Programa de formación y desarrollo de mandos medios y supervisores

TECNICAS DE ENTRENAMIENTO DE PERSONAL

ACTIVIDADES

Unidad no. 1

Actividad no. 1
Lectura comprensiva: La empresa y el entrenamiento del personal

Objetivos de la actividad:
- Enunciar la importancia del entrenamiento en la empresa.

- Nombrar las responsabilidades del mando medio frente al entrenamiento del

personal.

Descripción de la actividad:
Lea cuidadosamente el texto mostrado y responda las preguntas que siguen.
Trate de leer el texto completo antes de responder. Use sus propias palabras.

La productividad de una empresa demanda que sus recursos productivos funcionen a

plena capacidad.
Sometida a presiones externas e internas, el mundo de la empresa transcurre dentro
de un permanente estado de cambios que demanda una formación también
permanente del personal para los fines de adaptar sus competencias y valores a las
demandas de este entorno cambiante.
Dentro del contexto externo, entre las fuentes generadoras de cambios destacan:
- Competencia
- Clientes
- Tecnología
- Gobierno
- Macroeconomía y mercados de capital

Destacan, a lo interno de la empresa:

- Cambios a productos existentes o nuevos productos
- Nuevos proyectos
- Traslados, despidos y ascensos
- Nuevos métodos y técnicas de trabajo
- Cambios en la estructura organizacional
El elemento humano debe estar en condiciones de hacerle frente a las diferentes
variantes y esto se logra con un entrenamiento permanente que responda, tanto a las
necesidades inmediatas, como futuras de la empresa.
La evolución constante del mundo empresarial en el campo técnico, va planteando
siempre nuevas necesidades. El entrenamiento del personal puede entonces constituir
un elemento de competitividad siempre que se logren desarrollar en el personal las
competencias que permitan a la empresa poseer ciertas ventajas comparativas en
cuanto a la calidad y la productividad de su recurso humano respecto al de otras
empresas del mercado.
Por esto, es una preocupación permanente de la alta gerencia y los mandos planear y
desarrollar los programas de entrenamiento que sean necesarios para garantizar el
éxito de la empresa en el medio altamente competitivo en el que se desempeña hoy
día.
Sin embargo, no debe entenderse el entrenamiento como un conjunto de actividades
que se llevan a cabo para propiciar la adquisición y el desarrollo de conocimientos,
habilidades y actitudes que respondan solo las necesidades propias de la empresa.
Para que el entrenamiento sea efectivo, debe existir una compatibilidad entre los
intereses de la empresa y los propios del individuo. La empresa que ofrece
capacitación solo por atender sus necesidades inmediatas, sin prestar atención a
ciertas expectativas individuales de los empleados como son las posibilidades de
ascenso, estabilidad en el puesto, etc., se enfrenta a un personal que muy pronto
pierde la motivación y el interés que deben suscitar los programas de entrenamiento.
El objetivo esencial, es pues, lograr el mejoramiento de la empresa a través del
mejoramiento de sus miembros con el objetivo de lograr:
- Mayor producción y productividad
- Mayores beneficios
- Menores costos
- Mayor y mejor participación en el mercado
- Mejores condiciones de trabajo
- Mejores beneficios en sueldos y prestaciones
- Mejor posición social
- Mayor motivación, identificación y compromiso con los objetivos de la empresa

El entrenamiento, solo tiene sentido en la medida en que contribuye con la rentabilidad

de la empresa y con el desarrollo integral del individuo, cuando toma en cuenta tanto
los objetivos de crecimiento de la empresa como las necesidades y expectativas
individuales del empleado.
De aquí se deriva, que una de las mas importantes responsabilidades que tiene el
supervisor, es la de velar, porque su personal tenga el entrenamiento adecuado en el
momento preciso, y, en atención a los cambios que se presenten.
Las tareas del supervisor en materia de capacitación, deben pues cubrir los siguientes
aspectos:
a) Identifición de necesidades de entrenamiento.
b) Suministro del entrenamiento, o delegación en otros, ya sea dentro o fuera de la
empresa
c) Fomento y contribución de planificación y programación del entrenamiento
d) Reconocimiento e identificación de sus propias necesidades de entrenamiento y
procurar como suplirlas.
e) Identificación de las competencias requeridas por el personal en función del medio
cambiante que maneja la empresa y procurar suplirlas a su personal.
f) Evaluación de la efectividad del adiestramiento de su personal mediante la
observación y seguimiento de las nuevas competencias desarrolladas.

1- Ilustre sobre la influencia que tiene cada uno de los siguientes

elementos del contexto externo en la empresa:
Competencia Llámese a todas aquellas organizaciones que producen y comercializan
bienes o servicios, con las cuales una empresa compite por la obtención
de clientes y consumidores. Los competidores se pueden presentar en
dos formas principalmente:
Organizaciones que producen o fabrican bienes o servicios similares a
los que ofrece otra empresa. Por ejemplo, citando a las empresas de
Coca Cola y Pepsi, son empresas dedicadas a producir una bebida
similar y compiten por un mismo mercado.
Organizaciones distintas que pueden influir en los intereses del cliente
para modificar sus intenciones de compra. Un ejemplo pueden ser las
nuevas Tablas que actualmente ya son una amenaza seria para
empresas como Toshiba o HP dedicas a la producción de Computadoras
Portátiles.
Tecnología Los cambios tecnológicos suelen darse en dos puntos principalmente:
Cambios Tecnológicos en los Productos. Los cambios tecnológicos en
los productos son todas aquellas modificaciones que sufre un producto
para obtener otros con nuevas características y capacidades de
productos existentes o a productos nuevos.
Cambios Tecnológicos en el Proceso. Los cambios tecnológicos en el
proceso se relacionan con las modificaciones en la forma en que se
fabrican los productos o la forma de administrar las empresas.
Clientes Son conocidos como los compradores o personas que adquieren los
bienes o servicios que ofrece una organización. Los clientes son quizá
las variables directas de mayor importancia para las organizaciones, ya
que la mayoría de ellas debe detectar los cambios en las preferencias de
los consumidores para que estos continúen prefiriendo sus productos y
no solicitar los de la competencia.
Actualmente empresas de gran presencia en el mercado, acuden a
herramientas de mercadotecnia para estudiar clientes presentes y
detectar clientes potenciales, con el fin de mantener o ampliar el nivel de
ventas que permitan el crecimiento de las organizaciones.
Gobierno Estos elementos constituyen también un impacto drástico en las
organizaciones, ya que las regulaciones a nivel municipal, estatal y
federal imponen una serie de leyes y normas delimitando lo que las
empresas pueden y no pueden hacer.
Las nuevas leyes encaminadas a la protección del medio ambiente,
representan una desventaja para aquellas empresas que contaminan en
grandes cantidades, sin embargo, para algunas otras representan una
oportunidad de negocio, ya que actualmente gran parte de la industria va
enfocada al desarrollo de productos tecnológicos e innovadores que
disminuyan el impacto ambiental.
 Algunas otras leyes que afectan y que en muchas ocasiones las
organizaciones buscan la forma de disminuir o evadir, son los impuestos
establecidos por el gobierno federal, así como los salarios y derechos
que beneficien a los empleados que prestan sus servicios a diversas
instituciones.
Macroeconomía son las condiciones y tendencias observadas en la economía que
, pueden influir en las actividades de la organización. Por ejemplo, los
diversos indicadores como la inflación, el tipo de cambio y las tasas de
Mercados de interés, que constituyen una estructura de precios relativos que influye
capital directamente en la economía de la empresa. Si la organización es
exportadora, un alza o una baja abrupta de tipo de cambio, tendrá
distintas repercusiones en su competitividad en los mercados externos.
Los cambios económicos pueden generar oportunidades o amenazas
para los administradores; cuando la economía pasa por un buen
momento, las empresas aprovechan la creciente demanda de productos
o servicios para disponer de recursos que les permitan crecer o
expandirse. De lo contrario cuando la economía pasa por una crisis, caso
de las recesiones, la demanda disminuye aumentando el desempleo y
disminuyendo las utilidades.

2- Ponga ejemplos de cambios que se generan de manera cotidiana en el

contexto interno de la empresa:
Los cambios organizacionales que se suelen llevar a cabo en las empresas. No obstante, los 3
más recurrentes son los siguientes:
• Cambios estructurales
Son los principales cambios que se dan en una organización. Consisten en el cambio en la
estructura organizativa. Dentro de este tipo de cambios están: la departamentalización, el
cambio en la cadena de mando, el cambio en la jerarquía, el rediseño de puestos de trabajo,
etc.
Los cambios estructurales en la organización ayudan a que esta sobreviva e incluso a que
crezca pensando en los nuevos tiempos. Sin embargo, si no se miden bien podrían ser
contraproducentes o hacer que la empresa pierda su esencia.
Un claro ejemplo de un cambio estructural sucede cuando en un negocio familiar el propietario
deja el mando a sus familiares. En esta situación había una estructura jerárquica lineal
heredada donde el propietario daba las órdenes de arriba hacia abajo. Sin embargo, tras
empezar los hijos a entrar en la empresa hay la posibilidad de nuevas ideas de ampliación y
cambios importantes hacia una estructura menos lineal y más compleja. Se podrían añadir
nuevas líneas de mandos y toma de decisiones. Hay muchas cosas que cambiar a mejor, pero
si no se hace con cuidado se puede perder la esencia del negocio.
• Cambios culturales
Un cambio cultural de la empresa marca la diferencia ya que la cultura organizacional es
imprescindible para que esta funcione correctamente y tenga éxito. La cultura de la empresa
está relacionada con la identidad de la misma, su misión, los valores que transmite, los
principios en los que se basa y las metodologías que se utilizan e influye en la productividad,
satisfacción y bienestar de sus empleados. Por eso, es necesario fortalecerla y si así se
considera, incluso cambiarla. Pero hay que tener especial cuidado con los cambios ya que
antes de hacerlo hay que planificar una buena estrategia. Además, hay que tener en cuenta que
un cambio mal realizado en la cultura empresarial puede destruir una buena imagen de marca.
• Cambios de personal
El cambio organizacional dirigido a las personas también es clave en el funcionamiento de la
empresa. Cabe la posibilidad de que te encuentres con cambios relacionados con la gestión de
personal en niveles altos, medios o bajos o incluso con la reducción de personal en la empresa.
Los cambios son buenos si se analizan detenidamente, evitando además la insatisfacción de
los empleados actuales. Hay que tener cuidado con la reducción de personal, ya que si
realmente es necesaria en la empresa puede conllevar beneficios como disponer de más
liquidez y ahorrar, pero los trabajadores es posible que se sientan desplazados e inseguros. Es
necesario que sepas manejar muy bien los cambios relacionados con el personal, ya que el
capital humano del negocio es clave para su correcto funcionamiento.
Como ves los cambios organizacionales pueden ser un revulsivo para cualquier empresa, pero
antes de llevarlo a cabo hay que analizar muy bien la situación, determinar qué pros y contras
tiene para minimizar las consecuencias negativas e incrementar las positivas.

3- ¿Porque es necesario entrenar continuamente al personal en la

empresa?
La capacitación continua de personal permite a los empleados planear, mejorar y realizar de
manera más eficiente sus actividades, en colaboración con los demás integrantes de la
organización; por lo tanto, es relevante constituir un equipo de trabajo de alto rendimiento y
realizar una labor profesional con los mejores estándares de calidad.
En general, los principales beneficios que una organización obtiene de la capacitación son los
siguientes:
• Aumentar la productividad y la calidad del trabajo.
• Incrementar la rentabilidad.
• Disminuir la rotación de personal.
• Mejorar los estándares de reclutamiento y selección de personal.
• Levantar la moral de los trabajadores.
• Ayudar a resolver problemas concretos en el día a día.
• Disminuir la necesidad de supervisión.
• Prevenir accidentes de trabajo.
• Mejorar la estabilidad de la organización y su flexibilidad.
• Lograr que el personal se sienta identificado con la empresa.

4- ¿Por que en el entrenamiento que da la empresa deben tomarse en

cuenta los intereses individuales del personal participante, además de los
empresariales propiamente dichos?
En la actualidad se le ha dado un papel preponderante a la administración del personal,
anteriormente, las empresas que tenían mayor acceso al capital y las innovaciones tecnológicas
contaban con mayores ventajas competitivas, sin embargo, en la actualidad esto ha cambiado
considerablemente. “Hoy, las compañías que ofrecen productos con la más alta calidad son las
que van un paso adelante de la competencia, pero lo único que mantendrá la ventaja de la
compañía para el día de mañana es el calibre de la gente que esté en la organización”. Alguna
forma, se podría decir que: “el principal desafío de los administradores de recursos humanos es
lograr el mejoramiento de las organizaciones de la cual forman parte, haciéndolas más
eficientes y más eficaces”, a través de administrar mejor los recursos humanos, de aquí que,
una buena administración de recursos humanos genera beneficios en el sentido de, que si el
talento humano es escaso y valioso, se tiene que crear un ambiente de trabajo atractivo para
retener al personal contratado y obtener de él el máximo rendimiento.

El razonamiento anterior debería hacer reflexionar en lo siguiente: ¿cómo puede caber en la

mente de un administrador de recursos humanos, la idea de considerar que algún personal con
determinadas habilidades quiera desempeñarse en un ambiente desagradable, donde el trabajo
no sea retador y que tampoco le permita poner en práctica sus habilidades y conocimientos, y
que además no se le desarrolle tanto en lo personal como en lo laboral? En la actualidad podría
haber muchas oportunidades de empleos, pero no todas las empresas podrían ser muy buenos
lugares para trabajar, en muchas de las economías modernas, es más fácil obtener recursos
económicos y tecnología de punta que un buen personal, esto significa que la ventaja
competitiva la tendrán las empresas que sepan cómo atraer, seleccionar y retener a sus
trabajadores mediante un plan claro y definido de desarrollo personal y laboral.
Administrar el recurso humano es la habilidad que podría marcar la diferencia entre el éxito o el
fracaso en la mayoría de las organizaciones. Una gran parte de los ejecutivos actuales y en
especial, ejecutivos de áreas productivas, no le dan la importancia debida a la administración
efectiva de sus recursos humanos, por lo regular consideran que esta función corresponde
solamente al departamento de recursos humanos, de aquí que, muchos de los problemas de
una compañía son problemas de personal y por lo regular, no son atendidos hasta que hacen
crisis, o cuando ya no es posible postergarlos. Si se quiere desarrollar una organización que
pueda crear valor a largo plazo irremediablemente hay que enfocarse en la gente, que crezcan
y se desarrollen a la ópar con la organización.
Un error muy frecuente en la administración es que, por lo regular, cuando se plantea una
estrategia, se señalan con precisión lo que se va a hacer con los recursos económicos,
tecnológicos y financieros, pero rara vez se mencionan los recursos humanos que se van a
necesitar y mucho menos, con qué cualidades, habilidades, conocimientos y/o competencias
necesarias. Es importante señalar, que, sin estos recursos, es poco probable implantar las
estrategias por excelentes que éstas sean. “Cada mejora a la compañía descansa en la gente
que desea hacer algo mejor y diferente. Cuando...se pueda...obtener personal que quiera y
sepa cómo cambiar, entonces se podrán implantar las estrategias y alcanzar los objetivos”.

Si uno se preguntara por qué es esencial conectar la estrategia con el personal para administrar
el talento, o lo más importante, como hacerlo, se podría decir que esto descansa en tres
conceptos claves, la alineación, el compromiso y la medición. La alineación significa asignar a
la gente en la posición correcta, es decir, el personal deberá estar alineado conforme a la
estrategia del negocio, dicho de otra forma, determinar qué cualidades, competencias o
habilidades se requieren en tal o cual estrategia y en base a eso asignar a las personas que
cubran con esos requisitos o dotarlos de esas habilidades mediante la capacitación y
adiestramiento. El compromiso significa promover que el personal se comprometa con sus
propósitos básicos y dirección correcta y finalmente evaluar el desempeño.
5- Enumere algunas de las responsabilidades del mando medio frente al
entrenamiento de su personal:
Cada vez que entramos a una empresa y comenzamos a conocer su estructura y funciones,
surge rápidamente la demanda respecto de los Mandos Medios: que si hay que capacitarlos,
que si están asumiendo todas sus responsabilidades, que si toman o no decisiones, que si se
“hacen cargo”, etc.
En general también se repiten algunas situaciones sin importar demasiado en qué tipo de
industria o empresa de servicios nos encontramos:
1. Las personas llegaron a esa posición por ser excelentes técnicos, conocedores del
metier, gente de confianza y/o con muchos años en la organización. En general nadie evaluó si
tienen las competencias necesarias para gestionar.
2. Se critica su carencia a la hora de tomar decisiones. Sin embargo, pocas veces está
claro hasta dónde pueden decidir sin quedar expuestos por sus jefes y criticados frente a sus
colaboradores.
3. En las organizaciones más tradicionales, tienen la carga de alcanzar ciertos resultados
sin la posibilidad de elegir a sus equipos, las formas de trabajar o ambas.
 Así y todo, una vez que el desafío de ser “jefe” fue aceptado, hay responsabilidades
relacionadas con lo que llamamos junto con Peter Senge “liderazgo local”, que son
intransferibles (y difícilmente posibles de “patearse” hacia arriba).

Actividad no. 2
El programa de entrenamiento

Objetivos de la actividad:
- Elaborar y administrar un programa de entrenamiento del personal.
Descripción de la actividad:
Responder el cuestionario que se muestra auxiliándose del manual para esta
unidad no. 1

1- Trate de parear las herramientas de detección de necesidades de la

columna izquierda con la correspondiente utilidad de estas herramientas
mostradas en la columna derecha:
1) Entrevista personal 3 Capturar habilidades y competencias
que deben ser desarrolladas
2) Observación directa del 2 Determinar que podrían requerir de un
empleado en el área de trabajo programa de entrenamiento
3) Cuestionario de identificación de 1 Identificar diferencias entre
necesidades de entrenamiento competencias actuales y deseadas
2- ¿Por que es importante tomar en cuenta los siguientes aspectos en el
diseño de un entrenamiento?:
Objetivos generales:
Los objetivos generales del entrenamiento deben establecer lo que se espera del programa de
entrenamiento para el logro de los resultados finales. Estos objetivos generales pueden
desglosarse en otros objetivos más específicos. Esto último provee un sentido de dirección para el
alcance de los resultados esperados.

Objetivos específicos:
Los objetivos específicos deben enunciarse de manera clara y de acuerdo a las
prioridades. Deben también establecerse en función de objetivos de aprendizaje
que estén orientados en armonía con las competencias que se espera que
adquieran los participantes. Estos objetivos deben ser específicos, medibles,
logrables, orientados a los resultados y con límites de tiempo (SMART).
Duración del entrenamiento:
Al deciden la duración del programa de entrenamiento, deben considerarse lo
siguiente:
1. objetivos del entrenamiento
2. naturaleza y número de tópicos que se han de cubrir
3. número de participantes
4. Tiempo requerido para las presentaciones, trabajos de grupo y visitas de
campo
5. tiempo de viajes y condiciones climáticas 6. factores culturales y religiosos 7.
tiempo requerido para discusiones e interacciones

Recursos necesarios:
El lugar de entrenamiento es crucial para el logro de los objetivos del programa de entrenamiento.
El local debe ser accesible para todos los participantes y lo suficientemente amplio y confortable
para un aprendizaje con una activa participación de los participantes. Entre los elementos de un
buen local para las actividades de entrenamiento están: - Costo razonable. - Accesibilidad para
todos los participantes. - Sillas y mesas adecuadas, con la flexibilidad de ser ordenadas
adecuadamente. - Equipos y facilidades (proyector multimedia, retroproyector, paleógrafo, teléfono
y otros medios) funcionan y son suficientes. - Suficientemente espacioso, limpio y bien ventilado,
tanto para el trabajo en grupo como plenarias. - Sanitarios limpios disponibles.

Personal que suministra el entrenamiento:

La selección de los instructores debe basarse en los criterios específicamente desarrollados para
el programa de entrenamiento. Estos criterios deben especificar especialidad, nivel de experiencia,
disponibilidad, habilidades interpersonales, salud, capacidad para adecuarse a los términos y
condiciones previstas por la empresa.

Temas de contenido:
El contenido o las áreas de cobertura incluidas en el programa de entrenamiento deben basarse
en los resultados del proceso de identificación de las necesidades de entrenamiento. Estos temas
deben reflejar los conocimientos, las actitudes, los valores y las habilidades que necesita la
persona para manejarse de manera eficiente y eficaz en sus puestos o áreas de trabajo donde han
de desplegar sus competencias. El contenido temático debe ser como un puente que une la
diferencia entre lo que es y lo que debiera ser.
3- Ubicándose en algún puesto de trabajo intente ubicar algunas
competencias o tareas propias al puesto y establezca una programación
imaginaria utilizando la siguiente matriz de entrenamiento:
MATRIZ DE ENTRENAMIENTO

Personal

Informacion
Expediente
Preparacion
TAREAS
Registrol

Archivo
NOTAS

NOMBRES
Maria x x x x x Muy Trabajadora
Montero
Jorge Perez x x Trasladado a Depto Ventas
Luis Ruiz x x x x
Maria Baez x x x Toma muchas licencia med.
Eva Aquino x x x x x