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ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES
SEMANA 3
¿Qué es la gestión de
almacenamiento y de inventario?
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SEMANA 3 – ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES
APRENDIZAJES ESPERADOS
Aplicar técnicas y estrategias para
administrar y controlar el movimiento,
calidad y nivel del inventario mantenido.
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INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 5
1. ¿Qué ES LA GESTIÓN DE ALMACENAMINTO E INVENTARIO? ..................................................... 6
2. ¿Qué ES EL INVENTARIO? ............................................................................................................ 6
3. CLASIFICACIÓN DE INVENTARIO SEGÚN SU FORMA ................................................................... 7
4. CLASIFICACIÓN DE INVENTARIOS SEGÚN SU FUNCIÓN .............................................................. 7
4.1 INVENTARIO DE SEGURIDAD O DE RESERVA................................................................... 7
4.2 INVENTARIO DE DESACLOPAMIENTO ............................................................................. 7
4.3 INVENTARIO DE TRÁNSITO .............................................................................................. 7
4.4 INVENTARIO DE CICLO..................................................................................................... 8
4.5 INVENTARIO DE PREVISIÓN O ESTACIONAL .................................................................... 8
5. TIPOS DE INVENTARIO COMÚNMENTE MANTENIDOS POR LAS ORGANIZACIONES .................. 8
5.1 INVENTARIO ATRAPADO/INMOVILIZADO ....................................................................... 8
5.2 INVENTARIO OBSOLETO/DESCONTINUADOS.................................................................. 8
5.3 INVENTARIOS DE USADOS ............................................................................................... 9
5.4 INVENTARIO EN TRÁNSITO.............................................................................................. 9
6. MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS ......................................................................... 9
7. POLÍTICA DE INVENTARIOS........................................................................................................ 10
7.1 ESTABLECIMIENTO DE UNA POLÍTICA DE INVENTARIO ................................................ 11
8. BENEFICIOS POR MANTENER INVENTARIO ............................................................................... 11
9. ¿Qué ES EL INVENTARIO O STOCK DE SEGURIDAD? ................................................................. 12
10. ¿Qué ES EL PUNTO DE REORDEN? ........................................................................................ 13
11. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE INVENTARIO ABC .............................................................. 14
12. ROTACIÓN DE INVENTARIO ................................................................................................... 16
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INTRODUCCIÓN
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Por otra parte, dentro del almacén o bodega, es necesario realizar un control de las existencias o de los stocks
mantenidos, por lo que se debe controlar su cantidad, vencimiento, adecuada rotulación y embalaje,
rotación, clasificación, etc.
Un almacenaje adecuado puede ayudar a una rápida identificación y manipulación (movimiento al interior de
la bodega), mejorando su eficiencia y productividad. Por esta razón resulta muy importante que el
almacenamiento, el control y el manejo de las existencias incorporen nuevas herramientas y vayan al nivel de
la tecnología.
Asimismo, la gestión de inventario busca asegurar que el inventario o stock mantenido exista realmente, esté
en buenas condiciones y tenga un movimiento de salida adecuado al negocio que se maneja. A través de la
gestión de inventario se puede detectar qué producto no se está vendiendo o no está teniendo la salida (o
consumo) planeado. También, una buena gestión de inventario simplifica y disminuye los movimientos y las
manipulaciones innecesarias al interior de la bodega, ya que almacena el producto y sus cantidades de
manera inteligente y apropiada al nivel de venta que se está teniendo o enfrentando.
2. ¿QUÉ ES EL INVENTARIO?
El inventario corresponde a mercaderías que se mantienen almacenadas por un periodo limitado, con el
objetivo de abarcar una demanda o consumo futuro. Para la contabilidad y las finanzas se considera como un
activo circulante y, por lo tanto, es una inversión y se refleja en el balance. También, se considera como un
componente importante del capital de trabajo, ya que implica una entrada y salida constante de productos,
por lo cual, se debe contar con grandes cantidades de recursos monetarios para mantener un stock en el
corto plazo. Su mantenimiento, custodia, administración, control y operación implican costos que la
organización debe constantemente evaluar y controlar.
Una de las principales funciones del inventario es protegerse contra la incertidumbre (no se tiene la certeza o
seguridad de una situación o evento que podría ocurrir, básicamente por ausencia de información confiable).
Generalmente, las empresas emplean modelos matemáticos para estimar la demanda de productos y
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materias primas, con lo cual logran disminuir la incertidumbre y contar con stocks apropiados a las
necesidades identificadas.
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El resto del inventario físico correspondiente a productos finales terminados, productos semielaborados,
materiales, insumos y materias primas, que no integran algunas de las categorías mencionadas
anteriormente, corresponden a inventario de productos vigentes necesarios para soportar las actividades
productivas y comerciales.
¿Qué tipo de inventario es el más común en tu contexto laboral?, ¿Cuál crees que será la razón?
Se deben revisar y consultar permanentemente aspectos como tamaño óptimo de los pedidos o de las
compras a realizar, niveles óptimos de inventarios mantenidos, rotaciones de los productos mantenidos,
obsolescencia de los productos, etc. Independiente del volumen comercial que se enfrente, siempre se debe
buscar un equilibrio entre los costos de mantener un inventario versus el nivel de servicio deseado, es decir,
toda acción de mejora y/o de aumento del nivel de servicio debe tener la evaluación de sus correspondientes
costos marginales o adicionales que cuesta o están involucrados en dicha mejora.
El nivel de servicio deseado está en función del compromiso de entrega de los productos terminados a los
clientes finales. No es lo mismo entregar los productos adquiridos a los clientes finales al momento de su
compra en horario AM/PM (lo comprado en la mañana se entrega en la tarde), que AM/AM (lo comprado
hoy se entrega al día siguiente), o entrega en 48 o 72 horas, etc. Dependiendo del compromiso de entrega de
los productos terminados a los clientes finales, se deberá mantener un nivel o cantidad de inventario distinto
(más inventario o menos inventario).
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Por lo anterior, el siguiente diagrama muestra el equilibrio que debe existir entre los costos de mantener
inventario versus el nivel de servicio deseado:
7. POLÍTICA DE INVENTARIOS
La política de inventarios son normas internas que buscan el equilibrio entre los costos de mantener
inventario versus el nivel de servicio deseado mediante el establecimiento de los siguientes lineamientos:
(Noori y Radford, 1997)
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Es decir, a través de la política de inventarios se pueden manejar las operaciones amparadas bajo una norma
general que facilitaría las decisiones relacionadas con dicha materia.
Capacidad de almacenamiento.
Capacidad de producción.
Estabilidad de la demanda enfrentada (demanda homogénea o no).
Necesidades de capital de trabajo.
Origen y naturaleza de las materias primas y de los productos terminados (su procedencia y tiempos
del proveedor que transcurre desde que se coloca la orden de compra hasta que son recibidas las
mercaderías y productos en la bodega de destino).
Rotación esperada de los productos.
Periodo futuro (años) de garantía o de servicio para cada familia de productos comercializados (a
través de esta se define un compromiso con los clientes finales externos).
La política de inventario, entre otras cosas, definirá los meses máximos de inventario admisibles para la
operación y para cada producto en particular. Por ejemplo:
Para el producto acero, que es importado desde China, la política de inventario podría definir que el
stock máximo admisible sería de tres meses de inventario (expresados en meses de demanda). Aquí
el tiempo del proveedor es clave (que podría ser como mínimo de 30 a 45 días).
Para el producto papel carta blanco, que es adquirido localmente a un proveedor nacional, la política
de inventario podría definir que el stock máximo admisible sería de cinco días de inventario
(expresados en días de demanda). Aquí el tiempo del proveedor es clave (que podría ser como
mínimo de dos días).
Facilita una mayor venta (sobre todo en periodos de alta demanda), mejorando el servicio al cliente
debido a la disponibilidad y al tiempo de respuesta o de entrega.
Mejora el balanceo de las líneas de producción (factor de amortiguador entre una demanda
fluctuante e incierta versus una tasa de producción pareja que opere al mínimo costo posible)
posibilitando una operación continua y fluida sin la presión comercial encima.
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Evita baches o quiebres en la producción (tiempo de espera de las materias primas versus
oportunidad de producir), al disponer de todos los insumos y materiales necesarios.
Evita escasez futura de materias primas (especulación). En definitiva, se compra y acumula para
consumir en el futuro.
Permite soportar pedidos urgentes no programados. Normalmente el área comercial no proyecta
todos los negocios que tiene en carpeta.
Por otra parte, existen costos asociados a la mantención de inventarios, entre otros:
¿Cuáles de los beneficios y costos aquí mencionados acerca de mantener un inventario, has
podido evidenciar en tu contexto laboral?
Su objetivo es evitar el atraso en la entrega o el despacho, perder una venta o paralizar la producción.
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Este diagrama muestra el nivel de inventario para un producto determinado, cuya demanda es estable y
homogénea para cada periodo. El consumo periódico (utilización del inventario → salida de inventario) de
dicha demanda está representado por la recta color rosa.
Inicialmente, la compra de inventario para satisfacer una demanda esperada y constituir el stock de
seguridad deseado es Q1. Luego, el stock de seguridad mantenido es Q0.
Para este caso, el punto de reorden sería Q0, es decir, se coloca la orden de compra cuando el inventario baja
al nivel de Q0. El tamaño de la orden de compra sería de (Q1 – Q0).
La clasificación de inventario ABC se calcula en función del monto o valor total de las compras anuales, es
decir, en función de las entradas o los ingresos a bodega de los últimos 12 meses. Las categorías de
clasificación son las siguientes:
A la categoría A pertenecen los artículos, códigos o productos que están dentro del valor acumulativo
que es menor o igual al 80% del valor total de las compras anuales de inventario.
A la categoría B pertenecen los artículos, códigos o productos que están dentro del valor acumulativo
que está entre el 81% al 95% del valor total de las compras anuales de inventario.
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A la categoría C pertenecen los artículos, códigos o productos que están dentro del valor acumulativo
que está entre el 96% al 100% del valor total de las compras anuales de inventario.
Los artículos, códigos o productos restantes que no están dentro del valor total de las compras
anuales (pero existen en inventario) se clasifican como categoría D, es decir, aquellos artículos,
códigos o producto que no fueron comprados en los últimos 12 meses, pero sí existe inventario para
ellos.
El resultado de la clasificación de inventario ABC es poder asignarle un apellido a cada código o producto
mantenido en inventario. De esta forma, podrá resumir el valor total del inventario a una fecha determinada
(expresado en pesos y unidades) de manera segmentada en las cuatro categorías (A, B, C y D).
Obtenga las compras totales realizadas en los últimos 12 meses (último año). Para ello, debe tener la
siguiente información:
Obtenga el porcentaje (%) relativo de la compra valorizada (en $ o US$) de cada part number o
código o producto respecto del total global de compras valorizadas (en $ o US$).
Ordene de mayor a menor el porcentaje (%) relativo de la compra valorizada (en $ o US$) de cada
part number o código o producto.
Acumule y totalice el porcentaje (%) relativo de la compra valorizada (en $ o US$) de cada part
number o código o producto. El último part number o código o producto debe acumular y totalizar el
100% de lo comprado. Con esta acción usted está ordenando los part numbers o códigos o productos
conforme al criterio de mayor a menor volumen de compra.
Realice la clasificación ABC para cada part number o código o producto en función de la definición de
las categorías anteriormente indicadas. Es decir, cada part number o código o producto debe tener su
correspondiente “apellido” (A, B, C o D).
Construya la tabla resumen de clasificación.
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Se procede a calcular las compras totales del periodo, tomando el stock inicial y las compras realizadas,
multiplicados por la sumatoria de los costos unitarios.
Costo Costo
Compras Ventas Costo Compras
Stock unitario unitario de
Producto realizadas realizadas unitario de totales del
inicial promedio distribución
(unidades) (unidades) venta ($) periodo
($) ($)
A 800 80 100 20.000 8.000 5.000 $ 29.040.000
B 100 40 50 15.000 7.000 4.000 $ 3.640.000
C 250 50 50 10.000 5.000 3.000 $ 5.400.000
$ 38.080.000
Luego, se calcula la proporción de cada producto por sobre las compra totales del periodo, además de
calcular su porcentaje acumulado. Identificado esto, se puede clasificar el producto a una de las categorías
ABC:
La rotación de inventario del periodo corresponde al costo de los bienes o de la mercadería vendida del
periodo dividido por el valor promedio del inventario del periodo.
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𝐼𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜
𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠 =
𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜
Suponga que para una empresa de retail el costo de la mercadería vendida en el último periodo corresponde
a US$30.000.000. Por otra parte, el valor promedio del inventario dentro del mismo periodo fue de
US$10.000.000. Remplazando en la fórmula, se obtiene:
𝑈𝑆$30.000.000
𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠 = = 3 𝑣𝑒𝑐𝑒𝑠
𝑈𝑆$10.000.000
Por tanto, en esta empresa de retail el inventario en un año rota 3 veces. Quiere decir que, en promedio, se
compra la totalidad del inventario y se vende 3 veces en un periodo.
Cuanto mayor sea el número de rotaciones, menos tiempo en promedio permanece la mercadería en
inventario y, por ende, tendrá una mayor liquidez el inventario en cuestión. La rotación se calcula para un
periodo en particular, por lo anterior, se pueden calcular las rotaciones anuales, rotaciones semestrales,
rotaciones mensuales, etc.
Las variaciones en la rotación de inventarios fluctúan de una empresa a otra y de una industria a otra. Por
ejemplo, las empresas que comercializan productos tecnológicos, en general, presentan de 5 a 6 rotaciones al
año.
Las rotaciones de inventario son una medida de desempeño muy utilizada por las empresas, que reflejan la
rapidez con la cual el inventario se convierte en ventas.
Nunca hay que olvidar que la rotación de inventario está referida o calculada para un periodo
predeterminado. Asimismo, cada part number o código o producto mantenido en stock tiene un valor o
costo unitario de inventario. Para poder realizar el cálculo de la rotación de cada part number o código o
producto mantenido en existencia se deben realizar los siguientes pasos:
1. Obtener para cada part number o código o producto las unidades vendidas durante el periodo de
tiempo que se está analizando.
2. Obtener para cada part number o código o producto los costos unitarios relativos a los siguientes
conceptos:
a. Valor o costo unitario de inventario para cada part number o código o producto.
b. Valor o costo unitario de comercialización o de venta para cada part number o código o
producto.
c. Valor o costo unitario de distribución para cada part number o código o producto.
Luego, obtener el total unitario de costo de los bienes o de la mercadería vendida, que corresponde a
la sumatoria de los tres costos unitarios indicados anteriormente.
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3. Obtener para cada part number o código o producto el total de costo de los bienes o de la
mercadería vendida, que corresponde a las unidades determinadas en el paso 1 multiplicada por el
total costo unitario determinado en el paso 2.
4. Para el periodo que se está analizando y para cada part number o código o producto, se debe
obtener el inventario o stock inicial en unidades y, luego, obtener el inventario o stock final en
unidades.
5. Para el periodo que se está analizando y para cada part number o código o producto, se debe
obtener el inventario o stock promedio en unidades.
6. Para el periodo que se está analizando y para cada part number o código o producto, se debe
obtener el inventario o stock promedio valorizado (en $ o US$).
Se debe tener presente que el inventario promedio valorizado (IPV) se calcula de la siguiente forma:
𝐼𝑃𝑉 = 𝐼𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 𝑝𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑒𝑛 𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 ∗ 𝑐𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑢𝑛𝑖𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 𝑝𝑜𝑟 𝑝𝑎𝑟𝑡 𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟
7. Para el periodo que se está analizando y para cada part number o código o producto, se calcula la
rotación que corresponde al cociente (división) entre el total de costo de los bienes o de la
mercadería vendida (calculado en el paso 3) y el inventario o stock promedio valorizado (en $ o US$),
determinado en el paso 6.
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Se procede a calcular el costo total unitario. Para ello se suman todos los costos asociados al producto:
Costo
Compras Ventas Costo Costo unitario
Stock unitario Costo total
Producto realizadas realizadas unitario de de distribución
inicial promedio unitario
(unidades) (unidades) venta ($) ($)
($)
A 800 80 100 20.000 8.000 5.000 33.000
B 100 40 50 15.000 7.000 4.000 26.000
C 250 50 50 10.000 5.000 3.000 18.000
77.000
Luego, se calcula el inventario final sumando el stock inicial con las compras realizadas y restando las ventas
realizadas.
Después se calcula el inventario promedio tomando el stock inicial más el inventario final y dividiendo su
resultado por dos:
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Se calcula el inventario promedio valorizado, para después calcular la rotación por producto y, finalmente, la
rotación global:
Costo
Costo
Compras Ventas unitario Costo unitario Inventario
Stock unitario Costo total Inventario Inventario
Producto realizadas realizadas de de distribución promedio Rotación
inicial promedio unitario final promedio
(unidades) (unidades) venta ($) valorizado
($)
($)
La rotación final promedio del periodo es de 0,0023 o 0,23%. Si se considera que un año tiene 365 días, al
multiplicarlo por 0,23% se obtiene aproximadamente 1 día. Esto quiere decir que la rotación se realiza cada 1
día, lo cual indica que esta industria es muy vertiginosa respecto a la gestión de inventarios.
Los administradores deben centrar sus esfuerzos, atención y recursos en aquellos ítems clasificados
como A. Estos ítems requieren de revisiones y controles constantes (en forma permanente).
Los administradores deben centrar su foco, atención y preocupación en aquellos ítems que presentan
una baja rotación. Estos part numbers o código o producto que tienen baja rotación pueden
transformarse en un inventario inmovilizado (que no se vende, que no tiene movimiento), afectando
los estados financieros.
Los administradores deben ubicar su inventario físico dentro de la bodega de acuerdo con su
clasificación ABC y rotación.
o Los part numbers o código o producto clasificados como A y B y con altas rotaciones debe ser
ubicados a piso (o a la mano) y en sectores cercanos a la salida de productos de la bodega.
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o Los part numbers o código o producto clasificados como C y D y con bajas rotaciones debe
ser ubicados en altura y en sectores finales de la bodega.
La cubicación física de la bodega, que implica la definición de pasillos, racks, nivel dentro del rack y
casillero o nicho dentro del nivel, se realiza en función de la clasificación de inventario ABC y
rotaciones.
La cantidad que ingresa o sale debe estar respaldada e indicada por su correspondiente documento.
Los documentos de ingreso son: la factura comercial y guía de despacho del proveedor.
El picking list es un documento que acompaña normalmente a una importación e indica los códigos o
part numbers que vienen, su descripción y cantidad. Constituye el respaldo de la factura de
importación.
Los documentos de salida son: la factura comercial y guía de despacho de la empresa que vende.
El picking list es un documento interno de bodega que posibilita posteriormente la emisión de una factura o
guía de despacho. Corresponde a una orden interna que indica el producto (código o part number), su
descripción y cantidad requerida. Con esta orden el personal de bodega retira desde estantería o racks los
productos que se vendieron y se deben despachar.
El control riguroso sobre la mercadería en bodega y, en especial, sobre las entradas y salidas, aseguran que
los productos almacenados estén en sus correctas cantidades de acuerdo con los registros mantenidos, y que
estén en las posiciones indicadas en los registros mantenidos. El objetivo de todo administrador de bodega es
que no falte ni sobre nada.
Inventario general contable: normalmente se toma uno al año y en él se inventarían todos los part
numbers o códigos o productos mantenidos en stocks.
Inventarios cíclicos: normalmente se toman mensualmente y se enfocan principalmente en los ítems
clasificados como A y B.
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En la realización o toma de inventarios se revisan y comparan los registros mantenidos por un sistema
computacional versus el inventario físico existente. Es decir, los registros indican lo que debiera existir y el
inventario físico muestra lo que realmente existe. Un inventario bien administrado debiera tener diferencia
cero o muy pequeña o marginal.
En todo inventario físico va a generar o presentar ítems faltantes e ítems sobrantes. Es decir, unidades o
cantidades faltantes y sobrantes correspondientes a cada part number o código o producto mantenido en
stocks o existencias.
Diferencia bruta: Corresponde a la suma de los valores absolutos (sin signo) de los montos faltantes y
sobrantes.
Diferencia bruta %: Corresponde a la diferencia bruta/total inventario a una fecha determinada.
Diferencia neta: Corresponde a la diferencia generada debido a la suma de los montos sobrantes (+) y
de los montos faltantes (-), es decir, considerando su signo.
Diferencia neta %: Corresponde a la diferencia neta/total inventario a una fecha determinada.
Un inventario bien administrado y controlado no debiera tener diferencias netas % mayor al 1%. Estas
diferencias de inventario se obtienen debido a conteos o tomas de inventario, normalmente en la realización
de un inventario general o cíclico se realizan tres conteos o tomas de inventario:
1. Primer conteo realizado sobre los part numbers o códigos o productos “objetivos”, es decir, sobre el
universo al cual se realiza el conteo o toma de inventario. Este primer conteo arrojará
inevitablemente diferencias sobre algunos part numbers o códigos o productos.
2. Segundo conteo realizado exclusivamente sobre los part numbers o códigos o productos que
presentaron diferencias en el primer conteo. Si se vuelve a contar el mismo total que fue contado en
la primera toma de inventario, dicho part number o código o producto no se debe volver a contar.
Este segundo conteo debiera arrojar una cantidad inferior de diferencias para cada part number o
código o producto involucrado.
3. Tercer conteo realizado exclusivamente sobre los part numbers o códigos o productos que
presentaron diferencian en el segundo conteo.
a. Se registra como total de inventario de cada part number o código o producto aquel valor
que coincide con algún conteo anterior.
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b. Si no hay coincidencia, se registra como total de inventario de cada part number o código o
producto el valor o total obtenido en el tercer conteo.
¿De qué manera crees tú que la integración de estos conceptos mejoraría el control de inventario
en tu contexto laboral?
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COMENTARIO FINAL
Se debe tener presente que la gestión de inventario permite manejar, articular y conducir los procesos de
almacenamiento y de administración del inventario.
Esta gestión se relaciona con el manejo, supervisión, administración y control de las bodegas o almacenes
que guardan, custodian y protegen todos los productos finales terminados, productos semielaborados,
materiales, insumos y materias primas antes de que lleguen al usuario (cliente interno), o bien, antes de que
lleguen al cliente final (mercado).
Por otra parte, la gestión de inventario busca asegurar que el inventario o stock mantenido exista
realmente, que esté en buenas condiciones y que tenga un movimiento de salida adecuado al negocio que
se maneja.
Finalmente, no hay que debe olvidar que el desafío para un administrador de operaciones, desde la
perspectiva del manejo del inventario, es que no falten ni sobren productos, un control físico realizado sobre
los registros (base de datos) manejados por el software que administra el inventario.
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REFERENCIAS
Davis, M.; Aquilano, N. y Chase, R. (2001). Sistemas de inventario de demanda independiente.
Norma.
Semana 3.
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