CÓDIGO: P-RE-001

REVISIÓN Nº: 0
PROCEDIMIENTO BASICO DE OPERACIÓN SUSTITUYE A: N/A
DEPARTAMENTO: Regencia
Rif: J294472893
ANEXOS: 03

TITULO: ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

INICIO DE VIGENCIA: PRÓXIMA REVISIÓN:

DIA / MES / AÑO DIA / MES / AÑO

FIRMAS DE APROBACIÓN

DEPARTAMENTO FIRMA

ELABORADO POR: Regente

Marisol Hernández Coppola
Ftca. Regente

REVISADO POR:

APROBADO POR:

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 CÓDIGO: P-RE-001
REVISIÓN Nº: 0
PROCEDIMIENTO BÁSICO DE OPERACIÓN SUSTITUYE A: N/A
DEPARTAMENTO: Regencia
Rif: J294472893
ANEXOS: 03

TITULO: ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

I. OBJETIVO:
Establecer los lineamientos generales para la elaboración y/o la actualización de todos los
procedimientos controlados que se emitan en Grupo Raycall, C.A.

II. ALCANCE:
Lo indicado en este documento, debe ser aplicado por todo el personal responsable de elaborar y/o
actualizar cualquier procedimiento controlado en Grupo Raycall, C.A. y abarca todo lo relacionado con la
elaboración y/o actualización de los mismos utilizando el programa Microsoft Word.

III. DEFINICIONES:
1. PROCEDIMIENTO BÁSICO DE OPERACIÓN (SOPs: Standard Operation Procedure):
Documento escrito autorizado que contiene instrucciones que detallan cómo realizar una determinada
actividad.
2. CÓDIGO DEL DOCUMENTO: Identificación alfa numérica, asignada a cada documento, con el fin
de diferenciarlos entre sí de manera inequívoca.
3. CODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO: Asignada al documento elaborado/actualizado, por parte de
la Regencia.
4. FRECUENCIA: Establece el período o la condición que genera la revisión y/o actualización de lo
indicado en el documento.
5. REVISIÓN N°: Estado que indica que el documento ha sido modificado o actualizado, es un
número correlativo que inicia desde el cero (0), indicando que el documento es nuevo, y a medida que
aumenta de manera creciente (1, 2, 3, 4…) sugiere el número de veces que el documento ha sufrido
modificaciones y/o actualizaciones.
6. INICIO DE VIGENCIA: Representa la fecha en que un documento se acepta como válido, es decir,
cuando el mismo ha sido aprobado.
7. PRÓXIMA REVISIÓN: Indica la fecha donde corresponde revisar y/o actualizar el documento,
para los procedimientos básicos de operación será de 5 años a partir de la fecha de inicio de vigencia,
sin embargo, si es requerido modificarlo antes de esa fecha puede hacerse.
8. COPIA CERTIFICADA: Es un documento derivado de una solicitud de reproducción del
documento original aprobado previamente por la Regencia. Las copias certificadas se identifican con
una la marca de agua en el documento. La acción de emitir copias certificadas queda bajo la
responsabilidad de la Regencia.
9. ANEXOS: Documentos adjuntos que complementan o vinculan aspectos o actividades descritas
en el documento elaborado. Estos se ubican al final del documento elaborado y pueden ser
formularios, gráficos, dibujos, diagramas, fichas, entre otros.

IV. SEGURIDAD INDUSTRIAL:

N/A

V. RESPONSABILIDADES:
1.REGENTE:
 Implementa lo indicado en el presente documento.
 Vela por el cumplimiento de este procedimiento en conjunto con los departamentos emisores.
 Forma al personal a su cargo en el contenido del presente documento.

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REVISIÓN Nº: 0
PROCEDIMIENTO BÁSICO DE OPERACIÓN SUSTITUYE A: N/A
DEPARTAMENTO: Regencia
Rif: J294472893
ANEXOS: 03

TITULO: ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

 Revisa y aprueba todos los procedimientos enmarcados dentro del Sistema de Gestión de
Calidad.
 Mantiene los documentos originales aprobados, en orden y para disponibilidad inmediata.
 Asegura la actualización del listado de documentos controlados.
 Autoriza la impresión de copias controladas de los documentos.

2.GERENTE/JEFE/SUPERVISOR/COORDINADOR:
 Cumple y hace cumplir lo indicado en el presente documento.
 Forma al personal a su cargo, en el contenido de este documento.
 Asigna la elaboración de documentos nuevos, o la actualización de los existentes al personal del
área con conocimiento de la (s) actividad (es) a documentar y del proceso donde se originan.
 Revisa los documentos elaborados y/o actualizados en su área de gestión, verificando el orden
lógico y cronológico de las actividades documentadas, asegurando que se plasme en el
documento, la realidad de lo que se hace.
 Gestiona con el responsable de la emisión del documento, las correcciones que pudiera identificar
en la revisión del mismo.
 Aprueba los documentos asociados a su Gerencia.
 Vela por la actualización de los documentos controlados de su área de gestión.

3. EMISOR/EDITOR DEL DOCUMENTO:

 Levanta la información requerida para la redacción del documento.
 Cumple lo indicado en el presente documento.

VI. FRECUENCIA DE REVISION DEL PROCEDIMIENTO:

Cada 5 años, a menos que se requiera una revisión antes de su fecha de revisión.

VII. RESEÑA:
CÓDIGO DEL Nº
FECHA TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO RAZÓN PARA EL CAMBIO
PROCEDIMIENTO REVISIÓN

Octubre Elaboración y/o actualización de Creación del

P-RE-001 0
2020 procedimientos Procedimiento

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PROCEDIMIENTO BÁSICO DE OPERACIÓN SUSTITUYE A: N/A
DEPARTAMENTO: Regencia
Rif: J294472893
ANEXOS: 03

TITULO: ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

VIII. PASOS DEL PROCEDIMIENTO:

REF #.
Nº DESCRIPCIÓN DEL PASO
ANEXOS Nº

1 REDACCIÓN DEL DOCUMENTO:

1.1. Elabore los documentos utilizando Microsoft Word en hojas tamaño carta. Utilice la
plantilla aprobada para la elaboración de documentos.

1.2. Solicite al regente la codificación de los documentos y sus anexos.

1.3. Emplee para escribir el texto el tipo de letra Arial, tamaño 10, en estilo regular y con
interlineado sencillo. En el caso de formularios y diagramas de proceso, utilizar el
tamaño de letra que sea más apropiado, de acuerdo al contenido y disposición de la
información.

1.4. Justifique todos los párrafos del documento.

1.5. Separe cada párrafo dejando una línea en blanco.

1.6. Coloque las siglas N/A (no aplica), en aquellos puntos que no apliquen para el Anexo 01
documento. No elimine ninguno de los puntos de la plantilla. Así mismo utilice las
siglas N/A para inutilizar campos, no deben quedar campos en blanco en ningún
documento.

1.7. Redacte los pasos a seguir de manera secuencial, clara, detallada y sin dejar espacio
a interpretaciones.

1.8. Resalte en mayúsculas y en negrita los títulos, y notas importantes en cada

documento.

1.9. Utilice verbos de acción, en modo imperativo, segunda persona del singular. Ejemplo:
opere, vele, redacte, genere, implemente, entre otros. Comience cada paso descrito
con un verbo en imperativo.

R: E: Emisor del documento V: Gerente/Jefe/Supervisor/Coordinador I: Regente

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DEPARTAMENTO: Regencia
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ANEXOS: 03

TITULO: ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

REF #.
Nº DESCRIPCIÓN DEL PASO
ANEXOS Nº

2 ENCABEZADO:

NOTA: toda la información a incluir en el encabezado debe ser en mayúscula y utilizando el

tipo de letra Arial Narrow 9.

2.1. Codifique el documento de acuerdo a la siguiente estructura:

Anexo 01/
P-XX-001 Anexo 03
Donde:
P: Indica que el tipo de documento es un procedimiento básico de operación.
XX: Departamento responsable del proceso.
001: Número del documento, correlativo ascendente, asociado al área. Comienza en
001.

R: E:Regente V: Gerente/Jefe/Supervisor/Coordinador I: Emisor

2.2. Registre el número de revisión del documento.

2.3. Señale en el espacio “Sustituye a” el código del documento que será sustituido por la
nueva versión que está actualmente elaborando.

2.4. Mencione el departamento dueño del proceso que se está documentando.

2.5. Apunte el número de anexos que formaran parte del procedimiento.

2.6. Indique el título del documento, el cual debe informar con solo leerlo de que se trata el
documento y guardar estrecha relación con el objetivo y el alcance, además debe ser
breve y conciso.

R: E: Emisor del documento V: Gerente/Jefe/Supervisor/Coordinador I: Regente Anexo 01

3 CONTENIDO DE PÁGINA:

3.1. Detalle en el apartado de firmas de aprobación los departamentos, las personas

responsables de la elaboración, revisión, aprobación del documento y los cargos que
ocupan dentro de la organización.

3.2. Describa en el apartado “objetivo” la idea central y finalidad del procedimiento a

elaborar.

3.3. Indique claramente en la sección “alcance” la amplitud del documento, dónde inicia y
hasta donde llega la aplicación de lo establecido en el documento.

R: E: Emisor del documento V: Gerente/Jefe/Supervisor/Coordinador I: Regente

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DEPARTAMENTO: Regencia
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ANEXOS: 03

TITULO: ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

REF #.
Nº DESCRIPCIÓN DEL PASO
ANEXOS Nº

3 3.4. Incluya en el espacio de “Definiciones” los conceptos, siglas, abreviaturas, entre otras,
de cualquier término no común o de orden técnico, utilizado en la redacción del
documento, así mismo de cualquier termino que el responsable de elaborar el
documento considere importante para la comprensión efectiva del procedimiento,
siempre pensando en evitar confusión en la interpretación.

3.5. Describa en la sección “Seguridad industrial” las condiciones que deben tomarse en
cuenta para resguardar la salud del personal durante la ejecución de lo indicado en el
documento, considere las precauciones indicadas en las leyes relacionadas
(LOPCYMAT) y las propias del área donde se implementará. Ejemplo: uso de equipo
de protección personal, precauciones de riesgo eléctrico, entre otras

3.6. Detalle en el apartado “Responsabilidades” los cargos responsables del cumplimiento

y de la implementación de lo indicado en el documento. Las responsabilidades deben
estar claramente definidas para cada uno de los cargos, utilice la viñeta tipo punto
para separar cada párrafo.
Anexo 01
3.7. Observe que la plantilla le informa que la frecuencia de revisión del documento es de
cada 5 años, a menos que se requiera una revisión antes de su fecha de revisión; no
modifique esta información.

3.8. Detalle en el segmento “Reseña” los cambios que a través del tiempo han ocurrido en
el documento, es necesario que coloque el código del procedimiento, el número de
revisión, la fecha en fue aprobado, el título del documento y la razón del cambio.

3.9. Señale en la tabla de descripción del paso la siguiente información:

Primera columna:

3.9.1. Coloque el Nº correlativo de la actividad a describir en negrita.

R: E: Emisor del documento V: Gerente/Jefe/Supervisor/Coordinador I: Regente

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ANEXOS: 03

TITULO: ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

REF #.
Nº DESCRIPCIÓN DEL PASO
ANEXOS Nº

3 Segunda columna:

3.9.2. Describa el título de la actividad a ejecutar, en mayúsculas y en negrita.

3.9.3. Establezca los pasos secuenciales de las acciones a ejecutar utilizando

numeración para separar cada párrafo, ejemplo: 1.1, 1.2…

3.9.4. Coloque al final de la fila la nomenclatura que haga referencia al cargo de la

persona responsable de ejecutar (E) la actividad, verificarla (V) y la que debe
permanecer informada (I) (adicionalmente estos cargos deben estar
mencionados en el apartado “Responsabilidades”); Inserte más filas cada vez
que las actividades escritas cambien de responsables, se mencione una Anexo 01
referencia o un anexo diferente.

Tercera columna:

3.9.5. Indique el número del anexo o referencia al que se hace mención en las
acciones a ejecutar (pueden ser anexos, otros documentos, etc.).

3.10. Describa en el apartado “Referencias” la bibliografía, manuales, publicaciones,

otros procedimientos consultados para la elaboración del documento.

R: E: Emisor del documento V: Gerente/Jefe/Supervisor/Coordinador I: Regente

3 3.11. Indique en la tabla de “Anexos” el número y el nombre del anexo creado. Para la
elaboración de los anexos solicite su codificación a la regencia y utilice la plantilla
aprobada. La codificación de los anexos se hará de la siguiente manera:
A-BB-001/R.0-0X

Anexo 01/
Código del
procedimiento Anexo 02
Donde:
R: Indica la revisión del procedimiento.
0X: Número del anexo, es un correlativo ascendente que comienza en 01.

R: E: Emisor del documento V: Gerente/Jefe/Supervisor/Coordinador I: Regente

3.12. Registre en la tabla “Lista de distribución” los departamentos que recibirán copia
controlada del documento.
Anexo 01
R: E: Emisor del documento V: Gerente/Jefe/Supervisor/Coordinador I: Regente

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ANEXOS: 03

TITULO: ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

REF #.
Nº DESCRIPCIÓN DEL PASO
ANEXOS Nº

4 REVISIÓN DEL DOCUMENTO

4.1. Envié el documento por correo electrónico a los responsables de su revisión y

aprobación.

4.2. Realicé las correcciones sugeridas y posteriormente envié por correo electrónico el
documento a la regencia para su revisión en cuanto a forma.
REF#.1
4.3. Imprime el documento una vez que se lo indique la regencia y procede a la
distribución del mismo para su firma.

4.4. Entregue el documento original firmado a la regencia para su reproducción y

resguardo.

R: E: Emisor del documento V: Gerente/Jefe/Supervisor/Coordinador I: Regente

NOMENCLATURA: R: RESPONSABLE, E: EJECUTA, V: VERIFICA, I: INFORMADO, N/A: NO APLICA

IX. REFERENCIAS:

REF Nº NOMBRE O TÍTULO

1 P-RE-002 Control de Documentos

X. ÍNDICE DE ANEXOS:

Nº ANEXO NOMBRE O TÍTULO

ANEXO 1 Plantilla para la elaboración de documentos

ANEXO 2 Plantilla para la elaboración de anexos

ANEXO 3 Siglas para codificar documentos por departamento

XI. LISTA DE DISTRIBUCIÓN:

NOMBRE Y FIRMA DE
COPIA Nº DEPARTAMENTO: CARGO: FECHA:
RECIBIDO:

#1

#2

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DEPARTAMENTO: Regencia
Rif: J294472893
ANEXOS: 03

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