PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE ELEMENTOS Y EQUIPOS DE

PROTECCION PERSONAL

1. OBJETIVO GENERAL.

Determinar requisitos que regulen el proceso integral de (gestión) compra, entrega,

sustitución/cambio y disposición final, y fijar responsables y responsabilidades de los
diferentes niveles de la organización que intervienen en la administración de los elementos y
equipos de protección personal.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.

• Fijar requisitos para la adquisición de elementos y equipos de protección personal

adecuados, que cumplan con especificaciones técnicas definidas en la matriz de EPP.

• Establecer lineamientos que regulen la entrega oportuna de los elementos y equipos

de protección personal a los trabajadores.

• Regular la sustitución/cambio de los equipos y elementos de protección personal,

garantizando el constante suministro de acuerdo a las necesidades de los
trabajadores.

• Implementar un control en el manejo residual de los elementos y equipos de

protección personal, con el fin prevenir la contaminación, impedir su reutilización y
afianzar el compromiso con la protección del medio ambiente y las personas.

1. ALCANCE.

Este documento aplica a todos los trabajadores de la empresa independiente de su tipo de

contratación involucrados en la gestión de elementos y equipos de protección personal frente
a la exposición a riesgos,.

2. RESPONSABLES/RESPONSABILIDADES.

RESPONSABLE RESPONSABILIDADES
• Garantizar y suministrar los recursos necesarios para la
Gerencia aplicación del presente procedimiento.
• Difundir a los trabajadores el presente documento.
Jefes de área • Velar por el cumplimiento de lo establecido en el presente
Coordinador de SST documento.
• Actualizar el procedimiento cada vez que sea necesario, con
la participación de las diferentes áreas.
 • Diligenciar los registros e informes que correspondan a la
gestión.
• **Brindar capacitación, instrucción y entrenamiento a los
trabajadores respecto a los riesgos y elementos y equipos de
protección personal que se deben usar en cada área.
• Generar la solicitud de entrega y/o reposición del equipo de
protección personal de sus trabajadores (cuando se trate de
reposición indicar el motivo de su reposición).
• Autorizar la entrada y salida de los elementos y equipos de
Bienes y servicios
protección personal.
• Recepción, resguardo y entrega de los elementos de
protección personal.
• Diligenciar los registros e informes de la gestión que le
correspondan.
• Llevar a cabo la disposición final de los elementos y equipos
de porcionero personal.
• Generar los pedidos de elementos y equipos de protección
personal para mantener el stock mínimo.
• Retener el equipo de protección de recambio e indicar
observaciones respecto de frecuencia de cambio, daño
Almacenista prematuro u otro de relevancia.
• Registrar en el informe las observaciones indicadas en las
solicitudes de elementos y equipos de protección personal.
• Hacer firmar al trabajador que solicita la reposición de algún
equipo de protección personal, en su correspondiente ficha
personalizada de cargos.
• Destruir y eliminar los elementos y equipos de protección
personal devueltos para reposición y devolución.
• Cuando se trate de devoluciones (por la causal que sea),
avisará al coordinador SST quien será el responsable por
definir su eliminación.
• Usar los elementos y equipos de protección personal de
acuerdo con el oficio o la actividad que va a desarrollar.
• Mantenimiento y cuidado de los elementos y equipos de
protección personal que se le suministren.
Trabajadores en
• Informar las novedades que se le presenten en relación con
general
los elementos y equipos de protección personal.
• No prestar, cambiar, permutar, vender, eliminar o retirar su
equipo de protección personal.
• Entregar el equipo deteriorado como evidencia del recambio.

**La información acerca de los riesgos a los cuales se exponen los trabajadores y la
capacitación en uso y cuidado de los equipos y elementos de protección personal se
realizara por medio de la escuela virtual AUDIFARMA.
 1. DEFINICIONES.

• Asignación: decisión por la cual se determina que una cosa le corresponde a una
persona.
• Capacitación: Proceso educativo corto por el que se adquieren conductas,
conocimientos y habilidades técnicas. En uso, informar al trabajador sobre como
ponerse y usar correctamente los EPP, como medida de control en el contexto de la
seguridad y salud en el trabajo. En mantenimiento, informar al trabajador la manera
adecuada de cuidar los EPP como medida de control para mantener las propiedades
protectoras o “vida útil” de los EPP el mayor tiempo posible.
• CAVA: Centro de Atención Virtual Audifarma, aplicativo interno para gestión de
solicitudes de cliente interno.
• Compra: obtener o adquirir, a cambio de un precio determinado, un producto, un bien
o un servicio.
• Disposición final: depositar residuos permanentemente en sitios y condiciones
adecuadas para evitar daños al medio ambiente.
• Elemento de Protección Personal (EPP): dispositivo diseñado específicamente para
ser llevado o sujetado por el trabajador con el fin de proteger partes del cuerpo que se
encuentran expuestos a riesgos durante el ejercicio de una labor y debe contar con
requerimientos específicos según las normas de control de calidad y confort.
• Entrega: poner una cosa en disposición de alguien o bajo su responsabilidad.
• Equipo de Protección Personal: Conjunto de elementos de protección personal
destinados a proteger uno o mas riesgos que amenacen la seguridad del trabajador.
• Eventualidad: suceso inesperado, algo que ocurre sin previo aviso y se plantea de
forma imprevista.
• Formato: documento diseñado para codificar información para ser almacenada.
• Lugar de trabajo: Espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas con el
trabajo, bajo el control de la organización (OHSAS 18001 –2007).
• Mantenimiento: conservación de una cosa en buen estado para evitar su
degradación.
• Peligro: Fuente, situación o acto con potencial para causar daño en términos de daño
humano o deterioro de la salud, o una combinación de éstos (OHSAS 18001 – 2007).
• Recepción: transferencia de propiedad entre un proveedor y un cliente.
• Recursos: elementos disponibles para resolver una necesidad o para llevar a cabo
una idea.
• Relleno sanitario: lugar destinado a la disposición final de los residuos después de
haber recibido determinados tratamientos.
• Responsable: Persona que tiene a su cargo la dirección y vigilancia de una empresa
o determinada actividad.
• Responsabilidades: deberes u obligaciones que debe cumplir una persona.
• Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un suceso o exposición
peligrosa y la severidad del daño o deterioro de la salud que puede causar el suceso o
exposición (OHSAS 18011 – 2007).
• Selección: elección de una o varias cosas entre un conjunto por un determinado
criterio o motivo.
• Sustitución: remplazo o cambio por algo de características similares y que cumpla la
misma función.
• Vida útil: duración estimada que un objeto puede tener cumpliendo correctamente
con la función para la cual ha sido creada.
 1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO.

6.1. Gestión compra de elementos y equipos de protección personal.

• Realizar un dictamen técnico que justifique la adquisición de los equipos y elementos

de protección personal, de acuerdo con la relación precio, confort, resistencia,
normativa aplicable y su vida útil.
• Realizar un análisis de acuerdo a la solicitud y a la matriz de equipos y elementos de
protección personal.
• Realizar las cotizaciones de acuerdo con el registro de distribuidores autorizados, de
ser necesario solicitar asesoría.
• Entregar la solicitud de compra al área encargada con las respectivas cotizaciones
(mínimo 3) y un registro detallado de elemento, cantidad y especificaciones para la
adquisición de los elementos de protección personal requeridos, para que se genere
la orden de compra al proveedor.
• Diligenciar el formato de orden de compra de elementos y equipo de protección
personal.
• Expedir orden de compra.
• Solicitar al distribuidor los equipos y elementos de protección personal.
• Recepción de los equipos y elementos de protección personal, realizando la
respectiva inspección autorizando el recibo o rechazo de los mismos.

6.2. Gestión entrega de elementos y equipos de protección personal.

• El responsable del almacén debe recibir la solicitud de equipos o elementos de

protección personal para el trabajador mediante CAVA. Si la autorización es por escrito
verificar o constatar con la persona que autoriza.
• Comprobar la existencia de los equipos o elementos de protección personal a
entregar.
• Analizar la petición tomando como referencia la matriz de equipos y elementos de
protección personal y las actividades que realiza o realizará el trabajador (debe ser
acorde con la actividad a realizar, garantizando la mitigación o control del peligro al
que se está expuesto).
• Registrar la información de los equipos o elementos de protección personal en el
formato de entrega de EPP, en caso de que no haya existencia de algún EPP “no se
debe registrar”.
• Entregar y solicitar al trabajador la firma de recibido de los equipos y elementos de
protección personal, en el formato de entrega de EPP y verificando que se
encuentran en buenas condiciones.
• Registrar la salida de los equipos y elementos de protección personal en el documento
o sistema diseñado para tal fin.

6.3. Gestión sustitución/cambio de elementos y equipos de protección personal.

 • El trabajador debe informar al jefe inmediato la eventualidad presentada con su equipo
o elemento de protección personal.
• El jefe inmediato mediante un CAVA realiza la solicitud de entrega, cambio o
reposición del equipo o elemento de protección personal según sea la necesidad, al
área de bienes y servicios.
• Bienes y servicios verifica la disponibilidad del recurso y autoriza la entrega, cambio o
reposición de los EPP, por parte del almacén.
• El encargado del almacén entregara los EPP siguiendo el procedimiento de entrega
de EPP y anotando la eventualidad en las observaciones.
• Dar de baja el EPP suministrado del inventario general.
• Separar los EPP usados para ser sometidos a la disposición final.

Nota: El cambio o reposición de los equipos y elementos de protección personal solo se

realizara cuando:

• Haya terminado la vida útil de estos.

• Se detecte que haya sufrido algún deterioro que ponga en riesgo la seguridad y salud
del trabajador.
• Por perdida o robo.

6.4. Gestión eliminación de elementos y equipos de protección personal.

• El responsable del almacén debe separar los equipos deteriorados y/o dañados por el
uso y depositarlos en recipientes especialmente habilitados para su posterior
disposición final; no pudiendo ser regalado o reutilizado.
• Realizar la clasificación de acuerdo a las características de los elementos y equipos
de protección personal.
• Destruya (trozar, romper, etc) totalmente los elementos y equipos de protección
personal programados para su disposición final para así evitar su comercialización o
reutilización.
• Una vez separado el EPP son almacenados hasta que sea programada la fecha para
su eliminación, todo depende de la capacidad de almacenamiento.
• Se procede a su eliminación mediante el envió a relleno sanitario o incineración.
• Cuando están dispuestos para ser enviados a relleno sanitario, éstos son entregados
al carro recolector de la empresa prestadora del servicio de aseo, la cual los lleva
hasta el relleno sanitario.
• La frecuencia de eliminación se realizará de acuerdo a la cantidad de equipo de
protección devuelto, pudiendo ser ésta tanto diaria, semanal, etc.
• De la eliminación de los equipos debe quedar una constancia, mediante un formato
denominado Acta de Incineración o disposición final, el cual debe ser firmado por
el coordinador de SST. En dicha acta se indican todos los equipos que se eliminaran y
debe concordar con el inventario general de EPP.

1. DOCUMENTOS RELACINADOS.
• Matriz de elementos y equipos de protección personal.
• Formato solicitud de compra de elementos y equipos de protección personal.
• Formato orden de compra.
• Registro de entrada y salida de elementos y equipos de protección personal.
• Formato de entrega de elementos y equipos de protección personal.
• Acta de incineración o disposición final de elementos y equipos de protección
personal.

1. MODELO DE GESTION DE ELEMENTOS Y EQUIPOS DE PROTECCION PERSONAL.