GUÍA TÉCNICA GTC-ISO/TR

COLOMBIANA 15489-2

2012-11-21

INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS. PARTE 2: GUÍA

E: INFORMATION AND DOCUMENTATION. RECORDS

MANAGEMENT. PART 2: GUIDELINES

CORRESPONDENCIA: esta norma es una adopción idéntica

(IDT), respecto al documento de
referencia, la norma ISO/TR 15489-
2:2001

DESCRIPTORES: información y documentación; Gestión

Documental; guía de aplicación;
metodología.

I.C.S.: 01.140.20

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC)

Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. (571) 6078888 - Fax (571) 2221435

Prohibida su reproducción Editada 2012-12-05

 PRÓLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo

nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.

ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el
sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en
los mercados interno y externo.

La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica

está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último
caracterizado por la participación del público en general.

La GTC-ISO/TR 15489-2 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2012-11-21.

Esta guía está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.

A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta guía a través
de su participación en el Comité Técnico 189 Archivo. Gestión de Documentos de la STN del
Archivo General de la Nación.

ACCIÓN SOCIAL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ - PÚBLICO
SECRETARÍA GENERAL- P & Z SERVICIOS LTDA.
ARCHIVO DE BOGOTÁ POLICÍA NACIONAL - DISAN
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
BANCO AGRARIO DE COLOMBIA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
BANCO DE LA REPÚBLICA SENA – DIRECCIÓN GENERAL
BP DOCUMENT SOCIEDAD COLOMBIANA DE
COLCIENCIAS ARCHIVISTAS
ECOPETROL S.A. THOMAS GREG
GRUPO BANCOLOMBIA UNIVERSIDAD DE LA SALLE
INDEPENDIENTE - MYRIAM MARÍN CORTEZ UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
INDEPENDIENTE - NELSON JAVIER PULIDO UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
INDEPENDIENTE - JAIRO TORRES UNVIERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las

siguientes empresas:

AGUAS DE BUGA S.A. E.S.P. CERTICAMARAS

ALMATEC COLARCHIVOS
AMERITEC S.A. COLEGIO AMERICANO
ARCHIVEROS SIN FRONTERAS COLEGIO COLOMBIANO DE ARCHIVISTAS
ARIAS CONSULTING COLGRABAR
ASCOLBI COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
CENTRO COMERCIAL CHIPICHAPE FINCOMERCIO LTDA.
CORPORACIÓN DE PADRES FAMILIA
COLEGIO INGLES DE LOS ANDES
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA FUNCIÓN PÚBLICA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL
DISARCHIVOS
ECOFILM
EJÉRCITO NACIONAL
EMPRESA MUNICIPAL DE SERVICIOS
PÚBLICOS DE ARAUCA E.S.P.
ESCUELA SUPERIOR DE
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA -ESAP-
FIDUCIARIA BANCOLOMBIA S.A. SOCIEDAD
FIDUCIARIA
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA INPAHU
GASES DE OCCIDENTE
GESTIÓN DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA -
GSE-
GRUPO ASD
HOSPITAL SAN VICENTE ESE DE
MONTENEGRO
INDEPENDIENTE - ADDY ANDREA RODRÍGUEZ
INDEPENDIENTE - ADRIANA ORDOÑEZ
INDEPENDIENTE - ALBA CLEMENCIA HENAO
INDEPENDIENTE - ALEJANDRA OROZCO
INDEPENDIENTE - ALEXANDRA CELIS AVILA
INDEPENDIENTE - AMANDA SÁNCHEZ
INDEPENDIENTE - ANDRES ALEXANDER
VEGA
INDEPENDIENTE - ÁNGELA MARÍA RINCÓN
INDEPENDIENTE - ÁNGELA PINZON
INDEPENDIENTE - ANGÉLICA ELEJAL
INDEPENDIENTE - ANYELA RODRIGUEZ
INDEPENDIENTE - AURA RINCÓN
INDEPENDIENTE - AURELIANO HERNÁNDEZ
INDEPENDIENTE - CAMILO ROJAS
INDEPENDIENTE - CARLOS ANDRES MUÑOZ
INDEPENDIENTE - CARLOS ANDRES PINO
INDEPENDIENTE - CARLOS NEIRON PUENTES
INDEPENDIENTE - CESAR ALBEIRO MOTOYA
INDEPENDIENTE - CLARA INES ROMERO
INDEPENDIENTE - CLAUDIA CAMACHO
INDEPENDIENTE - DAVID ANDRES CORRALES
INDEPENDIENTE - DIANA VIVET PRIETO
INDEPENDIENTE - DIEGO ANDRES CAMPOS
INDEPENDIENTE - EDGAR MAURICIO
GONZÁLEZ
INDEPENDIENTE - EDWIN ALONSO SOSSA
INDEPENDIENTE - ELVIA MARÍA SOLER
INDEPENDIENTE - ENNIO PRADA
INDEPENDIENTE - ESMERALDA QUINTERO
INDEPENDIENTE - FRANCISCO SERRATO
INDEPENDIENTE - FREDDY JARAMILLO
OROZCO
INDEPENDIENTE - FREDDY VELÁSQUEZ
INDEPENDIENTE - JAIRO ALEXANDER PEÑA
INDEPENDIENTE - JAVIER IBAN UMAÑA
INDEPENDIENTE - JORGE A. MONTOYA G.
INDEPENDIENTE - JOSÉ EFRAIN FORERO
INDEPENDIENTE - JOSÉ LEONARDO
CALDERÓN
INDEPENDIENTE - JOSÉ MAURICIO VARGAS
INDEPENDIENTE - JUAN OTTO MELO
INDEPENDIENTE - LEILA PAOLA FONSECA
INDEPENDIENTE - LEYLA ELVIRA RAMIREZ
INDEPENDIENTE - LUZ MARINA RODRIGUEZ
INDEPENDIENTE - LUZ MARY VARGAS
INDEPENDIENTE - LUZ MIREYA GÓMEZ
INDEPENDIENTE - MARÍA DEL CARMEN
TRILLERAS
INDEPENDIENTE - MARÍA DORA SUAREZ
INDEPENDIENTE - MARÍA EUGENIA SANDOVAL
INDEPENDIENTE - MARÍA HELENA GÓMEZ
INDEPENDIENTE - MARÍA LUCILA ZAMBRANO
INDEPENDIENTE - MARÍA SOLEDAD RIVEROS
INDEPENDIENTE - MARLY YOLIE QUINTANA
INDEPENDIENTE - MARTHA HELENA
ARANGO
INDEPENDIENTE - MARTHA PATRICIA
VARGAS MORENO
INDEPENDIENTE - MÓNICA BERNAL
INDEPENDIENTE - MYRIAM MARÍN CORTÉS
INDEPENDIENTE - NANCY GALLO
INDEPENDIENTE - NAYIBE SOACHA
INDEPENDIENTE - NELSON SÁNCHEZ
INDEPENDIENTE - NIDIA PATRICIA
ESPINDOLA
INDEPENDIENTE - NINFA MERCEDES
NARANJO
INDEPENDIENTE - NOHORA YEMID QUITIAN
INDEPENDIENTE - NOHRA PATRICIA VELA
INDEPENDIENTE - NUBIA ESPERANZA
CORTES
INDEPENDIENTE - NURIAN OMAIRA ROJAS
INDEPENDIENTE - OSCAR HERNÁN SERRATO
INDEPENDIENTE - ROSMY YESENIA
VILLAMARIN
INDEPENDIENTE - RUBEN DARIO YAIMA
INDEPENDIENTE - RUBENUID ROMERO
INDEPENDIENTE - RUTH ELENA VALLEJO MÁRQUES Y URIZA LTDA.
INDEPENDIENTE - RUTH SÁNCHEZ MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y
INDEPENDIENTE - SANDRA ELIANA RUÍZ COMERCIO
INDEPENDIENTE - SANDRA LILIANA MINISTERIO DE INTERIOR Y JUSTICIA
RONCANCIO MINISTERIO DE TRANSPORTE
INDEPENDIENTE - SANDRA SIERRA PASSWORD LTDA.
INDEPENDIENTE - TRINIDAD ROJAS PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
INDEPENDIENTE - VIANNEY LUCIA GARZÓN SECURE DATA DE COLOMBIA
INDEPENDIENTE - WILSON SÁNCHEZ SIDEIN
INDEPENDIENTE - YOLANDA RANGEL SOFTWARE INTEGRADO
INDUSTRIA COLOMBIANA DE LLANTAS S.A. STARTECH LTDA.
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO SYNTOFARMA S.A.
GRANCOLOMBIANO TC IMPRESORES LTDA.
INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN TELEFÓNICA MOVISTAR PANAMÁ
Y DEPORTE -IDRD- TOP SUELOS INGENIERÍA LTDA.
INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
INVERSIONES AJOVECO S.A. UNIVERSIDAD EXTERNADO
LAVACLÍNICAS S.A. UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI

ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.

DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
GUIA TÉCNICA COLOMBIANA GTC-ISO/TR 15489-2 RESUMEN

CONTENIDO

Página

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 1

1. ALCANCE .................................................................................................................. 1

2. POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES ..................................................................... 1

2.1 INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 1

2.2 DECLARACIONES DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ................ 2

2.3 RESPONSABILIDADES ............................................................................................ 2

3. ESTRATEGIAS, DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN ...................................................... 4

3.1 INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 4

3.2 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE DOCUMENTOS .................... 4

4. PROCESOS Y CONTROLES DE LA GESTION DE DOCUMENTOS ..................... 10

4.1 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 10

4.2 INSTRUMENTOS ..................................................................................................... 11

4.3 PROCESOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ...................................................... 19

5. MONITOREO Y AUDITORÍA ................................................................................... 32

5.1 GENERALIDADES .................................................................................................. 32

5.2 CUMPLIMIENTO DE AUDITORÍA ........................................................................... 33

5.3 IMPORTANCIA DE LA EVIDENCIA ........................................................................ 33

5.4 MONITOREO DEL DESEMPEÑO ............................................................................ 34

GUIA TÉCNICA COLOMBIANA GTC-ISO/TR 15489-2 RESUMEN

Página

6. FORMACIÓN ........................................................................................................... 34

6.1 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 34

6.2 REQUISITOS DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN................................................. 34

6.3 PERSONAL A FORMAR ......................................................................................... 34

6.4 FORMACIÓN PARA PROFESIONALES EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS .......... 35

6.5 EVALUACIÓN Y REVISIÓN DE LA FORMACIÓN .................................................. 36

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................... 49

DOCUMENTO DE REFERENCIA ....................................................................................... 50

ANEXOS

ANEXO A
TABLAS DE REFERENCIA PARA COMPARAR LA NTC-ISO 15489-1
Y EL DOCUMENTO GUÍA ACOMPAÑANTE GTC-ISO/TR 15489-2 .................................. 37

ANEXO B
COMPARACIÓN DE LA GUÍA GTC-ISO/TR 15489-2 Y LA NTC-ISO 15489-1 .................. 44

Figura 1. Diseño e implementación de sistemas de documentos (DISR) ........................ 4

GUIA TÉCNICA COLOMBIANA GTC-ISO/TR 15489-2 RESUMEN

INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS.
PARTE 2: GUÍA

INTRODUCCIÓN

Esta guía es complementaria a la norma NTC-ISO 15489-1. Tanto la NTC-ISO 15489-1 como
la presente guía se aplican a documentos en cualquier formato o medio, creados o recibidos
por cualquier organización pública o privada durante el curso de sus actividades. Así, en el
presente documento, a menos que se indique algo diferente, los sistemas se pueden interpretar
como papel/sistema manual o electrónico, y un documento puede ser en papel, microforma o
electrónico.

La NTC-ISO 15489-1 especifica los elementos de la gestión de documentos y define los

resultados necesarios que se deben lograr. El presente documento presenta una metodología
para la implementación. Sin embargo, vale la pena observar que las normas, legislación y
reglamentación nacionales pueden dictar otros factores y requisitos de cumplimiento legal.

Además de usar esta parte, quienes busquen implementar la norma deberían consultar los
requisitos y orientación en las normas, legislación y reglamentación que se aplica a sus
jurisdicciones. Además, varias sociedades y asociaciones profesionales tienen recursos
disponibles para colaborar en la implementación de la NTC-ISO 15489-1.

1. ALCANCE

Esta norma es una guía para la implementación de la NTC-ISO 15489-1 para uso por parte de
profesionales en gestión de documentos y por quienes tienen a su cargo la gestión de
documentos en las organizaciones. Proporciona una metodología que facilitará la
implementación de la NTC-ISO 15489-1 en todas las organizaciones que tienen necesidad de
administrar sus documentos. Presenta un panorama de los procesos y factores por considerar
en las organizaciones que desean cumplir con la NTC-ISO 15489-1.

2. POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES

2.1 INTRODUCCIÓN

La NTC-ISO 15489-1:2010 numeral 6, establece, en términos generales, la necesidad de que

las organizaciones que buscan cumplirla tengan implementada una política de gestión de
documentos y definan y asignen a individuos responsabilidades relacionadas con documentos.

1 de 50
GUIA TÉCNICA COLOMBIANA GTC-ISO/TR 15489-2 RESUMEN

Esta guía brinda orientación adicional sobre políticas de gestión de documentos y se extiende
sobre los tipos de responsabilidades por definir y asignar.

2.2 DECLARACIONES DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Las organizaciones deberían definir y documentar políticas para la gestión de documentos y

deberían asegurarse de que las políticas se implementan y mantengan en todos los niveles de
la organización.

Una declaración de la política de gestión de documentos es una declaración de intenciones.

Establece lo que la organización pretende hacer y algunas veces incluye un resumen del
programa y los procedimientos que conseguirán esas intenciones. Sin embargo, una
declaración de la política por sí sola no garantizará una buena gestión de documentos: para su
éxito son críticos el respaldo y el apoyo activo y visible de la alta dirección y la asignación de
los recursos necesarios para la implementación. Por tanto, una declaración de política eficaz
identificará a un miembro ejecutivo del personal que tendrá la responsabilidad de la gestión de
los documentos y de la supervisión de la implementación de la política y del programa.

La declaración de la política debería hacer referencia a otras políticas relativas a información,

por ejemplo, sobre la política de sistemas de información, gestión de activos o seguridad de la
información, pero no debería buscar duplicarlos. Debería ir apoyada en procedimientos y guías,
declaraciones de planificación y estrategia, autoridades de disposición1 y otros documentos que
juntos conforman el régimen de gestión de documentos.

El apoyo y respaldo de la política por todos los empleados se debería fomentar en todo
momento. Es particularmente importante que la política obligue a todos los empleados a crear y
mantener documentos que satisfagan las necesidades legales, reglamentarias, fiscales,
operacionales y de archivo/históricas de la organización. También es importante el monitoreo
de la conformidad con la política.

2.3 RESPONSABILIDADES

2.3.1 Objetivos de la definición de responsabilidades y autoridades

El objetivo primordial de definir responsabilidades, autoridades e interrelaciones es establecer y

mantener un régimen de gestión de documentos que satisfaga las necesidades de las partes
involucradas internas y externas.

Más específicamente, la definición de responsabilidades, autoridades e interrelaciones debería

conducir a la aplicación prácticas normalizadas o reglas de organización que:

a) Exijan a los empleados crear documentos de acuerdo con las necesidades y procesos
del negocio que documenten adecuadamente las actividades del negocio en las que
toman parte.

b) Aseguren que los sistemas de información y procesamiento que apoyan las actividades
de la organización permitan la creación de documentos apropiados como parte de
dichas actividades

c) Aseguren la transparencia de los procesos documentales y la idoneidad de los sistemas

de gestión de documentos a lo largo del ciclo de vida de los documentos (los
documentos que sean necesarios para el funcionamiento habitual de la organización y
1
Por autoridades de disposiciones, entiéndase como Tablas de Retención Documental, Calendarios de
Conservación y Disposición.
2
GUIA TÉCNICA COLOMBIANA GTC-ISO/TR 15489-2 RESUMEN

los que están sujetos a un uso frecuente, deberían estar ubicados cerca del usuario, si
se trata de un documento físico, o [accesibles] en línea a través del sistema
informático);

d) Aseguren que los documentos se mantengan, almacenen y conserven durante el tiempo

en que son útiles para la organización, y cuando sea apropiado, para las partes
interesadas como instituciones archivísticas, investigadores y auditores, y

e) Aseguren que los documentos se disponen solamente de acuerdo con un proceso de

aprobación previamente definido.

2.3.2 Autoridades y responsabilidades dentro de la organización

Una organización debería definir las autoridades y responsabilidades de todos los empleados
involucrados en la gestión de documentos. Es probable que incluyan las siguientes categorías.

a) A la alta dirección se le debería asignar el mayor nivel de responsabilidad para asegurar

un programa de gestión de documentos exitoso. El apoyo de la alta dirección se traduce
en la asignación de recursos a un menor nivel. Promueve la conformidad con los
procedimientos de gestión de documentos en toda la organización.

b) Los profesionales de gestión de documentos tienen la responsabilidad fundamental de

la implementación de la norma NTC-ISO 15489-1. En particular, ellos establecen el
conjunto de políticas, procedimientos y normas de gestión de documentos para la
organización, e implementan los procesos esbozados en la NTC-ISO 15489-1:2010,
numeral 4.

c) Los jefes de unidades de negocios o grupos organizacionales son responsables de

asegurar que su personal crea y mantenga los documentos como una parte integral de
su trabajo y de acuerdo con políticas, procedimientos y normas establecidas.
Proporcionan los recursos necesarios para la gestión de los documentos y están
vinculados con los profesionales de gestión de documentos en todos los aspectos
establecidos en la norma NTC-ISO 15489-1, numeral 4.

d) Otras personas en la organización tienen deberes específicos relacionados con los

documentos. Incluyen, en particular, el personal responsable de la seguridad, el
personal responsable del diseño y la implementación de sistemas que usan tecnologías
de información y comunicación, y el personal responsable de su cumplimiento.

e) Todo el personal crea, recibe y lleva documentos como parte de su trabajo diario, y lo
debería hacer de acuerdo con las políticas, procedimientos y normas establecidas. Esto
incluye la disposición de documentos únicamente de acuerdo con los instrumentos de
disposición autorizados.

En donde los contratistas llevan a cabo un programa de gestión de documentos de la

organización, es importante asegurarse de que cumplen las normas establecidas en las
políticas de la organización.

3
GUIA TÉCNICA COLOMBIANA GTC-ISO/TR 15489-2 RESUMEN

3. ESTRATEGIAS, DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN

3.1 INTRODUCCIÓN

La norma NTC-ISO 15489-1, numeral 8, describe las características esenciales de los sistemas
de gestión de documentos y brinda una estructura para su implementación. Este numeral
amplía solamente el numeral 8.4 de la norma NTC-ISO 15489-1. Proporciona alguna
orientación sobre el diseño e implementación para la gestión de documentos.

4
GUIA TÉCNICA COLOMBIANA GTC-ISO/TR 15489-2 RESUMEN

IMPORTANTE

Este resumen no contiene toda la información necesaria para la aplicación del documento normativo original al que se
refiere la portada. ICONTEC lo creo para orientar a su cliente sobre el alcance de cada uno de sus documentos y facilitar
su consulta. Este resumen es de libre distribución y su uso es de total responsabilidad del usuario final.

El documento completo al que se refiere este resumen puede consultarse en los centros de información de ICONTEC en
Bogotá, Medellín, Barranquilla, Cali o Bucaramanga, también puede adquirirse a través de nuestra página web o en
nuestra red de oficinas (véase www.icontec.org).

El logo de ICONTEC y el documento normativo al que hace referencia este resumen están cubiertos por las leyes de
derechos reservados de autor.

Información de servicios aplicables al documento aquí referenciado la encuentra en: www.icontec.org o por medio del
contacto cliente@icontec.org

ICONTEC INTERNACIONAL