La nómina es un documento con validez legal donde se presenta el salario

que recibirá el trabajador de una empresa. En este, se detalla la cantidad que le

será pagada, además de algunas deducciones que serán destinadas a cumplir con
sus obligaciones fiscales y ante la seguridad social. Además de la paga que se
recibe y las deducciones que se realizan de manera fija (lo que se considera una
nómina normal), existen otras bonificaciones, descuentos o circunstancias
extraordinarias que pueden ser contempladas en el proceso de nómina en una
empresa, como aquellas prestaciones extras representadas en premios por
asistencia, bonos por productividad o el pago de las utilidades para los
trabajadores. En la contabilidad, el término nómina indica la cantidad pagada a los
empleados por el trabajo que han hecho en la empresa durante un período
determinado de tiempo, normalmente mensual o trimestral. La nómina es muy
importante en la contabilidad financiera de una empresa por varias razones.

En primer lugar, la importancia de la nómina es vital en una empresa dado

que aquélla y los impuestos derivados de la misma afectan significativamente al
ingreso neto de la empresa. También es, a menudo, objeto de numerosas leyes y
reglamentos. La nómina es también, por supuesto, muy importante para sus
destinatarios: los empleados. Para un trabajador la percepción de su nómina es
esencial para su bienestar. En muchas ocasiones, el salario es uno de los
métodos más efectivos para motivar a un trabajador, por lo que una empresa debe
abonar la nómina de manera oportuna y precisa. Es importante que a todos los
empleados se les pague con exactitud y oportunamente con las retenciones y
deducciones correctas, tanto en beneficio del perceptor, como de la misma
empresa para asegurarse que las retenciones y deducciones son presentadas de
una manera apropiada. Esto incluye el pago de sueldos, retenciones,
indemnizaciones, anticipos y deducciones.

La nómina se encuentra fundamentada en partes del contenido

del contrato de trabajo, en relación al servicio que deba prestarse y a la
remuneración, los cuales se regirán por las siguientes normas: a) El trabajador
estará obligado a desempeñar los servicios que sean compatibles con sus fuerzas,
aptitudes, estado o condición, y que sean del mismo género de los que formen el
objeto de la actividad a que se dedique el patrono; b) La remuneración deberá ser
adecuada a la naturaleza y magnitud de los servicios y no podrá ser inferior
al salario mínimo ni a la que se le pague por trabajos de igual naturaleza en la
región y en la propia empresa.
De acuerdo a la magnitud de la empresa, se debe diseñar el modelo de la
nómina apropiada, el cual cambiará sustancialmente de una compañía a otra,
sujeto a las variaciones de asignaciones, deducciones, acumulativos,
determinados por la necesidad de la empresa.

Existen distintos tipos de nómina: (Según su presentación),

nómina manual - se elabora por cálculos enteramente manuales, usadas
en empresas pequeñas o de mediana capacidad. Existen en el mercado,
formularios diseñados. (Según la Forma de Pago), Semanal - Para obreros
o personal de nómina diaria, cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.
Y quincenal - Para empleados cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.
(Según el Tipo de Personal), Nómina Ejecutiva o Mayor - Para directivos y
alta gerencia. (Nómina confidencial) / Nómina de Empleados - Para el resto del
personal empleado / Nómina de Obreros - Para personal operativo; a su vez
puede ser dividida, para efectos de costo, en personal de producción y personal
de mantenimiento.

Cabe resaltar, que se debe tener en cuenta las normas de control interno que se
citarán a continuación, representan la garantía para la empresa, que
los recursos monetarios destinados a la administración de personal, están siendo
adecuadamente distribuidos.
 Deben ser aprobadas por personas autorizadas: La contratación de
personal, El salario a pagar y las deducciones que se realizarán en
nómina.
 El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las
personas que: Horas extraordinarias y otros pagos especiales.
 Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan
controlar el tiempo de trabajo.
 En caso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles, de forma
que la producción del trabajador pueda ser determinada.
 Debe existir separación de funciones: Entre el personal que controla el
tiempo trabajado, elabora la nómina y paga la nómina.
 Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al
departamento de nómina.
 El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del
departamento respectivo.
 Los cálculos hechos en la nómina deben ser revisados antes de pagar a
los trabajadores.
 El pago de la nómina debe ser aprobado por un funcionario responsable.

Cuando la nómina se paga con cheque:

 Debe existir una cuenta bancaria que se utilice sólo con ese objetivo.
 La cuenta bancaria de nómina debe ser conciliada mensualmente por
una persona diferente de la que prepara la nómina y de la que paga.
 La persona que realiza la conciliación, debe recibir directamente
el estado de cuenta bancario.

Cuando la nómina se paga en efectivo:

 Debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar.

 Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte
de empleados o extraños.
  Cada trabajador, al recibir su remuneración debe firmar un recibo en el
que aparezcan detallados los diferentes conceptos que han intervenido
en el cálculo.
 El pago de la nómina debe ser periódicamente supervisado por un
funcionario independiente del departamento de nómina.
 Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona
diferente a la que elabora la nómina o hecho los pagos, y debe enviar
una relación de los mismos al departamento de contabilidad.
 Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco después
de un tiempo prudencial, registrado el correspondiente pasivo por
ese concepto.
 El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por un
funcionario diferente al que prepara la nómina.
 Los funcionarios que pagan la nómina deben ser rotados
periódicamente.
 La distribución contable de la nómina debe ser revisada por una persona
que no pertenezca al departamento de nómina.

Sumado a esto, indicamos que las deducciones laborales obligatorias en

Venezuela obedecen al derecho que tienen todos los trabajadores a la seguridad
social, paro forzoso y derecho a la vivienda. En cambio, las deducciones
voluntarias son aquellas que el trabajador asume con su consentimiento, ejemplo:
caja de ahorro, contribuciones, préstamos, adelanto de sueldo, etc. En base a
esto, indicamos los tipos de deducciones que se le aplican al trabajador:
1) Deducciones Mensuales:
 Seguro Social Obligatorio - SSO (4% del sueldo básico).
 Ley de Régimen Prestacional de Empleo / LRPE - Paro Forzoso (0,5% del
sueldo básico).
 Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda - FAOV (1% del salario
integral).

2) Deducción Anual:
 Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista - INCES (0,5% de las
ganancias percibidas en el año, aguinaldos o bonificaciones de fin de
año o liquidación por cese de actividades del trabajador).
Así mismo, la empresa tiene compromisos de pagos obligatorios en base al
retenido que se le aplica al trabajador.
3) Pagos Mensuales:
 Seguro Social Obligatorio - SSO (Dependiendo del riesgo, Mínimo: 9%, Medio:
10% y Máximo: 11% del sueldo básico).
  Ley de Régimen Prestacional de Empleo / LRPE - Paro Forzoso (2% del sueldo
básico).

 Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda - FAOV (2% del salario integral).

4) Pago Trimestral:
 Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista - INCES (Se deben
sumar los últimos 3 meses de sueldo y aplicarle el 2%). La contribución del 2%
es de carácter periódico (trimestral).
Con respecto a esto, aplicaremos el asiento contable que se le debe realizar a una
nómina detallada.

DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA DEBE HABER

Sueldos empleados xxx
Bonificación xxx
Seguro Social Obligatorio (IVSS) xxx
Perdida Involuntaria de Empleo (IVSS) xxx
Fondo de Ahorro Obligatorio de Vivienda (BANAVIH) xxx
Banco xxx

Cabe señalar, que las siguientes fórmulas son las que se aplican para el cálculo de
la deducción de obligaciones parafiscales:

 Seguro Social Obligatorio (IVSS)=

Sueldo mensual x 12 meses / 52 semanas x 4% x cantidad de lunes que
tenga el mes
 Perdida Involuntaria de Empleo (IVSS)=
Sueldo mensual x 12 meses / 52semanas x 0.5% x cantidad de lunes que
tenga el mes
 Fondo de Ahorro Obligatorio de Vivienda (BANAVIH)=
(Monto en bs del total días trabajados + bonificación) x 1%