NORMA TÉCNICA NTC-ISO

COLOMBIANA 30300

2013-08-28

INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN.
SISTEMAS DE GESTIÓN PARA REGISTROS.
FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO

E: INFORMATION AND DOCUMENTATION. MANAGEMENT

SYSTEMS FOR RECORDS. FUNDAMENTALS AND
VOCABULARY

CORRESPONDENCIA: esta norma es una adopción idéntica

(IDT), respecto al documento de
referencia, la norma ISO 30300:2011.

DESCRIPTORES: Información y documentación; gestión

de registros; fundamentos; vocabulario.

I.C.S.: 01.040.01; 01.140.20

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC)

Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. (571) 6078888 - Fax (571) 2221435

Prohibida su reproducción Editada 2013-09-04

 PRÓLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo

nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.

ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el
sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en
los mercados interno y externo.

La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica

está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último
caracterizado por la participación del público en general.

La NTC-ISO 30300 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2013-08-28.

Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.

A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a

través de su participación en el Comité Técnico 189 Archivo. Gestión de Documentos de la
STN del Archivo General de la Nación.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA

BANCO AGRARIO INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
BANCO DE LA REPUBLICA P & Z SERVICIOS LTDA.
BP DOCUMENT POLICÍA NACIONAL
COLVISTA S.A.S. PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
DEPARTAMENTO DE LA PROSPERIDAD PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA
SOCIAL SENA - DIRECCIÓN GENERAL
ECOPETROL SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHIVISTAS
G4S THOMAS GREG
GSE UNIVERSIDAD DE LA SALLE
INDEPENDIENTE - MYRIAM MARIN CORTÉS UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
PÚBLICO UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las

siguientes empresas:

AMERITEC S.A. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE

ARCHIVEROS SIN FRONTERAS LA FUNCIÓN PÚBLICA
ARIAS CONSULTING ECOFILM
ASCOLBI EJÉRCITO NACIONAL
COLARCHIVOS ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN
COLCIENCIAS PÚBLICA -ESAP-
COLEGIO AMERICANO FUNDACIÓN UNIVERSITARIA INPAHU
GESTIÓN DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA - INDEPENDIENTES - JORGE A.
GSE- MONTOYA G.
GRUPO ASD INDEPENDIENTES - JOSÉ EFRAIN FORERO
INDEPENDIENTES - ADDY ANDREA INDEPENDIENTES - JOSÉ LEONARDO
RODRIGUEZ CALDERÓN
INDEPENDIENTES - ADRIANA ORDOÑEZ INDEPENDIENTES - JOSÉ MAURICIO
INDEPENDIENTES - ALBA CLEMENCIA VARGAS
HENAO INDEPENDIENTES - JUAN OTTO MELO
INDEPENDIENTES - ALEJANDRA OROZCO INDEPENDIENTES - LEILA PAOLA FONSECA
INDEPENDIENTES - ALEXANDRA CELIS INDEPENDIENTES - LEYLA ELVIRA
AVILA RAMIREZ
INDEPENDIENTES - AMANDA SANCHEZ INDEPENDIENTES - LUZ MARINA
INDEPENDIENTES - ANDRÉS RODRIGUEZ
ALEXANDER VEGA INDEPENDIENTES - LUZ MARY VARGAS
INDEPENDIENTES - ÁNGELA MARÍA INDEPENDIENTES - LUZ MIREYA GÓMEZ
RINCÓN INDEPENDIENTES - MARÍA DEL
INDEPENDIENTES - ÁNGELA PINZÓN CARMEN TRILLERAS
INDEPENDIENTES - ANGELICA ELEJAL INDEPENDIENTES - MARÍA DORA
INDEPENDIENTES - ANYELA RODRIGUEZ SUAREZ
INDEPENDIENTES - AURA RINCÓN INDEPENDIENTES - MARÍA EUGENIA
INDEPENDIENTES - AURELIANO SANDOVAL
HERNÁNDEZ INDEPENDIENTES - MARÍA HELENA GÓMEZ
INDEPENDIENTES - CAMILO ROJAS INDEPENDIENTES - MARÍA LUCILA
INDEPENDIENTES - CARLOS ANDRÉS ZAMBRANO
MUÑOZ INDEPENDIENTES - MARÍA SOLEDAD
INDEPENDIENTES - CARLOS ANDRÉS PINO RIVEROS
INDEPENDIENTES - CARLOS NEIRON INDEPENDIENTES - MARLY YOLIE
PUENTES QUINTANA
INDEPENDIENTES - CESAR ALBEIRO INDEPENDIENTES - MARTHA HELENA
MOTOYA ARANGO
INDEPENDIENTES - CLARA INES ROMERO INDEPENDIENTES - MARTHA PATRICIA
INDEPENDIENTES - CLAUDIA CAMACHO VARGAS MORENO
INDEPENDIENTES - DAVID ANDRÉS INDEPENDIENTES - MÓNICA BERNAL
CORRALES INDEPENDIENTES - NANCY GALLO
INDEPENDIENTES - DIANA VIVET PRIETO INDEPENDIENTES - NAYIBE SOACHA
INDEPENDIENTES - DIEGO ANDRÉS INDEPENDIENTES - NELSON SANCHEZ
CAMPOS INDEPENDIENTES - NIDIA PATRICIA
INDEPENDIENTES - EDGAR MAURICIO ESPINDOLA
GONZALEZ INDEPENDIENTES - NINFA MERCEDES
INDEPENDIENTES - EDWIN ALONSO SOSSA NARANJO
INDEPENDIENTES - ELVIA MARÍA SOLER INDEPENDIENTES - NOHORA YEMID
INDEPENDIENTES - ENNIO PRADA QUITIAN
INDEPENDIENTES - ESMERALDA INDEPENDIENTES - NOHRA PATRICIA
QUINTERO VELA
INDEPENDIENTES - FRANCISCO SERRATO INDEPENDIENTES - NUBIA ESPERANZA
INDEPENDIENTES - FREDDY JARAMILLO CORTES
OROZCO INDEPENDIENTES - NURIAN OMAIRA
INDEPENDIENTES - FREDDY VELÁSQUEZ ROJAS
INDEPENDIENTES - JAIRO ALEXANDER INDEPENDIENTES - OSCAR HERNÁN
PEÑA SERRATO
INDEPENDIENTES - JAVIER IBAN UMAÑA INDEPENDIENTES - ROSMY YESENIA
VILLAMARIN
INDEPENDIENTES - RUBÉN DIARIO YAIMA INVERSIONES AJOVECO S.A.
INDEPENDIENTES - RUBENUID ROMERO MARQUEZ URIZA
INDEPENDIENTES - RUTH ELENA VALLEJO MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y
INDEPENDIENTES - RUTH SANCHEZ COMERCIO
INDEPENDIENTES - SANDRA ELIANA RUIZ MINISTERIO DE INTERIOR Y JUSTICIA
INDEPENDIENTES - SANDRA LILIANA MINISTERIO DE TRANSPORTE
RONCANCIO PASSWORD LTDA.
INDEPENDIENTES - SANDRA SIERRA PROCURADURÍA
INDEPENDIENTES - TRINIDAD ROJAS PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
INDEPENDIENTES - VIANNEY LUCIA SECURE DATA DE COLOMBIA
GARZÓN SIDEIN
INDEPENDIENTES - WILSON SANCHEZ SOFTWARE INTEGRADO
INDEPENDIENTES - YOLANDA RANGEL THOMAS GREG.
INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN UNIVERSIDAD EXTERNADO
Y DEPORTE -IDRD- UNIVERSIDAD JAVERIANA

ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.

DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 30300 RESUMEN

CONTENIDO

Página

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................1

1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN ........................................................................3

2. FUNDAMENTOS DE UN SGR .....................................................................................3

2.1 RELACIÓN ENTRE EL SGR Y EL SISTEMA DE GESTIÓN .......................................3

2.2 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN .........................................................................4

2.3 NECESIDAD DE UN SGR ............................................................................................4

2.4 PRINCIPIOS DE UN SGR ............................................................................................7

2.5 ENFOQUE DE PROCESOS AL SGR ..........................................................................8

2.6 ROL DE LA ALTA DIRECCIÓN ...................................................................................9

2.7 RELACIONES CON OTROS SISTEMAS DE GESTIÓN ...........................................10

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ...................................................................................11

3.1 TÉRMINOS RELACIONADOS CON REGISTROS ....................................................11

3.2 TÉRMINOS RELACIONADOS CON GESTIÓN .........................................................12

3.3 TÉRMINOS RELACIONADOS CON PROCESOS DE GESTIÓN

DE REGISTROS .........................................................................................................12

3.4 TÉRMINOS RELACIONADOS CON EL SGR ............................................................14

BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................................18

DOCUMENTO DE REFERENCIA ..........................................................................................19

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 30300 RESUMEN

Página

ANEXO A (Informativo)
METODOLOGÍA USADA EN EL DESARROLLO DEL VOCABULARIO .............................15

FIGURAS

Figura 1. Normas sobre SGR elaboradas por el ISO/TC 46/SC 11

y normas internacionales e informes técnicos relacionados ............................................2

Figura 2. Estructura de un SGR ............................................................................................9

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 30300 RESUMEN

INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN.
SISTEMAS DE GESTIÓN PARA REGISTROS.
FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO

INTRODUCCIÓN

El éxito de una organización depende en una gran medida de la implementación y

mantenimiento de un sistema de gestión diseñado para mejorar continuamente el desempeño,
al tiempo que se tienen en cuenta las necesidades de todas las partes involucradas. Los
sistemas de gestión ofrecen metodologías para tomar decisiones y gestionar recursos
destinados a lograr las metas de la organización.

La creación y gestión de registros son integrales a las actividades, procesos y sistemas de

cualquier organización. Los registros posibilitan la eficiencia del negocio, la rendición de
cuentas, la gestión del riesgo y la continuidad del negocio, y también que las organizaciones
aprovechen el valor de sus recursos de información como activos del negocio, comerciales y
del conocimiento, y contribuyan a la preservación de la memoria colectiva, en respuesta a los
desafíos del entorno global y digital.

Las normas de sistemas de gestión (Management System Standards, MSS) brindan

herramientas para que la alta dirección implemente un enfoque sistemático y verificable para el
control organizacional en un ambiente que estimule buenas prácticas del negocio.

Las normas sobre sistemas de gestión para registros, elaboradas por el ISO/TC 46/SC 11,
están diseñadas para ayudar a las organizaciones de cualquier tipo y tamaño, o a grupos de
organizaciones con actividades de negocio compartidas, a implementar, operar y mejorar un
sistema de gestión para registros eficaz (en adelante se denominará SGR). El SGR dirige y
controla una organización para los propósitos de establecer una política y objetivos con
relación a los registros y al logro de dichos objetivos. Esto se hace mediante el uso de:

a) roles y responsabilidades definidos;

b) procesos sistemáticos;

c) medición y evaluación;

d) revisión y mejora.

La implementación de una política y objetivos de los registros, basados en forma sólida en los
requisitos de la organización, asegurará que se cree y gestione información autorizada y
confiable, evidencia las actividades de la organización, que sean accesibles a quienes las
necesitan y el tiempo que se requiera. La implementación exitosa de una política y objetivos
apropiados acerca de los registros da como resultado sistemas de gestión de registros
adecuados para todos los propósitos de una organización.
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NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 30300 RESUMEN

La implementación de un SGR en una organización también ayuda a asegurar la transparencia

y trazabilidad de las decisiones tomadas por la gerencia responsable, y al reconocimiento de la
rendición de cuentas.

Las normas sobre SGR elaboradas por el ISO/TC 46/SC 11 se desarrollan dentro de la
estructura de normas de sistemas de gestión, de manera que sean compatibles y compartan
elementos y metodología de otras normas de sistemas de gestión. La ISO 15489-1 y otras
normas e informes técnicos internacionales desarrollados también por el COMITE, son las
herramientas principales para el diseño, implementación, seguimiento y mejora de procesos y
controles de registros que operan bajo el gobierno del SGR, cuando las organizaciones
determinan desplegar la metodología de normas de sistemas de gestión.

NOTA La norma ISO 15489-1 es la norma básica que codifica las mejores prácticas para las operaciones de
gestión de registros.

La estructura de las normas del SGR elaboradas por el ISO/TC 46/SC 11, ya sea publicadas o
en preparación, se presentan en la Figura 1.

Figura 1. Normas sobre SGR elaboradas por el ISO/TC 46/SC 11 y Normas Internacionales e informes
técnicos relacionados

Estas normas se aplican como una estructura y guía para:

a) establecer la gestión sistemática de políticas, procedimientos y responsabilidades sobre

los registros, independientemente de su propósito, contenido o soporte;

2
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 30300 RESUMEN

b) determinar las responsabilidades, competencia y rendición de cuentas de las

organizaciones respecto a sus registros y las políticas, procedimientos, procesos del
sistema de gestión de registros;

c) diseñar e implementar un SGR; y

d) lograr resultados de calidad del SGR por medio de la evaluación del desempeño y de la
mejora continua.

Los destinatarios de estas normas son:

1) La alta dirección, que toma decisiones concernientes al establecimiento e

implementación de sistemas de gestión dentro de la organización;

2) aquellos responsables de la implementación del SGR, tales como profesionales en las

áreas de gestión del riesgo, auditorías, gestión de registros, tecnología de la
información y seguridad de la información.

1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

Esta norma define términos y definiciones aplicables a las normas de SGR elaboradas por el
ISO/TC 46/SC 11. También establece los objetivos para el uso de un SGR, brinda los principios
para un SGR, describe un enfoque de procesos y específica los roles de la alta dirección.

La presente norma es aplicable a cualquier tipo de organización que desee:

a) establecer, implementar, mantener y mejorar un SGR como apoyo para su organización;

b) asegurar la conformidad con su política de gestión de registros;

c) demostrar la conformidad con esta norma mediante

1) la realización de una autoevaluación y una autodeclaración, o

2) la confirmación de su autodeclaración por una parte externa a la organización, o

3) la certificación de su SGR por una parte externa.

2. FUNDAMENTOS DE UN SGR

2.1 RELACIÓN ENTRE EL SGR Y EL SISTEMA DE GESTIÓN

Todas las organizaciones crean y controlan los registros como resultado de la realización de
sus actividades, con el fin de lograr los objetivos organizacionales.

El SGR establece la estructura de la política, objetivos y directivas para controlar los registros
de la organización en su sistema de gestión de registros, y asegura que este sistema cumpla
los requisitos de la organización.

Dentro del marco del SGR, los procesos y controles de los registros se diseñan, implementan y
supervisan para cumplir con las políticas, objetivos y directrices. Esto incluye determinar como
los procesos y controles de los registros son administrados por el sistema de gestión de

3
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 30300 RESUMEN

registros, y como ellos se relacionan con los demás sistemas de gestión para propósitos de
valoración y evidencia de los resultados.

Los propios sistemas de gestión, incluido el SGR, crean registros. Estos registros, y la forma en
que son gestionados retroalimentan las nuevas actividades organizacionales, tales como el
desarrollo de nuevos productos o servicios. Los registros también se pueden usar para hacer el
seguimiento de la operación de los sistemas de gestión y determinar el grado de cumplimiento
de estos sistemas y actividades con los requisitos organizacionales. De esta manera, el SGR
gobierna los requisitos de los registros de otros sistemas de gestión, al igual que los propios.

2.2 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

Una organización o grupo de organizaciones puede usar cualquier elemento o todos los
elementos de las normas sobre SGR elaboradas por el ISO/TC 46/SC11 de acuerdo con el
contexto y requisitos de su negocio, que incluyen:

a) el tamaño y complejidad de la organización u organizaciones, o los procesos que

requieren controles de los registros;

b) el nivel de riesgo del negocio relacionado con tener controles inadecuados de los
registros;

c) la motivación para la mejora interna, con el fin de satisfacer la demanda potencial futura
de las partes interesadas;

d) las demandas o expectativas específicas de las partes interesadas.

Las normas sobre SGR elaboradas por el ISO/TC 46/SC 11 pueden ser utilizadas:

1) para uno o más procesos específicos del negocio dentro de una organización;

2) en toda la organización, abarcando todos los procesos del negocio;

3) para varias organizaciones con procesos de negocio compartidos, como por ejemplo, en
un sector específico, con socios comerciales o mediante una sociedad en colaboración.

Cuando se implementan las normas sobre SGR elaboradas por el ISO/TC 46/SC 11, una
organización debería consultar los requisitos y orientación de la legislación nacional, las
reglamentaciones y normas que se aplican en la jurisdicción pertinente.

…
BIBLIOGRAFÍA

[1] ISO 704:2009, Terminology Work. Principles and Methods.

[2] ISO 9000:2005, Quality Management Systems. Fundamentals and Vocabulary.

[3] ISO 10241-1, Terminological Entries in Standards. Part 1: General Requirements and
Examples of Presentation.

[4] ISO 15489-1:2001, Information and Documentation. Records Management. Part 1:

General.

4
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 30300 RESUMEN

[5] ISO/TR 26122:2008, Information and Documentation. Work Process Analysis for
Records.

[6] ISO/IEC 27000:2009, Information Technology. Security Techniques. Information Security

Management Systems. Overview and Vocabulary.

[7] GB/T 19100-2003 (China), Terminology Work. Establishment of Concept System.

[8] ISO/TMB/TAG13-JTCG Final draft High Level Structure and Identical Text for MSS and
Common MS terms and Core Definitions, February 2011.

5
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 30300 RESUMEN

IMPORTANTE

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refiere la portada. ICONTEC lo creo para orientar a su cliente sobre el alcance de cada uno de sus documentos y facilitar
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