Informe Final Activos Fijos PDF

INFORME AUDITORIA ACTIVOS FIJOS
– INVENTARIOS -
BOGOTÁ, OCTUBRE DE 2018
Sede Administrativa: calle 66 N° 15-41

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www.subrednorte.gov.co
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I.- ASPECTOS PRELIMINARES DE LA AUDITORÍA.
Objetivo General:
Examinar y evaluar la efectividad del sistema de control interno, en relación con el

cumplimiento de procesos y procedimientos, manejo adecuado de los riesgos que puedan
afectar al proceso auditado y su mitigación a través de los controles, con el fin de
determinar su cumplimiento así como el grado de contribución de la gestión con los
objetivos institucionales.
Objetivos específicos.
 Verificar el cumplimiento de políticas, normas y procedimientos para el manejo de

los activos fijos.
 Verificar los controles que se tienen establecidos para minimizar los riesgos que se
tienen identificados en el manejo de estos recursos.
 Verificar el cumplimiento de funciones y responsabilidades de quienes tienen la
administración y manejo de los diferentes bienes.
 Verificar el cumplimiento de las acciones de mejora propuestas en los planes de
mejoramiento vigentes.
 Verificar el esquema de seguros que amparan los activos fijos.
 Comprobar el cálculo de la depreciación de los diferentes activos.
 Comprobar el registro correcto de los traslados que se realizan de los activos fijos
dentro de la Institución.
 Verificar si existen bienes hurtados o perdidos y acciones realizadas.
 Verificar el estado de los bienes de la Subred, su ubicación, responsable, datos de
placa denominación del mismo, por medio de la toma de una muestra selectiva.
Alcance.
Valoración del desempeño del proceso objeto de auditoría durante el periodo

comprendido entre el 1 de Enero de 2017 a junio 2018.
Se auditará el proceso de Activos Fijos de la Subred Norte, en lo referente a verificar los

seguros de los activos de la Subred, el sistema información de activos fijos, conciliación
con contabilidad, movimientos y actualización de inventarios, comprobación del físico y el
sistema según muestra, Directiva 003 de 2013 verificación de los siniestros y pérdidas
entre otras actividades.
La auditoría se desarrollará mediante la utilización de herramientas tales como,

entrevistas, observaciones, pruebas selectivas, recopilación documental, políticas,
procedimientos establecidos en nuestro programa de trabajo y en general todas las
actividades que se estimen apropiadas para obtener la evidencia necesaria para respaldar
las conclusiones y observaciones de esta auditoría.

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Criterios: Ley 1474 de 2011, Directiva 003 de 2013, Resolución 001 de 2001 de la
Secretaria de Hacienda Distrital, Decreto 2649 de 1993, Ley 734 de 2002, Ley 594 de
2000.
II.- RESULTADOS DE LA AUDITORIA.
En la realización de la presente auditoria, se pudo comprobar que el método de

depreciación aplicada a los activos fijos es la de línea recta y la vida útil de estos es la
sugerida en el Régimen de Contabilidad Pública, y el Manual de Políticas Contables de la
Subred Norte.
A efectos de verificar los registros contables y consolidar los inventarios en cada una de
las cuentas del balance, en todas sus fases, y establecer la evidencia de los resultados
patrimoniales de la entidad, el profesional de Activos Fijos lleva el inventario valorizado de
los bienes de propiedad de la Subred discriminando individualmente por dependencias.
El Grupo de Activos Fijos depuró y consolidó la información a través del proceso de

inventario físico realizado en la vigencia 2017, el cual se convirtió en la base de los saldos
iniciales que a través de las políticas NIIF adoptadas por la Resolución 848 del
15/12/2016, Manual de políticas Contables Subred Norte, establecen la clasificación de
los inventarios y el procedimiento financiero a realizar sobre los mismos.
El Acuerdo 641 de 2016, por medio del cual se efectúa la reorganización del Sector Salud
en el Distrito Capital, determinó la fusión de las Empresas Sociales del estado que
conforman actualmente la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E., lo que
implicó la unificación de sus inventarios. Estas políticas generan un proceso de
actualización y levantamiento físico de inventarios, clasificación y reclasificación de los
bienes reportados en desarrollo a la parametrización del nuevo aplicativo en sistemas de
información (Clinical Suit), controlando mensualmente sus movimientos y saldos entre
control de activos y los estados financieros
Conciliaciones con Contabilidad.
De acuerdo a lo comunicado por el líder del proceso de activos fijos, Gabriel Henao, una
vez puesto en marcha el módulo de activos fijos en el sistema de información Clinical Suit,
se grabaron los saldos iniciales el 27/03/2018 correspondientes a los registros del mes de
septiembre de 2017 y se dio inicio a los movimientos de ingresos para los meses de
octubre, noviembre y diciembre de 2017 con el fin de grabar movimientos, generar
reportes y analizar los saldos y el comportamiento en la distribución de las cuentas de
depreciación. (Acta Arranque Módulo)
Al cierre de la vigencia 2017 el módulo de activos fijos muestra para las cuentas del activo
unos saldos conciliados en estados financieros, no obstante, presentó un mayor valor

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reflejado en las cuentas de depreciación por valor de $ 430.643.668, frente a lo registrado
contablemente, tal como consta en el Acta Saldos Activos fijos a Contabilidad, una vez
revisa la información contenida en el módulo de activos fijos, en cuanto a la fecha de
registro, vida útil generada, saldos por grupo, subgrupo, cuenta y subcuenta, fechas de
adquisición y fechas iniciales de depreciación de los activos, resultado informado a
Contabilidad. (Acta Reclasificación Contabilidad).
Por lo anterior, se concluyó que la depreciación acumulada presentó diferencias entre

grupos y en el valor total, esto obedeció a las variaciones en las fechas de adquisición, las
cuales fueron revisadas para la implementación de módulo de activos fijos.
En el siguiente cuadro se observan las diferencias presentadas en las cuentas

depreciación de activos fijos y contabilidad:
Depreciacion Depreciacion Saldo final

GRUPO DESCRIPCIÓN Saldo Iniciales
Act. Fijos 2017 Contabilidad 2017
10 EDIFICACIONES 103.400.273.000 30.193.708.148 30.204.939.487 -11.231.339
12 TERRENOS 183.527.831.000 0
10 HERRAMIENTAS Y ACCESOSRIOS 981.768.917 583.141.227 593.087.827 -9.946.600
10 EQUIPOS DE CONSTRUCCION 2.705.420.032 2.136.911.718 2.136.911.718 0
16 EQUIPOS DE INVESTIGACIÓN 663.998.034 875.020.283 539.098.237 335.922.046
18 EQUIPO DE LABORATORIO 932.405.205 0
20 EQUIPO MQ DE URGENCIAS 4.553.853.819 2.449.304.837 2.857.565.684 -408.260.847
22 EQUIPO DE HOSPITALIZACION 10.833.644.119 6.645.403.264 7.200.865.928 -555.462.664
23 OTROS EQUIPOS DE HOSPITALIZACIÓN 55.220.327 0
24 EQUI QUIROFANOS Y SALAS DE PARTO 17.595.459.972 10.807.793.905 9.645.927.276 1.161.866.629
25 OTROS EQ. QUIROFANOS Y SALAS DE PARTO 774.636.689 0
26 EQUIPO DE APOYO DIAGNOSTICO 7.071.847.877 4.891.187.164 4.385.957.407 505.229.757
28 EQUIPO DE APOYO TERAPEUTICO 1.516.649.285 1.272.899.071 1.527.683.261 -254.784.190
30 EQUIPO DE SERVICIO AMBULATORIO 4.137.444.898 2.562.163.658 2.555.873.555 6.290.103
33 EQUIPO ODONTOLOGICO 125.918.731 80.669.056 1.095.251.298 -1.014.582.242
31 MUEBLES Y ENSERES 4.300.843.078 2.719.033.661 2.904.767.386 -185.733.725
32 OTROS EQU. DE SERVICIO AMBULATORIO 5.807.958 0
34 EQUIPOS Y MAQUINAS DE OFICINA 130.889.630 190.963.324 33.992.972 156.970.352
35 OTROS MUEBLES Y EQUIPOS DE OFICINA 193.973.857 0
36 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN 812.602.980 646.407.551 705.563.874 -59.156.323
37 OTROS EQUIPOS DE COMUNICACIÓN 16.608.053 0
38 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN 6.422.187.815 6.218.821.819 6.258.142.804 -39.320.985
39 OTROS EQUIPOS DE COMPUTACIÓN 980.130.219 0
40 EQUIPOS DE TRANSPORTE 4.059.846.978 2.590.931.158 2.622.266.599 -31.335.441
42 EQUIPO DE HOTELERIA 2.681.596.206 1.244.664.249 518.103.073 726.561.176
44 EQUIPO RESTAURANTE Y CAFETERIA 177.198.771 96.981.143 775.429.804 -678.448.661
46 EQUIPO LAVANDERIA 135.237.836 89.384.868 164.605.583 -75.220.715
358.793.295.286 76.295.390.104 76.726.033.773 -430.643.669
Fuente: Activos Fijos

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Analizados los movimientos reflejados por el módulo de activos, se procede a certificar los
saldos correspondientes al mes de junio de 2018 con la finalidad de conciliar y generar
una información homogénea con saldos contables, reflejando un reporte veraz y oportuno
en los estados financieros (Acta Certificación de saldos junio 2018). Una vez presentados
los saldos en el módulo de activos fijos, la oficina de contabilidad procede a hacer los
movimientos y posibles ajustes de los registros, en aras de dar cumplimiento a la
conciliación y reclasifica entre las cuentas de la depreciación acumulada de acuerdo a los
informes entregados por el área de activos fijos, resultando el Acta de Conciliación de
Contabilidad y Activos fijos, a 30 de junio de 2018.
Para la presente vigencia, activos fijos ejecutó los procesos de ingreso, traslados,
depreciaciones, bajas y demás, a través del sistema de información con interfaces de
corte mensual, presentando las posibles diferencias a depurar y conciliar entre los
módulos.
A la fecha el módulo de activos fijos no presenta diferencias de saldos en el costo

histórico ni en el valor de la depreciación acumulada con el módulo de contabilidad en
sus los libros auxiliares, como se observó anteriormente se realizaron actas de
conciliaciones entre las dos áreas.
En los siguientes cuadros se muestran los valores conciliados entre inventarios y

contabilidad – estados financieros:
SALDOS POR GRUPOS DE INVENTARIO, CONCILIADOS CON ESTADOS FINANCIEROS

A JUNIO 30 DE 2018.
GRUPO DESCRIPCIÓN SALDO DEPRECIACIÓN TOTAL
0 Bienes En Bodega 741.960.299 0 741.960.299
0 Bienes No Explotados 72.667.751 0 72.667.751
12 Terrenos 182.825.886.000 0 182.825.886.000
10 Edificaciones 102.054.045.032 30.787.245.166 71.266.799.866
14 Redes Líneas y Cables 981.768.917 605.254.297 376.514.620
15 Maquinaria Y Equipo 2.878.061.711 2.169.218.895 708.842.816
16 Equipos De Investigación 667.449.034 421.800.652 245.648.382
18 Equipo De Laboratorio 966.799.205 494.619.700 472.179.505
20 Equipo Maq. de Urgencias 4.625.266.789 2.567.722.593 2.057.544.196
22 Equipo De Hospitalización 12.683.463.823
6.933.831.437 6.254.767.625
23 Otros Equipos De Hospitalización 505.135.239
24 Equipo de Quirófanos y Salas de Parto 18.144.480.638
11.236.084.991 7.683.032.336
25 Otros Equ. de Quirófanos Salas de Parto 774.636.689
26 Equipo De Apoyo Diagnostico 7.071.847.877 5.011.844.230 2.060.003.647
28 Equipo De Apoyo Terapéutico 1.532.354.285 1.286.790.954 245.563.331
30 Equipo De Servicio Ambulatorio 4.137.444.898
2.649.451.716 1.493.801.140
33 Otros Equipos De Servicio Ambulatorio 5.807.958
31 Equipo Odontológico 125.918.731 83.182.939 42.735.792

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32 Muebles Y Enseres 4.596.999.781 2.814.487.777 1.782.512.004
34 Equipos Y Máquinas de Oficina 130.889.630
198.343.058 127.520.429
35 Otros Muebles Y Equipos De Oficina 194.973.857
36 Equipos De Comunicación 842.205.056
657.767.138 201.045.971
37 Otros Equipos De Comunicación 16.608.053
38 Equipos De Computación 6.651.600.451
6.355.665.899 1.276.064.771
39 Otros Equipos De Computación 980.130.219
40 Equipos De Transporte 5.979.867.418 2.674.261.764 3.305.605.654
42 Equipo De Hotelería 2.688.974.206 1.346.519.694 1.342.454.512
44 Equipo Restaurante Y Cafetería 177.198.771 101.846.069 75.352.702
46 Equipo Lavandería 135.237.836 91.022.472 44.215.364
TOTAL 363.189.680.154 78.486.961.441 284.702.718.713
Informe de Activos fijos a 30 de junio de 2018.
SALDO ACTIVOS EN PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO - CONTABILIDAD 363.189.680.153
BIENES EN BODEGA 741.960.299

BIENES NO EXPLOTADOS 72.667.751
TERRENOS 182.825.886.000
EDIFICACIONES 102.054.045.032
REDES DE AIRE 981.768.917
MAQUINARIA Y EQUIPO 2.878.061.711
EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO 51.240.605.165
MUEBLES Y ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA 4.922.863.268
EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION 8.490.543.779
EQUIPO DE TRANSPORTE 5.979.867.418
EQUIPO DE HOTELERIA 3.001.410.813
DEPRECIACIÓN ACUMULADA 78.486.961.441
TOTAL ACTIVOS PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 284.702.718.712
Fuente: Resumen - Estados Financieros a 30 de junio de 2018.
Movimiento de Traslado de Bienes.
Los referentes de activos fijos de las diferentes Unidades de Servicios de Salud como son
Usaquén, Suba, Chapinero, Simón Bolívar y Engativá, vienen realizando traslados entre
funcionarios y dependencias con el fin de actualizar la información únicamente en los
registros de inventarios, a través del formato traslado de elementos devolutivos e
inventarios CODIGO: AP-AT-F-01-02 con la finalidad de tener soporte y poder legalizar el
movimiento de bienes en servicio, además son los encargados de actualizar las
novedades de traslado en los sistemas de información y efectuar periódica y
sistemáticamente las pruebas y seguimientos necesarios para el debido control del
inventario de los bienes en servicio y su verificación de estado de conservación.
Para corroborar si el sistema de información en el módulo de inventarios se viene

actualizando con los respectivos traslados, tanto internos y externos de la Subred Norte,
esta oficina realizó toma física de inventarios a 429 elementos aleatoriamente a las

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diferentes Unidades de Servicios de Salud – (Simón Bolívar, Chapinero, Usaquén,
Engativá y Suba), para analizar y comparar contra el listado del sistema de información de
modulo tomando los saldos iniciales - septiembre 2017. Como resultado de esta actividad
es posible concluir que los inventarios individuales de los funcionarios no coinciden con
los inventarios verificados por esta oficina.
Por lo anterior, la OCI visitó a los referentes de activos fijos de las Unidades de Servicios
de Salud y verificó que se vienen efectuando los movimientos de traslados manualmente
en el formato de traslado sin ser causados en el respectivo módulo del sistema de cada
uno de los referentes de activos fijos hasta que no se realice la toma física de inventarios
de la Subred Norte. La anterior situación presenta un riesgo de pérdida de los elementos
que han sido traslados entre oficinas y sedes al no contar con un registro unificado del
movimiento de dichos bienes.
El líder del proceso de Activos fijos explica que el sistema de información en el módulo de
activos fijos, se viene actualizando por cada uno de los referentes las USS de acuerdo a
la circular 016 del 3 de mayo de 2018 en la que menciona que se realizará la toma física
de inventarios a partir del 1 de junio hasta diciembre 31 de 2018.
Sin embargo, cuando se tenga la toma física por cada una de las unidades de servicios de
salud de la Subred Norte E.S.E. a 31 de diciembre de 2018, se deben establecer los
bienes sobrantes y faltantes de acuerdo a lo registrado en las novedades de los traslados
y así poder conciliar esta información con los registros contables, para generar posibles
ajustes financieros.
Debido a la no actualización del sistema de información módulo de activos fijos se

presentan los siguientes inconvenientes:
a) El sistema de información módulo de activos fijos verificados por la OCI encontró

que funcionarios de contrato retirados de la Subred Norte, tenían cantidad de elementos a
cargo con su respectiva valorización como se ve en el siguiente cuadro:
Retirados con activos fijos

Responsable Cantidad Valor
QUINTERO MENDEZ JHON FREDY 112 $ 1.165.680.053
CARLOS EDUARDO LUNA ZAPATA 188 $ 345.166.671
MELO VARGAS JORGE ENRIQUE 31 $ 183.884.233
CORVA PEREZ RICHARD ALFONSO 24 $ 147.523.670
MARTELO DOMINGO GELIZ 66 $ 55.630.856
GARZON SALAMANCA JENNIFER 66 $ 27.598.027
AGON LLANOS CARLOS HUMBERTO 92 $ 19.806.853
QUINTERO MARTINEZ ALBA LILIANA 29 $ 7.865.855

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AMAYA SANTANA CLAUDIA PATRICIA 6 $ 6.412.796
ANGEL DEVIA KELLY JOHANNA 8 $ 4.994.989
MAYORGA QUINTERO MARI LUZ 13 $ 4.668.576
TERESA DE JESUS PLAZAS PERALTA 3 $ 3.265.440
VELANDIA PATINO CAROL ADRIANA 9 $ 3.235.132
ALVARO IGNACIO GUERRERO DEVIA 1 $ 2.995.000
VALVUENA MOJICA YEIMY JULIETH 3 $ 1.672.178
Total general 651 $ 1.980.400.329
Fuente: Informe del módulo de activos fijos.
Al no contar con un registro único de traslados e inventario unificado en el sistema, se

está incurriendo en un riesgo de gran magnitud ya que es posible que no se encuentren
dichos elementos y/o que el responsable retirado no haya hecho entrega de dichos
bienes. Adicionalmente, se evidencia incumplimiento del objetivo del procedimiento
Manejo y control de entrega y traslado de bienes de funcionarios y/o contratistas.
b) Igualmente se observa en el siguiente cuadro de funcionarios con concentración

de activos fijos
Responsable Cantidad Valor
ESCOBAR CARLOS FERNANDO 246 3.084.581.153
GAVIRIA CASTELLANOS JORGE LUIS 836 2.181.211.804
CALLEGOMEZ SANDRA 1133 2.041.327.675
MUÃ‘OZ CUERVO JENNY MARCELA 1025 1.907.417.053
CELIS CASTAÑEDA LUZ ASTRID 279 1.797.260.665
SANCHEZ DIAZ JULIA HAYDEE 5 1.580.670.392
URREGO VARGAS DAHYANA CAROLINA 4531 1.488.281.658
SOLUCIONES DE GTH SAS 2382 1.314.884.493
ROJAS CAMELO FLOR ALBA 557 1.279.926.785
ZAMUDIO PARRA CARLOS ALBERTO 48 1.219.102.289
QUINTERO MENDEZ JHON FREDY 112 1.165.680.053
PRADODE LA GUARDIA RONAL 884 1.159.315.689
ALMANZA BARRAGAN LIBIA ANGELIC 370 1.103.247.258
CORREA JARAMILLO OSCAR IVAN 172 1.088.250.661
HERNANDEZ RODRIGUEZ MACEDONIO 485 1.077.207.658
QUINTERO QUINTERO OLGA YOLIMA 181 1.056.473.684
GERMAN BECERRA OSCAR ALFONSO 711 1.048.528.479
TOTAL 25.593.367.449
Fuente: Informe del módulo de activos fijos
En el anterior cuadro se puede evidenciar que existen funcionarios y/o contratistas que
son responsables de una alta concentración elementos, situación que pone en riesgo la
custodia de dichos elementos y por consiguiente se presenta el peligro de pérdida dado

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que dichos elementos que son usados por múltiples funcionarios los cuales no se
responsabilizan de manera adecuada.
Verificación de placas.
a) Plaquetas en mal estado.
En la toma aleatoria de inventario realizada, se evidenciaron elementos de placas en mal

estado (rotas y borradas) lo que dificultó la identificación de elementos en la Unidad de
Servicios de Salud Chapinero, que se relacionan a continuación.
TOMA ALEATORIA DE INVENTARIO

OFICINA DE CONTROL INTERNO
ID PLACA(S) DESCRIPCION / NOMBRE UBICACIÓN SEDE NOMBRE

Carlos Agon /
Silla Interlocutora Jurídica USS Chapinero
1 Sin Placa - arrancada Roció Baro
Placa Dañada / Puesto de trabajo sin Carlos Agon /
Jurídica USS Chapinero
2 v109962 Chap. Cajonera Roció Baro
Sin Placa de la Subred -
Archivador con Carlos Agon /
arrancada/ V109941 Jurídica USS Chapinero
cajonera Roció Baro
3 Chp.
Sin Placa de la Subred - Carlos Agon /
Silla Giratoria Jurídica USS Chapinero
4 /01240120 S. Bolívar Roció Baro
Sin Placa de la Subred - Carlos Agon /
Silla Giratoria Jurídica USS Chapinero
5 /HI2394 Eng. Roció Baro
Sin Placa de la Subred - Archivador con Gilberto
Contabilidad USS Chapinero
6 Rota /V109909 Chap. cajonera Rodríguez Lee
Archivador con
Se borró /V109912 Contabilidad USS Chapinero Linlleni González
cajonera
7 Chap.
Roger Sutaneme
dañada /V109918 Puesto de trabajo Biomédica USS Chapinero
/ Yenny Ortega
8 Chap.
Sin Placa de la Subred - Recursos
Leonardo
Arrancada /H08022 Silla Giratoria Físicos- Mtto USS Chapinero
Rendón
9 Eng. Automotriz
Lo anterior implica la necesidad de hacer mantenimiento y verificar el estado de las placas

para cambiar las defectuosas a fin de que cuando se realice la toma física de inventarios
no se tenga inconvenientes en su verificación.

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b) Duplicidad de plaquetas
Tabla de placas duplicadas.

NOMBRE ELEMENTO PLACA VALOR NOMBRE UBICACIÓN NIT/CEDULA RESPONSABLE
SUBA SEGUNDO SUBRED INTEGR DE
NIVEL 6900 9.584.457.000 ACTIVOS F USAQUEN 900971006 SERV SALUD NO
CAMILLA TRAUMA ACTIVOS BODEGAS HENAO CORTES
MARCA 6900 8.198.873 SIMON 79578146 GABRIEL HIGINIO
CAMILLA TRAUMA ACTIVOS BODEGAS HENAO CORTES
EN ACER0 6900 8.052.717 SIMON 79578146 GABRIEL HIGINIO
CPU COMPUMAX 6900 1.218.084 ADMISIONES SIMON 52869716 LOPEZ MUÑOZ IVETTE
MONITOR UCI INT ADULTOS SUBRED INTEGR DE

MULTIPARAMETRO 33905 5.582.371 SIMON 900971006 SERV SALUD NO
MONITOR U QUEMADOS PED SUBRED INTEGR DE
MONITOR U QUEMADOS PED SUBRED INTEGR DE
RIÑONERA EN
ACERO OBSERVACIÓN CAMI SOLUCIONES DE GTH
INOXIDABLE 33905 16.588 CHAPINERO 900127659 SAS

RIÑONERA EN
ACERO MED INTERNA CAMI GERMAN BECERRA
INOXIDABLE 33913 16.588 CHAPINERO 79433757 OSCAR ALFONSO
USAQUEN SUBRED INTEGR DE

ARCHIVO 7900 438.437.000 ACTIVOS F USAQUEN 900971006 SERV SALUD NO
SIMON BOLIVAR SUBRED INTEGR DE
ARCHIVO 7900 438.437.000 ACTIVOS F USAQUEN 900971006 SERV SALUD NO
PRADODE LA GUARDIA
MESA PUENTE 7900 345.680 OBSERVACIÓNSIMON 11795403 RONAL
MONIOR MED INTERNA SUBRED INTEGR DE


TEL: 6583030/3499080
INF: Línea 195
AP-GI-F-07-03
MONITOR MED INTERNA SUBRED INTEGR DE
MONITOR MED INTERNA SUBRED INTEGR DE
SUBRED INTEGR DE
GRANJA 900 198.359.000 ACTIVOS F USAQUEN 900971006 SERV SALUD NO
SUBRED INTEGR DE
NUEVA ZELANDIA 900 409.049.000 ACTIVOS F USAQUEN 900971006 SERV SALUD NO
FISIOT Y REHAB CAMI SIERRA BELTRAN
CPU COMPUMAX 900 993.961 SUBA 53041617 CLAUDIA LILIANA
Fuente: Módulo de activos fijos.
Se evidenció doble placado en algunos de los activos, lo cual puede generar

inconvenientes a la hora de la toma de inventarios.
Procedimientos – manuales – Instructivos.
La Subred Integrada de servicios de Salud Norte E.S.E. tiene establecidos y actualizados

el manual de procesos y procedimientos, instructivos y formatos para el manejo de activos
fijos, los cuales se detallan a continuación:
AP-AT-F-01-02-TRASLADOS
AP-AT-F-02-02-SALIDA TEMPORAL
AP-AT-F-03-02-CONCEPTO DE BAJA
AP-AT-F-04-03-TOMA FISICA
AP-AT-F-05-02-INGRESO O SALIDA BINES PERSONALES
AP-AT-I-01-01-INSTRUCTIVO DE TRASLADOS
AP-AT-I-02-01-INSTRUCTIVO DE INGRESO
AP-AT-I-03-01-INSTRUCTIVO DE INVENTARIO
AP-AT-I-04-01-INSTRUCTIVO DE BAJAS
AP-AT-M-01-01-MANUAL MANEJO Y CONTROL DE BIENES
AP-AT-PC-01-01-FOLLETO CONTROL DE BIENES
MANUAL DE REPORTES
MANUAL DEL USUARIO ACTIVOS FIJOS
MANUAL DEL USUARIO ACTIVOS FIJOS-ACTUALIZACIÓN
Esta documentación se encuentra actualizada y socializada en la Intranet.
Avalúos a los Bienes Inmuebles.
Se realizó la actualización de avalúos de los bienes inmuebles (Edificaciones y terrenos)

por un costo de $133.757.756 Pesos Mcte. en desarrollo del contrato de prestación de
servicios 073 del 2018 - Gesvalt Latam S.A.S., empresa que entrega en magnético y físico
los cuadernillos de avalúos por inmueble, especificando lo siguiente: en medio magnético

TEL: 6583030/3499080
INF: Línea 195
AP-GI-F-07-03
se encuentra el RDA – Registro Nacional de Avaluador en la categoría de urbanos y
especiales bajo el No 1971, así mismo el RAA – Registro Abierto de Avaluadores en la
categoría de Urbanos, rurales y especiales bajo el No Aval – 71756211; de igual manera,
se encuentra carpeta de certificados de tradición y libertad por inmueble, copias de los
certificados de impuesto predial 2018, carpeta por localidad con los inmuebles objeto
avaluó y subcarpeta por cada uno con los reportes respectivos e informe digital.
El líder del proceso de Activos Fijos, Gabriel Henao mediante Acta 04 del 20 de Junio de
2018; verifica el cumplimiento de la obligaciones técnicas específicas de la finalización del
contrato de prestación de servicios 073 de 2018 y recibe los cuadernillos de los avalúos
de los bienes inmuebles e informe final de la subred Norte E.S.E.
Adicionalmente, con lo anterior se soporta el cumplimiento del hallazgo del plan de

mejoramiento de la Revisoría Fiscal en el 100% en lo referente a que la “Subred Norte
E.S.E. no ha realizado el avalúo de la propiedad planta y equipo a 31 de diciembre
de 2017 con base en lo establecido en las normas de la Contaduría General de la
Nación.”.
Pólizas de seguros para activos fijos.
La Subred cuenta con el contrato No.143 de 2017 suscrito con La Previsora S.A
(Compañía de Seguros) que se encuentra vigente hasta el 27 de julio de 2018, cuyo
objeto es el aseguramiento de todos los bienes inmuebles y muebles de la propiedad de
la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte ESE o aquellos que se encuentran bajo
su control, tenencia, responsabilidad o custodia, ubicados en el territorio nacional contra
los daños o pérdidas Materiales a consecuencia de cualquier riesgo, tanto por eventos
internos como externos, tal como reza el condicionado de la póliza.
A continuación se muestra el valor total del contrato con sus respectivas prorrogas y
adiciones con el fin de ampliar las coberturas en tiempo y valor de las pólizas.
CONTRATO No. 143 de 2017 - La Previsora S.A VALOR

Vigencia: 01/07/2017 al 01/02/2018 VALOR INICIAL 999.831.927
Vigencia : 01/02/2018 al 18/03/2018 PRORROGA No. 1 128.199.976
PRORROGA No. 2 326.934.563
Valor Inicial:18/03/2018 al 27/07/2018
ADICION NO. 1 14.264.291
TOTAL 1.469.230.757
La subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E. tiene asegurados todos los
bienes de la Entidad, de conformidad a las pólizas expedidas por la compañía
aseguradora la Previsora S.A., tal como se detallada en el siguiente esquema:

TEL: 6583030/3499080
INF: Línea 195
AP-GI-F-07-03
SEGUROS LA PREVISORA S.A.
POLIZA DE SEGUROS
No POLIZA VIGENCIA DESDE VIGENCIA HASTA
Póliza daños materiales combinados 1002771 14/03/2018 27/07/2018
Responsabilidad civil clínicas y hospitales 1007138 14/03/2018 27/07/2018
Automóviles colectiva 1010569 14/03/2018 27/07/2018
Transporte de mercancías / todo riesgo valores 1003860 14/03/2018 27/07/2018
Manejo póliza global sector oficial 1005316 14/03/2018 27/07/2018
Responsabilidad Civil 1007149 14/03/2018 27/07/2018
Responsabilidad civil servidores públicos 1007139 14/03/2018 27/07/2018
Fuente: Dirección Administrativa.
De acuerdo con las condiciones técnicas expuestas en la oferta de cotización del contrato
No. 143 de 2017, se expidieron las pólizas de seguros No. 1002771, 1007138, 1010569,
1003860, 1005316, 1007149 y 1007139 vigentes hasta el 27 de julio de 2018, las cuales
amparan los riesgos de labores y operaciones, incendios, sustracción, terremoto,
automóviles, y responsabilidad civil de los servidores públicos que amparan los activos
de la Institución.
Activos en proceso de reclamación por pérdida o Hurto a la compañía

Aseguradora.
En la siguiente matriz de siniestros y hurtos, se relacionan el estado, trámites y pagos de

elementos relacionados con reclamación, liquidación y/o reposición de bienes de la
Subred:
VALOR
NÚMERO DE FECHA DE VALOR
ELEMENTO RECLAMADO INDEMNIZADO OBSERVACIONES
SINIESTRO SINIESTRO RESERVA
/ LIQUIDADO
20316-17-70 OK DOCUMENTACION SE ENVIA
04/11/2016 Portátil Toshiba
CASO 51202 2.000.000 04/10/2017
20284-16-70 SE ENVIA COTIZACION SOLICITADA
13/01/2016 Monitor De Signos Vitales Ref 16771
CASO 42488 1.500.000 09/08/2017
20272-16-70 Cabezote Otoscopio Equipo De Órganos OK SE ENVIAN DOCUMENTOS
28/10/2015
CASO 40623 Wench Allyn 2.500.000 SOLICITADOS 04/10/2017
20275-16-70 Fonendoscopio OK YA SE ENVIO LA
26/09/2015
CASO 40617 Tensiómetro Anaeroide 5.000.000 DOCUMENTACION REQUERIDA
20280-16-70 COTIZACION OK / SE ENVIA A
25/12/2015 Monitor Marca Mindray
CASO 42148 400.000 PUIZANO - SINIESTROS
20296-16-70 Desfibrilador Welch Allyn #6996 - Serie OK SE ENVIA DOCUMENTACION
08/07/2016
CASO 46000 91009 - Modelo Pci 30 1.500.000 SOLICITADA 05/10/2017
20289-16-70 Fonendoscopio OK SE ENVIA DOCUMENTACION
15/04/2016
CASO 44332 Tensiómetro 115.600 SOLICITADA
20271-16-70 OK SE ENVIA DOCUMENTACION
21/11/2015 Pulsoximetro Marca Edan
CASO 40624 3.000.000 SOLICITADA 04/10/2017
26721-16-70-13 Proceso Penal 110016000049201509661 EN ESPERA NOTIFICACION
CASO 39599 Investigada Dra. Ruth Stella Roa 5.000.000 SENTENCIA
20274-16-70 POR DEFINIR RECURSOS FISICOS SI
20/11/2015 Antena Y Radiotransmisor
CASO 40619 2.500.000 SE ARREGLO
PENDIENTE POR DEFINIR POR
20241-14-70 29/10/2014 Daños En La Infraestructura
7.650.000 ASEGURADORA - DESISTIDO

TEL: 6583030/3499080
INF: Línea 195
AP-GI-F-07-03
SE ESTAN RECOLECTANDO LOS
DOCUMENTOS YA QUE POR LA
69003-15-70 Daños Causados Por El Vehículo De
03/10/2015 ANTIGÜEDAD SE HA PERDIDO
CASO 57779 Placas Ock370 500.000 -
CONTINUIDAD EN LA CONSECUCION
DE DOCUMENTOS
20299-16-70
27/07/2016 Puerta De Vidrio INDEMNIZADO
CASO 46392 990.000
20294-16-70
26/05/2016 Vidrio Aulas Educativas INDEMNIZADO
CASO 45850 380.000
20309-17-70
22/05/2016 Vidrio Garita INDEMNIZADO
CASO 49595 234.000
20273-15-70
01/12/2015 Daño Vidrio Garita De Vigilancia INDEMNIZADO
CASO 40621 738.000
20288-16-70
27/03/2016 Rampa De Acceso Y Piso INDEMNIZADO
CASO 44508 55.887.234
69736-16-70 28/03/2016 Daños Obi547 INDEMNIZADO AL TALLER
1.013.840
20246-15-70
05/01/2015 Portátil Placas 13923 INDEMNIZADO EN JUNIO 2016
CASO 31280 1.266.825
69611-16-70 23/02/2016 Daños A Motocicleta Placas Awt-31e INDEMNIZADO EN JUNIO 2016
918.836
70851-16-70 22/06/2016 Placas Ojx932 PAGADO REPARADO
500.000
VEHICULO YA ENTREGADO Y EN
72255-16-70 23/12/2016 Placa OJY015
39.769.584 FUNCIONAMIENTO ACTUALMENTE
Fuente: Dirección Administrativa – Pólizas de seguros.
Una vez verificada la matriz de siniestro y hurtos de la subred Integrada de Servicios de

Salud Norte E.S.E. se obtuvo lo siguiente:
SINIESTROS / HURTOS CANTIDAD

SE ENVIAN DOCUMENTOS (COTIZACIONES) 8
EN ESPERA NOTIFICACION SENTENCIA 1
POR DEFINIR RECURSOS FISICOS Y ASEGURADORA 2
PENDIENTE DE DOCUMENTACION 1
INDEMNIZADOS 8
PAGADO REPARADO 1
VEHICULO YA ENTREGADO Y EN FUNCIONAMIENTO
ACTUALMENTE 1
TOTAL 22
De los 22 siniestros se observa que 8 se encuentran en entrega de documentación

(cotizaciones), 1 por notificación de sentencia, 2 por definir por la aseguradora y el otro
por Recursos Físicos, 1 por pendiente de documentación, las demás se realizaron las
respectivas indemnizaciones 8, reparación 1 y arreglo 1 a los diferentes sinestros y
hurtos, sin embargo se observa que las enviadas por cotizaciones, por definir y pendiente
por documentación tienen fechas de siniestros de vigencias de 2014, 2015 y 2016 y que
fueron actualizadas para la vigencia 2017 debido a la fusión de los hospitales, se observa
que estos siniestros se vienen tramitando tardíamente debido a que se está buscando los
respectivos soportes.
Aunque se tiene actualizada la matriz de siniestros y hurtos para control y seguimiento de

los bienes y así tener conocimiento del estado en que se encuentran, se evidenció gestion
y decisiones de aquellos siniestros que se encuentran de vigencias anteriores para su

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trámite de reclamación y posterior liquidación, la cual puede suceder inconvenientes de
desistimiento y objeción por la aseguradora.
Certificación de entrega de los bienes.
Todo servidor público o contratista al momento de su retiro de la subred deberá entregar

los bienes al supervisor de contrato o al jefe inmediato, para legalizar la entrega del bien
y deberá obtener certificación de recibido a satisfacción o la refrendación del formato
traslado de elementos devolutivos e inventarios expedido por la Oficina de Activos Fijos.
Teniendo en cuenta lo anterior:
a) La OCI solicitó a Talento Humano una relación de los funcionarios de planta que
se hayan retirado en el primer semestre de 2018 con el fin de verificar certificaciones de
legalización de inventarios de bienes en servicio.
A continuación se muestra en el siguiente cuadro la relación de funcionarios retirados:
NOMBRE CARGO
ANA BAQUERO PARRADO AUXILIAR DE ENFERMERIA
CLEMENCIA PINZON MEDINA MEDICO
FANNY GARZON SERRATO SECRETARIA
INES PATRICIA MARTINEZ MIRANDA DIRECTOR TECNICO
ISABEL SIERRA CARDENAS ENFERMERA
JANETH PATRICIA BUITRAGO -
MARIA VELOZA BERNAL AUXILIAR AREA DE SALUD
MARIO A. CONTRERAS CORTES TECNICO OPERATIVO
MARTHA FONSECA NOVOA -
MERCEDES CUERVO SANCHEZ AUXILIAR ADMINISTRATIVO
NYDIA PRIETO VEGA INSTRUMENTADORA QUIRURGICA
Fuente: Talento Humano
Una vez analizados los soportes de este listado, se comprobó que la Oficina de Activos
Fijos verificó la legalización del formato de inventario de bienes en servicios (Cod.AP-AT-
F-16-1) y el formato de traslado de elementos devolutivos e inventarios (Cod. FR-F-18-1)
con sus respetivas firmas para dar el respectivo paz y salvo a los funcionarios retirados.
En cuanto a los funcionarios de planta, se da cumplimiento de la entrega del cargo, de

igual manera, se tiene conocimiento del formato de solicitud movimiento de elementos por
parte del proceso de Talento Humano, el cual permite controlar la entrega de los bienes
devolutivos por parte de los funcionarios que se retiran de la institución.
b) En lo referente a los contratos de OPS: Se verificaron contratos de prestación de

servicios a fin de conocer si los interventores o supervisores formalizaron la legalización y

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devolución de los bienes entregados a los contratistas que se retiraron en la vigencia
2017, mediante acta de entrega o en el formato traslado de elementos devolutivos e
inventarios.
En el siguiente cuadro a continuación se toma una muestra de 34 contratos de OPS -12

contratos del 2017 y 22 de 2018.
.No.
VIG. NOMBRE CONTRATISTA PERFIL OBSERVACIONES
Cto
David Alexander Arango Médico Internista e No existe certificación de
4277 2017
Román Intensivista entrega
No existe certificación de
4291 2017 Juan Carlos Rodríguez Mora Enfermero (A)
entrega
Autorizador Urgencias, No existe certificación de
4466 2017 Juan David Caicedo Mosquera
Cirugía y Hospitalización entrega
4631 2017 Carlos Mario Palacio Benavides Médico Cirujano De Tórax
entrega
Facturador Consulta No existe certificación de
4742 2017 Oscar David Pineda Cárdenas
Externa entrega
4756 2017 Jian Sebastián Lara Acosta Auxiliar Cartera Y Glosas
entrega
4761 2017 Sandra Patricia Sánchez Patiño Médico General – Aph
entrega
4774 2017 Carlos Eduardo Cardona H. Médico Veterinario
entrega
4786 2017 Blanca Paola Peñafiel Martínez Médico Veterinario
entrega
4949 2017 Alexander Ramírez Lubin Auxiliar De Enfermería Aph
entrega
4970 2017 Carolina Guzmán Barrero Auxiliar De Laboratorio
entrega
Victoria De Jesús Ruiz No existe certificación de
5013 2017 Médico General
Delarans entrega
Oscar Javier Hermosa Sin cláusula de
218 2018 Conductor de ambulancias
Rodríguez responsabilidad – inventario.
Sin cláusula de
372 2018 Mirta Liliana Quiñones Olaya Enfermero
responsabilidad – inventario.
Sin cláusula de
391 2018 Diana Giovanna Romero Ríos Auxiliar de enfermería
Sin cláusula de
656 2018 Damaris Rocha Marulanda Médico general - pediatría
Sin cláusula de
827 2018 Leidy Jahana Larrota Alarcon Enfermero (a)
Sin cláusula de
1208 2018 María Elena Vasquez Infante Auxiliar de farmacia
Sin cláusula de
1245 2018 Johana Leyton Chaguala Auxiliar de enfermería
Sin cláusula de
1628 2018 Jenniffer Celis Acero Aux. de atención al usuario
Claudia Milena Buitrago Sin cláusula de
1714 2018 Auxiliar de enfermera
Buitrago responsabilidad – inventario.

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Sin cláusula de
1747 2018 Lorena Julieth Torres Gómez Enfermero (a)
Facturador urgencias, Sin cláusula de
2175 2018 Laura Ximena Torres Castro
cirugía responsabilidad – inventario.
Facturador urgencias, Sin cláusula de
2187 2018 Daniel R.Santiago Velandia H.
cirugía responsabilidad – inventario.
Sin cláusula de
2545 2018 Miguel Ángel Espinel Muñoz Técnico en sistemas
Betsy Liliana Forero Sin cláusula de
3428 2018 Auxiliar de enfermería
Domínguez responsabilidad – inventario.
Sin cláusula de
3699 2018 Camilo Andrés Limas Larrarte Auxiliar de enfermería
Auxiliar de enfermería - Sin cláusula de
3824 2018 Ana Milena Beltrán Vanegas
APH responsabilidad – inventario.
Sin cláusula de
3947 2018 Yeisson Orlando Perilla Arias Enfermero (a)
Sin cláusula de
4077 2018 Iván Felipe Cruz Rojas Técnico en electro medicina
Gisell Brigith Buesaquillo Sin cláusula de
4160 2018 Auxiliar de farmacia
Muñoz responsabilidad – inventario.
Sin cláusula de
4164 2018 Andrés Felipe Ortegón Bernal Enfermero (a)
Sin cláusula de
4405 2018 Sandy Yamile Jamioy Velasco Terapeuta física
Sin cláusula de
4409 2018 Briyi Yulie Henao Bolaños Auxiliar de enfermería
Fuente: Contratación
En la verificación de las carpetas de los contratos del 2017, se evidenció que no existe
soporte alguno de actas de entrega o formato la devolución ni legalización de inventarios
de bienes en servicio por los contratistas.
Además de la verificación anterior, se analizó si existía alguna cláusula dentro de los

contratos de las vigencias 2017 y 2018 relacionada con obligaciones de responder por el
deterioro o perdida de elementos públicos, conservación y uso adecuado de los
elementos y se pudo constatar que no existe clausula alguna dentro de estos contratos.
Por lo anterior, se recomienda incluir en los contratos de OPS una cláusula que haga
relación con la entrega, conservación y uso adecuado de los elementos públicos y
obligaciones de responder por su deterioro o perdida. En el evento en que cualquier
funcionario, contratista o personal de comisión deba hacer entrega formal de los
elementos devolutivos, se hará por medio del formato “traslado de elementos devolutivos
e inventarios.
En caso de que el contratista o servidor público no haya efectuado la devolución de los

bienes entregados para el desarrollo del contrato o haga un uso inadecuado de los
mismos, el interventor, supervisor o jefe inmediato dejará constancia para efectos de
tomar las medidas administrativas y jurídicas a que haya lugar de acuerdo con lo

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AP-GI-F-07-03
establecido por la Ley 610 de 2000, Ley 80 de 1993, articulo 52 y Ley 734 de 2002, y
demás normas aplicables.
Los directores, jefes y coordinadores, deben informar al grupo de activos fijos, la fecha de
terminación del contrato, para que se efectúen los trámites de entrega de bienes. Si el
contratista no hace entrega formal de sus bienes es responsabilidad del jefe de la
dependencia donde prestaba los servicios.
Administración Documental.
La oficina de Gestión Documental viene adelantado capacitaciones y validando los

instrumentos de información pública con cada responsable de las oficinas productoras.
Además, esta oficina adelanta lineamientos, acompañamiento y seguimiento a los

avances en la implementación de tablas de retención documental y organización de
archivos de gestión, tal como consta en acta de Reunión 07/06/2018 Capacitación Tablas
de Retención.
Por lo anterior, la OCI verificó que el área de activos fijos conoce, identifica y organiza el
archivo con las denominaciones de series y subseries establecidas en la TRD, con su
respectiva codificación en documentos físicos en respectivo inventario.
De acuerdo a lo verificado, se tienen identificadas las carpetas de archivo según la

descripción de la TRD. Se cuenta con un registro completo de las comunicaciones
oficiales llegadas y enviadas por la oficina – Activos Fijos incluyendo el correo electrónico.
Se encuentra ordenado en carpetas y cajas el archivo de apoyo, con su respectivo

inventario de correspondencia.
Administración del Riesgo.
De conformidad con los lineamientos establecidos en la Ley 1474 de 2011 y el Acuerdo

de Junta Directiva 022 de 2016 de la Subred Norte, mediante el cual se adoptó la política
de Gestión de Riesgos de la Subred Integrada de Servicios de Salud del Norte, el
Procedimiento de Administración del Riesgo código: PL-P-07-01 y la Guía para la Gestión
del Riesgo de Corrupción 2015 del DAFP, la Oficina de Control Interno verificó
seguimiento y evaluación de riesgos del proceso gestión del ambiente físico y tecnológico
en la que se constató que cuenta con la formulación de riesgo de gestión; en estos hace
referencia a los relacionados con el manejo de los inventarios institucionales.
Adicionalmente, dentro de este proceso, se registran riesgos de corrupción asociados a

los inventarios.
Por lo anterior, el área de Activos fijos informa que se tienen los formatos
correspondientes al análisis del riesgo con fecha del 01/02/2018, el mapa de riesgos
proceso gestión del ambiente físico y tecnológico - control de activos fijos, con
seguimiento y monitoreo en el 2° Trimestre del 2018, al igual que el mapa de riesgos
anticorrupción con seguimiento y monitoreo en el 2° Trimestre del 2018.

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En el siguiente cuadro se muestra el seguimiento a los riesgos de gestión y corrupción
asociados a los inventarios.
MAPA DE RIESGOS DE GESTION

No. NOMBRE DEL RIESGO CRITICIDAD ACCION DE ANÁLISIS DE RESULTADOS
RIES DEL RIESGO CONTROL/DEFINICIÓN DE
GO LA ACCIÓN PREVENTIVA
R1 No ingreso de activos a los RIESGO Aplicación a controles a la El área de Control de Activos hace
inventarios MENOR entrega oportuna de mensualmente la interface de movimientos al
reportes de almacén. área de contabilidad, de acuerdo con los
Retroalimentación continúa ingresos radicadas en el sistema de
de los resultados del información lo que ha permitido llevar control
proceso entre almacén, exacto por grupo y cuenta de activos.
planeación, caja menor, Soporte de ello se puede evidenciar en el acta
recursos físicos y contable a junio 30 de 2018.
Administrativa para la toma Se adjuntan actas de conciliación entre activos
de correctivos. fijos y contabilidad con movimientos,
Conformación de equipo de correspondiente al mes de junio de 2018.
colaboradores altamente
comprometido.
R2 Incumplimiento en las metas RIESGO Actualización del manual de Para el 1er semestre de la vigencia 2018 se
de verificación de activos fijos MENOR bienes en propiedad planta y registra el 66.66% de la toma física de
equipo de la ESE, como guía inventarios de la Meta Anual establecida,
básica para el ejercicio del teniendo en cuenta que se ve afectada por el
control de activos. volumen en el traslado y creación de
Generación del aplicativo de ubicaciones, la puesta en marcha en el mes de
activos fijos en el sistema de Mayo de 2018 del módulo de activos en el
información sistema de información y su programación de
Retroalimentación continúa manejo y capacitación.
del proceso para la toma de
Se le da aplicación al manual de manejo y
correctivos.
control de los bienes en propiedad planta y
Conformación de equipo de
equipo, generado el 08 de septiembre de
trabajo con recurso humano
2017, aprobado por la Subred Norte, este
competente, comprometido
manual incluye lo contemplado en los
y con experiencia en el
instructivos de ingresos, traslados, inventarios
sector.
y bajas.
Seguimiento del
cumplimiento de metas de En cuanto a los controles adelantados a los
inventario. saldos generados por la Subred, se
implementó y desarrolló el proceso de
seguimiento y Conciliación con el área de
contabilidad, proceso mediante el cual se
busca individualizar las cuentas por grupos y
subgrupos de inventario de los diferentes
periodos para que desde contabilidad se
consolide la información en cuenta de
balance.
El área de control de activos cuenta con un
equipo de trabajo idóneo para el desarrollo de
las actividades, competente y con experiencia
en el sector.
R3 Información de activos no RIESGO Continuar ejecutando las El área de control de activos viene realizando
confiable MENOR actividades de depuración los cruces de información mensual tanto para
de Inventarios y establecer la información de saldos de activos como de

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un plan de depuración que depreciación, proceso que continuará con el
permita realizar seguimiento fin de realizar las revisiones y ajustes de
estricto de los registros. posibles diferencias en el mismo periodo que
Toma de decisiones en se presenten.
Comité de Activos y Comité
Para el 1er semestre de la vigencia 2018 NO
de Sostenibilidad Contable.
se presenta diferencias con el área de
Contabilidad.
El área de control de activos consolida su
información de gestión de forma mensual
mediante reportes y archivos definidos para
tal fin.
MAPA DE RIESGOS DE ANTOCORRUPCION

R1 Cohecho (Manipulación RIESGO *Fortalecer las Para el segundo trimestre de 2017 se hizo
indebida de información): MENOR capacitaciones del personal capacitación del personal de control de
Omitir, negar, retardar, falsear de control de activos fijos activos fijos en el manejo, desarrollo y
o entrabar la orientación o *Fomentar la cultura de actualización de los registros en el nuevo
suministro de información a autocontrol y la revisión módulo en el sistema de información clínica
los usuarios o organismos de periódica de novedades suite
control que la requieran a
No se reciben novedades.
cambio de dadivas, prebendas,
regalos, favores o cualquier Soporte: Acta de Capacitación.
otra clase de beneficios.
R2 Cohecho (Diligenciamiento RIESGO *Revisión y posible Durante el segundo trimestre se reciben
indebido de formularios): MENOR actualización del Manual de observaciones por no contar con el módulo de
Generar obstáculos o procedimientos activos fijos en el sistema de información
entrabamiento de trámites *Asignación clara de clínica suite.
abusando de su cargo o de sus responsabilidades en el Durante el trimestre se desarrolla y se pone
funciones con el fin de procedimiento en producción el módulo de activos fijos,
obtener dadivas, prebendas, *Fortalecer la realizando acciones de Fortalecimiento de las
agasajos, regalos, favores o corresponsabilidad frente al Competencia del Talento Humano y reuniones
cualquier otra clase de manejo y custodia de los de equipo, con el fin de mitigar o evitar la
beneficios a cambio de realizar activos de la entidad aparición del riesgo.
o obstaculizar los trámites
para la asignación de Soporte: Actas puesta en marcha modulo y
inventarios y demás servicios a seguimiento.
funcionarios o usuarios
vinculados o adscritos a la
SUBRED NORTE ESE
R3 Solicitar dádivas o acceder a RIESGO *Articular todos los procesos Se asignan nuevos usuarios al módulo de
soborno: Tolerar por parte del MENOR de activos fijos desde el producción y puntos de sistema de
supervisor de los contratos, el ingreso al almacén hasta el información en cada una de las unidades
incumplimiento en la calidad registro en inventarios y grandes de servicio, como son Suba, Engativá,
de los bienes y servicios libros contables Simón, Chapinero y Usaquén para disminuir
adquiridos por la SUBRED *Evaluar la gestión de la dificultades en el acceso por la implantación
NORTE ESE, o en su defecto, conciliación de saldos del sistema de información unificado como
los exigidos por las normas * Capacitar Subred, lo que genera demora en la toma
técnicas obligatorias, o permanentemente a los física de inventario y actualización del módulo
certificar como recibida a gestores del proceso de en cuanto a ubicaciones y personas
satisfacción, obra, suministro inventario en sus responsables de los bienes, no siendo esto un
o servicio que no ha sido obligaciones riesgo para la correcta parametrización y
ejecutado a cabalidad a saldos contables.
cambio de un beneficio
particular

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R7 Peculado Por Apropiación: RIESGO * Desarrollar el módulo de Durante el segundo trimestre del año, se
Utilización impropia de la MENOR control de activos fijos genera el Manual de manejo y control de los
infraestructura, insumos, * Sensibilización en el uso y bienes en propiedad planta y equipo de la
dispositivos y equipos de la cuidados de los elementos Subred Norte, junto con 4 Instructivos
SUBRED NORTE E.S.E. entregados a los aprobados por Gestión de Calidad, que
buscando provecho particular, colaboradores para la regulan y controlan su proceso, así mismo se
usufructo y/o apropiamiento ejecución de funciones circulariza el inicio de la toma física de
de los mismos en detrimento inventario 2018.
de la institución
Se controla el manejo de las pólizas globales
que amparan los riesgos de los bienes y la
prestación de los servicios en la Subred Norte.
Se controla el diligenciamiento y presentación
de los formatos de movimiento de bienes e
inventarios y el registro de las minutas,
relacionando las entradas y salidas de Activos.
Se consolida el seguimiento a proveedores de
mantenimiento de Activos, mediante
formatos y las Hojas de vida de los equipos.
R8 Tráfico De Influencias: Ejercer RIESGO *Actualizar los Se pone en marcha el módulo de activos fijos,
cualquier clase de coacción MENOR procedimientos en cuanto a con saldos e información de inventarios con
sobre servidores públicos o la gestión de talento corte a septiembre de 2017, realizando
sobre particulares que ejerzan humano movimiento de ingreso y depreciación de los
funciones públicas invocando * Realizar auditorías del meses octubre, noviembre y diciembre de
influencias reales o simuladas, proceso 2017, cerrando e interfaz a través de archivos
para obtener provecho * Verificación interna de la planos la vigencia 2017.
personal o para terceros, o adherencia de los
Puesto en marcha y en producción el módulo
para que procedan en procedimientos
de activos fijos en el mes de Mayo de 2018, se
determinado sentido *Fortalecer los mecanismo
procede a actualizar los movimientos
(nombramientos irregulares, de comunicación e
respectivos de enero a mayo, saldando y
nepotismo). información de
reportando por el modulo interfaces con
requerimientos de control
contabilidad.
de activos
Se desarrolla análisis contable, conciliación de
cuentas del activo y depreciación con saldos
iguales a Junio 30 de 2018.
Se entregan manuales, instructivos y cuentas
de usuario a los referentes de activos fijos,
por parte de sistemas y el usuario líder del
módulo.
R9 Incumplimiento de funciones: RIESGO * Verificar y actualizar Existencia de manual, instructivos y formatos
Permitir y / o tolerar el MENOR manual de funciones de trabajo al proceso de control de activos,
incumplimiento de las normas *Realizar capacitación al aprobado por la oficina de calidad y la
y obligaciones establecidas interior del grupo en gerencia de la Subred.
para los funcionarios públicos relación al manual de
Se circulariza la realización del inventario
de la SUBRED NORTE ESE y la funciones y reglamento
físico vigencia 2018
aplicación de los Manuales de interno
Procesos y Procedimientos y *Crear puntos de control en
los Manuales de Funciones y el seguimiento e
Competencias a cambio de implementación del manual
dineros, dádivas o beneficios de funciones
particulares.
R10 Conflicto de Intereses: Cuando RIESGO *Actualizar los Se realiza periódicamente comité de
un colaborador, funcionario, o MODERADO procedimientos en cuanto a inventarios formalizando actas de reunión.
miembro de junta directiva no la gestión de talento

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se declarare impedido para humano Se realizan reuniones del grupo de trabajo del
actuar en un asunto cuando * Realizar auditorías del área de Control de activos formalizando actas
tenga interés particular y proceso de reunión.
directo en su regulación, * Verificación interna de la
gestión, control o decisión, o adherencia de los
lo tuviere su cónyuge, procedimientos
compañero o compañera *Fortalecer los mecanismo
permanente, o algunos de sus de comunicación e
parientes dentro del cuarto información de
grado de consanguinidad, requerimientos de control
segundo de afinidad o primero de activos
civil, o su socio o socios de
hecho o de derecho
R11 Concusión: Cuando un RIESGO * Formalizar y socializarlo el Se publica a través de la intranet, el manual
colaborador y/o funcionario MENOR instructivo de manejo de de procedimientos, instructivos y formatos de
exija descaradamente o bienes en propiedad planta y trabajo, al igual que un folleto informativo.
solapadamente a otros equipo
colaboradores o particular el *Realizar auditorías del
pago de dadivas o proceso
contribuciones para aceptar * Verificación interna de la
documentación o soportes adherencia de los
falsos de la hoja de vida o de procedimientos
un documento privado o
público
Por lo anterior se observa gestión de seguimiento y evaluación de los mismos, sin que
exista materialización de riesgo de cargue de información en el sistema, evaluación en el
proceso interno y adecuada actualización de inventarios.
Directiva 003 de 2013 de la Secretaria de la General Alcaldía Mayor de Bogotá.
De acuerdo a la Directiva 003 de junio 25 de 2013 emanada la Secretaria General de la

de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en lo referente a la perdida de elementos y documentos,
se tiene establecido en el folleto Control de Bienes y manual Manejo y Control de los
Bienes en Propiedad Planta y Equipo el procedimiento para la perdida de bienes de la
entidad, mediante pólizas que aseguran los bienes de la institución y se renuevan cada
año.
Además para minimizar los riesgos de pérdida se cuenta con el Mapa de Riesgos para el
proceso de Gestión del Ambiente Físico y Tecnológico (activos fijos) de la Subred
Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E., en el cual se identifica y define los posibles
riesgos para los activos de la entidad. Verificación del seguimiento que se realiza con la
oficina de Desarrollo Institucional, que hace los seguimientos cada trimestre.
En la verificación del contrato de vigilancia No 09 de 2018 - Empresa Unión Temporal

SYO que se suscriben queda claramente detalladas las obligaciones relacionadas con la
custodia de bienes y las responsabilidades del contratista estableciendo rigorosa
aplicación en caso de pérdida de elementos.

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En los Contratos verificados de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
Gestión Administrativa y Asistencial y se verifico que no existe dentro de ninguna cláusula
que hagan relación con la entrega, conservación y uso adecuado de los elementos
públicos y obligaciones de responder por su deterioro o perdida.
Seguimiento del Plan de Mejoramiento Revisoría Fiscal.
De acuerdo al seguimiento al Plan de Mejoramiento a las observaciones de la auditoria de

la Revisoría Fiscal se dio cumplimiento al 100% de los compromisos adquiridos,
observándose el cierre de los ciclos de mejora de dicho plan. Anexo Plan
mejoramiento.
PLAN DE MEJORAMIENTO REVISORIA FISCAL

HALLAZGO / INDICADOR
CAUSA ACCIONES DE
OPORTUNIDAD DE ESTADO
PRINCIPAL MEJORAMIENTO %
MEJORA
La |subred Norte E.S.E. no
ha realizado el avalúo de la
1. Realizar el avalúo De acuerdo al Acta 04 del 20 de
propiedad planta y equipo a
de la propiedad, Junio de 2018; Finalización Contrato
31 de diciembre de 2017 Realización
con base en lo establecido del avalúo
planta y equipo de de prestación de servicios 073 de 100%
la Subred Norte 2018, se reciben los cuadernillos de
en las normas de la
E.S.E. los avalúos de los bienes inmuebles.
Contaduría General de la
Nación.
Se Suscriben actas de:
Acta de arranque módulo de activos
fijos el 27/03/2018
Oficio de presentación saldos a
contabilidad 09 a 12/2017 el
11/04/2018
Cálculo de adiciones, Riesgo sobre 1. Implementación Acta de saldos a 31/12/2017 con
retiros y depreciación se la información y puesta en marcha contabilidad el 11/05/2018
realiza en hoja de cálculo manejada por del módulo de Acta de reclasificación de saldos
100%
Excel activos fijos activos fijos contabilidad el 15/05/2018
Acta seguimiento casos de uso
aplicativo el 13/06/2018
Acta seguimiento funcionalidades
aplicativo el 18/07/2018
Acta de conciliación saldos
contabilidad activos fijos junio 2018
Fuente: Activos Fijos
No Conformidades.
En desarrollo del análisis efectuado al proceso auditado, se evidenciaron las siguientes no

conformidades:
1.- Al auditar el proceso del sistema del módulo de Activos Fijos se detectaron doble
placado en algunos de los activos, como se observa en la tabla de placas duplicadas.

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2.- En la verificación de la matriz de siniestros y hurtos de la Subred Integrada de
Servicios de Salud Norte E.S.E se evidencio que se debe dar prioridad en las gestiones y
decisiones de aquellos siniestros que se encuentran de vigencias anteriores (2014 y
2015) para su trámite de reclamación y posterior liquidación, la cual puede suceder
inconvenientes de desistimiento y objeción por la aseguradora.
3.- En la verificación de las 12 carpetas de los contratos OPS del 2017, se evidenció que
no existe soporte alguno de actas de entrega Activos Fijos o legalización del formato de
inventario de bienes en servicios (Cod.AP-AT-F-16-1) ni el formato de traslado de
elementos devolutivos e inventarios (Cod. FR-F-18-1) por los contratistas.
4.- En la revisión de los 34 contratos de OPS de 2017 y 2018 no se incluye cláusula que
haga relación con la entrega, conservación y uso adecuado de los elementos públicos y
obligaciones de responder por su deterioro o perdida.
5.- De los 62 elementos de la toma aleatoria de inventario realizada en la Unidad de

Servicios de Salud Chapinero se evidencio que 9 elementos se encuentran con placas en
mal estado (rotas y borradas), e igualmente verificar las placas en general de la Subred
Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E.
6.- Al no tenerse actualizado el sistema de información módulo de activos fijos por cada
una de las unidades de servicios de salud, se observó en la verificación de dicho sistema
existe responsables que se encuentran retirados o activos y que tienen una alta
concentración de elementos a su cargo la cual no han hecho el respectivo procedimiento
de traslado o entrega de estos elementos.
CONCLUSIONES
Las cuentas de activos fijos, presenta razonablemente aspectos importantes de la

situación financiera de la entidad, de acuerdo a los principios de contabilidad
generalmente aceptada.
La puesta en marcha del módulo de Activos Fijos en el sistema de información Clínical

Suite, generó interface con módulos financieros, mediante actas de conciliación de saldos
y actas de seguimiento del estado actual de la operación, la cual se vienen elaborando
movimientos y reportes de saldos, conciliados con los Estados Financieros.
Se observó que las depreciaciones de los activos fijos, se realizó mediante el método de
línea recta y se verificó que el valor de los activos en libros es razonable.
Se evidencia que la Subred tiene documentadas las políticas y demás prácticas contables
relativas a los activos, lo mismo que los manuales donde se describen las diferentes
formas de desarrollar las actividades, en procura de lograr una información confiable,
relevante y comprensible.

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Se efectúan las actualizaciones de los avalúos a los bienes inmuebles (Edificaciones y
terrenos), a través del contrato de servicios 073 del 2018 por un costo de $133.757.756.
Se encuentra en proceso de depuración y actualización los inventarios a través de la

Circular 016 de 2018, proceso que generará nuevos movimientos y reportes de
novedades en cuanto a Bienes obsoletos e inservibles a dar de baja.
RECOMENDACIONES
Dar cumplimiento a la toma física de inventarios a 31 de diciembre de 2018 y actualizar el

aplicativo del módulo de inventarios por cada uno de los referentes de activos fijos de las
diferentes Unidades de Servicios de Salud.
Cuando se termine la toma física por cada Unidades de Servicios de Salud se deben
establecer los bienes sobrantes y faltantes de acuerdo a lo registrado en las novedades
de los traslados y realizar las respectivas compensaciones de faltantes y sobrantes con el
fin de conciliar dicha información con los registros contables, para generar los posibles
ajustes en los estados financieros.
Se evidenció doble placado en algunos de los activos, lo cual generaría

inconvenientes a la hora de la toma de inventarios.
La Dirección Administrativa debe dar prioridad en adelantar las acciones de oportunidad

ante los siniestros/hurtos que se encuentran en proceso de reclamación de vigencias
anteriores con el fin de tener el trámite de reclamación y posterior liquidación y no tener
inconvenientes de desistimiento y objeción.
A los supervisores de los contratos se les debe socializar el instructivo y formato para dar
cumplimiento de la entrega del cargo y recordarles las implicaciones disciplinarias por no
realizar la entrega del cargo.
Los contratos de OPS deben incluir una cláusula que haga relación con la entrega,
conservación y uso adecuado de los elementos públicos y obligaciones de responder por
su deterioro o perdida.
En el evento en que cualquier funcionario, contratista o personal de comisión debe hacer

entrega formal de los elementos devolutivos, se hará por medio del formato “traslado de
elementos devolutivos e inventarios o acta de entrega.
Se deben realizar actas de paz y salvo de los activos fijos cuando cesa el vínculo laboral o
termina un contrato.
Hacer mantenimiento y reemplazar las placas de los bienes de la Unidad de Servicios de

Salud Chapinero y verificar en general las placas de la Subred Integrada de Servicios de
Salud Norte E.S.E. con el fin que cuando se realice la toma física de inventarios no se
tenga inconvenientes en su verificación.

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Se recomienda que una vez realizado el inventario de los activos fijos, se actualice el
sistema de información módulo de inventarios por cada una de las unidades de servicios
de salud se confirme que los responsables que encuentran retirados o activos y que
tienen una alta concentración de elementos a su cargo hayan hecho el respectivo
procedimiento de traslado o entrega para que no tengan inconvenientes que estos
elementos que tenían a cargo no se hayan perdido.
Se recomienda en lo posible evitar asignar a un solo responsable un número excesivo de

activos que dificulte su adecuado seguimiento y custodia.
Atentamente,
(ORIGINAL FIRMADO)
CARLOS FERNANDO REY RIVEROS

Jefe Oficina de Control Interno
Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E.
Firma
Nombre Cargo
Elaborado por: William Morales López Profesional Especializado
Proyectado por
Revisado por Carlos Fernando Rey Riveros Jefe de Control Interno
Aprobado por:
Declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales y por lo tanto lo
presentamos para la firma

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INFORME AUDITORIA ACTIVOS FIJOS

BOGOTÁ, OCTUBRE DE 2018

Sede Administrativa: calle 66 N° 15-41

Examinar y evaluar la efectividad del sistema de control interno, en relación con el

 Verificar el cumplimiento de políticas, normas y procedimientos para el manejo de

Valoración del desempeño del proceso objeto de auditoría durante el periodo

Se auditará el proceso de Activos Fijos de la Subred Norte, en lo referente a verificar los

La auditoría se desarrollará mediante la utilización de herramientas tales como,

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II.- RESULTADOS DE LA AUDITORIA.

En la realización de la presente auditoria, se pudo comprobar que el método de

El Grupo de Activos Fijos depuró y consolidó la información a través del proceso de

Conciliaciones con Contabilidad.

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Por lo anterior, se concluyó que la depreciación acumulada presentó diferencias entre

En el siguiente cuadro se observan las diferencias presentadas en las cuentas

Depreciacion Depreciacion Saldo final

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A la fecha el módulo de activos fijos no presenta diferencias de saldos en el costo

En los siguientes cuadros se muestran los valores conciliados entre inventarios y

SALDOS POR GRUPOS DE INVENTARIO, CONCILIADOS CON ESTADOS FINANCIEROS

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SALDO ACTIVOS EN PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO - CONTABILIDAD 363.189.680.153

BIENES EN BODEGA 741.960.299

Movimiento de Traslado de Bienes.

Para corroborar si el sistema de información en el módulo de inventarios se viene

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Debido a la no actualización del sistema de información módulo de activos fijos se

a) El sistema de información módulo de activos fijos verificados por la OCI encontró

Retirados con activos fijos

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Al no contar con un registro único de traslados e inventario unificado en el sistema, se

b) Igualmente se observa en el siguiente cuadro de funcionarios con concentración

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a) Plaquetas en mal estado.

En la toma aleatoria de inventario realizada, se evidenciaron elementos de placas en mal

TOMA ALEATORIA DE INVENTARIO

ID PLACA(S) DESCRIPCION / NOMBRE UBICACIÓN SEDE NOMBRE

Lo anterior implica la necesidad de hacer mantenimiento y verificar el estado de las placas

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Tabla de placas duplicadas.

MONITOR UCI INT ADULTOS SUBRED INTEGR DE

MONITOR UCI INT ADULTOS SUBRED INTEGR DE

USAQUEN SUBRED INTEGR DE

MONIOR MED INTERNA SUBRED INTEGR DE

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Se evidenció doble placado en algunos de los activos, lo cual puede generar

Procedimientos – manuales – Instructivos.

La Subred Integrada de servicios de Salud Norte E.S.E. tiene establecidos y actualizados

Esta documentación se encuentra actualizada y socializada en la Intranet.

Avalúos a los Bienes Inmuebles.

Se realizó la actualización de avalúos de los bienes inmuebles (Edificaciones y terrenos)

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Adicionalmente, con lo anterior se soporta el cumplimiento del hallazgo del plan de

Pólizas de seguros para activos fijos.

CONTRATO No. 143 de 2017 - La Previsora S.A VALOR

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Activos en proceso de reclamación por pérdida o Hurto a la compañía

En la siguiente matriz de siniestros y hurtos, se relacionan el estado, trámites y pagos de

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Una vez verificada la matriz de siniestro y hurtos de la subred Integrada de Servicios de

SINIESTROS / HURTOS CANTIDAD

De los 22 siniestros se observa que 8 se encuentran en entrega de documentación