a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un

memorando, la asistencia a la “Reunión de apertura”. Diseñe un

formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo
formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la
auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar,
observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

Coordinación de Gestión Documental

Líder de Transferencias Documentales
Líder de Archivo Central
Líder de Archivo Inactivo
MEMORANDO

FECHA: 10 de octubre de 2020

DE: GERENCIA DE CALIDAD
PARA: COORDINACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL
REF: AUDITORIA PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La Gerencia de Calidad realizará Auditoria Interna de Observación al

proceso de la referencia; con el objeto de identificar y valorar que se
están aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente, horario,
oportunidad de atención y acción de las Transferencias Documentales
dentro del área y con el Operador de Archivo Inactivo dentro de los
estándares establecidos como modelo. Determinar la eficacia y vigencia
del Sistema de Calidad implementado para cumplir los objetivos
específicos de calidad. Proveer al auditado una oportunidad de mejorar el
Sistema de Calidad realizado en la empresa. La visita será realizada por
un equipo de 2 Auditores de Calidad y debe ser atendida por el
Coordinador de Gestión Documental, el Líder de Transferencias
Documentales, el Líder de Archivo Central y por el Líder de Archivo
Inactivo, el 20 de Octubre del presente año a las 8:00 a.m. con una
duración de 9 horas, en las instalaciones de Archivo Central. Adjunto
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para
el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración
a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al
Auditor Líder antes del 15 de Octubre próximo.

Atentamente,

Gerencia de Calidad.
 REUNIÓN DE APERTURA

Gerencia de calidad Fecha: 20 de Octubre

Representante de Calidad Ing. Luis F. González
Auditor Líder
Equipo Auditor Simón Martínez
Sector Gestión Documental

 Comprobar el grado de
conformidad del SGC con
los criterios establecidos en
norma ISO 9001:2015.
 Evaluar la gestión del
proceso de Gestión
Documental, al igual que el
cumplimiento de la
normatividad legal vigente,
aplicable al proceso, y al
cumplimiento de los
Objetivo. criterios expresados para la
auditoria.
 Evaluar la eficacia del SGC
para lograr los objetivos
especificados en él.
 Identificar mejoras
potenciales para el
mantenimiento del Sistema
de Gestión Integrado, el
Sistema de Control Interno
y la Gestión Institucional.
Alcance Auditoria Interna de Observación y
Seguimiento. Desarrollo del
proceso durante la fecha de la
Auditoria.
ISO 9001:2015. Validar que los
indicadores definidos, permitan
Criterio evaluar el avance y/o los
resultados de la gestión del
proceso.
Lista de chequeo y procedimiento
establecidos en el SGC
Metodología empresarial para el proceso en
cuestión.
 FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNIÓN DE APERTURA

NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA

Luis F. González Representante de
Calidad
Ana María Peña Coordinador(a) Gestión
Documental
Miguel López Líder de Transferencias
Documentales
Jorge Molina Líder Archivo Central
Auditor Líder
Simón Martínez Auditor 3 (equipo auditor)

b) Revisión documental durante la realización de la Auditoria

Procedimiento de transferencia
documental para garantizar la
integridad, autenticidad, fidelidad y
confidencialidad de la información
transferida.

1. Instrucciones de trabajo
2. Formatos y Registros
3. Procedimientos Operativos
4. Documentación completa

1. Tiempos de atención paso a

Documentos de Referencia. paso durante el proceso.
2. Procedimiento de atención de
transferencias documentales de
Archivo de Gestión a Archivo
Central.
3. Procedimiento de entrega y
transferencia documental de
Archivo Central a Archivo
Inactivo.
4. Se comentan los hallazgos
encontrados al Coordinador (a)
de Gestión Documental.

c) Comunicación durante la auditoria: defina las técnicas o estrategias

de comunicación que usara durante la auditoria.
  Comunicación transversal, a través de correos electrónicos
principalmente para tener evidencia de la comunicación, y a través
de canales abiertos como teléfono y radio.
 Reuniones periódicas y actas de reunión con los temas principales.

d) Recolección y verificación de la información: defina que técnicas o

estrategias de recolección y verificación de la información usará
durante la auditoria (ejemplo: lista de chequeo)

De recolección:
 Registros
 Formato de registro de no conformidades
 Fotografías (soporte de los formatos)
 Documentos originales
 Observación del auditor

De verificación:
 Entrevistas
 Testimonios verbales (al auditado)

LISTA DE CHEQUEO SI NO
Lista de verificación X
Procedimientos operativos X
Formatos y Registros X
Instrucciones de trabajo X
Documentación completa X

e) Generación de hallazgos de auditor

HALLAZGOS DE LA AUDITORIA
ASPECTOS FUERTES DEL PROCESO:
1. OBSERVACIONES:
1. En el análisis de los riesgos definidos dentro del proceso
auditado, y durante la entrevista realizada al Coordinador (a)
de Gestión Documental, el equipo auditor observo que existen
riesgos que no han sido considerados dentro del proceso; no
obstante están identificados, como son los riesgos: deterioro de
 documentos por inadecuadas condiciones de conservación, y
pérdida de información por catástrofe natural.
2. Durante la visita de inspección al área de radicación de
documentos, el equipo auditor observó que en las ventanillas
de atención al público no siempre se le pide al usuario que
evalué la atención recibida.

NO CONFORMIDAD
DESCRIPCIÓN NORMATIVIDAD
INCUMPLIDA
1. Gestión de control sobre los riesgos
En la evaluación a los controles de los
riesgos del proceso, el equipo auditor
evidenció incumplimiento en la aplicación de
los controles y la falta de documentación de
los mismos.
Riesgo: Falta de Gestión y tramite de los GC-G-004 Guía de
expedientes: no se contempla el seguimiento administración de riesgos
que se realiza a través de la herramienta institucionales, numeral 8
postal; no se incluye en los objetivos de los
funcionarios encargados, la responsabilidad
de custodiar y administrar los expedientes.
Riesgo: Almacenamiento de expedientes en
lugares no habilitados: el equipo auditor
evidenció que no se ha realizado la
transferencia total de documentos, que han
cumplido el plazo de retención en archivos
de gestión, incumpliendo los tiempos de
conservación establecidos en las tablas
documentales vigentes.

2. Control de documentos
En la inspección realizada a la
documentación que hace parte del proceso,
se evidenció que existen documentos que
mencionan formatos, guías y procedimientos NTCGP 1001:2017
inexistentes, como el caso de: GDOC-006 numeral 4.3.3
“Guía tabla de valoración documental”,
GDOC-F-003 “Formato desglose
documentos reserva” y en la caracterización
del proceso se denomina “ Formato traslado
de documentos”

f) Prepare y realice las conclusiones de la auditoria

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
 Actividades desarrolladas:
Verificación de la capacidad de la organización para cumplir aspectos
reglamentarios.
Si bien en el proceso auditor se encontraron no conformidades y observaciones,
se le ha dado cumplimiento a los requisitos exigidos en la normatividad y se
evidenció gestión por parte de los líderes responsables. No obstante, se
identificaron dos (2) observaciones y dos (2) no conformidades que requieren
estructuración de las acciones de mejora y la solidez del Sistema de Gestión
Integrado, la Gestión Institucional y el Sistema de Control Interno.

Responsabilidad de la Dirección:
La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas
y preventivas, mediante definición de plazos y criterios que permitan asegurar el
cumplimiento de los objetivos previstos, respecto tanto a la prevención de los
problemas como a la eliminación de sus causas.

Confiabilidad de la Auditoria Interna:

La empresa cuenta con personal calificado para la realización de auditorías
internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plan y un Informe en el
que se registran los hallazgos, se analizan las causas de las No conformidades,
y a partir de ellos se establecen las acciones correctivas pertinentes. Se
evidencia un adecuado control y seguimiento del cumplimiento de las
actividades relacionadas con la auditoria por parte del auditor principal. En la
planificación y realización de las auditorías es importante asegurar que se
cubren todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y se evalúe con
la profundidad requerida, el nivel de cumplimiento de cada uno de los requisitos
de la Norma ISO 9001asociados a los diferentes procesos.

g) Realización de la reunión de cierre: entregue el registro escaneado

para verificar la ejecución real de la auditoria (ver punto a. de esta
actividad)

PROCESO: Gestión DEPENDENCIA AUDITADA:

Documental Coordinación Gestión Documental

FECHA: 20 de Octubre 2020 HORA DE INICIO: 8:00 am

LUGAR: Oficina Archivo

HORA DE TERMINACION: 5:00 pm
Central

1. ASISTENCIA :
La reunión de cierre contó con los siguientes funcionarios:
Por parte del proceso auditado

Ana María Peña (Coordinador (a) Gestión Documental)

Miguel López (Líder de Transferencias Documentales)

Jorge Molina (Líder Archivo Central)

Por parte del auditor

(Auditor (a) Líder

Simón Martínez (Auditor 3)

2.AGRADECIMIENTO:

Se agradeció al (los) líder (es) del proceso(s) y a los funcionarios de la(s)

dependencia (s) auditada, por la disponibilidad de los recursos físicos y
logísticos que fueron solicitados para realizar el trabajo y por disposición del
personal que fue requerido en las evaluaciones, que fueron realizadas.

3.HECHOS RELEVANTES:

El auditor presenta los hechos más relevantes (fortalezas y debilidades),

encontrados en desarrollo de la auditoria:

El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por interiorizar en todo el

equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo los parámetros de la
Norma ISO 9001:2015, a través de la coordinación y participación activa en el
desarrollo de los procesos del sistema.
Se destaca el compromiso del personal del área y de los clientes internos,
quienes se unen para desarrollar un proceso con alto sentido de responsabilidad
y cumplimiento con un enfoque de productividad y eficiencia para el logro de los
objetivos propuestos.
La definición y ubicación explícita de las Acciones de Mejoramiento, del ciclo
PHVA, dentro de la caracterización de los procesos, realizadas a partir del
análisis de los resultados de los indicadores de seguimiento y medición, con el
fin alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestión de los procesos por
el personal responsable. La ampliación del listado de documentos externos,
incluyendo las nuevas publicaciones oficiales, con el propósito de evitar que en
el transcurso del tiempo se pueda perder información valiosa sobre la
actualización de los procesos inherentes.
4.PLAN DE MEJORAMIENTO:

El (los) responsable (s) del (los) proceso (s) evaluado (s) enviará (n) el plan de
mejoramiento propuesto a la Oficina de Control Interno el día 30 del mes de Octubre
 del año 2020 según el formato establecido (Plan de Mejoramiento)
5. INFORME DE AUDITORIA:

Finalmente se informó que se procederá a la entrega del informe final de la auditoria

interna el día 31 del mes de Octubre del año 2020.

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(Auditor Líder) Ana M. Peña (Coordinador (a) G. Documental)