INSTITUTO NACIONAL DE BIENESTAR ESTUDIANTIL

(INABIE)

ENCARGADO DE LA SECCION DE CORRESPONDENCIA

SUPERIOR JERARQUICO : DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Objetivo:

Dirigir, coordinar, organizar y supervisar las actividades relacionadas con la recepción,

despacho y archivo de correspondencia variada en la institución.

Funciones Principales:

a. Dirigir, coordinar y supervisar las labores del personal a su cargo.

b. Coordinar y supervisar la revisión, registro y clasificación de la correspondencia

recibida y despachada.

c. Supervisar el sellado y asiento de la correspondencia certificada, en los libros

correspondientes.

d. Organizar y dirigir las numeraciones y fechados de la correspondencia interna y

externa.

e. Mantener actualizado el registro de la correspondencia recibida y despachada.

f. Recibir, desglosar y clasificar la correspondencia antes de ser distribuida a las

diferentes áreas.

g. Elaborar resumen del contenido de la correspondencia, documentos y expedientes

cursados en la institución.

h. Revisar todas las comunicaciones y documentos antes de salir de la institución para

comprobar que estén debidamente firmadas, selladas y numeradas.

i. Velar porque el archivo se mantenga organizado de acuerdo al sistema establecido.

j. Llevar registro y control de la entrada y salida de documentos archivados.

k. Suministrar información acerca de los documentos archivados.

l. Realizar cualquier función afín o complementaria que le sea asignada por su superior
inmediato.

PERSONAL A CARGO:

1. Secretaria
2. Auxiliar
3. Auxiliar
4. Auxiliar
5. Archivista
6. Auxiliar Administrativo
7. Mensajero Externo
8. Mensajero
9. Mensajero Interno
10. Mensajero Interno
11. Mensajero Interno