Gerencia en una reunión, junta con interés/ Todo el recibido de
membretado
Gerencia HSE General o por la Alta necesida personal circulares
Dirección, respecto al d
manejo de la
situación de la
pandemia.
Comunicar las
recomendaciones
pertinentes para
evitar el
contagio.
Comunicar
reglas de Copia de lo
comportamiento Folletos generales o Semanal que se fija en
Infogramas o
básicos para individuales no mente y las carteleras,
comunicados
Gerencia HSE/ mantener el buen especificados, según cuando fotografías,
de higiene, Coordinador Todo el
Coordinación ambiente laboral los recursos. Contenido la Formato de
salud, reglas y médico personal
Médica durante la pandemia. de interés para todo el informaci recibido de
comportamient
Comunicar líneas de personal. Habladores, ón lo documentos
os.
orientación y atención carteleras informativas. requiere ICA-GRAL-
medica Comunicar F11
datos de interés de
información pública o
datos actualizados
del manejo de la
situación.
Estandarizar un
mensaje final
Enviar y recibir
corporativo
información de
generalizado a todos
carácter laboral, los usuarios desde los Correos
asegurándonos que Partes
Procesos correos corporativos,
 enviados o
dentro de la interesadas
Internet Gerencia HSE/ que Tamaños de acuerdo Según impresos,
comunicación de (Clientes,
(Correo Coordinación requieren un con las necesidades, necesida memorandos,
nuestro quehacer proveedores,
electrónico) Médica contacto contenidos de interés d registros de
diario entendemos la autoridades,
exterior. basados en las correspondenci
responsabilidad etc.)
necesidades de área en a,
social frente a la
situación actual de la específico, los
pandemia. mensajes enviados
deben ser bien
redactados, cuidando la

2Matriz ajustada del Anexo 1 del Protocolo de Acompañamiento a la Reactivación de la Producción de la

Organización de las Naciones Unidad para el Desarrollo Industrial.
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FRECUEN
CIA CON
AUTORIZACIÓN
LA QUE
PARA EL USO PROTOCOLO DEL MEDIO RECEPTORES EVIDENCIA DE
FUNCIÓN DEL MEDIO SE USA
MEDIOS DE DEL MEDIO DE USO (Forma, tamaño, contenido DE LA LA
DE COMUNICACIÓN ESTE
COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN y demás características) COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN
MEDIO DE
(ÁREA)
COMUNIC
ACIÓN
cordialidad, buen uso,
confidencialidad y
ortografía.
Actividad que
congrega a un grupo Registro de
determinado de De asistencia
Información clara y
personas para tratar acuerdo (virtual o
Comité Responsable concreta, adaptada al Asistentes a la
Reunión uno o varios temas con las presencial),
encargado del proceso lenguaje de la empresa reunión
solicitado o detectado necesida donde se
y basada en datos.
prioritario para des registre el
encadenar una tema objetivo.
información
De
Teléfono y/o Comunicar y/o captar Información clara y Transmisión
acuerdo Persona con la
Celular/ Todo el información concreta, adaptada al del mensaje
Jefe Inmediato con las cual se logra la
Comunicación personal relacionada a la lenguaje de la empresa objetivo a
necesida comunicación
interpersonal situación actual. y basada en datos. captar.
des

6.2. MATRIZ DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN FRENTE A LA PANDEMIA COVID 19

Periodicidad / ¿A quién
Proceso ¿Qué comunico? ¿Cómo lo comunico? ¿Responsable?
Frecuencia comunico?

Divulgación de
Circular informativa/ Todo el personal/
medidas adoptadas Protocolo de
Folleto- cartel A necesidad Clientes/ HSE/ Comunicaciones
por la Organización Bioseguridad
informativo Proveedores
para los trabajadores
Recomendaciones
sobre lavado de
Sensibilización sobre manos, correcto uso
medidas de del tapabocas,
Folleto informativo Semanal Todo el personal HSE/ Comunicaciones
protección/ desinfección de
prevención puestos de trabajo y
cuidados en el
hogar
Divulgación de
medidas adoptadas Teléfono y/o Celular/
por el gobierno Decretos, Comunicación Seguridad Física, HSE,
A necesidad Áreas de interés
nacional en materia protocolos, guías interpersonal/ Circular Comunicaciones
de salud y orden Informativa
público