TALLER N° 3: REDACCIÓN DE HALLAZGOS Y NO CONFORMIDADES

ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN AMBIENTAL

CURSO GESTIÓN DE CUMPLIMINETO

EDWIN ALFONSO LÓPEZ FRANCO

1. El procedimiento de control operacional relacionado con el cargue de camiones

que transportan carbón desde un acopio hasta las instalaciones de las empresas
compradoras, establece que se deben carpar inmediatamente han sido cargados
para controlar las emisiones de partículas al aire. Las observaciones llevadas a
cabo durante la auditoría, permitieron reunir evidencia de camiones cargados que
permanecían hasta 30 minutos parqueados esperando la autorización para salir
del acopio sin ser carpados.

NO CONFORMIDAD:

El incumplimiento del numeral 8.1 de la Norma ISO 14001 “Planificación y control

operacional” puesto que durante la auditoría se evidenció camiones cargados que
permanecían hasta 30 minutos esperando la autorización para salir del patio de
acopio, sin ser carpados, lo que genera la contaminación del aire debido a
emisiones de material particulado producto del polvo de carbón.

2. Los informes solicitados por el auditor sobre las actividades de capacitación

llevadas a cabo durante el segundo semestre del año 2019 para dar a conocer
las políticas ambientales y la organización del SGA de la empresa, no fueron
entregados; en su lugar la empresa citó a cinco empleados para que dieran
testimonio oral de su participación en esas capacitaciones.

NO CONFORMIDAD:

No cumple con el numeral 7.4 de la Norma ISO 14001 con respecto a la

“comunicación” ya que no fueron presentados los informes sobre las actividades
de capacitación realizadas en el segundo semestre de 2019 para dar a conocer
las políticas ambientales y la organización del SGA a los trabajadores generando
riesgos en el desarrollo de la auditoría.

3. La gestión de las peticiones, quejas y reclamos relacionados con el SGA se

apoya en la utilización de software especializado que permite atender en no más
de dos días, las comunicaciones que se reciben en el buzón de PQR; gracias a
contar con ese apoyo, se logró disminuir en el último año el tiempo de respuesta a
los requerimientos de las partes interesadas en un 50%.

FORTALEZA:

Se resalta la fortaleza respecto al numeral 7.4 de la Norma ISO 14001

“comunicación” ya que la atención de las sugerencias del buzón de PQR
relacionadas con el SGA son resueltas en un término no mayor a dos (2) días
debido a la implementación de un software lo cual habla muy bien acerca del
compromiso social de la organización.

4. Los informes de las evaluaciones de cumplimiento relacionadas con el SGA, no

se han vuelto a elaborar desde mediados del año 2016, no obstante, la política
ambiental de la empresa y sus objetivos ambientales se han revisado y ajustado
sin falta todos los años.

NO CONFORMIDAD:

Se está incumpliendo con el numeral 7.5.3 enciso a) de la norma ISO 14001 la

cual establece “esté disponible y sea idónea para su uso, dónde y cuándo se
necesite” puesto que se evidenció que no se han elaborado los informes
relacionados con las evaluaciones de cumplimiento del SGA desde el segundo
semestre del año 2016. Lo que deriva en la ineficiencia del SGA.

5. El presupuesto asignado al programa de auditorías de la empresa es

insuficiente para atender todos los objetivos establecidos, por esa razón la
ejecución anual de este programa presenta retrasos y continuos ajustes en los
calendarios preestablecidos y en ocasiones, las auditorías se llevan a cabo con
mínimos recursos de personal y apoyo tecnológico.

OPORTUNIDAD DE MEJORA:

Se presenta una oportunidad de mejora en razón de solicitar a la alta gerencia que

gestione los recursos necesarios para poder realizar de manera óptima los
programas de auditoría ya que los continuos ajustes generan mayores costos e
impiden el desarrollo eficiente del programa de auditorías.

6. De quince (15) personas a las que se les indagó por el conocimiento y manejo
de la última versión del formato en el que se recopila el consumo diario de agua
en la planta, solo dos presentaron evidencias de estarlo manejando, mientras que
los demás no lo conocían o estaban utilizando versiones anteriores.
NO CONFORMIDAD:

Se está incumpliendo el numeral 7.5.3 de la Norma ISO 14001 “control de la

información documentada” en lo que concierne al “control de cambios (por
ejemplo, control de versión) ya que solo el 13.3% de los encuestados manifestó
estar familiarizado con el nuevo formato de recopilación de consumo diario de
agua en la planta lo que genera ineficiencia en el desarrollo del SGA puesto que
todo el personal que está vinculado al proceso debe tener conocimiento de éste
formato.

7. La empresa no presentó al auditor el informe del simulacro para control de

emergencias por derrame de líquidos contaminantes que debió realizar en el año
2019.

NO CONFORMIDAD:

La empresa está incumpliendo el numeral 8.2 de la Norma ISO 14001

“Preparación y respuestas ante emergencias” ya que no fue presentado el informe
de simulacro para control de emergencias por derrame de líquidos contaminantes
correspondiente al año 2019 lo que pude provocar un impacto ambiental severo
sobre el suelo.

8. En el momento de realizar la auditoría el informe del desempeño ambiental de

la empresa correspondiente al año 2018, solo era conocido por la Junta Directiva
y por el Director del SGA.

NO CONFORMIDAD:

Se está incumplimiento del numeral 7.4.2 “comunicación interna” de la Norma ISO

14001 debido a que se evidencia que el informe del desempeño ambiental del año
2018 solo es conocido por la junta directiva y por el director del SGA lo que se
deriva en que las personas que realizan los trabajos no contribuyan en la mejora
continua ni se concienticen en la importancia del SGA para la empresa.

9. La empresa explicó verbalmente y de forma detallada a la auditoría, el

procedimiento metodológico que siguió para identificar las partes interesadas
relacionadas con su SGA y entregó registros y evidencias de acciones
adelantadas en el último año.

CONFORMIDAD:

Se evidencia el cumplimiento del numeral 4.2 “comprensión de las necesidades y

expectativas de las partes interesadas” puesto que la empresa entregó los
registros y explicó verbalmente la metodología que siguió para identificar las
partes interesadas en relación con su SGA lo que acredita su compromiso social.

10. En las actas de las reuniones de la Junta directiva de la empresa se reserva

siempre un espacio destinado a registrar el tratamiento de los temas ambientales
por la alta dirección y las decisiones que se toman al respecto. En las actas de los
dos últimos años se encuentran anotaciones frecuentes sobre cómo la
vinculación del componente ambiental a los negocios y proyectos ha mejorado los
ingresos económicos y la imagen social de la empresa.

CONFORMIDAD:

La empresa cumple con el numeral 7.5.2 de la Norma ISO 14001 “Creación y

actualización” ya que en las actas de las reuniones de la junta directiva se registra
el tratamiento de los temas ambientales lo cual en los dos últimos años se ha visto
reflejado en los ingresos económicos y la imagen social de la empresa.

11. La última revisión que el SGA hizo a las normas legales relacionadas con el
desempeño ambiental de la empresa, se llevó a cabo en 2018 y estuvo centrada
en normas nacionales exclusivamente.

OPORTUNIDAD DE MEJORA:

Proponer a la empresa la implementación de las normas internacionales para la

revisión del SGA para así entrar a competir en el mercado global.

12. No se presentaron al auditor soportes documentales que permitan conocer

sobre cuales bases definió la empresa sus objetivos ambientales. La auditoría
identificó al entrevistar a varios de los empleados, que ellos consideran que esos
objetivos no son de obligatorio cumplimiento.

NO CONFORMIDAD:

1. No se cumple con lo establecido en el numeral 7.5.2 de la norma ISO 14001

“creación y actualización” de la información documentada debido a que no fueron
entregados los soportes con los cuales se definieron los objetivos ambientales lo
que se convierte en un riesgo para el desarrollo de la auditoría.

2. Se evidencia el incumplimiento del numeral 7.3 “Toma de conciencia” dentro de

la norma ISO 14001 ya que se identificó que varios empleados consideran que
esos objetivos no son de obligatorio cumplimiento lo que repercute en la eficacia
del SGA.
13. El responsable de liderar el SGA presentó a la auditoría los documentos que
contienen los procedimientos operacionales para los aspectos ambientales críticos
del proceso de producción de la empresa. En las entrevistas del auditor con los
responsables de esos procesos, ellos manifestaron conocer la existencia de los
procedimientos operacionales, pero explicaron que no siempre los aplican por las
demoras que genera el seguir cada uno de los pasos del procedimiento.

CONFORMIDAD:

El cumplimiento del numeral 8.1 “Planificación y control operacional” de la norma

ISO 14001 ya que se presentaron los documentos que contienen los
procedimientos operacionales para los aspectos ambientales críticos lo cual ayuda
a controlar estos aspectos ambientales.

14. Un hallazgo de la auditoría hizo evidente que la política ambiental del SGA se
encuentra promulgada en acta de la Junta Directiva del 25 de febrero del año
2008, y tomo como base en el análisis realizado por la empresa al momento de
iniciar sus operaciones en la región del Valle de Sogamoso.

CONFORMIDAD:

La empresa cumple con el numeral 5.2 “Política ambiental” de la norma ISO 14001
puesto que se encuentra promulgada en acta de la junta directiva llevada a cabo el
25 de febrero de 2008 lo que evidencia el compromiso de la organización con el
medio ambiente desde sus inicios.

15. La estrategia de Producción Más limpia implementada en la empresa desde

julio de 2019, se está reflejando en un ahorro mensual de cerca de dos millones
de pesos en el consumo de energía y de aproximadamente quinientos mil pesos
en el consumo de agua. Las metas definidas al SGA para un periodo de tres
años, los cuales se cumplen a mediados de 2021, están próximos a lograrse. Los
empleados que se entrevistaron durante la auditoría manifiestan estar
comprometidos, motivados e identificados con la responsabilidad ambiental y
social de la empresa.

CONFORMIDAD:

La empresa está dando cumplimiento al numeral 7.3 de la norma ISO 14001

“Toma de conciencia” ya que se evidencia un compromiso por parte de los
empleados con la responsabilidad ambiental y social de la organización lo que
deriva en una mejora continua y el logro de los objetivos del SGA.