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LIBROS DE CONTABILIDAD

Por libros de contabilidad se entienden los documentos donde se registran las transacciones y
situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos y que serán el fundamento de
los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registradas sean la fuente
para su elaboración.
Los libros de contabilidad deben conformarse y diligenciarse en tal forma que se garantice la
autenticidad e integridad de cada libro y de acuerdo con el uso a que se destinen deben llevar una
numeración sucesiva y continua.
IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Los libros de contabilidad además de ser una obligación establecida por el Estado, les permite
llevar a las empresas una información adecuada, oportuna y precisa de todas las operaciones
realizadas en el desarrollo de su actividad económica, con el fin de conocer en cualquier momento
su situación financiera y saber si está generando pérdidas o ganancias y este a su vez permite la
facilidad de la toma de decisiones.
Estos resultan de gran importancia debido a que permiten registrar los movimientos y operaciones
de la empresa, genera garantía frente a terceras personas y a quienes tienen interés en el
resultado de las operaciones, se obtiene información en cualquier momento de acuerdo a las
necesidades de la empresa; además permite conocer las deudas y obligaciones, así como las
deudas que se tienen con la empresa.
También demuestra el estado financiero de la empresa en un tiempo determinado y constituye los
elementos de prueba sustentando con los documentos que ya existen la constancia de las
operaciones que realiza la empresa.

SU IMPORTANCIA RADICA EN:

1. PARA LA EMPRESA
a. Permiten el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa.
b. Nos dan a conocer el estado financiero y económico de la empresa hasta un periodo de
tiempo determinado.
c. Sirven de sustentación y prueba de que las operaciones mercantiles han sido registradas
objetivamente, y en base a ello determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar.
d. En líneas generales representan la fotografía de los acontecimientos mercantiles de la
empresa. Permiten registrar las entradas y salidas de los recursos de una empresa dando
a conocer los resultados de la gestión en un periodo determinado.

2. PARA LA ADMINISTRACION TRIBUTARIA

Los libros y registros son de suma importancia en la determinación de las obligaciones tributarias,
ya que a través de las operaciones contables registradas en cada libro o registro tributario se
puede verificar la buena o mala intencionalidad del sujeto tributario y que en muchos del caso
deviene en una contingencia tributaria.

LIBROS Y REGISTROS CONTABLES OBLIGATORIOS CONFORME AL CODIGO


DE COMERCIO

El Código de Comercio de Guatemala regula la obligación a los comerciantes de llevar contabilidad


de forma organizada, esto aplica tanto para comerciantes individuales como sociales, según el
artículo 368 del Código de Comercio.
El Código de Comercio en su artículo 368 establece cuáles son los libros obligatorios que deben
llevar los comerciantes, los cuales son:
 INVENTARIOS:
Constituye un detalle clasificado y pormenorizado del contenido del saldo de cada una de
las cuentas de activo, pasivo y capital que conforman el Balance General, o sea con lo que
cuenta una empresa a una fecha determinada, por lo regular al cierre de su ejercicio
contable.
 DE PRIMERA ENTRADA O DIARIO:
Es un libro principal, denominado también “diario columnario”, en él se registran en orden
cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes.
Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan
los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor.
 MAYOR O CENTRALIZADOR:
Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento
mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma
del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.
 DE ESTADOS FINANCIEROS:
Según la Norma Internacional de Contabilidad 1 (Presentación de Estados Financieros) un
conjunto completo de estados financieros de una entidad incluye:
a) Un estado de Situación Financiera
b) Un estado de Resultados
c) Un estado de cambios en el patrimonio
d) Un estado de flujos de efectivo
e) Notas a los estados financieros.
Adicionalmente el Código de Comercio en su artículo 53 establece que se debe llevar un Libro de
Actas.
Además de los libros obligatorios, el artículo 368 establece que se podrán utilizar otros libros que
se estimen necesarios por exigencias contables o administrativas o en virtud de otras leyes
especiales.
Los comerciantes individuales cuyo activo total exceda de Q. 20,000.00 y toda sociedad mercantil
están obligados a llevar la contabilidad por medio de un contador (Artículo 371 del Código de
Comercio).
Los libros contables anteriormente descritos, deben de ser autorizados por el Registro Mercantil y
habilitados por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), en virtud del artículo 371
y 372 del Código de Comercio.

LEYES ESPECIALES QUE REGULAN OTROS LIBROS DE CONTABILIDAD QUE


DEBEN LLEVAR LOS COMERCIANTES

LA LEY DE ACTUALIZACIÓN TRIBUTARIA, DECRETO 10-2012:

a. Los libros de salarios. (Art.22 inciso 4.f)


b. Libros de Estados de Flujo de efectivo (Art.53)
c. Libro de estado de costo de producción. (Art.53)

LA LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO, DECRETO 27-92:

d. Libro de Compras y servicios recibidos (Art.37).


e. Libro de Ventas y servicios prestados. (Art.37).
ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR EN LOS LIBROS DE
CONTABILIDAD SEGÚN EL CODIGO DE COMERCIO

OPERACIONES, ERRORES U OMISIONES

Los comerciantes deben llevar su contabilidad con veracidad y claridad, en orden cronológico, sin
espacios en blanco, interpolaciones, raspaduras, ni tachaduras. Los libros no deberán presentar
señales de haber sido alterados, sustituyendo o arrancando folios o de cualquier otra manera.
Los errores u omisiones en que se incurriere al operar en los libros o registros, se salvarán
inmediatamente después de advertidos, explicando con claridad en qué consisten y extendiendo
o complementando el concepto, tal como debiera haberse escrito.

CONSERVACION DE LOS LIBROS

Los comerciantes, sus herederos o sucesores, conservarán los libros o registros del giro en
general de su empresa por todo el tiempo que ésta dure y hasta la liquidación de todos sus
negocios y dependencias mercantiles.

HABILITACIÓN AUTORIZACIÓN LIBROS CONTABLES


Posterior a la inscripción, toda empresa queda obligada a habilitar y autorizar sus libros contables.
Autorización de libros contables Registro Mercantil
La autorización de Libros en el Registro Mercantil, tiene establecido el proceso que requiere la
documentación siguiente:
Memorial de solicitud, firmado por el propietario, o el representante legal y/o el contador (en el
mismo deben indicarse los datos de la empresa o sociedad, libros y la cantidad de páginas con
que cuenta cada libro).
 Autorización previa de la Superintendencia de Administración Tributaria SAT.
 Recibo de pago. El costo por los derechos de autorización es de Q0.20 por cada hoja. Los
que se deben pagar en BANRURAL (De conformidad con el Arancel del Registro
Mercantil).
Al momento de solicitar al Registro Mercantil la autorización de libros. Se deberá hacer una carta
dirigida el Registrador Mercantil en original y copia la solicitud y se deberá pagar Q0.20 por hoja
en el BanRural ubicado en las instalaciones del Registro Mercantil.
EJEMPLO CARTA DE SOLICITUD DE LIBROS

DISTRIBUIDORA EL SOL
55 CALLE 5-55 ZONA 5
9854-9661

Señor Registrador Mercantil


Su despecho

Estimado señor Registrador Mercantil, deseándole lo mejor en sus actividades


diarias, Distribuidora El Sol se dirige a usted para solicitar la autorización de los
siguientes libros y el número de hojas.

- Libro de ventas 100 hojas

- Libro de compras 100 hojas

- Libro de inventarios 100 hojas

- Libro de actas 100 hojas


-
Agradeciendo su fina atención me suscribo de usted.

Atentamente.

____________________________
Martin Enrique
Representante Legal

Autorización previa de la Superintendencia de Administración Tributaria SAT.


Recibo de pago. El costo por los derechos de autorización es de Q0.20 por cada hoja. Los que se
deben pagar en BANRURAL (De conformidad con el Arancel del Registro Mercantil).
Al momento de solicitar al Registro Mercantil la autorización de libros. Se deberá hacer una carta
dirigida el Registrador Mercantil en original y copia la solicitud y se deberá pagar Q0.20 por hoja
en el Banrural ubicado en las instalaciones del Registro Mercantil.
HABILITACIÓN O AUTORIZACIÓN DE LIBROS SAT

Los pequeños Contribuyentes deberán habilitar o llevar un libro de compras y ventas del pequeño
contribuyente.
Además del libro mencionado anteriormente, los comerciantes con activo total mayor de
Q25,000.00 deberán llevar los libros siguientes:
Inventario
Diario
Mayor
Estados financieros
Art. 37, 49 del Dec. 27-92 y 37 al 40 del Reglamento/ Art.46 del Dec.26-92
Cuando su activo total sea menor a Q25,000.00 está obligado a llevar los libros siguientes:
Inventario
Caja
Los libros deben mantenerse en el domicilio fiscal del contribuyente.
La habilitación se lleva a cabo en la Superintendencia de Administración Tributaria – SAT –,
siguiendo el procedimiento siguiente:
Paso 1. Llenar el formulario SAT-0052 y fotocopia
Adjuntar original o fotocopia legalizada y fotocopia simple de DPI del propietario o Representante
Legal
Adjuntar original o fotocopia legalizada y fotocopia simple del pasaporte del propietario o
Representante Legal, en caso de ser extranjero
Si el trámite es realizado por tercera persona, presentar el formulario SAT-362 y el Documento
Personal de Identificación (DPI) de la tercera persona.
Paso 2 Presentar lo anterior en la ventanilla correspondiente de la Agencia de la Superintendencia
de Administración Tributaria SAT más cercana, donde se le entregará el Recibo de Ingresos
Cobranza SAT-No.0811 con el monto a ser cancelado en las cajas de BANRURAL. El valor
corresponde a Q0.50 por hoja habilitada.
Paso 3 Hacer efectivo el pago en cualquier agencia de BANRURAL para su presentación posterior
en las ventanillas de la SAT.
Paso 4 La SAT hace entrega de los stickers que deberá adherir a los libros habilitados.
Nota:
En el caso de contribuyentes, personas jurídicas que indicaren que la sanción no es procedente,
deben demostrarlo a través de la presentación de la patente de comercio de sociedad, indicando
la fecha de inscripción definitiva.
Para los contribuyentes que ya tienen libros habilitados y no aparece en el Sistema su habilitación
anterior, deben adicionar fotocopia de recibo del último pago y fotocopia de la primera y última
hoja de los libros habilitados.

HABILITACIÓN DE LIBROS VÍA ELECTRÓNICA (Persona Individual o Jurídica)

Requisitos
Formulario SAT 7121 Habilitación Libros.
NIT y establecimiento en estado activo.
Tener la afiliación del Impuesto al Valor Agregado, activa.
Boleta SAT 2000, presentada y pagada en Banco.
Tener Usuario de Agencia Virtual
Ingrese a la página: https://declaraguate.sat.gob.gt/
Resultado del trámite: En la Agencia u Oficina Tributaria donde realizó el trámite se le entregará
las etiquetas de autorización de los libros, las cuales deberá adherir a los libros.
Información importante
La resolución de autorización de libros generada por medio de Declaraguate, deberá conservarla
adjunto a los libros, para estos casos no será necesaria la etiqueta adhesiva.
Fuente: www.sat.gob.gt
Más información sobre habilitación de libros en www.sat.gob.gt

A DONDE TIENE QUE IR

1. AL REGISTRO MERCANTIL

2. BOLETA DE PAGO
3. Memorial SOLICITUD DEAUTORIZACIÓN DE LIBROS (ORIGINAL + COPIA
SIMPLE)

4. CALCOMONÍA DE HABILITACIÓN DE LIBROS EN EL REGISGTRO MERCANTIL


5. REGISTRO LIBRO DE COMPRA

6. REGISTRO LIBRO DE VENTA

7. FORMULARIO SAT NO. 0052 SOLICITUD DE HABILITACIÓN DE LIBROS


8. FORMULARIO SAT NO. 0811RECIBO DE COBRANZA

9. SOLICITUD DE HABILITACIÓN DE LIBROS

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