Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Copyright © 2020, Oracle y/o sus afiliados. Todos los derechos reservados.
Se prohíbe estrictamente la reproducción o distribución de cualquier parte de este documento sin permiso previo por escrito
de Oracle y/o sus afiliados.
La información que se incluye en este documento es confidencial y propiedad exclusiva de Oracle y/o sus afiliados.
Oracle NetSuite
500 Oracle Parkway
Red Shores, CA, 94065.
TABLA DE CONTENIDOS
Tabla de contenidos ..................................................................................................... i
Prefacio | Preface ......................................................................................................... i
Acerca de su puesto de capacitación de NetSuite ....................................................................... i
Acerca de su cuenta de capacitación de NetSuite ....................................................................... i
Acerca de su guía del curso de NetSuite ......................................................................................ii
Cómo solicitar la asistencia del instructor ...................................................................................ii
Introducción al curso | Course Introduction ................................................................. 3
Descripción general y objetivos del curso .............................................................................................3
Cómo se usa el libro de ejercicios para los alumnos .............................................................................3
GUÍA | Inicio de sesión y revisión de la cuenta .....................................................................................4
EJERCICIO 1: Iniciar sesión en la cuenta de capacitación de NetSuite ..................................................5
NetSuite se adapta a su empresa | Netsuite Fits Your Business .................................... 8
Descripción general y objetivos ............................................................................................................8
GUÍA | Introducción a formularios preferidos ......................................................................................9
Navegación | Navigation ........................................................................................... 10
Descripción general y objetivos ......................................................................................................... 10
GUÍA | Personalizar la lista desplegable Crear nuevo y el panel de control de página de inicio....... 11
GUÍA | Elementos del centro y de las páginas web de NetSuite ....................................................... 12
GUÍA | Opciones de búsqueda básicas .............................................................................................. 13
GUÍA | Utilizar los recursos de ayuda ................................................................................................ 14
GUÍA | Funcionalidad del navegador y NetSuite................................................................................ 15
EJERCICIOS DEL MÓDULO................................................................................................................... 16
EJERCICIO 1: Definir sus preferencias................................................................................................. 17
EJERCICIO 2: Configurar su panel de control...................................................................................... 19
EJERCICIO 3: Utilizar la búsqueda global ............................................................................................ 21
EJERCICIO 4: Utilizar la ayuda de NetSuite ......................................................................................... 22
Configuración y procesos de cuentas | Account Configuration and Processes ............ 24
Descripción general y objetivos ......................................................................................................... 24
GUÍA | Información de la empresa y funciones ................................................................................. 25
GUÍA | Personalización adicional ....................................................................................................... 26
GUÍA | Preferencias............................................................................................................................ 27
Modelo de datos de NetSuite | NetSuite Data Model ................................................ 30
Descripción general y objetivos ......................................................................................................... 30
GUÍA | Creación de registros.............................................................................................................. 31
Tabla de contenidos i
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
ii Tabla de contenidos
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
iv Tabla de contenidos
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tabla de contenidos v
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
PREFACIO | PREFACE
Acerca de su puesto de capacitación de NetSuite
Es importante que todos los alumnos que participan sepan que:
Para obtener más detalles, consulte su carta de confirmación o visite nuestra página de Preguntas
frecuentes: http://www.netsuite.com/portal/services/training/faq.shtml#a.
Tenga presente que puede o no tener las mismas funciones de su cuenta actual de producción de
NetSuite. Ocasionalmente, el material o videos utilizados durante el curso, pueden diferir de los datos
provistos en la cuenta de capacitación que se utiliza para todos los ejercicios de las clases.
De igual forma, el material o videos utilizados durante los cursos podrían diferir de la información
disponible en esta guía de curso.
i
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Al momento de publicar esta guía del curso, algunas páginas y funciones de Netsuite: ERP aún
no están traducidas al español en su totalidad. Esto puede afectar notablemente los roles de
usuario, algunas funciones y las páginas del Centro de ayuda.
En tales casos, la terminología en inglés utilizada en la plataforma de Netsuite es traducida en
este documento, para así facilitar la navegación del estudiante, especialmente a la hora de
realizar los ejercicios.
Si bien alentamos a todos los participantes a que formulen preguntas pertinentes, también queremos
asegurarnos de que el curso avance a un ritmo aceptable para todos los participantes. Las preguntas
o solicitudes de ayuda relacionadas con la implementación de NetSuite de su organización están fuera
del alcance de los contenidos que pueden brindar los instructores durante la clase.
ii
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Descripción general En este módulo se proporciona una descripción general del curso de tres días
sobre Aspectos básicos del software.
3
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Descripción general Esta cuenta de capacitación de 30 días tiene los siguientes atributos:
de la cuenta
➢ Una cuenta de OneWorld que admite varias subsidiarias o entidades
legales
➢ Un perfil que puede diferir del de su cuenta de producción
➢ Funciones de planificación de recursos empresariales
(Enterprise Resource Planning, ERP) y gestión de relaciones con clientes
(Customer Relationship Management, CRM)
4
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 5 minutos
Situación: asegurémonos de que pueda acceder a su cuenta de prueba de 30 días y revisemos los
módulos adicionales:
a. Anote esta contraseña para usarla durante todo el curso. Puede emplear una nota
adhesiva electrónica en el archivo PDF.
Seleccione la casilla Recordar mi dirección de correo electrónico y, luego, haga clic en el botón
Iniciar sesión.
5
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Marque las casillas de verificación que corresponda y haga clic en Continuar en cualquier
página adicional hasta llegar a la aplicación NetSuite.
Vaya al ángulo superior derecho de la página y diríjase a Ver todos los roles.
En la página Elegir rol, confirme que esté marcada la casilla de verificación del rol de
Administrador en Rol predeterminado.
Fin
6
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Los ajustes estándar de idioma de su interfaz de usuario pueden ser diferentes a las utilizadas
en su país. El ajuste de idioma se puede cambiar en las preferencias de usuario. Esto no
afectará la cuenta de NetSuite, solo la manera en que se visualizará.
Como cambiar las preferencias:
3. Haga clic en Guardar (Save) cuando haya terminado de definir sus preferencias.
4. Fin
7
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Descripción general En este módulo se proporciona una descripción general amplia de NetSuite
y de la estructura de la base de datos.
8
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Echaremos un vistazo a varios formularios creados y personalizados para esta
cuenta, con una convención de nomenclatura como “Cliente”. NO utilizamos
los formularios estándar.
Familiarícese con los formularios personalizados que se proporcionan en la
cuenta Financials First (FF):
➢ ¿Cuáles son los formularios de entrada que están disponibles para los
siguientes tipos de registro?
Entidad, artículo y otros registros
➢ ¿Cuáles son los formularios de transacciones que están disponibles para
los siguientes tipos de registro?
Facturas, ventas, informes de gastos, libros diarios, etc.
9
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
NAVEGACIÓN | NAVIGATION
Descripción general y objetivos
10
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Optimice el uso del panel de control de página de inicio por medio de ciertas
opciones de personalización y definición
Lo veremos como Administrador.
11
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Comience por el principio; estudie un Centro de NetSuite y los elementos de
una página:
➢ Vista de Administrador
➢ Vista de otros roles (p. ej.: contralor, Analista de cuentas por pagar
o gerente de ingresos)
12
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
13
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Como usuario nuevo, es importante que sepa dónde y cómo encontrar
recursos en línea.
14
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
15
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
16
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 2 a 5 minutos
Situación: ¿Qué aspecto quiere que tengan las páginas de NetSuite? ¿Cómo quiere interactuar con
las áreas de la cuenta?
Nota: El panel de control de página de inicio está representado por el siguiente ícono [ ].
Todas las rutas del menú harán referencia a este sitio.
Establecer preferencias
En la sección Localizacion, seleccione su Zona horaria local. También revise lo siguiente y realice
cambios si es necesario:
a. Los otros campos están atenuados en color gris; fueron definidos por el Administrador
como ajustes que se aplican a toda la empresa. Los campos bloqueados pueden incluir
los siguientes: formatos de fecha y número de teléfono.
17
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
a. Seleccione el Tema de colores que quiera para el rol de Administrador; puede definir
los temas de colores de distinta manera para cada uno de sus roles.
Haga clic en la subficha Análisis; en la sección Buscar marque las siguientes casillas, si es que
todavía no están marcadas:
Haga clic en la subficha Actividades y elija cómo quiere que se vea la información del calendario,
de las tareas y de las llamadas telefónicas. Marque las siguientes casillas:
b. En Enviar correos electrónicos de invitación, haga clic en el botón A todos los invitados.
Fin.
18
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 2 a 5 minutos
Situación: piense en cómo le gustaría que se viera su espacio de trabajo. Es posible que su cuenta
tenga algunos paneles de control configurados previamente, pero que aun así quiera seguir
personalizando su espacio de trabajo.
Use las imágenes de referencia para hacer clic en una de las siguientes opciones:
Haga clic en En uso actualmente y revise los portlets que están en el panel de control.
Podemos usar la función de arrastrar y soltar para agregar contenido al panel de control de
página de inicio. Haga clic en Contenido estándar y, si es necesario, agregue los siguientes
portlets: Mi revisión de inicios de sesión, Tareas y Atajos.
Vuelva a hacer clic en En uso actualmente y revise los portlets que están ahora en el panel de
control.
Cierre el panel Personalizar panel de control; para ello, haga clic en la X en la esquina superior
derecha.
19
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Arrastre y suelte el portlet Mi revisión de inicios de sesión en una columna angosta, si adoptó
una columna ancha como valor predeterminado.
Lleve el puntero del mouse sobre la barra de título del portlet Recordatorios y haga clic
en Configurar.
Mire los recordatorios de la lista y utilice la lista desplegable Tipo para seleccionar Estándar.
Fin.
20
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 2 a 5 minutos
En este ejercicio:
¿Qué tipos de registros arroja la búsqueda? ¿Por qué piensa que se devuelven estos registros?
Fin.
21
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 2 a 5 minutos
Situación: los temas de ayuda de NetSuite son un excelente recurso para aprender a usar la
aplicación NetSuite.
En este ejercicio:
Introduzca CRM en el campo de búsqueda del Centro de ayuda, haga clic en la tecla Enter
y desplácese por la lista y haga clic en el vínculo correspondiente a Crear registros de tareas
de CRM.
Desplácese hacia abajo hasta las Guías de contabilidad (ERP) y operaciones bancarias.
Haga clic en la Guía de contabilidad general.
a. Seleccione Tarea.
c. Guardar.
22
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Vaya a la lista desplegable Crear nuevo y haga clic en Tarea para crear un registro de
tarea nuevo.
d. Haga clic en el campo Prioridad* y lea la ayuda de campo; cierre la ventana emergente
cuando haya terminado.
Vaya al campo Búsqueda global y escriba Help: Sneak Peeks (Ayuda: Avances) y haga clic en el
ícono para buscar .
Fin.
23
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Descripción general En este módulo se empiezan a analizar la configuración de la cuenta y los procesos
de alto nivel de Financials First.
Ejercicios Ninguno
24
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Como Administrador, observe algunas de las opciones iniciales de configuración
de la cuenta de Financials First.
25
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Como Administrador, observe algunas de las opciones iniciales de configuración
de la cuenta de Financials First.
26
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
GUÍA | Preferencias
Utilizar Caso/Situación Como Administrador, revise las preferencias que pueden definir el formato a nivel
empresa y otros ajustes.
27
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Administración de artículos
Del pedido al cobro: consideraciones y actividades relacionadas con transiciones del pedido al cobro
desde la oficina de atención al área de operaciones
28
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
De la devolución al crédito: administrar devoluciones realizadas por los clientes y las notas de
crédito correspondientes
⚫ Creación de activos
⚫ Propuesta y depreciación de activos
⚫ Revaluación de activos
29
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
30
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Como Administrador, introduzca una nueva subsidiaria y evalúe un formulario
del cliente para revisar cómo agregar información a la cuenta.
31
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
32
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 5 minutos
Situación: puede importar la mayoría de los clientes existentes con el Asistente de importación.
También podemos introducir datos manualmente para registros de entidad nuevos. En este ejercicio:
Como Administrador, vaya a Listas > Relaciones > Clientes > Crear. Debería aparecer el
formulario de cliente.
e. Teléfono: 6506271000
f. Nota: El estado adopta el valor CLIENTE - cerrado y ganado (CUSTOMER – Closed Won)
de manera predeterminada. Deje este valor predeterminado.
Haga clic en la subficha Dirección, vaya a la primera columna de la derecha y localice el lápiz
para Editar; haga clic para abrir una ventana emergente.
e. Presione la tecla de tabulación del teclado; verá que se completan Ciudad (San Mateo)
y Estado (California).
33
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
En la página del cliente TEST ABC, desplácese hacia abajo y haga clic en la subficha Relaciones.
En la sublista Contactos, haga clic en el botón Nuevo contacto para abrir una ventana
emergente de contacto.
Introduzca la siguiente información para agregar el contacto con la misma dirección y el mismo
número de teléfono que los del registro de cliente.
Haga clic en el nombre para abrir la ventana emergente del contacto. Observe que el contacto
está adjunto al registro de cliente. Haga clic en la letra X para cerrar la ventana emergente.
Fin.
34
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 5 minutos
Situación: tenemos que introducir un proveedor de prueba que podamos utilizar como parte de las
actividades de compras: comprar bienes y servicios a este proveedor. En este ejercicio:
b. Teléfono: 6503065555
Haga clic en la subficha Subsidiarias y agregue United States – East (Este de Estados Unidos).
Haga clic en la subficha Dirección, vaya al lápiz para Editar y haga clic para abrir una ventana
emergente.
c. Presione la tecla de tabulación del teclado; los campos Ciudad (Half Moon Bay)
y Estado/Provincia (California) se completan automáticamente cuando se introduce
el código postal; solo para EE. UU.
35
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
En la subficha General, sublista Contactos, haga clic en el botón Contacto nuevo para abrir una
ventana emergente de Contacto.
Introduzca la siguiente información para agregar el contacto con la misma dirección y el mismo
número de teléfono que los del registro de cliente:
a. Contacto: este campo se completará con la información que se introdujo en los campos
de Nombre.
Observe que en la subficha General, sublista Contactos, John Brown TEST figura como el
Contacto principal con su información adicional.
Fin.
36
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 5 minutos
Situación: para entender mejor cómo se almacenan los registros, estudiará el registro de empleado.
En este ejercicio:
Coloque el puntero del mouse sobre Guardar y haga clic en el botón Guardar y nuevo para
guardar el registro del empleado y agregar un segundo empleado.
Repita los pasos 2 y 3 para agregar a Andy Squeezer como empleado con la misma
denominación de puesto de trabajo.
Coloque el puntero del mouse sobre Guardar y nuevo y haga clic en Guardar.
Vaya a Listas > Empleados > Empleados. Desactive la edición en línea, si es necesario.
Confirme que tanto Andy Squeezer como Peter A Wolf figuren en la lista. Si no es así,
introduzca al empleado que falte.
Fin.
37
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Descripción general Aquí se ofrece una visión de alto nivel de cómo acceder a NetSuite utilizando roles.
38
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
39
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Como Administrador, investigue cómo asignar un rol a un usuario y cómo usar
la funcionalidad de permisos globales.
40
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Todos los empleados deben introducirse en la cuenta de NetSuite y se debe
definir y controlar su acceso. El Administrador puede completar esta tarea.
41
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
42
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 2 a 5 minutos
⚫ En este ejercicio, comparará los permisos de un Analista de cuentas por cobrar (A/R
Analyst) y los de un Analista de cuentas por pagar (A/P Analyst).
Asegúrese de que la casilla Mostrar solo diferencias esté marcada en la esquina superior derecha.
Haga clic en el campo Rol base y abra la lista desplegable Rol base.
Ahora, haga clic en el campo Comparar con y, en la lista desplegable Comparar con, seleccione
el rol de Analista de cuentas por pagar (A/P Analyst).
Fin.
43
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 2 a 5 minutos
Situación: los administradores son los responsables de introducir usuarios nuevos y asignarles roles.
En este ejercicio, podrá:
a. Introduzca el nombre del empleado en los campos de Nombre. El nombre del empleado
es Joe S TEST.
c. Lea la ayuda del campo Correo electrónico, pero no introduzca ninguna dirección.
Asignar roles
a. Revise la casilla Conceder acceso, pero no la marque todavía. Podrá marcarla cuando
este empleado comience a trabajar.
Fin.
44
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Descripción general En este módulo se presenta OneWorld, al igual que la configuración financiera
y contable básica.
45
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
46
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación En el rol de Administrador, podemos estudiar cómo se trabaja con lo siguiente:
➢ Creación de monedas
➢ Monedas base
➢ Tipos de cambio de moneda
47
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Su empresa está trabajando con clientes que realizan transacciones en múltiples
monedas. Veremos cómo se define este comportamiento tanto en registros de
cliente como en registros de proveedor.
48
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Como Administrador, prosiga con otras consideraciones sobre OneWorld.
49
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
GUÍA | Impuestos
Utilizar Caso/Situación Como Administrador, revise rápidamente las diversas tareas asociadas con la
configuración de impuestos
50
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
51
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 2 a 3 minutos
Situación: su empresa ha identificado otra subsidiaria (entidad legal) que se debe configurar:
Mire la lista actual de subsidiarias y observe la jerarquía; luego, haga clic en Crear Subsidiaria.
a. Nombre: Italia
d. País: Italia
ii. Deje el Calendario fiscal estándar (Standard Fiscal Calendar) como el valor tanto
para Calendario fiscal estándar como para Calendario fiscal impositivo
estándar (segunda opción).
f. Moneda: Euro
Vaya a Configuración > Empresa > Subsidiarias; debería ver una lista de Subsidiarias similares.
52
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Fin.
53
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 5 minutos
a. Nombre: Rublo
Repita estos pasos con el fin de crear una moneda para Japón con los siguientes detalles para
el registro nuevo:
a. Nombre: Yen
54
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Introduzca los siguientes detalles para el registro de subsidiaria nuevo correspondiente a Rusia:
a. Nombre: Rusia
d. Moneda: Rublo
Repita estos pasos con el fin de crear una subsidiaria para Japón con los siguientes detalles para
el registro nuevo:
a. Nombre: Japón
d. Moneda: Yen
e. País: Japón
f. ¿Qué valor adoptó el campo Edición como predeterminado cuando eligió Japón como país?
55
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
a. ¿El rublo y el yen aparecen como monedas base? Si es así, ¿por qué?
b. Esta acción hará corresponder la actualización con una zona horaria más cercana.
b. Esta acción hará corresponder la actualización con una zona horaria más cercana.
Fin.
56
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 3 minutos
Situación: Usted desea aprovechar las ventajas de la función de cliente con múltiples monedas para
efectivizar ventas con clientes en diversas monedas.
a. En el campo de moneda, haga clic en la flecha que abre la lista desplegable y seleccione
Dólar canadiense.
c. No tiene que hacer nada con la columna Formato de moneda; aunque puede anularlo
y reemplazarlo.
Fin.
57
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 3 minutos
Situación: también quiere aprovechar las ventajas de la función de proveedor con múltiples monedas
para efectivizar compras con proveedores en diversas monedas.
a. En el campo de moneda, haga clic en la flecha que abre la lista desplegable y seleccione
Dólar canadiense.
Fin.
58
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 2 minutos
Situación: para cumplir con las leyes impositivas internacionales es necesario configurar períodos
impositivos. En este ejercicio, revisará la página Administrar períodos impositivos.
Haga clic en el nombre de uno de los períodos; p. ej.: Ejercicio fiscal 2017
Se abrirá la página Año impositivo; revise los siguientes campos, pero NO cambie nada:
a. Fecha de inicio
b. Fecha de finalización
c. Tenemos varios calendarios fiscales, por lo que contamos con el Calendario fiscal
de JulyToJuneCalendar.
Genere una vista previa de la configuración de un período nuevo; haga clic en Establecer todo
el año.
b. Primer mes contable: adopta el valor predeterminado en función del Calendario fiscal.
c. Fin del año fiscal: introduzca o acepte el año fiscal de cuatro dígitos para el que quiera
generar períodos impositivos.
d. Formato del período: seleccione el formato que quiera utilizar para los períodos
contables del año:
i. Meses calendario: configura 12 períodos, uno por cada mes calendario del
ejercicio fiscal.
ii. 4 semanas: configura 13 períodos, uno por cada 4 semanas del ejercicio fiscal.
iii. 4–4–5 semanas: configura un ejercicio fiscal de modo de tener dos períodos
de 4 semanas seguidos por uno de 5 semanas. El ciclo se repite 4 veces para
totalizar 13 períodos en el ejercicio fiscal.
59
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
b. Nombre del año del período: seleccione Primer año del periodo o Último año del
periodo.
Fin.
60
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 3 a 5 minutos
Situación: está utilizando Impuestos avanzados, que implican el uso de Programas fiscales.
En este ejercicio:
Para ver más información sobre los códigos de impuestos, vaya a Configuración >
Contabilidad > Códigos de impuestos.
a. Lea la página. En una sesión de personalización, aprenderá más sobre los diversos
códigos de impuestos de ventas y compras; tan solo queremos presentar las páginas
y los campos.
i. ESSS-GB
ii. ESSP-GB
61
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Descripción general La siguiente es una introducción a los tipos de artículos y a un ajuste de inventario
muy básico.
62
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tareas que se demostrarán En esta guía, demostraremos las siguientes preferencias de contabilidad:
➢ Artículos/Transacciones.
➢ Métodos de costeo.
➢ Gestión de pedidos.
Utilizar Caso/Situación Se han habilitado las funciones necesarias, ya que el Administrador ahora estudia
la configuración de contabilidad relacionada:
➢ Configuración > Contabilidad > Preferencias de contabilidad.
63
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación La empresa venderá artículos de inventario y tal vez considere matriz de artículos,
para vender artículos con diferentes opciones:
➢ Utilizaremos el rol Gerente de compras; podemos usar cualquiera de
estas rutas:
➢ Crear nuevo > Seleccionar artículo.
➢ Inventario > Listas > Artículos > Crear.
➢ Portlet de navegación > Administración de artículos y seleccionar el tipo
de artículo.
64
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación La empresa también utilizará artículos fuera de inventario y estudiará las diferentes
opciones para compras, ventas y reventas:
➢ Utilice la lista desplegable Crear nuevo.
65
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
GUÍA | Servicios
Utilizar Caso/Situación También ofreceremos servicios para artículos que vendemos. Consideraremos
los servicios para compras, ventas y reventas:
➢ Utilice la lista desplegable Crear nuevo.
66
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación ¿Qué se debe tener presente al juntar diferentes componentes para la venta?
Ambos tienen consideraciones de contabilidad y determinación de precios.
➢ Utilice la lista desplegable Crear nuevo.
67
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
68
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 10 minutos
Situación: su empresa vende hardware informático y tintas. En este ejercicio, hará lo siguiente:
Introduzca lo siguiente:
a. Introduzca Impresora Canon 1320 como Descripción de ventas para que aparezca en las
órdenes de venta.
En la subficha Compras/Inventario:
b. Introduzca Impresora Canon 1320 como Descripción de compra para que aparezca en
los pedidos de venta.
Desplácese hacia abajo hasta a sublista Ubicaciones. Revise las opciones correspondientes a la
Ubicación preferida y lea la ayuda del campo, pero no seleccione ninguna de ellas.
c. Diríjase al campo Precios de compra y haga clic en el ícono para definir el precio por
moneda.
69
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Introduzca lo siguiente:
Subficha Compras/Inventario:
70
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
c. Vaya al campo Precios de compra y haga clic en el ícono para definir el precio por moneda.
Fin.
71
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 5 minutos
Situación: compra bolígrafos habitualmente como insumo de oficina para tenerlos a disposición
en sus depósitos. Lo hará en el rol de Gerente de compras. En este ejercicio:
⚫ Crear una reventa de artículos fuera de inventario, ya que es posible que también venda
estos artículos
Vaya a la lista desplegable Crear nuevo > Artículo en la parte superior de su página.
c. Seleccione Artículo.
En la página Nuevo artículo, localice la sección Artículo fuera de inventario y haga clic en el
enlace Para reventa:
a. Nota: Esta acción hace que el artículo no inventariado esté disponible en una orden
de compra a un proveedor y en un pedido de ventas para un cliente.
b. La Subsidiaria está definida en Empresa principal (Parent company) y con Incluir Hijos.
b. Preferido = Marcado.
c. Vaya al campo Precios de compra y haga clic en el ícono para definir el precio por moneda.
72
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Haga clic en la flecha que abre la lista desplegable adyacente a Convertir a inventario;
solo revise las otras opciones, no seleccione ninguna:
Fin.
73
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 5 minutos
Situación: prestaremos servicio técnico para la impresora que vendemos a los clientes. El Gerente de
compras puede configurarlo. En este ejercicio:
En la página Artículo nuevo, localice la sección Servicio y haga clic en el enlace Para la venta.
b. La Subsidiaria está definida en Empresa principal (Parent company) y con Incluir Hijos.
b. Desplácese hacia abajo hasta la sublista Dólar estadounidense y escriba 125 en la línea
Precio base.
Fin.
74
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
75
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación A modo de preparación para trabajar con los precios, revise un registro
de artículo para ver cómo se almacena la información sobre los precios.
Como Administrador, estudie la subficha Ventas/Determinación
de precios:
➢ Seleccione un artículo y visualícelo en modo de Edición.
76
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación El Administrador tiene que confirmar las funciones y las preferencias
relevantes a la determinación de precios y a la facturación. Las rutas
de navegación son las siguientes:
➢ Configuración > Empresa > Habilitar funciones
➢ Configuración > Contabilidad > Preferencias de contabilidad
77
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Es posible que trabaje con precios por fuera de NetSuite, pero veamos
los niveles de precio y cómo crear uno que pueda ser un recargo o un
descuento; haga lo siguiente como Administrador:
➢ Visualice la lista de niveles de precio.
➢ Edite un nivel de precio ya existente.
78
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación El Administrador define otras opciones de precios para cumplir con
la estrategia de determinación de precios:
➢ Los artículos se pueden incluir en grupos de precios, que
son importantes para determinar los precios para los clientes.
➢ Los planes de precios por cantidad automatizan los precios de
venta y compra.
79
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
80
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
81
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tareas que se En esta guía, nos dirigiremos al registro de cliente para revisar
demostrarán lo siguiente:
➢ Nivel de precio
➢ Grupo de precios
➢ Precio de artículo
82
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
83
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 2 a 3 minutos
⚫ Que las funciones Precios múltiples y Precios por cantidad estén habilitadas
⚫ Preferencias de contabilidad de Ventas y determinación de precios
Vaya a Configuración > Empresa > Habilitar funciones y vaya a la subficha Transacciones.
b. Lea la ayuda del campo correspondiente a Permitir descuentos por cantidad por nivel
de precios en los programas, pero NO LO MARQUE.
c. Guarde.
Fin.
84
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 2 a 3 minutos
Situación: hemos habilitado los precios múltiples; eso permite tener niveles de precios para los
artículos. Como Administrador, haga lo siguiente en este ejercicio:
Haga clic en el hipervínculo de Lista (esquina superior derecha) para ver la lista de Niveles
de precios.
Fin.
85
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 1 minuto
Situación: queremos utilizar grupos de precios. Los valores de grupos de precios se utilizan
en registros de cliente y de artículo para permitir la creación de precios específicos por cliente para
los artículos.
Si es necesario, cambie el filtro Tipo a Grupo de precios para ver la lista de grupos de precios
y confirmar que pueda ver su grupo.
Fin.
86
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 3 a 5 minutos
Situación: en este ejercicio creará un plan de precios por cantidad según la cantidad adquirida:
Vaya a Listas > Contabilidad > Progaramas de determinación de precio por cantidad > Crear.
b. En Tipo de unidades seleccione Each (Cada una): se puede utilizar en cualquier artículo
al que se le realice un seguimiento por este tipo de unidad.
c. En Unidad, seleccione Ea (Cada una).
d. En Utilizar tasas marginales, seleccione la casilla de verificación.
e. En Calcular descuentos por cantidad, elija Por cantidad de línea.
f. En la sección inferior escriba la siguiente Cantidad y el siguiente Descuento.
Cantidad Descuento
50 -10
100 -15
150 -20
200 -25
Confirme que puede ver los intervalos por cantidades de 50 en la lista o los planes de precios
por cantidad.
Fin.
87
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 3 a 5 minutos
Situación: en este ejercicio, creará un calendario de facturación simple para un período de 1 año
y lo facturará 25 % trimestralmente.
f. Deje Posteriormente tal como está seleccionado para facturar al final del período.
g. Las Condiciones de pagos recurrentes serán las mismas que el pago inicial; defínalos
en Net 15 (Neto 15).
h. Deje Público tal como está seleccionado para que esto esté totalmente disponible en
diversas transacciones de ventas.
Vaya a Listas > Contabilidad > Calendario de facturación y confirme que puede ver este
Calendario de facturación.
Fin.
88
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 2 a 3 minutos
Situación: ahora queremos confirmar los niveles de precio en un artículo y seleccionar un plan de
precios. En este ejercicio:
Al lado de la Impresora Canon 1320, haga clic en Ver (se creó en el módulo de Artículos).
b. Observe que 100 es el Precio base; si no lo ve, se olvidó un paso en un ejercicio anterior.
c. Revise los precios ajustados en la columna Cantidad 0 y observe los diversos niveles
de precios.
c. Calcular descuentos por cantidad debería ser Por cantidad de línea; no lo cambie.
89
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
c. Finalmente, revise todas las columnas y filas para calcular los precios.
Ahora vaya a Listas > Contabilidad > Artículos y seleccione Editar en el Paquete básico de tintas
para impresora.
90
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 2 a 3 minutos
En el rol de Administrador, utilice la Búsqueda global y escriba CLI: TEST ABC; luego, haga clic en
el enlace para Editar.
i. Seleccione lo siguiente:
Fin.
91
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 5 a 7 minutos
Situación: en este ejercicio introducirá una orden de venta para probar los precios:
⚫ Precios base
⚫ Nivel de precio de prueba
⚫ Precio personalizado
En el rol de Administrador, vaya a Transacciones > Ventas > Introducir ventas en efectivo.
Artículo Cantidad
iv. Para continuar, haga clic en Aceptar en toda ventana emergente que aparezca.
Revise los artículos y los precios que han sido agregados y compárelos con la tabla siguiente.
92
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Paquete básico de tintas para impresora Nivel de precio 59,80 Precios por grupo en
de prueba el registro de cliente
y Grupo de precios en
el registro de artículo
Luego de revisar la información, haga clic en la subficha Facturación; luego, seleccione Check
(Cheque) en el Método de pago.
Fin.
93
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
94
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación El Administrador tiene que confirmar las funciones y las preferencias
de contabilidad que sean relevantes al inventario. Utilice las siguientes
rutas de navegación:
➢ Configuración > Empresa > Habilitar funciones
➢ Configuración > Empresa > Preferencias de contabilidad
95
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
96
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Como Gerente de inventario, quiere estudiar los traslados de inventario
entre distintas ubicaciones o almacenes. Las opciones disponibles son
las siguientes:
➢ Traslado de inventario o traslado de inventario básico: un proceso
de un solo paso
➢ Orden de traslado: un proceso de varios pasos
97
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
98
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
99
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilice los Registros recientes o la Búsqueda global para ver el registro de artículo Impresora
y diríjase a la subficha Compras/Inventario, desplácese hacia abajo hasta la sublista Ubicaciones
y revise la Cantidad en Stock correspondiente a US-1.
Haga clic en la subficha Registros relacionados para ver los Ajustes de inventario.
Fin.
100
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 2 a 3 minutos
En el Panel de control de la página de inicio > Tiles (Iconos del panel de control), haga clic en
Inventory transfer (Traslado de inventario).
Se abrirá Traslado de inventario en una ficha nueva del navegador. Complete los siguientes
campos opcionales:
a. Debería ver dos líneas, una con una cantidad positiva y otra con una cantidad negativa.
Fin.
101
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tiempo: 5 a 7 minutos
Situación: En el rol de Inventory Manager (Gerente de inventario) realice una orden de traslado de
varios pasos. En este ejercicio, hará lo siguiente:
⚫ Creará una orden de traslado, con el estado definido en Ejecución pendiente, y guardará
la orden.
⚫ Ejecutará la orden de traslado para reducir el inventario en la Ubicación de origen (almacén).
⚫ Recibirá la orden de traslado para Aumentar el inventario en la Ubicación de destino (almacén).
102
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Este artículo se envió desde la ubicación de origen para que lo reciban en la ubicación de destino.
Fin.
103
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación NetSuite recopila información sobre las órdenes de venta y los registros
relacionados; echemos un vistazo.
➢ Como Representante de ventas, revise cualquier transacción
posterior a la orden de venta.
Utilizar Caso/Situación Como Representante de ventas, ahora quiero crear una orden de
venta para un artículo no inventariado; podría ser una licencia de
software o servicios.
➢ Cree una orden de venta para un artículo no inventariado.
➢ Asocie un calendario de facturación al artículo de línea.
Utilizar Caso/Situación Como Analista de cuentas por cobrar, es momento de que genere
facturas para órdenes con y sin calendarios de facturación. Tengo varias
opciones de navegación:
➢ Facturación > Operaciones de facturación > Ejecutar operaciones
de facturación y Programar operaciones de facturación
➢ Portlet de Recordatorios > Órdenes de venta para facturar
➢ Facturación > Ventas > Facturar órdenes de venta
Utilizar Caso/Situación El personal de cuentas a cobrar puede crear las cuentas a cobrar
de los clientes.
110
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
112
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Situación: en el rol de Representante de ventas, practique cómo se introduce una orden en el sistema.
En este ejercicio:
⚫ Introduzca una orden de venta que se utiliza para artículos físicos que se deben enviar.
En la lista desplegable Crear nuevo del encabezado NetSuite de la página, haga clic en
Orden de venta.
Haga clic en la subficha Facturación e introduzca bajo Términos Net 30 (Neto 30).
Fin.
114
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Situación: en el rol de Gerente de ventas (Sales Manager), practique cómo se aprueba una orden en el
sistema. En este ejercicio:
Fin.
Situación: ejecute una orden en el rol de Inventory Manager (Gerente de inventario). Utilice su portlet
de Recordatorios para iniciar el proceso.
a. Haga clic en Actualizar hasta que el estado sea Completo, 100 % y sin errores.
116
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
a. Esta vez, haga clic en el vínculo Fecha correspondiente a su orden: TEST ABC.
Fin.
⚫ Introducir una orden de venta para una licencia y para servicios profesionales; los servicios
se deben prestar
⚫ Aprobar la orden de venta
⚫ Ejecutar la orden de venta
En la lista desplegable Crear nuevo del encabezado NetSuite de la página, haga clic en
Orden de venta.
118
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Pase al rol de Sales Manager (Gerente de ventas); utilice registros recientes para ver su orden
de venta:
a. El estado de la orden de venta es Facturación pendiente.
Al facturar una orden de venta se crea un registro de deuda de su cliente a usted. Cuando factura
una orden de venta, su libro mayor de Cuentas a cobrar aumenta según el importe de esa factura.
Generalmente, a los clientes se les factura una venta cuando se envían los artículos de la orden.
Le factura al cliente después de enviar los artículos. En este ejercicio:
⚫ Asegúrese de estar trabajando en el rol de A/R Analyst (Analista de cuentas por cobrar).
⚫ Facture órdenes de venta para crear facturas.
a. Defina el campo Cliente en Test ABC para ver todas las órdenes de venta
correspondientes a ese cliente.
Es posible que se abra una ventana de aviso. NO es necesario que salga de esta página.
Aparecerá la página Estado del proceso con las facturas que se están procesando. Haga clic
en el botón Actualizar.
i. Si no hubo errores, cuando vaya a Transacciones > Ventas > Facturar órdenes
de venta y filtre por TEST ABC, no habrá ninguna orden de venta con estado
Facturación pendiente.
Haga clic en uno de los vínculos de Factura para revisar la factura; el estado de la factura
es Pendiente; seguirá pendiente hasta que se reciba el pago del cliente.
Fin.
120
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Las transacciones de ventas con condiciones de pago permanecerán abiertas hasta que
se reciban los pagos de los clientes. Es momento de aceptar el pago.
En este ejercicio:
Aparecerá la página de Pagos con Depositado como estado. Esto es pagadero a 1010 Efectivo:
Cuenta corriente de EE. UU. que se define como la Cuenta.
122
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Una devolución de cliente puede ser necesaria por diversos motivos.
El Representante de ventas puede iniciar el proceso para un cliente
que compró bienes físicos:
➢ Busque la factura que tendrá la devolución con la búsqueda global.
➢ Cliente > Oportunidades > Transacciones > Facturas > Mire la factura.
➢ El Contralor aprobará la autorización de devolución.
124
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación El cliente puede recibir un cheque en vez de que se aplique una nota
de crédito a una factura:
➢ El Analista de cuentas por cobrar selecciona Reembolso en la
nota de crédito.
➢ El Analista de cuentas por pagar imprime un cheque.
Utilice registros recientes para ver su nota de crédito abierta o una Nota de crédito abierta
(Clientes > Crédito y devoluciones > Emitir notas de crédito > Lista) y seleccione Reembolso.
a. Seleccione la cuenta corriente; p. ej.: 1010 Efectivo: Cuenta corriente de EE. UU.
d. Guarde.
e. Una vez guardado el reembolso, el Analista de cuentas por pagar podrá imprimir el
cheque.
a. Seleccione la Cuenta.
c. Compruebe que el tipo sea talón (en el caso de un solo cheque por página con información
de talón en la parte inferior). Se define como Preferencia: cheque más recibos de remesa.
e. Compruebe la visualización en una ficha nueva del navegador; déjela abierta mientras
imprime por si el cheque se atora en la impresora.
i. Recordatorios.
iii. KPI
i. Recordatorios.
iii. KPI
126
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Como A/R Analyst (Analista de cuentas por cobrar), utilice la Búsqueda global y escriba CLI:
TEST.
Mire el registro de Cliente correspondiente a TEST ABC; vaya a la subficha Ventas y a la sublista
Transacciones.
a. Haga clic en el hipervínculo Fecha correspondiente a su Factura en estado pagado por
completo (por la impresora y la tinta: debería ser de USD 320).
b. Revise la factura y observe que el cliente compró la impresora Canon 1320 y el paquete
básico de tintas para impresoras, 2 de cada producto.
c. Haga clic en el botón Autorizar devolución.
Se abrirá la página Autorización de devolución:
a. En el campo Nota (en el lateral derecho del formulario), introduzca Devolución
de paquetes básicos de tintas para impresoras.
b. Vaya a los artículos y haga clic en la línea de la impresora Canon 1320.
i. Haga clic en Eliminar para quitar las impresoras.
ii. Haga clic en OK.
c. Haga clic en Guardar.
i. Anote el N.º de la RMA.
128
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Fin.
Situación: en el rol de A/R Analyst (Analista de cuentas por cobrar), cree una nota de crédito, pero no
aplique el crédito.
Haga clic en el vínculo Autorización de devolución para reembolsar del portlet de Recordatorios.
Fin.
130
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Una devolución de cliente puede ser necesaria por diversos motivos.
El Representante de ventas puede iniciar el proceso para un cliente
que compró bienes físicos:
➢ Busque la factura que tendrá la devolución con la búsqueda global.
➢ Cliente > Oportunidades > Transacciones > Facturas > Mire la factura.
➢ El Contralor aprobará la autorización de devolución.
132
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Para poder utilizar procesos de aprobación, se debe editar el registro
de empleado para identificar a los aprobadores:
➢ El Administrador debe ir a Listas > Empleados > Empleado
y editar un registro de empleado para implementar límites de
compras y definir al aprobador de compras.
➢ Esto respalda el proceso de aprobación básica.
Utilizar Caso/Situación Un empleado puede introducir una solicitud de compra opcional para
que la apruebe un aprobador y la transforme en un pedido de compra.
Los pedidos de compra también se pueden introducir manualmente
y aprobarse para luego recibir los artículos. Esto puede hacerse para
reordenar artículos de inventario o, tal vez, pedir artículos para los
empleados:
➢ El Empleado introduce la solicitud de compra desde el Centro de
empleados. Luego, la solicitud puede aprobarse en función
del registro de empleado.
➢ El departamento de Compras procesa el pedido de compra:
Portlet de Navegación, sección Transacciones, Introducir
pedidos de compra.
Proveedores > Compras > Introducir pedidos de compra.
134
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
136
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
138
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
140
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Situación: ahora seguirá el proceso de pedido de compra de NetSuite desde que se crea el pedido
hasta que se reciben los bienes comprados. Utilizará el rol de Gerente de compras. En este ejercicio:
⚫ Introducir un pedido de compra para comprar abrigos para una venta privada
⚫ Enviar por correo electrónico la OC guardada al proveedor
Pase al rol de Purchasing Manager (Gerente de compras); utilice el portlet de Tiles (Iconos del
panel de control) y seleccione New Purchase Order (Pedido de compra nuevo).
Como alternativa, tiene la siguiente ruta de menú: Recepción > Recepción > Introducir pedido:
Vaya a la subficha Artículos, sublista Artículos y haga clic en el botón Agregar múltiple; luego,
seleccione un par de iPads.
Fin.
b. Escriba o tome nota del número del N.º del PC para poder encontrarlo y facturarlo con
otro rol.
Fin.
142
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Ahora tiene que facturar el pedido de compra. Utilice el rol de A/P Analyst (Analista de cuentas por
pagar). En este ejercicio:
b. Revise los otros campos de la parte superior de la página y los artículos incluidos.
Utilice Registros recientes para ver el Pedido de compra y tome nota del estado: Totalmente
facturado.
Las facturas se introducen cuando no se recibe inventario y no hay ningún pedido de compra para
generar una factura. Un ejemplo es una factura telefónica. En este ejercicio:
Introducir factura: en el rol de A/P Analyst (Analista de cuentas por pagar), vaya a
Proveedores > Compras > Introducir facturas:
b. En el campo N.º de referencia, escriba 123456 (el número de factura del proveedor)
para identificar esta transacción.
e. En el campo Nota, introduzca Factura del mes en curso para describir esta factura.
Vaya a la subficha Gastos y artículos > sublista Gastos e introduzca la siguiente información:
c. Haga clic en Agregar. Este total también debe reflejarse en el campo Importe del
encabezado de la transacción.
a. Seleccione Recordatorios estándares como tipo y elija Factura para aprobar y luego
haga clic en Guardar.
144
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Después de registrar facturas de proveedores, debe pagarlas cuando se vencen. Se puede pagar
a varios proveedores a la vez, si es necesario. En este ejercicio:
En el rol de A/P Analyst (Analista de cuentas por pagar), vaya a Proveedores > Cuentas por
pagar > Pagar a un proveedor.
i. Para ver los detalles sobre una transacción específica, haga clic en el vínculo
Fecha contiguo a una factura o a un crédito.
Utilice Registros recientes para ver la Factura; el estado es Pagado por completo.
Una vez que ha seleccionado facturas y procesado sus pagos, tiene que imprimir los cheques.
En este ejercicio:
En el rol de de A/P Analyst (Analista de cuentas por pagar), vaya a Proveedores > Cuentas por
pagar > Imprimir cheques y formularios.
a. En el campo Cuenta, seleccione 1024 Efectivo: Cuenta corriente del Este de EE. UU.
ii. La opción de Comprobante imprime un solo cheque por página con información
de comprobante en la parte inferior.
El cheque aparece en una ficha nueva del navegador, en formato PDF de Adobe Acrobat:
a. Para imprimir el cheque tiene que hacer clic en el botón de la impresora del PDF.
No haga clic en el botón de la impresora del PDF si está en un aula.
146
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
148
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Haremos todo en el rol de Contralor. Sin embargo, en su empresa estas
responsabilidades pueden estar asignadas a otras personas, como el
Analista contable o el Gerente de activos fijos.
150
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
152
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Es posible que tenga que devolver artículos a los proveedores
y procesar créditos.
Analista de cuentas por pagar:
➢ Crédito de proveedor individual
➢ Autorización de devolución al proveedor
Gerente Financiero u otro rol apropiado:
➢ Aprobar una autorización de devolución al proveedor
Rol de inventario:
➢ Ejecución de pedido de artículos
154
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
En el módulo Proceso de la adquisición al pago, creó una factura de proveedor para Apple por
la compra de unos IPad. Utilizará los roles Cuentas a pagar e Inventario. En este ejercicio:
En el rol de A/P Analyst (Analista de cuentas por pagar), utilice Registros recientes para buscar
la factura de Apple Store por la compra de unos iPad.
Mire la factura:
a. Agregue una Nota en la que se indique qué está devolviendo; por ejemplo:
devolución de unos iPad.
b. Guardar.
f. Utilice Registros recientes y busque la opción de Apple store. Haga clic en el enlace
Creado a partir de una Autorización de devolución y observe que el estado es Crédito
pendiente.
En el Crédito de la factura:
a. Revíselo y Guárdelo.
Fin.
156
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
158
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Tareas que se En esta guía, revisaremos las siguientes preferencias del Libro mayor:
demostrarán
➢ Usar números de cuenta
➢ Expandir listas de cuentas
➢ Generar informes sobre la base de flujo de caja
➢ Ajustes de configuración del libro diario
➢ Habilitar ventana de período contable
➢ Tamaño mínimo de ventana de período
➢ Permitir una fecha de transacción fuera del período
de contabilización
160
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Como su empresa está administrando el año fiscal por períodos
contables, se los debe crear y administrar; utilice el portlet de
Navegación del Panel de control de página de inicio o vaya
a Configuración > Contabilidad > Administrar períodos contables.
➢ De manera predeterminada, el Administrador tiene este permiso.
➢ Es posible que sea necesario agregarlo a otros roles.
➢ En esta cuenta, el gerente de contabilidad tiene el permiso necesario.
162
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Como Gerente de contabilidad, tiene que presupuestar para responder
a la creciente actividad de alquileres:
➢ Configure un presupuesto manualmente para las cuentas
creadas anteriormente: 7220: Alquiler de oficinas y 7230: Alquiler
de almacenes.
➢ Introduzca los importes del presupuesto:
Individualmente
Con la función Completar y distribuir
164
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
166
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Vaya a Finanzas > Listas > Ubicaciones y revise sus ubicaciones. Debería verse de la
siguiente manera.
a. Número: 7510 (ahora es obligatorio porque optamos por utilizar números de cuenta
en nuestras Preferencias de contabilidad).
b. Nombre: Agua
d. Tipo: Gasto
a. Número: 7520
d. Tipo: Gastos
Confirme sus cuentas; vaya a Finanzas > Listas > Cuentas y desplácese hacia abajo para
ver 7500 Servicios públicos y las subcuentas.
168
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Haga clic en el botón Desactivar de la parte superior de la página para quitar todos los importes
de presupuestos.
Fin.
170
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Descripción general Revise los desafíos a los que deben hacer frente las organizaciones
cuando incorporan tecnología nueva. Reflexione sobre los posibles
efectos en los usuarios y presente estrategias para mitigar riesgos.
➢ Acceda a los recursos disponibles para la adopción
de NetSuite.
➢ Reflexione sobre las estrategias de adopción de usuarios
a nivel de la organización para tener éxito.
172
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Utilizar Caso/Situación Posiblemente, su estrategia empresarial debe adaptarse a que usuarios que no
son empleados accedan a NetSuite. Como Administrador:
➢ Considere los centros y los servicios relacionados disponibles.
➢ Analice las funciones de acceso y el registro de entidad.
174
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
Situación: En el rol de Administrator (Administrador), será importante que estudie los paquetes
instalados en su cuenta. En este ejercicio:
Fin.
176
Planificación de recursos empresariales (ERP): Aspectos básicos | Guía del curso
SuiteTraining:
⚫ Catálogo de cursos: http://www.netsuite.com/portal/services/training/catalog.shtml
⚫ Buscador de cursos: http://www.netsuite.com/portal/services/training/course-finder.shtml
⚫ Programa de certificación de NetSuite:
http://www.netsuite.com/portal/services/training/certification.shtml
⚫ Capacitación y certificación; formulario de contacto: https://tinyurl.com/y9yrsv78
⚫ Correo electrónico para inscribirse en cursos para clientes/socios: training@netsuite.com
SuiteSupport:
⚫ Opciones y recursos de SuiteSupport:
http://www.netsuite.com/portal/services/support.shtml
⚫ Términos del servicio de soporte: http://www.netsuite.com/portal/resource/terms-of-
support-services.shtml
Certificado de finalización:
▪ Se enviarán certificados de finalización del curso a los asistentes que completen toda la clase.
SuiteTraining
Acerca
de este curso
Tal vez se pregunte:
¿Qué abarca este curso? ¿Se enseñarán prácticas recomendadas?
Como nuevo usuario de una cuenta Financials First (FF) de NetSuite,
¿qué aptitudes nuevas adquiriré?
El instructor será su guía con los Aspectos básicos de ERP y utilizará presentaciones y
ejercicios prácticos centrados en:
Información general sobre la cuenta de FF y el perfil de la empresa
Navegación básica y terminología de NetSuite
Procesos empresariales, tareas y análisis
Herramientas y recursos disponibles
2 INTRODUCCIÓN SuiteTraining
3 INTRODUCCIÓN SuiteTraining
4 INTRODUCCIÓN SuiteTraining
5 Revisar las tareas administrativas y del usuario final incluidas en los procesos empresariales
integrales que abarquen varios flujos de trabajo del proceso de ERP
6 INTRODUCCIÓN SuiteTraining
7 INTRODUCCIÓN SuiteTraining
Conclusión
8 INTRODUCCIÓN SuiteTraining
Herramientas y recursos
Conclusión
9 INTRODUCCIÓN SuiteTraining
De la devolución al débito
Herramientas y recursos
Conclusión
10 INTRODUCCIÓN SuiteTraining
10
11 INTRODUCCIÓN SuiteTraining
11
12 INTRODUCCIÓN SuiteTraining
12
13 INTRODUCCIÓN SuiteTraining
13
14 INTRODUCCIÓN SuiteTraining
14
15 INTRODUCCIÓN SuiteTraining
15
Perfil de la empresa
Proveedores, tanto nacionales como extranjeros; las transacciones de compra están
respaldadas por el uso de monedas múltiples:
– La actividad de compra puede incluir reposición de stock y envíos directos.
– Los proveedores designados pueden obtener acceso al portal web del centro de proveedores:
» En este portal pueden ver, buscar e imprimir los pedidos de compra que realice con ellos. Los proveedores
pueden consultar pedidos de compra por su cuenta para responder preguntas y ver historiales de pedidos
y pagos según sea necesario.
16 INTRODUCCIÓN SuiteTraining
16
17 INTRODUCCIÓN SuiteTraining
17
Ahora es su turno
Inicie sesión en NetSuite y revise los módulos adicionales – 5 minutos o menos:
18 INTRODUCCIÓN SuiteTraining
18
19 INTRODUCCIÓN SuiteTraining
19
SuiteTraining
Acerca de
este módulo
Ejemplo de NetSuite
La nueva tabla (o registro) de orden de venta, extrae información en el momento de la
entrada de datos de:
Tablas (registros) de Cliente, Socio, Representante de ventas y Artículo:
– La tabla de artículo extrae información de la tabla del proveedor.
CASO DE USO/SITUACIÓN: Familiarizarse con los formularios personalizados preferidos facilitados en la cuenta.
Echaremos un vistazo a varios formularios creados y personalizados para esta cuenta, con
una convención de nomenclatura como “Cliente”. NO utilizamos
los formularios estándares.
¿Cuáles son los formularios de entrada que están disponibles para
los siguientes tipos de registro?
Entidad, artículo y otros registros
¿Cuáles son los formularios de transacción que están disponibles para
los siguientes tipos de registro?
Facturas, venta, informe de gastos, libros diarios, etc.
Entidad
Artículo
10
11
12
1. Base de datos A. Instrucción que define o limita algún aspecto de los sistemas
empresariales.
2. Fila B. Define la manera en que una empresa organiza sus actividades
para realizar el trabajo, y es una extracción de las reglas
empresariales.
3. Regla C. Un conjunto organizado de datos
empresarial
4. Proceso D. Interfaz a través de la cual se ve, modifica o crea un registro.
empresarial
13
1. Base de datos A. Instrucción que define o limita algún aspecto de los sistemas
empresariales.
2. Fila B. Define la manera en que una empresa organiza sus actividades
para realizar el trabajo, y es una extracción de las reglas
empresariales.
3. Regla C. Un conjunto organizado de datos
empresarial
4. Proceso D. Interfaz a través de la cual se ve, modifica o crea un registro.
empresarial
14
SuiteTraining
Acerca de
este módulo
2 NAVEGACIÓN SuiteTraining
3 NAVEGACIÓN SuiteTraining
Panel de control
Cambiar contraseña
Establecer preferencias
CASO DE USO/SITUACIÓN:
Comience desde el principio, investigue el Centro de NetSuite y los elementos
de la página:
Vista del administrador
Vista de otros roles (por ejemplo, el controlador o el director de ventas)
4 NAVEGACIÓN SuiteTraining
Centro de NetSuite
5 NAVEGACIÓN SuiteTraining
Paneles de control
¿Qué es una página de Panel de control, Inicio o Información general?
Un espacio de trabajo visual que se puede personalizar.
Muestra portlets que contienen información relevante para su trabajo.
6 NAVEGACIÓN SuiteTraining
Hipervínculos
Medidor de KPI
Lista de KPI – Métricas
Resultados de búsqueda
7 NAVEGACIÓN SuiteTraining
Cambiar contraseña
En cualquier momento, los usuarios pueden optar por cambiar su contraseña:
Vaya a la página Inicio en el portlet de Ajustes y seleccione Cambiar contraseña.
Introduzca la Contraseña actual y la Nueva contraseña para que se evalúen según los criterios
para las contraseñas.
Estas contraseñas se evalúan para determinar qué nivel de seguridad tienen según la política
que defina el administrador.
8 NAVEGACIÓN SuiteTraining
Práctica recomendada
Complete las preguntas de seguridad la primera vez que el sistema se lo solicite.
9 NAVEGACIÓN SuiteTraining
Establecer preferencias
Todos los usuarios pueden configurar las preferencias del nivel del usuario:
Vaya a Inicio > Establecer preferencias.
Revise las preferencias en cada subficha.
Defina algunas preferencias para cada uno
de los roles.
– Por ejemplo, tema de color.
Nota: Los administradores pueden definir las
preferencias del nivel de la empresa, como
el formato; estas pueden reemplazar las
preferencias del nivel del usuario.
Práctica recomendada
Defina un tema de color diferente para cada uno de los roles asignados.
Inicio > Establecer preferencias > subficha Aspecto > sección Colores > Tema de color
10 NAVEGACIÓN SuiteTraining
10
CASO DE USO/SITUACIÓN
Actualice las preferencias del usuario para que:
Los roles Administrador y Analista de cuentas a pagar tengan diferentes temas de
color en su apariencia.
Disponga de 2 a 5 minutos.
11 NAVEGACIÓN SuiteTraining
11
12 NAVEGACIÓN SuiteTraining
12
13 NAVEGACIÓN SuiteTraining
13
14 NAVEGACIÓN SuiteTraining
14
Agregar contenido
Gestionar portlets
CASO DE USO/SITUACIÓN
15 NAVEGACIÓN SuiteTraining
15
16 NAVEGACIÓN SuiteTraining
16
17
18 NAVEGACIÓN SuiteTraining
18
Práctica recomendada
La selección de los diseños de dos columnas puede ser óptima para la
visualización de NetSuite en una tablet o un teléfono.
19 NAVEGACIÓN SuiteTraining
19
Gestionar portlets
Los portlets se pueden configurar para que se adapten mejor a las necesidades del usuario:
Deslice el puntero del mouse sobre la barra del título del portlet
para acceder a la opción Configurar.
Haga clic en Configurar y defina la visualización del portlet.
Los portlets se pueden cambiar de posición en el panel de control arrastrándolos y soltándolos:
– Haga clic en la barra del título, mueva el portlet hacia abajo manteniendo el botón del mouse presionado
y suéltelo en la nueva ubicación.
Haga clic en la barra del título para minimizar o maximizar el portlet.
20 NAVEGACIÓN SuiteTraining
20
21 NAVEGACIÓN SuiteTraining
21
22 NAVEGACIÓN SuiteTraining
22
23 NAVEGACIÓN SuiteTraining
23
CASO DE USO/SITUACIÓN
24 NAVEGACIÓN SuiteTraining
24
25 NAVEGACIÓN SuiteTraining
25
26 NAVEGACIÓN SuiteTraining
26
Glosario de NetSuite
ATENCIÓN
SuiteSupport
Como nuevo usuario es importante que sepa dónde y cómo encontrar los recursos en
línea.
27 NAVEGACIÓN SuiteTraining
27
28 NAVEGACIÓN SuiteTraining
28
29 NAVEGACIÓN SuiteTraining
29
30 NAVEGACIÓN SuiteTraining
30
31 NAVEGACIÓN SuiteTraining
31
SuiteAnswers
Repositorio en línea, una fuente de conocimiento:
Acceda desde la ficha Soporte y haga clic en Ir a SuiteAnswers; se abrirá una nueva ficha
del navegador.
En SuiteAnswers, haga clic en la ficha Videos de capacitación.
32 NAVEGACIÓN SuiteTraining
32
33 NAVEGACIÓN SuiteTraining
33
34 NAVEGACIÓN SuiteTraining
34
35 NAVEGACIÓN SuiteTraining
35
CASO DE USO/SITUACIÓN
36 NAVEGACIÓN SuiteTraining
36
37 NAVEGACIÓN SuiteTraining
37
38 NAVEGACIÓN SuiteTraining
38
CASO DE USO/SITUACIÓN
39 NAVEGACIÓN SuiteTraining
39
Recursos adicionales
40 NAVEGACIÓN SuiteTraining
40
SuiteTraining
Acerca de
este módulo
Información de la empresa
Funciones habilitadas
CASO DE USO/SITUACIÓN
Subficha Empresa
Sección Clasificaciones: facilita la segmentación de los datos y la generación de informes
financieros:
10
11
Subficha Empresa
Internacional:
Contempla los
negocios a nivel mundial.
Gestión de datos:
Garantiza la integridad de
los datos y la moneda.
12
13
Subficha Impuestos
Solicite al Director financiero o al especialista en impuestos que revise las funciones
disponibles y las SuiteApps relacionadas:
Consulte también SuiteAnswers
para obtener más información.
14
15
SuiteApp relacionada: Advanced Promotions Se ofrecen descuentos en función del importe del
pedido o de los artículos comprados, descuentos de precio fijo, descuentos por niveles y más:
Esta opción requiere la función Códigos de promoción.
Vaya a http://www.netsuite.com/portal/suiteapp/main.shtml para revisar la información sobre las
SuiteApps desarrolladas y admitidas por socios de SDN y otros.
16 CONFIGURACIÓN DE CUENTAS Y PROCESOS SuiteTraining
16
17
18
19
SuiteApp relacionada:
Campaign Assistant: Facilita la creación de nuevas campañas por
correo electrónico.
20
21
22
23
24
CASO DE USO/SITUACIÓN
25
26
27
28
Preferencias generales
CASO DE USO/SITUACIÓN
29
Preferencias generales
Los administradores pueden navegar hasta Configuración > Empresa >
Preferencias generales:
Establezca las preferencias de la empresa para que
reemplacen las preferencias individuales del usuario.
Defina cómo se introduce la información y su formato.
Defina valores predeterminados.
Deshabilite la capacidad del usuario para anular
y reemplazar los ajustes de configuración.
Defina el campo Caducidad de la contraseña en días:
no puede estar en blanco en las cuentas nuevas.
SUGERENCIAS: Establezca las preferencias del nivel de la empresa para
que la entrada y la visualización de datos sean uniformes:
Defina un formato de número de teléfono para lograr la uniformidad
en los formularios y los registros de las cuentas; este formato se
trasladará a los Formularios de clientes en línea que pueda crear.
Elija la opción Mostrar lista cuando haya solo un resultado para que
la visualización de los resultados de búsqueda sea uniforme.
30
31
32
3. Preferencias generales C. Contiene vínculos que abren páginas para configurar NetSuite.
33
3. Preferencias generales C. Contiene vínculos que abren páginas para configurar NetSuite.
34
35
SuiteTraining
Acerca de
este módulo
NetSuite es la única fuente para los datos financieros generados por su empresa:
¿Cómo se clasifican, organizan y registran los datos?
¿Cómo se accede a los datos?
Transacción
CRM
Artículo
Personalización
Personalización
Use la personalización para capturar lo que necesita:
Modifique los registros de NetSuite estándares o cree nuevos registros personalizados.
Vaya al menú Personalización y revise las opciones.
– Ejemplo: Capture información específica sobre un registro del cliente agregando nuevos campos
de entidad (como tipo de industria).
» Personalización > Listas, Registros y Campos > Campos de entidad > Crear
– Ejemplo: Cree un nuevo tipo de registro para capturar evaluaciones del curso.
» Personalización > Listas, Registros y Campos > Tipos de registro > Crear
10
11
Uno : Muchos
Enviar un boletín de marketing a varios clientes
Un cliente puede tener varios artículos.
Muchos : Uno
Varias personas asisten a un evento.
Uno : Uno
Un artículo físico tiene un número de serie.
Muchos : Muchos
Varios contactos pueden estar asociados a varias empresas.
12
CRM Entidad
(Campaña) (Cliente)
Transacción Artículo
(Orden de venta) (Artículo de inventario)
13
Orden de venta
Pueden existir relaciones 1:1 y 1:M entre registros.
Orden de venta
14
Artículo
15
Subsidiaria
Entidad
(Cliente)
16
Subsidiaria Subsidiaria
Contacto o Entidad
subcliente (Cliente)
17
Segmentación de datos
Organice los datos para obtener inteligencia empresarial a través de enfoques alternativos y
diferentes perspectivas, para realizar análisis más profundos:
La segmentación de datos agrupa la información de diferentes maneras:
– Entidades (cliente, proveedor, empleado, contactos y socios)
» Tipo
» Estados
» Categorías
» Clasificaciones (pueden funcionar como restricción del acceso del empleado)
» Elementos demográficos (ciudad, fecha de nacimiento, tamaño)
– Transacciones
» Estados
» Clasificaciones:
- Departamentos, clases y ubicaciones
18
19
CASO DE USO/SITUACIÓN
20
21
Crear un cliente
Los clientes son específicos de cada subsidiaria.
Con el rol del administrador, vaya a Listas > Relaciones > Clientes > Crear.
Complete los campos obligatorios (tienen un asterisco) y los opcionales en los diferentes
grupos de campo, como:
– Información primaria, incluida la subsidiaria
– Correo electrónico | Teléfono | Dirección
Continúe introduciendo la información en subfichas como: Relaciones, Comunicación, Dirección...
Si desea registrar contactos para el cliente:
– Guarde el registro del cliente en primer lugar y, luego, agregue el contacto.
» El registro del contacto se completa con correo electrónico, teléfono, dirección y otros datos, y se puede editar.
Si necesita actualizar el rol del contacto guardado, vaya a la subficha Registro del cliente y relación.
– Haga clic en el botón Actualizar contacto principal y en Editar en la ventana emergente.
– Cambie el rol del contacto y haga clic en Guardar.
22
23
24
25
SuiteTraining
Acerca de
este módulo
Los roles son la base para la seguridad de los datos de su cuenta de NetSuite:
Los roles se definen por permisos y restricciones.
Los permisos definen el acceso de un usuario a los datos y regulan la autoridad
del usuario para trabajar con esos datos.
Es importante comprender la función de los roles y permisos cuando configura usuarios en la
cuenta.
Descripción general
Todas las cuentas de NetSuite incluyen un conjunto de roles estándares :
También se proporciona un conjunto de roles personalizados en la cuenta Financials First.
Un usuario es cualquier persona con acceso a su cuenta de NetSuite: empleado, cliente, socio,
proveedor.
Un rol es un acceso configurado que se asigna a usuarios y se define por:
Un conjunto de permisos
Un nivel que se define para cada permiso otorgado
Restricciones que modifican los permisos
Administrador
Roles de contabilidad/finanzas
Compras/inventario
Ventas
Ejecutivo principal
Todos los usuarios pueden usar la interfaz clásica al actualizar las preferencias de usuario.
Prácticas recomendadas
Defina un esquema de color diferente
para cada uno de los roles asignados.
Inicio > Establecer preferencias >
Aspecto
10
¿Cómo le fue?
11
CASO DE USO/SITUACIÓN
La cuenta de Financials First de NetSuite tiene roles preconfigurados.
Como administradores:
Buscaremos la lista de roles y tomaremos nota del centro asignado al rol.
Examinaremos los atributos de un rol.
Compararemos permisos entre roles.
12
13
14
15
CASO DE USO/SITUACIÓN
16
17
18
19
CASO DE USO/SITUACIÓN
20
21
22
SuiteTraining
Acerca de
este módulo
Antes avanzar con las prácticas principales, tal vez se pregunte acerca de las
consideraciones generales sobre finanzas y contabilidad:
¿Qué ofrece la funcionalidad de OneWorld?
¿Cómo gestionamos nuestra estructura de subsidiarias?
¿Qué impacto tienen las monedas múltiples en una cuenta?
¿Cómo trabajamos con los impuestos?
Estructura de subsidiarias
Está organizada en forma de árbol invertido, con la empresa matriz como raíz.
La empresa raíz puede tener muchas subsidiarias principales y secundarias:
Se crea una subsidiaria por cada entidad legal individual que genera informes.
Puede crear hasta 124 registros de subsidiarias, además del de la subsidiaria raíz, con un total de 125.
Empresa matriz, Inc.
USD
US-CA, US-NY
Empresa secundaria - EE. UU. Inc Empresa secundaria - Canadá Empresa secundaria - IE Ltd Empresa secundaria - UK Ltd
USD CAD EUR GBP
US-CA CA-ON IE Reino Unido
Prácticas recomendadas
Planifique y documente, en un formato visual, la jerarquía de las
subsidiarias:
Utilice la configuración vertical: elemento principal con elementos secundarios.
Una vez definida en NetSuite, es difícil de cambiar:
Cree hasta 124 subsidiarias además de la raíz (principal):
Diseñe la jerarquía en torno a los requisitos contables y de informes.
10
11
12
13
14
15
CASO DE USO/SITUACIÓN
En el rol del Administrador, podemos revisar el trabajo con:
• Creación de moneda
• Monedas base
• Tipos de cambio de moneda
16
Consideración relacionada con OneWorld: Puede crear monedas de forma espontánea desde la
pantalla de subsidiaria haciendo clic en el signo más que está al lado del campo Moneda.
17
18
19
CASO DE USO/SITUACIÓN
• Su empresa está trabajando con clientes que realizan transacciones en múltiples monedas.
Veremos cómo definir este comportamiento en registros tanto
de clientes como de proveedores.
20
Cliente
Proveedor
21
22
23
24
Conversión del tipo Monedas base para un par de subsidiarias Moneda base y una moneda extranjera
de cambio entre: relacionadas
Actualizado por: Edición manual, cálculo automático o ambas Agregue nuevas filas manualmente con la nueva
opciones en la tabla de tipos de cambio fecha de entrada en vigencia a la lista de tipos
consolidados de cambio o use la función Integración de tipo
de cambio con actualizaciones automáticas.
25
Prácticas recomendadas
Tenga en cuenta estas prácticas recomendadas si utiliza una cuenta
de OneWorld:
Establezca los tipos de cambio actuales y el promedio al comienzo de
cada período contable para que los informes ejecutados durante al período
contable sean precisos.
Establezca tipos de cambio actuales, promedios e históricos durante el
proceso de cierre a fin de mes para reflejar los tipos de cambio adecuados
para la preparación de los estados financieros.
26
CASO DE USO/SITUACIÓN
27
28
29
Ahora es su turno
2 Cree nuevas monedas/subsidiarias y actualice la zona horaria.
30
31
32
33
34
35
36
CASO DE USO/SITUACIÓN
37
38
1. Las agencias tributarias son las agencias a las que les pagamos los impuestos
recaudados.
2. Las cuentas de control de impuestos se pueden configurar manualmente.
39
¿Cómo le fue?
1. Las agencias tributarias son las entidades a las que les pagamos los impuestos
recaudados. - VERDADERO
2. Las cuentas de control de impuestos se pueden configurar manualmente. - FALSO
5. Los Programas fiscales son una funcionalidad de los impuestos avanzados y determinan
el tratamiento fiscal de los artículos comprados y vendidos. - VERDADERO
40
41
Recursos adicionales
42
SuiteTraining
Acerca de
este módulo
Prácticas recomendadas
Definir la estrategia de artículos:
Planifique los métodos de costeo antes de la creación del artículo, ya que,
una vez configurado el artículo con un método de costeo, no se puede modificar.
Configure los artículos de software como “artículos no inventariados”; los clientes
que venden servicios pueden utilizar “artículos no inventariados” o “servicio”.
Las empresas que venden productos (productos físicos) deben utilizar el tipo de artículo
“Inventario”.
Los clientes que venden inventario físico deben utilizar unidades de medida para brindar
mayor flexibilidad y precisión al realizar un seguimiento y vender el inventario:
– Los clientes que venden solo artículos de software/servicios solo deben usar esta función si se
utilizan cuentas estadísticas.
Prácticas recomendadas
Gestionar el Control maestro de artículos:
Para empresas de software o servicios que no realizan un seguimiento de inventario
en NetSuite, agregue el paso de ejecución solo cuando necesite realizar un seguimiento
de la ejecución con fines informativos:
– Establezca le preferencia “Puede ejecutarse/recibirse” para un artículo.
Al diseñar el Control maestro de artículos, cree artículos de forma tal que sea mínima la
necesidad de reemplazar los programas de facturación y amortización una vez que los
artículos se agreguen a las transacciones.
Administrador:
Confirma las funciones y preferencias de soporte
Administrador / Gerente de compras / Gerente de inventario
Administra el Control maestro de artículos en relación con la creación y configuración
de artículos.
Objetivos
1 Considerar los desafíos empresariales y las soluciones de NetSuite
Proceso manual para gestionar el Control maestro de Un sistema eficiente para la gestión de artículos reducirá
artículos entre sistemas diferentes el tiempo y el costo de capacitación de usuarios finales.
Imposibilidad de mantener una lista de precios maestra Use la tabla de fijación de precios de NetSuite para
y brindar una fijación de precios específica para el garantizar la precisión de los cálculos de precio
cliente predeterminados al introducir transacciones.
Artículos/Transacciones
Métodos de costeo
Gestión de pedidos
10
11
12
13
14
15
Artículos de inventario
Artículos matriz
La empresa venderá artículos de inventario y tal vez considere artículos matriz, para vender
artículos con diferentes opciones:
Utilizaremos el rol Gerente de compras; podemos usar cualquiera de estas rutas
Crear nuevo > Seleccionar artículo
Inventario > Listas > Artículos > Crear
Portlet de navegación > Gestión de artículos y seleccione el tipo de artículo
16
17
Artículos matriz
En la página Nuevo artículo también puede crear un artículo matriz usando el hipervínculo
Asistente de artículo matriz para un tipo de artículo:
Los Artículos matriz se definen según las propiedades del artículo, como tamaño y color;
por ejemplo, camperas en diferentes tamaños y colores.
18
19
20
21
Guía: Servicios
Servicios
22
23
24
25
Grupo de artículos
Kit/paquete
¿Qué se debe tener en cuenta al agrupar diferentes componentes para la venta? Hay
cuestiones tanto contables como de fijación de precios.
Uso del menú desplegable Crear nuevo
26
En una transacción de venta, se seleccionan como una línea simple y se muestran como artículos de
líneas múltiples. El usuario luego puede alterar los artículos en
la transacción de ventas para satisfacer las
necesidades del cliente.
27
Artículos de kit/paquete
En la página Nuevo artículo, seleccione Kit/Paquete:
Capacidad de crear artículos que se recopilan de otros artículos
Agregue una de estas opciones:
– Descripción
– Inventariado o fuera
de inventario
– Otros cargos
– Servicio
– Kit/paquete
– Artículos de ensamblaje
El precio se establece a nivel kit;
el usuario no puede modificar el contenido del kit.
28
Cuentas de libro mayor La designación de la cuenta se especifica Se puede identificar una cuenta de ingresos
en los miembros. por separado.
29
Inventario
Fuera de inventario
Servicio
Grupos
Kit/paquetes
30
3 Crear un servicio
31
2. Artículo fuera de inventario F. Se puede comprar, revender o vender; por ejemplo, licencias de
suscripción a la venta.
6. Artículo matriz F. Cree un artículo que se defina por miembros y el precio se defina
en el artículo y no se calcule según los precios de sus miembros.
32
2. Artículo fuera de inventario F. Se puede comprar, revender o vender; por ejemplo, licencias de
suscripción a la venta.
6. Artículo matriz F. Cree un artículo que se defina por miembros y el precio se defina
en el artículo y no se calcule según los precios de sus miembros.
33
Recursos adicionales
Centro de ayuda de NetSuite:
Gestión de artículos e inventario: Manual
34
SuiteTraining
Acerca de
este módulo
Administrador:
Confirma las funciones y preferencias pertinentes.
Configura la determinación de precios y la facturación.
Confirmar preferencias
Confirmar preferencias de
contabilidad
Precios múltiples
Determinación de precios por cantidad
Facturación avanzada
10
11
12
13
14
15
16
17
Esta cuenta ya tiene calendarios de facturación. Los calendarios de facturación definen cuándo
facturarle al cliente los artículos comprados. El Administrador puede revisar y crear un nuevo
calendario de facturación.
18
19
20
1. Niveles de precio A. Define la frecuencia con que se factura al cliente por los
artículos comprados.
21
22
23
24
25
Nivel de precio
• El precio también se puede aplicar a un registro del cliente en una ubicación diferente.
26
27
28
29
Recursos adicionales
Centro de ayuda de NetSuite:
Configuración de listas de contabilidad
Calendarios de facturación
Determinación de precio de los artículos
Introducción de una venta al contado
30
SuiteTraining
Acerca de
este módulo
Administrador:
Confirma las funciones y preferencias pertinentes.
Objetivos
1 Confirmar funciones y preferencias
CASO DE USO/SITUACIÓN
El Administrador debe confirmar tanto las funciones como las preferencias de
contabilidad que son relevantes para la determinación de precios y la facturación.
Use las rutas de navegación:
• Configuración > Empresa > Habilitar funciones
• Configuración > Contabilidad > Preferencias de contabilidad
Ajustar inventario
CASO DE USO/SITUACIÓN
Ajustar inventario
Ajustar inventario/valor incluida la cantidad en stock
10
Consideraciones:
• Si usa los métodos de costeo UEPS o PEPS, el método de
costeo se restablece a Promedio y el historial de costeo se
pierde.
• Los artículos numerados por lote y serializados no se
visualizarán en la hoja de trabajo; use la transacción Ajustar
inventario.
11
12
13
Trasladar inventario
Órdenes de traslado
CASO DE USO/SITUACIÓN
Como Gerente de inventario deseo investigar los movimientos de inventario entre ubicaciones y
almacenes. Las opciones disponibles son:
• Trasladar inventario o traslado básico del inventario, un proceso de un paso
• Orden de traslado, un proceso de múltiples pasos
14
15
16
17
18
19
20
21
Panel de control de la
página de inicio
Descripción general de
informes
22
23
SuiteTraining
Acerca de
este módulo
Este módulo describe cómo NetSuite puede ofrecerle los siguientes procesos
empresariales del pedido al cobro:
• Valide, apruebe y convierta los pedidos de acuerdo con su proceso empresarial.
• Gestione el inventario y las actividades del almacén.
• Mejore la facturación y los pagos del cliente.
• Controle los resultados empresariales a través de métricas de informes,
KPI y cuadros de mando.
Administrador
Confirma las funciones y preferencias pertinentes.
La falta de cumplimiento con las reglas para los pedidos demora Proceso de ejecución de pedidos, notificaciones de envío y logística
el proceso de ejecución con integración completamente automatizada
Imposibilidad de aceptar pagos con tarjetas de crédito Aceptación nativa de pagos con tarjeta de crédito
Imposibilidad de revisar y realizar un seguimiento preciso del vencimiento Informes de las cuentas a cobrar y la rentabilidad de los artículos
de las cuentas a cobrar y de la rentabilidad de los artículos en tiempo real
Automatización del proceso de facturación y eliminación del trabajo
Imposibilidad de automatizar los procesos de facturación,
manual a través de calendarios y plantillas de facturación
lo que requiere acciones manuales
personalizados específicamente
Posibilidad de configurar los calendarios de facturación predefinidos
Imposibilidad de automatizar el proceso de facturación por artículo
por artículo
Director de ventas
>>> Órdenes de venta para aprobar
Inventario/almacén
>>> Lista de espera de envíos
Cuentas a cobrar
>>> Órdenes de venta para facturar
CASO DE USO/SITUACIÓN
10
11
12
13
Aprobar órdenes
Ejecutar pedidos
CASO DE USO/SITUACIÓN
14
15
Aprobar órdenes
Aprobar órdenes de venta de forma masiva:
Portlet de recordatorios u Oportunidades > Transacciones > Orden de venta para aprobar
16
17
18
19
Transacciones relacionadas
CASO DE USO/SITUACIÓN
NetSuite recopila historiales de transacciones de órdenes de venta y registros relacionados,
así que echemos un vistazo. Como vendedor, revise toda transacción posterior a la orden
de venta:
• Con un rol de Ventas, vaya a Oportunidades > Transacciones > Órdenes de venta,
y haga clic en el vínculo Ver de la orden o seleccione la opción Registros recientes.
• Vaya a Transacciones relacionadas.
20
21
CASO DE USO/SITUACIÓN
Como representante de ventas, ahora quiero crear una orden de venta para un artículo
fuera de inventario; puede ser una licencia de software o servicios.
• Cree una orden de venta para un artículo fuera de inventario.
• Asocie un calendario de facturación con un artículo de línea.
22
23
24
25
26
27
28
29
Enviar facturas
CASO DE USO/SITUACIÓN
Como analista de cuentas a cobrar, es hora de generar facturas para órdenes con y sin
calendarios de facturación. Tengo varias opciones de navegación:
• Facturación > Operaciones de facturación > Procesar operaciones de facturación y Programar
operaciones de facturación
• Portlet de recordatorios > Orden de venta a factura
• Facturación > Ventas > Factura de pedido de venta
30
31
32
33
34
35
Prácticas recomendadas
Tenga en cuenta lo siguiente como parte de su proceso de facturación
y distribución de facturas:
Genere facturas según un calendario regular para satisfacer sus necesidades,
en función de la cantidad de facturas y sus requisitos de caja.
Use recordatorios automatizados por correo electrónico para recordar a los clientes
sobre las facturas pendientes.
El analista de cuentas a cobrar debe usar alertas del panel de control para notificar
sobre las facturas vencidas.
Identifique el método de distribución de las facturas en función de la preferencia de
su empresa y la de los clientes.
36
37
Pagos
Luego de la facturación, el analista de cuentas a cobrar controla el vencimiento de la factura:
Recordatorio de pago
Creación del pago
Aplicación del pago
Estado de la factura
Informe de
vencimiento de
cuentas a cobrar
38
CASO DE USO/SITUACIÓN
Como analista de cuentas a cobrar debo controlar las cuentas a cobrar pendientes y aceptar los
pagos del cliente:
• Cliente > Cuentas a cobrar > Aceptar pago del cliente y seleccionar el Cliente
39
40
Prácticas recomendadas
Considere los siguientes pagos del cliente:
Se deben recaudar en Fondos no depositados si los pagos del cliente no se depositan
en el banco cuando se reciben.
Para los pagos con tarjeta de crédito, se recomienda el uso de uno de los siguientes
portales de pago con tarjeta de crédito: CyberSource, Merchant e-Solutions, WorldPay.
Las cuentas seleccionadas en las transacciones de pago deben ser las mismas que las
cuentas del libro mayor asociadas con el registro bancario de la empresa que se utilizará para
el pago electrónico.
– Si se seleccionan otras cuentas, la transacción de pago no se procesa a través del pago electrónico.
41
42
43
Administración de órdenes
Operaciones de facturación
CASO DE USO/SITUACIÓN
44
Descripción general
Panel de control de la de informes
página de inicio
45
Panel de control de la
página de inicio
Descripción general de
informes
46
47
Recursos adicionales
Centro de ayuda de NetSuite:
Órdenes de venta estándares y ventas al contado
Ejecución y envío de pedidos
Recibos y facturas
Procesamiento de pagos
Devoluciones del cliente
Saldos vencidos y recaudaciones
Informes de administración de órdenes
48
SuiteTraining
Acerca de
este módulo
Su empresa desea ofrecer el mejor servicio posible a sus clientes. Es posible
que se pregunte cómo puede:
• Administrar devoluciones de mercadería de clientes
• Administrar recibos de artículos
• Aplicar crédito a la cuenta a cobrar del cliente
Objetivos
1 Identificar desafíos empresariales y soluciones
Prácticas recomendadas
Crear una nota de crédito:
La práctica más eficaz consiste en crear la nota de crédito desde el registro de la
autorización de devolución, para que la nota de crédito y la autorización de devolución
estén vinculadas.
CASO DE USO/SITUACIÓN
Es posible que el cliente deba realizar una devolución por varios motivos.
El Representante de ventas puede comenzar el proceso para un cliente que compró
bienes físicos:
Busque la Factura a la que se aplicará la devolución; para ello, use la búsqueda global.
Oportunidades >Transacciones > Facturas de venta > ver la Factura
El Contralor aprobará la Autorización de devolución.
10
11
12
CASO DE USO/SITUACIÓN
13
Recibo de artículo
El rol Gerente de inventario recibe los artículos devueltos.
14
15
16
Puede desglosar cualquiera de estas transacciones para ver los registros relacionados
con esa transacción.
17
18
Imprimir cheque
CASO DE USO/SITUACIÓN
El cliente puede recibir un cheque en lugar de que se aplique una nota de crédito
a una factura:
• El analista de cuentas a cobrar selecciona Reembolso en la nota de crédito
• El analista de cuentas a pagar imprime un cheque
19
Reembolsar al cliente
20
21
Verdadero o falso
22
¿Cómo le fue?
1. Se debe usar una autorización de devolución para iniciar el proceso de devolución
de mercadería por parte del cliente.
> Verdadero
2. Al hacer clic en el botón Reembolso en una Autorización de devolución que tiene un
reembolso pendiente, se abre la página Imprimir cheque.
> Falso. Si el cliente tenía términos de pago, se abrirá una Nota de crédito.
3. Es posible revisar autorizaciones de devolución, facturas, órdenes de venta, ejecución
de pedido de artículos y notas de crédito desde el registro del cliente.
> Verdadero. Registros del cliente > subficha Ventas / sublista Transacciones.
23
Ahora es su turno
1 Cree y apruebe una autorización de devolución.
CASO DE USO
TEST ABC devolverá los bienes que compró. Usted utilizará diferentes roles para:
Iniciar la Autorización de devolución y procesar todos los pasos
Crear el Recibo de artículo
Crear la Nota de crédito
24
CASO DE USO/SITUACIÓN
En los roles de Contralor y analista de cuentas a cobrar, investigue los indicadores clave de
rendimiento, los informes y los cuadros de mando para controlar las cuentas
a cobrar.
25
26
27
SuiteTraining
Acerca de
este módulo
En este módulo, analizaremos:
• Consideraciones para configurar compras y cuentas por pagar según sus requisitos
• Proceso de Solicitud de compra a Pedido de compra
• Entrada de facturas a través de aprobaciones y facturas por pagar
• Informes de gastos
Los Pedidos de compra autorizan a los proveedores a proveer artículos, materiales o servicios a su
empresa.
Objetivos
1 Analizar los desafíos empresariales y las soluciones
La falta de visibilidad sobre el rendimiento del proveedor obstaculiza Use informes de calificación de proveedores para impulsar
>>
la toma de decisiones sobre compras iniciativas de administración de proveedores
Preferencias generales
Administración de pedidos
Proceso de aprobación
El equipo de Cuentas por pagar trabajará con el Administrador para revisar la configuración
relacionada con las compras y las cuentas por pagar.
10
11
Sección Recepción:
– Facturar antes de la recepción:
» Función de Recepción avanzada
12
13
14
15
CASO DE USO/SITUACIÓN
Para usar los procesos de aprobación, el Administrador edita el empleado en
Listas > Empleados > Empleados y selecciona el vínculo para editar al empleado:
• Identifica aprobadores.
Establece límites de compra y al aprobador de la compra.
Respalda el proceso de aprobación básico.
16
17
Prácticas recomendadas
Aprobación de pedidos de compra
Decida cuántos empleados introducirán solicitudes de compra y cuántos niveles de
aprobación se necesitan.
Utilice el panel de control y notificaciones por correo electrónico para alertas sobre
compras pendientes y aprobaciones.
Defina supervisores para grupos de empleados, como así también límites de compra,
para facilitar la revisión de pedidos de compra y la contención del gasto.
18
CASO DE USO/SITUACIÓN
Un empleado introduce una Solicitud de compra, el Aprobador la revisa y el área de Compras la
procesa. Los pedidos de compra también se pueden introducir y aprobar manualmente para reordenar
los artículos de inventario o tal vez para ordenar artículos para empleados.
El personal de Inventario/Almacén puede recibir el pedido (artículos):
• Empleado: Centro de empleados > Compras > Introducir solicitud de compra
• Aprobador: Portlet de recordatorios > Solicitud de compra para aprobar
• Compras: Crear nuevo > Pedido de compra O BIEN Portlet de íconos > Pedido de compra > Nuevo
pedido
de compra – se abre en una nueva ficha.
• Gerente de inventario: Portlet de recordatorios > Pedidos por recibir O BIEN Recepción > Recepción >
Introducir pedidos de compra
19 PROCESO DE LA ADQUISICIÓN AL PAGO SuiteTraining
19
20
21
Habilite esta funcionalidad en: Configuración > Contabilidad > Preferencias de correo electrónico > Transacciones
(sección) > seleccione Usar ventana emergente para correo electrónico de transacción principal.
22
CASO DE USO/SITUACIÓN
Todo pedido de compra aprobado tendrá recibo pendiente si incluye artículos que se deben recibir:
• El gerente del inventario recibe los productos.
23
Recibir compras
Si se requiere un recibo de artículo luego de realizado el pedido, se crea un recibo de artículo
para confirmar la recepción de los productos o servicios proporcionados por
el proveedor.
Práctica recomendada
Recepción
Use las notificaciones del panel de control “Pedidos por recibir” para facilitar la visibilidad
de los pedidos de compra abiertos cuyo recibo está pendiente.
24
25
2. Solo está disponible la aprobación estándar para transacciones como pedidos de compra.
26
¿Cómo le fue?
1. Si no se define ningún Aprobador de Gastos o Compras en un registro de empleado, ¿sus gastos
y compras se direccionan automáticamente a su supervisor definido? > Verdadero
2. ¿Solo está disponible la aprobación estándar para transacciones como pedidos de compra?
> Falso
4. Facture siempre el pedido de compra antes de cerrar el pedido de compra > Verdadero
27
Introducir facturas
Aprobar facturas
CASO DE USO/SITUACIÓN
Cuentas por pagar creará y gestionará las cuentas por pagar. Las opciones de navegación
Portlet de recordatorios y Proveedores > Compras se pueden utilizar en su totalidad.
28
Prácticas recomendadas
Crear facturas de proveedores
Utilizar la alerta de Pedidos de compra para facturar del panel de control para identificar las
compras con facturación pendiente
Las facturas del proveedor requerirán aprobación
29
30
31
Introducir facturas
Rol de cuentas por pagar:
Introduzca facturas directamente y páguelas a medida que vencen en Proveedores >
Compras > Introducir facturas de compra:
Seleccione el Proveedor
Agregue Gastos y artículos
Introduzca más información: Fecha de vencimiento, N.º de referencia, etc.
Las facturas pasan al proceso de aprobación
32
33
34
Tres transacciones:
Pedido de compra
Recibo de artículo
Factura de proveedor
35
CASO DE USO/SITUACIÓN
36
Es una cuenta de gastos no aprobados; no tiene impacto contable hasta que no se apruebe el gasto.
Luego de la aprobación, se crea una factura y el importe del gasto se refleja en sus libros; el período de
contabilización se determina luego de la aprobación contable.
Práctica recomendada
Informes de gastos
Si un cliente necesita una aprobación de nivel de línea para un informe de gastos, se recomienda usar
NetSuite OpenAir o una herramienta de seguimiento de gastos externa para esa tarea.
37
Informes de gastos...
Documente su proceso y configure usuarios con los permisos adecuados
38
39
Pago de facturas
Impresión de cheques
Pagos electrónicos
CASO DE USO/SITUACIÓN
Pague sus facturas y envíe remesas al proveedor. El personal de Cuentas pof pagar será
responsable de estas actividades.
40
41
Pagar facturas
Procese múltiples pagos o pague a un proveedor.
42
43
Pagos electrónicos
Los pagos electrónicos se pueden utilizar junto con o como alternativa a los cheques de papel:
44
45
Revise el tema Informes estándar en el Centro de ayuda o SuiteAnswers para obtener más
información.
46
47
Ahora es su turno
1 Introducir un pedido de compra
6 Imprimir un cheque
CASO DE USO/SITUACIÓN
Use diferentes roles para introducir y procesar pedidos de compra, pagar facturas
e imprimir un cheque.
48
2. Solicitudes de compra B. Autoriza a los proveedores para que entreguen artículos, materiales
o servicios a su empresa.
3. Aprobador de compras C. Transacción que se introduce para registrar una cuenta a pagar que
no tiene un pedido de compra, por ejemplo, un cargo por servicios
públicos
4. Facturar pedido de compra D. Campo de un registro de empleado que facilita la aprobación del
pedido de compra
49
2. Solicitudes de compra B. Autoriza a los proveedores para que entreguen artículos, materiales
o servicios a su empresa.
3. Aprobador de compras C. Transacción que se introduce para registrar una cuenta a pagar que
no tiene un pedido de compra, por ejemplo, un cargo por servicios
públicos
4. Facturar pedido de compra D. Campo de un registro de empleado que facilita la aprobación del
pedido de compra
50
SuiteTraining
Acerca de
este módulo
Este módulo presenta la gestión automatizada de activos fijos y analiza:
• La adquisición, la depreciación, la revaluación y el retiro de activos
• La capacidad de hacer un seguimiento, controlar y depreciar activos
con precisión
• Brinda una fuente única de información para todo lo relacionado con un activo.
Contralor
Propuesta y depreciación de activos
2 Creación de activos
Tipos de activos
Métodos de depreciación
CASO DE USO/SITUACIÓN
Tipos de activos
Vaya a Activos fijos > Configuración > Tipos de activos > Crear y brinde los valores
para los siguientes campos:
Nombre: nombre del tipo de activo y Descripción: descripción general
Método de contabilidad: método de depreciación predeterminado (fórmula)
Porcentaje residual: valor porcentual del costo original que tendrá el activo al final de su vida útil.
Vida útil del activo: vida útil esperada
del activo
Cada subficha también incluirá campos
que se deberán definir.
Tema de ayuda: Tipos de activos
10
Temas de ayuda:
• Métodos de depreciación
• Métodos de depreciación preconfigurados
• Creación de un nuevo método de depreciación
• Fórmula de depreciación
11
Temas de ayuda:
• Creación de métodos alternativos (Métodos de depreciación impositiva)
• Ver o editar métodos alternativos (Métodos de depreciación impositiva)
• Agregar métodos de depreciación impositiva a un activo
• Uso de métodos de depreciación impositiva
12
13
Creación de activos
CASO DE USO/SITUACIÓN
14
Hay dos páginas en las cuales se pueden crear registros de activos en función de transacciones:
Propuesta de activos: Vaya a Activos fijos > Transacciones > Propuesta del activo, revise la
lista de activos propuestos y seleccione los activos para los cuales se crearán los registros de
activos.
Creación de activos: Vaya a Activos fijos > Transacciones > Creación del activo para omitir la
etapa de propuesta y crear nuevos activos.
Tema de ayuda: Crear registros de activos desde transacciones
15
Propuesta de activos
Revise la lista de activos propuestos y seleccione los activos para los cuales se crearán los
registros de activos:
Seleccione Tipos de activos
y Subsidiarias.
Revise la lista:
– Seleccione cada línea que se
utilizará para un activo.
– Haga clic en Generar activos.
16
17
Nuevo activo
Para crear un activo de forma manual, vaya a Activos fijos > Listas > Activos > Crear:
Introduzca todos los campos obligatorios
y opcionales, según sea necesario,
en la sección principal y subfichas.
Una vez guardados, se agregan subfichas
adicionales:
– Historial de depreciación
– Uso del activo
– Subactivos
Tema de ayuda: Creación manual
– Ingresos/Gastos de registros de activos
Prácticas recomendadas
Uso de propuestas o creación de activos y nuevos activos (manual):
Los nuevos activos se pueden agregar, inicialmente, mediante entrada manual
o importación de datos.
Las propuestas se usarán luego para mantener el vínculo entre el LM y los activos fijos.
18
19
Activo compuesto
Activos fijos > Listas > Construir activo compuesto
20
21
Depreciación de activos
22
CASO DE USO/SITUACIÓN
23
Ejecutar depreciación...
Vaya a Activos fijos > Transacciones > Depreciación del activo:
Seleccione Tipos de activos y Subsidiarias.
Haga clic en Depreciar activos.
24
25
26
Revaluación de activos
CASO DE USO/SITUACIÓN
27
Enajenación de activos
Vaya a Activos fijos > Transacciones > Enajenación del activo:
Defínala y haga clic en Enajenar.
Revise el Estado de la transacción.
Observe el registro del Activo,
subficha Venta/Enajenación:
– Factura de venta
28
29
30
31
32
33
Recursos adicionales
Centro de ayuda de NetSuite:
La Gestión de activos fijos y todos los subtemas
SuiteAnswers: busque en Gestión de activos fijos para encontrar:
Artículos de soporte
Videos de capacitación
Temas de ayuda
Presentaciones de SuiteWorld
34
SuiteTraining
Acerca de
este módulo
Debido a que su empresa recibe bienes de los proveedores, le convendrá
saber cómo:
• Devolver bienes defectuosos a los proveedores
• Contabilizar créditos de proveedores
kvaughn@redwoodcity.org
Recibir el reembolso
Realizar un depósito
Asociarlo al crédito del proveedor
CASO DE USO/SITUACIÓN
Es posible que necesite devolver bienes a proveedores y procesar créditos.
Analista de cuentas por pagar:
• Crédito de proveedor independiente
• Autorización de devolución al proveedor
Director financiero u otro rol adecuado:
• Aprobar una autorización de devolución al proveedor
Rol de inventario:
• Ejecución de pedido de artículos
10
11
12
13
14
15
Revise el registro del Proveedor, subficha Finanzas, sublista Transacciones para ver la autorización
de devolución al proveedor y el crédito de factura.
16
17
Ahora es su turno
1 Autorización de devolución al proveedor
18
19
20
SuiteTraining
Acerca de
este módulo
Objetivos
1 Identificar desafíos empresariales y soluciones
4 Crear cuentas
CASO DE USO/SITUACIÓN:
10
Educación Delaware
11
12
13
UBICACIÓN
Cuenta Boston San Francisco Arizona Delaware Total de la cuenta
1100: Cuentas a cobrar 300 200 100 250 850
2000: Cuentas a pagar 500 650 150 75 1375
6400: Salarios 19000 15000 13000 9500 56500
Total 19.800 15.850 13.250 9.825 58725
14
Crear un departamento
Crear un almacén
Convertir clases
15
Crear un departamento
Como Gerente de contabilidad, use el Portlet de navegación en el panel de control de Página de inicio; haga
clic en el hipervínculo y luego en el botón Crear
O bien, vaya a Finanzas > Listas > Departamentos > Crear para crear cada departamento único en su
organización:
16
17
18
19
20
Configuración de diarios
21
22
Caso de uso: La empresa tiene la necesidad de agregar cuentas de libro mayor para
cumplir sus requisitos de informes:
Como Gerente de contabilidad, use su Portlet de navegación
Configure las subcuentas Alquiler (7200) para alquileres de oficinas y almacenes
23
24
2. ¿Qué opción presenta una lista con el tipo de cuenta, el plan contable y el libro mayor?
25
2. ¿Qué opción presenta una lista con el tipo de cuenta, el plan contable
o el libro mayor?
26
Caso de uso/Situación: Como Gerente de contabilidad haga lo siguiente para familiarizarse con
las tareas:
Si es necesario, cambie primero al rol del Gerente de contabilidad
Configure nuevas ubicaciones
Agregue nuevas cuentas del LM
27
28
Defina las opciones Primer mes fiscal, Fin del ejercicio fiscal, Formato del período, Nombre del
año del período, Período de ajuste de cierre de año en un día
Consideraciones importantes: Se utilizan para la configuración inicial de la empresa; también
configuran todos los períodos históricos para la importación de datos históricos y todos los
períodos futuros requeridos para el reconocimiento de ingresos o la amortización de gastos
29
30
32 HERRAMIENTAS FINANCIERAS
SuiteTraining
Acerca de
este módulo
Revise los desafíos que enfrentan las empresas cuando se incorporan nuevas tecnologías,
analice los impactos potenciales para los usuarios y presente estrategias para mitigar
riesgos:
1 Localizar los videos de capacitación para asistir a los nuevos usuarios con las
prácticas básicas de navegación
Ofrezca capacitación específica para los usuarios finales; acceda a la oferta de capacitación
del usuario de NetSuite:
http://www.netsuite.com/portal/services/training/end-users.shtml
Implemente una estrategia de gestión del cambio: Aborde los desafíos que enfrenta
relacionados con las personas cuando incorpora cambios dentro de la empresa.
Oferta de gestión del cambio de NetSuite: http://www.netsuite.com/changemanagement
CASO DE USO
Sólida
Aumento
adopción por Líderes Implementaciones
de la
parte del involucrados optimizadas
productividad
usuario
10
RECONOCIMIENTO Y CONSOLIDACIÓN
11
12
Aumento de la productividad
13
14
SuiteTraining
Acerca de
este módulo
1 Describir las opciones de acceso a NetSuite para usuarios que no son empleados
2 Identificar las SuiteSolutions y los paquetes que están disponibles para su cuenta
CASO DE USO/SITUACIÓN
Posiblemente, su estrategia empresarial requiera que accedan a NetSuite usuarios que
no son empleados. Como administrador:
Considere los centros y los servicios relacionados disponibles.
Analice las funciones de acceso y el registro de entidad.
Funciones de acceso
El administrador habilita la función: Configuración > Empresa > Habilitar funciones,
subficha Presencia en Internet, sección Acceso:
Esto permite acceder al registro de entidad , subficha Información del sistema,
sublista Acceso.
Registro de
proveedores
CASO DE USO/SITUACIÓN
Este es un ejemplo de
lista; es posible que no
incluya los paquetes
reales de su cuenta.
10
11
Temas de ayuda
Observe los temas Centro de ayuda, SuiteBundler y SuiteApps.
12
CASO DE USO/SITUACIÓN
13
14
2) ¿Cuál de las siguientes opciones (una) no Habilitar el acceso como parte de las
está disponible en el centro de proveedores? funciones de habilitación
15
Recursos adicionales
16
SuiteTraining
Contacto: training@netsuite.com
SuiteSupport
Póngase en contacto con el servicio de Soporte si tiene alguna pregunta del tipo
“¿Cómo puedo_______?”.
Se ofrecen diferentes opciones de soporte
complementadas con una amplia biblioteca de
ayuda en línea detallada y otros recursos como:
Preguntas frecuentes, guías para usuarios en línea,
anticipos de próximas versiones y consejos que lo
ayudarán a aprovechar al máximo la aplicación
de NetSuite
Más información en:
http://www.netsuite.com/portal/services/support.shtml
Nota: Trabaje junto con el equipo de Servicios profesionales si tiene el tipo de pregunta
“¿Cómo DEBO…?”
SuiteAnswers:
Use el campo de búsqueda para ver los diferentes tipos de resultados de ayuda.
SuiteSupport
10
11