FD - Manual Formacion y Desarrollo

Manual de usuario
FD – Formación &
Desarrollo
SISTEMA MODULAR
DIGITAL WARE S.A.
2013
Confidencial /Prohibida su reproducción sin previa autorización escrita de Digital Ware S.A.
KACTUS-HR Manual de Usuario FD – Formación & Desarrollo
TABLA DE CONTENIDO
GENERALIDADES ................................................................................................................................ 4
MANUAL DE USUARIO ........................................................................................................................ 4

INICIO DEL PROGRAMA - MENÚ ..................................................................................................................... 4
BARRA DE HERRAMIENTAS .............................................................................................................................. 5
DESCRIPCIÓN - FUNCIONALIDAD .................................................................................................... 6
FLUJO DE PARAMETRIZACION................................................................................................................ 7
FLUJO DE PROCESO ................................................................................................................................ 8
DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO .............................................................................................. 9
1. PARAMETROS FORMACION & DESARROLLO .......................................................................... 9

1.1 PLAN DE FORMACION (KFDPLANF) ................................................................................................... 9
1.2 PROGRAMAS (KFDPROGR)............................................................................................................... 16
1.3 CURSOS (KFDCURSO) ........................................................................................................................ 17
1.4 GRUPO (KFDSESIO) ............................................................................................................................ 19
1.5 AREAS DE CONOCIMIENTO (KFDARCON) ..................................................................................... 19
1.6 BANCO DE DOCENTES (KFDENTID).................................................................................................. 20
1.7 PARAMETROS CURSOS (KFDPARAM) .............................................................................................. 25
1.8 MAESTRO DE LOGISTICA (KFDLOGIS).............................................................................................. 39
1.9 MAESTRO TIPOS DE CAPACITACION (KFDTCAPA) ........................................................................ 43
1.10 MAESTRO PRESUPUESTO GENERAL (KFDPRESU) .......................................................................... 43
1.11 MAESTRO PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO (KFDPRCCO) ............................................. 44
1.12 DISPONIBILIDAD Y RESERVA (KFDDISRE) ....................................................................................... 46
1.13 DEFINICION ITEMS A EVALAUR (KFDITEVA) ................................................................................... 47
1.14 DEFINICION ENVIO DE DIPLOMAS Y CERTIFICADOS (KFDPADIC)............................................. 49
2. PROCESO ................................................................................................................................. 49
2.1 MALLA DE ENTRENAMIENTO (KFDPMALE) ...................................................................................... 49
2.1 PLANECION DE CURSOS (KFDPLCUR) ............................................................................................. 53
3. INSCRIPCION A UN CUSRO VIA WEB .................................................................................... 72
3.1. ROL COLABORADOR (SELF SERVICE) .............................................................................................. 72
3.1.1. INSCRIPCIÓN A CURSOS (FRMFDPLCURL.ASPX) ................................................................................... 72
3.2. ROL ASISTENTE (SELF SERVICE) .......................................................................................................... 74
3.2.1. INSCRIPCIÓN A CURSOS (FRMFDPLCURL.ASPX) ................................................................................... 74
4. CONFIRMACION ASISTENCIA AL CUSRO VIA WEB .............................................................. 77
4.1.1. CONFIRMACIÓN DE ASISTENCIA A UN CURSO (FRMFDCOCURL.ASPX).................................................. 77
3.2 REGISTRO DE INASISTENCIA (KFDREGIN) ........................................................................................ 78
5. VISUALIZACION DOCUMENTOS DE LOS CURSOS VIA WEB ................................................. 80
5.1.1. VISUALIZAR DOCUMENTOS DE LOS CURSOS (FRMFDPLCURLD.ASPX) ..................................................... 80
6. INGRESO DE ASISTENCIA A LOS CURSOS VIA WEB .............................................................. 81
Fecha: 06-05-2013 Página 2 de 100 Versión 2.0

6.1. ROL COLABORADOR FORMADORES INTERNOS (SELF SERVICE)................................................. 81

6.1.1. INGRESO DE ASISTENCIA A LOS CURSOS (FRMFDVALASIL.ASPX) ............................................................ 81
7. INGRESO DE NOTAS VIA WEB................................................................................................. 83
7.1. FORMADORES INTERNOS (SELF SERVICE)........................................................................................ 83
7.1.1. INGRESO DE NOTAS PARA CADA INSCRITO AL CURSO (FRMFDCISESL.ASPX) .......................................... 83
7.2. FORMADORES EXTERNOS (SELF SERVICE) ....................................................................................... 84
7.1.1.INGRESO DE NOTAS PARA CADA INSCRITO AL CURSO (FRMFDCISESL.ASPX) ........................................... 84
8. REPORTES.................................................................................................................................. 84
8.1.4. REPORTE DE HISTORIAL DE CURSOS WEB (FRMFDPLCURLD.ASPX) .......................................................... 84
8.1 INFORME EVALUACION PARTICIPANTES (KFDINEVP).................................................................... 86
8.2 REPORTE DE CURSOS (KFDRPCUR)................................................................................................... 87
8.3 REPORTE ESTADO INSCRITOS A CURSOS (KFDRESIC) .................................................................... 88
8.4 REPORTE PLAN DE CAPACITACION (KFDRPCAP).......................................................................... 91
8.5 REPORTE EVALUACION CALIFICACION CURSOS (KFDLICEV)..................................................... 92
8.6 REPORTE GENERACION DE CERTIFICADO Y/O DIPLOMA (KFDENCER) ..................................... 92
8.7 REPORTE RESUMEN PLAN (KFDREPFD) ............................................................................................. 93
8.8 REPORTE HORAS DE CAPACITACION (KFDRHCUR) ...................................................................... 94
8.9 REPORTE INFORME EVALAUCION PARTICIPANTES PRE-POST (KFDINEVP) ................................. 95
9. SOLICITUD DE FORMACION ................................................................................................... 97
9.1 NECESIDADES DE FORMACIÓN (FRMFDNEFORL.ASPX) ............................................................................. 97
GLOSARIO ........................................................................................................................................ 99

GENERALIDADES
Manual de Usuario
Permite a su empresa contar con la información necesaria para que sus empleados
cuenten con un perfil que se adecue a los conocimientos, aptitudes, habilidades y
destrezas requeridas para desempeñar su puesto de trabajo. Más aún cuando los
cambios en la tecnología y la globalización así lo exigen.
De esta forma KACTUS-FD permite registrar y mantener actualizada la información acerca

de la educación formal y no formal de los empleados, con lo cual se brinda una
herramienta al área de Educación y Capacitación para diseñar y definir programas de
formación dentro del objetivo que persigue este proceso. Para ello también es importante
tener en cuenta que KACTUS-FD trabaja en línea con KACTUS-ED módulo en el cual se
identifican todas aquellas deficiencias que pueda presentar un empleado en su puesto
de trabajo y que le impidan desarrollarse al 100%.
Dentro de la información y los procesos que permite manejar este módulo encontramos
los siguientes: entidades prestadoras de servicios de capacitación, cursos disponibles y
perfil requerido, requisiciones de capacitación, programación de cursos, control de
inscripciones y asistencia, asignación de materiales, control de presupuesto, control de
inasistencia, control de la facturación, actualización automática de la educación formal y
no formal en KACTUS-BI.
Con KACTUS-FD es posible armar los cursos de acuerdo al perfil y competencias de los
empleados; así como el control de repetición de cursos, personal en vacaciones o
incapacitado y costos por inasistencia.
Inicio del programa - Menú
Para iniciar el programa tan sólo hay que dar doble clic en el icono de
KMenu125 del sistema Kactus que está ubicado en el escritorio.
A continuación el sistema despliega la siguiente pantalla, donde usted debe ingresar el

código de usuario y clave que se le ha sido asignado.
Ingrese su usuario
y contraseña
Al realizar las validaciones correspondientes, se accede al menú principal del sistema:

contrase
ña

A continuación encontrará el siguiente menú. Debe ubicarse en la parte superior “Menú

por Programas” y/o “Menú por Procesos” y dar clic en el botón para que
despliegue el submenú.
Ubíquese en el botón en el cual encontrará los programas que lo componen,

basta con dar doble clic en cualquiera de ellos para ingresar.
Barra de herramientas
Cada uno de los programas que componen el sistema Kactus se caracterizan por tener
en la parte superior un grupo de herramientas de distinta funcionalidad:
 Permite enviar correos electrónicos
 Copia un registro
 Pega la información al adicionar un nuevo registro
 Se imprime la información seleccionada
 Genera un reporte estándar del sistema
 Permite buscar datos haciendo varias consultas (Botón QBE)
 Permite ver la información en forma de grilla o normal
 Adiciona un nuevo registro
 Elimina un registro
 Modifica o edita el registro
 Guarda el registro
 Cancela antes de guardar
 Flechas de navegación (primer registro, anterior, siguiente y último)
Cada uno de estos botones cumple una función detallada y el éxito del sistema depende
como se haga uso de cada uno de ellos.

FD – FORMACION & DESARROLLO
DESCRIPCIÓN - FUNCIONALIDAD
“El entrenamiento es sinónimo de motivación y productividad”
Busca administrar de forma fácil y eficiente la parte de capacitación y educación al

interior de las organizaciones.
Este proceso tiene la opción de administrarlo:
 Por programas.
 Cursos.
 Sesiones.
El fin es realizar el plan de capacitación, y realizar la inserción de las novedades a nómina;

que se tengan definidas en la organización, esta información la debe suministrar las
personas encargadas de dicho proceso.

FLUJO DE PARAMETRIZACION
Líder Talento Humano
INICIO
DEFINICION DE
PARAMETROS
Plan de Formación
(KFdPlanf)
Programas
(KFdProgr)
Curso
(KFdCurso)
Grupo
(KFdSesio)
Áreas de conocimiento
(KFdArcon)
Banco de Docentes
(KFdEntid)
Parámetros cursos
(KFdParam)
Logística
(KFdLogis)
Tipos de capacitación
(KFdTCapa)
Presupuesto General
(KFdPresu)
Presupuesto por centro

de costo
(KFdPrcco)
Disponibilidad y
Reserva
(KFdDisre)
Ítems a Evaluar
(KFdIteva)
Definición Diplomas y
Certificados
(KFdIteva)

FLUJO DE PROCESO
Coordinador de Formación & Colaboradores de las diferentes

Director de Talento Humano Formadores Internos o Externos
Desarrollo areas
Resultados de la evaluación de
desempeño, validación de competencias
Solicitudes puntuales de capacitación,
por empleado.
Necesidades de capacitación Vía web
(frmFdNeforL.aspx)
Se analiza la información y se genera el

plan de formación, queda en estado
programado.
(KFdPlcur)
Aprueba el Plan
Se cambia el estado Cancelado o

Rechazado NO
(KFdPlcur)
SI
Definición de presupuesto para el plan

Aprueba
de capacitación.
presupuesto
(KFdPresu)
Se realiza un acta de
Aprobacion y/o ajustes al plan de aprobación del plan para
capacitacion, queda en estado aprobado realizar la ejecución.
(KFdPlcur)
Publicación del curso para la respectiva

Inscripción via web a los cursos
inscripción, estado curso en proceso.
(frmFdPlcurL.aspx)
(KFdParam y KFdPlcur)
Actualización estado de inscritos Confirmación vía web

Inserta
(KFdPlcur) (frmFdCocurL.aspx)
Organización de la logística para el

curso
(KFdLogis)
Se toma el curso por partes de los
inscritos
(frmFdCocurL.aspx)
Ingreso de asistencia
(frmFdValasiL.aspx)
Inserta los datos de cada inscrito Ingreso de Notas

(KFdPlcur) (frmFdCisesL.aspx)
El estado del curso se cambia ejecutado

y se acredita
(KFdPlcur)
SI
Actualiza la hoja de vida del

colaborador, con todos los datos del
Aprobó el curso Automaticamente
curso tomado.
(KBiEdnfo)
Reporte historial de cursos

(frmFdPlcurLd.aspx)
Diferentes reportes que emite el sistema
FIN

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO
El módulo de Formación y Desarrollo forma parte del grupo de programas de Recursos

Humanos del Sistema Kactus-HR. A continuación se explicará paso a paso el
funcionamiento del programa y su forma de navegación.
Para ingresar a alguno de los programas que componen el modulo, usted deberá:
Ingresar al Sistema Kactus y posteriormente ubicarse en el ítem FD- FORMACIÓN Y

DESARROLLO que corresponde al módulo específico de estudio, Al ingresar al Menú podrá
desplegar las opciones en las cuales navegará.
1. PARAMETROS FORMACION & DESARROLLO
A continuación se indicará que parámetros iniciales se deben ingresar para poder

desarrollar el proceso satisfactoriamente.
1.1 PLAN DE FORMACION (KFdPlanf)
En este programa se define los diferentes planes de capacitación que se dictarán en la

Entidad.
Para crear un nuevo registro, seleccione el botón adicionar que se encuentra en la

barra de herramientas, e ingrese la información sin dejar campos vacíos.

►Pestaña General:
Ingrese uno a uno los datos solicitados en esta ventana, así:
►Plan:
En estos campos deberá asignar un
código consecutivo y un nombre al
plan General el consecutivo que se
llevara es el primer año del Plan en
este ejemplo 2011.
►Planes Específicos:
Cuando estemos asignando un
código al Plan Específico por año el
código será primero el 7 y luego los
dos últimos número del año.
►Fechas:
Asigne las fechas de inicio y finalización del plan de

formación, estas comprenderán el periodo que
aplicará a dicho plan.
►Tipos de Asistentes:
Indica a qué tipo de personas está enfocado el plan, usted podrá marcar la opción que
convenga al plan a desarrollar, pueden ser de tipo:
Empleado: lee información de Contratos, con los

empleados Activo.
Familiar: lee información de los familiares de los
empleados.
Externo: lee información de las personas externas
incluidas en Reclutamiento
Invitado: lee información de Terceros.
►Valida días mínimos:
Ésta validación indica cuál es el tiempo mínimo que

los colaboradores deben llevar trabajando en la
compañía
para poder ser parte del plan de capacitación. Esta información es validada de acuerdo
a la fecha de ingreso de contratos.
►Valida días máximos:
Indica cual será la cantidad máxima de días que los

colaboradores deben llevar trabajando para
acceder a este plan de capacitación.

►Totalizar días trabajados por contrato:
►Plan General:
Cuando le damos check en esta opción se habilita unas carpetas en la parte superior
Personas que intervienen, Antecedentes, Obj. General, Estrategias, Etapas, Obj. Por Etapa,
Programas, Programas Fiscales, Programas CTI, Programa Administrativo y Planes
Específicos.
En estas opciones se diligencia la información detallada de Plan general de

Capacitación.
Descripción:
Este es un campo texto donde se describe brevemente las características principales del
plan de capacitación.

►Pestaña Personas que intervienen:
Dar clic en adicionar registro, luego dar clic en el botón en el campo código
empleado nos llevara a una ventana en la cual podemos buscar con la opción ya
sea por identificación, Nombre, Apellido o Cargo a las personas que intervendrán en el
Plan General de Capacitación le damos doble clic sobre el campo y el sistema
automáticamente nos traerá los datos de Código empleado, Nombres, Apellidos, Código
del cargo y Nombre del cargo y le damos guardar.
►Pestaña Antecedentes:
En esta opción ponemos los antecedentes del Plan General de Capacitación.

►Objetivo General:
En esta opción ponemos el Objetivo General del Plan General de Capacitación.
►Estrategias:
En esta opción ponemos las Estrategias o Políticas del Plan General de Capacitación.

►Etapas:
En esta opción se relacionan las diferentes etapas que se tendrán en el Plan General de
Capacitación.
►Objetivos por etapa:
En esta opción se relacionan los objetivos por etapa u Objetivos Específicos del Plan
General de Capacitación.

►Programas:
En esta opción se relacionan los objetivos por etapa u Objetivos Específicos del Plan
General de Capacitación.
►Programas Fiscales, Programas CTI y Programa Administrativo:
Estas tres carpetas no aplican para la empresa.

►Planes Específicos:
Dar clic en adicionar registro, luego dar clic en el botón en el campo Plan
Especifico nos llevara a una ventana en la cual podemos buscar con la opción los
planes específicos del Plan General, le damos doble clic sobre el campo y el sistema
automáticamente nos traerá el código del Plan Especifico y nos trae el Nombre del Plan
General y le damos guardar.
Después de haber diligenciado el registro completamente, guarde la información dando

clic en el botón “guardar” El sistema almacena automáticamente el registro en la tabla.
1.2 PROGRAMAS (KFdProgr)
Este programa permite registrar los diferentes programas a las que apuntan las
capacitaciones realizadas dentro de la Compañia. Se pueden crear varios programas de
acuerdo a las necesidades de la entidad teniendo en cuenta el tipo de aprendizaje en la
que se enmarca la capacitación.
Cree un nuevo registro dando clic en el botón repitiendo los pasos anteriores, prosiga
con la inserción de datos de la siguiente manera.
► Código Programa:
Debe asignar un código al programa, recuerde que este campo es un

campo numérico.
► Nombre Programa:
Posterior al ingreso
del código debe
asignar el texto
correspondiente al nombre del programa.
Finalmente Guarde los datos oprimiendo el botón guardar .

1.3 CURSOS (KFdCurso)
Este programa permite definir todos los cursos o las materias que se incluirán en las
diferentes capacitaciones. Se debe parametrizar la capacitación de tal manera que
abarque el tema de forma general y no detallado.
Ingrese un nuevo registro dando clic en el botón adicionar y continué con la

inserción de datos de la siguiente manera:
► Código y Nombre del Curso:

Debe asignar un código al Curso,
recuerde que el campo Código es
un campo numérico, posterior al
ingreso
del código debe asignar el texto correspondiente al nombre del Curso.
► Profesión y Nombre de profesión:
Con la opción lupa escoja la profesión que debe estar parametrizada en KBIModac en
estado Educación no formal con el fin de que los datos cuando una persona apruebe el
curso lleguen correctamente a la hoja de vida del empleado.

► Valor:
Este es el valor general del curso, es solo informativo no impacta en

el proceso de formación & Desarrollo.
► Competencias:
Estas competencias deben estar parametrizadas ya que se hace necesario para el

proceso de Evaluación de desempeño.
nota: lo anterior como prerrequisito para la afectación del proceso de necesidades de

formacion, generado a través del programa ked3plcc, insertando las brechas negativas
del cargo actual en el programa kfdnefor, para posteriormente realizar la inscripcion del
funcionario a un curso en el programa kfdplcur.
► Cargos:
Permite relacionar uno o varios cargos activos de bicargo, con el fin de que si en el
programa KFdParam tiene activo el check inscripción automática y lo que hace el sistema
en el programa KFDplcur en la carpeta inscritos los inscriba automáticamente.
Finalmente guarde los datos oprimiendo el botón guardar

1.4 GRUPO (KFdSesio)
Este programa permite el registro de cada una de los cursos pueda tener un grupo en los
que se dividirán los cursos.
Ingrese un nuevo registro dando clic en el botón Adicionar .

► Código:
Debe insertar un código de grupo, tenga presente que este tendrá asignado un
consecutivo que usted mismo proporcionará.
► Nombre Sesión:
Debe otorgar al código anteriormente registrado un nombre que identificará dicho grupo.
Finalmente dirigirse a la barra de herramientas y dando clic en el botón

guardará el registro realizado.
1.5 AREAS DE CONOCIMIENTO (KFdArcon)
En este programa se definen las áreas de conocimiento, es importante realizar el ingreso

de estos datos pues afectaran el desarrollo de otros programas del módulo de Formación
y Desarrollo.
Para iniciar la inserción de información debe dar clic en el botón adicionar ubicado
en la parte superior de la ventana de dicho programa, así el sistema habilitará el campo
programa allí asignar:

► Código Área:
En este campo podrá asignar el código correspondiente a la identificación

del área de conocimiento.
► Nombre Área de Conocimiento:
Este es un campo texto en el que

podrá asignar el Nombre
completo de dicha área de
conocimiento. dar clic en el
botón para aplicar los
cambios .
1.6 BANCO DE DOCENTES (KFdEntid)
En este programa se definen los formadores y entidades, que tendrán a cargo la

ejecución de los diferentes cursos o capacitaciones. Se compone de dos pestañas las
cuales aplicarán según el tipo de configuración jurídica que se adjudique. Estas son las
Pestañas: General y Medición.
General: En esta pestaña se consignarán los datos generales de identificación del

formador y/o entidad. Tenga en cuenta que el completo diligenciamiento de esta
información le será útil para el desarrollo de otros procesos.

► Código:
Asignar un código a dicha entidad.
► Nombre:
Digitar el nombre que referirá al formador o

entidad, si este es formador recuerde insertar
el nombre completo.
► Nit Entidad:
Insertar el número de identificación correspondiente, Nit si es para entidades

oferentes y cédula para persona natural o formador.
► Dirección
Asignar la dirección y teléfono
correspondientes a la ubicación
de dicha entidad o formador.
►Teléfono Móvil, E-mail T
Insertar en estos campos los datos

correspondientes a teléfono móvil y correo
electrónico de dicha entidad o formador.

► País, Departamento y Municipio:
A través de la opción podrá visualizar la ventana que permitirá asignar País,

Departamento y Municipio, tal como lo muestra la siguiente imagen, para realizar dicha
asignación usted debe dar clic en nombre del país se desplegaran las opciones de
departamentos, luego dando clic en el botón como lo muestra la imagen podrá ver los
municipios que le componen y al seleccionar la opción del municipio o ciudad el sistema
insertara lo anteriormente seleccionado: País y Departamento, así como el Municipio.
►Observaciones:
Este es un campo texto que le permitirá
ingresar aquellas anotaciones que
usted considere necesarias.
► Responsable:
Campo para registrar la persona a contactar cuando

la información corresponde a una entidad y si es a un
formador poner el nombre completo.
► Configuración Jurídica:
En este campo se asociara la configuración jurídica, desplegando las

opciones allí registradas, al dar clic sobre la opción elegida el sistema
asignara a dicha entidad o formador la configuración correspondiente.
El tipo de razón social a la que pertenece la entidad que ofrece la
capacitación puede ser: Asociación, Consorcio, Instituto, Institución
Universitaria, S.A., Ltda., Unión Temporal, Persona Natural, Fundación,
Empresa del Estado, Formador u otro.
Finalmente dirigirse a la barra de herramientas y dando clic en el botón guardará el

registro realizado.
Dar clic en la pestaña Medición esta pestaña debe ser tomada en cuenta cuando el
registro realizado en la pestaña “General” se refiere a un “Formador

Para dar inicio el proceso de inserción de información usted debe dar clic en el botón
adicionar ubicado en la parte inferior de la ventana así se habilitará la inserción de los
datos relacionados como: Dependencia, Sesión y Medición.
► Centro de Costo:
Dando clic en el botón perteneciente al campo centro de
costo el sistema le llevará a la siguiente ventana, que contiene
la información de las Dependencias de costo creados en el
programa KGnCCost.

En esta ventana usted podrá seleccionar la opción correspondiente al centro de costo al

cual pertenece el formador, dando doble clic o clic sobre el centro de costo y
posteriormente en la opción aceptar, el sistema insertará Código (Centro de Costo) y
Nombre Centro de Costo y le llevara nuevamente a la ventana del programa KFdEntid
donde debe continuar con la inserción de datos.
► Código Sesión Nombre Sesión:
Dando Clic en el Botón generado al dar clic sobre la parte

derecha del campo código sesión, el sistema le llevará a la
siguiente ventana, que le permitirá seleccionar la sesión o
asignatura que serán dictadas por el formador.
En esta ventana usted debe seleccionar la información que se insertará dando doble clic
o clic sobre en el código de la sesión o el nombre de la sesión posteriormente en la opción
aceptar), el sistema insertará Código de Sesión y el Nombre de la Sesión.
Nota: Podrá encontrar para la inserción de estos conceptos, en la parte superior de esta
ventana las opciones de búsqueda referidas en Campo, Búsqueda Incremental,
Búsqueda por Valor.
► Medición:
Finalmente podrá seleccionar desplegando el grado de medición para dicha

Sesión.
Interpretación Escala de Medición (1 – 2 – 3):
MEDICION FACTOR EXPLICACION

Es el campo temático en el cual desea
colaborar, lo considera prioritario y posee
el suficiente conocimiento, experiencia,
competencia y destrezas para
1 PRIORITARIO desarrollarlo
Es el campo temático significativo, del cual
posee la experiencia, competencias y
destrezas pero lo considera como una
2 IMPORTANTE segunda opción
Le gustaría colaborar con este tema pero
no cuenta con suficientes conocimientos,
3 MENOS IMPORTANTE experiencia y destrezas para desarrollarlo

1.7 PARAMETROS CURSOS (KFdParam)
Este maestro permite asociar las diferentes características especiales que va a tener cada
curso, asociado a un programa y a un plan, cada una de las pestañas deberá ser
diligenciada con las condiciones que se asignaran a dicho programa.
► Pestaña General:
En esta pestaña se definirá:
► Curso, Programa y Plan:
Estos conceptos los podrá insertar a través de la opción lupa, esta opción le llevara a una
nueva ventana donde verá reflejado el listado de cursos, Programas y Planes de los cuales
usted seleccionará uno correspondiente a los parámetros que desea asignar.

► Parámetro:
Corresponde al secuencial asignado por el aplicativo en el momento de

adicionar un nuevo programa.
► Porcentaje de Aprobación:
Campo para registrar el porcentaje de aprobación del curso, este debe

estar entre el rango de (0% – 100%).
Maneja:
►Cupo por sesión:
Al marcar el Check definirá que el control de asistentes se hará por sesión.
►Cupo por curso:
Al marcar el Check este definirá que el control de asistentes se hará por Curso.
►Porcentaje Calificación:
Marcando este check permitirá en KFdPlcur la asignación de

porcentajes de calificación para grupos de sesiones por curso, y realizar la formulación
para promediar.
►Validar Inasistencia:
Marcando este check si la persona no asistió al curso o desertó tendrá

inhabilidad para inscribirse a otros cursos durante un tiempo
determinado.
►Curso Multiempresa:
Cuando este check está activo habilita las lupas de KFdPlcur de

inscritos a un curso de diferentes empresas, Ejemplo: se dictara un curso de inglés para
todo el grupo empresarial en ese orden de ideas se arma el curso solo por la empresa por
defecto en gn_empre y el sistema permite tanto web como cliente servidor inscribir a todo
el personal de la compañía sin importar por cual se le hizo el contrato.
►Presupuesto sesión o Presupuesto curso:
De clic en la opción que considere necesaria para definir el manejo de

presupuesto.

►Evaluación sesión:
Con esta validación se determina si se realizará una evaluación al terminar
cada sesión.
►Evaluación curso:
Con esta validación se determina si se realizará una evaluación al terminar
cada curso.
Nota: puede chequear ambas para realizar los dos tipos de evaluaciones o ninguna.
►Confirmación Web:
Marcando este Check autorizará al sistema que el asistente pueda

confirmar a través del aplicativo Web su asistencia o no al curso.
►Días de Inhabilidad:
En este campo se registra los días por los cuales estará inhabilitado el
funcionario.
► Horas Limite:
Corresponden a las horas estipuladas para cambios de sesión, y hora

límite de inscripción, la asignación de estos datos le permitirán al sistema
realizar validaciones posteriores.
► Descuento Empleado:
Si el empleado tiene que aportar una cantidad
determinada para asistir a la capacitación, debe
chequear la opción “Descuento Empleado” y asociar el
concepto por el
cual se hace la deducción. Si la compañía decide que el descuento va a ser de acuerdo
a una escala salarial. El concepto debe ser parametrizado en el módulo de nómina.
► Maneja Rango:
Si el descuento empleado maneja rango, debe

chequear la opción “Maneja Rango” y escoger a
través de la opción lupa, el registro que va ser
utilizado.
► Habilitar inscripción automática de cargo:
Si se activa este check y se tiene parametrizado en

KFdCurso los cargos el sistema automáticamente
inscribirá a las personas que tengan relaciona el cargo.

► Pestaña Adicional:
En esta pestaña podrá relacionar y establecer los conceptos relacionados a fechas curso,
valor total curso, horas estudio, intensidad horaria, fechas publicación Web, y rango de
calificaciones.
► Inscripción por Curso:
Marcando este check indicará la acción de inscripción por curso, que

permitirá a través “Self Service Web”, que un funcionario quede
automáticamente inscrito a cada una de las sesiones o asignaturas
definidas para el curso.
►Fechas de Curso:
Dando clic en podrá estipular la fecha inicial y

fecha final del curso, se recomienda digitar la
fecha final primero.
► Valor Total Curso:
En este campo se registra el valor total del curso.

► Hora de Estudio en Minutos:
Se refiere al tiempo en minutos de la hora de estudio estipulada por la

empresa, parámetro que será validado en la creación del horario.
► Intensidad Horaria diaria:
Unidad referida al número de horas diarias programadas en la elaboración

del horario.
► Fechas de Publicación Web:
Marcando el check en el campo “Publicar en la Web” se

habilitaran los campos de fecha inicial y fecha final, en estos
podrá insertar los datos correspondientes al rango de fechas
en que permanecerá publicado dicho curso en la Web,
para realizar el proceso de inscripción al curso, recuerde
que estas fechas deben ser anteriores a las fechas del curso.
► Rango de Calificaciones:
En estos campos se debe asignar los rangos de calificación,

nota mínima y nota máxima para la evaluación del curso.
► Tipo Población:
Con esta opción se escoge el tipo de población al cual va dirigido

el curso y en la última pestaña de este programa se habilita una
carpeta con base en este parámetro.
► Nivel Medición ROI:

Este nivel ROI es informativo para saber en qué nivel de retorno de la
inversión está el curso que se está plañendo.
► Validar acreditación:
Cuando este el check activo el sistema validara el botón del
programa KFDPlcur acreditación.
► Nota Mínima Aprobatoria y porcentaje de asistencia:
Se digita la nota mínima aprobatoria y valida el porcentaje de asistencia.

► Medición de la eficacia:
Con esta opción se podrá realizar la medición de la eficacia la cual se realiza pasado 3
mes de culminado el curso. Se debe tener en cuenta la parametrizacion del módulo de
CO (Clima Organizacional) las fechas de publicación y la encuesta en general, por cada
curso parametrizado se debe realizar cada una de las encuestas, los resultados de esta
encuesta quedan en el programa KFdPlcur carpeta inscritos.
► Cancelación inscripción:
Cuando este rango de fechas esta activo cuando se

publica un curso para que los colaboradores se
inscriban solo podrán cancelar en este rango de
fechas, con el fin de poder planear el curso.
► Confirmación de asistencia:
Solo en ese rango de fechas parametrizadas podrá

realizar la confirmación via web.
► Ingreso resultados de evaluación:
En el rango de fechas se podrá realizar el ingreso de

resultados de evaluación.

► Pestaña Áreas – Asignaturas/Sesiones:
En esta pestaña se registrarán las diferentes áreas del conocimiento, con sus
correspondientes sesiones o asignaturas, que se afectaran en la ejecución del curso.
En la ventana Áreas dar clic en el botón .
► Código Área y Nombre de Área de Conocimiento:
Al dar clic en el campo Código Área el sistema le llevará a

una ventana de búsqueda en la que podrá visualizar el
listado de áreas de conocimiento. Parametrizadas en el
Programa “Áreas Conocimiento” – KFdArcon. Dar doble
clic y escoger según corresponda y así sucesivamente
hasta escoger las áreas correspondientes para dicho
curso.
► Horas de Área:
Una vez ha insertado la información anterior el sistema le permitirá el ingreso

de la información correspondiente a horas de área.
Finalmente guardar el registro dando clic en el botón .

Posteriormente en la ventana “Áreas/Asignaturas” dar clic en el botón para iniciar la
adición de las sesiones o asignaturas que corresponden a dicha área.

► Código Asignatura y Nombre Asignatura:
Dando clic en el botón el sistema le enviará a

una nueva ventana de búsqueda en la cual
debe seleccionar la asignatura que aplicará
como detalle del área anteriormente
diligenciada y registrando el número de horas por
asignatura. El aplicativo valida que el número de
horas asignaturas, no supere el número horas del
área a la que corresponde.
► Pestaña Cargos Autorizados:
Posteriormente dar clic a la carpeta o Pestaña Cargos Autorizados en esta podra

relacionar uno o varios cargos que tendran derecho a asistir a cada una de las sesiones,
esta validación el sistema la realizará en el momento de la inscripción y especifíca código
de cargo y nombre de cargo, información tomada del “Maestro de Cargos” - KBiCargo.
Adicionar Registro: dando clic en la opción se habilitara el despliege de cargos que se

autorizaran para inscripcion a dicho curso.

► Código Cargo y Nombre Cargo:

Debe asignar en este los cargos a autorizar, en
la opción código de cargo al desplegar usando
el botón el sistema le llevara a la siguiente
ventana donde seleccionara dando doble clic según el código o nombre los cargos.
► Pestaña Competencias Adquiridas:
Esta pestaña permite asociar las competencias que van a adquirir los asistentes. Esta
información debe estar creada previamente en los programas: “Tipos Registro” (KAcTiprg),
“Requisitos” (KAcRequi) y “Especificaciones” (KAcEspec).

En la parte inferior de la pantalla dar clic en este usted podra adicionar un registro, el
sistema habilitara la opción de despliege en “Tipo de Registro”.
► Tipo Registro y Nombre Tipo Registro
Dando clic en el botón desplegar tipo de registro tal como lo

indica la imagen el sistema le llevara a la siguiente ventana.
En la ventana de búsqueda usted podrá asignar las competencias que serán adquiridas
por los asistentes a dicho curso, al utilizar cualquiera de estas opciones y dando clic en el
botón aceptar usted asignará las competencias que desee sean adquiridas. El sistema le
llevara automaticamente a la ventana mostrando la característica insertada, trayendo
consigo: Tipo Registro y Nombre Registro y habilitando la inserción de la siguiente
característica: Código Requisito tal como lo muestra la imagen.
► Código Requisito y Nombre Requisito:
Dar clic en la opcion codigo de requisito, al desplegar esta opción el

sistema le llevará a la siguiente ventana donde usted podra
seleccionar código y nombre del requisito. Haciendo uso de las opcio
nes de búsqueda y dando clic en el botón aceptar usted podrá asignar los requisitos.
► Código Especificación y Nombre Especificación:
Dar clic en la opcion código de especificación,

al desplegar esta opción el sistema le llevará a
la siguiente ventana, seleccione su estilo de
Búsqueda, al utilizar cualquiera de estas opciones y dando clic en el botón aceptar usted
asignará las especificaciones del requisito anteriormente relacionado.
Una vez haya insertado todos los datos el sistema habilitara la opción guardar, dando clic
podrá asegurar su registro.
► Pestaña Competencias Requeridas:
En esta pestaña aplicará todas las competencias que deben cumplir las personas que se
quieran inscribir al curso especifico.

Adicionar registro en la parte inferior de la pantalla encontrara el botón dando clic

sobre el, usted podra adicionar un registro.
► Tipo Registro
Asignar el tipo de registro, dando clic sobre esta

opción el sistema le llevara a la siguiente
ventana.
En la ventana de búsqueda usted podrá asignar
las competencias que se detallan como requisito para optar por la participación a dicho
curso, al utilizar cualquiera de estas opciones y dando clic en el botón aceptar usted
asignará las competencias requeridas. El sistema le llevara automaticamente a la ventana
mostrando la característica insertada, trayendo consigo: Tipo de Registro y Nombre de
Registro y habilitando la inserción de la siguiente característica: Código Requisito tal como
lo muestra la imagen.
► Código Requisito:
Dar clic en la opcion código de requisito, al desplegar esta

opción el sistema le llevará a la siguiente ventana donde
podra seleccionar código y nombre del requisito, al utilizar
cualquiera de estas opciones y dando clic en el botón aceptar usted asignará los
requisitos insertando en la ventana principal los datos de Código de Requisito y Nombre
de Requisito y habilitando la inserción de:
► Código Requisito:
Dar clic en la opcion código de especificación, al
desplegar esta opción el sistema le llevará a la siguiente

ventana donde podra seleccionar código y nombre la

especificación, al utilizar cualquiera de estas opciones
y dando clic en el botón aceptar usted asignará las especificaciones del requisito
anteriormente relacionado, insertando en la ventana principal los datos de Código de
Especificación y Nombre de Especificación.
Finalmente guardar el registro dando clic en el botón .
► Pestaña Proceso:
Se indican y relaciona el Proceso, Sub Proceso y Actividad al que pertenece o al cual se le

asignara dicho curso. Previamente debe parametrizarse en el programa KAcProce,
KAcSproc y KAcAtiv respectivamente.
Adicionar registro dando clic en el botón
► Código Proceso y Nombre Proceso:
Dando clic al botón desplegar la opción código de

proceso este desplegara una nueva ventana de búsqueda
donde podrá seleccionar el código y nombre del proceso
al que pertenecerá, encontrará las opciones de búsqueda
al utilizar cualquiera de estas opciones y dando clic en el botón aceptar, el código y
nombre del mismo se insertara en la ventana principal.
► Código Subproceso y Nombre Subproceso:
Dando clic al botón desplegar la opción código

de proceso, este desplegara una nueva ventana
de búsqueda donde podrá seleccionar el código y
nombre del subproceso al que pertenecerá, encontrará las opciones de búsqueda al

utilizar cualquiera de estas opciones y dando clic en el botón aceptar, el código del
subproceso y nombre del mismo serán insertados en la ventana principal.
► Código Actividad y Nombre Actividad:
Dando clic al botón desplegar la opción código de

proceso, este desplegara una nueva ventana de
búsqueda donde podrá seleccionar el código y nombre
de la actividad al que pertenecerá, encontrará las
opciones de búsqueda al utilizar cualquiera de estas opciones y dando clic en el botón
aceptar, el código de la actividad y nombre de la misma serán insertados en la ventana
principal.
Finalmente guardar el registro dando clic en el botón ubicado en la parte inferior de

la pantalla.
► Pestaña Pre-Requisitos:
Se definen las sesiones o cursos a las que debió haber asistido o estar inscrito el aspirante
para tomar el curso (si esto es condición para presentarse a este curso). Siga los pasos
anteriores par adicionar un nuevo registro y desplácese para insertar todos los datos aquí
requeridos.
Adicionar registro dando clic en el botón

► Tipo Pre-requisito:
Al seleccionar Sesión el sistema insertará el código S: activando las opciones

pertenecientes a Sesiones.
Al seleccionar Curso el sistema insertará el código C: activando las opciones
pertenecientes a Cursos.
Una vez seleccionada la opción tipo Pre-requisito el sistema le permitirá navegar en la

opción Código Sesión o Nombre Sesión, seleccionar de la lista despegable “Sesiones o
Talleres” registradas en KFdSesio, o “Cursos” registrados en KFdCurso, consideradas como
prerrequisitos.
► Indicador:
Una vez asignados los anteriores requisitos y pulsando clic al botón , el

sistema desplegará las opciones: A-Aprobado o I-Inscrito característica de
prerrequisito referida en el estado de dicha asistencia al curso.
Finalmente guardar el registro dando clic en el botón ubicado en la parte inferior de

la pantalla.
► Pestaña Población Objeto:
Según la parametrizacion dada la pestaña población objeto:

1.8 MAESTRO DE LOGISTICA (KFdLogis)
En este programa se define la logística que se utiliza en los cursos, se debe especificar
todos los elementos que hacen parte del evento (materiales, equipos, lugares y toda la
logística necesaria).
Dando clic en el botón ubicado en la barra de herramientas en la parte superior de la

pantalla el sistema le permitirá la inserción de la información
► Código Nombre Logística:
Insertar código y asignar un

nombre a dicho elemento en
el campo texto Nombre
Logística.
► Permitir un solo Horario por Elemento:
Marcando el check el sistema le permitirá definir que el

elemento de logística podrá ser usado una vez por horario.
Finalmente aplicar el cambio dando clic en el botón guardar en la parte superior de la

pantalla así podrá asignar a dicho los detalles pertenecientes.
En el detalle de esta ventana encontrará las pestañas: Cronograma, Dependencia

Asociadas, Clasificación. El programa por default le ubicará en la pestaña Cronograma,
descrita a continuación.
► Pestaña Cronograma:
En esta pestaña se asignarán los detalles referidos a sesiones en las que se hará uso de los
elementos creados para la logística de cada evento de formación. Para esto debe:
Para iniciar la inserción de información debe al dar clic en el botón ubicado en la
barra de herramientas del detalle es decir en la parte inferior de la pantalla.

► Código Sesión - Nombre Sesión:
Pulsando clic en el botón el sistema le llevará a la ventana de

búsqueda al utilizar cualquiera de las opciones de búsqueda
y
dando clic en el botón aceptar el sistema asignará el Código Sesión y Nombre Sesión.
► Código Curso - Nombre Curso:
Pulsando clic en el botón el sistema le llevará a la ventana de

búsqueda al utilizar cualquiera de las opciones de búsqueda
y
dando clic en el botón aceptar el sistema asignará el Código Curso y Nombre Curso.
► Código Programa - Nombre Programa:
Pulsando clic en el botón el sistema le llevará a la ventana

de búsqueda al utilizar cualquiera de las opciones
dando
clic en el botón aceptar el sistema asignará el Código Programa y Nombre Programa.

► Código Plan - Nombre Plan:
Pulsando clic en el botón el sistema le llevará a la ventana

de búsqueda al utilizar cualquiera de las opciones
dando
clic en el botón aceptar el sistema asignará el Código Plan y Nombre Plan.
► Fecha Inicio- Fecha Final:
Pulsando clic en el botón el sistema le llevará a un calendario

en el que podrá asignar las fechas correspondientes. Con los
botones
podrá navegar a través de los calendarios mensuales al seleccionarlos dar clic en el
botón aceptar, así el sistema asignará las fechas por usted seleccionadas.
► Hora Inicio- Hora Final:
Pulsando clic en el botón el sistema le llevará a un Reloj

como el que podrá visualizar a continuación, en este usted
podrá asignar las horas correspondientes. Con los botones navegar en las horas, o
digitar en el campo hora, al realizar esta acción y dando clic en el botón aceptar el
sistema asignará la hora por usted seleccionada.
Finalmente aplicar el cambio dando clic en el botón guardar en la parte inferior de la

pantalla así podrá asignar a dicho los detalles pertenecientes.
► Pestaña Dependencias Asociadas y Clasificación:
Se asocian en la carpeta Clasificación o Dependencia Asociadas, las dependencias que

van a participar en la sesión, escogiendo cada uno y anexándolo al registro ya sea por
medio de “vista Rejilla” o “Vista Árbol”. Que desplegara según la vista seleccionada: Así:
No olvide que siempre que desee crear un nuevo registro debe oprimir el botón adicionar.
Vista Rejilla (o Pestaña de Dependencias Asociadas)

Vista Árbol (o pestaña de Clasificación)

1.9 MAESTRO TIPOS DE CAPACITACION (KFdTcapa)
En este programa se definen los distintos tipos de capacitación que llevara a cabo la
empresa.
Dar clic en el botón ubicado en barra de herramientas que encontrará en la parte

superior de la pantalla y asignar en los campos Código y Nombre Capacitación, al insertar
la información tenga en cuenta la secuencia de códigos utilizada y finalmente dar clic en
el botón para aplicar los cambios.
1.10 MAESTRO PRESUPUESTO GENERAL (KFdPresu)
Esta pestaña permite asociar los rubros al Plan General o Especifico. Esta información
debe estar creada previamente en el programa: “Rubros” (KEcRubro). En este programa
se define el presupuesto general para cada Plan de capacitación.
Dando clic en el botón usted podrá insertar los datos correspondientes
► Rubro:
Dando clic en la opción lupa el sistema le llevará a la ventana de Rubro, allí

encontrará las opciones de búsqueda, al utilizar cualquiera de estas y dando clic en el
botón aceptar, el sistema insertará el código del Rubro y nombre.

► Plan:
Pulsando el botón el sistema le llevará a la ventana de Plan, allí encontrará las opciones
de búsqueda, al utilizar cualquiera de estas y dando clic en el botón aceptar, el sistema
insertará el código del Plan y nombre del mismo.
► Año- Periodo:
Asigne año en que se ejecutará el presupuesto General y el

periodo para el cual será válido dicho presupuesto.
► Valores:
Asigne los valores

correspondientes.
Finalmente dar clic en el botón para aplicar los cambios.
1.11 MAESTRO PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO (KFdPrcco)
En este programa se definen los valores asignados a cada Centro de Costo de acuerdo al
número de participantes de la capacitación.
► Rubro:

Pulsando el botón así el sistema le llevará a la ventana de Rubro, allí encontrará las
opciones de búsqueda, al utilizar cualquiera de estas y dando clic en el botón aceptar, el
sistema insertará el código del Rubro y nombre.
► Plan:
Pulsando el botón el sistema le llevará a la ventana de Plan, encontrará las opciones

de búsqueda, al utilizar cualquiera de estas y dando clic en el botón aceptar, el sistema
insertará el código del Plan y nombre del mismo.
► Tipo Centro de Costo:
Pulsando el botón el sistema

le llevará a la ventana de tipos
de centro de costos,
encontrará las opciones de búsqueda, al utilizar cualquiera de estas y dando clic en el
botón aceptar, el sistema insertara el tipo de centro de costo.
► Centro Costo:
Pulsando el botón el sistema le llevará a la ventana centro de costos, encontrará las

sistema insertara el centro de costo correspondiente.
► Año- Periodo:
Asigne año en que se ejecutará el presupuesto General y el

periodo para el cual será válido dicho presupuesto.
► Valores:
En el campo Asignado se
diligencia el valor
correspondiente al
presupuesto asignado para el
centro de costo que anteriormente he elegido.
En los campos Ejecutado y Disponible el sistema lo actualiza automáticamente.

1.12 DISPONIBILIDAD Y RESERVA (KFdDisre)
En este programa se definen los valores que se tienen disponibles y reservados para
ejecutar el curso.
Para iniciar la inserción de información debe dar clic en el botón adicionar ubicado en
la barra de herramientas de dicho programa, así el sistema habilitará el campo programa.
► Programa:
Pulsando el botón lupa, el
sistema le llevara a la ventana
Programas, encontrara las
sistema insertara el Código y Nombre del Programa correspondiente.
► Número Disponibilidad o Registro:
Se debe diligenciar el número correspondiente a la

disponibilidad.
► Tipo:
Disponibilidad: Marcando el check en este indicará cual será el dinero
estipulado para ejecutar el programa global de capacitación.
Registro: A diferencia del anterior, el valor que se establezca como

“registro” se utilizará exclusivamente para ejecutar determinado
programa, y no se podrá disponer para otro concepto.
► Fechas:
Dando clic en el botón el sistema le
llevará a un calendario en el que podrá
asignar las fechas correspondientes. Con los
botones podrá navegar a través
de los calendarios mensuales al
seleccionarlos dar clic en el botón aceptar,

así el sistema asignará las fechas por usted

seleccionadas.
► Valor:
Este es un campo numérico, aquí debe asignará el valor que desee

se encuentre disponible o reservado para dicho programa.
1.13 DEFINICION ITEMS A EVALAUR (KFdIteva)
En este programa se definen los diferentes formatos de evaluación dirigidos tanto al

capacitador como a los asistentes. Estas evaluaciones pueden ser Iniciales o finales y se
clasifican en “Satisfacción” para evaluar el desarrollo y la logística de la capacitación en
general, o de “Conocimiento” donde se califican los conocimientos adquiridos a través
del curso.
Para dar inicio a la inserción de la información usted debe, adicionar un nuevo registro
pulsando clic en el botón este habilitará la inserción de información en el campo
Nombre Evaluación.

► Secuencial Definición - Nombre Evaluación:
El sistema le permitirá ingresar el Nombre de la

evaluación, y asignará automáticamente según
el orden de ingreso el secuencial de dicha
definición.
► Dirigido a:
Debe Marcar el check correspondiente a la definición del grupo
o persona a quien irá dirigida la evaluación, marcando el Check
Asistente: el sistema le permitirá configurar los items para
sistentes, marcando el Check Capacitador: el sistema le permitirá configurar los items para
Capacitadores.
► Tipo:
Marcando el Check Inicial indicará que estos items aplicarán para una
evaluación Inicial, Marcando el Check Final indicará que estos items
aplicarán para una evaluación Final.
► Clasificación:
Se refieren a la tipología de evaluación que se creará, en este caso

marcando Marcando el Check Satisfacción indicará que estos items
aplicarán para una evaluación que indicará grados de satisfacción al
respecto de condiciones particulares como por ejemplo: metodología.
Y
Marcando el Check Conocimiento indicará que estos items aplicarán para una
evaluación de tipo conceptual, o que se referirá a nociones adquiridas durante el curso o
sesión según indique.
Finalmente dar clic en el botón ubicado en barra de herramientas que encontrará

en la parte superior de la pantalla, así guardará los cambios realizados a dicho
encabezado.
► Ítems a Evaluar:
Dando clic en el botón

podrá insertar en los
campos Item y Descripción
y aplicar los cambios con el
botón .
► Opciones de Respuesta:
Una vez ha aplicado el item de

evaluación, y oprimir el botón
podrá asignar a cada item las
respectivas opciones de respuesta y
el puntaje que corresponde a un
rango definido.

1.14 DEFINICION ENVIO DE DIPLOMAS Y CERTIFICADOS (KFdPadic)
En este programa se definen los diferentes parámetros para el envió por e-mail de
diplomas y certificados.
► Tipos de certificado:
Certificado: Escogiendo esta opción parametrizo los

campos que deseo que aparezcan en el certificado.
Diploma: Escogiendo esta opción parametrizo los campos
que deseo que aparezcan en el diploma con los diferentes
Tags.
Con la ayuda de los tags se define el cuerpo del e-mail, se puede adjuntar firmas formato
jpg, imágenes, encabezado.
2. PROCESO
2.1 MALLA DE ENTRENAMIENTO (KFdPmale)
Tiene como funcionalidad filtrar el personal que ingreso en determinadas fechas (se
realizó por medio del qbe para poder filtrarlos por identificación, fecha de inicio y cargo
con el fin de poder asociarlos a un plan de entrenamiento y generando el proceso se
insertara en el programa KFdPlcur los datos y se creara la sesión correspondiente.

Con la opción lupa escoja el plan de formación y desarrollo y por medio del QBE escoja la
persona, cargo, y/o rango de fecha de ingreso para que el sistema traiga la información
correspondiente.
Se debe tener en cuenta la paaremtrizacion de los cargos autorizados en el programa

KFdParam:

Y en la pestaña Areas/Sesiones los datos correspondientes para que el sistema cuando se

genere el proceso de KFdPmale cree las respectivas sesiones en kfdplcur:
Insertando de forma automática cada uno de los cursos con la persona como asistente,
genera reporte de malla de entrenamiento para ser firmada por cada uno de los
procesos que intervengan en el entrenamiento.

Se diligencia los datos como son tipo de capacitación, fecha inicial y final, hora inicial y
final y el formador. Finalmente dar clic en el botón aceptar y el sistema en el programa
KfdPlcur insertara e inscribe al colaborador en la pestaña inscritos de este programa:
Se podrá generar un reporte el cual se deberá imprimir, cada vez que se genere la malla
de entrenamiento dando clic en el botón reporte:

2.1 PLANECION DE CURSOS (KFdPlcur)
Este programa permite registrar y planear de manera sistemática los cursos dispuestos por
la entidad, se compone de 9 pestañas, Planeación Cursos, Adicional, Objetivo,
Contenido, Información Contractual, Presupuesto, Evaluación Curso, Sesiones o Talleres.
► Pestaña Planeación Cursos:
Dando clic en el botón ubicado en la barra de herramientas en la parte superior de la

ventana el sistema le permitirá asignar los datos correspondientes a la planeación del
curso.
► Parámetro - Secuencial:
Dando clic en el botón el sistema le llevará a una
ventana de búsqueda, utilizando cualquiera de las
opciones se asigna el curso, programa y plan.
► Curso:
Dando clic en el botón el sistema le llevará a
una ventana de búsqueda, utilizando cualquiera
de las opciones de esta y ubicándose sobre el

curso que desea asignar, dando clic en aceptar el sistema asignará el Código y Nombre
del Curso.
► Programa:
Dando clic en el botón el sistema le llevará a una ventana de búsqueda, utilizando

cualquiera de las opciones de esta, y ubicándose sobre el programa que desea asignar,
dando clic en aceptar el sistema asignará el Código y Nombre del Programa.
► Plan:

dando clic en aceptar el sistema asignará el Código y Nombre del Plan.
► Entidad:

dando clic en aceptar el sistema asignará el Código y Nombre de la Entidad.
► Tipo Capacitación:

llevará a una ventana de búsqueda,
utilizando cualquiera de las opciones
de esta, y ubicándose sobre el programa que desea asignar, dando clic en aceptar el
sistema asignará el Código y Nombre Tipo de Capacitación.
► Tipo Educación:
Marcar el check que corresponda respectivamente a
Educación Formal y/o Ecuación No Formal.
► Modalidad Académica:
Se refiere a las tipologías creadas,

dando clic en el botón el
sistema le llevará a una ventana
de búsqueda, utilizando cualquiera de las opciones de esta, y ubicándose sobre el
programa que desea asignar, dando clic en aceptar el sistema asignará el Código y
Modalidad Académica, valida el tipo de educación que tengamos, para los cursos que
maneja la Compañia se debe tomar CI.

► Fechas:
Se definen las fechas de inicio y

finalización, en las que se llevarán a cabo
las actividades de dicho curso, estas
cubren el rango total del curso y no el
estipulado para cada asignatura, área u otra actividad que se genera dentro del
cumplimiento del curso.
► Cupo General:
Corresponde al número total de cupos que se habilitarán para dicho curso,
es un campo numérico donde usted debe asignar el valor o unidad
correspondiente al cupo del curso.
► Calificación Curso:
Corresponde a la calificación minina para la aprobación de sesión

según el curso parametrizado.
► Validaciones:
Marcando el respectivo Check:
Valida Cargos: Verifica si el funcionario cumple con el cargo autorizado para el curso
anteriormente asignado en (KFdParam).
Valida Tiempo: Verifica que el aspirante no tenga un ausentismo entre la fecha inicial y
fecha final del curso. (KNmAusen, KNmDiasn).
Valida Prerrequisitos: Valida que el inscrito para acceder al curso haya cumplido con los
requisitos establecidos en (KFdParam).
Valida Competencias: Valida que el aspirante cumpla con las competencias ya asignadas
para dicho curso en (KFdParam).
Ingresar a Nefor: El sistema habilita en la pestaña sesiones o talleres subpestaña inscritos,

un botón el parte inferior llamado inscripción desde necesidades de formación, el cual
permite según las necesidades de formación del programa KFdNefor las personas que
necesitan el curso.
► Lugar Curso:
Debe especificar: Lugar de Curso con la opción elegir país, Departamento y Municipio.

► Pestaña Adicional:
Son campos de textos en los cuales usted podrá insertar la información que considere
pertinente para dicho curso.
► Lugar Curso: En este campo se debe diligenciar el lugar del curso, se debe tener en
cuenta que este campo es el que válida para la certificación en la WEB.
► Observaciones: En este campo se debe diligenciar las observaciones del curso.
► Pestaña Objetivo:
En este campo se debe diligenciar el Objetivo de dicho curso.

► Pestaña Contenido:
En este campo se debe diligenciar el Contenido de dicho curso.
► Pestaña Información Contractual:
Se ingresan los conceptos que validaran y afectaran los sistemas de pago, presupuesto y
valores ejecutados: marcando en los Check según las condiciones estipulados por la
entidad con respecto al tutor que elegimos en la pestaña Planeación de cursos.

► Modalidad:
En esta opción marcará el check correspondiente a Contrato: Si la

modalidad estipulada es para un formador, y Orden de Servicios
(Asignación carga académica): en caso de ser contratada una
entidad.
► Estado:
En esta opción marcará el check correspondiente a Activo: Si la tipología
de contrato se encuentra en estado Activo e Inactivo: Si la tipología de
contrato se encuentra en estado Inactivo.
► Número de Contrato:
Asignar a continuación el número de dicho contrato, recuerde que este
es un campo numérico.
►Fechas:
Se definen a continuación las

fechas de Suscripción desde
cuando se contrato dicha
entidad a la Compañia, Inicio y
Terminación de dicho contrato.
► Valores:
Corresponden a los conceptos

relacionados al valor del
contrato, marcando el check
Valida asistencia el sistema
activará el campo Valor por persona, permitiéndole ingresar los datos correspondientes a
Valor estimado por persona.
► IVA e Impuestos:
Debe ingresar los valores correspondientes al campo

IVA, al insertar este valor el sistema traerá al campo
total el valor Total aplicando impuestos.
► Interventor:
Podrá asignar también en

el campo interventor
utilizando la opción lupa la
persona que tenga la
función de Interventor de dicho contrato y dar doble click sobre el nombre el sistema
automáticamente lo relaciona en el programa.

► Prorroga/Valor Prorroga/ Valor IVA e Impuestos/ Valor Total/ Fecha Final:
Marcando el Check prorroga el sistema habilitara los Campos Valor Prorroga, Valor IVA e
Impuestos, Valor total y Fecha final que corresponden al concepto de prorroga el cual
amplia los plazos de pagos de dicho contrato, aquí se define entonces el Valor de la
prorroga insertando el valor en el campo correspondiente, Valor IVA e Impuestos que
aplicándose generará el valor total, y se asignará haciendo uso del botón calendario la
fecha que corresponda a dicho concepto.
► Objeto Contrato:
Este campo se compone de un cuadro texto en el cual usted podrá digitar la información
correspondiente al Objeto del contrato.
► Ordenador Gasto:
Este campo se compone de un cuadro texto en el cual usted podrá digitar la información
correspondiente al Ordenador Gasto.
Finalmente dar clic en el botón para aplicar los cambios realizados.
► Tipo/ Código Programa/ Nombre Programa/ Numero Disponibilidad:
Para ingresar la información correspondiente debe dar clic en el botón adicionar

ubicado en la de herramientas del detalle, posteriormente desplegar con el botón
el programa aquí le llevara a una ventana de búsqueda en la cual encontrara los
programas relacionados, allí al dar clic sobre la opción deseada el sistema insertará en la
ventana principal: Tipo, Código Programa y Nombre Programa, posteriormente deberá
asignar Numero de Disponibilidad o Registro, y las fechas sobre las cuales se manejará
dicha disponibilidad, estos son cuadros texto en los cuales podrá insertar la información
correspondiste, así como el Valor para dicho programa.
Finalmente dando clic en el botón podrá aplicar los cambios efectuados en dicho
detalle.

► Pestaña Presupuesto:
Se ingresan los conceptos y valores correspondientes a un destino de rubro. Los valores y

conceptos que aquí se manejan inician con la inserción del rubro al que se destinará
dicho presupuesto.
► Rubro:
Dando clic en el botón se activará para su selección el listado de rubros, aquí haciendo
uso de las opciones de búsqueda y dando clic en aceptar, el sistema asignará en el
campo rubro Código y Nombre de Rubro.
► Año / Periodo:
En estos campos se definen el año y periodo a que afectará dicho rubro presupuestal,
ingresar en el campo año y en el periodo 1 o 2, dando clic en el botón el
Sistema afectará dicho periodo y año.

► Valor:
En estos campos el sistema mostrará los valores de Prepuesto asignado, y el ejecutado

que según formulación interna usted haya utilizado, y en el campo disponible el sistema
tomara los valores Presupuestado menos el valor ejecutado y generará el valor Disponible.
► Afecta Presupuesto:
Afecta presupuesto dando check el centro de costo o general lo afectara según sea la
elección.
► Pestaña Evaluación del curso:
En esta asignará las características que poseerá dicha evaluación.
Dar clic en el botón ubicado en la barra de herramientas del encabezado ubicado

en la pantalla media, el sistema habilitará la inserción de información.

► Secuencial Definición/ Nombre Secuencial Definición:

Dando clic en el botón el sistema
le llevará a la siguiente ventana de
búsqueda, donde se encuentran
registrados los conceptos de
Secuenciales de definición, haciendo uso de cualquiera de las opciones de búsqueda y
al hallar el concepto aplicar dando clic en el botón aceptar el sistema insertará
Secuencial Definición y Nombre Secuencial Definición.
► Tipo Evaluación:
Dar clic en el botón el sistema desplegará las opciones de tipo de
evaluación que corresponderá a dicha definición, y esta puede ser inicial
(I) o Final (F) para asignar dicha tipología dar clic en la opción que
considere.
► Dirigido A:
Dar clic en el botón el sistema desplegará a quien se dirige dicha
evaluación, esta puede ser Asistente (a) o Capacitado (C) para asignar
dicha tipología dar clic en la opción que considere.
► Clasificación:
Corresponde al tipo de evaluación a realizar, estas pueden ser de

Evaluación de Reacción (Satisfacción) (S) o Evaluación de Aprendizaje
Conocimiento (C) para asignar dicha tipología dar clic en la opción que
considere.
► Calificación Definitiva Mínima Requerida:

Corresponde a un campo texto, de características
numéricas, en la cual usted podrá definir la calificación
mínima requerida para aprobar dicha evaluación.
► Distribución Automática Ítems:
Este campo permite que el sistema elija aleatoriamente las

preguntas de la evaluación para cada participante.
► Nro. Ítems Persona:
Si se eligió en el paso anterior “S”, debe poner el número de preguntas

para cada funcionario.
Pulsar clic en el botón guardar para aplicar los cambios realizados.

A continuación dar clic en el botón ubicado en la barra de herramientas del detalle
ubicado en la pantalla baja, el sistema habilitará la inserción de información que
corresponderá a los conceptos de Ítems.

► Ítem / Nombre Ítem:
El sistema lo trae
automáticamente.
Pulsar clic en el botón guardar para aplicar los cambios realizados.
►Pestaña Sesiones o Talleres:
En la siguiente pestaña Sesiones o Talleres: encontrará subpestañas en el detalle:

Definición Sesión, Contenido, Logística e Inscritos cada una de estas pestañas cumple un
papel fundamental para el desarrollo del programa.
► Definición Sesión:
Dando clic en el botón lupa el sistema activará para su selección el listado de

sesiones, haciendo uso de las opciones de búsqueda y dando clic en aceptar se
asignarán en los campos Sesión: Código y Nombre.
► Cupo:
Este ítem se maneja cuando se tiene restricción en el cupo por sesión.

► Fecha Inicial:
Dando Clic en podrá estipular en los campos

Fecha Inicial y Fecha Final de dicha sesión.
► Hora Inicial/ Hora Final:
Dando clic en el el sistema le llevará al horario,

aquí podrá asignar las horas correspondiente a
inicio y finalización de la inasistencia.
► Unidad/ Cantidad/ Duración-Horas:
Define en estos campos la duración de la

sesión, en los términos generales: En el
campo Unidad dando clic en el botón el
sistema desplegará las opciones de unidad definidas en el sistema estas corresponden a:
Días, Meses, Semestres, Años tal como lo muestra la imagen:
Posteriormente podrá asignar en el campo Cantidad el número de veces que se

determinará para la unidad anteriormente mencionada, por Ejemplo: si seleccionó la
opción Unidad: Días podrá asignar 5 en el campo cantidad, asumiendo así el sistema que
son 5 Días. Posteriormente el sistema habilitará el campo Duración /Horas allí podrá
insertar el componente horas totales según las unidades anteriormente definidas.
► Responsable:
Dando clic en el
botón lupa el
sistema activará para
su selección el listado de Responsables, haciendo uso de las opciones de búsqueda y
dando clic en aceptar se asignarán en los campos Sesión: Código y Nombre del
Responsable.

► Valor:
Corresponde al valor de la sesión.
► Calificación:
Este es un campo numérico, aquí podrá insertar el valor de la calificación

mínima que definirá para dicha sesión.
► Generar Calificación:
Al dar clic me generara la calificación.
► Lugar:
Este corresponde a un campo texto, en el cual usted debe establecer el lugar donde se
desarrollará la sesión.
detalle.
► Pestaña Contenido:
Este compuesto de un cuadro texto en el cual podrá insertar la información referente al

contenido de dicha sesión.

► Pestaña Logística:
En esta pestaña se debe poner todo lo referente a la Logística de la sesión.
Dando clic en el botón podrá insertar en los campos
► Proveedor /Nombre Proveedor:

Dando clic en el botón el sistema le llevará a la ventana
de búsqueda (KFdEntid), allí dando clic sobre el proveedor y
pulsando el botón aceptar el sistema insertará en los
campos Proveedor: el código correspondiente, y en el campo Nombre Proveedor: el
nombre que corresponda.
► Código Logística /Nombre Logística:
Dando clic en el botón el sistema le llevará a la

ventana de búsqueda, allí dando clic sobre el código de
logística o Nombre logística y pulsando el botón
aceptar el sistema insertará en los campos Proveedor: el código Logística, y en el campo
Nombre Logística: el nombre que corresponda.
► Valor:
Si afecta presupuesto se debe poner el valor correspondiente.

► Afecta Presupuesto:
Se define dando clic en la opción Sí (S) si desea que en la planeación del

curso sea afectado el presupuesto dar clic en la opción No (N) si desea que
el presupuesto no sea afectado.
► Afecta Valor:
Se define dando clic en la opción Sí (S) si desea que en la planeación del

curso sea afectado el Valor dar clic en la opción No (N) si desea que el Valor
no sea afectado.
► Afectó Presupuesto:
Indica la acción de si el presupuesto ha sido o no afectado, el sistema

traerá la información correspondiente.
detalle.
► Pestaña Inscritos:
En esta pestaña el sistema registra los datos correspondientes a personas inscritas,

recuerde que esta acción se realiza a través del Self Service o podrá ingresarlo
manualmente.

Los datos que trae el sistema automáticamente son
► Tipo Asistente: Hace referencia al tipo de asistente que se inscribió bien sea por la Web
O manualmente en este programa.
E – Empleado
X – Externo
I – Invitado
► Apto: El sistema valida los parámetros anteriormente pre-establecidos y dice si es o no

apto o en el caso que no sea admitido se pone la opción N.
► Confirmar: Cuando el funcionario es admitido para tomar el curso y se cambia de N a

“S” el sistema automáticamente le envía un correo electrónico al funcionario confirmado
que esta admitido.
► Asistió: El sistema automáticamente deja esta opción en N, cuando se termina el curso

la persona encargada valida los datos y cambia el estado “S” si asistió o “N” no asistió.
► Término: El sistema automáticamente deja esta opción en N, cuando se termina el

curso la persona encargada valida los datos y cambia el estado “S” si Termino o “N” no
Termino.
► Aprobó: El sistema automáticamente deja esta opción en N, cuando se termina el

curso la persona encargada valida los datos y cambia el estado “S” si Aprobó o “N” no
Aprobó.
► Act Biodata: El sistema automáticamente deja esta opción en N, cuando se termina el

curso la persona encargada valida los datos y cambia el estado “S” si se actualizara los
datos en Biodata Historias Laborales o “N” si no se desea actualizar los datos.
► Act Entrenamiento: El sistema automáticamente deja esta opción en N, cuando se

termina el curso la persona encargada valida los datos y cambia el estado “S” si se
actualizara los datos en Entrenamiento o “N” si no se desea actualizar los datos.
► Identificación: Inserta la identificación del funcionario que desea tomar el curso.
► Nombre Inscrito: Inserta el nombre y apellidos del funcionario que desea tomar el curso.
► Cargo y Nombre Cargo: Inserta el cargo al cual corresponde el funcionario que desea
tomar el curso.
► Árbol, Identificador, Dependencia, Nombre Inscrito, centro de costo, Nombre centro de

costo, centro de costo contabilidad, Sueldo Básico: El sistema automáticamente trae los
datos a los cuales corresponde el funcionario.
► Fecha Solicitud: Fecha la cual se inscribió el funcionario.
► Motivo Rechazo: Cuando la persona no es admitido a dicho curso se le notifica el

motivo por el cual no es apto.
► Tiempo Duración

► Calificación Inicial: El funcionario encargado de dicho proceso de administrar los datos

de calificaciones debe poner las notas según corresponda. Si en los parámetros iníciales
escogimos la opción calificación inicial, en caso contrario hacer caso omiso a este
campo.
► Calificación Final: El funcionario encargado de dicho proceso de administrar los datos

de calificaciones debe poner las notas según corresponda en la calificación final.
► Curva Aprendizaje: Esta curva de aprendizaje consiste en el cambio incremental del

"conocimiento" y se calcula de acuerdo a una nota que se calcula al iniciar el curso y otra
al finalizar.
Ejemplo: Si la calificación inicial es 2 y la segunda calificación es 5 la curva de aprendizaje
será 3
Nota: cuando la curva sea negativa aparecerá 0.
► Calificación Sesión: Si en los parámetros generales escogimos la opción calificación por

sesión se pondrá manualmente la calificación correspondiente a cada asistente.
► Entrego Documentación: Se valida si necesita entregar algún documento antes de estar

aprobado en dicho curso.
► Duplicación: No aplica
► Gastos Personales: Se registra si el asistente tuvo algún gasto para tomar dicho curso.
► Porcentaje Reconocimiento Empresa: Se registra el porcentaje que la empresa le da a

cada asistente por tomar el curso.
► Costo Curso por persona: Si al planear el curso escogimos la opción del costo por
persona el sistema automáticamente pone los valores correspondientes.
► Costo causado: Si al planear el curso escogimos la opción del costo por persona el
sistema automáticamente pone los valores correspondientes.
► Costo Inasistencia: Si al planear el curso escogimos la opción del costo por persona el
sistema automáticamente pone los valores correspondientes.
► Novedad Generada: El sistema automáticamente genera la novedad si hay

inasistencia.
► Novedad Generada por inasistencia: “S” si o ”N”
► Descripción Gastos: Si hay gastos poner la descripción correspondiente.
► Observaciones: Observaciones pertinentes.
detalle.

► Pestaña Horario:
En este se asignarán los horarios correspondientes a dicho curso, se estipulan de manera

individual y estos poseerán todas las características hora de inicio y finalización, formador,
nombre de asignatura, este horario es solo para manejar el horario del formador y e debe
tener parametrizado asignaturas,
Para iniciar la inserción de horarios debe dar clic en el botón adicionar ubicado en la
barra de herramientas de dicha pestaña, la cual podrá visualizar a continuación, una vez
da clic en este botón el sistema activará la inserción de información.
► Año/Mes:
Dando clic en el botón o de manera manual
podrá ingresar las fechas correspondientes al
horario que registrará, tenga en cuenta que una
vez a insertado dicha información para continuar
con el siguiente mas solo deberá desplazarse con la barra así podrá
ingresar un nuevo horario correspondiente a meses siguientes.
► Seccional/Nombre seccional:
Dando clic en el botón lupa el
sistema activará para su selección el
listado de Sesiónales, haciendo uso de
las opciones de búsqueda y dando clic en aceptar se asignarán en el campo
Seccional: el Código y en el campo Nombre Seccional: el nombre correspondiente.
detalle.

Registro del Horario
Dar clic sobre el día al cual desea ingresar dicho horario, así el sistema activará la ventana
de horario, dando clic en el botón adicionar ubicado en la parte inferior de la pantalla
se activarán los campos obligatorios para dicha inserción.
► Hora Inicial:
De manera manual podrá digitar la información correspondiente a
este campo, insertando la hora y Dando clic en el botón este
desplegará la ventana de horario, en esta podrá asignar la hora de
inicio de la sesión.
► Hora Final:
De manera manual podrá digitar la información correspondiente a este
campo, insertando la hora y Dando clic en el botón este desplegará
la ventana de horario, en esta podrá asignar la hora de finalización de
la sesión.
► Día:
El sistema inserta automáticamente en este campo el día que haya

seleccionado usted para el registro de su horario.
► Código de Área:
Dando clic en el botón este desplegará las opciones de búsqueda para

Código de Área. Haciendo uso de cualquiera de las opciones de búsqueda
y dando clic en el botón aceptar o doble clic sobre el área el sistema
asignará el código pertinente.
► Código Sesión / Nombre Sesión:
Dando clic en el botón este

desplegará las opciones de búsqueda
para el concepto Sesión a asignar,
haciendo uso de cualquiera de las opciones de búsqueda y dando clic en el botón
aceptar o doble clic sobre el área el sistema asignará el Código Sesión y Nombre Sesión.

► Formador / Nombre Formador:
Dando clic en el botón este

desplegará las opciones de
búsqueda para el concepto
Sesión a asignar, haciendo uso de cualquiera de las opciones de búsqueda y dando clic
en el botón aceptar o doble clic sobre el área el sistema asignará el Código Sesión y
Nombre Sesión.
► Aprobado:
Se refiere al estado de la asignatura a dictar, este se marcará como aprobado

en caso de ser validado el horario, dando clic en Si (S) o negando la aprobación
dando clic en la opción No (N)
► Fecha de Aprobación:
Podrá registrar también la fecha de aprobación de dicha sesión

dando clic en el botón el sistema arrojará la siguiente ventana, que le
permitirá asignar la fecha de aprobación correspondiente.
Finalmente para aplicar los registros realizados dar clic en el botón .
3. INSCRIPCION A UN CUSRO VIA WEB
3.1. ROL COLABORADOR (Self Service)
3.1.1. Inscripción a cursos (frmFdPlcurL.aspx)
Ingrese al Selfservice (Self Service) de Empleados, dentro del menú de “Formación y

Desarrollo”, encontrara la opción para consultar los cursos abiertos y disponibles para
inscripción.

Puede dar clik en el hipervínculo de “Documento”, para descargar y visualizar el

documento adjunto del curso, con información adicional.
Para ver el detalle del curso de click en “Detalle”, y podrá consultar el contenido,
objetivo, fechas, cupo, sesiones que lo componen…etc.
Para inscribirse, de clik en el botón , si usted no pertenece a la población

objeto establecida para el curso, no podrá realizar su inscripción y el sistema se lo
notificara, si el sistema aprueba su inscripción le mostrara el mensaje de éxito en el
proceso.

Al finalizar la inscripción puede generar e imprimir el reporte de inscripción como soporte
de esta, dando click en el icono de “Reporte” .
3.2. ROL ASISTENTE (Self Service)
3.2.1. Inscripción a cursos (frmFdPlcurL.aspx)
En el rol Asistente en la opción Inscripciones subpestaña Cursos e inscribir a los

colaboradores que tiene a cargo a un curso específico:
Esta inscripción almacena los datos en el programa KFdPlcur en la pestaña Sesiones y

Talleres en la sub-pestaña “Inscritos”.

El coordinador o jefe de cada área podrá inscribir a los colaboradores que tiene a cargo
y a los cuales se les asigna permisos en el programa KNmAsniv para que este puede ralizar
la inscripción de sus colaboradores:
De clic en el botón inscribir postulados el sistema listara a las personas que tiene a cargo:

Finalmente para inscribir a un colaborador a un curso de clic en el botón inscribir.
Se puede emitir un reporte:

4. CONFIRMACION ASISTENCIA AL CUSRO VIA WEB
4.1.1. Confirmación de asistencia a un curso (frmFdCocurL.aspx)
Si el empleado fue invitado por GH a algún curso, al ingresar al menú “Formación y

Desarrollo”, submenú “Confirmación de Cursos”. Encontrará la información del curso a
confirmar.
Puede dar clik en el hipervínculo de “Documento”, para descargar y visualizar el

documento adjunto del curso, con información adicional.
Para ver el detalle del curso de click en “Ver Sesiones”, y podrá consultar el resumen de las
sesiones del curso, con fechas, horas y lugar.
Regrese a la página anterior, por medio del navegador, y confirme su asistencia dando SI
o NO y guardando los cambios .

NOTA: Le llegara una notificación mediante correo con la cita para agendar en el
Outlook las sesiones de los cursos. Y se actualiza el estado en el programa KFdPlcur
pestaña inscritos.
3.2 REGISTRO DE INASISTENCIA (KFdRegin)
En este programa se registraran las especificaciones de inasistencia de alguno de los

participantes de la capacitación, este registro es válido tanto para Estudiantes como para
Formadores, Recuerde tener especial cuidado al registrar el detalle de cada condición
solicitada por el sistema y guardar dicho registro.

► Datos de Identificación:
A través de la opción lupa seleccione el nombre del trabajador o formador a quien

registrará la inasistencia el sistema asignará Número de Contrato, Identificación, Nombres
y Apellidos.
► Fecha Inasistencia:
Dando clic en el botón seleccione a través del calendario la
fecha para la cual registra dicha inasistencia.
► Centro de Costo: El sistema insertará la información que indica el centro de costo al

cual pertenece dicho empelado.
► Dependencia: Esta información también es tomada por el sistema y corresponde a los

datos de la unidad a la cual pertenece el trabajador.
► Justificada:
Definirá marcando el check SI: según la consideración que

defina si dicha inasistencia es Justificada, marcando el
check NO: según la consideración que defina si dicha
inasistencia es No Justificada
► Tipo de Inasistencia:
Marcando el check correspondiente definirá si la inasistencia

registrada es en calidad de Estudiante o Formador.
► Datos del Curso:

llevará a la ventana de búsqueda
donde usted seleccionará el parámetro
al cual aplicará, el sistema traerá la información correspondiente al código de Parámetro
y en nombre del curso.
► Asignatura:
Dando clic en el botón el sistema le llevará a la ventana de búsqueda donde usted

seleccionará la asignatura a la cual aplicará la inasistencia, el sistema traerá la
información correspondiente al código y nombre de la asignatura.

► Hora Inicial - Hora Final:

Dando clic en el el sistema le llevará al horario,
aquí podrá asignar las horas correspondiente a inicio
y finalización de la inasistencia.
► Motivo de Inasistencia:
Es un campo texto en el cual debe insertar la información correspondiente al motivo de la

inasistencia.
Finalmente para aplicar los registros realizados dar clic en el botón .
5. VISUALIZACION DOCUMENTOS DE LOS CURSOS VIA WEB
5.1.1. Visualizar documentos de los cursos (frmFdPlcurLd.aspx)
Ingrese a esta opción para consultar los documentos publicados por los administradores
del curso, para su lectura y consulta antes de cada sesión.
De click en la opción “Ver Sesiones”, para que el sistema despliegue en la parte inferior el
listado de sesiones habilitadas.
De click en “Ver Documentos”, para que el sistema liste en la parte inferior los adjuntos
que corresponden a esta sesión y usted los pueda visualizar y descargar.

Clik en “Ver” para abrir el archivo adjunto.
6. INGRESO DE ASISTENCIA A LOS CURSOS VIA WEB
6.1. ROL COLABORADOR FORMADORES INTERNOS (Self Service)
6.1.1. Ingreso de asistencia a los cursos (frmFdValasiL.aspx)
Click en “Ver Sesiones”.

Click en “Ver Inscritos”:
Actualizar estado “Asistió” a SI o NO por cada asistente al curso y Guardar al final, esta
información queda registrada en KFdPlcur pestaña iscritos.

7. INGRESO DE NOTAS VIA WEB
7.1. FORMADORES INTERNOS (Self Service)
7.1.1. Ingreso de notas para cada inscrito al curso (frmFdCisesL.aspx)
Click en “Ver Sesiones” y Click en “Ver Inscritos”:
Ingrese la calificación obtenida por cada asistente al curso, tanto la evaluación PRE como
la POST, y Guarde. (Tenga en cuenta el rango de evaluación establecido en KFdParam)

7.2. FORMADORES EXTERNOS (Self Service)
7.1.1.Ingreso de notas para cada inscrito al curso (frmFdCisesL.aspx)
Lo que se debe tener en cuenta es crear usuario y clave en KGnAccaj y asignarle el rol
externo, finalmente poner la página en el rol:
8. REPORTES
8.1.4. Reporte de historial de cursos web (frmFdPlcurLd.aspx)
Ingrese el rango de tiempo, fecha inicial y final de la consulta de cursos que desea
realizar.
El sistema filtrara y le mostrara en el reporte los cursos que usted como empleado ha
tomado y en este periodo de tiempo.

Para imprimir el reporte, de clik en “Imprimir”.

8.1 INFORME EVALUACION PARTICIPANTES (KFdInevp)
En este reporte se puede visualizar la brechas de la pre y pos evaluación y conocimientos

adquiridos por las persona asistentes al curso.

8.2 REPORTE DE CURSOS (KFdRpcur)
Este programa le permitirá generar el reporte que permitira visualizar: El curso, Fechas, Si
aplica interventor, la sesion que hizo parte, el contenido de la sesion y los datos de
asistentes, el centro de costo al que pertenece.

8.3 REPORTE ESTADO INSCRITOS A CURSOS (KFdResic)
Este programa le permitirá generar el reporte el cual se puede emitir por: Estado del Cusro:
Aprobado, Ejecutado, Rechazado, Cancelado, Programado, Proceso y Todos:

Este programa le permitirá generar el reporte el cual se puede emitir por: Asistenciaa
Curso:

Este programa le permitirá generar el reporte el cual se puede emitir por: Logistica del
Curso:

8.4 REPORTE PLAN DE CAPACITACION (KFdRpcap)
Este programa le permitirá generar el reporte por el Plan Anual de Capacitacion:

8.5 REPORTE EVALUACION CALIFICACION CURSOS (KFdLicev)
En este programa el sistema almacena toda la información de las calificaciones que los
funcionarios realizan via WEB de los cursos y según la repuesta le asigna un puntaje según
los parámetros asignados en (KFdLteva).
8.6 REPORTE GENERACION DE CERTIFICADO Y/O DIPLOMA (KFdEncer)
Este programa le permitirá generar el reporte de generacion certificado y/o diploma.

► Tipo Certificado:
Certificado: En esta opción nos permitirá dar los
parámetros de la certificación.
Diploma: En esta opción nos permitirá dar los
parámetros del Diploma.
► Fecha Inicial y Fecha final:
En esta opción dar las fechas correspondientes a la

generación de los certificados y/o diplomas según
corresponda en caso.
► Tipo Certificado:
Enviar e-Mail: Dando clic en esta opción se hará el envió por e-

mail según los parámetros dados.
Usar Firmas Digitales: Dando clic en esta opción el sistema
traerá las firmas digitales si las tenemos parametrizadas en el
programa KFdPadic.
Usar Logos Empresa: Dando clic en esta opción el sistema traerá los logos que
tengan parametrizadas en el programa KFdPadic.
► QBE:
Posteriormente en la opción Selección (QBE) podra adicionar los datos
según el filtro realizado, y dando clic en aceptar podra generar el
consolidado de los reportes de cursos y guardarlos en la ruta deseada.
8.7 REPORTE RESUMEN PLAN (KFdRepfd)

8.8 REPORTE HORAS DE CAPACITACION (KFdRhcur)

8.9 REPORTE INFORME EVALAUCION PARTICIPANTES PRE-POST (KFdInevp)


9. SOLICITUD DE FORMACION
9.1 Necesidades de formación (frmFdNeforL.aspx)
En esta opción el colaborador puede solicitar una necesidad de formación o un curso:
Dar clic en nuevo:
Se desplegará el siguiente formulario en el cual se debe diligenciar la respectiva

información:
Nota: Se debe tener en cuenta la parametrizacion es para que aparezca registro,

requerimiento y especificación en el programa KFdPgene el cargo y el detalle, teniendo
en cuenta que estos mismos datos deben estar en el perfil del cargo en bicargo.

Para las perspectivas deben estar parametrizadas en el programa KGeCpeor:

GLOSARIO
-A-
Áreas de conocimiento: Son las áreas que contemplan un curso, seminario, taller,
especialización las cuales el alumno tendrá que aprobar para poder culminar con éxito.
Ejemplo: El Curso es de Sistemas de comunicación y tiene un área de conocimiento

Teoría de la señal y comunicaciones:
Ejemplo: La especialización es Gerencia de proyecto y las áreas cuyas definiciones y

aspectos son imprescindibles para el buen manejo de un proyecto son: Alcance del
proyecto, tiempo de proyecto, costo de proyecto entre otras.
-D-
Diploma: Se llama diploma a cualquier instrumento o documento expedido por alguna

Autoridad pública cuando han culminado satisfactoriamente lo planteado.
-F-
Formación: La Formación es un proceso cíclico integrado en la Gestión de Recursos

Humanos que debe enfocarse “estratégicamente” para que actúe como agente del
cambio en la organización
Formador: Consiste en transmitir a sus semejantes unos conocimientos teóricos y prácticos

al igual que unas aptitudes adquiridas, que puedan serles de utilidad, de tal manera que
el grupo receptor al terminar el aprendizaje no solo tenga los conocimientos necesarios,
sino que además sepa aplicarlos en su entorno
-L-
Logística: Es definido como el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a

cabo una actividad satisfactoriamente.
-P-
Plan de formación: Es el instrumento más eficaz que poseen las organizaciones para
estructurar las distintas acciones formativas. El plan de formación permite que los
colaboradores adquieran conocimientos y actitudes, así como el desarrollo de

habilidades y destrezas que contribuyen a que la organizacion cuente con buenos

profesionales y esto traduce en el ofrecimiento de servicios de calidad.
La formación debe ser un proceso continuado que camine de la mano del quehacer
diario del trabajador y debe actuar como un elemento facilitador de integración y de
adaptación al puesto de trabajo y su entorno. La oferta formativa bien estructurada, se
convierte en un elemento eficaz para la promoción, la motivación y la autoestima.
Presupuesto: Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en términos

financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa
para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.
Planeación: Antes de iniciar una acción administrativa, es imprescindible determinar los

resultados que pretende alcanzar el grupo social (empresa), así como las condiciones
futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficientemente. La planeación
establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la
actuación depende en gran parte de una buena planeación.
-I-
Ítems a evaluar: La «evaluación» es la acción de estimar, apreciar, calcular o señalar el

valor de algo. La evaluación es la determinación sistemática del mérito, el valor y el
significado de algo o alguien en función de unos criterios respecto a un conjunto de
normas. La evaluación a menudo se usa para caracterizar y evaluar temas de interés en
una amplia gama de las empresas humanas, incluyendo las artes, la educación, la
justicia, la salud, las fundaciones y organizaciones sin fines de lucro, los gobiernos y otros
servicios humanos.
-N-
Necesidades de formación: Así la necesidad de formación se considera la diferencia

entre las capacidades que son necesarias para desempeñar de forma efectiva las tareas
del puesto y las que realmente posee la persona. Estas capacidades humanas son los
conocimientos, las habilidades y las aptitudes.
Según este planteamiento, el programa formativo se diseña para cubrir el hueco, vacío o
discrepancia entre el desempeño actual y el deseado, ideal, normativo o esperado.
Cuanto menor es el desempeño actual en relación al estándar o deseado, mayor es la
necesidad formativa que se genera. Por tanto el objetivo de cualquier análisis de
necesidades es determinar los programas de formación necesarios para resolver los
déficits en el desempeño, tanto actuales como los que se prevé existan en un futuro en
función de los posibles cambios que experimentará la empresa.

FD - Manual Formacion y Desarrollo

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MANUAL DE USUARIO ........................................................................................................................ 4

1. PARAMETROS FORMACION & DESARROLLO .......................................................................... 9

Fecha: 06-05-2013 Página 2 de 100 Versión 2.0

6.1. ROL COLABORADOR FORMADORES INTERNOS (SELF SERVICE)................................................. 81

Fecha: 06-05-2013 Página 3 de 100 Versión 2.0

De esta forma KACTUS-FD permite registrar y mantener actualizada la información acerca

Inicio del programa - Menú

A continuación el sistema despliega la siguiente pantalla, donde usted debe ingresar el

Al realizar las validaciones correspondientes, se accede al menú principal del sistema:

Fecha: 06-05-2013 Página 4 de 100 Versión 2.0

A continuación encontrará el siguiente menú. Debe ubicarse en la parte superior “Menú

Ubíquese en el botón en el cual encontrará los programas que lo componen,

 Permite enviar correos electrónicos

 Pega la información al adicionar un nuevo registro

 Se imprime la información seleccionada

 Genera un reporte estándar del sistema

 Permite buscar datos haciendo varias consultas (Botón QBE)

 Permite ver la información en forma de grilla o normal

 Adiciona un nuevo registro

 Modifica o edita el registro

 Cancela antes de guardar

 Flechas de navegación (primer registro, anterior, siguiente y último)

Fecha: 06-05-2013 Página 5 de 100 Versión 2.0

FD – FORMACION & DESARROLLO

“El entrenamiento es sinónimo de motivación y productividad”

Busca administrar de forma fácil y eficiente la parte de capacitación y educación al

Este proceso tiene la opción de administrarlo:

El fin es realizar el plan de capacitación, y realizar la inserción de las novedades a nómina;

Fecha: 06-05-2013 Página 6 de 100 Versión 2.0

Líder Talento Humano

Presupuesto por centro

Fecha: 06-05-2013 Página 7 de 100 Versión 2.0

Coordinador de Formación & Colaboradores de las diferentes

Se analiza la información y se genera el

Se cambia el estado Cancelado o

Definición de presupuesto para el plan

Publicación del curso para la respectiva

Actualización estado de inscritos Confirmación vía web

Organización de la logística para el

Inserta los datos de cada inscrito Ingreso de Notas

El estado del curso se cambia ejecutado

Actualiza la hoja de vida del

Reporte historial de cursos

Fecha: 06-05-2013 Página 8 de 100 Versión 2.0

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

El módulo de Formación y Desarrollo forma parte del grupo de programas de Recursos

Ingresar al Sistema Kactus y posteriormente ubicarse en el ítem FD- FORMACIÓN Y

1. PARAMETROS FORMACION & DESARROLLO

A continuación se indicará que parámetros iniciales se deben ingresar para poder

1.1 PLAN DE FORMACION (KFdPlanf)

En este programa se define los diferentes planes de capacitación que se dictarán en la

Para crear un nuevo registro, seleccione el botón adicionar que se encuentra en la

Fecha: 06-05-2013 Página 9 de 100 Versión 2.0

Ingrese uno a uno los datos solicitados en esta ventana, así:

Asigne las fechas de inicio y finalización del plan de

Empleado: lee información de Contratos, con los

►Valida días mínimos:

Ésta validación indica cuál es el tiempo mínimo que

►Valida días máximos:

Indica cual será la cantidad máxima de días que los

Fecha: 06-05-2013 Página 10 de 100 Versión 2.0

►Totalizar días trabajados por contrato: